Facturación Electrónica

Transcripción

1 Facturación Electrónica Manual de Proveedor- Grupo Telefónica Manual Proveedor Septiembre 2015

2 Propiedad Intelectual La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A. correspondiéndole por tanto la totalidad de los derechos sobre la misma. En virtud de lo anterior, corresponden a ADQUIRA ESPAÑA S.A. los derechos de explotación sobre la presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin autorización expresa y escrita de ADQUIRA S.A. Página 1 de 127

3 Índice 1. INTRODUCCIÓN A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA CONOCIMIENTOS GENERALES SOBRE LA FACTURA ELECTRÓNICA FACTURA ELECTRÓNICA Y FIRMA DIGITAL AVANZADA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN ADQUIRA MARKETPLACE PARTICULARIDADES DEL COMPRADOR - GRUPO TELEFÓNICA RÉGIMEN ESPECIAL DEL CRITERIO DE CAJA PESTAÑA DE FACTURAS EMITIDAS BUSCADOR GLOBAL, BÚSQUEDA AVANZADA Y FILTROS DE FACTURAS CARPETAS PERSONALIZADAS QUÉ DEBEMOS HACER PREVIAMENTE? INSTALAR UN CERTIFICADO DIGITAL PARA LA FIRMA ELECTRÓNICA INSTALAR SOFTWARE DE FIRMA DIGITAL AVANZADA CÓMO GESTIONAR FACTURAS ELECTRÓNICAS? FACTURAS ELECTRÓNICAS CON REFERENCIA A PEDIDO CUÁLES SON LOS PEDIDOS FACTURABLES? CÓMO CREAR UNA FACTURA CON REFERENCIA A PEDIDO? CREAR FACTURA DESDE EL ENLACE CREAR FACTURA, SITUADO EN LA PÁGINA DE INICIO CREAR FACTURA DESDE LOS PEDIDOS PENDIENTES DE FACTURA DE LA PÁGINA DE INICIO CREAR FACTURA DESDE LA PESTAÑA FACTURA EN EL APARTADO PENDIENTES CREAR FACTURAS DESDE LA PESTAÑA FACTURAS DESDE EL APARTADO CREAR CREAR FACTURA ACCEDIENDO DIRECTAMENTE A UN PEDIDO FACTURABLE FACTURA ORDINARIA Y FACTURA RECTIFICATIVA FACTURA ORDINARIA FACTURA RECTIFICATIVA FACTURA RECTIFICATIVA CON REFERENCIA A PEDIDO FACTURA RECTIFICATIVA SIN REFERENCIA A PEDIDO, CON REFERENCIA A FACTURA FACTURA RECTIFICATIVA SIN REFERENCIA A PEDIDO, SIN REFERENCIA A FACTURA PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE UNA FACTURA ORDINARIA INDIVIDUAL PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE FACTURAS ORDINARIAS DE FORMA MÚLTIPLE PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE FACTURAS ORDINARIAS MEDIANTE CARGA DE UNA HOJA EXCEL PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE FACTURAS ORDINARIAS MEDIANTE FACTURAR RECEPCIONES PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE UNA FACTURA RECTIFICATIVA NORMAL FACTURAS ELECTRÓNICAS SIN REFERENCIA A PEDIDO ELECTRÓNICO CREAR FACTURA ELECTRÓNICA SIN REFERENCIA A PEDIDO ELECTRÓNICO DATOS DE CABECERA DE FACTURA DATOS DE LÍNEAS DE FACTURA AGREGAR LÍNEAS FUERA DE LA BASE IMPONIBLE (USUARIOS INTRAGRUPO) FIRMAR UNA FACTURA ELECTRÓNICA FIRMA POR EL PROVEEDOR FIRMA DELEGADA EN ADQUIRA Página 2 de 127

4 GESTIÓN DE FACTURAS DESPUÉS DE FIRMAR ENVIAR FACTURA AL COMPRADOR VISUALIZAR FACTURAS DUPLICADOS DE FACTURAS A TRAVÉS DEL MENÚ FACTURAS PULSANDO EL ACCESO CREAR FACTURAS -NUEVA FACTURA DE LA PÁGINA DE INICIO FACTURA RECTIFICATIVA DE ANULACIÓN CONSULTAR FACTURAS ASOCIADAS A UN PEDIDO ESTADOS DE UNA FACTURA DESCARGAR Y GUARDAR FACTURAS EN FORMATO ELECTRÓNICO POSIBILIDADES DE VISUALIZACIÓN DE UNA FACTURA EN FORMATO LEGIBLE FICHERO XML CON VISOR FACTURA EN FORMATO PDF EN FORMATO NO LEGIBLE POSIBLES ERRORES ERROR EN LA FECHA DE FACTURA ERROR EN LA FECHA DE VENCIMIENTO DE PAGO ESTIMADA ERROR AL CANCELAR LA FIRMA POR PARTE DEL USUARIO EN LA SELECCIÓN DEL CERTIFICADO ERROR AL INTRODUCIR LA CONTRASEÑA ERROR CON CERTIFICADO CADUCADO ERROR CERTIFICADO EMITIDO POR UNA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN NO RECONOCIDA ERROR AL NO EXISTIR CERTIFICADO SELECCIONABLE ERRORES TRAS EL ENVÍO DE DOCUMENTOS PARTICULARIDADES DEL GRUPO TELEFÓNICA REINO UNIDO FACTURAS MULTIDIVISA REPÚBLICA CHECA FACTURACIÓN POR CARGA DE FICHERO CON FORMATO ISDOC FACTURAS MULTIDIVISA ALEMANIA LÍNEAS CON DESCUENTO BRASIL MODIFICACIÓN DE LOS CAMPOS DE COMPRADOR EN LAS FACTURAS IMPUESTOS CARGA MASIVA DE FACTURAS DESDE FICHERO EXCEL FACTURACIÓN LEGAL BRASIL FACTURAS DE MATERIALES VALIDACIÓN DEL XML FACTURAS DE SERVICIOS PEDIDO OBLIGATORIO FACTURACIÓN LEGAL CHILE FACTURAS CON REFERENCIA A PEDIDO ELECTRÓNICO FACTURAS SIN REFERENCIA A PEDIDO ELECTRÓNICO NOTIFICACIONES DEL SISTEMA Página 3 de 127

5 4.1. NOTIFICACIONES A PROVEEDORES PARA LA GESTIÓN DE FACTURAS FACTURA ELECTRÓNICA ENVIADA DESDE ADQUIRA MARKETPLACE ACEPTACIÓN DE UNA FACTURA POR SU COMPRADOR EN ADQUIRA MARKETPLACE RECHAZO DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA POR EL COMPRADOR EN ADQUIRA MARKETPLACE SE HA PRODUCIDO UN FALLO EN EL ENVÍO DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA SELECCIÓN DE NOTIFICACIONES QUE SE DESEA RECIBIR REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL ACCESO A LA HERRAMIENTA MICROSITE DE FORMACIÓN Página 4 de 127

6 1. Introducción a la Facturación electrónica 1.1. Conocimientos generales sobre la factura Electrónica Factura electrónica y Firma digital Avanzada Una de las características fundamentales del modelo de facturación electrónica es la firma electrónica de los documentos definitivos (facturas ordinarias, facturas rectificativas, facturas rectificativas de anulación y duplicados de todas las anteriores). El objeto de la utilización de la firma electrónica es que el emisor de las facturas pueda ser identificado por el receptor del mensaje, permitiendo asegurar en todo momento la integridad del mensaje. La firma electrónica permite: Verificar la autenticidad del origen de los mensajes enviados (Autenticación). Verificar que la información contenida en los mensajes no ha sido modificada desde su generación (Integridad). Asegurar que la firma sólo ha podido ser generada por un emisor (No repudio). La firma electrónica a utilizar es del tipo firma digital avanzada, que según la ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica es aquella firma electrónica que permite la identificación del signatario y ha sido creada por medios que éste mantiene bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos Facturación Electrónica en Adquira Marketplace A través de Adquira Marketplace, podrá gestionar las facturas de los pedidos transados en Adquira: o Crear facturas ordinarias en base a recepciones de mercancías comunicadas por el comprador. o Crear facturas ordinarias con referencia a pedidos sin recepciones comunicadas desde el sistema del comprador. o Crear facturas ordinarias sin referencia a pedidos. o Crear facturas rectificativas en base a devoluciones de mercancías y/o anulaciones de recepciones comunicadas por el comprador, rectificando así facturas ordinarias previas. o Anular facturas ordinarias y facturas rectificativas, creando facturas rectificativas de anulación. o Crear duplicados de todos los tipos de factura anteriormente mencionados. o Firmar electrónicamente y enviar al comprador originales o duplicados de todos los tipos de factura anteriormente mencionados. o Visualizar y descargar todos los tipos de factura anteriormente mencionados. Página 5 de 127

7 IMPORTANTE: En el presente documento, cuando nos refiramos a facturas electrónicas, estaremos englobando las facturas ordinarias, las facturas rectificativas y las facturas rectificativas de anulación. Puede acceder a la gestión de Facturas a través de la pestaña Facturas (1) o desde el enlace Crear factura de la opción Acciones Habituales (2) disponibles desde la página de inicio. También es importante destacar que en la página de inicio podrá acceder directamente a la lista de pedidos pendientes de facturar (3). Le recordamos que, para una mejor gestión de sus facturas, podría asignar tres nuevas series (rangos de numeración) para la facturación electrónica, diferentes de las habitualmente utilizadas para la facturación por otros medios (en formato papel, etc). Podría prever una serie para facturas ordinarias, otra serie para facturas rectificativas y otra serie para facturas rectificativas de anulación. De esta forma, la identificación y búsqueda de estos documentos electrónicos se verá facilitada. Página 6 de 127

8 Particularidades del Comprador - Grupo Telefónica Para las empresas del Grupo Telefónica se podrán crear a través de Adquira Marketplace las siguientes facturas: - Facturas ordinarias con referencia a pedidos. - Facturas ordinarias sin referencia a pedidos - Facturas rectificativas y Facturas rectificativas de anulación (FRA) de facturas ordinarias. - Duplicados de facturas de las anteriormente mencionadas Régimen especial del criterio de Caja Como consecuencia de la nueva Ley de Emprendedores, determinados proveedores podrían acogerse a un Régimen Especial de IVA / IGIC por el cual el IVA / IGIC que repercuten a sus clientes, no lo ingresan en la Agencia Tributaría hasta que no cobren total o parcialmente la factura. A su vez los destinatarios de las operaciones de dichos proveedores acogidos a este Régimen Especial, no podrán deducir el IVA / IGIC total o parcial, incluido en factura, hasta el momento en que dicha factura sea pagada total o parcialmente, o, si no se produce dicho pago, el 31 de diciembre del año inmediato posterior. Para acogerse a esta opción deberá acceder a Editar perfil, para modificar la configuración de su empresa. Por defecto, en Marketplace ninguna empresa estará acogida al régimen especial. Una vez en el perfil de usuario debe seleccionar la opción Criterio de Caja Página 7 de 127

9 Cuando modifique la configuración le aparecerá una ventana para confirmar la selección y evitar modificaciones erróneas. En el momento en que una empresa se acoge a este régimen, al crear las facturas en Marketplace aparecerá un texto identificativo tanto en la pantalla de la factura como en el fichero PDF. Página 8 de 127

10 Pestaña de Facturas Emitidas En la parte superior de la pantalla, encontrará la pestaña Facturas Emitidas, dicho apartado le permitirá gestionar sus facturas en función de los distintos estados en los que éstas se encuentren: A continuación veremos los diferentes estados por los cuales puede pasar una factura que visualizaremos en la pestaña Facturas Emitidas. Los submenús que nos encontramos son los siguientes: Crear Nueva factura, nos llevará al asistente para la creación de facturas. Estado En Facturas en borrador, encontrará todas las facturas que hemos creado, pero que aún no están firmadas. Página 9 de 127

11 En Facturas firmadas, se encuentran todas las facturas que hemos firmado electrónicamente, pero que aún no se han enviado al comprador. En Enviando, encontrará todas las facturas firmadas que hemos enviado al comprador. Las facturas se encontrarán en este estado hasta que hayan sido correctamente recibidas y procesadas en el sistema del comprador (validaciones técnicas y funcionales). Facturas rechazadas, nos muestra aquellas facturas que han sido rechazadas por el comprador, y que usted deberá anular. Facturas Aceptadas, nos muestra aquellas facturas que han sido aceptadas por el comprador, y que usted podría anular en caso de necesidad. Ver todas, nos muestra todas las facturas de este apartado. Histórico de facturas Facturas enviadas, recoge todas aquellas facturas que han sido correctamente recibidas y procesadas en el sistema del comprador (validaciones técnicas y funcionales) y que están pendientes de aceptación o rechazo por el comprador, además de los duplicados. Facturas Rectificadas, recoge aquellas facturas ordinarias que se han rectificado, generando la/s correspondiente/s factura/s rectificativa/s y enviándosela/s al comprador. Facturas Pagadas, contiene las facturas aceptadas por el comprador y para las que el comprador ha notificado el pago desde su sistema. Nota: la funcionalidad de facturas Pagadas actualmente solo está disponible para las empresas que facturen con Telefónica Móviles España. Facturas anuladas, recoge aquellas facturas ordinarias o rectificativas que usted ha anulado, generando la correspondiente factura rectificativa de anulación y enviándosela al comprador. Informes Ver todas, nos muestra todas las facturas de este apartado. Facturas cargadas, recoge los ficheros que hemos cargado para la creación múltiple de facturas Buscador Global, Búsqueda Avanzada y filtros de facturas La aplicación dispone de una serie de mecanismos para realizar búsquedas de Facturas. Son accesibles desde cualquier punto durante la navegación por la Web, en la parte superior de la página Web: la búsqueda global y la búsqueda avanzada. También se Página 10 de 127

