PLANILLA DE CALCULO EXCEL

Transcripción

1 PLANILLA DE CALCULO EXCEL Nota: este símbolo significa que el texto a continuación es parte de un ejercicio que debe realizar en su hoja de cálculo. este símbolo significa que el texto a continuación es un punto en el que debe prestar atención este símbolo significa que debe oprimir la tecla Enter Inicio Para arrancar Excel vaya a Inicio Programas y active el icono Microsoft Excel. La pantalla inicial de Excel será similar a la mostrada. La ventana de la aplicación Barra de título Barra de menús Barra de herramientas Celda activa Barra de fórmulas Barra de desplazamiento vertical Etiqueta Barra de estado Barra de desplazamiento horizontal La Barra de Herramientas está formada por un conjunto de botones y menús desplegables que permiten realizar las selecciones de forma más rápida. En la Barra de Fórmulas se visualizan los datos contenidos en la celda activa. En la parte inferior de la ventana de aplicación, se encuentra la Barra

2 de Estado que visualiza una gran variedad de mensajes, por ejemplo Listo al terminar de introducir los datos. La ventana de documento Es el área situada entre la Barra de Fórmulas y la Barra de Estado. Cuando se inicia Excel, se abre automáticamente un archivo llamado Libro1 que contiene tres hojas de cálculo llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Cada hoja de cálculo tiene 256 columnas y filas. Cada columna se identifica con una letra del alfabeto hasta la columna Z, a partir de la cual y hasta la última se identifica con dos letras. Cada fila se identifica con un número a partir del 1. La intersección entre una columna y una fila se denomina celda. Cada celda se identifica por la letra de la columna y el número de fila que aparece también a la izquierda de la Barra de Fórmulas, por ejemplo A1. Para seleccionar una celda se debe hacer click con el puntero del mouse sobre ella. La celda activa se identifica por un borde más grueso llamado selector de celda. Para desplazarse por la hoja de cálculo se pueden usar las barras de desplazamiento vertical y/u horizontal o las teclas de dirección. Para obtener ayuda pulse la tecla F1 o elija la opción? de la Barra de Menú. Se abrirá una ventana de ayuda donde podrá buscar el tema que necesite. Cambiar el nombre de la hoja Seleccione con el puntero del mouse la Hoja1 en el menú contextual elija Cambiar nombre y escriba Ej 1. Luego seleccione Color de etiqueta y elija el color rojo. Rangos Los rangos son conjuntos de celdas. El rango más pequeño es una sola celda y el más grande es toda la hoja de cálculo. Los rangos de varias celdas pueden ser seleccionados colocando el puntero del mouse en una esquina del rango, manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse y arrastrado el puntero hasta la esquina opuesta. Cuando un rango está formado por más de una celda se indica haciendo referencia a la celda del extremo superior izquierdo y luego a la celda que está en el extremo inferior derecho, por ejemplo A1:C5 El rango seleccionado, siempre que sea mayor que una celda, queda sombreado en celeste. Sólo se puede seleccionar un rango por vez. Para seleccionar una fila, coloque el puntero del mouse sobre el número que identifica la fila, para seleccionar una columna coloque el puntero del mouse sobre la letra que identifica la columna y oprima el botón derecho del mouse. Deshacer Para deshacer una acción se puede utilizar la opción de la barra de menús Edición Deshacer que invierte los efectos de la última acción. O los íconos permiten deshacer y rehacer. Formatos de las celdas en la barra de herramientas que En las celdas se puede introducir palabras, valores y fórmulas. Las palabras son simplemente todo aquello que no se puede manipular aritméticamente. Para introducir palabras, seleccione una celda y escriba en ella celda (el contenido también se visualiza en la barra de fórmulas), oprima para completar el ingreso. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 2

