Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional (SEDO) SISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL (SEDO)

Transcripción

1 SISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL (SEDO) Orientado a Organizaciones de Desarrollo Social MANUAL DE APLICACIÓN Versión 2.0 Desarrollado por: Luis F. Sanabria, Fundación Paraguaya de Cooperación y Desarrollo Asistencia técnica: Luis F. Cateura, Fundación Paraguaya de Cooperación y Desarrollo Con la cooperación de: Alan Randall, AVINA y Luis Elías 1

2 INDICE Página INTRODUCCIÓN. 1 Problemática (Diagnóstico Actual). 1 El Colegio De Organizaciones Para el Desarrollo Social. 2 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SEDO. 3 Objetivos del sistema SEDO. 3 Características del sistema. 3 Contenido de la evaluación. 4 Terminología utilizada 5 Aplicación del SEDO. 5 Sistema de Calificación. 7 Normas, Políticas y Metodología de aplicación del sistema. 10 PROCESO DE CERTIFICACION SEDO. 13 PROCESO DE EVALUACIÓN SEDO. 14 Análisis de Transparencia. 14 Análisis de la Administración. 19 Análisis de Impacto. 26 Análisis de legalidad. 28 EL INFORME DE LA EVALUACIÓN. 29 OPORTUNIDADES DE MEJORA 35 ANEXOS. 36 Anexo 1. Hojas de trabajo. Anexo 2. Matriz de Calificación Anexo 3. Ejemplo de aplicación del sistema de calificación. Anexo 4. Ejemplo de evolución del desarrollo organizacional por indicadores. Anexo 5. Bibliografía. 2

3 I. INTRODUCCIÓN. 1. Problemática (Diagnóstico Actual). En Paraguay existen más de 222 Organizaciones No Gubernamentales 1 (ONGs) dedicadas a fomentar y apoyar las más diversas actividades. Los objetivos que ellas persiguen son muy diferentes entre sí. Dentro de esta variedad de objetivos, también el tamaño y organización de estas instituciones varía sustancialmente. Por razones diversas, algunas se desarrollan más y pueden captar mayor volumen de recursos y alcanzar mejor sus objetivos. Otras no logran fortalecerse y tienen un alcance siempre limitado o desaparecen con el tiempo. Esta circunstancia es independiente de lo loable que sea el objetivo de la organización, lo necesaria que sea su presencia en la sociedad, o lo interesante o innovadora que sea la idea que ella trae. En general, estas organizaciones nacen como una buena idea de un grup o de personas que busca llenar una necesidad latente en la sociedad. No siempre sin embargo estos grupos tienen las habilidades requeridas para institucionalizar esas ideas y llevarlas a la práctica de manera tal que el impacto de la organización sea importante. Por ello, estas organizaciones afrontan frecuentemente debilidades organizacionales que dificultan su sostenibilidad en el tiempo, y su crecimiento. Dificultades que hacen a la planificación estratégica y financiera de la organización, a su organización contable, administrativa y de control interno, a su metodología de trabajo, y a su capacidad de gerenciamiento. Aquellas que logran sobrevivir por lo general lo hacen aprendiendo de otras organizaciones que tuvieron éxito en la misma materia o merced a algún apoyo para desarrollarse institucionalmente. Por su parte, las agencias donantes también afrontan dificultades para seleccionar las organizaciones más sólidas institucionalmente. No se conoce un instrumento que permita calificar a las organizaciones desde este punto de vista y determinar al mismo tiempo las necesidades de fortalecimiento que ellas requieren. El desarrollo institucional de estas organizaciones, así como la tarea de selección de las agencias donantes, sería más fácil si se contara con un instrumento de evaluación institucional de ONGs que permitiera calificar a las mismas y disponer de un análisis que indique los pasos a seguir para fortalecerse institucionalmente. Existen algunas experiencias tales como el CAMEL que desarrolló Accion International para evaluar organizaciones dedicadas a microfinanzas. Igualmente, existen experiencias similares de evaluación de cooperativas por ejemplo y recientemente Municipalidades. Cada una de estas sin embargo encara un sector determinado y puntual, y no se conoce un instrumento aplicable por igual a todas las ONGs independientemente del objetivo que estas persigan. 1 Directorio de Organizaciones Privadas de Desarrollo en el Paraguay. CIRD. 3

