Gestión Documental. Consultoría Custodia Digitalización Grabación de Datos Destrucción Certificada

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1 Gestión Documental Consultoría Custodia Digitalización Grabación de Datos Destrucción Certificada Ibergrupo CEE, S.L. Centro Especial de Empleo perteneciente a Fundación Juan XXIII Avd. Gran Vía del Este, Madrid Telf.:

2 El estado de la cuestión 1. La GD es la gestión del ciclo de la vida de la documentación (física o electrónica), desde la creación del documento, su gestión administrativa, su archivo hasta su preservación o eliminación. 2. Actualmente conviven los formatos en papel y electrónicos, tanto de los documentos producidos por las propias organizaciones como de aquellos recibidos. 3. La mayoría de las empresas no disponen de procedimientos normalizados para la organización de sus archivos. Esta situación genera un caos que deriva en un almacenamiento de documentos físico y digital, sin límites Apostar por un gestor documental sin previamente disponer de un procedimiento adecuado de organización archivística, no es la solución ideal La GD no implica eliminar completamente el papel, permite optimizar los procesos y ahorrar costes 2

3 Ventajas de los Servicios de Gestión Documental 1. Aumento de la productividad: Acceso rápido y seguro a la información reduciendo los tiempos de búsqueda de información ( 30% / 24h) 2. Ahorro de costes Reducción de espacio (hasta un 85% sobre la custodia tradicional) se conserva un 10 % vigencia legal y 5% por política de empresa. Coste de acceso a un documento: Mejora la búsqueda y recuperación de los documentos. Se agilizan las consultas (respuestas en el menor tiempo) - 35,00 3. Cumplimiento normativo (LOPD): Acceso a los documentos por los usuarios autorizados 4. Control de las vigencias documentales: Garantizado 5. Movilidad: Acceso a la información Estés donde estés y en el momento justo Sistemas de acceso web 6. Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos y recuperación futura.?. Plazos de conservación de los documentos generados electrónicamente y recuperación del formato con los años. 3

4 NUESTRAS PRESTACIONES Desde hace más de cinco años, Ibergrupo Gestión Documental se presenta como la solución integral a todos los procesos y operaciones requeridos por las empresas en cuanto a la gestión de la documentación física y digital. Nuestra propuesta: el correcto tratamiento de los documentos generados en la actividad diaria empresarial con tres premisas fundamentales: seguridad, calidad de servicio y economía. 4

5 CONSULTORÍA Análisis de situación Plan de implantación y Control de Calidad Elaboración de estudios técnico-económicos Formación Eliminación de circulación innecesaria de papeles Reducción de cuellos de botella y puntos de ineficiencia Conocimiento exacto en tiempo real 5

6 CUSTODIA, GESTIÓN Y EXPURGO DE ARCHIVOS Prestamos cualquier servicio de custodia según las necesidades del cliente, pudiendo abarcar el control de los cuatro tipos de niveles de custodia existentes: Contenedor Cajas AZ s Custodia de las carpetas o expedientes Documento Análisis de la documentación Elaboración del cuadro general de series documentales y calendario de vigencias. Preparación de la documentación Referenciado, inventariado y colocación en contenedores normalizados. Consulta Fondo documental y solicitudes de préstamo físico o digital a través de un gestor documental con acceso online y parametrizado según las necesidades de cada cliente. Préstamo físico / digital Tiempo mínimo de 4 horas, establecido según necesidades y urgencia. Transporte En condiciones muy ventajosas. 6

7 DIGITALIZACIÓN Digitalización masiva de documentos Plataforma tecnológica de digitalización masiva, con escáneres de alta producción, capaces de obtener imágenes y metadatos asociados de mayor calidad, para volcarlos en los sistemas de las organizaciones, optimizando la búsqueda y recuperación de la información, así como en una herramienta propia que ponemos a disposición del cliente. Disponibilidad de la información a través de un gestor documental online adaptado a sus necesidades, en soporte rígido (DVD, CD-Rom, etc.) o a través de conexiones seguras (FTP, correo electrónico cifrado, etc.). Servicio de hosting y acceso remoto a imágenes y datos. Conversión de facturas, e facturas, expedientes de personal, de prevención, clínicos, documentos sustitutivos y cualquier otro original en papel, a formato digital, según exigencias de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, mediante software de digitalización homologado. 7