3 Los valores son números que desea añadir, substraer, multiplicar, dividir y utilizar en las fórmulas y funciones. Para introducir cada uno de los valores, posicione el selector de celda, escriba el valor y después pulse o desplace el selector de celda. Excel justifica los valores numéricos a la derecha de cada celda y las palabras a la izquierda permitiendo que los textos que sean más extensos que una celda, ocupen celdas adyacentes siempre y cuando éstas no estén ya ocupadas. Las alineaciones predeterminadas se pueden cambiar utilizado los siguientes iconos de la Barra de Herramientas Alineación izquierda Combinar y centrar Opciones de edición Alineación centrada Alineación derecha Al oprimir el botón derecho del mouse sobre un rango seleccionado, aparece el menú contextual donde hay varias opciones de edición: Copiar, Cortar, Pegar, Eliminar entre las principales. Otra forma de acceder a estas opciones es utilizando el menú Edición de la Barra de Menús o bien los íconos correspondientes en la Barra de Herramientas. Creación de la primera hoja de cálculo Copie en su hoja de cálculo los datos mostrados en la figura. Seleccione la celda B1 y escriba el título de la tabla Control stock de depósito. Céntrela en el rango B1:G1 de la hoja de cálculo. Para ello, seleccione esas celdas y a continuación el icono Combinar y centrar. Existen en la Barra de Herramientas cinco elementos para modificar el aspecto del texto: Tipo de letra Tamaño Negrita Cursiva Subrayado Color A continuación seleccione los íconos Negrita, Subrayado y Cursiva. Luego modifique el tamaño de la letra, el color y el tipo, seleccionando las flechas descendentes de las correspondientes listas desplegables. Seleccione el rango B3:B9 y elija la opción Copiar. Excel muestra una marca brillante alrededor del rango que va ser copiado. A continuación seleccione la celda del extremo superior derecho del rango destino, H3. Elija Pegar y Excel pegará el contenido y formato de las celdas copiadas en la posición seleccionada. Ahora repita el proceso descrito anteriormente pero seleccione Cortar. Excel visualiza una marca brillante alrededor del rango que va ser cortado y el rango seleccionado será desplazado o cortado de su posición original al rango destino cuando se selecciona la opción Pegar. Seleccione el rango H3:H9 y elija la opción Eliminar para borrar formatos, contenidos y comentarios o pulse la tecla Suprimir. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 3

4 Seleccionando en la barra de menús Formato Celdas... o Formato de celdas del menú contextual se presentará el cuadro de diálogo FORMATO DE CELDAS que presenta mayor cantidad de opciones que las Barra de Herramientas. Allí al elegir la etiqueta Fuente podrá seleccionar una tabla completa de características de las letras. Los efectos especiales Tachado, Superíndice y Subíndice se activan tildando sus casillas de verificación. El cuadro Vista Previa visualiza un ejemplo de la selección de fuente. Si en el cuadro de diálogo FORMATO DE CELDAS elige la etiqueta Alineación, podrá experimentar otras posibilidades al ingresar texto en una celda. Para la alineación del texto Horizontal el ajuste General es el valor predeterminado Para la alineación del texto Vertical el ajuste Inferior es el valor predeterminado A continuación una muestra de las posibilidades de las opciones de Control del texto para presentar un texto dentro de una celda. Pruebe estas posibilidades en las celdas indicadas de otra hoja del libro E1 Orientación 45 E2 Reducir hasta ajustar E3 Combinar celdas y centrar E4 Ajustar el texto Si, en cambio elije la etiqueta Número, puede asignar diferentes estilos a los números en las celdas seleccionadas. La opción Categoría: muestra los formatos disponibles. El cuadro Muestra visualiza cómo aparecería el valor en la celda activa con el formato elegido. Utilizando los iconos de la Barra de Herramientas se puede usar formato moneda, euro, porcentual, millares, aumentar decimales y disminuir decimales. Seleccione las celdas E4 hasta E9 y elija el formato Monetario Introducción de fórmulas La potencia de Excel reside en su habilidad para calcular fórmulas, en las que puede utilizar direcciones de celda para representar el valor que contendrá en un momento dado. Para conocer la cantidad de cada material que hay que comprar para tener el stock mínimo en el depósito, se debe restar a la cantidad que hay en el depósito la cantidad indicada en la celda correspondiente al stock mínimo. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 4