4 2. El Colegio de Organizaciones para el Desarrollo Social. En mayo del 2002, bajo el patrocinio de AVINA, nace el Colegio de Organizaciones para el Desarrollo Social, con el objetivo de fortalecer el desarrollo de dichas instituciones y para apuntalar el cumplimiento del importante rol que estas tienen en la solución de necesidades de la sociedad civil. En este contexto se puede mencionar lo expuesto por Stephan Schmidheiny en el marco de la ética de los negocios y aplicable a nuestras organizaciones en cuanto al Sentido de la Responsabilidad Social, que significa que las generaciones presentes guíen su comportamiento pensando en el bienestar de las generaciones futuras. El respeto al medio ambiente deviene de la aplicación de este valor a nuestras acciones. Las organizaciones que integran el Colegio son agentes de cambio en el desarrollo nacional, complementando la tarea del Gobierno y de las demás entidades dedicadas al desarrollo. En la actual coyuntura resulta importante elevar el nivel de desarrollo de las mismas y establecer estándares de desempeño que aseguren a la sociedad civil y al Gobierno la pureza de intención, seriedad y profesionalismo de dichas entidades. La sociedad y al Gobierno deben tener la certeza de que las organizaciones de desarrollo son entidades serias, legales, gobernadas por personas representativas, administradas institucionalmente y con transparencia. Igualmente, los donantes deben tener medios para comprobar que las ONGs miembros del Colegio tienen las condiciones para recibir y utilizar apropiadamente los recursos solicitados. Para ello, hemos desarrollado el Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional (SEDO) que es una herramienta basada en estándares internacionales que servirá para medir la evolución organizacional de las instituciones, determinar en que punto se encuentran y proveerá una guía para su mejoramiento. El Colegio de Organizaciones para el Desarrollo Social es una entidad abierta a la cual podrán incorporarse todas aquellas ONGs que compartan los principios y valores comunes, apliquen el SEDO y se comprometan a buscar la Certificación de Calidad ISO. 4

5 1. Objetivos del sistema SEDO. II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SEDO. El Sistema de Evaluación para el Desarrollo Organizacional tiene los siguientes objetivos: a. Certificar la Transparencia de las instituciones evaluadas. b.evaluar las organizaciones para asegurar a la sociedad y el gobierno que se trata de organizaciones dedicadas al bien común. c.analizar la eficiencia y eficacia de las instituciones desde el punto de vista de su: i.transparencia, ii.administración, iii.impacto, iv.legalidad, d.establecer el grado de desarrollo organizacional que ha alcanzado la institución evaluada en base a los estándares adoptados. e.proporcionar una guía que posibilite a las mismas fortalecerse institucionalmente. 2. Características del sistema. El SEDO es abierto en el sentido de que el evaluado tiene acceso previo al instrumento, a fin de prepararse para la evaluación. El objeto del SEDO es el de describir cómo las organizaciones mejor administradas y responsablemente dirigidas deben operar. Abarca todos los aspectos que hacen a la Organización como lo son: Transparencia, Administración, Impacto, Legalidad. Es un instrumento que permite evaluar el nivel de desarrollo institucional, así mismo la coherencia entre sus valores y principios con las acciones desarrolladas por la misma. Permite visualizar objetivamente la evolución de la Organización, su actualización y su nivel de eficiencia, e identificar a las organizaciones cuyos fines están orientados al bien publico. Se busca no solo que la organización sea una entidad correcta y eficientemente administrada, sino también certificar que: cumple con todos los requisitos legales, es transparente y tiene pureza de intención, esta gobernada realmente por sus propietarios, analiza el impacto de la organización en cuanto al logro de sus objetivos. 5