12 puede realizar la búsqueda de una factura desde cualquiera de los enlaces vistos en el punto anterior, filtrando los datos por el tipo de documento. A continuación se describe el uso de las distintas opciones para realizar búsquedas: Buscador Global: Mediante un cuadro de texto para introducir patrones de búsqueda, se pueden realizar búsquedas por el Número de Factura, previamente debemos seleccionar la opción de Facturas emitidas. Búsqueda Avanzada: Además podemos ajustar nuestra búsqueda, con la opción de Búsqueda Avanzada. Una vez dentro de la búsqueda avanzada. La herramienta nos presenta dos opciones Búsqueda avanzada y Búsqueda Múltiple. En la Búsqueda avanzada podremos afinar la búsqueda estableciendo criterios, tales como: Tipo de documento, Estado, Fecha de creación y mediante el campo Por Contenido, en el que introduciremos el patrón de búsqueda y el campo en el campo se puede acotar la búsqueda por Compañía compradora, Número de factura, Id. Pedido Comprador y Referencia Adquira: Página 11 de 127

13 Podremos definir uno o varios criterios de búsqueda y combinarlos con diferentes operaciones relacionales, agregando más o menos condiciones en cada uno de los filtros existentes, de manera que el resultado sea lo más preciso posible y se ajuste a nuestras necesidades. En la búsqueda Múltiple, podremos incluir hasta 25 números de factura separados por comas y de esa forma obtener el listado de las facturas indicadas. Página 12 de 127

14 Búsqueda por Filtro: Este tipo de búsqueda nos permite realizar un filtrado por tipo de documento, de esta forma podemos visualizar solamente el tipo de facturas que se ha seleccionado. Indica el Nº total de facturas que se encuentran en el estado que seleccionamos. Nos permite realizar un Filtro por el tipo de factura. Seleccionamos primero el tipo de factura y luego pinchamos en Filtrar. Al seleccionar el tipo de factura veremos que estos campos aparecen abreviados. Estas abreviaciones hacen referencia a los siguientes significados: F orig. Factura ordinaria original FRA orig. Factura rectificativa de anulación original F dupl. Duplicado de factura ordinaria FRA dupl. Duplicado de factura rectificativa de anulación FR orig. Factura rectificativa original FR dupl. Duplicado de factura rectificativa 1.2. Carpetas personalizadas Página 13 de 127

15 Con esta opción se pueden seleccionar facturas (una o varias), para un fácil seguimiento de las mismas. En la pestaña de Facturas Emitidas encontraremos el apartado Favoritas y en el enlace mostrar todos nos llevará al listado de facturas incluidas en esta lista. Al acceder la factura en el desplegable de Acciones encontraremos la opción Marcar para agregar la factura a la lista de favoritas para poder realizar especial seguimiento. Una vez marcada, Marketplace nos confirmará que la factura se ha marcado como favorita. Al acceder a la factura podremos ver un símbolo identificando el pedido como marcado. Página 14 de 127

16 Posteriormente al acceder al enlace Mostrar Todos, nos llevara al listado de facturas que hayamos marcado. Posteriormente también podemos eliminar de esta vista el o las facturas correspondientes al acceder a la factura y en el desplegable de acciones seleccionando Desmarcar Qué debemos hacer previamente? Instalar un certificado Digital para la firma Electrónica En el proceso de alta en Adquira Marketplace para la facturación electrónica, usted habrá elegido un tipo firma: Página 15 de 127

17 Firma por el proveedor: Usted firmará con un certificado propio que le identifique como persona física o como persona jurídica. Firma delegada en Adquira: Usted habrá delegado la firma en Adquira, por lo que firmará con el certificado de Adquira. En el caso de haber elegido la Firma por el Proveedor, para poder firmar electrónicamente sus facturas, previamente tendrá que instalar en su ordenador un Certificado de Firma Digital Avanzada, según establece la legislación española. Adquira pone a su disposición información adicional sobre cómo obtener e instalar su Certificado. Para ello, consulte la Guía de obtención de Certificados de Firma Digital Avanzada en el Área de Formación de Adquira Instalar Software de Firma digital Avanzada Para poder crear Facturas Electrónicas en Adquira Marketplace, una vez haya instalado el Certificado Digital, debe instalar el software (Applet) de Firma Digital Avanzada. Adquira Marketplace le ofrece este software gratuitamente. Su instalación es sencilla. Deberá llevar a cabo esta instalación el día que Adquira le haya comunicado que puede facturar electrónicamente (no antes). Ese día, póngase en contacto con el departamento técnico o de sistemas de atención a usuarios de su empresa, para que un usuario de dicho departamento acceda como administrador local de su máquina. Dicho usuario deberá acceder a Adquira Marketplace utilizando su usuario y contraseña, el cual habrá sido configurado previamente por Adquira para gestionar facturas electrónicas. El sistema le solicitará que instale el software (Applet) para poder firmar facturas electrónicamente desde su ordenador. Recuerde que debe pulsar SI para instalar el software. Página 16 de 127

18 Una vez instalado el software de firma, usted podrá acceder normalmente, desde su ordenador, a Adquira Marketplace, utilizando su usuario y contraseña; podrá así emitir facturas electrónicas firmadas a través de Adquira Marketplace. Si quisiera acceder a Adquira Marketplace desde otro equipo donde no haya sido ya instalado el software de firma, deberá repetir los pasos descritos anteriormente. 2. Cómo Gestionar Facturas Electrónicas? Adquira Marketplace permite la gestión de facturas tanto con referencia a pedido como sin referencia a pedidos gestionados a través de la herramienta Facturas Electrónicas con referencia a pedido Las facturas electrónicas con referencia a Pedidos Electrónicos gestionados en Adquira Marketplace, son aquellas que se emiten en relación a las recepciones (u otras posiciones como devoluciones o anulaciones de recepción) que se han realizado en la herramienta de dichos pedidos Cuáles son los pedidos facturables? Definimos como pedidos facturables a aquellos pedidos susceptibles de ser facturados, por tener asociados al menos un movimiento de mercancías enviado por el comprador y aún no incluido en una factura. Los movimientos de mercancía que puede enviar el comprador en su sistema van a ser recepciones, devoluciones o anulaciones de recepción. Estos movimientos provocarán sus correspondientes facturas. Además también tendremos la opción de realizar facturas de pedidos sin recepciones asociadas en casos particulares que veremos en los apartados XXXXX Cómo crear una factura con referencia a pedido? Para crear una Factura con referencia a un pedido de Adquira Marketplace, se puede proceder de distintas maneras: i) Pulsando el acceso Crear Factura, situado en página de inicio en el menú de Acciones Habituales. ii) Pulsando directamente en alguno de los pedidos que aparecen en el listado de Pedidos pendientes de facturar en la página de inicio. iii) A través de la pestaña Pedidos, en el apartado pendientes de facturar y/o de crear facturas rectificativas. iv) A través de la pestaña facturas, en el apartado crear en el enlace nueva factura. v) Accediendo dentro de un pedido que contenga algún movimiento de mercancías pendiente de facturar. Página 17 de 127

19 Crear factura desde el enlace Crear Factura, situado en la página de inicio Pulsando en este enlace accedemos a los siguientes pasos previos en los que deberemos escoger entre varias opciones: 1- Nos aparece un menú en el que debemos determinar si la factura que vamos crear va a ser en base a un pedido o bien sin referencia a pedido, y también desde aquí nos dará la opción de crear un Duplicado de Facturas o una Factura Rectificativa. En el caso de no tener el usuario permisos de facturación electrónica sin referencia a pedido, este menú no aparece. (Ver más información acerca de la facturación sin referencia a pedido en el punto 2.2. Facturas Electrónicas sin referencia a pedido) Crear factura desde los pedidos pendientes de factura de la página de Inicio En la página de inicio, nos encontramos un listado con los pedidos que se encuentran pendientes de facturar. Página 18 de 127

20 Desde allí podemos acceder al pedido, pulsando sobre el identificador, y al visualizar lo detalles del mismo, también podremos crear la factura mediante el botón Crear factura Crear factura desde la pestaña factura en el apartado pendientes En el apartado de Pendientes en el menú lateral izquierdo se puede acceder directamente a los pedidos pendientes de crear una factura normal o de crear una factura rectificativa. Si pulsamos en el enlace de facturar, la aplicación nos lleva a un listado de los pedidos que tienen alguna posición pendiente de crear su correspondiente factura ordinaria. Si pulsamos en el enlace de crear factura rectificativa, la aplicación nos lleva directamente a un listado de aquellos pedidos que tienen alguna posición de devolución o anulación de recepción que previamente se había facturado, y de la cual deberemos crear su correspondiente factura rectificativa. En cualquiera de los listados que nos aparece (tanto accediendo desde el enlace Pendiente facturar o bien Pendiente crear factura rectificativa, podremos seleccionar un pedido y acceder a él para ver sus detalles pulsando el botón Ver detalle o bien directamente crear la factura pulsando el botón Crear factura, como se puede observar en la siguiente imagen. Página 19 de 127

21 Crear facturas desde la Pestaña facturas desde el apartado Crear En la pestaña facturas en el apartado Crear, se encuentra el enlace Nueva factura que, al pulsar sobre él nos lleva al asistente de creación de facturas tal como explicamos en este manual en el punto Crear factura accediendo directamente a un pedido facturable Desde la pestaña Pedidos en el apartado Pendientes y Por estado del menú lateral, se puede acceder a un pedido para facturarlo (siempre y cuando dicho pedido contenga recepciones pendientes de ser facturadas). Los estados del pedido en los que podrá crear factura serán: Página 20 de 127

22 Parcialmente Expedidos, aquellos pedidos en los que quedan cantidades pendientes de expedir, ya sea correspondiente a una línea o varías líneas de pedido e independientemente de que tenga recepciones por parte del comprador. Este estado sólo corresponde a pedidos de empresas del Grupo Telefónica y pedidos se servicios de BBVA. Parcialmente Recibidos, aquellos pedidos que el proveedor ha expedido en su totalidad (en el caso que corresponda expedir) y sobre los que el comprador ha realizado recepciones, quedando todavía pendiente cantidades por recibir. Este estado es independiente de que el pedido tenga o no cantidades devueltas. Recibidos, aquellos pedidos que ha recibido totalmente el comprador y que no tienen devoluciones de mercancías comunicadas por el proveedor. Devoluciones, aquellos pedidos que tienen al menos una devolución de mercancía comunicada por el comprador y que hayan sido recibidos totalmente. Parcialmente Facturados, aquellos pedidos que tienen al menos una factura asociada pero que tienen recepciones, devoluciones o anulaciones de recepciones pendientes de facturar. Ver todos, podemos ver todos los pedidos facturables independientemente de su estado. Por cualquiera de estos puntos de menú, accedemos a la lista de pedidos correspondientes a ese estado. Tras haber seleccionado un pedido en concreto y pulsado el botón Ver detalle, accederemos al pedido. Si el pedido contiene posiciones facturables que aún no han sido facturadas, aparecerá el botón Crear Factura en la parte superior derecha, que deberemos pulsar para crear la factura correspondiente a dichas recepciones Factura Ordinaria y Factura Rectificativa A la hora de crear una factura debemos especificar si la factura a emitir será una factura normal en base a un pedido o si es una factura rectificativa, es decir, que modifica a una factura anterior Factura Ordinaria Página 21 de 127

23 Para crear una factura ordinaria debemos seleccionar la opción Factura con referencia a pedido Al entrar por la opción Factura con referencia a pedido, se nos despliegan varias opciones para seleccionar si se quiere crear una única factura, o bien crear facturas a partir de una selección múltiple de pedidos, o por último, crear facturas mediante la carga de un fichero Excel. Cualquiera que sea la opción escogida dentro de esas opciones, los pedidos que aparecerán como facturables, serán aquellos que puedan dar lugar a una factura ordinaria, es decir aquellos pedidos con recepciones de mercancías pendientes de facturar y devoluciones de mercancías vinculadas a dichas recepciones, también pendientes de facturar. Las recepciones de mercancías anuladas por las correspondientes anulaciones de recepciones no aparecerán como facturables ya que ambos movimientos de mercancías se compensan Factura Rectificativa Para crear una factura rectificativa debemos seleccionar la opción Factura rectificativa y nos desplegará un menú con los tipos de Facturas Rectificativas que podemos crear: Factura Rectificativa con referencia a pedido, Factura Rectificativa sin referencia a pedido, con referencia a factura y Factura Rectificativa sin referencia a pedido, sin referencia a factura. En este apartado veremos cómo crear una Factura Rectificativa con referencia a pedido y para ello, debemos seleccionar la opción de: Factura Rectificativa con referencia a Pedido. Página 22 de 127

24 Factura Rectificativa con referencia a Pedido Al acceder por la opción Factura rectificativa con referencia a pedido, se visualizarán aquellos pedidos que puedan dar lugar a una factura rectificativa, es decir aquellos pedidos con devoluciones de mercancías o anulaciones de recepciones de mercancías, vinculadas a recepciones de mercancías ya facturadas previamente. Una factura rectificativa, como su nombre indica, rectificará una, y sólo una, factura ordinaria previamente creada y aceptada. Nota: Si accedemos a crear una factura desde la opción Crear Factura desde la pestaña pedidos en el apartado pendientes, no nos solicitará la aplicación si debemos crear una factura normal o rectificativa, pues el listado de pedidos que aparece ya hace referencia a unos u otros. Al seleccionar cualquiera de las opciones de crear factura, la aplicación nos mostrará un listado de pedidos pendientes de crear su correspondiente factura (bien sea una factura ordinaria o bien rectificativa, en función de la opción escogida). Página 23 de 127

25 Factura Rectificativa sin Referencia a pedido, con referencia a factura También tenemos la opción de crear una Factura Rectificativa sin referencia a pedido, con referencia a factura en el caso de que exista una factura previa registrada en la aplicación. Para ello, debemos Pulsar la opción correspondiente tal como se muestra a continuación: De esta manera nos aparecerán aquellas facturas que han sido creadas sin referencia a pedido, susceptibles de crear sobre ellas una Factura Rectificativa. Página 24 de 127

26 Una vez hayamos seleccionado el botón Rectificar, accederíamos a la factura Rectificativa que estamos creando. Al igual que en cualquier factura, existen una serie de campos obligatorios que debemos rellenar, dichos campos están resaltados en color crema. Debemos rellenar el campo Comentarios de Proveedor Página 25 de 127