8 Recepción de la Documentación Tratamiento de Documentos Análisis y Preparación Digitalización Referenciación Indexación Validación Consulta de Originales Hosting Custodia Digital Custodia Física Acceso on-line Navegador Aplicaciones a medida App Corporativas Infraestructuras Comunicaciones Administración Seguridad Almacenamiento Custodia Expurgo Servicios 8

9 GRABACIÓN DE DATOS Ponemos a su servicio nuestro equipo de profesionales para gestionar sus Campañas de Captación de Datos, ya sean: Inscripciones de socios Suscripciones a revistas o folletos Participaciones en sorteos o campañas Grabaciones de cupones de todo tipo Realizando la grabación y recopilación de datos desde cualquier soporte y creando ficheros digitales. 9

10 EXPURGO DE DOCUMENTACIÓN Controlamos la caducidad del documento y aseguramos la destrucción confidencial de documentación, aplicando los requisitos establecidos en la Norma DIN (estándar del Deutsches Institut für Normung), garantizando la confidencialidad según lo recogido en la LOPD y cumpliendo con los requerimientos medioambientales en el tratamiento de residuos. Un asesor de Gestión Documental le asesorará sobre la cantidad de contenedores de seguridad a implantar según sus necesidades y acerca de la ubicación de los mismos Facilitamos contenedores de seguridad para ser distribuidos en sus oficinas para el depósito de los documentos a destruir Acudimos a sus oficinas según la frecuencia acordada, o en respuesta a su llamada. Sus contenedores son llevados por nuestro personal a la unidad móvil de Safety-Doc Sus documentos son totalmente destruidos "in situ" o si lo prefiere en nuestro Centro de Triturado Seguro, según Normativa Europea DIN vigente Transportamos el desecho generado de la destrucción a un Gestor Autorizado de Residuos, emitiendo posteriormente un Certificado de Garantía de Destrucción y Reciclaje por servicio realizado 10

11 NUESTRAS CAPACIDADES Capacidad de custodia de cajas de archivo definitivo Gestión archivística de más de registros al año imágenes procesadas e indexadas en 2013 Más de peticiones de documentación atendidas anualmente 800 toneladas de documentos destruidos de forma certificada 11

12 4. PRINCIPALES CLIENTES 12

13 1. IBERGRUPO CEE IBERGRUPO CEE es un Centro Especial de Empleo sin ánimo de lucro dependiendo en un 100% de FUNDACIÓN JUAN XXIII. Inaugurado en 1988, tiene como misión principal prestar servicios de la máxima calidad empresarial integrando laboralmente personas con discapacidad. Actualmente, la organización en su conjunto está compuesta por más de 500 personas y m 2 de instalaciones. Es una organización que presta servicios al mundo empresarial presentando un oferta de calidad y precio altamente competitiva, con la particularidad de que más de un 80% de su plantilla presenta algún tipo de discapacidad. 13

14

15 5. TRES RAZONES PARA COLABORAR CON NOSOTROS Por Responsabilidad Social Corporativa y cumplir con la LGD (Ley General de la Discapacidad), antigua LISMI Por variedad de servicios en un único proveedor con más de 25 años de experiencia Por visión de negocio: excelente ratio calidad/precio en todos los servicios 15

16 6. EL ORIGEN: FUNDACIÓN JUAN XXIII La Fundación Juan XXIII se constituyó el 20 de mayo de 1986, si bien, su origen se remonta a 1966, con la apertura del colegio para niños con retraso mental Centro Juan XXIII. Desde hace 45 años la Fundación Juan XXIII se entregó a la labor de mejorar la calidad de vida de las Personas con Discapacidad Intelectual. Su mayor propósito consiste en fomentar la integración tanto social como laboral de estas personas. Actualmente, cerca de 250 usuarios acuden diariamente a nuestras instalaciones. 16

17 Centro Especial de Empleo de Fundación Juan XXIII

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