6 3. Contenido de la evaluación. a)análisis de transparencia. Buscamos determinar que se trata de organizaciones transparentes desde todo punto de vista y cuyos objetivos y actividades no se deben a intereses privados. El presente análisis busca determinar la transparencia en torno al respeto que tiene la organización de sus propios estatutos, a la participación del Consejo Directivo en la dirección de la organización y a la independencia de la organización de factores externos. Entre ellos se analizará cuán dependiente es la institución de sus donantes y de factores político partidarios y religiosos entre otros. Buscamos determinar que la organización esta dirigida efectivamente por sus miembros y no por factores o grupos ajenos a la misma El análisis de transparencia apunta a determinar si la organización evaluada tiene cuentas claras apropiadamente respaldadas por auditorias externas, suficientemente publicadas que reflejen un manejo institucional correcto. El análisis de transparencia no solo tiene que ver con el manejo financiero de la organización, sino también con la divulgación de sus objetivos y actividades, el manejo de un código de ética y de una política de conflictos de interés. b)análisis de la administración. El análisis de la administración apunta a determinar que la organización cumple con las mejores prácticas en cuanto a: Planificación Sistemas administrativos: estructura interna, organigrama, políticas y procedimientos, comunicación interna, contabilidad, tesorería, presupuesto, balance. Manejo gerencial Finanzas Recursos Humanos Tecnología c)análisis de impacto. El análisis de impacto busca determinar los alcances de la gestión. Buscamos determinar el impacto que tiene la organización en la sociedad y en el grupo meta especifico. Se pretende cuantificar el alcance real y potencial de los servicios brindados por la Organización. 6

7 d)análisis de aspectos legales El análisis legal de la organización apunta en primer lugar a evaluar su existencia como entidad jurídica independiente. Además, se analizará el cumplimiento de la organización con toda la legislación que le es aplicable con énfasis en los aspectos laborales e impositivos. No debe escapar al análisis los aspectos referidos a derechos intelectuales, y derechos de autor incluyendo software. Particular importancia tendrá en el análisis el origen y propósito de los fondos y donaciones que recibe la organización 4. Terminología utilizada Áreas de Análisis: Cada una de las 4 áreas recibe una calificación del 1 al 5. A su vez tiene una ponderación en la calificación global de la institución. Indicadores: Para llegar a la calificación del área, el evaluador analiza los elementos de análisis que comprende el área. Cada uno de ellos recibe una calificación y tiene una ponderación en el total del área. El resultado de la ponderación permite llegar a la calificación del área. Preguntas guía: Cada indicador cuenta a su vez con preguntas guía que facilitan el análisis del evaluador y llevan la evaluación al nivel de detalle. No son calificadas individualmente. Todas estas herramientas son utilizadas por el evaluador en su Hoja de Análisis (ver Anexo 1) y deben necesariamente responderse para sustentar la calificación. Además, sirven de base a la preparación del Informe SEDO y Listado de Oportunidades de Mejora. Todas las consideraciones adicionales del evaluador, sobre todo aquellas que tienen implicancia en la reducción de la calificación de la entidad deben reflejarse en su informe. 5. Aplicación del SEDO El SEDO contempla la certificación de la organización como entidad que persigue el bien público en primer lugar. Posteriormente, se califica a la entidad conforme a los estándares adoptados. Conforme avance la evaluación, el resultado final será una calificación como la que se describe más adelante y el correspondiente Plan de Oportunidades de Mejora. Sin embargo, el evaluador tiene varias alternativas que puede seguir conforme a la convicción que vaya arribando en el transcurso de la evaluación. El siguiente cuadro muestra las diversas alternativas y resultados que pueden darse. 7

8 ANALISIS BÁSICO DE CERTIFICACIÓN SÍ CERTIFICADO NO CERTIFICADO NO TRANSPARENTE CERTIFICADO CONDICIONAL SIGUE EL SEDO SE SUSPENDE SEDO SIGUE EL SEDO SÍ CALIFICADO NO CALIFICADO POR DÉBIL NO CALIFICADO POR DÉBIL CALIFICACIÓN PLAN DE FORTALECIMIENTO NO CALIFICACIÓN PLAN DE FORTALECIMIENTO NO CALIFICACIÓN PLAN DE FORTALECIMIENTO PLAN DE MEJORAS URGENTES PARA MANTENER ACREDITACION 8