27 A continuación debemos añadir las líneas a incluir en la factura rectificativa hasta concluir el flujo de la misma (Véase Crear Factura sin referencia a pedido. Apartado 2.2.1) Factura Rectificativa sin referencia a pedido, sin referencia a factura También tenemos la opción de crear una Factura Rectificativa sin referencia a pedido, sin referencia a factura en el caso de que no exista una factura previa registrada en la aplicación. Seleccionamos la opción tal como se muestra en la figura: Igual que en el caso anterior, al pulsar esta opción nos llevará a la pantalla de crear la Factura rectificativa, con la diferencia que en este caso la factura que estamos elaborando no rectifica a una factura creada a través de Marketplace sino que rectificaría a una factura que hayamos realizado por fuera de la plataforma, es decir en papel (está opción está disponible para usuarios que utilicen la opción de facturar sin referencia a pedido) Proceso General de creación de una factura ordinaria Individual Para generar una única factura ordinaria con referencia a un pedido, pulsamos en el enlace Nueva factura en el apartado Crear, de la pestaña facturas. Aquí se nos despliega el Asistente para la Creación de de Facturas y debemos seleccionar la opción Factura con referencia a pedido. Posteriormente, nos aparece un menú donde deberemos seleccionar la opción Crear factura única. La aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos con los movimientos o posiciones del mismo pendientes de crear su correspondiente factura ordinaria. Página 26 de 127

28 Como vemos en la siguiente imagen, una vez aceptada la opción de crear factura única, nos mostrará la aplicación el listado de los pedidos susceptibles de ser facturados: Una vez dentro de ese listado, para crear una factura, debemos acceder al pedido que deseemos facturar. Para ello seleccionaremos el pedido y pulsaremos el botón Ver detalle si deseamos visualizar el pedido antes de crear la factura, o bien pulsaremos directamente sobre el nombre o número del pedido para visualizarlo. Si, por otro lado, lo que queremos es crear directamente una factura pulsaremos el botón Crear factura, y Adquira Marketplace nos mostrará las posiciones del pedido escogido que se pueden seleccionar para crear la factura. Página 27 de 127

29 Para el presente ejemplo, vamos a acceder al pedido pulsando el botón Ver detalle en lugar del botón Crear factura y la aplicación nos mostrará toda la información del mismo distribuido en los siguientes apartados: datos del pedido, comprador, líneas de pedido y estado de las mismas, datos de expedición, datos de facturación, datos de pago, comentarios y anexos. Con el enlace Contraer Todo, se ocultarán los datos del pedido, Comprador, datos de expedición, datos de facturación, datos de pago y comentarios, accediendo directamente a las líneas del pedido. Página 28 de 127

30 Las líneas susceptibles de ser facturadas son las que se encuentran en estado Recibido, Parcialmente recibido, Parcialmente expedido, Parcialmente facturado y Devoluciones. Para verificar si existe alguna recepción pendiente de facturar en un pedido concreto, puede acceder a los detalles de la línea (deberá pulsar el botón Ver Detalle situado debajo de las líneas del pedido, tal y como se puede ver en la imagen anterior) y verificar si sus recepciones tienen o no alguna factura asociada y en el caso que sí la tiene, entonces verificar en qué estado está esa factura. En la siguiente imagen, hemos accedido a los detalles de la línea de un pedido, y se puede observar que a pesar de estar recibida, no tiene ninguna factura asociada, por lo que esa recepción aparecerá como facturable al crear una factura: Una línea (y por lo tanto un pedido) puede tener más de una recepción y más de una factura asociada (por ejemplo una factura por cada recepción realizada). Cuando estamos visualizando un pedido que tiene recepciones pendientes de facturar, aparece el botón Acciones y debemos seleccionar la opción Crear factura. Si pinchamos en ella, la aplicación nos mostrará las posiciones que se pueden facturar (y que deberemos seleccionar). Página 29 de 127

31 En este punto, nos muestra las posiciones (o partidas) que podemos incluir en la factura que estamos creando, las cuales podremos seleccionar. Podremos seleccionar todas o sólo algunas, de las partidas, seleccionando en cada casilla correspondiente. Una vez seleccionadas las partidas a facturar, deberemos pulsar el botón Crear factura, donde ya aparecerán los datos de cabecera a rellenar. Al crear facturas ordinarias, seleccionando recepciones y devoluciones de mercancías facturables, el sistema chequeará el saldo resultante. El saldo deberá ser positivo creándose una factura ordinaria. En caso de ser igual a cero, aparecerá un mensaje de error Indicando que el pedido es no facturable. A continuación accederemos al borrador de la factura. Tendremos que cumplimentar los campos obligatorios de la factura que aparecen en la cabecera, como: Número de factura Fecha de factura Fecha de vencimiento del pago estimada. Página 30 de 127

32 En el campo Número, corresponde al número de factura, se deberá informar un valor alfanumérico de 15 dígitos como máximo (Para proveedores de latam el valor máximo de este campo es de 16 dígitos, excepto para Perú que son 13 dígitos). En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error. Para empresas tales como: BBVA, TDE y TME el número de factura debe ir en mayúsculas, sin caracteres especiales y no puede empezar por 0. En el campo Fecha de factura aparecerá por defecto la fecha del día como fecha de creación de la factura, pero este dato se puede modificar. La fecha de factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de mercancías seleccionado más reciente y la fecha del día, ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error. En el campo Fecha de vencimiento del pago estimada, Normalmente el sistema mostrará esta fecha según la información contenida en el pedido. En el caso de no incluirse se deberá informar una fecha superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error. El campo Condiciones de pago podrá venir informado con un valor fijo no modificable ( transferencia ) o mostrará por defecto el método de pago del pedido. Se puede mostrar u ocultar la información de complementaria de la factura mediante los enlaces: Expandir Todo y contraer todo. Página 31 de 127

33 Se pueden expandir o contraer los apartados para visualizar u ocultar la información Pulsando Añadir línea puede añadir nuevas partidas facturables del mismo pedido a la factura que está creando. Pulsando el botón suprimir puede eliminar una línea de esta factura. Puede modificar el tipo impositivo si es incorrecto o bien informar el campo Datos de Comprador. Para ello pulse el botón Modificar situado bajo a las líneas de factura. Asimismo, puede modificar en una única pantalla todas las líneas, pulsando el botón Modificación masiva. Al pulsar en Modificación masiva o bien en Modificar podremos modificar el Impuesto y Tipo impositivo. Página 32 de 127

34 Una vez modificados estos campos los aceptamos y volvemos a la pantalla anterior. Verificaremos entonces que disponemos de un campo denominado Datos de la firma digital, donde podremos verificar si los datos de la firma electrónica son correctos; así como verificar si la factura está o no firmada. Cuando haya revisado y cumplimentado todos los campos de la factura, pulse el botón Guardar. Que lo encontrará en el botón desplegable Acciones. Página 33 de 127

35 Los posteriores pasos de firma y envío de facturas, se contemplan en los apartados 2.3 y 2.4 de este manual Proceso general de creación de facturas ordinarias de forma múltiple Para generar facturas ordinarias con referencia a pedidos de forma múltiple en Adquira Marketplace, una vez pulsemos en Nueva Factura deberemos seleccionar la opción Factura con referencia a pedido, y posteriormente, en el siguiente menú de opciones deberemos seleccionar la opción Facturación múltiple por selección de pedidos. La aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos facturables, pero con alguna diferencia en la pantalla respecto a aquélla que nos mostraba cuando seleccionábamos la opción de facturar una única factura (pues ahora se pueden seleccionar varios pedidos a la vez, por ejemplo). Al seleccionar esa segunda opción, nos aparece la siguiente pantalla de listado de pedidos facturables, con una cabecera donde se podrá establecer una serie de datos, tales como un valor raíz, un valor inicial para empezar a numerar las facturas que se van a crear, y también se podrá establecer una fecha de factura y de vencimiento, en dicha cabecera. Página 34 de 127

36 En este tipo de facturación (múltiple) es posible facturar todos los pedidos que aparecen en pantalla, así como tan sólo aquéllos que seleccionemos. Pero al menos deberemos seleccionar uno o si no la aplicación nos mostrará un error. Para la opción del botón Ver Detalle, tan sólo podremos seleccionar un solo pedido, no permitiendo la aplicación la visualización de más de un pedido a la vez. Página 35 de 127

37 Permite ver los detalles de solo un pedido seleccionado Una vez seleccionemos los pedidos a facturar (ya sean todos los de la pantalla, o bien, tan sólo los que decidamos) y sabemos que la numeración va a ser consecutiva, podemos establecer un valor en Raíz y un valor para la primera factura. Así, si hemos seleccionado tres pedidos, podemos por ejemplo establecer en el campo Raíz el valor F y en valor inicial También podemos establecer una fecha de Factura y una fecha de vencimiento de las facturas que vamos a generar, recordando que la fecha de la factura tiene que estar comprendida entre la fecha de la última recepción y la fecha actual: Una vez establecidos dichos campos como veíamos en la imagen anterior, pulsaremos el botón Aplicar y Adquira Marketplace nos establecerá automáticamente los valores de números de facturas y fechas a las líneas de pedidos que hayamos seleccionado para facturar. En el ejemplo que estamos viendo, establecerá los valores F0001, F0002 y F0003, respectivamente a cada pedido que corresponda, como en las imágenes se puede observar, ya que seleccionamos 3 pedidos a facturar, indicando que las facturas debían empezar con el valor F y el empezar la numeración de las mismas con 0001 Página 36 de 127

38 Si por otro lado, los números de las facturas que queremos emitir no van a ser consecutivos, y tienen para nosotros un valor ya asignado internamente en nuestro sistema, podemos seleccionar los pedidos que deseemos facturar, pudiendo introducir el valor que queramos en la correspondiente caja de texto que hace referencia al número de factura, en cada línea de pedido del listado que aparece debajo de la cabecera de esa página, tal y como se puede observar en la siguiente imagen. No será necesario en ese caso poner ningún dato en el campo Raíz y valor inicial de la cabecera: Como vemos en la imagen superior, hemos seleccionado tres pedidos, y hemos establecido diferentes números de facturas para cada uno de ellos, así como diferentes fechas de vencimiento. Una vez ya tenemos los pedidos seleccionados con los datos cargados (ya sea desde la cabecera, o en cada uno de los pedidos como hemos visto en ambos casos), el siguiente paso será pulsar el botón Crear Factura. Una vez pulsemos dicho botón, se generarán las facturas de los pedidos seleccionados, y el sistema nos indicará si existe algún error en la creación de alguna de ellas (fechas no válidas, etc.). Al pulsar en Crear Factura se nos cargará la siguiente pantalla, donde vemos que las facturas se han cargado y están en estado Borrador. Página 37 de 127

39 El siguiente paso será firmar las facturas. Es posible firmar todas las facturas que aparecen en la pantalla pulsando el botón Firmar TODAS (opción sólo disponible para usuarios con firma delegada). También es posible firmar aquéllas que queramos, si anteriormente hemos seleccionado las facturas que deseemos y pulsamos luego el botón Firmar selección. Siguiendo con el ejemplo que estábamos utilizando, una vez hemos pulsado el botón Firmar TODAS, se han firmado las facturas, las cuales aparecen en estado Firmadas, como se puede ver en la siguiente pantalla: Una vez ya hemos procedido a firmar las facturas, la pantalla nos muestra el estado de las mismas a firmadas, y nos da la opción de enviarlas. Como en el caso de la firma, el envío se puede realizar de todas las facturas firmadas que aparecen en la pantalla si pulsamos el botón Enviar TODAS, o bien, se pueden seleccionar aquellas que queramos y posteriormente pulsar el botón Enviar selección. En nuestro ejemplo, pulsamos el botón Enviar TODAS, de manera que las facturas pasarán al estado Enviando. Si posteriormente pulsamos en el botón inicio de Adquira Marketplace, y accedemos a la bandeja Facturas en Enviando del menú lateral izquierdo, veremos la siguiente pantalla. Página 38 de 127

40 Este estado es puntual, pues una vez las facturas superen las validaciones técnicofuncionales del sistema del comprador, pasarán a estado correcto de Enviadas, a la espera de que sean Aceptadas o Rechazadas por el comprador (como más adelante veremos en el punto 2.9. Estados de una Factura) Proceso general de creación de facturas ordinarias mediante carga de una hoja Excel. Para generar facturas ordinarias con referencia a pedidos mediante carga de una hoja Excel en Adquira Marketplace, una vez pulsemos en Nueva Factura deberemos seleccionar la opción Factura con referencia a pedido, y posteriormente, en el siguiente menú de opciones deberemos seleccionar la opción Facturación múltiple por carga de fichero Deberemos entonces adjuntar un archivo Excel utilizando el botón Seleccionar y localizando el archivo a adjuntar. La plantilla la podremos descargar desde esta misma opción. El fichero a cargar será una hoja Excel y contendrá la siguiente información por cada factura a generar: Campos Obligatorios: Identificador del pedido en Marketplace Número de factura Fecha de la factura Página 39 de 127

41 Fecha de vencimiento del pago estimada CIF del comprador Fecha de Operación Campos Opcionales: Número de control (Facturas Venezuela) Número de Recepción Línea del pedido Código de país y nombre del impuesto Porcentaje del impuesto Comentario Régimen Fiscal (Facturas Méjico) Referencia de Pago (Facturas Méjico) Código de país y nombre de la retención Porcentaje de la retención Base imponible de la retención La estructura del fichero Excel será la siguiente: Manual de Gestión de Pedidos en Adquira Marketplace Pedido Factura Fecha Fac Fecha venc cif comprador Fecha Op. Nº control Nº recepciónnº línea Impuesto % impuesto Comentarios FACT001 01/09/ /06/2010 A /09/2014 A1234 A [ES] IVA 21 Comentario de factura FACT002 01/09/ /06/2010 A /09/2014 A1234 A [ES] IVA 21 Comentario de factura FACT003 02/09/ /06/2010 A /09/2014 A1234 A [ES] IVA 21 Comentario de factura El Excel que se carga debe crearse sin cabecera, la imagen es informativa del orden y formato de los campos. Las validaciones que se realizan sobre el Excel son las siguientes: El CIF del comprador es válido en Marketplace El pedido existe El pedido pertenece al proveedor que realiza la carga de facturas El CIF del comprador y proveedor en el pedido a facturar son correctos El pedido o alguna de las posiciones del pedido están en estado facturable El número de factura no puede ser nulo y no superior a 15 caracteres (en España) El número de factura no ha sido utilizado por el proveedor El formato de la fecha de factura y vencimiento debe ser correcto (dd/mm/aaaa) La fecha de factura no puede ser posterior a la fecha actual La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de creación de la factura El número máximo de filas que se podrán incluir en el archivo Excel es de 100. Informar que en el Excel, a las celdas de los campos de fecha factura y fecha vencimiento se deberán establecer formato celda Fecha, dd/mm/aaaa, y para las celdas de número de pedido se deberá establecer formato celda Texto, siendo recomendable, que una vez se haya introducido el número de pedido y establecido el formato de celda a Texto pulsar la tecla F2 para que Excel actualice dichos cambios. Una vez hemos adjuntado el archivo mediante el botón Seleccionar, deberemos pulsar el botón Enviar para que se carguen los datos de dicho archivo Excel en Adquira Página 40 de 127

