SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Presentación de Solicitudes de Registro de Signos Distintivos y Notificación Electrónica.

Transcripción

1 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO y Notificación Electrónica PRESENTADO A: PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD POR: UNION TEMPORAL SIGMA DOS DDB Bogotá D. C., diciembre de 2008

2 RESUMEN EJECUTIVO El programa Agenda Conectividad tiene a su cargo la política de Estado orientada hacia la masificación del uso de las tecnologías de la información para potenciar el desarrollo socioeconómico de los ciudadanos 1 Gobierno en Línea, es una de las estrategias definidas para esta Agenda que busca cumplir con esta política y con el desarrollo del TIC (tecnologías, información y comunicaciones). En este marco de referencia, la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC-, desarrolló a través del sitio web en su acceso de servicios en línea, la opción de radicación y notificación de marcas industriales, con el objeto facilitar y agilizar este proceso a sus usuarios. Se considera un caso exitoso principalmente por el ahorro de tiempo y desplazamiento para los usuarios, también porque se ha convertido en una página de consulta diaria para quienes realizan estos procesos. OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE CASO General Documentar la experiencia que la Superintendencia de Industria y Comercio ha tenido en la puesta en marcha del sitio web para la Presentación de Solicitudes de Signos Distintivos y Notificación Electrónica, siguiendo las directrices de la estrategia de Gobierno En Línea. Específicos Documentar el proceso de creación, diseño y automatización del sitio web para la presentación de Solicitudes de Signos Distintivos ante la Superintendencia de Industria y Comercio Documentar los logros y las dificultades presentadas en el proceso de diseño y desarrollo de la solución. Documentar las lecciones aprendidas durante el proceso de diseño y desarrollo de la solución. Documentar los beneficios para el ciudadano en términos de ahorro de costos, tiempos y pasos. Conocer la opinión de la ciudadanía sobre el uso en línea de este proceso 2

3 1. ANTECEDENTES Motivación La Superintendencia de Industria y Comercio -SIC- identificó la necesidad de crear este sitio web entre otros por los siguientes motivos: Mejorar el proceso de concesiones de marcas y patentes de propiedad industrial. Ya se tenía gran parte del proceso automatizado, en todo lo referente a enumerar el acto administrativo, generar las cartas, los términos para las notificaciones (5 días para que la persona se presente después de recibida la comunicación) y el proceso del edicto, faltando automatizar el inicio del proceso que consiste en la notificación del usuario, y de esta forma facilitarle que no tuviera que desplazarse a Bogotá D. C. Ampliar la cobertura de presentación de las solicitudes de Signos Distintivos a través de Internet permitiendo que la Superintendencia se acercara más a los usuarios de Propiedad Industrial y mejorar el proceso de concesión de marcas y patentes. Ofrecer a los usuarios un medio rápido, preciso, seguro y confiable para la notificación de los actos administrativos proferidos por la Delegatura para la Propiedad Industrial, mediante la modalidad de Notificaciones en línea a través de Internet y la presentación de solicitudes de registro de Signos Distintivos. Ofrecer la posibilidad de registrar una marca a través de Internet sin necesidad de presentarse en las instalaciones de la SIC en Bogotá. Adicionalmente existía la coyuntura que los usuarios que se encontraban ubicados en ciudades diferentes a Bogotá tenían que desplazarse a la única sede de la Superintendencia para hacer sus registros o notificarse de los actos administrativos en un termino de 5 días, lo cual hacia el proceso muy dispendioso, complicado y costoso. Se buscó como alternativa hacer estos trámites a través de las alcaldías pero no fue exitoso. Otro factor importante fue el de la política de descentralizar los servicios y lograr que los usuarios tuvieran mayor cercanía y acceso a la información para que pudieran hacer las consultas e investigaciones que requirieran para su empresa o producto. Teniendo en cuenta estos factores y respondiendo a la Estrategia del Gobierno en Línea de acercar el estado a la población, se inicio el desarrollo del proceso presentación de solicitudes de registro de signos distintivos y notificación por vía electrónica. Tiempo de implementación Para lograr el avance al que se ha llegado se analizó el caso de notificaciones y presentación de solicitudes de signos distintivos en conjunto con el Superintendente, la Delegatura de Propiedad Industrial, la Oficina Jurídica y la Oficina de Sistemas, analizando los aspectos de trámite, jurídicos y tecnológicos. Una vez se encontró que el proyecto era viable, se inició el 3

