COOPERATIVES INFORMATION MANAGEMENT

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1 COOPERATIVES INFORMATION MANAGEMENT

2 CIM Cooperatives Information Management Situación actual En el año 2013 se ha creado en España un 32% más de cooperativas de trabajo asociado que en el año anterior. Las primeras cooperativas surgen durante la Revolución Industrial, en el siglo XX para que sus socios tuvieran acceso a mejores condiciones de precio y calidad, evitando intermediarios. Una cooperativa es una asociación de personas o empresas que se han unido voluntariamente para formar una organización cuya administración y gestión debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los socios. Su intención es hacer frente a las necesidades económicas, sociales y culturales comunes a todos los socios. El objeto social o actividad, define una tipología muy variada de cooperativas: de producción, sociales, de ahorro y crédito, de consumidores y usuarios, agraria, de vivienda, de transporte, de turismo, de artesanos, de comercio, farmacéuticas, etc. Problemática Los cooperativistas buscan empresas que presten servicios a todos los miembros de la cooperativa y de esta manera obtener mejores precios y calidad del servicio prestado. Las empresas o particulares que componen las cooperativas sufren los problemas e inconvenientes de la gestión de documentos que manejan. El volumen de documentación tratada por la mayoría de los socios no es muy elevado y por separado no podrían acceder a las avanzadas soluciones de gestión de documentación ofrecidas por empresas de gestión documental, pero al asociarse pueden aprovecharse de dichas soluciones. La problemática principal de los cooperativistas con los documentos suele centrarse en: Registro, contabilización y pago de las facturas. Emisión y envío de las facturas a sus clientes. Contabilización, revisión y verificación de los albaranes y pedidos asociados. La gestión de los contratos, controles de vencimiento, pérdidas, etc. con proveedores, clientes, partners, incluso con los empleados. 02

3 Soluciones SGAIM: El objetivo que persigue SGAIM es dar soluciones a las empresas que componen las cooperativas y para conseguirlo ofrece las siguientes soluciones: AGILIDAD Y AUTOMATIZACIÓN EN EL REGISTRO, CONTABILIZACIÓN Y PAGO DE LAS FACTURAS: Los cooperativistas, en el desempeño de su actividad diaria reciben facturas de sus proveedores que tiene que ser registradas, contabilizadas en los sistemas de contabilidad con los que cuenten para proceder a su pago en tiempo y forma. En la actualidad se realiza de forma manual, lo que puede suponer retrasos en los pagos, pérdida de alguna factura o errores a la hora de introducir los datos. La solución que ofrece SGAIM de sencilla implementación solo requiere de un escáner, en el que se digitalizan las facturas en el momento de su llegada, con una aplicación instalada en los ordenadores de los administrativos envían la imagen de la factura a la nube de SGAIM, de forma completamente desasistida se extraen los datos que contiene la misma y ponen a disposición de cada cooperativista, que visualiza los campos capturas a la vez que la imagen de la factura y verifica la captura de cada uno de ellos. Una vez que ha aprobado los cambios realizados se pone a su disposición un archivo con los datos capturados y la imagen de la factura. Si además se selecciona la opción de digitalización certificada la imagen será suficiente conservarla a efectos legales, pudiendo destruir el original. Con esta solución se agiliza el proceso de contabilización, se evitan pérdidas de los documentos al disponer de ellos en formato electrónico y se reducen los errores gracias a la automatización en la extracción de datos. 03

4 EMISIÓN ELECTRÓNICA DE FACTURAS Y ENVÍO CERTIFICADO DE LAS MISMAS: La posibilidad de emitir facturas electrónicas con valor legal está al alcance de cualquier empresa, solo es necesario un certificado digital y una aplicación que permite incluirlo en las facturas. SGAIM pone a disposición de los cooperativistas esta sencilla solución sin necesidad de grandes inversiones ni complejas instalaciones. El ahorro que supone para los departamentos de administración la facturación electrónica se ve reflejado en menores inversiones de tiempo, mayor control de las facturas emitidas y ahorro económico tanto de inversiones de recursos como en material y envío. Por otro lado, y como valor añadido, SGAIM ofrece la posibilidad de certificar ante notario el envío de las facturas electrónica, para que quede constancia de que la factura ha sido efectivamente enviada en el momento recogido en el certificado. Evitando pérdidas de facturas o argumentos de no recepción por parte de los clientes con el objetivo de retrasar el pago. VERIFICACIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS Y ALBARANES: Las empresas se enfrentan a diario a la conciliación entre la información que contiene el pedido que realizaron y la mercancía o servicio que se entrega efectivamente. Esta labor se realiza de forma manual, lo que supone una importante inversión de recursos en la que se podría evitar. SGAIM dispone, en su portafolio, una solución que permite la automatización en la conciliación entre los documentos que se generan al realizar el pedido y el albarán recibido. Es una solución sencilla en la que se requiere la digitalización de la documentación, bien en las propias oficinas de los cooperativistas, sin salir el papel de sus instalaciones pueden ponerlo a disposición de SGAIM en cuestión de segundos. O bien enviar toda la documentación física a los centro de producción de SGAIM, liberando de ese espacio sus instalaciones y garantizando su custodia en las condiciones de seguridad y confidencialidad necesarias. Independientemente de la forma en la que se haya realizado la digitalización de la documentación, SGAIM procede a la extracción de los datos y a su conciliación, cruzando la información contenida en las facturas y los albaranes para garantizar la coincidencia entre la información contenida en un documento y en otro. En el caso que los documentos no concilien se SGAIM, TTID, si el cooperativista quisiera contratarla, para que el personal especializado en compras pueda emprender las acciones de reclamación correspondientes, pero con la ventaja que el lento proceso de cuadre de documentos se ha realizado de forma automática y ya solo es necesaria la reclamación de aquellas partidas en las que se haya producido un descuadre. 04

5 GESTIÓN ELECTRÓNICA DE CONTRATOS: Los cooperativistas se ven obligos a gestionar un mayor o menor número de contratos ya sean de personal, dependiendo del volumen de empleados que tengan y la rotación será más complejo o menos, además de contratos con clientes, proveedores, personal externo, etc. SGAIM propone una solución de gestión electrónica de dichos contratos de tal manera que al firmarse el contrato en las instalaciones del cooperativista se pueda enviar a SGAIM en formato electrónico a través de conexiones seguras, tras su sencilla digitalización en el escáner que cualquier impresora multifunción de la que se disponga en las oficinas. El servicio permite la extracción automática de toda la información necesaria tanto identificativa, como relativa al objeto del contrato, su validez, etc. De esta manera se informará mediante alarmas, enviadas por , o a través del propio gestor documental de SGAIM, con vencimientos de contratos, además se llevará un mayor control de todos los documentos pudiendo recurrir a ellos en todo momento sin necesidad de tener que localizarlos físicamente. ENVÍO CERTIFICADO DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS: Los cooperativistas envían comunicaciones a sus clientes, proveedores, empleados, etc. En la actualidad lo más común es que estas comunicaciones sean en formato electrónico a través del envío s. La solución de SGAIM Sending Certify, permite el envío electrónico certificado de cualquier comunicación que se requiera como pueden ser: listas de precios, reclamaciones de facturas, cambios en las condiciones contractuales, etc. El beneficio básico que supone para las empresas es disponer de una prueba certificada del envío de una comunicación para evitar, en la medida de lo posible, los problemas que pudieran surgir por no recibir ciertas comunicaciones importantes. 04

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