42 Marketplace. Procesado el fichero, se muestra en pantalla el resultado de la carga de las facturas y los posibles errores en el caso de que ésos se produzcan. Si al cargarse el fichero se producen errores, Adquira Marketplace le indicará en que línea y columna del Excel que hemos cargado se encuentra el/los error/es. Para el ejemplo que vamos a utilizar, hemos cargado una hoja Excel conteniendo 2 pedidos que queremos facturar. El Excel tendría el siguiente formato (cumplimentando los campos obligatorios solamente): FACTURA1 13/04/ /07/2012 A /04/ FACTURA2 12/04/ /05/2012 A /04/2012 Una vez cargado correctamente ese archivo, debemos seleccionar en el menú Informes (pestaña Facturas Emitidas), en el enlace facturas cargadas. Allí encontraremos el registro de los ficheros que utilicemos al cargar facturas. Seleccionamos le fichero y pulsamos Ver Detalle e inmediatamente Adquira Marketplace nos mostrará la siguiente página de Resultado de la carga del archivo Excel, donde visualizaremos las facturas en estado En borrador, y con las siguientes opciones: En el caso de producirse algún error en la carga, el resultado de la carga se mostraría de la siguiente manera: Página 41 de 127

43 Como vemos, las dos facturas que hemos cargado aparecen En Borrador, y tenemos las mismas opciones que veíamos al utilizar la opción de crear facturas de forma múltiple. De manera que para los siguientes pasos de firma y envío de facturas deberán remitirse al punto Proceso general de creación facturas ordinarias de forma múltiple, Pues la mecánica va a ser la misma Proceso general de creación de facturas ordinarias mediante Facturar recepciones Otra opción para poder emitir facturas de forma Múltiple sobre pedidos con recepciones es a través de Facturar recepciones Esta nueva funcionalidad va a permitirnos no sólo poder emitir facturas de forma masiva sobre pedidos recepcionados, o exportarnos a Excel directamente el fichero para dicha carga en el caso de que lo necesitemos, también va a permitirnos el poder emitir facturas para varias recepciones en el caso en el que un comprador, nos haya marcado diversas recepciones dentro de un mismo pedido y además, nos va a permitir ver directamente esa recepción sin tener que acceder directamente al pedido e ir visualizándolas. Para acceder a la opción de facturar recepciones podremos acceder directamente desde la bandeja de pedidos pendientes de facturar con recepción Página 42 de 127

44 También desde la sección de crear facturas Nueva factura con referencia a pedido factura única. Cuando seleccionemos sobre el botón de Facturar recepciones nos aparecerá el siguiente menú: Página 43 de 127

45 Podremos efectuar la facturación de un pedido en concreto únicamente poniendo el número de pedido en el campo número de pedido. Página 44 de 127

46 En este caso, como podemos observar al ejecutar la búsqueda se nos muestran 2 recepciones para el mismo pedido Tenemos la opción de emitir una única factura para esas dos recepciones seleccionando Generar facturas o emitir dos facturas una por cada recepción efectuada seleccionando sobre el botón Exportar a MS Excel. Vamos a ver primero como generar una única factura para las dos recepciones. Seleccionamos sobre el botón Generar facturas y nos aparece el siguiente menú: Prefijo del número de factura, valor que se incluirá en el número de factura y que se irá incrementando de uno en uno según el nº de facturas que vayamos a crear. Nº de factura, nuestro número de factura sin el prefijo inicial. Ejemplo: si vamos a crear una factura y como prefijo ponemos 1 y como nº de factura 2014, al crear las facturas tendremos (como número de factura creada). Fecha de factura, Fecha de emisión de la factura que vamos a crear. Fecha de vencimiento, fecha estimada de vencimiento según lo acordado con el comprador al que emitimos la factura. Comentarios Impuesto Página 45 de 127

47 Al seleccionar sobre generar, nos aparecerá un mensaje en pantalla informándonos de donde debemos acceder para ver la factura que hemos generado: Accedemos a la sección de Informes/ facturas cargadas y accedemos al resultado de nuestra creación de factura igual que si hubiésemos procedido con la carga de un fichero Excel. Como podemos ver, en este caso hemos emitido una única factura por dos recepciones. Si lo que deseamos es emitir varias facturas sobre varios pedidos de forma masiva el procedimiento será el mismo sólo que en vez de buscar un pedido en concreto como hicimos al comienzo, seleccionaremos aquellos pedidos que deseamos facturar. Página 46 de 127

48 Ahora vamos a ver cómo generar estas facturas por Excel; esta opción nos permitirá poder emitir factura por recepción; como en el caso que vimos antes. Tenemos un pedido con dos recepciones diferentes efectuadas por el comprador y necesitamos como proveedores emitir dos facturas una por cada recepción. Página 47 de 127

49 Lo que queremos hacer en este caso es emitir dos facturas una por cada recepción, para eso seleccionaremos el botón Exportar a fichero MS Excel. La ventana que nos aparecerá será la misma que vimos antes. Completamos los campos y al seleccionar en Generar nos exportara un Excel de carga en formato comprimido y en este caso vamos a ver en este Excel de carga de facturas con referencia a pedido como en vez de una factura por una única recepción, creará dos con la misma numeración. Página 48 de 127

50 Para emitir dos facturas una para cada recepción, en vez de una única factura por todas las recepciones, lo único que tendremos que hacer será cambiar el nº a una de las dos facturas en el Excel y efectuar una carga de factura masiva de este Excel con referencia a pedido. Guardamos el fichero en nuestro PC y procedemos a la carga del fichero Excel como cualquier otro fichero que cargáramos con referencia a pedido. Nota: esto nos va a permitir a partir de ahora autogenerar nuestro fichero de carga Excel para facturas con referencia a pedido, sin tener que cumplimentarlo nosotros manualmente y así, poder crear y emitir varias facturas para recepciones diferentes dentro de un mismo pedido sin tener que acceder al pedido y seleccionarlas una a una. Página 49 de 127

51 Proceso general de creación de una factura rectificativa Normal Para generar una factura rectificativa con referencia a un pedido, una vez pulsamos en Nueva Factura debemos seleccionar la opción Factura rectificativa, y por último, en el nuevo menú que nos aparece: Factura rectificativa con referencia a pedido. La aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos que contienen devoluciones de mercancías o anulaciones de recepción referentes a recepciones ya facturadas. Una factura rectificativa, como su nombre indica, rectificará una, y sólo una, factura ordinaria previamente creada y enviada a través de Marketplace.. Una vez dentro de ese listado, para crear una factura rectificativa, deberá acceder al pedido que desee facturar. Para ello seleccione el pedido y pulse el botón Ver detalle si desea visualizar el pedido antes de crear la factura, o bien pulse directamente sobre el nombre o número del pedido para visualizarlo. Si, por otro lado, lo que desea es crear directamente la factura pulse el botón Crear factura, y directamente nos mostrará las posiciones que se pueden seleccionar para crear la factura (nos mostrará, en ese caso, las posiciones de devolución o anulaciones de recepción vinculadas a recepciones ya facturadas). Página 50 de 127

52 Al acceder al pedido, pulsando por ejemplo el botón Ver detalle, accederemos al contenido del pedido En la imagen siguiente accedemos al pedido con recepciones que ya se han facturado y que posteriormente el comprador habrá devuelto o anulado: Si pulsamos en Ver detalles a nivel de línea de pedido, visualizaremos los movimientos que por el momento ha tenido esa línea. Entre ellos la devolución que hace referencia a una recepción ya facturada. Eso lo podremos verificar con los números de Identificador de documento e Identificador de documento de referencia. El Identificador de documento de referencia relaciona esa devolución con una recepción de esa misma línea (es decir, lo relaciona con el Identificador de documento de esa recepción en concreto). Una vez que pulsamos el botón crear factura, el sistema nos mostrará automáticamente las partidas susceptibles de ser facturadas en una factura rectificativa. En este ejemplo, tan sólo aparece una posición, donde se puede visualizar que hay una cantidad devuelta, y el importe es negativo. Página 51 de 127

53 Pulsamos en el botón Crear Factura y la aplicación nos pide la confirmación de si queremos crear la factura de este pedido. Se deben seleccionar las partidas que quiera incluir en la factura. Para desmarcar las posiciones seleccionadas, pulse Limpiar selección. En este caso, tan sólo hay una posición para seleccionar. Al crear facturas rectificativas, seleccionando devoluciones y/o anulaciones de recepciones de mercancías, el saldo será siempre negativo, no siendo posible obtener un saldo igual o superior a cero. Si aparecen posiciones de devolución o anulación de recepción vinculadas a una misma recepción, se seleccionan juntas, y nos obliga la aplicación a crear la factura rectificativa para todas las posiciones sin la opción de poder seleccionar unas sí y otras no. Una vez seleccionadas las partidas a facturar, deberemos pinchar en el botón Crear factura, donde ya aparecerán los datos de cabecera a rellenar. A continuación accederemos al borrador de la factura. Tendremos que cumplimentar los campos obligatorios de la factura que aparecen en la cabecera, como: Número de factura, debemos informar un valor alfanumérico de 15 dígitos como máximo. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error. Página 52 de 127

54 Fecha de factura, aparecerá por defecto la fecha del día como fecha de creación de la factura, pero este dato se puede modificar. La fecha de factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de mercancías seleccionado más reciente y la fecha del día, ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error. Fecha de vencimiento del pago estimada, deberá informar una fecha superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error. Asimismo, también deberá rellenar el campo Comentarios de también es obligatorio. Proveedor, el cual Al crear una factura rectificativa, en el campo Documento de referencia, nos indica el número de factura ordinaria que estamos rectificando: Al crear facturas rectificativas es obligatorio introducir el motivo de rectificación en el campo Comentarios de Proveedor. Pulsando Añadir línea puede añadir nuevas partidas del mismo pedido a la factura que está creando. Pulsando el botón suprimir puede eliminar una línea de esta factura. Página 53 de 127

55 Puede modificar el tipo impositivo si es incorrecto. Para ello pulse el botón Modificar situado junto a cada línea de factura, aunque la factura rectificativa debería llevar el impuesto de la factura ordinaria que estamos rectificando. Asimismo, puede modificar en una única pantalla todas las líneas, pulsando el botón Modificación masiva. Cuando hayamos revisado y cumplimentado todos los campos de la factura, pulsaremos el botón Guardar que lo encontrará en el botón desplegable Acciones. Una vez hayamos pulsado en Guardar, nos aparecerá el botón Firmar y posteriormente de la firma, tendremos en pantalla el botón Enviar que, una vez pulsado la factura pasará al estado enviando, momento en el cual la factura pasará las validaciones técnico funcionales en el sistema del comprador. Página 54 de 127

56 2.2. Facturas Electrónicas sin referencia a pedido electrónico. Un proveedor en función de los permisos que tenga podrá crear facturas electrónicas sin referencia a pedidos electrónicos, dependiendo del cliente comprador. La Facturación Electrónica Sin Referencia a pedido electrónico, nos permite crear facturas sin hacer referencia a un pedido publicado en Adquira Marketplace Crear factura electrónica sin referencia a pedido electrónico Para crear una factura sin referencia a pedido, el usuario proveedor deberá realizar los siguientes pasos: El usuario pulsará el acceso Nueva Factura, en el apartado crear de la pestaña pedidos y visualizará la siguiente pantalla (el sistema valida que el usuario proveedor tiene permiso para crear este tipo de facturas). Seleccionará Factura sin referencia a pedido, pulsará el botón Aceptar y parecerá la siguiente pantalla: Se nos desplegarán en el menú 2 opciones. Las posibles opciones son Crear Factura única y Facturación múltiple por carga de fichero. La primera opción nos llevará al formulario para crear una factura sin referencia a un pedido publicado en Marketplace y la segunda a la pantalla desde donde se puede subir un fichero en formato Excel o.csv con datos para crear varias facturas sin referencia simultáneamente. Página 55 de 127

57 Crear Factura Única: tal como muestra la siguiente figura, al pulsar sobre la opción de crear factura única, nos lleva al formulario de crear factura, en el que tendremos que cumplimentar todos los datos para su ceración (esto se explicará en el apartado de este manual). Carga Masiva: tal como muestra la siguiente figura, al pulsar sobre la opción facturación múltiple por carga de fichero, nos muestra dos opciones: Carga de fichero Excel o Carga de fichero csv. En ambos casos Marketplace nos llevará a la página en la que mediante el botón examinar debemos adjuntar el fichero que queremos cargar y que previamente hemos guardado en nuestro ordenador. Página 56 de 127

58 Una vez que hemos seleccionado el fichero a cargar pulsamos en el botón Enviar Datos de cabecera de Factura Tal como se comentó en el apartado anterior al seleccionar la opción de crear factura única, debemos cumplimentar los datos de la factura comenzando por la cabecera de la misma. Debemos tener en cuenta que hay campos obligatorios que tendremos que cumplimentar para poder realizar la factura correctamente, estos campos vienen resaltados en color crema. En caso de no rellenar estos campos, aparecerá el siguiente mensaje de error: Una vez que pulsamos en crear factura única, tenemos que destacar que encontraremos los siguientes apartados en la cabecera de la factura a crear: 1. Datos del comprador, en este apartado se filtran los datos de los compradores a los que el proveedor puede emitir una factura sin referencia a pedido. 2. Datos del proveedor se recuperan automáticamente de los datos almacenados en Marketplace a nivel de entidad proveedora. Estos datos son los que las empresas proveedoras facilitaron en el momento de darse de alta en Adquira 3. Datos de la factura, aquí se incluyen los campos de Número de Factura, Fecha de Factura y Fecha Vencimiento, Condiciones de Pago, moneda; todos estos campos son obligatorios. El campo fecha de vencimiento, lo calcula Marketplace en base a las condiciones de pago seleccionadas. El Estado de la Factura es un campo informativo, calculado por Marketplace. 4. Datos del pedido, En este apartado se registran los datos del pedido tales como: El ID del pedido que se refiere al número de pedido correspondiente a la factura a emitir (si existe). No sería el ID de pedido de Marketplace, ya que esta es una factura sin referencia a un pedido publicado en Marketplace. también se puede Página 57 de 127