4 análisis y desarrollo, primero el de notificaciones y posteriormente el de presentación de solicitudes. De esta manera fue que se construyó el proyecto. El proceso de notificación por Internet nació hace un año, en noviembre del El servicio estuvo 2 meses en pruebas, recibiendo retroalimentación permanente de un grupo de usuarios y abogados. Con esta información se hicieron los ajustes necesarios para así establecer este servicio en forma definitiva. Al inicio se notificaron alrededor de 700 actos administrativos. Un año después se están notificando cerca de actos administrativos de Propiedad Industrial. Los usuarios comentan que si bien no recuerdan una divulgación o capacitación clara, con el voz a voz de sus compañeros en otras empresas se enteraron de este servicio y de inmediato empezaron a utilizarlo. Promotores clave El promotor clave de esta iniciativa fue la Superintendencia de Industria y Comercio, buscando eliminar el obligado traslado físico hasta la Superintendencia con el fin de notificarse y así ahorrarle al usuario tiempo y recursos, enmarcado con los objetivos planteados en la Estrategia de Gobierno en Línea de buscar un acercamiento al ciudadano. Estrategias de mercadeo y promoción Se divulgó por audiencia pública en el auditorio del CAN, que se llevó a cabo a finales del año 2007, a la cual asistieron abogados (manejan el 85% de las solicitudes) y personas que mantienen vínculos estrechos con la Superintendencia de Industria y Comercio 2. Adicionalmente se utilizaron otros canales de divulgación como: o Noticias en prensa o Sitio web o Telemercadeo o Correo Directo o Recientemente se ha hecho divulgación en medios como Portafolio y periódico El Tiempo. Los usuarios comentan que no recuerdan un programa de divulgación o capacitación específico, pero que al enterarse de este servicio lo han usado y les ha parecido de muy fácil acceso. Escala Cobertura geográfica Este sistema es accesible desde cualquier computador con a acceso a Internet a nivel nacional e internacional. 4

5 Relación con políticas de información y comunicación locales y nacionales El proceso de diseño, construcción y puesta en operación de la web de la SIC y sus servicios se enmarcó en las diferentes normas que se han expedido desde el nivel nacional sobre el tema como la Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003, el documento Visión 2019, la Ley 1151 de 2007, el Decreto 1151 de 2008, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002, el Documento CONPES 3248 de 2003,en el Documentos CONPES (Consejo Nacional de Política Económica y Social) que recogió los procedimientos y los requerimientos para trámites de comercio exterior y que soportó el inicio del cambio del papel al medio electrónico. También en cumplimiento del artículo 6º. de la Decisión 486 del 14 de septiembre de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina CAN-, el cual señala en materia de notificaciones que La oficina nacional competente podrá establecer un sistema de notificación que permita comunicar adecuadamente sus decisiones a los interesados. 4. El numeral 6 del artículo 2 del Decreto 2153 de 1992 señala, entre otras funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, la de Administrar el sistema nacional de la propiedad industrial y tramitar y decidir los asuntos relacionados con la misma 5. Fuentes de financiamiento La superintendencia de Industria y Comercio financió el desarrollo de todo el proyecto con sus propios recursos tanto humanos como tecnológicos. No proporcionaron datos sobre cuanto fue el costo total. 2. OBJETIVOS Proporcionar a sus usuarios la opción de notificarse de todas las decisiones de la Superintendencia de Industria y Comercio relacionadas con propiedad industrial desde cualquier lugar del país Facilitar un acercamiento entre la Superintendencia de Industria y Comercio con los usuarios de todo el país y darles mayor acceso a la información Reducción en los tiempos del trámite Reducir costos evitando el desplazamiento obligatorio a Bogotá para efectuar todos los trámites Descentralizar el servicio 5

