7. Respuestas a preguntas frecuentes

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1 CURSO BÁSICO DE EXCEL Cursos de formación del PAS 2005 LECCIÓN 4 Prof. Zulema Nacimiento Coronel Contenido 1. Funciones de búsqueda y referencia (BuscarV) 2. Autofiltro 3. Formato condicional 4. Validación de datos 5. Creación de plantillas en Excel 6. La función lógica SI 7. Respuestas a preguntas frecuentes

2 1. La función BUSCARV Esta función pertenece a la Categoría Búsqueda y referencia Al seleccionarla, Excel nos muestra los argumentos o partes de la función, así como, progresivamente al ir agregando dichos argumentos, nos explica lo que significa cada uno de ellos. La función nos será útil, siempre que tengamos nuestros datos organizados en columnas. Cómo encontrar la Función BUSCARV La función BuscarV busca un valor específico en la primera columna de una matriz y nos será útil siempre que nuestros datos estén ordenados por columnas. La función devuelve el valor buscado en la misma fila de la columna especificada en uno de los argumentos. Fórmula: =BUSCARV(Valor_ buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) A r g u m e n t o s a) Valor_ buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz, que puede ser un valor o una cadena de texto. b) Matriz_buscar_en: es la matriz de información donde se buscan los datos. Se debe utilizar una referencia a un rango o un nombre de rango para referirse a esa matriz.

3 c) Indicador_columnas: es el número de la columna de la Matriz_buscar_en desde la cual debe devolver el valor coincidente. d) Ordenado : éste es un campo opcional. Es un valor lógico que puede ser VERDADERO o FALSO. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá un valor inmediatamente menor que Valor_buscado que encuentre en la matriz. Si el argumento Ordenado es FALSO, devuelve el valor buscado y si no encontrara ningún valor, devolverá el valor de error #N/A. Si queremos que localice un valor exactamente igual, pondremos entonces, FALSO. Argumentos de la función BUSCARV Un e emplo de la utilización de esta función: j Cuando queremos buscar datos que se encuentran en el mismo libro donde estamos trabajando ó en otros libros de Excel. Por ejemplo tenemos una lista con los nombres de todo el PAS de la universidad, con su DNI, nombre completo, categoría profesional, dirección, etc. y nos piden sólo los nombres y categorías profesionales de sólo unas 150 personas, teniendo como dato el DNI. Este problema es posible solucionarlo a través de la función BuscarV. Otro ejemplo: tenemos los códigos de las partidas presupuestarias y para no tener que buscarlas una a una o volver a escribirlas, con sólo escribir su código, si aplicamos esta función, ésta será capaz de buscar en la hoja de cálculo donde tengamos esos datos organizados y nos devolverá como resultado a qué concepto corresponde la partida N-345, por ejemplo. Bien utilizada, esta función es una herramienta muy potente que nos puede ahorrar mucho trabajo. Ver ejercicio en la hoja de cálculo buscarv.xls

4 2. Autofiltro El autofiltro es otra de las herramientas de Excel. Un filtro es una orden que damos a Excel para que extraiga de una lista de datos, aquellos que cumplan una o unas condiciones determinadas. Por ejemplo, podemos tener una lista con miles de artículos y saber qué artículos valen más de 100 Euros, o cuantos artículos se vendieron entre una fecha y otra. La utilización del autofiltro es la manera más rápida de buscar y mostrar los elementos de una lista. Primero se seleccionan las celdas a las que se quiere aplicar el autofiltro, luego, se selecciona desde la barra de menús, haciendo clic en DATOS/FILTRO/AUTOFILTRO. Ejemplo de aplicación: Primero seleccionamos, en el caso del ejemplo los rótulos: DNI, NOMBRE, PRIMER APELLIDO, SEGUNDO APELLIDO, hasta NOTA FINAL. Luego aplicamos los comandos MENU/DATOS/FILTRO/AUTOFILTRO y

