Controles Optimos de Tesorería y procedimientos de auditoría aplicables. Audit

Transcripción

1 Controles Optimos de Tesorería y procedimientos de auditoría aplicables Audit

2 Contenido 1. Introducción. 2. Controles óptimos de Tesorería y procedimientos de auditoría aplicables. 3. Flujograma de las principales actividades de Tesorería. 3.1 Presupuesto de efectivo 3.2 Control interno y principales procedimientos de auditoría: Cuentas por cobrar. Financiamiento. Efectivo. Inversiones. Capex. Cuentas por pagar. 4. Los 4 principios básicos para la administración del efectivo.

3 1. Introducción La administración del efectivo y equivalentes es de primordial importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener bienes y servicios y por tal se requiere de un adecuado control interno. La administración del efectivo y equivalentes se enfoca principalmente en dos áreas:. Presupuesto Control interno

4 2. Controles óptimos de Tesorería y Controles aplicables (1 de 2) Las Compañías buscan tener un adecuado control del efectivo y equivalentes principalmente por las siguientes razones: 1 Cumplimiento de obligaciones presentes 2 3 Obtención de financiamiento Especulación

5 2. Controles óptimos de Tesorería y Controles aplicables (2 de 2) Cumplimiento de obligaciones presentes de la Compañía originadas por el curso normal de las operaciones. (Ejemplo: Pago a proveedores, acreedores, impuestos, sueldos, etc.). Obtención de financiamiento para pago de obligaciones presentes originadas por la propia operación y obtención de flujos de efectivo para inversiones en activo fijo, nuevos proyectos, etc. Especulación a fin de aprovechar los cambios estimados en los precios de los valores en acciones, intrumentos financieros y de cobertura cambiaria.

6 3. Flujograma de las principales actividades de Tesorería Inversiones Cuentas por cobrar Efectivo Capex y Opex Financiamiento Cuentas por pagar

7 3.1 Presupuesto de efectivo Herramienta para administració n del efectivo Proyecciones mensuales Nuevos proyectos, clientes, inversiones, etc. Escenarios y supuestos múltiples

8 Cuentas por cobrar 3.2 Control interno y principales procedimientos de auditoría Control Procedimiento de auditoría Recomendación P ago referenciado Conciliación de la relación de cobranza con los depós tos bancarios. S olicitar la integración de la cartera, y és ta se concilia con el s aldo en regis tros contables. P os teriormente s e envían confirmaciones a los clientes. Obtener evidencia de la conciliación de los depós itos recibidos con el lis tado de cobranza. E s tablecer un proces o de conciliaciones recurrentes, mínimo con los principales clientes. También se recomienda es tablecer como política que los clientes que paguen mediante trans ferencia electrónica, realicen s us pagos mediante la opción de pagos referenciados en la banca en línea a fin de facilitar la aplicación del cobro identificado por Tes orería al cliente y factura corres pondiente. S e recomienda que exis ta s egregación de funciones en la realización y revis ión de és te proces o.

9 Cuentas por cobrar 3.2 Control interno y principales procedimientos de auditoría Control P rocedimiento de auditoría R ecomendación S egrega ción de funciones en la a utoriza ción de des cuentos, nota s de crédito, ca ncela ción de cuentas por cobrar. Obtener una integración de las notas de crédito, des cuentos, y ca ncela ciones de la es tima ción, de la s cua les se obtiene una mues tra y se s olicita s oporte. documenta ción S e recomienda es ta blecer un ma nua l de procedimientos en donde se delimiten la s res pons a bilida des del pers ona l en rela ción a los s iguientes proces os : Control de los pedidos de los clientes La aprobación del crédito La entrega de mercancía La función del des pacho La función de facturación La verificación de la factura E l manejo de cuentas control E l ma nejo de los libros ma yores de los clientes La a proba ción de la s devoluciones, rebajas en ventas y notas de crédito la a utoriza ción de ca s tigos en cuenta s incobra bles