5 Desplace el selector de celda a la celda F4 y escriba: =C4-D4. (Obtendría el mismo resultado introduciendo = , pero después tendría que volver a escribir la fórmula cada vez que realice cualquier cambio en algunos de estos valores). La escritura del signo igual (=) le indica a Excel que lo que sigue es una fórmula. Al pulsar, Excel calcula la fórmula y visualiza el resultado, tal como se muestra en la figura. En la Barra de Fórmulas aparece la fórmula ingresada en la celda F4. Los operadores disponibles son: Símbolo Operación ^ Potenciación * Multiplicación / División + Adición - sustracción El controlador de relleno Excel sigue las reglas estándar de precedencia de los operadores. Las operaciones exponenciales se realizan primero, la multiplicación y división después y la suma y resta a continuación. Para omitir estas reglas, utilice los paréntesis. Excel primero realiza la función más interna en paréntesis anidados. La fórmula =((1+2)*3)^4 suma 1 y 2, luego multiplica por 3 y finalmente, eleva el resultado a la cuarta potencia, obteniéndose Se llama así al pequeño cuadro negro situado en la esquina de la selección. Cuando se lo señala con el puntero, cambiará su forma a una cruz negra. Entonces se debe arrastrar para copiar su contenido en las celdas adyacentes o para rellenar una serie de datos. Hay varias opciones: Controlador de relleno 1. Copiar el contenido de la celda activa, puede ser un número, un texto o una fórmula. 2. Completar una serie numérica. 3. Completar una lista personalizada. Pruebe los siguientes ejemplos en otra hoja del libro abierto: 1. En A2 se ingresa la palabra texto. Arrastrar el controlador de relleno a partir de la celda A2 que se desea copiar hasta A6. 2. En B2 se ingresa el primer valor de la serie, el número 1, en B3 el segundo 3. Se seleccionan ambas celdas, se arrastra el controlador de relleno y se copia desde B4 hasta B6. 3. En C2 se ingresa la fórmula =B1+B2. Arrastrar el controlador de relleno a partir de la celda C2 hasta C6. 4. En E2 se ingresa la palabra lunes, se selecciona y se arrastra el controlador de relleno a través de las celdas E3 hasta E6 que se rellenan con los valores de la lista. Volviendo al ejercicio en la hoja Ej 1, copie la fórmula que está en la celda F4 a las celdas inferiores. Podrá observar que en los casos en los que faltan materiales, el resultado es negativo. Si se calculara el costo de reposición con esos valores negativos se obtendrían costos negativos, cosa que es contablemente imposible. Para subsanar este inconveniente es deseable introducir alguna función que maneje esta situación. Insertar función En una fórmula pueden intervenir una gran cantidad de funciones incorporadas de Excel. Los pasos para utilizarla pueden resumirse de la siguiente manera: 1. Seleccionar la celda que contendrá la fórmula. 2. Seleccionar con el puntero del mouse el ícono Insertar función disponible al lado de la Barra de Fórmulas. Se obtendrá un cuadro como el que se muestra. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 5

6 3. Elija la categoría de la función y la función 4. Seleccione el botón Aceptar. 5. Complete los parámetros requeridos por la función y Aceptar. Un ejemplo: función PROMEDIO Calcular el promedio de los precios unitarios. Seleccione la celda E10 debajo de la columna de valores. Seleccione Insertar función, busque en la categoría Estadísticas, la función PROMEDIO. Se visualiza un cuadro como el que se muestra a continuación. En el cuadro a la derecha de Número1 aparece el rango que Excel supone corresponde a la serie de celdas que se quiere promediar. Si está correcto, se pulsar Aceptar. Caso contrario, seleccionar el botón, el cuadro se contrae y permite seleccionar el rango correcto. Para restaurar el cuadro, nuevamente pulsar sobre el mismo botón. Lista de funciones comunes Estas son unas pocas funciones que se usarán en este curso, Excel dispone de muchísimas más. Función Categoría Sintaxis Descripción ABS ALEATORIO BUSCAR Matemáticas y trigonométricas Matemáticas y trigonométricas Búsqueda y referencia ABS(número) ALEATORIO() Para generar un número real aleatorio entre a y b, usar: ALEATORIO()*(b-a)+a Devuelve el valor absoluto de un número. Devuelve un número al azar mayor o igual que 0 y menor que 1. Forma vectorial La forma vectorial BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparaci de BUSCAR busca ón;vector_resultado) un valor en un rango valor_buscado Puede ser un número, texto, de una fila o de una un valor lógico o una referencia que se refiera columna (vector) y a un valor. vector_de_comparación rango que sólo contiene devuelve un valor desde la misma po- una columna o una fila. Los valores sición en un segun- pueden ser texto, números o valores lógicos. do rango de una fila Importante: los valores en el vector_de_comparación o de una columna. deberán colocarse en orden ascendente. vector_resultado es un rango que sólo contiene una columna o una fila. Debe ser del mismo tamaño que vector_de_comparación. CONTAR Estadísticas CONTAR(ref1;ref2;...) Devuelve la cantidad PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 6