6 6 Figura 1: Fragmento de la página inicial del sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio 3. PARTES INTERESADAS Cámaras de Comercio Antes de implementar el proceso solicitudes de registro de signos distintivos, se trabajó con el apoyo de 5 Cámaras de Comercio a nivel nacional, con el fin de poder tener acceso a los usuarios que estaban radicados fuera de Bogotá D.C. Hoy en día, aún cuando este proceso se haga en forma electrónica, se mantiene el apoyo especialmente dirigido a dar soporte y orientación a los ciudadanos con el fin de proteger sus productos, empresas y marcas. A la fecha ya están vinculadas 17 Cámaras de Comercio en todo el país. Superintendencia de Industria y Comercio Departamento de Apoyo al Usuario Con la articulación de varias dependencias de la Superintendencia, se crearon los procedimientos necesarios para brindar el apoyo requerido por los usuarios de estos servicios 6

7 con el propósito de solucionar inconvenientes, recibir los reclamos, sugerencias, etc., y dar el apoyo técnico necesario de los programas de Presentación de Solicitudes y Notificación Electrónica. Con esta información se hace retroalimentación permanente al proceso. Usuarios Debido a los especializado y técnico del tema de registro de marcas industriales, el grupo objetivo es muy reducido. Por esta razón, existe una comunicación fluida, a través de diferentes medios (personal, telefónico y electrónico) con la Superintendencia de Industria y Comercio. Con base a esto, se considera que el nivel de satisfacción es muy alto por las pocas quejas recibidas y la gran retroalimentación que el servicio es eficiente Es así como una usuaria frecuente del sitio web: con la superintendencia es excelente, puedo bajar las resoluciones, acceder a las notificaciones, eso es automático y si tengo alguna duda yo escribo y en dos horas el abogado encargado esta contestando mi pregunta a mi correo electrónico 7 4. PRODUCTOS Y SERVICIOS El proceso para el usuario del programa de presentación de solicitudes de registro de signos distintivos y notificación electrónica consiste en: 1. El interesado se inscribe por la página Web de la Superintendencia de Industria y Comercio 2. Firma el documento de términos y condiciones de uso de medios electrónicos para servicios 3. El sistema le genera el pago y 2 claves para el servicio de notificación electrónica, la primera clave se utiliza para ingresar al sistema. 4. Posteriormente ingresa y se despliegan todos los actos administrativos pendientes de notificarse y el usuario con su segunda clave, se notifica de los actos administrativos de su interés. 5. Se puede notificar y actualizar la base de datos de la superintendencia. Las notificaciones en línea a través de Internet permiten solamente la notificación de los actos administrativos proferidos por la Delegatura para la Propiedad Industrial que deban ser notificados personalmente y tienen las mismas consecuencias jurídicas que la de una notificación personal. Si el usuario elige la modalidad de notificación en línea a través de Internet y esta es llevada a cabo satisfactoriamente, el sistema actualiza los registros de la notificación en las bases de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio y produce una confirmación al usuario mediante correo electrónico sobre dicha notificación. A partir de la fecha y hora en que el usuario acepta la notificación escogiendo la opción de notificarse en línea a través de Internet 7

