1. COMPRENDE LOS VERDADEROS BENEFICIOS Y COMPÁRTELOS

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2 C omo todo nuevo proyecto, emprender la digitalización o captura de los documentos en papel de tu empresa requiere una estrategia a seguir que garantice un buen resultado. Si bien, el manejo masivo de papel es un lastre para la eficiencia de los procesos, la implementación inadecuada de un sistema de digitalización puede terminar siendo un gasto inútil. Es preciso pues, que se siga una estrategia bien pensada, no sea que una vez implantado el nuevo sistema, suceda que nadie lo usa o que el único resultado de la implantación ha sido pasar de un montón de documentos en papel a un montón de documentos en digital, de los que no se consigue aprovechar la información contenida. A continuación, haremos un recorrido por los seis pasos críticos que pueden marcar la diferencia entre un proyecto de digitalización de éxito o uno que sólo genera gastos. 1. COMPRENDE LOS VERDADEROS BENEFICIOS Y COMPÁRTELOS No se trata solamente de proteger el Medio Ambiente. No se trata sólo de proteger el medio ambiente. Difícilmente podrás vender esta idea a todo el equipo directivo de la empresa. Se trata de dinero y es necesario que el resto de los ejecutivos lo entiendan. Encontrar la justificación de un proyecto en el que habrá que invertir dinero, requiere demostrar que es una inversión no un gasto y para ello, hay que mirar hacía adentro. Convierte en cifras esa falta de eficiencia que puedes adivinar cuando ves a tus empleados perdidos entre montañas de papeles. Averigua cuánto le está costando a la empresa al año seguir trabajando con papel. 1 Demuestre al equipo de dirección que el nuevo proyecto es una inversión no un gasto. Para ello, determina los costes actuales de trabajar con papel y cómo digitalizar la documentación de la empresa podría reducirlos. No es complicado. De media, en las empresas que trabajan con documentos en papel, el 7,5% de los documentos se pierde y de los que no se pierden, un 3% son archivados de manera incorrecta (Inc. Magazine) y eso no es otra cosa que dinero tirado a la basura. En este proceso de hacer números descubrirás, gratamente, que tus intenciones de emprender este proyecto se han vuelto aún más firmes.

3 2. ELIMINA LOS MIEDOS Uno de los elementos claves a la hora de implantar un sistema de captura es conseguir que la organización en conjunto se implique en ello, empezando por la directiva. En el el trayecto de convencer a quienes tienen el poder de decisión en la empresa sobre la necesidad de adoptar un nuevo sistema de digitalización te encontrarás con muchísimos peros; tendrás entonces que saber demostrar a los socios o equipo directivo que sus dudas son infundadas. Qué tipo de peros me esperan? Sobretodo los de tipo un documento digital no tiene la misma validez que uno en papel, aún si digitalizamos un documento no podremos destruir el original por un buen número de años, etc. Es necesario demostrar con la Ley en la mano que en tu país (como en la mayoría de países industrializados o incluso ya en economías en desarrollo) el documento digital no sólo tiene validez jurídica sino que además su uso está siendo impulsado por las Administraciones Públicas cada vez con más frecuencia. Por otro lado, las copias digitales de documentos suelen ser admitidas a juicio sin importar si el documento original existe o no. Prueba de todo esto es que en países como España proliferan empresas dedicadas a la destrucción certificada de documentación. 2 Disipa los miedos de la directiva. Utiliza datos y leyes como argumentos. 3. DEFINE REGLAS DE JUEGO CLARAS Define los límites y características del proyecto Es preciso que se defina primero una base de conocimiento o información sobre la cuál el sistema trabajará. Se requiere pues que alguien se siente a pensar cosas como: volúmenes de documentación, velocidad a la que trabajará el sistema, dónde se van a guardar los documentos escaneados, etc. Una vez que estén claros los anteriores puntos, cada uno de los siguientes pasos será más sencillo de abordar y el proyecto será más consistente.