59 informar el identificador del proyecto si procede, también se debe elegir el Centro de Coste del comprador al que se envía la factura y el proceso de compra. Al cumplimentar los datos de la factura vamos a observar que, en campos como comprador, condiciones de pago, moneda, y centro de coste nos aparecerá un desplegable en el que debemos seleccionar el valor deseado. El comportamiento de estos campos será el que sigue: Grupo empresarial, se activa el desplegable para seleccionar el comprador correspondiente. Una vez seleccionado el comprador se mostrará un campo con la dirección del comprador seleccionado, además se activan el centro de coste con los datos correspondientes al comprador seleccionado y el campo de proceso de compra (en el que se cargaran los procesos de compra que tenemos para ese comprador). Al elegir las condiciones de pago, según la opción seleccionada se establece la fecha de vencimiento. Página 58 de 127

60 Con respecto a los campos de cabecera, existen las siguientes validaciones: El número de factura debe ser único en Adquira Marketplace para el proveedor. Para los casos en que la factura vaya dirigida a TDE y TME la herramienta también valida que el número de factura no contenga caracteres especiales, ni empiece por cero, ni esté en minúsculas; en el caso de las empresas que forman SAPLATAM el número de factura no puede contener espacios en blanco. La Fecha de factura debe ser menor o igual a la fecha del día. La Fecha de vencimiento de pago tiene que ser mayor o igual a la fecha de la factura, aunque Marketplace la calcula al seleccionar el valor de las condiciones de pago. Todos los campos de fecha, disponen de un botón Calendario. Pulsando este botón, el sistema mostrará un calendario, pudiendo el usuario, seleccionar la fecha y recuperarla en el campo correspondiente. Al establecer los datos del pedido, además de informar el proceso de compra (campo obligatorio) debemos informar o bien el número de pedido o el centro de coste, ya que es un requisito solicitado por telefónica en el caso que no indiquemos ninguno de estos datos, Adquira Marketplace nos dará un error, tal como se observa en la siguiente imagen. Página 59 de 127

61 Datos de líneas de factura. Al crear una factura deberemos agregar al menos una línea de factura, para ello seleccionaremos el botón Añadir Línea. Marketplace nos llevara a la siguiente pantalla: Página 60 de 127

62 Para la creación de la línea debemos tener en cuenta: Dentro de la línea de una factura los campos obligatorios son: Descripción del artículo, Cantidad Recibida, Precio unidad, unidad. En relación al campo Unidad, debemos seleccionar la unidad de medida de cantidad que corresponda al artículo en consideración Con respecto a las líneas de factura, existen las siguientes validaciones: La cantidad recibida y el precio unidad deben de ser numéricos. La Fecha de Recepción no puede ser menor a la fecha de expedición ni superior a la fecha de hoy. En relación a la Fecha de Expedición, ésta debe ser anterior a la fecha de recepción. Para añadir el impuesto correspondiente debajo de los datos de la línea tenemos un apartado denominado Impuestos de Línea, pulsaremos el botón Añadir Impuesto, para que la herramienta nos dirija al formulario de Detalle del impuesto. Una vez seleccionado el tipo impositivo y su porcentaje correspondiente pulsaremos el botón Añadir y de esa forma el impuesto se reflejará debajo de los detalles de la línea y se actualizarán los totales de la línea. Página 61 de 127

63 Si también requerimos agregar algún tipo de retención, podremos hacerlo pulsando el botón Añadir retención y definiendo los detalles de la misma, al igual que lo hicimos para el impuesto. Una vez agregada la información de la retención (si fuese preciso definirla), se actualizarán los totales de línea. Página 62 de 127

64 Cuando hemos finalizado de completar todos los campos requeridos para la primera línea de factura, pulsando el botón Añadir, veremos la línea de factura creada. Debemos repetir este procedimiento por cada línea de factura que queramos añadir, pulsando el botón Añadir línea : En el siguiente ejemplo se muestra la factura con dos líneas de factura creadas. Página 63 de 127

65 Una vez completados todos los datos de la factura tendremos que pulsar el botón Guardar. A la hora de guardar una factura, debemos tener en cuenta los siguientes puntos: Tendremos que completar los campos obligatorios y al menos dar de alta una línea de factura. Si aún no hemos enviado la factura podremos: modificar los datos de cabecera y línea de factura (esta última con el botón modificar) y pulsar el botón Guardar para actualizar los cambios. Una vez guardada la factura, el resumen de la misma quedará tal como se observa en la imagen siguiente Agregar Líneas fuera de la base imponible (Usuarios Intragrupo) Actualmente para las facturas sin referencia a pedido, habrá un nuevo tipo de línea, que serán las líneas fuera de base imponible. Estas líneas serán como las que hemos definido en el apartado anterior con la excepción de que no tendrán impuestos, y podrán tener valor positivo o negativo. Para agregarlas a la factura debemos pulsar en el botón Añadir línea : Página 64 de 127

66 Una vez en la página de Añadir línea se incluirá un nuevo campo que indicará si la línea cuenta para el total de factura o no. En caso de que no cuente se desactivarán los campos de Impuesto y Tipo impositivo, obligando a que el valor de esos campos sea Exento y 0,00. Una vez agregada la línea veremos dos apartado diferenciados, con las líneas de factura que sí tienen base imponible y otro listado para las líneas sin base imponible, en las que no se refleja el impuesto, tal como se muestra en la siguiente figura: Página 65 de 127

67 Por último en el resumen de factura habrá dos totales: 1. Total factura: suma de todas las líneas con base imponible (el total actual). Las comprobaciones que se harán sobre el total factura serán las mismas que se hacen actualmente: Factura ordinaria: total factura mayor que cero. Factura rectificativa sin referencia a otra factura: total factura menor que cero. Factura rectificativa con referencia a otra factura: total factura diferente de cero. 2. Total a pagar: total factura + total de las líneas fuera de base imponible. La única comprobación que se hará es que en las facturas ordinarias sea mayor o igual que cero Firmar una factura electrónica. Una vez que haya guardado la factura que estuviera creando (ya sea una factura ordinaria, rectificativa, rectificativa de anulación o una factura sin referencia a pedido electrónico) podrá proceder a firmarla, accediendo en el botón de Acciones. En la opción Firmar. Página 66 de 127

68 En el proceso de alta en Adquira Marketplace para la facturación electrónica, usted habrá elegido un tipo firma: Firma por el proveedor: Usted firmará con un certificado propio que le identifique como persona física o como persona jurídica. Firma delegada en Adquira: Usted habrá delegado la firma en Adquira, por lo que firmará con el certificado de Adquira Firma por el Proveedor. Antes de poder empezar a firmar, previamente tendrá que haber instalado en su ordenador un Certificado de Firma Digital Avanzada, tal como se describe en el apartado Instalar un Certificado Digital para la Firma Electrónica. Para firmar, pulse el botón Firmar y le aparecerán las siguientes ventanas para realizar el proceso de firma. Deberá seleccionar el certificado con el que desea firmar la factura, en caso de poseer más de un certificado. Asegúrese de que el certificado que va a utilizar es válido y está en vigor (no revocado, ni caducado); en caso contrario la factura no será válida ante la AEAT (organismo en España) y/o Organismo correspondiente al país. Es necesario tener instalada la máquina virtual de Java 1.7 o superior para proceder con éxito a la firma electrónica. La primera pantalla que nos aparece es la siguiente: Seleccionamos Iniciar para comenzar el proceso de firma digital de la factura. Página 67 de 127

69 A continuación seleccionaremos en el desplegable el almacén donde se encuentra el certificado con clave privada que deseamos utilizar para la firma digital de la factura. - Almacén de certificados de Microsoft Windows - Almacén de certificados en fichero PKCS12 (.pfx,.pl2) Si seleccionamos Almacén de certificados de Microsoft Windows nos seleccionará el certificado de firma que tengamos ya instalado en nuestro equipo. Los pasos serían los siguientes: Seleccionamos Continuar y nos aparecerá la posibilidad de introducir nuestra clave de firma si se requiriera: Introducimos la contraseña y seleccionamos Aceptar En la siguiente pantalla verificamos que la Firma Digital se ha generado correctamente. Página 68 de 127

70 Si seleccionamos Almacén de certificados en fichero PKCS12 (.pfx,.pl2), éste nos permitirá seleccionar de nuestro disco duro el fichero de firma correspondiente con las extensiones indicadas (.pfx,.pl2. Para ello debemos los siguientes pasos: Debemos seleccionar en Iniciar para comenzar el proceso. A continuación, seleccionamos el almacén de claves donde se encuentra el certificado con clave privada que deseamos utilizar para la firma digital de la factura y seleccionamos Continuar. Página 69 de 127

71 A través del botón Seleccionar localizaremos el fichero que contiene el certificado y una vez seleccionado éste, haremos clic en Continuar y comprobaremos que la firma se ha generado correctamente Firma Delegada en Adquira. Si ha elegido este tipo de firma, no será necesario haber instalado ningún certificado previamente ya que usted va a firmar con el certificado de Adquira. Para firmar, pulse el botón Firmar y, si el sistema no detecta ningún problema con el certificado de Adquira, aparecerá una pequeña ventana informativa confirmando que la autoriza a Adquira a firmar su factura. Pulse el botón Acepto para proseguir. Página 70 de 127

72 Gestión de facturas después de Firmar Manual de Gestión de Pedidos en Adquira Marketplace Comprobará que la factura ha pasado al estado Firmada. Además, puede consultar información sobre la firma en el apartado Datos de la Firma Digital, situado en la parte inferior derecha de la factura: Si desea enviar la factura en otro momento posterior a la firma, puede salir del sistema. Está factura firmada quedará automáticamente almacenada en el apartado Facturas firmadas, accesible desde la pestaña Facturas en el apartado estado de Adquira Marketplace. Dentro del listado de Facturas firmadas, puede identificar su factura por el Número de factura. Además, puede acceder directamente al pedido al que hace referencia la factura, pulsando sobre el número de pedido. También puede ordenar las facturas por cualquiera de las columnas del listado (comprador, importe, etc) Podemos acceder a la factura o al pedido, pulsando en los identificadores Para facilitar la localización de una factura en concreto, Adquira Marketplace le ofrece la posibilidad de realizar Búsqueda Avanzada de facturas y de Filtrar facturas. (tal como se explicó en el apartado de este manual) Seleccione la factura que desea consultar y pulse el botón correspondiente a la acción a realizar, entre las siguientes opciones: Página 71 de 127

73 - Ver detalle. Si desea revisar su factura, proceda a seleccionarla y pulse el botón Ver. - Vista previa, esta opción le permite visualizar la factura seleccionada en formato pdf. - Eliminar selección, pulse este botón para eliminar la factura seleccionada. El pedido del comprador volverá entonces a ser facturable y aparecerá en el listado de Pedidos Facturables. Al eliminar una factura el número de factura que indicamos también se borra, por lo que podemos reutilizarlo. Sólo se podrán eliminar facturas en estado En curso o Firmada. - Descargar selección, este botón le permite descargar la factura en formato electrónico a su ordenador: en formato pdf así como en formato legal.eml. - Modificar Factura, pulse este botón para modificar los campos de la factura o el tipo impositivo. Recuerde que modificar una factura implica deshacer la firma, por lo que siempre que realice una modificación en una factura, tendrá que volver a firmarla. Una factura ya enviada al comprador no podrá ser modificada Enviar Factura al Comprador Si accede a la factura a través de Ver detalle, podrá enviarla pulsando la opción Enviar en el botón Acciones. Página 72 de 127

74 Adquira Marketplace muestra a continuación una pantalla que le confirma el envío de la factura al comprador. Esta factura pasará al estado Enviando, donde podrá consultarla, realizar una vista previa o descargarla. Si seleccionamos la opción de vista previa nos aparecerá la factura en formato PDF para su consulta (este documento no tiene validez legal). Página 73 de 127

75 Si seleccionamos la opción descargar se obtendrán los ficheros correspondientes a la factura, tal como se describe en el apartado 2.11 Descargar y Guardar Facturas en Formato Electrónico Visualizar Facturas Puede proceder a visualizar una factura electrónica en formato.pdf, desde cualquier enlace del apartado Estado, de la Guía de Navegación lateral de la pestaña Facturas Emitidas, así como desde el histórico de facturas. Para ello, seleccione la factura en Página 74 de 127

76 cuestión del listado y pulsar el botón Vista Previa. Puede imprimir la factura pulsando el icono de impresión. Permite imprimir la factura Duplicados de Facturas A través del Menú Facturas Puede realizar duplicados de originales de facturas ordinarias, facturas rectificativas o facturas rectificativas de anulación, que se consideran definitivas, es decir en estado Aceptadas, Enviadas, Rectificadas o Anuladas. Para ello, localizaremos la factura sobre la que deseamos crear el duplicado, en la Guía de Navegación izquierda desde el Menú superior de Facturas Emitidas. Página 75 de 127

77 Localizaremos la factura sobre la que deseamos crear el duplicado, en la Guía de Navegación izquierda desde el menú superior de Facturas. Acceda a la factura que desea duplicar, haciendo clic sobre ella o bien seleccionándola y a continuación haciendo clic en Ver detalle y pulse la opción crera duplicado en el botón Acciones. No podrá realizar modificaciones sobre este documento, puesto que es una copia exacta de la factura original. En el momento en el que seleccionamos el botón crear duplicado, nos aparece el duplicado de esa factura para ser firmada de nuevo. Verificamos que el duplicado de la factura aparece en la bandeja de facturas Firmadas. Verificamos en la parte inferior del duplicado de la factura los Datos de la Firma Digital. Una vez firmado el duplicado, puede proceder a su envío, y a partir de ese momento encontrará este duplicado de factura en Enviando. El duplicado será una copia exacta de Página 76 de 127