8 tiene de inmediato acceso al contenido del acto administrativo, directamente en la página y por medio del correo electrónico, si así lo decide al momento de aceptar la notificación marcando la opción correspondiente. Con el propósito de agilizar la ejecutoria de los actos administrativos notificados en línea a través de Internet, el usuario podrá renunciar a los términos legales para la interposición de recursos respecto de aquellos actos que conceden solicitudes de registro de signos distintivos, siempre y cuando dentro del trámite de tales solicitudes no hayan sido presentadas oposiciones por parte de terceros. Una vez el acto administrativo quede en firme el usuario obtendrá de manera inmediata el título o certificado del signo distintivo en mención. Esta concesión de la marca dura 10 años, término en el cual hay que solicitar la renovación. Para generar confianza en el usuario en el proceso de de notificaciones se consideró importante que se firmara un convenio y con el fin de hacerlo más ágil y por vía electrónica se desarrolló la suscripción de términos y condiciones de uso donde están todas condiciones del uso del sistema que el ciudadano acepta a través de la página web. En el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link de servicios en línea se puede encontrar fácilmente el acceso a los servicios de notificación electrónica, como lo muestra la siguiente imagen: 8 Figura 2: Página inicial de la opción de Notificación de Actos Administrativos en el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio 8

9 Para realizar solicitudes de registro de marca, presentar solicitudes de afectaciones, antecedentes de marcas, entre otros servicios que se encuentran a disposición de los usuarios a través de la página Web, el siguente es la página por la cual se puede ingresar a dichos servicios en línea: 9 Figura 2: Fragmento de la página inicial para la inscripción a los servicios en línea de la SIC Una vez inscrito el usuario, este podrá acceder a los servicios en línea que ofrece la SIC tales como presentación de solicitudes de registro, de signos distintivos y notificación electrónica, como se puede apreciar en la siguiente imagen: 9

10 10 Figura 3: Fragmento de la página de servicios electrónicos que ofrece la SIC en donde se encuentra una descripción clara de cada uno de los productos y servicios de la SIC. Los servicios relacionados con los trámites de Propiedad Industrial que se encuentran en la web son: Consulta de marcas lemas, nombres y enseñas comerciales: es la base de datos de marcas, lemas, nombres comerciales y enseñas comerciales presentados en Colombia, donde el público en general puede consultar el estado de sus solicitudes así como el proceso y el avance de los mismos, facilitar las tareas de búsqueda y recuperación de documentos de la solicitud en Colombia. Notificaciones por Internet: este módulo permite que los usuarios de Propiedad Industrial puedan notificarse, en la modalidad de Notificaciones en Línea por Internet, de los Actos 10

11 Administrativos que han sido proferidos por la Delegatura de Propiedad Industrial. Adicionalmente, podrán obtener directamente los títulos de los Signos Distintivos concedidos sin que hayan tenido oposición o hayan sido recurridos. Consulta de antecedentes marcarios. Este módulo ha sido diseñado para la Consulta de Antecedentes Marcarios solicitados por intermedio de las Cámaras de Comercio y cuyos resultados no han sido recibidos en los buzones de correo suministrados por las personas solicitantes Radicación de servicios en Línea. Este módulo permitirá que los usuarios de Propiedad Industrial puedan radicar, vía Internet, sus solicitudes de Registro de Signos Distintivos, Inscripción de Afectaciones, antecedentes Marcarios, entre otros. Clasificación Internacional de Niza. Aplicativo que permite consultar las diferentes versiones de la Clasificación Internacional de Niza Consulta de patentes publicadas en Colombia: Permite consultar las patentes que han sido publicadas en las diferentes gacetas de Propiedad Industrial en Colombia. Consulta de patentes presentadas en Colombia: Permite consultar las patentes que han sido presentadas ante la Superintendencia para el trámite de concesión Consulta de invenciones en dominio público; permite dar a conocer las invenciones que pasan a ser de dominio público por que han caducado o porque su protección ha terminado de acuerdo con las normas actuales sobre la Propiedad Industrial en Colombia. La información relacionada comprende todas las áreas de la tecnología entre los que se encuentran procedimientos y productos como son: productos farmacéuticos, químicos, cosméticos, agroquímicos, sanitarios, telecomunicaciones, entre otros. Algunas bases de datos a nivel mundial Otros servicios en línea son: consulta de gaceta; presentación de derechos de petición; consulta de actos administrativos; consulta de trámites; edictos; estados; fijaciones en lista; listado de correcciones; listado informativo; notificaciones por listado; solicitud de citas 11 En general los usuarios tienen un muy buen concepto de este servicio, consideran que les ha reducido un gran tiempo en trámites y costos de desplazamiento hasta la Superintendencia, lo utilizan mucho para consultas pero no han migrado a la utilización de la totalidad de los productos. 11