9 6. Sistema de Calificación. a)primer paso. El evaluador asignará a cada Indicador una calificación basado en las preguntas guía (ver descripción de términos en el punto II 4) determinando el nivel de atención y mejora requerida y el carácter de prioridad de los mismos. Cada calificación recibe un puntaje determinado conforme a la siguiente escala: Calificación Puntuación No necesita mejoras inmediatas 4,50 5,00 Hay oportunidades para algunas mejoras 4,00 4,49 Necesita atención en aspectos específicos, pero no urgentes 3,00 3,99 Necesita atención 2,00 2,99 Necesita atención y mejoras inmediatas 0, Esta calificación permitirá asignar un puntaje que, multiplicado por el factor del Indicador, nos brindara la contribución del indicador a la calificación total del área. b)factor multiplicador del indicador. Conforme a la importancia asignada a cada indicador, el factor multiplicador de cada uno de ellos es el siguiente: Área: Análisis de Transparencia. Indicadores y factor multiplicador. Objeto de la ONG 0,50 Consejo Directivo 0,15 Transparencia contable y administrativa 0,15 Transparencia de gestión 0,20 Área: Análisis de la Administración. Indicadores y factor multiplicador. Estructura de la Organización 0,15 Manejo gerencial 0,15 Planificación 0,15 Finanzas 0,15 Contabilidad 0,15 Recursos humanos 0,15 Voluntariado 0,10 9

10 Área: Análisis de Impacto. Coherencia programática 0.20 Enfoque en destinatarios y en la comunidad 0,20 Cobertura 0,20 Informes de gestión 0,20 Evaluación de impacto 0.20 Área: Análisis de legalidad: Personería jurídica 0,30 Cumplimiento de leyes laborales 0,30 Pago de impuestos, tasas y contribuciones 0,30 Otras leyes y resoluciones 0,10 c)calificación del área. El puntaje total resultante de la sumatoria de los indicadores del área determinará la calificación del área. La misma podrá ser calificada conforme a los expuesto anteriormente en el cuadro del punto a). d)puntaje general obtenido. La calificación obtenida por cada área de análisis deberá ser multiplicada por el factor multiplicador del área a fin de determinar la calificación general de la Orga nización. El peso de cada área de análisis en el puntaje general es el siguiente: Área de Análisis Peso Transparencia 0,20 Administración 0,40 Impacto 0,30 Legalidad 0,10 Los cuadros de los anexos 2 y 3 permiten comprender mejor el esquema de calificación. Cabe mencionar que la Transparencia es un requisito para la aplicación del SEDO, de ser detectada la falta de la misma, el presente instrumento no debe ser aplicado. e)descripción de la Calificación general. Acorde al puntaje general obtenido las organizaciones pueden ser calificadas como: 10

11 Puntaje Denominación 4,50 5,00 Organización Institucionalizada 4,00 4,49 Organización Establecida 3,50 3,99 Organización Emergente 2,00 3,49 Organización Naciente. 0,00-1,99 Organización sin Calificación Atendiendo al sistema de puntuación establecido las organizaciones pueden ser: Organización sin calificación. La organización tiene deficiencias significativas en su administración, o no reúne los criterios mínimos de legalidad, transparencia o gobernabilidad y los evaluadores han optado por no calificarla y darle un plan de mejoramiento. También puede tratarse de una organización inactiva que desea volver a operar. Organización naciente. La Organización está en sus primeras etapas de desarrollo. La mayoría de los componentes calificados por el equipo de evaluadores son básicos o no existentes. Organización emergente. La organización se está desarrollando. Los mecanismos para su gobernabilidad, procedimientos administrativos, recursos humanos, finanzas y entrega de servicios existen y funcionan. Organización establecida. La Organización tiene antecedentes de éxito reconocido por los grupos meta, el gobierno, el sector privado, la sociedad civil y por otras organizaciones del sector. Lleva a cabo acciones concretas hacia su sostenibilidad. Organización institucionalizada. La Organización tiene desarrollados por completo sus sistemas administrativos y opera de manera sostenible, con una base de recursos diversificados y alianzas con redes nacionales e internacionales. En el anexo 4 presenta, a manera de ejemplo y con carácter ilustrativo, la evolución de cada indicador en las etapas de desarrollo mencionadas. Una organización puede encontrarse en distintas etapas considerando de manera particular la calificación de los indicadores o un área de análisis específica, pero es con base al puntaje general que se determina la etapa de desarrollo en que se encuentra la organización. 11

