Caso de aplicación. Facturación a clientes en MS Excel, con macros. Aplicación que permite facturar, actualizar datos, resumir datos.

Transcripción

1 Caso de aplicación Facturación a clientes en MS Excel, con macros Aplicación que permite facturar, actualizar datos, resumir datos. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc.

2 Contenido Definir la lista de nombres en la hoja productos Aplicar la validación a la celda B Grabar macros... 6 Macro buscar_descripcion... 6 Macro buscar_valor Macro llenar_formula Macro calcular_valor Macro copiar_datos Macro Limpiar_factura Asignación de Controles de formulario a una Macro Asignación de Controles ActiveX a una Macro Asignar Macros a botones Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 2

3 CASO DE ESTUDIO La aplicación permitirá: La actualización de los productos al conocer el código. Facturar a los clientes registrados. Guardar el monto facturado en la base de resumen facturación Limpiar la factura. Se cuenta con las hojas: FACTURA productos CLIENTES resumen factura Para resolver esta aplicación se requiere: Aplicar validación de listas con definición de nombres en la celda B14. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 3

4 Definir la lista de nombres en la hoja productos. 2.-Selecciona Fórmulas 1.-Selecciona toda la columna A. 3.-Haz clic en Administrador de nombres 5.-Haz clic en Nuevo 4.-Se visualiza Administrador de nombres Se visualiza el cuadro de diálogo: 6.-En Nombre: digita un nombre por ejemplo, item 7.-Verifica el rango de la lista. 8.-Haz clic en Aceptar Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 4

5 9.-Se ha definido el nombre item 10.-Haz clic en Cerrar Aplicar la validación a la celda B14. Selecciona la celda B14. Ir a la ficha Datos. Haz clic en Validación de datos Visualiza el cuadro de diálogo Validación de datos En Permitir: selecciona Lista En Origen digita =item Haz clic en Aceptar Arrastrar la validación de B14 a B23. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 5

6 2.-Selecciona Datos 3.- Haz clic en Validación de datos 1.-Selecciona la celda B Selecciona Lista 4.- Visualiza el cuadro de diálogo Validación de datos 6.- Digita =item 7.- Haz clic en Aceptar Grabar macros Para dar solución grabaremos las macros: buscar_descripcion buscar_valor llenar_formula calcular_valor Macro buscar_descripcion Esta macro grabará el proceso de aplicar la función anidada con SI.ERROR y BUSCARB de tal forma que si existe en la base el ítem, busque el ítem en la base de datos productos y que devuelva el nombre del producto, caso contrario que deje en blanco. En esta macro se graba el proceso de aplicar la función anidada: =SI.ERROR(BUSCARV(B14;productos!$1:$ ;2;0);" ") Recuerda fijar la matriz productos!$1:$ , para eso presiona F4. Revisa el proceso: Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 6

7 2.-Haz clic en Grabar macro 1.-Selecciona la ficha Programador Observa se activa el cuadro de diálogo Grabar macro. 3.-Digita un nombre para la macro 4.-Haz clic en Aceptar Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 7

8 5.-Haz clic en fx 6.-Se visualiza Insertar función 7.-Selecciona SI.ERROR 8.-Haz clic en Aceptar Se visualiza: 9.-Ubica el cursor Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 8

9 11.-Visualiza el código en la barra de fórmulas 10.-Haz clic en la lista y selecciona BUSCARV 12.-Visualiza Los Argumentos de función de BUSCARV En el cuadro de diálogo Argumentos de función selecciona los argumentos de la función BUSCARV. 13.-Selecciona el dato a buscar. 14.-Selecciona la matriz en la que se encuentra el dato a buscar. Fija la matriz al presionar F Digita Digita el indicador de columna. 17.-Haz clic en Aceptar Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 9

10 18.-Haz clic en SI.ERROR Se visualiza, el cuadro de diálogo de Argumentos de la función SI.ERROR 19.-Digita: para que deje en blanco. 20.-Haz clic en Aceptar Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 10

11 21.-Haz clic en Detener grabación Visualiza el funcionamiento de la macro: 22.-Visualiza el resultado obtenido El código de la macro buscar_descripcion es: Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 11

12 Sub buscar_descripcion() ' ' buscar_descripcion Macro ' Range("C14").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = _ "=IFERROR(VLOOKUP(RC[-1],productos!R1:R ,2,0),"" "")" End Sub Macro buscar_valor Con el mismo criterio, vas a crear una macro que devuelva el valor unitario del ítem seleccionado en B14 la macro se llamará buscar_valor. En esta macro se graba el proceso de aplicar la función anidada: =SI.ERROR(BUSCARV(B14;productos!$1:$ ;3;0);" ") Recuerda fijar la matriz productos!$1:$ , para eso presiona F4. Sub buscar_valor() ' ' buscar_valor Macro ' Range("E14").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = _ "=IFERROR(VLOOKUP(RC[-3],productos!R1:R ,3,0),"" "")" End Sub Macro llenar_formula Para rellenar las fórmulas de las celdas C14 y E14, crea una macro que permita arrastrar las fórmulas de las celdas C14 y E14, a la macro la llamaré llenar_formula. Sub llenar_formula() ' ' llenar_formula Macro ' Range("C14").Select Selection.AutoFill Destination:=Range("C14:C23"), Type:=xlFillDefault Range("C14:C23").Select Range("E14").Select Selection.AutoFill Destination:=Range("E14:E23"), Type:=xlFillDefault Range("E14:E23").Select Range("B14").Select End Sub Macro calcular_valor Para mejorar la aplicación, te sugiero realizar una macro que calcule el valor de la cantidad por el valor. Y que arrastre la fórmula. Para esto se grabará una macro que aplicarás la función =SI.ERROR(D14*E14;0) Luego se grabará también el arrastre de la fórmula. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 12