7 CONTAR.SI Matemáticas y trigonométricas ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. CONTAR.SI(rango;criterio) rango es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que no están en blanco. criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. de celdas que contienen números dentro de un rango. Devuelve la cantidad de celdas que cumplen determinada condición dentro de un rango. HOY Fecha y hora HOY() Devuelve la fecha actual. MAX Estadísticas MAX(número1;número2;...) Devuelve el máximo número1; número2;... son entre 1 y 30 números de un conjunto de para los que se desea encontrar el valores. valor máximo. MIN Estadísticas MIN(número1;número2;...) número1;número2;... son hasta 30 números cuyo mínimo valor se desea encontrar. Devuelve el mínimo de un conjunto de valores. O Lógicas O(valor_lógico1;valor_lógico2;...) valor_lógico1; valor_lógico2;... son entre 1 y si alguno de los ar- Devuelve Verdadero 30 condiciones que se desean comprobar y gumentos es Verdadero; devuelve Falso que pueden ser Verdadero o Falso. si todos los argumentos son Falso. POTENCIA Matemáticas y trigonométricas POTENCIA(número;potencia) número es el número base. Puede ser cualquier número real. potencia es el exponente al que se desea elevar el número base. PROMEDIO Estadísticas PROMEDIO(número1;número2;...) número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. SI Lógicas prueba_lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como Verdadero o Falso. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. SUMA SUMAR.SI Matemáticas y trigonométricas Matemáticas y trigonométricas SUMA(número1;número2;...) número1; número2;... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener. SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) rango celdas que desea evaluar. criterio expresión o texto, que determina qué celdas se van a sumar. rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Y Lógicas Y(valor_lógico1;valor_lógico2;..) Devuelve el resultado de elevar un número a otro. Devuelve el promedio de un conjunto de valores. Devuelve un valor si la condición especificada es verdadera y otro si la misma es falsa. Devuelve el resultado de la suma de un conjunto de números. Esta función es la que utiliza el botón Autosuma. Devuelve la suma de las celdas que cumplan determinada condición dentro de un rango. Devuelve Verdadero PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 7

8 valor_lógico1;valor_lógico2;... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser Verdadero o Falso. si todos los argumentos lo son; devuelve Falso si uno o más argumentos lo son. Para evitar los costos negativos en la tabla, inserte la función SI en la celda F4, de forma tal que si la resta es negativa, la calcule al revés, caso contrario, es decir, si es positiva, que escriba en la celda F4 un carácter blanco ( ). Observe la figura. Almacenamiento del trabajo Copie la función en el resto de las celdas. Ahora es el momento de calcular el costo de reposición, pero al hacerlo, surge un mensaje de error # VALOR! Esto indica que se intenta realizar un cálculo con el contenido de celdas que no son números. Se le ocurre cómo solucionarlo? Para almacenar un libro por primera vez elegir en la barra de menús Archivo Guardar o el icono de la Barra de Herramientas. Aparece el cuadro de diálogo GUARDAR COMO donde se selecciona la unidad de almacenamiento a continuación se escribe el nombre del libro (archivo) en el cuadro de texto Nombre de archivo: Escriba, por ejemplo, Ejercicio1 para el primer libro que almacena y elija la unidad de 3 ½. No es necesario introducir una extensión de archivo, ya que Excel añade automáticamente la extensión.xls a todos los archivos de hoja de cálculo. Cuando el nombre este completo seleccione el botón Guardar. Una vez almacenado el trabajo, salir de Excel seleccionando la opción de la Barra de Menús Archivo Salir. Windows cierra la ventana de aplicación de Excel y vuelve a visualizar la pantalla inicial del Windows. Cargar un libro almacenado Inicie Excel y seleccione del menú Archivo Abrir o el icono. Aparecerá el cuadro de diálogo ABRIR. Especifique la unidad donde almacenó la hoja de cálculo, escriba Ejercicio1 en el cuadro de texto Nombre de Archivo: y seleccione el botón Abrir para cargar su hoja de cálculo. Modificación del tamaño de filas y columnas Para modificar el tamaño de columnas y filas estándar seleccione una celda que esté incluida en la fila o columna a modificar y en el menú Formato seleccione Fila o Columna según sea el caso. Para cambiar la altura de una fila o el ancho de una columna, introduzca la altura deseada en puntos en el cuadro de texto que aparecerá. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 8