12 7. Normas, Políticas y Metodología de aplicación del sistema. a)normas y Políticas de aplicación El Colegio adopta las siguientes políticas para la aplicación del SEDO: (1)El Colegio podrá establecer una secretaría técnica para la mantener la filosofía y velar por la calidad de aplicación del instrumento. (2)Esta secretaria sería la responsable de coordinar la aplicación del mismo, pero el SEDO no podrá ser aplicado por miembros del Consejo, o profesionales que trabajen en relación de dependencia permanente para organizaciones del mismo sector. (3)También sería la responsable de coordinar el apoyo a organizaciones que quieran prepararse para ser evaluadas por el SEDO, en cuyo caso se podrá recurrir a miembros del Consejo. (4)Todas las organizaciones que manifiesten interés en ser evaluadas por el SEDO tendrán acceso previo, con el tiempo que requieran, al instrumento de evaluación; de manera a que puedan prepararse suficientemente para obtener la mejor evaluación posible. (5)Es responsabilidad de la organización evaluada proveer los recursos que la evaluación requiera. (6)El Colegio podrá apoyar a la organización evaluada en la búsqueda de recursos para la evaluación. (7)El Colegio determinará los criterios que deben reunir los evaluadores y los habilitará para la aplicación del instrumento. (8)El SEDO será aplicado por evaluadores externos habilitados por el Colegio y contratados por la institución a ser evaluada. (9)El Colegio determinará el número de evaluadores que aplicarán el SEDO en cada organización, que no podrá ser menor a 2 (dos), atendiendo al tamaño de la organiza ción (cantidad de funcionarios, número y ubicación de locales, etc.) y su campo de acción específico, considerando al mismo tiempo el perfil profesional y especialidades de los evaluadores habilitados. (10)El Colegio propondrá a cada organización una nómina de los evaluadores seleccionados para aplicar el instrumento en esa organización y la organización los nominará. 12

13 (11)Los evaluadores presentarán a la Dirección Ejecutiva del Colegio el Informe SEDO en su versión preliminar, acompañado por la recomendación referente a la certificación. A su vez, la Dirección Ejecutiva del Colegio correrá traslado a la alta gerencia de la organización evaluada del informe mencionado, de manera que esta efectúe el descargo si lo hubiere. (12)Posteriormente, analizado el descargo, se presentara el Informe SEDO en su versión final a la más alta instancia de la organización evaluada. b)información que debe presentar la institución a ser evaluada. La institución a ser evaluada presentara la siguiente documentación: 1.Instrumento que le otorga personería jurídica. 2.Estatutos. 3.Manual de Organización. 4.Actas del Consejo Directivo. 5.Currículo de los Consejeros. 6.Currículo del gerente y del staff superior. 7.Plan Estratégico de Desarrollo Organizacional. 8.Manual de Personal. 9.Políticas y procedimientos de RRHH 10.Descripción de cargos y funciones 11.Planes anuales operacionales. 12.Presupuestos de los últimos 3 años. 13.Proyecciones de Flujo de caja 14.Informes de auditoria externa de los últimos 3 años. 15.Cartas de gerencia de los auditores externos de los 3 últimos años. 16.Informes de auditoria interna. 17.Balance, estado de resultados de los 3 últimos ejercicios. 18.Balance, estado de resultados más actual del ejercicio vigente. 19.Manual de Procedimientos Financieros. 20.Plan de Cuentas Contables. 21.Informes de Evaluación de Impacto. 22.Todos los informes operativos y de proyectos en ejecución o concluidos en los últimos 3 años. 23.Memoria anual de la organización. 24.Plan de financiamiento de largo plazo. 25.Convenios, acuerdos y contratos suscritos por la institución en los últimos 3 años. c)perfiles de los evaluadores Los evaluadores serán profesionales idóneos en el área de desarrollo organizacional y en el área de desarrollo de los programas de las Organizaciones a ser evaluadas. 13