78 la factura original, con la única diferencia en el campo Tipo de documento, en el que aparecerá Duplicado de factura, en lugar de Original de factura. Para enviar la factura, podemos seleccionar la factura a enviar ó realizar una selección múltiple y pulsar el botón Enviar Selección. De igual manera podemos acceder a los detalles de la factura previamente a su envío. Para ello seleccionaremos la factura y pulsaremos el botón Ver detalle. Una vez accedamos a la factura, seleccionaremos la opción Enviar en el desplegable del botón de Acciones. Página 77 de 127

79 Una vez pulsado el botón Aceptar el duplicado de la factura queda finalmente enviado al sistema del comprador. Podemos verificar en la bandeja de Facturas Enviadas el detalle. Observamos además que el duplicado de factura una vez enviado pasaría al estado: Enviadas Pulsando el acceso Crear facturas -Nueva Factura de la página de Inicio Pulsando en este enlace accedemos al asistente de facturación, deberemos escoger la opción: Duplicado de Facturas y Crear Duplicado. De esta manera, nos aparecerán las facturas de las que podemos obtener un duplicado. Página 78 de 127

80 Una vez hayamos seleccionado la opción de Duplicado de Facturas, nos aparecerán en pantallas las facturas sobre las que podemos crear un duplicado, la seleccionaríamos y hacemos clic en Crear duplicado. (Véase NOTA pág. 55) Podremos crear duplicado de facturas sobre las siguientes: - Facturas Rechazadas - Facturas Aceptadas - Facturas Enviadas - Facturas Rectificadas - Facturas Anuladas Solo podremos crear duplicados de factura si y solo si el comprador acepta este tipo de facturas en su sistema, en caso contrario no nos aparecerá la opción de crear duplicado. Para los usuarios de latam de BBVA esta funcionalidad no está disponible. NOTA: Para más información del proceso de firma y envío de facturas, consulte los apartados 2.3. Firmar una Factura Electrónica y 2.4. Enviar Factura al Comprador Factura Rectificativa de Anulación Adquira Marketplace permite anular facturas ordinarias o rectificativas que se encuentren en los estados rechazadas o aceptadas. - Si una factura se encuentra en estado rechazada, debemos anularla creando y enviando la correspondiente factura rectificativa de anulación. - Si una factura se encuentra en estado aceptada, podremos anularla, en caso de necesidad, creando y enviando la correspondiente factura rectificativa de anulación. Este tipo de anulaciones deberían ser excepcionales, previo acuerdo con el comprador. Página 79 de 127

81 Para anular una factura que se encuentre en la Bandeja de Facturas Rechazadas, podremos hacerlo, bien a través de la pestaña factura, al acceder a una factura que requiera ser anulada y pulsando el botón Anular Factura o pulsando el acceso Crear Factura,de la página de inicio y una vez se nos despliegue el menú, seleccionando la opción Crear Factura Rectificativa de Anulación y a continuación Factura Rectificativa de Anulación y de esta manera nos aparecerán aquellas facturas sobre las que debemos crear su correspondiente Factura Rectificativa de Anulación. Para anular una factura desde la Bandeja de Facturas rechazadas, deberíamos acceder a la factura y seleccionar el botón anular factura, tal y como se muestra a continuación. A continuación introduciremos los campos de: Número Factura, un número de factura rectificativa de anulación y Fecha de la Factura. Desde la Factura Rectificativa de Anulación que estamos creando podremos acceder en todo momento a la factura original que está anulando a través del campo Documento de referencia. Del mismo modo podremos acceder al pedido asociado a la factura original de la que estamos creando la factura rectificativa de anulación. Las validaciones sobre los campos fecha factura y número de factura son idénticas a las de creación de un original de factura. Página 80 de 127

82 Para crear una factura de anulación es necesario introducir los motivos de la anulación en el cuadro Comentarios de proveedor. Posteriormente, pulse la opción Guardar en el botón Acciones. Una vez guardada la factura rectificativa de anulación, podrá proceder a firmarla electrónicamente. A continuación, podrá enviar la factura rectificativa de anulación al comprador pulsando la opción Enviar en el botón Acciones. Página 81 de 127

83 NOTA: Para más información del proceso de firma y envío de facturas, consulte los apartados 2.4. Firmar una Factura Electrónica y 2.5. Enviar Factura al Comprador. - Para anular una Factura desde el acceso Crear Facturas, situado en la página de inicio, deberíamos seguir los siguientes pasos. Seleccionamos Crear Factura y una vez se nos despliegue el menú, seguiremos los siguientes pasos: Factura Rectificativa - Factura Rectificativa de Anulación y de esta manera nos aparecerán aquellas facturas sobre las que debemos crear su correspondiente Factura Rectificativa de Anulación. Nota: La factura de anulación toma los datos de la factura rechazada. El flujo del envío de la factura de Anulación termina cuando la factura cambia a estado enviada en Marketplace. En ese momento la factura original que se encuentra en estado rechazada pasará a estado anulada Consultar Facturas Asociadas a un Pedido Un pedido en Marketplace puede tener asociadas una o varias facturas. Es por ello que se ha creado un botón que permite consultar las facturas asociadas al pedido, si existe alguna creada. En caso de no existir ninguna factura para el pedido el botón no aparece. Para consultar las facturas asociadas, accedemos a un pedido. Página 82 de 127

84 Una vez que accedemos a los detalles del pedido, si el pedido tiene facturas asociadas, en el botón Acciones encontraremos la opción Ver Facturas. Al seleccionar Facturas Asociadas visualizaremos las facturas asociadas al pedido que queremos consultar y nos aparecerá la pantalla con el listado de la/s factura/s que tenga el pedido. En el caso del pedido mostrado sólo tiene una factura asociada al pedido y se encuentra rechazada por el comprador 2.9. Estados de una Factura Una Factura pude pasar por los estados: En Borrador, Firmadas, Enviando, Enviadas, Rechazadas, Aceptado, Anulado, Rectificado y Pagadas (éste último sólo disponible para los proveedores que emitan la factura a Telefónica Móviles España). Página 83 de 127

85 El siguiente esquema nos muestra los distintos estados y el orden en el que se produciría: Esquema de una factura ordinaria Esquema de una factura rectificativa sobre una factura ordinaria Dependiendo del estado en el que se encuentre la factura tendremos la posibilidad de anular una Factura o emitir uno o varios duplicados. Cuando procedemos a anular una factura, veremos que una Anulación de Factura, también puede pasar por distintos estados, como muestra el siguiente esquema: Página 84 de 127

86 Esquema de una anulación de una factura ordinaria Esquema de una anulación de una factura rectificativa Descargar y guardar facturas en Formato Electrónico Puede descargar a su ordenador en formato electrónico todas las facturas que se consideren definitivas, es decir, aquellas que cumplan con los siguientes estados: Facturas ordinarias que estén en estado Enviadas, Aceptadas, Anuladas, Rectificadas. Facturas rectificativas que estén en estado Aceptadas, Anuladas. Facturas rectificativas que estén en estado Enviadas. Página 85 de 127

87 De esta manera, usted podrá guardar sus facturas cumpliendo los requisitos de custodia que exige la ley. Para ello debe seleccionar la factura que desee y pulsar en el botón Acciones la opción Descargar Nos aparecerá una ventana nueva y, tal y como se muestra a continuación, siguiendo las instrucciones que se indican en la pantalla, pulse sobre Descarga de factura y seleccione la opción Guardar archivo, tal y como aparece en la siguiente imagen. Posteriormente deberá indicar la carpeta de su ordenador en la que desea guardar la factura y finalmente pulsar el botón Guardar. El sistema ofrece la opción de abrir a continuación dicho fichero. Página 86 de 127

88 Para facilitar la identificación de la factura, el nombre del archivo coincide con el número de la factura. Recomendamos no modificar este dato, ya que el nombre de la factura servirá de identificación cuando desee abrir de nuevo esa factura en su ordenador. Localizaremos una carpeta en las cual guardar nuestras facturas. El nombre del archivo es por defecto el Nº de la factura, por lo cual recomendamos no modificarlo. El fichero descargado está en formato ZIP, por tanto, para visualizar la factura, es necesario descomprimir el fichero. Al descomprimir el fichero ZIP podremos observar que puede contener dos o tres archivos (dependerá del comprador al que se emita la factura): Página 87 de 127

89 En el caso de tener tres ficheros: Manual de Gestión de Pedidos en Adquira Marketplace Factura electrónica firmada en formato XML. Ésta es la factura con valor legal que deberá almacenar durante el periodo que establece la ley y que deberá mostrar a Hacienda en caso de una inspección fiscal. Visor, archivo xslt que nos permite visualizar de forma legible el fichero factura XML. Archivo pdf, que nos permite visualizar de forma legible la factura con el programa Acrobat Reader. Este documento no tiene validez legal. Factura con valor legal. Fichero que nos permite visualizar de forma legible el archivo factura XML. Nos permite visualizar la factura en formato PDF. En el caso de tener solo dos: Factura electrónica firmada en formato eml. Ésta es la factura con valor legal que deberá almacenar durante el periodo que establece la ley y que deberá mostrar a Hacienda en caso de una inspección fiscal. Archivo pdf, que nos permite visualizar de forma legible la factura con el programa Acrobat Reader. Este documento no tiene validez legal. En la carpeta de su ordenador, en la que decida guardar las facturas, podrá ir acumulando todas las facturas electrónicas emitidas a través de Adquira Marketplace. Le recomendamos Página 88 de 127

90 que haga periódicamente una copia de seguridad de dichas facturas electrónicas, en soporte magnético (en un CD por ejemplo), para su almacenamiento y custodia Posibilidades de Visualización de una Factura Antes de visualizar una factura electrónica, previamente, debemos extraer a nuestro ordenador (en local), los archivos del fichero ZIP, qué según el comprador a quien hayamso emitido la factura serán dos o tres ficheros En Formato Legible Fichero XML con Visor Estando el fichero formato XML y el visor en el mismo directorio, haremos doble clic sobre el fichero factura XML para visualizarlo Factura en Formato PDF Para visualizar el documento debemos hacer doble clic sobre la factura pdf. Página 89 de 127

91 En Formato No Legible En este caso podemos visualizar la factura pulsando con el botón derecho del ratón sobre el documento eml, y seleccionando la opción Abrir con, a continuación seleccionaremos un editor de texto como puede ser: Word o Bloc de notas. O haciendo doble click en dicho documento. Página 90 de 127

92 2.12. Posibles Errores A continuación veremos aquellos posibles errores con los cuales nos podemos encontrar a la hora de gestionar nuestras facturas Error en la Fecha de factura La fecha de factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de mercancías seleccionado más reciente, es decir la última recepción que haya habido de ese pedido por parte del comprador y la fecha del día en la que estemos creando la factura, ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error Error en la fecha de vencimiento de Pago Estimada En el campo Fecha de vencimiento del pago estimada, deberá informar una fecha superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error Error al Cancelar la Firma por Parte del Usuario en la selección del Certificado Otro error con el cual nos podemos encontrar es que al pulsar Cancelar mientras estamos seleccionando un certificado nos cancela la firma de la factura como veremos en el gráfico. Página 91 de 127

93 Error al Introducir la Contraseña Manual de Gestión de Pedidos en Adquira Marketplace Cuando introducimos erróneamente nuestra contraseña se produce el siguiente error. El texto de este error puede variar, dependiendo si trabajamos con Windows XP o Windows Error generado con Windows Error generado con Windows XP. Este error también lo visualizamos al pulsar el botón cancelar, cuando tenemos que introducir la contraseña a la hora de firmar Error con Certificado Caducado Cuando procedemos a firmar una factura y nuestro Certificado ha caducado, visualizaremos una pantalla en la cual el botón Aceptar estará desactivado. Pero en esta ventana nos aparecerá la fecha de validez del certificado, por tanto podemos verificar su caducidad Error Certificado Emitido por una Entidad de Certificación no Reconocida Cuando tenemos un certificado que no es de una entidad confiable, es decir, que no está reconocido por la FNMT, visualizaremos el siguiente error al intentar firmar una factura. Página 92 de 127

94 Error al no Existir Certificado Seleccionable Si intentamos firmar una factura pero no tenemos un certificado instalado, el sistema nos mostrará el siguiente error: Errores tras el envío de documentos Una vez que hemos procedido al envío de un documento al comprador, (factura, abono, anulación de factura o duplicado), a través de la opción de Enviar, dicho documento queda en Adquira Marketplace en el estado "Enviando". En caso de producirse algún error en el procesamiento de dicho documento en el sistema del comprador, por ejemplo por determinadas validaciones funcionales o de datos, el documento volverá en Adquira Marketplace al estado "Firmada", con una señal de advertencia y con un texto descriptivo del error. Página 93 de 127

95 Para ver qué ha ocurrido con esta factura, situamos el ratón sobre el icono de error! y de esta forma se nos mostrará el motivo de dicho error. Con un documento que se encuentre en estado "Firmada", podemos llevar a cabo una de estas 3 acciones: 1. Reenviar dicho documento al comprador a través de la opción de Enviar, si así lo solicita el comprador. Página 94 de 127

96 2. Modificar dicho documento, (sólo aquellos datos que son modificables) a través de la opción de Modificar. Una vez modificados el documento debemos firmarlo y enviarlo nuevamente al comprador. 3. Eliminar el documento de Adquira Marketplace, a través de la opción Eliminar. Después, en el momento en el que proceda, podemos generar un nuevo documento, firmarlo y enviarlo al comprador. Tenemos que tener en cuenta que en los casos en los que no sepamos solucionar el problema identificado, debemos ponernos en contacto con el Centro de Atención al Cliente de Adquira. Página 95 de 127

97 3. Particularidades del Grupo Telefónica Manual de Gestión de Pedidos en Adquira Marketplace En adelante veremos que, Adquira Marketplace ha adaptado su funcionalidad para poder cubrir las necesidades de facturación específicas de empresas del Grupo Telefónica que se encuentran fuera de España Reino Unido Facturas Multidivisa Marketplace permite la posibilidad de emitir facturas en una moneda diferente a la establecida por defecto para el comprador. Actualmente esto aplica a los compradores y proveedores del Reino Unido. Siempre que un proveedor del Reino Unido quiera emitir una factura un comprador del Reino Unido, en primer lugar tendrá que elegir al comprador correspondiente para poder empezar con la creación de la factura. Una vez elegido el comprador nos centraremos en los datos de factura, estos son los únicos afectados por esta funcionalidad. Si al crear la factura la moneda de la factura coincide con la que tiene el comprador definida, los datos de la factura se quedarán como los hemos visto hasta ahora, es decir solo tendremos que cumplimentar los campos obligatorios, tal y como muestra la imagen. Página 96 de 127