12 Como apoyo al usuario se encuentran manuales a su disposición para facilitar los procesos y trámites. La siguiente imagen muestra uno de los instructivos que ofrece la SIC: 12 Figura 4: Fragmento de página con instructivo para el registro de una marca Aún cuando existe en la página web un instructivo para el uso de los productos, en general los usuarios han aprendido con la práctica. Ellos consideran que el apoyo y el servicio al cliente de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando han tenido dudas o inquietudes ha sido excelente. 12

13 Estadísticas Si bien, no se tienen estadísticas históricas, solo en los dos últimos meses han iniciado esta labor, tienen registrado que en el mes de octubre de 2008 tuvieron visitas a la página Web. INCREMENTO EN NOTIFICACIONES PERSONALES INTERNET LISTADO (Edicto) INTERNET Año Número Variación Número Variación Dic Oct % % % Fuente : Superintendencia de Industria y Comercio 13 Tabla 1: Incremento de notificaciones vía internet y el decrecimiento de la presentación personal para notificaciones. 5. RECURSOS Tecnológicos La Superintendencia de Industria y Comercio es quien ha proporcionado los recursos tecnológicos desde el análisis, diseño, desarrollo, implementación y pruebas del proyecto. Hoy en día con el apoyo de Estrategia del Gobierno en Línea que entregó un canal único para Internet, la calidad y rapidez del servicio ha mejorado notablemente. La opinión de los usuarios es que el acceso a la página es muy bueno y rápido, sin embargo algunos informan haber tenido inconvenientes desde hace un mes. Humanos Si bien no ha cambiado el número de funcionarios que trabajan en la Superintendencia de Industria y Comercio, con la implementación del programa de Notificación Electrónica, ha permitido a la Superintendencia realizar un viraje en sus actividades pasado de realizar actividades operativas relacionadas con le registro, a realizar el análisis de la información y apoyo al usuario 6. FINANZAS Modelo de negocios El programa de presentación de solicitudes de registro de signos distintivos y Notificación Electrónica funciona como un servicio público de la Superintendencia de Industria y Comercio. Además se constituye en un instrumento de transparencia en la gestión, de provisión de 13

14 servicios, y en algunos casos como medio de participación y consulta de propuestas sobre políticas públicas. Sostenibilidad económica Los servicios son financiados con recursos propios de la Superintendencia de Industria y Comercio. Ingresos Como política no se hacen cobros adicionales cuando los trámites son presentados a través Internet, teniendo como únicos valores las tasas fijadas en la Resolución de diciembre de 2007 para la vigencia de 2008 Estos servicios de información gratuita a través de la Web, se convierten en un beneficio para el usuario ya que puede evaluar el uso o no de la marca antes de pagar por su registro. 7. ELEMENTOS CLAVES Obstáculos presentados El obstáculo principal que se ha presentado es en la parte legal, dado que cuando la solicitud es presentada por un apoderado, debe hacerse presentación personal y no se puede enviar por Internet. Al respecto existe un grupo de abogados trabajando en este tema en concordancia con la Estrategia del Gobierno en Línea. También se presentaron dificultades con la conexión de Internet que debe ser de alta capacidad pero ya se subsanó con el canal único entregado por la Estrategia de Gobierno en Línea. Beneficios y logros Disminución de costos (especialmente de traslado), trámites y tiempo para el usuario ya que lo que anteriormente implicaba desplazamiento físico a Bogotá D.C. y varios días para notificarse, hoy se hace desde cualquier computador a nivel nacional o internacional La expedición del título (documento que entrega la Superintendencia de Industria y Comercio donde quedan registrados todos los datos de propiedad de la marca) podía tardar desde 6 meses hasta 1 año mientras que se generaba y enviaba al ciudadano, hoy en día es automática a través del sitio web. Es el cuarto país en Latinoamérica que tiene este servicio: primero Brasil, después México, Chile y posteriormente Colombia Poder evaluar en forma gratuita, si una marca se encuentra registrada o no antes de invertir en el registro de la misma 14