14 Los mismos deberán ser independientes a las Organizacione s a ser evaluada y haber firmado un certificado de ausencia de conflicto de interés y un acuerdo de confidencialidad con la misma. d)metodología de Aplicación Previa solicitud de la organización al Colegio para la aplicación del SEDO y selección de los evaluadores, el Colegio comunicará por escrito la fecha de inicio de la evaluación y recordará la documentación que debe ser presentada para efecto. La actividad inicial a ser desarrollada en la fecha de inicio de la evaluación consiste en una presentación de la organización por parte del equipo gerencial a los evaluadores. El objetivo de esta presentación es que los evaluadores tomen conocimiento del pasado, presente y expectativas futuras de la organización, así como una visión global de las actividades, proyectos y programas en ejecución. Una vez concluida la presentación los evaluadores recibirán la documentación preparada por la organización y, en caso que la hubiere, tomarán contacto con la persona que asumirá el rol de contraparte y canal de comunicación formal. El equipo evaluador iniciará la etapa operativa del proceso de evaluación analizando la documentación presentada. Al concluir el primer o segundo día del proceso presentará una agenda de entrevistas a ser mantenidas con personas de todos los niveles de la organización y en caso que las características de la organización lo amerite, se presentará un cronograma de vistas a otros locales. El análisis de la documentación y las entrevistas a profundidad serán técnicas aplicadas en paralelo durante el proceso de evaluación. Llegado a cierto punto de la evaluación, el equipo evaluador realizará un corte al proceso, a fin de revisar el grado de avance del mismo y si se cuenta con información suficiente para responder cada una de las preguntas guías y alcanzar el grado de convencimiento que permita calificar los indicadores de manera objetiva. Como resultado de esta revisión podrá surgir el pedido de documentación adicional o una nueva agenda de entrevistas; o la decisión de continuar con el programa establecido. Concluido el proceso operativo de evaluación, el equipo procederá a calificar de manera conjunta cada uno de los indicadores, determinando claramente las razones que llevaron a asignar la calificación, sobre todo aquellas que ocasionaron reducción de la calificación. Por último, el equipo evaluador redactará su recomendación al Colegio con respecto a la certificación de la organización y el Informe SEDO en su versión preliminar. 14

15 III. PROCESO DE CERTIFICACION SEDO. El primer paso de aplicación del instrumento consiste en la certificación de la entidad evaluada como Organización para el Desarrollo Social. Siendo uno de los objetivos del SEDO certificar a las entidades que realmente apuntan al desarrollo social, el evaluador se cerciorará inicialmente de que las mismas: Tengan por objeto el desarrollo social con grupos meta claramente identificados. Al efecto, efectuará en primer lugar el análisis del Objeto de la entidad conforme esta previsto en el Análisis de Transparencia que se describe en este instrumento mas adelante. Que tenga personería jurídica o esté en trámite para el caso de una ONG de reciente creación. Que esté suficientemente claro el origen de sus recursos y uso de sus recursos. Que sus gastos administrativos y de obtención de recursos no supere el 50% del total del presupuesto. Que tenga al menos 1 año de operación. Que tenga documentación que sirva de base a la evaluación. El evaluador podrá, durante el proceso de evaluación, llegar a las siguientes conclusiones: La organización apunta claramente al bien publico y sus recursos tienen origen claro. En consecuencia, proseguirá la evaluación y posteriormente recomendará la certificación. La organización apunta al bien público pero tiene importantes debilidades relacionadas a la transparencia de sus operaciones que deben ser subsanadas antes de los siguientes 6 meses. En este caso proseguirá con la evaluación y posteriormente recomendará la certificación condicional. No están claros los objetivos de la organización y la relación de los programas y proyectos en ejecución con los mismos. Como consecuencia se suspenderá la aplicación del SEDO y recomendará que no se otorgue de la certificación. 15