5 obtenemos la lista con las flechitas hacia abajo, de modo que a través de esa flechas podremos filtrar o seleccionar los datos como queramos. En el ejemplo, buscamos a la persona por el primer apellido. También podemos seleccionarlas a través de las notas. Por ejemplo, a quienes hayan hecho una nota mayor o igual que 5, los podemos seleccionar de esa lista. Cada vez que usemos el filtro, el que hemos usado aparecerá de color azul, significa que está activo. Para volver todo a su posición original debemos desplegar el filtro que esté de color azul y seleccionar TODAS. Ejercicio Autofiltro.xls: 1. Abrir la hoja de cálculo Autofiltro.xls 2. Aplicar el autofiltro de la forma como se ha indicado. 3. Filtrar los alumnos que aparecen como NO PRESENTADOS en la columna de la NOTA FINAL y copiarlo en la HOJA2 del mismo libro 4. Filtrar los alumnos cuya NOTA FINAL sea menor que 5. Para ello, nos situamos en la columna NOTA FINAL y desplegamos el filtro, luego hacemos clic en PERSONALIZAR y desplegamos la pestaña, elegimos la opción pertinente y escribimos 5. Le damos a aceptar. El resultado de este filtrado lo copiamos en la HOJA3 de la hoja de cálculo del ejercicio y la guardais como Autofiltro_vuestronombre.xls

6 3. Formato condicional Si una celda contiene los resultados de una fórmula u otros valores de la celda que desee supervisar, pueden identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. Por ejemplo, se puede aplicar un sombreado de color verde (resaltar) a la celda si las ventas sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas son menores que las ventas pronosticadas. Cuando cambian las condiciones, si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condición especificada, Excel suprimirá temporalmente los formatos que resalten esa condición. Los formatos condicionales continúan aplicados a las celdas hasta que se quiten, aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados. Para la utilización del formato condicional primero seleccionamos las celdas y luego vamos a la barra de menús y hacemos clic en MENU/FORMATO/FORMATO CONDICIONAL Luego saldrá un cuadro donde debemos ir colocando las condiciones una a una, hasta un máximo de tres, también seleccionaremos el formato (apariencia: color de fondo de la celda, color y tipo de fuente, etc) que queramos darle, ya sea al resultado de una fórmula u otro elemento numérico ó rótulo, según tome uno u otro valor. Ejercicio Formato condicional: 1. Copiar la siguiente tabla en una hoja de cálculo a la que deberá llamar Formato_condicional_vuestronombre.xls Ventas del Producto X por Vendedor Primer Trimeste 2005 Vendedores Enero Febrero Marzo Total Ruiz, Alberto , , ,15 Pérez, Antonio , , ,55 López, Fabio , , ,70 Rodríguez, Edgar , , ,50 Franco, Luís , , ,65

7 2. Hallar los totales para cada vendedor. 3. Seleccionar la columna entera de TOTALES y aplicarle el formato condicional tal y como se explica más arriba, de modo que, cuando el total sea mayor o igual que Euros, la celda tome un color de fondo VERDE oscuro y letras blancas y cuando esté por debajo de ese importe, aparezca la celda resaltada con un color de fondo NARANJA y letras en negrita. 4. Hacer un gráfico donde se pueda ver la contribución de cada vendedor al total de ventas. Ponerlo en una hoja nueva (en el último paso para la creación de gráfico aparece si queremos colocarlo en una hoja nueva, seleccionar esta opción, entonces el gráfico aparecerá en una hoja de gráfico, no en una hoja de cálculo). Cambiarle los colores a los gráficos. Deberá aparecer al lado de cada porción el nombre del vendedor y el porcentaje que le corresponde sobre las ventas totales. 5. Hacer un gráfico de columnas donde se vea el nombre de cada vendedor y lo que ha vendido en cada mes. Por lo tanto el gráfico tendrá 3 series (o columnas para cada vendedor): Enero, Febrero y Marzo. Ponerlo en una hoja nueva, tal como se indica para el gráfico anterior. Cambiarle los colores a los gráficos. En el eje horizontal del gráfico deberá aparecer los nombres de los vendedores. Si no caben, se deberá reducir el tamaño de la fuente.

8 4. Validación de datos Esta herramienta define qué datos son válidos para celdas individuales o rangos (grupos) de celdas; por tanto, restringe la entrada de datos a un tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límites para las entradas válidas. Este elemento es muy útil cuando hay que rellenar datos en una hoja de cálculo que por un error en un dígito puede alterar totalmente el resultado. Imaginemos por ejemplo, un presupuesto o cualquier otro trabajo que estemos realizando y que suponga una cuidadosa introducción de datos. Podemos acceder a esta opción desde la barra de menús haciendo clic en: DATOS/ VALIDACION Luego se configura la clase de valores que serán aceptados en la celda, tales como número entero, decimal, fecha, hora, etc. y se configura los límites de ese valor, si se estima oportuno. Luego podemos seleccionar y escribir un mensaje entrante cada vez que alguien se sitúe sobre la celda donde hemos puesto la restricción de entrada de datos. Por último, seleccionamos el tipo de mensaje de error que queremos dar, que puede ser de 3 estilos: Límite, Advertencia o Información. Si elegimos Límite, no dejará que introduzcamos el dato o valor que esté fuera de los límites ya establecidos. Si elegimos Advertencia o Información, sí podremos introducir el dato erróneo pero antes nos informará que no están correctos. Ejercicio de Validación de datos: 1. Copiar la siguiente tabla en Excel: Alumnos Primer Examen Segundo Examen Nota final Ruiz, Alberto Pérez, Antonio López, Fabio Rodríguez, Edgar Franco, Luís