4 4. ESTUDIA EL SISTEMA EN CONJUNTO: DIGITALIZAR NO ES SIMPLEMENTE USAR EL ESCANER Sí, por supuesto que es importante pensar en el hardware. No es lo mismo un escáner de 8 páginas por minuto con una carga de trabajo diaria de 500 documentos que uno de 120 páginas por minuto y hasta documentos diarios. Qué es lo que mi empresa necesita? cuál es nuestro volumen de trabajo? Supongamos que decide usar el escáner de 120 páginas por minuto, dónde va a almacenar ese volumen de documentación digitalizada?, Un sistema de ficheros?. El fracaso está garantizado. Incluso si ya se cuenta con un software de gestión documental, debes asegurarte de que el sistema va a ser capaz de albergar la cantidad de documentos que va a digitalizar y a la velocidad en la que lo va a hacer. Tampoco olvides que los escáneres no son más que máquinas y se enfrentan a los mismos problemas que el ojo humano cuando escanean un documento de baja calidad. Aunque existe software propio de escáneres o de captura más avanzado que aplica mejoras a las imágenes, garantizar que los documentos originales tienen un mínimo de calidad va a evitarle muchos problemas a su empresa si decide emplear software como OCR, OMR, ICR u otros que impliquen funciones más potentes como reconocimientos de tipos de documentos, etc. Ahora bien, la empresa tiene diferentes sedes. Se va a digitalizar sólo desde la sede principal? Esta opción significa tener que trasladar los documentos en papel desde todas las sedes o sucursales hasta el punto dónde se va a llevar a cabo la captura centralizada; es decir, costes en transporte, correo, u otros. La digitalización o captura distribuida es sin duda la mejor opción. De captura distribuida hablamos, por ejemplo, cuando cada sede escanea su propio material pero al final toda la documentación va a parar a un único repositorio o repositorios compartidos. Además de evitarnos costes, la captura distribuida nos permite superar las barreras geográficas para la consulta de cualquier documento, donde quiera que haya sido digitalizado. 4 Factores a tener en cuenta antes de tomar una decisión sobre adquirir hardware y software Velocidad de escáneres Sistema de almacenamiento a utilizar Calidad de los documentos originales Captura centralizada vrs Captura distribuida

5 5. ESCOGE UNA SOLUCIÓN DE CAPTURA ADECUADA No sólo tendrá que pensar en un escáner y en un repositorio adecuados. Entre el repositorio y el escáner hay un paso intermedio muy importante: el software de captura. Por qué? Porque es este el que establece, realmente, la diferencia entre la información inaccesible en papel y la información contenida en aquellos documentos completamente accesibles. El software de captura suele caracterizarse por aplicar ciertas tecnologías a imágenes digitales (JPG, TIFF, PDF, etc) que ha obtenido el escáner. Estas tecnologías pretenden extraer la información de dichas imágenes, por ejemplo, obtener el número de factura y el nombre del cliente de una factura digitalizada. Entre las tecnologías más destacadas aplicadas por estos productos de software están el OCR, que convierte en texto los caracteres que identifica dentro de la imagen (caracteres impresos originalmente por un ordenador); el ICR, que reconoce letra escrita por personas en documentos; y el OMR, que nos permite identificar, por ejemplo en una encuesta, qué casilla fue marcada (reconocimiento de marcas en el texto). Debemos pues, según la clase de documentos que manejemos, escoger un software de captura que nos permita extraer la información que necesitamos. Pero aún hay más. Dado que el OCR suele ser la tecnología que más valor nos ofrece, debemos considerar, no sólo que nos estén ofreciendo un motor de OCR con una tasa alta de precisión, pues de ella va a depender que reconozca más o menos de lo que encuentra en cada imagen; sino que, al mismo tiempo, es preciso que sepamos qué tipo de OCR necesitamos y esto va a depender de las características de los documentos con los que trabajamos. Si solemos trabajar con documentos bien estructurados, es decir, que tienen siempre la misma estructura, un OCR zonal es una buena opción, dado que al ser iguales los documentos podemos indicarle al OCR en qué puntos o coordenadas de la imagen buscar la información que queremos extraer de documento Por ejemplo, decirle al OCR que en las coordenadas 2345, 450 puede buscar y extraer el número de la factura. La mala noticia es que no siempre todos los documentos de una determinada tipología son iguales. Por lo que siempre nos vamos a encontrar con documentos en los que no sepamos dónde podemos encontrar lo que necesitamos. Este tipo de documentos son desestructurados y suelen requerir que el OCR se aplique al documento al completo. Piensa pues, antes de adquirir un software de captura qué tipos de documentos vas a digitalizar y si son o no estructurados; una vez sepa esto, busca el proveedor que más se ajuste a tus necesidades.