98 Sin embargo, si cambiamos la moneda de la factura cabecera de la factura aparecerán tal como sigue: por otra moneda, los datos de la En primer lugar nos aparecerá un campo que nos indica cuál es la moneda con la que trabaja el comprador, y en el desplegable de Moneda de la Factura aparece el valor que nosotros hayamos seleccionado. Además observaremos que aparece un nuevo campo de cumplimentación obligatoria llamado tasa de conversión, en el que debemos incluir la información correspondiente a la tasa de conversión de la moneda en que estamos creando la factura a la moneda del comprador. La tasa de conversión debe ser la vigente en el momento de la creación de la factura y es un campo que solo admite valores numéricos, si por error introducimos alguna letra, Marketplace nos muestra un error. Una vez cumplimentados los datos, podremos continuar con la elaboración de la factura como lo hemos visto hasta ahora. Página 97 de 127

99 3.2. República Checa Facturación por carga de Fichero con formato Isdoc A través de esta opción el proveedor puede cargar facturas ya creadas y firmadas en formato isdoc o isdocx. Si el usuario escoge este tipo de fichero las facturas serán extraídas ara validarlas y publicarlas en Marketplace, el isdocx original debe ser agregado como adjunto para que esté disponible para el usuario en cualquier momento. Tanto para el formato isdoc como para el isdocx, Marketplace valida la firma incluida en las facturas y el contenido de las mismas y luego las publica en Marketplace. El XML será el fichero isdoc. El procedimiento para la carga de facturas por este método se realiza como sigue: Desde el enlace crear nueva factura se accede a l asistente de creación de facturas, en el cual si el proveedor posee permisos para este tipo de acción aparecerá la opción recepción de facturas tal y como se muestra en el recuadro. Al seleccionar la opción de Recepción de Facturas, nos aparece la siguiente pantalla: Página 98 de 127

100 A través del botón seleccionar buscaremos el fichero en la ruta que lo tengamos almacenado y una vez elegido pulsaremos enviar para que se carguen las facturas. Una vez seleccionado, pulsamos sobre el botón enviar, tal como lo indica la figura. Una vez pulsamos enviar y la factura se cargará automáticamente en estado firmada. Para que el usuario pueda enviarla al comprador. En cada fichero puede incluirse una única factura con referencia a pedido publicado en la herramienta, de no existir el pedido, Marketplace indicará que hay un error en el número de pedido y no cargará la factura. Página 99 de 127

101 Añadir Líneas Adicionales a Facturas con Referencia a Pedido Al realizar la factura de un pedido publicado en Marketplace es posible añadir líneas adicionales a dichas factura (solo si el comprador al que estamos emitiendo la factura contempla esta opción), esto lo sabremos porque en el formulario de la factura nos aparecerá un nuevo botón Añadir otros conceptos. Si pulsamos dicho botón podremos agregar una línea adicional a la factura como si se tratase de una factura sin referencia a pedido. El procedimiento a realizar es el siguiente: A continuación Marketplace nos muestra el listado de pedidos pendientes de facturar, debemos seleccionar el pedido y pulsar sobre el botón Crear Factura Una vez que confirmemos que queremos crear la factura para el pedido seleccionado, Marketplace nos mostrará el pedido con las recepciones y/o devoluciones que estén pendientes de facturar. Página 100 de 127

102 Seleccionamos las líneas a facturar y pulsamos de nuevo el botón crear factura, Marketplace nos mostrará un aviso de confirmación y una vez que pulsamos aceptar nos lleva al formulario para elaborar la factura. En primer lugar veremos la cabecera del formulario de la factura, donde indicaremos el número de factura y demás datos. Seguido de la cabecera tenemos los datos del Comprador que nos emite el pedido y los datos del proveedor. En este espacio no hay que colocar nada dado que dicha información, se carga automáticamente del pedido. Página 101 de 127

103 Debajo encontraremos el apartado Método de Pago el cual debemos cumplimentar con los datos correspondientes. Al llegar a las líneas de factura, nos encontraremos las líneas seleccionado para facturar. Observaremos que además de los botones de acciones habituales (suprimir, modificar, Añadir) nos encontraremos con el botón Añadir otros conceptos; con este botón podremos agregar líneas a la factura con conceptos que no se encuentran incluidos en el pedido original. Una vez que pulsamos sobre este botón la herramienta nos lleva al formulario para agregar una nueva línea. Página 102 de 127

104 Una vez que se han cumplimentado todos los datos pulsamos el botón añadir y acto seguido la línea la veremos incluida dentro de la factura, tal como muestra la siguiente figura. Una vez incluidas las líneas correspondientes, podremos continuar trabajando sobre la factura con normalidad Inclusión en la Factura de los Campos Método de Pago y Prepago Esta funcionalidad está disponible solo para usuarios facturadores a república Checa. Y está activado tanto en facturas con referencia como en facturas sin referencia a pedido publicado en Marketplace. Estos datos solo pueden incluirse en las facturas de manera manual, no hay opción para incluirlos a través de la carga masiva de facturas desde fichero. Página 103 de 127

105 El procedimiento para cada tipo de facturación es el mismo, tanto si la factura es con referencia a un pedido publicado a través de Adquira Marketplace como si se trata de una factura sin referencia. Cuando entramos a crear una factura y una vez que hemos seleccionado el comprador, y éste pertenece a República Checa, debajo de los datos de la factura y de los datos del Pedido nos aparecerá un apartado denominado Método de Pago en el cual podremos establecer los datos para el pago de dicha factura, tales como: número de cuenta bancaria, códigos de banco, y un localizador de factura (campo obligatorio y numérico). Permitiendo agregar varios registros y en el momento de la creación de la factura elegir uno de los ya creados, para no tener que incluir los datos del banco cada vez que vayamos a realizar una nueva factura. Seleccionamos el registro Nuevo/New e incluimos los datos correspondientes. Luego una vez que pulsamos el botón guardar en la factura, estos datos estarán disponibles para las próximas facturas. Además de definir el método de pago también podremos incluir en las facturas los prepagos o lo que es lo mismo, los pagos parciales que hayamos recibido para dicha factura. Esto lo realizaremos a través del botón Añadir Prepago, que encontraremos debajo de las líneas de factura en el apartado Prepagos. Página 104 de 127

106 Una vez que pulsamos el botón, podremos rellenar el formulario con los datos correspondientes al prepago que queremos añadir a la factura. Una vez creado el prepago se agrega a la imagen de la factura, sin embargo para que el total de la factura se actualice debemos pulsar el botón guardar, para actualizar los cambios. Página 105 de 127

107 Una vez guardada la factura, los totales se reflejan tal como observamos en al siguiente imagen. De aquí en adelante la gestión de la factura será como siempre, una vez guardada hay que firmar y enviarla al sistema del comprador Formato Descargable de Pedidos A través de esta opción el proveedor tiene la posibilidad de descargarse el pedido en formato XML. Una vez que el usuario entre en el detalle del pedido le aparecerá el botón Descargar XCBL Página 106 de 127

108 Una vez pulsado el botón la herramienta mostrará la siguiente pantalla con un link donde debemos pulsar para descargar, tal como se observa en la siguiente figura: Luego nos pedirá confirmación de la acción que queremos realizar con el fichero, abrirlo, guardarlo en disco o cancelar. Al abrirlo observaremos que dentro la carpeta comprimida encobraremos dos ficheros uno con formato.rtf y el XCBL Facturas Multidivisa Al igual que para el reino unido, los usuarios de la Republica Checa tienen la posibilidad de emitir facturas en otra moneda que no sea la que el comprador tenga especificada. La operativa es la misma que la descrita para el Reino Unido en el punto XXX, y debemos recordar que solo está disponible si comprador y proveedor son de Republica Checa. Página 107 de 127

109 3.3. Alemania Líneas con descuento Como requerimiento para los usuarios que realicen facturas a Telefónica Germany GmbH & Co. OHG se ha incluido la posibilidad de enviar descuentos en las facturas; dichos descuentos irán incluidos en la información de las líneas de las facturas, tanto para facturas con referencia como en las facturas sin referencia a pedido publicado en Adquira Marketplace. Tal como observamos en la imagen anterior, es un campo adicional llamado Importe de descuento el cual es de cumplimentación opcional. Un descuento será una parte del importe de la línea que se descontará antes de calcular los impuestos de la misma y el total neto. Se indicará el valor en positivo. Los impuestos aplican sobre el importe total de la línea con el descuento aplicado. Además los importes netos han de reflejar los descuentos. La opción para incluir el descuento se permitirá solo cuando el usuario esté creando una factura manualmente, no está disponible en la carga masiva de facturas por fichero. Página 108 de 127

110 3.4. Brasil Modificación de los Campos de comprador en las Facturas Como requerimiento para la facturación en Brasil, se ha incluido la posibilidad de que el proveedor al crear la factura una vez seleccionado el Comprador, elija también a qué sede o dirección de dicho comprador requiere enviar la factura. Esto se debe a que en Brasil, cada sede de una empresa tiene un cif particular por lo que dependiendo de este factor, en la factura se reflejará un cif u otro a pesar de que la empresa compradora sea la misma. Página 109 de 127

111 Impuestos En Brasil el sistema de impuestos es muy complejo y su aplicación depende de diversos factores, es por ello que en Marketplace se han incluido los tipos impositivos aplicables a las ventas. Adaptando de esta forma la funcionalidad de facturación electrónica a las necesidades de los usuarios de dicho País. Tal como observamos en la siguiente imagen, al incluir los impuestos en las líneas de la factura nos aparecerá el desplegable con los tipos de impuesto disponibles. Por ejemplo, se ha incluido el impuesto ICMS que solo aplica a pedidos de materiales y que se calcula sobre la suma del precio y de otro impuesto IPI. También tenemos la posibilidad de aplicar el impuesto ICMS ST en la creación de una factura a través de Marketplace; para su cálculo debemos haber incluido previamente en la factura el impuesto ICMS, ya que el importe total del ICMST será el que resulte del total calculado menos el impuesto ICMS. Página 110 de 127

112 Además, si necesitamos incluir retenciones en la factura hemos de tener en cuenta que, éstas solo se aplican a los servicios y no siempre se aplican sobre el total a pagar. Por lo que tendremos tres posibles escenarios: Si la base imponible es modificable: en ese caso se mostrará una caja de texto pre calculada con el importe de la línea pero modificable al añadir tasa. Si aplica a total de factura o no. Si se permite al usuario modificar el anterior: se mostrará un check en caso afirmativo para que el proveedor pueda decidir si se añade o no ese impuesto al total a pagar. Esto debe añadirse también al Excel de carga masiva Carga Masiva de Facturas desde Fichero Excel En la plantilla de carga masiva de facturas para Brasil, encontraremos que además de las líneas de factura, podemos incluir líneas con la información de los impuestos que debamos añadir a la factura. En el caso de incluir información en estas líneas, esta información prevalecerá sobre la incluida en la correspondiente línea de factura; la plantilla resultante será, tal como se puede ver en la siguiente imagen Facturación Legal Brasil Los proveedores que residen en Brasil deberán emitir sus facturas electrónicas cumpliendo con la normativa de dicho país, para ello contaran con dos casuísticas: Facturas de Materiales Facturas de Servicios Si el proveedor no está activado como factura legal, no adjuntará nada ni xml ni pdf Página 111 de 127

113 Facturas de Materiales Manual de Gestión de Pedidos en Adquira Marketplace En las facturas de materiales debemos incluir la NFe (nota fiscal electrónica), que será un XML según normativa de Brasil (SEFAZ) en versión 2.0 y Dicho xml se guardará como documento legal de factura. Los números de factura de este tipo deben cumplir con el patrón numero-serie (Esta validación solo se hará para Facturas originales y rectificativas). Las facturas de materiales solo podremos emitirlas con referencia a pedido no recibido y sin referencia pedido electrónico. Para realizar las facturas de Materiales, accederemos desde el enlace recepción de facturas. Donde podremos seleccionar el fichero que queremos cargar (puede ser un único xml o un fichero zip con varios xml para crear varias facturas) Una vez seleccionado el fichero a cargar pulsamos enviar: Una vez pulsamos el botón enviar, si la información incluida en el XML es correcta (Se realizarán las validaciones de formato que sean posibles), Marketplace nos solicitará Página 112 de 127

114 que indiquemos la correspondencia del contenido del xml con la posiciones del pedido que estamos facturando. Es obligatorio indicar el número de pedido y las posiciones a facturar. Una vez pulsamos el botón OK, se cargaran las facturas en estado firmadas, para poder realizar el envío posteriormente. Página 113 de 127

115 Siempre que utilicemos este método de carga de facturas se sobreentenderá que la factura es de materiales con formato NFe Validación del XML Cuando se seleccione el documento NFe se realizarán ciertas validaciones sobre el mismo: - Validación de esquema según la versión 3.10 de SEFAZ - Validación de firma digital - Validación de datos (comparando con la factura creada en MKP): Número de documento Fecha de factura CNPJ de emisor CNPJ de receptor Importe a pagar con tolerancia de 0.50 BRL Número de líneas Una vez validado el contenido del XML si todo es satisfactorio se guardará el documento anexado como xml de la factura y se pasará la factura a estado firmada permitiendo su envío. Si creamos la factura y luego anexamos el XML, prevalecerán los impuestos y los importes del xml. Solo se va a poder facturar pedidos No recibidos ya que la factura se genera antes que la entrada de mercancías. Se copiarán del xml los impuestos de la línea si se ha informado el número de pedido y posición. También se copiarán el precio y la cantidad y las direcciones de emisor y receptor. Cuando realicemos una carga de factura xml (no en el anexado) se validará que incluya un número de pedido y de posición de pedido obligatoriamente. Si el pedido existe en Marketplace, la factura se generará con referencia a ese pedido y solo se podrá escoger entre los números de posición de ese pedido. Si no existe se generará la factura como factura sin referencia. Solo se permitirá anexar documentos NFe en versión 3.10 y Facturas de Servicios Si lo que vamos a emitir es una factura, deberemos incluir un pdf electrónico obtenido en Prefeituras Locales (es equivalente a la NFe de las facturas de materiales). Este tipo de facturas podrán ser emitidas: Con referencia a pedido recibido Con referencia a pedidos sin recepción Sin referencia a pedido electrónico Página 114 de 127