9 Cambie el ancho de las columnas de forma tal que los textos se vean completos. Cambie el formato de los títulos de la fila 3 y de la columna B, según el modelo. Las acciones que se indican a continuación no fueron previamente explicadas. Puede encontrar la forma de hacerlo? Busque en los menús que ya usó. Inserte una fila entre Bulones y Tuercas, con el siguiente texto Cemento y copie las fórmulas necesarias para completar el resto de las columnas. Inserte una columna entre Stock mínimo y Precio Unitario, seleccione el rango G3:G10 y muévalo a la columna insertada. En la columna libre escriba como título Precio s/ compra y cambie Precio unitario por Precio base. Si fuera necesario ajuste el ancho de las columnas. Seleccione la celda J4 y escriba Descuento = en la celda K4 escriba 15% Referencias relativas y absolutas Cuando se crea una fórmula las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustará automáticamente las referencias en la fórmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula. En la celda F4 se estableció una fórmula que luego se copió en las celdas inferiores, cada referencia está relacionada a la fila correspondiente. A esta modalidad se la denomina referencias relativas. Hay situaciones en que puede ser necesario modificar esto. Si no se desea que Excel ajuste las referencias cuando copie una fórmula en una celda diferente, se debe utilizar una referencia absoluta. Para ello se coloca un signo pesos ($) delante de las partes de la referencia que no deben actualizarse al copiar. Si ha creado una fórmula y desea cambiar las referencias relativas a absolutas (y viceversa), seleccione la celda que contenga la fórmula, en la barra de fórmulas aparecerá la celda elegida. Seleccione la celda que quiera cambiar y presione F4. Cada vez que lo haga, Excel alterna las combinaciones: columna absoluta y fila absoluta (por ejemplo, $C$1); columna relativa y fila absoluta (C$1); columna absoluta y fila relativa ($C1); y columna relativa y fila relativa (C1). Por contratos previos con la empresa proveedora de materiales, se otorga un descuento del 15% sobre compras mayores a 2000 unidades. Los precios se calculan en función del volumen de compra en la columna G. Escriba la fórmula correspondiente usando la función Si y el descuento establecido en la celda K4. La condición de esta función debe contemplar que la compra sea menor a 2000 o que no se prevea una compra. En este caso la condición deberá ser la función O. Al copiar la fórmula a las celdas que están a continuación, se obtendrán resultados no deseables, en este caso, ningún otro descuento. Esto se debe a que al copiar la fórmula no se ancló la referencia al descuento. Seleccione la celda G4 y en la fórmula seleccione la referencia K4, oprima le tecla F4 hasta obtener $K$4. Oprima la tecla, copie la nueva fórmula en el resto de las celdas y compare los resultados. Dé formato moneda a estas celdas. Insertar un comentario Muchas veces es necesario resaltar alguna característica de una celda en particular cuando se accede a ella. Para hacer esto Excel cuenta con la opción Insertar Comentario tanto en la barra de menús como en el menú contextual. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 9