9 2. Realizar la VALIDACIÓN DE DATOS, seleccionando primero la columna del primer y el segundo examen. Luego proceda tal y como se indica en la lección 4, de modo que cuando Ud. vaya a introducir manualmente las notas del primer y segundo examen, aparezca un mensaje entrante que diga: Introducir un valor comprendido entre 0 y 10, para ello haremos clic en la pestaña Mensaje Entrante y escribiremos el mensaje. Luego, haremos clic en la pestaña Mensaje de error y seleccionaremos el estilo Límite y el mensaje que queremos que nos muestre será en el título: Se ha equivocado!! ; y en el mensaje: Sólo se admite un valor entre 0 y 10. Introducir manualmente los siguientes datos: Las notas del primer examen son las siguientes: Pérez, Antonio: 5,75 Ruiz, Alberto: 3,50 Rodríguez, Edgar: 6,35 López, Fabio : 7,45 Franco, Luís: 8,30 Las notas del segundo examen son: Pérez, Antonio: 10,35 Ruiz, Alberto: 5,50 Rodríguez, Edgar: 7,00 López, Fabio : 7,70 Franco, Luís: 7,75 Probar a ingresar valores no comprendidos entre 0 y 10 y ver lo que pasa. Volver a copiar los datos reales del ejercicio. Calcular la nota final, que será el promedio de ambos exámenes.

10 5. Cr eación de plantillas en Excel Una plantilla es un libro creado por el usuario y que se utiliza posteriormente como base para otros libros similares. Pueden crearse plantillas tanto para los libros enteros y también para las hojas de cálculo. La plantillas en Excel tienen la extensión.xlt en vez de.xls Por ejemplo, queremos crear un modelo de factura que se utilizará cada vez que se vendan artículos en una Librería. Si se realiza en Excel, este modelo de factura tendrá mayores prestaciones que el convencional, puesto que será capaz de calcular automáticamente el importe de la factura a medida que se vayan introduciendo los datos. Otro ejemplo podría ser un presupuesto de una unidad de gasto, o cualquier otro documento de uso común y cuya realización suponga una tarea árdua en cuanto a introducción de fórmulas, etc. Teniendo la plantilla creada, la tarea consistiría simplemente en ir introduciendo sólo los datos y automáticamente obtendríamos ya los resultados sin tener que aplicar una y otra vez las fórmulas. Excel guarda las plantillas en un sitio especial, dentro de una carpeta de plantillas, basta con que seleccionemos en guardar como tipo, la opción Plantilla (*.xlt) Cuando queramos utilizar nuestra plantilla, bastará con darle a MENU/ARCHIVO/NUEVO y seleccionar la plantilla que hemos creado. El programa tiene una serie de plantillas prediseñadas que también nos pueden ser útiles. Podemos acceder a ellas pulsando los comandos: MENU/ARCHIVO/NUEVO y luego hacer clic en la pestaña donde dice Soluciones de hoja de cálculo; allí se encuentran las plantillas que ya vienen preparadas, como por ejemplo una factura, un informe de gastos, etc., pero normalmente no se adaptan a las necesidades particulares. En el ejemplo de plantilla se muestra cómo es posible contruir la plantilla de una factura. Observar bien las fórmulas. Utilizarmos tanto el condiconal SI, como la función BuscarV, la multiplicación, las sumas para hallar el total y la multiplicación para hallar el IVA. Es cuestión de observar bien y tratar de adecuar estas fórmulas a las plantillas que queremos crear. Actividad: Proponer la creación de la estructura de una plantilla de un documento de uso frecuente en vuestro trabajo. Por ejemplo, un presupuesto mensual, un resumen de gastos que tengais que presentar con frecuencia, etc.