116 Independientemente del tipo de factura que vayamos a emitir, el número de pedido en estas facturas puede llevar o no la serie, no tiene patrón a seguir, sin embargo solo pueden incluir números y el carácter especial -. Además es necesario que en los datos del documento indiquemos en el nuevo desplegable Concepto la opción Servicio. Debajo se creará otro desplegable que debemos cumplimentar (obligatoriamente) la naturaleza del servicio. Los tipos de servicio serán los reflejados en la siguiente lista: Por último tenemos que informar si el PDF a incluir en la factura corresponde o no a un talón, por lo que en el caso afirmativo marcaremos el check en el campo Talón Crearemos la factura individual, una vez cumplimentados los datos procedemos a guardar la factura y tendremos la opción de adjuntar documentos. En este caso solo podremos anexar un pdf (no se requerirá un xml). Marketplace controlará que sólo se anexe un fichero por factura y solo en formato pdf (no se verifica el contenido del fichero, solo que sea del formato PDF). Si no se incluye le fichero, nos generará el siguiente error: Página 115 de 127

117 Una vez incluido el fichero, procederemos a la firma y envío de la factura como hacemos habitualmente. La carga masiva de facturas la realizaremos de la forma habitual, por el enlace correspondiente, ya que en la plantilla se han incluido los campos para indicar la nueva información Pedido Obligatorio Tanto en facturas de materiales como de servicio, será obligatorio que se informemos un número de pedido y de posición. Cuando la factura se realice con referencia a pedido, esta información se extraerá del propio pedido. En los casos en los que la factura se haga sin referencia a pedido esta información deberá añadirla el proveedor manualmente. Ya sea en la carga individual o en la masiva Facturación Legal Chile La modalidad de facturación electrónica Legal para Chile incluye: -Facturas con referencia a pedidos -Facturas sin referencia a pedido Facturas con referencia a pedido electrónico Cuando emitimos una factura con referencia a un pedido publicado en Marketplace y con recepciones los únicos datos que debemos incluir son: Página 116 de 127

118 - Nº de factura - Fecha de factura - Tipo de factura Factura de Venta y Servicio Electrónico Factura Exenta Electrónica Nota de Crédito Electrónica Nota de Débito Electrónica Nota: los tipos de nota de crédito y nota de débito solo serán seleccionables si se está creando una factura rectificativa o rectificativa de anulación Todos los datos que se introducen en la factura electrónica a nivel de línea deben coincidir con los datos del documento validado previamente en el SII (Servicio de Impuestos Internos de Chile). En los pedidos no va a incluirse la identificación del impuesto por lo que deberemos acceder a la línea y modificar añadiendo el impuesto que corresponda Una vez introducida toda la información obligatoria, el siguiente paso será obtener el documento legal para anexarlo a la factura. Este documento se habrá presentado previamente en el SII (Servicio de Impuestos Internos de Chile), y para anexarlo simplemente deberá pulsar el botón Obtener documento legal XML. Página 117 de 127

119 Una vez anexado se validará si los datos que hemos cargado se corresponden con la factura creada y si es correcto la factura pasará a estado firmada permitiendo su envío. Si hubiera algún error en los datos o en el proceso, el sistema mostrará un mensaje al proveedor para que realice las correcciones necesarias Facturas sin referencia a pedido electrónico Al emitir la factura electrónica sin referencia a pedido electrónico el procedimiento inicial será el mismo Grupo empresarial y comprador Cuando seleccionemos el comprador, al detectarse que el receptor de la factura es una operadora con facturación legal de Chile, se habilitará en los datos de cabecera de documento, un campo dónde se debe introducir el número de documento (número de factura), las condiciones de pago, la moneda (recuerde que debe ser CLP), la fecha de documento, la fecha estimada de vencimiento, el tipo de factura y el ID de pedido (número de pedido) del comprador además de los tipos disponibles de facturas igual que en facturas con referencia. Teniendo siempre en cuenta que los datos deben coincidir exactamente con los datos del documento validado previamente en el SII (Servicio de Impuestos Internos de Chile). Página 118 de 127

120 Posteriormente obtener el documento legal tal y como hacíamos en Facturas con referencia para proceder a la firma y el envío de la misma. Para la carga masiva de facturas aparecerá un nuevo campo Código de tipo de documento el resto de fichero de carga será igual que el utilizado hasta ahora para cualquier carga de fichero Excel para facturas El resto del ciclo de la factura será igual que si las hubiéramos creado individualmente. Se podrá ingresar al detalle de cada una para su envío individual o masivo. Página 119 de 127

121 4. Notificaciones del Sistema 4.1. Notificaciones a proveedores para la Gestión de Facturas El sistema envía automáticamente una serie de notificaciones a los usuarios a medida que vayamos trabajando en las facturas. Dichas notificaciones se envían a una única dirección de remite que es aquella facilitada a Adquira en el momento de la toma de datos. Si tienen alguna duda o para realizar cualquier modificación de la misma no dude en ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en el número de teléfono o en la dirección de correo electrónico atencionclientes@adquira.com. A continuación se detallan las distintas plantillas de mensajes que puede recibir a la hora de trabajar con Facturas electrónicas en Marketplace Factura Electrónica enviada desde Adquira Marketplace A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibiremos al enviar la factura desde Adquira Marketplace: Notificación de factura enviada Estimado/a XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ha recibido una factura desde Adquira Marketplace. Detalle de la factura: Nº de factura: XXXXX Nº de pedido: XXXXXXXXXX Empresa compradora: XXXXX Empresa proveedora: XXXXX Reciba un cordial saludo, Adquira España, S.A. AVISO Este mensaje de correo electrónico ha sido generado automáticamente. Para responder acceda directamente a Adquira Marketplace: Adquira Marketplace AVISO LEGAL Este mensaje es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o privilegio por cualquier transmisión mala/errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo de su disco duro y notifique al remitente. No debe, directa o indirectamente, usar, revelar, distribuir, imprimir o copiar ninguna de las partes de este mensaje si no es usted el destinatario. En el caso de que el destinatario de este mensaje no consintiera la utilización del correo electrónico vía Internet, rogamos lo ponga en nuestro conocimiento de manera inmediata. Adquira España, S.A. Reservados todos los derechos. Página 120 de 127

122 Aceptación de una factura por su Comprador en Adquira Marketplace A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibe el proveedor cuando cuándo el comprador acepta una factura previamente enviada. La factura aparecerá en Adquira Marketplace con el estado Aceptada. Aceptación de una Factura Electrónica por su comprador en Adquira MARKETPLACE Estimado/a XXXXXXXXX La compañía XXXXXXXXX. ha aceptado la factura que usted le envió con fecha 29-sep Resumen de la factura:: Comprador: XXXXXXXXX Nº de pedido: XXXXXXXXX Nº de factura: XXXXXXXXX Fecha de factura: 29-sep-XXXX Importe de la factura: XXXXXXXXX Reciba un cordial saludo, Adquira España, S.A. AVISO Este mensaje de correo electrónico ha sido generado automáticamente. Para responder acceda directamente a Adquira Marketplace: Adquira Marketplace AVISO LEGAL Este mensaje es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o privilegio por cualquier transmisión mala/errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo de su disco duro y notifique al remitente. No debe, directa o indirectamente, usar, revelar, distribuir, imprimir o copiar ninguna de las partes de este mensaje si no es usted el destinatario. En el caso de que el destinatario de este mensaje no consintiera la utilización del correo electrónico vía Internet, rogamos lo ponga en nuestro conocimiento de manera inmediata. Adquira España, S.A. Reservados todos los derechos Rechazo de una Factura Electrónica por el Comprador en Adquira Marketplace A continuación veremos la plantilla del correo electrónico que recibiremos cuando el comprador rechaza una factura previamente enviada. La factura aparecerá en Marketplace con el estado Rechazada. Rechazo de una Factura Electrónica en Adquira MARKETPLACE Estimado/a XXXXXXXXX La compañía XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. ha rechazado la factura que usted le envió con fecha XX-jul-XXXX por el siguiente motivo: DESC_RECHAZO = Página 121 de 127

123 XXXXXXXX Resumen de la factura:: Comprador: XXXXXX Nº de pedido: XXXXX Nº de factura: XXXXX Fecha de factura: 28-jul-XXXX Importe de la factura: Se ha producido un Fallo en el Envío de una Factura Electrónica A continuación veremos la plantilla del correo electrónico que recibiremos si la factura se devuelve a Marketplace con un error, generado por el sistema del Comprador: Error en una factura electrónica de Adquira Marketplace Estimado/a XXXXXXXX Se ha producido el siguiente error durante el envío de su factura: DESC_DEVOLUCION = XXXXXXXXXXXX Detalle de la factura: Comprador: XXX Reciba un cordial saludo, Adquira España, S.A. AVISO Este mensaje de correo electrónico ha sido generado automáticamente. Para responder acceda directamente a Adquira Marketplace: Adquira Marketplace AVISO LEGAL Este mensaje es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o privilegio por cualquier transmisión mala/errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo de su disco duro y notifique al remitente. No debe, directa o indirectamente, usar, revelar, distribuir, imprimir o copiar ninguna de las partes de este mensaje si no es usted el destinatario. En el caso de que el destinatario de este mensaje no consintiera la utilización del correo electrónico vía Internet, rogamos lo ponga en nuestro conocimiento de manera inmediata. Adquira España, S.A. Reservados todos los derechos. XXXXXXXXXXXX Nº de factura: XXXXXXXXXXXX Nº de pedido: XXXXXXXXXXXX Fecha: XX-jul-XXXX Importe: XXXXXXXXXXXX Reciba un cordial saludo, Adquira España, S.A. AVISO Este mensaje de correo electrónico ha sido generado automáticamente. Para responder acceda directamente a Adquira Marketplace: Adquira Marketplace Página 122 de 127

124 AVISO LEGAL Este mensaje es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o privilegio por cualquier transmisión mala/errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo de su disco duro y notifique al remitente. No debe, directa o indirectamente, usar, revelar, distribuir, imprimir o copiar ninguna de las partes de este mensaje si no es usted el destinatario. En el caso de que el destinatario de este mensaje no consintiera la utilización del correo electrónico vía Internet, rogamos lo ponga en nuestro conocimiento de manera inmediata. Adquira España, S.A. Reservados todos los derechos Selección de notificaciones que se desea recibir En el menú superior, Editar perfil, dentro de Perfil de Usuario aparece la opción Correos electrónicos. Esta opción va a permitir seleccionar las notificaciones de correo electrónico que usted desea recibir, tanto para pedidos como para facturas. Por defecto, aparecerán marcadas todas las opciones de notificación de correo electrónico, por lo que deberá desmarcar la opción que no desee recibir. Podrá también, elegir el formato en el que desea recibir el correo, HTML o Texto. Página 123 de 127

125 5. Requisitos técnicos para el acceso a la herramienta 5.1. Requerimientos de Hardware de los Equipos Para poder trabajar con las aplicaciones de Adquira España, la configuración mínima y recomendada es la siguiente : Sistemas Operativos : Windows 2000 con Service Pack 4, Windows XP (Service Pack 1 o 2). Ordenador: Configuración mínima: Ordenador equipado con procesador Intel Pentium III con velocidad de 1,5 GHz o superior. Configuración recomendada: Ordenador equipado con procesador Intel Pentium IV con velocidad de 1,5 GHz o superior. Memoria RAM: Configuración recomendada: 512 Mb En el caso de que en el mismo equipo se estén ejecutando simultáneamente otras aplicaciones, es posible que se requiera una mayor memoria RAM para que los tiempos de respuesta de las aplicaciones de Adquira sean los adecuados. Conexión a Internet: Configuración Mínima: ADSL con 128 Kbps. De bajada o conexión LAN con igual velocidad o superior. Configuración Recomendada: ADSL con 256 Kbps. De bajada o conexión LAN con igual velocidad o superior. Nota: Las aplicaciones de Adquira España, no están soportadas en plataformas Macintosh. Página 124 de 127

126 5.2. Requerimientos de Software de los Equipos Los requerimientos de software para poder trabajar normalmente con las aplicaciones de Adquira son los siguientes: a) Navegador de Internet: Internet Explorer 7 ó inferiores. Los navegadores deben de tener Java habilitado (versión: o superior) Nota: Adquira asegura el funcionamiento de la aplicación si se emplea ese tipo de versión de navegador. Si el tipo y/o versión del navegador es considerada no compatible, Adquira no asegura el funcionamiento correcto de la aplicación. Puede conseguir el navegador compatible en la siguiente dirección de Internet de Microsoft: Para garantizar la descarga ágil de documentos anexos se recomienda que los usuarios dispongan de un acceso con una velocidad mínima equivalente a una ADSL de 256k dedicada. A continuación se listan una serie de requisitos y recomendaciones habituales en cualquier sistema con acceso a Internet. El límite para el tamaño de los archivos a anexar es de 5Mb por anexo. Cualquier archivo de tamaño superior será rechazado automáticamente por la herramienta. Con el fin de evitar posibles interrupciones en el envío y recepción de datos se recomienda fijar un time-out en el Proxy igual o superior a 90 segundos. Se recomienda, igualmente, desactivar el caché de páginas Proxy y del navegador utilizado. Es necesario tener abierto en el Proxy el puerto 443 para conexión segura (https). Importante: Para que el usuario facturador pueda emitir facturas electrónicas a través de Adquira Marketplace correctamente, debe instalar el software (Applet) de Firma Digital Avanzada, tal como se indica en el apartado Instalar el software de Firma Digital Avanzada. Para ello póngase en contacto con su departamento técnico de atención a usuarios de su empresa, o bien, con el Centro de Atención de Clientes de Adquira. Página 125 de 127

127 6. Microsite de Formación Esperamos que este manual le ayude en el manejo de Adquira Marketplace. Para facilitarle el uso de la herramienta puede visitar nuestro microcine de formación, que encontrará en la Web de Adquira: No dude en ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en todo momento. Estaremos encantados de poder ayudarle en todo lo que necesite. Centro de Atención al Cliente Horario de lunes a viernes de 09:00 a 19:00 hrs. Correo: atencionclientes@adquira.es Página 126 de 127