10 Seleccione la celda G3, elija la opción y aparecerá un cuadro de texto para escribir el texto indicado en la figurar. Luego haga clic fuera del cuadro y el comentario aparecerá cada vez que coloque el cursor sobre la celda. Si desea remover el comentario, seleccione la celda y oprima el botón derecho del mouse para obtener el menú contextual, allí elija Eliminar el comentario. Bordes y Sombreado Excel permite crear líneas y sombreados que sirvan de ayuda para organizar, clasificar y enfatizar la información contenida en la hoja de cálculo. En el cuadro de diálogo FORMATO DE CELDAS elija la etiqueta Bordes o del menú contextual Formato de celdas... Para designar la posición de la línea que se quiere destacar en el rango seleccionado de la hoja de cálculo, seleccione uno de los botones de opción Borde y un tipo de línea en el cuadro Estilo:. Puede elegir un color diferente al actual en el menú desplegable Color: Para sombrear las celdas del rango seleccionado, elija la etiqueta Tramas, marque el color y/o la trama que desea para la su celda. Seleccione la tabla creada y agréguele borde y sombreados según la figura que sigue. Inserte la función Hoy() con el texto Fecha a la izquierda y sombree ambas celdas. Calcule el Total sumando las celdas correspondientes a Costo. Observe que en la fila 4 figura una Compra de 3800 unidades, mayor a 2000, y sin embargo en la columna correspondiente a Precio s/ compra, figura el mismo valor que en la columna Precio base. Qué error hay? Agregue los tres registros indicados a continuación y copie las fórmulas correspondientes a cada columna Ordenamiento de datos Muchas veces es necesario ordenar los datos para una mejor visualización de los resultados. Para ello seleccione el rango que necesite ordenar, debe tener en cuenta que para no perder la relación entre los datos se debe seleccionar toda la tabla. Luego elija de la Barra de Menús la opción Datos Ordenar... PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 10

11 En el cuadro de diálogo ORDENAR puede elegir ordenar por más de una columna, si hubiera igualdad en la columna anterior, además debe seleccionar la casilla de verificación correspondiente: Ascendente o Descendente. Otra característica a tener en cuenta es indicar si se ha incluido el encabezado en la selección. Seleccione la tabla completa de la hoja Ej 1 y ordénela por la columna Materiales o B. Función Buscar A partir de la hoja Ej 1 se pueden crear las facturas para los clientes que realicen pedidos de materiales. En una nueva hoja escriba el pedido del cliente cuyo código es in90, según se muestra en la figura. Cambie el nombre de la etiqueta por Pedido y asígnele color azul. El cliente especifica en su pedido el material y la cantidad que necesita. Para calcular el precio que debe abonar por cada ítem se debe buscar en la hoja de stock el precio consignado. Ir de una hoja a la otra buscando los precios y escribirlos en la hoja de la factura es una tarea tediosa y proclive a errores, sobre todo si el stock tuviera miles de artículos y el cliente pidiera cientos de ellos. Excel provee la función Buscar para utilizar en estos casos, cuyos parámetros son: Buscar(valor buscado, vector de comparación, vector resultado) donde: valor buscado es el elemento cuyo precio se necesita vector de comparación es un conjunto de celdas donde hay elementos del tipo buscado vector resultado es el conjunto de celdas donde se encuentra el elemento relacionado con el elemento buscado. Por ejemplo, en el primer caso el elemento buscado es Tornillos, el vector de comparación en la hoja Ej 1 es la columna rotulada Materiales y el vector resultado es la columna rotulada Precio base. Seleccione la celda C4 e introduzca la función Buscar, para ello haga clic sobre el ícono en la barra de fórmulas y se presentará el cuadro INSERTAR FUNCIÓN. Proceda de igual forma que con la función Promedio. En la celda C4 quedará establecida la función que buscará Tornillos en la hoja Ej 1 y si los encuentra devolverá su precio base. Copie la función al resto de las celdas. Aparecerán resultados extraños. Qué está mal? Antes de copiar la función al resto de las celdas, debe anclar los rangos, caso contrario el rango cambiará con cada copia y terminará buscando en celdas que no corresponden al rango de trabajo. La tabla donde se realice la búsqueda deberá estar ordenada por la columna correspondiente al vector de comparación. Piense en lo difícil que sería buscar un número en la guía telefónica si no estuviera ordenada alfabéticamente por apellido. Ahora queda calcular el precio que se le cobrará al cliente. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 11