6 Por último, en cuanto a software de captura, una de las nuevas características de las soluciones de captura punteras del mercado es el reconocimiento y clasificación de documentos. Es decir, que el sistema sepa qué está manejando, por ejemplo una factura, sin que nadie se lo diga. Y esto para qué nos sirve? Pues muy fácil, para que nos ahorremos costes. Piense que, normalmente, debe haber alguien que se encargue de abrir el documento, mirar de que tipo es y guardarlo en donde corresponda almacenarlo. Cuando hablamos de 10 documentos este trabajo no parece tan terrible, pero si hablamos de que vamos a trabajar con un escáner que procesará 120 páginas por minuto, el que alguien tenga que hacer este proceso de manera manual puede ser un gran dolor de cabeza. Para reconocer un documento, los distintos software de captura emplean diversos métodos como reconocimiento de patrones, documentos plantilla que indican una estructura que se supone que un documento de cierto tipo debe tener, semántica, redes neuronales, etc. Como usuario, en realidad, te da exactamente igual la tecnología que el software emplee para reconocer los documentos, pero lo que sí no se debe ignorar es el grado de precisión que la herramienta tiene en el proceso de autoclasificación. Cuanto más baja sea la tasa de acierto del software clasificando documentos, significa que más a menudo una persona tendrá que llevar a cabo el proceso de reconocer y clasificar un documento de manera manual, lo que es igual a más costes. Por último, si se necesita trabajar con un volumen masivo de documentación, es posible que te interese considerar el que la herramienta de captura pueda trabajar recibiendo lotes de documentos escaneados como una sola imagen (un sólo archivo en el que vienen varios documentos) y que sea capaz de dividir ese lote en documentos individuales. Esto facilitará la tarea de escaneado. Una recomendación en este punto es evitar aquellas soluciones que separen lotes de documentos a través de métodos como una hoja en blanco entre cada documento, pues esto significa que antes de escanear el lote, alguna persona tendrá que dedicarse a introducir hojas blancas entre documento y documento, lo que genera nuevamente costes innecesarios. Para mayor información sobre herramientas de captura vea Comparativa de Soluciones de Captura 5 Estudia bien los siguientes aspectos antes de elegir una solución de Captura Documentos a digitalizar y si son estructurados o no Qué elementos puede encontrar en sus documentos (letra manuscrita, check boxes, etc.) Va a escanear documentos individuales o lotes de ellos? Qué parte de el proceso de digitalización puede automatizar?

7 6. INTEGRA A TU PERSONAL EN EL PROCESO Como dijimos en párrafos anteriores, es necesario que toda la organización se implique para alcanzar el éxito del proyecto de digitalización. Es preciso alcanzar la cooperación de todos en la empresa y el segundo grupo determinante, además de la dirección, serán aquellos encargados de trabajar con el nuevo sistema. Preocúpate de que comprendan cómo el nuevo sistema mejorará su trabajo. La cantidad de personas implicadas directamente dependerá de las reglas de juego que haya definido y también de la potencia del software de captura (a más potencia de la herramienta de captura menos trabajo humano requerido). Sea cual sea el número de personas implicadas, es importante que se preocupe por la facilidad de uso de todas las herramientas del sistema y por enseñarles cómo usarlas. Por otro lado, es preferible tener a varias personas que se ocupen de escanear y no sólo a una persona dedicada a esta labor tremendamente tediosa. Después de unos 500 documentos escaneados por la misma persona, el cansancio puede empezar a provocar errores de todo tipo. 6 Consigue implicar al personal en el nuevo proyecto y distribuye la carga de tareas monótonas relacionadas con el proceso de digitalización. Esperamos haber sido de ayuda, pero recuerda que siempre puedes contactarnos en:

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