10 F inanciamiento 3.2 Control interno y principales procedimientos de auditoría Control Procedimiento de auditoría R ecomendación R evis ión de los prés tamos obtenidos y cumplimiento de las condiciones contractuales. Se s olicita confirmación del s aldo del prés tamo al cierre del ejercicio y la evaluación del cumplimiento de las condiciones contractuales de los prés tamos obtenidos. Se revis a el adecuado cálculo y regis tro de los interes es devengados. En cas o de tener prés tamos con partes relacionadas se verifica que los interes es se encuentren a precio comparable de mercado. Se recomienda a la Compañía el realizar la evaluación períodica de las condiciones contractuales de s us prés tamos para no caer en incumplimiento o penalizaciones que pudieran impactar en la pérdida del prés tamo y la liquidación del mis mo de forma inmediata. De igual forma se recomienda el pactar tas as de interés lo más bajas pos ibles y en cas o de s er prés tamos con partes relacionadas, verificar que las tas as de interés s e encuentren dentro de lo que es tablece el mercado de dinero. R ealización de S e s olicita que los movimientos A través de incrementos de capital, venta aportaciones para realizados al capital, se o emis i n de acciones se obtendrán futuros aumentos de encuentren aprobados por los recurs os fres cos para la Compañía, s in capital, venta/ emis ión accionis tas y el Cons ejo de cos to financiero para la mis ma. de acciones. Adminis tración.

11 E fectivo 3.2 Control interno y principales procedimientos de auditoría Control Procedimiento de auditoría Recomendación Adecuada cus todia fís ica de efectivo y equivalentes de efectivo (incluyendo medios electrónicos ). As í como el control de las s alidas de efectivo, mediante firmas mancomunadas, dis pos itivos electrónicos (tokens ) y s egregación de funciones. As í como, el es tablecimiento y control de los límites de pago, y depos itos programados y trans acciones mediante portales bancarios y realización de conciliaciones mens uales. bancarias E laboracion periódica del E s tado de flujos. Revis ión de conciliaciones bancarias, revis ión de pagos pos teriores, pas ivos no regis trados y corte de formas. S olicitar a la compañía la elaboracion periódica del E s tado de flujos, el cuál s erá validado con el papel de trabajo elaborado con las cifras contables. Se recomienda a la compañía el manejo de firmas mancomunadas y s egregacion de funciones en donde los res pons ables de el manejo del efectivo, s olicitud de fondos, revis ión y autorizació de movimientos bancarios, as i como la revis ión de los regis tros contables. Se recomienda la elaboracion periodica del E s tado de flujos, a fin de contar con una vis ión amplia de las entradas y s alidas de flujos de efectivo y equivalentes.

12 Invers iones en valores temporales 3.2 Control interno y principales procedimientos de auditoría Anális is y evaluación del us o de excedentes de efectivo y equivalentes. Pres upues tar invers iones. las S olicitar a la Compañía la documentación s oporte de las invers iones realizadas, enviar confirmaciónes, verificar las condiciones contractuales, incluyendo la cobertura de ries gos y la autorización de las operaciones realizadas. S olicitar el pres upues to de la Compañía para el año auditado, a fin de verificar que las invers iones en valores realizadas es tán autorizadas por el Comité de Tes orería. E n cas o de tener excedentes de efectivo, el realizar un anális is en el mercado de las mejores condiciones para poder invertir s us flujos de efectivo, cons iderando el ries go que puede implicar una invers ión en condiciones agres ivas. Realizar anualmente un pres upues to para los ingres os y s alidas de efectivo, el cual s e recomienda s ea flexible y s e realice en divers os es cenarios cons iderando la his toria de la Compañía y los ries gos del mercado en el que opera la Compañía.

13 Capex y Opex 3.2 Control interno y principales procedimientos de auditoría Control Procedimiento de auditoría Recomendación Aprobación y aplicación de la invers ión en bienes de capital en pres upues to- Capex. Se verifican las invers iones aprobadas en pres upues to con las invers iones regis tradas en contabilidad. As í también, se valida la documentación s oporte para efectos de cumplimiento de controles (autorización, cotizaciones con varios proveedores, pago y regis tros contables ) y para efectos fis cales, as í como su tratamiento fis cal dentro de la determinación de los impues tos a la utilidad (IS R y IE TU). S e recomienda lo s iguiente: Que las invers iones de capital es tén aprobabas por el Cons ejo mediante un pres upues to Contar con un expediente con la documentación s oporte de la invers ión. E xis tencia de s egregación de funciones en relación al anális is de la invers ión, autorización, cotizaciones y pago.