16 Objeto del análisis IV. PROCESO DE EVALUACIÓN SEDO. 1. ANÁLISIS DE TRANSPARENCIA. Determinar que se trata de organizaciones efectivamente dirigidas al bien común, que el resultado de su función es difundido y de libre acceso para la sociedad, que no ocultan segundas intenciones. Determinar que cuentan con un Consejo Directivo efectivo, responsable, contralor de la gerencia e involucrado en el logro de los objetivos de la organización. Determinar que se trata de organizaciones transparentes tanto contable como administrativamente. Determinar el nivel de trascendencia social que han alcanzado, el grado de apertura sobre sus actividades y aspectos financieros, que tienen reglas claras y cuentan con códigos de ética y políticas de conflictos de intereses. Determinar que el origen de sus recursos es transparente y que son independientes en sus decisiones de factores externos a la organización. Al efecto se analizarán 4 indicadores: a) Objeto de la organización. b) Consejo Directivo. c) Transparencia contable administrativa. d) Transparencia de gestión. a) Objeto de la Organización. En este indicador el evaluador busca llegar a la convicción de que se trata de organizaciones realmente orientadas al bien público, y que no están movidas por intereses particulares ni buscan ser solamente medios para canalizar recursos destinados al desarrollo hacia fines lucrativos o evitar el pago de impuestos. Las Organizaciones que ocultan segundas intenciones necesariamente distribuyen utilidades de manera disfrazada. Puede ser a través de pagos a Consejeros, pagos de salarios sobredimensionados, pagos de premios o bonificaciones extraordinarias o no preacordadas, gastos operativos inflados, pagos de gastos de representación, comisiones, viáticos y otros que no responden a la realidad de la operatoria de la organización El evaluador utilizara las siguientes preguntas guía como orientadoras de su función, sin ser limitantes: 16

17 1. Es una organización efectivamente orientada al bien público? Es su declaración de Misión clara y refleja la orientación al bien público? Esta claramente identificada su población meta? Son sus acciones dirigidas orgánicamente al logro de su Misión y Fines institucionales? 2. Están sus programas orientados al bien publico? Analizados en el transcurso de al menos 3 años: están orientados sus diversos programas al bien público? Los resultados de sus trabajos son siempre de acceso público? Si no lo son siempre (ej. Una institución medio ambiental que hace un estudio de contaminación de una futura fabrica), representan estos una cantidad significativa y un monto importante en el presupuesto institucional? El contenido y los resultados obtenidos de sus programas son difundidos? 3. Perciben los Consejeros sumas de dinero en alguno de estos conceptos? dieta, salario, gasto de representación, viático de manera sistemática y permanente 4. Perciben los funcionarios remuneraciones que superen en un 50% el promedio de mercado?(ver encuesta de salarios de NNUU) (Se considerara el cargo, experiencia y formación de los funcionarios para determinar el promedio del mercado. Se considerara como remuneración todo tipo de ingresos que perciba el funcionario: salario, gasto de representación, viático, ayuda habitacional, comisiones, etc.). 5. Es la relación gasto operativo / gasto total igual similar al promedio de otras organizaciones que se dedican al mismo tema? 6. Están registrados en la contabilidad de la organización todos los recursos de los distintos programas o en alguno de ellos se paga directamente a funcionarios de la ONG? b) Consejo Directivo. El evaluador busca con este indicador identificar la validez jurídica y vigencia del mandato del Consejo Directivo de la Organización, el grado de dirección y control que ejerce sobre ella y la presentación de informes a la Asamblea de Socios. Las preguntas que guiarán la evaluación de indicador son las siguientes: 17

18 1. Autoridad del Consejo. Fue el Consejo electo conforme a los estatutos vigentes? Está vigente su mandato? Tiene algún cuestionamiento referido a la legalidad de su mandato? 2.Responsabilidad del Consejo Directivo 2.1. Dirige el Consejo Directivo efectivamente la Organización? Responsabilidad. Los Consejeros entienden que ellos son responsables de velar por la ejecución de las acciones previstas y la coherencia de las mismas con los fines, principios y valores de la Organización? Cumplen y hacen cumplir las disposiciones estatutarias? Planificación. Han evaluado ellos la vigencia de la Misión, Visión, Políticas y Estrategias de la Organización? Tienen aprobado un Plan Estratégico para alcanzar la sostenibilidad operativa y financiera a largo plazo? Aprueban anualmente el Presupuesto y el Plan Operativo? Desempeño de los miembros del Consejo Directivo. Existe una formal descripción de los roles y funciones que debe desarrollar un miembro del Consejo Directivo? Es conocida por todos los miembros del Consejo Directivo esta descripción de roles y funciones? Los miembros de Consejo Directivo efectivamente destinan tiempo a la Organización? Se realizan las convocatorias a reunión de manera formal y con anticipación? Existe un orden del día para la Reuniones del Consejo Directivo, comunicado previamente Se labran actas de las Reuniones conteniendo al menos - Orden del día. - Asistentes. - Decisiones tomadas. - Análisis y controles realizados. Esta compuesto el Consejo Directivo por miembros de diversas especialidades técnicas o profesionales incluidos miembros con conocimiento y experiencia en el campo de acción de la Organización? En cuanto al rol que desempeñan: Esta el Consejo enfocado en el nivel de dirección que le corresponde, sin entrar en las cuestiones operativas (micromanagement)? Representan a la Organización ante la sociedad en actos públicos? 18