15 Lecciones aprendidas Es importante destacar la importancia que dan los funcionarios y responsables de este programa en la Superintendencia de Industria y Comercio, al servicio al cliente. Tienen claridad de que el cliente es lo más importante en este proceso y están pendientes a escuchar y resolver cualquier inquietud o sugerencia. Esto se ve reflejado en sus usuarios que tienen un excelente concepto no solo del servicio electrónico en si, si no de la disposición de servicio y de la eficiencia y rapidez con que se han mejorado los procesos y tiempos. Retos Programa para notificar fechas de vencimiento, del registro marcario, para ello se esta haciendo un trabajo previo de actualización de datos Desarrollos que permitan mayor automatización de los procesos, como es el de la expedición de certificaciones en línea, generación o expedición de actos administrativos con firmas automatizadas, digitalización de los documentos para que estos sean consultados a través de Internet, entre otros. Estrategia Gobierno en Línea Servicio transparente al ser igual para todos los ciudadanos Transparencia en información dado que todos los registros quedan grabados y auditados Conocen la Estrategia de Gobierno en Línea y consideran que les ha ayudado con los lineamientos para que su desarrollo sea más documentado y menos empírico, y a tener un plan de acción definido. A la fecha se han desarrollado varios manuales para el usuario. Con respecto a la percepción del la Estrategia de Gobierno en Línea por parte de los usuarios, si bien no todos la conocen, los que si, tienen una buena percepción, les parece un proyecto interesante pera hace falta que tenga mayor penetración en los usuarios. 15

16 REFERENCIAS Documentos Consultados Webs: Documentos: Agenda Conectividad/Google/Presentación Power Point. República de Colombia Ministerio de Comunicaciones. Noviembre 2008 Nuevo Régimen de Propiedad Industrial para la Comunidad Andina. Mauricio Jaramillo Especialista en Derecho Comercial. Decreto 2153 de funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, Bogotá, Mayo de 2008 Documento CONPES de junio 28 de 2004, Departamento Nacional de Planeación, Bogotá, Junio de 2004 Aspectos metodológicos para la inclusión de los componentes de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Ministerio de Comunicaciones, Bogotá, Abril de 2008 Entrevistas: Segmento Entrevistados Entidad Cargo Fecha Ent. Funcionarios Carlos Polanía Super. Industria y Comercio Jefe Oficina Sistemas 24 Nov. /08 Daniel Cuellar Gómez, Pinzón y Zuleta Asesores Abogado asociado 28 Nov. /08 Marta Castañeda Clarke Modet Paralegal de marcas y patentes 5 Dic. /08 Usuarios Mónica B. Piñeros A & M Abogados Ltda. Subgerente 3 Dic. /08 Aldo Cuajantes Agencia de Aduana Roldán S. A. Analista 9 Dic. /08 María I. Guarín Agencia de Aduana Roldán Auxiliar de S. A. documentos 10 Dic. /08 16

17 1 2 Entrevista a Carlos Polanía, de la Superintendencia de Industria y Comercio. 24 Nov. / Documento de junio 28 de Consultado 29 / Nov. / 08 4 Comisión de la Comunidad Andina, Decisión 486 del 14 de septiembre de Decreto 2153 de funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio 6 Sitio web Consultado 26 / Nov. / 08 7 Entrevista a Mónica Beatríz Piñeros de A & M Abogados 3 Dic. / 08 8 Sitio web Consultado 26 / Nov. / 08 9 Sitio web Consultado 26 / Nov. / Sitio web Consultado 26 / Nov. / Sitio Consultado 26 / Nov. / Sitio Consultado 26 / Nov. / Superintendencia de Industria y Comercio, Ingeniero Carlos Polanía, noviembre