11 6. La función lógica SI El uso de estas funciones proporciona flexibilidad, debido a que permiten que una celda o rango adopte distintos valores en función de cuáles sean los valores de otras celdas, ya sean de la misma hoja, de otras hojas del mismo libro o de libros diferentes. En su formato más simple, la sintaxis de la función lógica SI es: =SI (condición;acción 1;acción 2) Por tanto, el valor que se la asignará a la celda que contenga esta fórmula será el que derive de la acción 1, si la condición es verdadera, y el de la acción 2 en caso de que la condición sea falsa. Las acciones pueden ir desde colocar un rótulo (por ejemplo, cierto, falso, alto, bajo, etc.) hasta realizar alguna fórmula, etc. Para construir las condiciones se usan los operadores lógicos: > >= = <= < <> mayor; mayor o igual; igual; menor o igual; menor; distinto Excel evalúa la condición y devuelve VERDADERO si la condición se cumple y FALSO en caso contrario. Se pueden usar números, rótulos o fórmulas para construir condiciones, todo dependerá del problema concreto que queramos resolver. Para aclararnos más con respecto al funcionamiento de la función condicional, realizaremos el siguiente ejercicio: 1. Copia la siguiente tabla en una hoja de cálculo de Excel. Nombre Estatura Observaciones Pedro 1,58 Pablo 1,70 Juan 1,62 Roberto 1,74 2. Donde dice Observaciones, si la estatura fuera mayor o igual que 1,70 deberá aparecer el rótulo Alto y si fuera menor, el rótulo Bajo.

12 Para ello nos situamos en la primera celda, debajo de observaciones (la que corresponde a Pedro) e introducimos la fórmula en la barra de fórmulas, de la siguiente manera: =si(b2>=1,70; Alto ; Bajo ) La celda B2 en este caso será la que contiene el valor de la estatura, en el primer caso es de 1,58. Por lo tanto, el resultado que dará la fórmula será el rótulo Bajo. 3. Ahora arrastramos la fórmula hacia las celdas de abajo y vemos lo que sucede. Tendremos dos Altos y dos Bajos. Probemos a cambiar las estaturas y veamos lo que sucede con las fórmulas... Nota: siempre que queramos que aparezca un rótulo como resultado de esta función, éste debe ir entre comillas. Por otro lado, si ponemos una comilla de apertura y otra de cierre sin ninguna palabra dentro, nos aparecerá en blanco. Haz la prueba. También podriamos ponerle que multiplique la celda B2 por 5, que divida por 10, que sume el contenido de otra celda, o lo que necesitemos realizar mediante esa fórmula. Las funciones condicionales pueden, a su vez, incluir otras funciones condicionales, pudiendo así anidar (usar una función condicional como argumento de otra función condicional) hasta siete veces, de forma que la flexibilidad a la hora de resolver los modelos de hoja de cálculo es muy amplia.

13 7. Respuestas a preguntas frecuent es. Como añado o quito hojas a un libro? Haciendo clic en la pestaña de alguna de las hojas y pulsando el botón derecho, darle a insertar, luego seleccionar hoja de cálculo (o la opción deseada). También de la misma forma se puede dar a Eliminar, en vez de añadir. Cómo imprimo aparte un gráfico que está inscrustado en una hoja de cálculo? Seleccionando el gráfico en cuestión y dándole a la vista preliminar. Si le damos a imprimir, éste se imprimirá directamente en una hoja aparte. Cómo puedo insertar columnas o filas en una tabla ya hecha? Situándose con el cursor del ratón en las etiquetas de las columnas o filas (de color gris que tienen números o letras) y haciendo clic encima (y siempre dentro de la tabla ya creada) le damos a insertar. Se insertará automáticamente una columna o una fila, según sea el caso. Cómo se nombra un rango y para qué sirve esto? Se puede nombrar primero seleccionando el rango o conjunto de celdas y luego yendo al cuadro de nombres, hacemos clic y escribimos el nombre que queremos darle al rango, le damos a ENTER y ya está. Con los rangos podemos por ejemplo, en vez de seleccionar la matriz en la fórmula de BuscarV, le escribimos directamente el nombre del rango ( o de la matriz) y el programa irá a buscar los datos a esa matriz. Cómo puedo hacer una copia de una hoja de cálculo? Situándose en la pestaña de la hoja que se quiere copiar, le damos al botón derecho y seleccionamos MOVER O COPIAR y seleccionamos Crear una copia. También podemos mover esa hoja a un libro nuevo o al libro en el que estamos trabajando.