19 2.2. Control Aportan nuevas ideas para la organización? Buscan alianzas o nuevos proyectos complementarios para la Organización? Se dedican con éxito a la obtención de recursos para la Organización? Proceso de selección Existen políticas y procedimientos de selección de nuevos miembros? Se aplican dichas políticas y procedimientos? Controlan de manera permanente y orgánica la ejecución de los planes de la Organización adoptando medidas correctivas cuando fuere necesario? Los informes de gestión y ejecuciones presupuestarias son analizados y aprobados formalmente por el Consejo Directivo al menos trimestralmente? Aprueban la memoria, el balance y cuadro de resultados del ejercicio anual? Controla la aplicación de políticas institucionales cuando le corresponde? Se hace una evaluación formal, al menos anual, del desempeño de la alta Gerencia? 3. Informes a la Asamblea de Socios Presenta anualmente la rendición de cuentas a la Asamblea? Se realizan las asambleas de manera regular? Se convocan las asambleas con las formalidades establecidas? Analiza el Síndico los estados contables al menos trimestralmente y documenta su trabajo? Emite su dictamen anualmente? c) Transparencia contable y administrativa. En este indicador el evaluador busca identificar que la organización en transparente contable y administrativamente. Las preguntas que se utilizarán para llegar a la convicción son: 1. Auditoria Interna. 2. Auditoria Externa Tiene la organización auditoria interna? Responde a la más alta instancia de la organización? Existen informes formales internos? Son respondidos y adoptadas las medidas internas derivadas de ellos? Tiene Auditoria Externa? Existen informes publicados de dichas auditorias? Existen cartas de control interno? 19

20 3. Síndico Cuenta la organización con un Sindico? Por quién está nombrado? Verifica el Sindico los Estados Contables y Financieros? d) Transparencia de gestión. El evaluador busca con este indicador identificar que la organización goce de reconocimiento social, mantenga relaciones con la prensa, otras organizaciones del sector y organizaciones privadas y públicas, que se trata de una organización abierta en cuanto a su gestión operativa y posición patrimonial y que cuenta con principios, código de ética y políticas de conflicto de intereses. Las preguntas guía, como siempre no limitativas, que se utilizarán en este indicador son: 1. Relaciones externas. 1.1 Trascendencia social de la organización. Es la organización conocida dentro del sector? Es la organización reconocida por el sector privado o publico a través de un contrato, convenio, resolución u otro mecanismo formal? 1.2. Relaciones con la Prensa y Medios de Comunicación Tiene la organización un plan de comunicación con la prensa? Logra los resultados esperados? Tiene la organización un responsable formal de comunicación con la prensa? Esta definida formalmente la imagen institucional? 1.3. Relaciones de trabajo con otras organizaciones Posee vínculos con otras Organizaciones? Desarrolla proyectos o actividades conjuntas con ellas? 1.4 Relaciones con el gobierno Depende la organización financieramente o de otra manera del Gobierno? 2. Apertura. Publicación de actividades y aspectos financieros. Publica la organización su memoria anual? Publica sus estados contables? Tiene pagina WEB? De qué manera la organización difunde sus actividades? 3. Código de Ética / Declaración de principios. Tiene la organización un código de ética? Tiene la organización una declaración de principios? 4. Política de conflictos de interés. 20