14 Capex y Opex 3.2 Control interno y principales procedimientos de auditoría Control Procedimiento de auditoría Recomendación S eguimiento de la política de capitalización y amortización de los bienes de capítal y los flujos de efectivo generados por la invers ión. Adicional a los procedimientos de revis ión de controles que se mencionan en el punto anterior, se valida la razonabilidad de la es timación de las vidas útiles con bas e en los flujos de efectivo futuros que generarán las invers iones, as í también se valida la mecánica de determinación de la depreciación. S e recomienda lo s iguiente: Verificar períodicamente la política de es timación de vida útil de los activos de acuerdo a los flujos futuros que s e es tima que s e obtendran por s u adquis ición Cons iderar que el cálculo de la depreciación s ea realizada de forma automatizada por el s is tema contable y s e recomienda que és ta s ea validada períodicamente mediante pruebas globales de razonabilidad.

15 Capex y Opex 3.2 Control interno y principales procedimientos de auditoría Control Procedimiento de auditoría Recomendación Anális is de los cos tos de mantenimiento preventivo autorizados en pres upues to, as í como de los gas tos de cons umibles y otros neces arios para el funcionamiento del negocio o maqinaria Opex. S e realizan los mis mos procedimientos de revis ión que para Capex. S e recomienda lo s iguiente: Que los cos tos y gas tos es tén aprobabas por las partes corres pondientes mediante un pres upues to y en cas o de que s e requiera un mantenimiento correctivo, és te s ea autorizado por la Dirección de la Compañía. Contar con un expediente con la documentación s oporte de los cos tos y gas tos incurridos. E xis tencia de s egregación de funciones en relación al anális is de los cos tos y gas tos a incurrir, autorización, cotizaciones y pago.

16 Cuentas por pagar 3.2 Control interno y procedimientos de auditoría Control Procedimiento de auditoría Recomendación E s tablecimiento de fechas de pago y corte y corte al cierre del año. Se s olicita a la Compañía la integración de s us cuentas por pagar, as í como s us es tados de cuenta de los primeros mes es del año pos terior al año de cierre, se procede a s eleccionar una mues tra de la cual s e valida que las facturas es tén regis tradas (provis ionadas ) en el período al que corres ponden. S e recomienda a la Compañía el es tablecer una fecha de recepción de facturas con s us proveedores un par de días previos a la fecha de cierre del ejercicio a fin de que todos es tos gas tos queden regis trados en el período y as í evitar la recepción de facturas del año anterior al inicio del nuevo año y eque és tas no s e encuentren regis tradas en contabilidad. Adecuada s egregación de funciones en la aprobación de gas tos, elaboración de órdenes de compra, cotización con proveedores y su s elección, as í como realización del pago y regis tro contable. Verificar que la Compañía cuente con una integración de compras, activos fijos e intangibles, pagos a proveedores. Pos teriormente s e s elecciona una mues tra y s e valida que todos és tos pagos cuenten con la res pectiva documentación s oporte y que exis ta evidencia de autorizaciones y s egregación de funciones. S e recomienda es tablecer un manual de procedimientos en donde s e delimiten las res pons abilidades del pers onal en relación a los s iguientes proces os : Autorización de compras y límites res pectivos en relación al nivel (Gerentes y Directores ) Orden de compra S elección de varios proveedores Revis ión de condiciones contractuales Pago Regis tro contable

17 4. Los 4 principios básicos para la administración del efectivo 1. "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" Ejemplo: -Incrementar el volumen de ventas. -Incrementar el precio de ventas. - Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución). -Eliminar descuentos. 2. "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" Ejemplo: - Incrementar las ventas al contado - Pedir anticipos a clientes - Reducir plazos de crédito. 3. "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero" Ejemplo: - Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores) - Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa. - Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad) 4. "Siempre que sea posible se deben extender los plazos de las salidas de dinero" Ejemplo: - Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. - Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar

18 Contactos C.P.C. Arturo García Barragán Audit Partner KPMG Mexico Blvd. Avila Camacho 176 Mexico, D.F. Tel Fax

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