12 Escriba como rótulo de columna el texto Total Parcial. En una celda especial escriba el texto índice y al lado 45%, este será el porcentaje de ganancia que se le debe aplicar a cada ítem. En la celda D4 escriba la fórmula indicada y asegúrese de comprender cada una de sus partes. Cópiela al resto de las celdas. Verifique los valores que obtiene. Qué puede estar mal? Finalmente calcule el total de la factura y si es mayor de $1000 efectué un descuento del 10$. Formato condicional Cuando se necesita resaltar sólo algunos datos de una lista, se puede establecer una condición para que los datos que la cumplan tengan un aspecto diferente a los demás. Lo primero que se debe hacer es seleccionar el rango al que se le aplicará el formato diferente. Luego se elige de la Barra de Menús Formato Formato condicional... y se abrirá el cuadro de diálogo FORMATO CONDICIONAL. En él se establece el criterio de selección, si se necesita establecer más de un criterio para seleccionar distintas características se debe pulsar el botón Agregar>> que abrirá otro cuadro de diálogo similar. Finalmente pulse el botón Formato... que abrirá el cuadro de diálogo FORMATO DE CELDAS donde podrá elegir entre las etiquetas Fuente, Bordes y Sombreado para establecer el formato que tendrán los datos que cumplan con los criterios. Seleccione el botón Aceptar y se aplicarán automáticamente los nuevos formatos a los datos. Aplique Formato condicional de forma tal que los valores de la columna Compra que sean mayores a 2000 deberán tener el formato indicado en la figura. Listas personalizadas hoja de cálculo Ej 1 Filtros Cuando hay información que siempre sigue el mismo orden formando listas, es posible automatizar su escritura. Ya se ha visto cómo rellenar celdas con una lista personalizada. También se pueden establecer listas propias, para ello elija Herramientas Opciones... Listas personalizadas y en el cuadro Entradas de listas: podrá ingresar la nueva lista o importar el contenido de las celdas correspondientes de la hoja de cálculo especificando el rango en el cuadro Importar lista desde las celdas: Importe la lista de materiales desde la tabla en la Para obtener en forma rápida sólo los datos que cumplan con ciertas condiciones se utilizan filtros. Lo primero que debe hacer es seleccionar el rango al que se le quiere aplicar un filtro, luego de la Barra de Menús elija Datos Filtro Autofiltro y aparecerán pequeños cuadros con una flecha descendente en el extremo superior derecho de cada columna seleccionada. Seleccionando la flecha de la columna a partir de la cual se desea establecer el filtro, se desplegará una lista donde aparecen todas las opciones detectadas más otras tres opciones: Todas, Diez mejores..., Personalizar, Vacías y No vacías. Al elegir Personalizar aparecerá el cuadro de diálogo AUTOFILTRO PERSONALIZADO con cuatro listas desplegables, donde se pueden establecer los criterios deseados. Al oprimir Aceptar, el color de la flecha cambiará a azul para indicar que los datos están filtrados. Seleccione la columna Costo y elija la opción Personalizar. Allí establezca que queden visibles las celdas cuyo contenido sea mayor que $2.625,00. Oprima el botón Aceptar. Si se desea eliminar el filtro, se debe seleccionar nuevamente el rango e ir a la misma opción del menú, que tendrá un tilde al lado de Autofiltro, al deseleccionar la opción, el filtro desaparecerá. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 12