13 La macro se llamará calcular_valor Sub calcular_valor() ' ' calcular_valor Macro ' Range("F14").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IFERROR(RC[-2]*RC[-1],0)" Selection.AutoFill Destination:=Range("F14:F23"), Type:=xlFillDefault Range("F14:F23").Select End Sub Macro copiar_datos. Ahora, se creará una macro que copie el RUC, el nombre del cliente y el valor facturado a la base resumen factura. Para esto copia y pega cada dato como pegado especial opción valores, pues las celdas a copiar contienen fórmulas. La macro se llamará copiar_datos. Sub copiar_datos() ' copiar_datos Macro Range("C9").Select Selection.Copy Sheets("resumen factura").select Range("A3").Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _ :=False, Transpose:=False Sheets("FACTURA").Select Range("C8").Select Application.CutCopyMode = False Selection.Copy Sheets("resumen factura").select Range("B3").Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _ :=False, Transpose:=False Sheets("FACTURA").Select Range("F27").Select Application.CutCopyMode = False Selection.Copy Sheets("resumen factura").select Range("C3").Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _ :=False, Transpose:=False Range("A3:C3").Select With Selection.Font.ColorIndex = xlautomatic.tintandshade = 0 End With Rows("3:3").Select Selection.Insert Shift:=xlDown, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove Range("A3").Select Sheets("FACTURA").Select Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 13

14 Range("B14").Select End Sub Macro Limpiar_factura Finalmente, se creará una macro que limpie el contenido de la factura. Para crear esta macro. Activa la grabadora de macros, ingresa el nombre de Limpiar_factura graba el proceso en el que seleccionas el rango a borrar, para el ejemplo seleccionarás el rango de B14 a F23. Luego presiona la tecla suprimir. Para finalizar detén la macro. La macro generará el siguiente código: Limpiar_factura contiene: Sub limpiar_factura() ' ' limpiar_factura Macro Range("B14:F23").Select Selection.ClearContents Range("B14").Select End Sub Asignación de Controles de formulario a una Macro Ahora, para optimizar nuestra aplicación, a las macros creadas se les asignarán a botones. Primero lo realizarás con limpiar_factura. 2.-Haz clic en Insertar 3.-Selecciona el Botón 1.-Haz clic en Programador Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 14

15 Dibuja el objeto botón en un área de tu hoja de cálculo. 4.-Dibuja el objeto en un área de la hoja de cálculo 6.-Selecciona la macro Limpiar_factura 5.-Visualiza el cuadro de diálogo Asignar macro. 6.-Haz clic en Aceptar. La aplicación luce así: Observa el botón limpiará la factura con tan solo hacer clic sobre el. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 15

16 Asignación de Controles ActiveX a una Macro Ahora, requieres un botón que te permita actualizar los datos; que llame y ejecute las macros: buscar_descripcion buscar_valor llenar_formula calcular_valor Para esto aplicarás un botón de tipo control ActiveX, pues este permitirá llamar a cada macro en el orden indicado con la estructura call. 2.-Haz clic en Insertar 1.-Haz clic en Programador 3.-Selecciona el Botón de comando Dibujar el objeto en un área de la hoja de cálculo. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 16

17 5.-Se activa Modo Diseño. Ms Excel Avanzado 6.-Haz clic en Propiedades. 7.-Visualiza el cuadro de diálogo Propiedades. 4.-Dibuja el objeto en un área de la hoja de cálculo. Selecciona el objeto 9.-En Caption digita Actualizar datos 8.-En Name digita un nombre btnactualizar Dar doble clic en el botón creado 10.-Haz doble clic en el objeto creado. Se visualiza: Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 17

18 11.-Visualiza el ambiente de VBA. En donde puedes programar Digitar el código: Call buscar_descripcion Call buscar_valor Call llenar_formula Call calcular_valor Call permite llamar a cada una de las macros en el orden indicado. Se visualiza: 13.-Haz clic para regresar al ambiente de Excel 12.-Visualiza el código digitado para el botón Actualizar datos. Para que funcione este tipo de botón, debes desactivar el ambiente de diseño. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 18

19 14.-Haz clic para desactivar el Modo Diseño. Cuando está en color naranja este está activo. Visualiza la pantalla de Excel, desactivado el Modo Diseño Modo Diseño está desactivado. 16.-Actualizar datos, listo para hacer clic. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 19

20 17.-Visualiza su funcionamiento. Asignar Macros a botones Colocar un botón de formularios para asignar la macro que copia los datos desde FACTURA a resumen factura. 2.-Selecciona la macro. 1.-Dibuja el botón. 3.-Haz clic en Aceptar. Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 20

21 La aplicación final luce así: Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. Página 21