13 Subtotales Puede suceder que se necesite obtener información parcial sobre una lista de datos. Ingrese en la Hoja2 la lista de alumnos que se adjunta. Se requiere conocer cuántos alumnos obtuvieron cada nota registrada. Seleccione el rango de trabajo incluyendo el rótulo de la columna y elija en la barra de menús Datos Subtotales..., se verá el cuadro de diálogo SUBTOTALES. Allí se debe establecer la columna en la que se verificará el cambio que disparará la generación de subtotales, en Usar función: elija Cuenta y en Agregar subtotal a: tilde Nota. En las otras casillas tilde la correspondiente a Resumen debajo de los datos La lista debe estar previamente ordenada por la columna en la que se establecerán los subtotales. Al seleccionar el botón Aceptar se obtiene la misma lista con el agregado de la información solicitada en caracteres negrita e indicadores en el margen izquierdo de la fila dónde se ha producido el subtotal. Graficación de los datos Las características de gráficos de Excel permiten representar los datos de la hoja de cálculo de diferentes formas, incluyendo gráficos de líneas, de áreas, de barras, de columnas y circulares Seleccione el icono Asistente para gráficos de la barra de herramientas. Excel muestra el primero de los cuatro cuadros de diálogo ASISTENTE PARA GRÁFICOS: TIPO DE GRÁFICO. Elija en Tipo de gráfico: Columnas y a continuación el botón Siguiente>. Aparecerá el segundo de los cuadros de diálogo ASISTENTE PARA GRÁFICOS. En el cuadro de texto Rango de datos: seleccione el rango de la hoja de cálculo correspondiente a las columnas Precio base y Precio s/ compra. Incluya cualquier encabezado de fila o columna en su selección, para este ejemplo el rango es F4:G10. Las opciones Fila (o columna) indican si se utilizarán las series de datos en filas o en columnas. La opción usar columna (o fila) indica al Asistente para gráficos si la primera columna (o fila) del rango de la hoja de cálculo seleccionado contiene descripciones de las series de datos, referidas como texto de leyenda, o representa el primer punto de datos de las series. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 13

14 Seleccione la etiqueta Serie, allí podrá especificar el rango donde se encuentran los rótulos para el eje x. Seleccione el botón Siguiente> para visualizar el tercer cuadro de diálogo. Seleccione el cuadro de texto Título del gráfico y escriba el título que desee para su gráfico, también se pueden añadir títulos a los ejes del gráfico; hay una serie de etiquetas que se dejarán para que los analice cuando los necesite: Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos de datos, Tabla de datos. Para continuar seleccione el botón Siguiente> y aparecerá el cuarto y último cuadro de diálogo. El Asistente para gráficos permite ubicar el gráfico en una hoja de cálculo existente o en una nueva. Si toma la opción En una hoja nueva: a continuación escriba un nombre para la hoja del gráfico. Si en cambio decide situar el gráfico como un objeto incrustado en una hoja de cálculo, haga click en Como Objeto en: y seleccione el nombre de una hoja, a continuación oprima el botón Finalizar. Arrastre el cuadro incrustado hasta donde desee situarlo en la hoja de cálculo elegida. Si el aspecto del gráfico no es de su agrado, tiene menús contextuales que le permiten mejorar el aspecto. Elimine las dos cifras decimales del eje vertical. Disminuya el tamaño de la fuente de ambos ejes. Cambie el color gris de fondo del gráfico por blanco. Cambie la escala del eje vertical para que el mayor valor sea 60. Cambie el color de una de las series de datos. Cambie el tipo de letra y el tamaño del título del gráfico. Se desea conocer el porcentaje que representa la cantidad de cada material dentro del stock mínimo. Para ello se graficarán los datos utilizando un gráfico circular 3D. Elija en Tipo de gráfico: Circular y en Subtipo de gráfico: 3D sin explotar. Haga clic en la etiqueta Serie y a continuación en el botón Agregar. Llene los cuadros de entrada seleccionando con el mouse los rangos que se indican en la figura. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 14

15 Elimine la leyenda. En la etiqueta Rótulos de datos seleccione Nombre de la categoría y Porcentaje. En el cuadro Ubicación del gráfico seleccione la casilla En una hoja nueva y escriba como nombre Porcentajes. Realice los cambios que crea necesarios para mejorar el aspecto del gráfico. Separe el sector correspondiente al mayor porcentaje y aplíquele una trama. Introduzca el rótulo en el sector y cambie el color de la fuente a blanco con formato negrita. Cambie el color de la letra de los ítems que están representados con un 0%. A qué se deben estos porcentajes? Elija dos decimales para representar los números. Agregue un borde al gráfico. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL 15