Guía de Uso. Office Depot Online Internet, fácil y sencillo

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1 Guía de Uso Office Depot Online Internet, fácil y sencillo

2 02 Office Depot Online Office Depot Online

3 Sumario Solución informática integral de compras Ahorro de tiempo Opciones para crear su pedido Enviar el pedido Seguimiento de pedidos Filtros de búsqueda Total control e independencia sobre su cuenta Perfiles de usuario Gestión de su cuenta Modificar datos de la cuenta Navegando por el catálogo en Internet Tablón informativo

4 Solución informática integral de compras Office Depot Online es la herramienta que le permite integrar todos sus departamentos sin necesidad de hacer ninguna inversión informática siempre que se disponga de un simple acceso a Internet. Office Depot Online le ofrece una solución integral permitiendo: Gestionar sus usuarios (crear nuevos usuarios, editarlos...). Gestionar la cuenta (creación y modificación de direcciones de entrega, centros de coste y nº propios de pedido). Realizar pedidos. Ver el histórico de pedidos de la cuenta. Aprobar pedidos. Comunicarse con los usuarios de una misma cuenta a través del Tablón de Anuncios. Insertar el logotipo de su empresa. Crear listas de compra. Ahorro de tiempo Conectando a Office Depot Online evita remitir faxes ó realizar llamadas telefónicas innecesarias. Ahorre tiempo en el seguimiento de su pedido. Podrá revisar en tiempo real el estado de su pedido. Sin acceso a Office Depot Online, esta información sólo puede obtenerse a través de una llamada al Servicio de Atención al Cliente, donde también le atenderán adecuadamente. A través de las herramientas de búsqueda encontrará fácilmente los artículos que necesita incluso sin la referencia del producto de Office Depot. Otra opción que encontrará interesante y que le ayudará a realizar su pedido rápido es volver a realizar un pedido ya enviado anteriormente. Solo con pulsar el botón Volver a realizar pedido todas las referencias se volcarán automáticamente a su cesta de la compra. Desde aquí podrá añadir o eliminar referencias al pedido. Dispone de información a tiempo real del stock del articulo solicitado. Gran Ventaja sobre los pedidos por teléfono, fax o Office Depot Online

5 Opciones para crear su pedido Puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones para crear un pedido: Selección de productos a través de la barra de navegación. Accediendo a las distintas categorías de artículos en la barra de navegación superior de la página encontrará todo lo que necesite. Herramientas de búsqueda. Búsqueda de artículos introduciendo palabras claves, frases o nº referencia de artículos. Pedidos por referencia. Desde la opción Pedidos por Nº Referencia. Para crear un pedido de su lista de la compra vaya a la opción Lista de la Compra y seleccione los artículos que desea pedir. 05

6 Realice su pedido desde su lista de la compra. Para crear su lista, vaya a la opción Pedir por Nº de Ref e introduzca las referencias que van a formar parte de su lista de artículo mas frecuentes. Una vez incluidas las referencias pulsar Añadir a la Lista y siga las instrucciones. Búsqueda rápida por marca Enviar el pedido En todo momento puede cambiar la dirección de entrega, centro de coste, nº de pedido propio, datos de contacto y el contenido del pedido. A través de cualquiera de las opciones anteriormente detalladas, añadimos las referencias a la cesta de la compra pulsando la opción. En todo momento podemos ver los artículos añadidos a nuestro pedido desde la opción:. Una vez completado, pulse y una nueva pantalla aparecerá para que compruebe la dirección de entrega, centro de coste, nº de pedido propio y en definitiva información importante a la hora de enviar el pedido: 06 Office Depot Online

7 Una vez todos los datos son correctos pulse enviar pedido y listo! El sistema le facilitará su nº de pedido y solo queda recibir la mercancía. 07

8 Seguimiento de pedidos Desde la opción Seguimiento de pedidos, puede seguir el estado de los pedidos enviados a Office Depot. Dependiendo del perfil con el que haya sido creada su cuenta, puede ver todos los pedidos asociados con su cuenta, su centro de costes, o únicamente los pedidos que ha cursado. Puede ver todos sus pedidos en orden cronológico, o puede ver determinados pedidos utilizando criterios de búsqueda y filtro (ver la sección Selección de criterios de búsqueda ). Además, puede modificar un pedido si éste no ha sido todavía procesado. Para ver todos los pedidos por fecha de creación, haga clic en Seguimiento de Pedido en la en la barra de navegación situada a la izquierda de la pantalla. Puede darse el caso de que haya más de una página de pedidos. Para moverse por las diferentes páginas, puede utilizar los botones de Siguiente y Anterior. Para ver información detallada sobre un pedido, haga clic sobre el número de este, en la columna de número de pedido situada a la izquierda. 08 Office Depot Online

9 Filtros de búsqueda Al entrar en la opción Seguimiento de Pedidos,si no especifica criterio, por defecto se desplegará por orden cronológico (pedidos realizados en los últimos 15 días). Además tiene la opción de filtrar por los siguientes criterios: También tiene la opción de introducir el rango de fechas para ver los pedidos realizados en el intervalo de tiempo especificado. Contacto vía Internet:

10 Con Office Depot Online tendrá total control e independencia sobre su cuenta A través de las opciones Aprobación de Pedidos, Perfiles de Usuario y Central de Cuentas, tendrá total control e independencia sobre su cuenta. Perfiles de Usuario : Podrá crear múltiples usuarios y super usuarios bajo una misma cuenta. Central de Compras : Gestión y creación de direcciones de entrega, centros de coste, nº de pedido propios y personas de contacto. Aprobación de Pedidos : Los pedidos realizados deben ser aprobados por el responsable de la cuenta o por la persona designada como aprobador. El aprobador recibe un alertando que tiene pedidos pendientes de aprobación. Perfiles de usuario Existen dos tipos de Usuarios que pueden trabajar en Office Depot Online: Super Usuario y Usuario Normal. Solo el super usuario de una cuenta de Office Depot tendrá acceso a la opción perfiles de usuario y realizar las siguientes acciones: Añadir usuarios. Editar usuarios. Activar/desactivar usuarios. Administrar perfiles de usuarios. Mantenimiento flujos de aprobación Mantenimiento de grupos. 10 Office Depot Online

11 Gestión de su cuenta Todos los cambios que el usuario realice en esta sección de Office Depot Online serán automáticamente actualizados en nuestro sistema. Central de Cuentas: Gestionar direcciones de entrega: Permite añadir nuevas direcciones de entrega, modificar existentes y/o elegir una dirección diferente para pedidos individualmente. Gestionar centros de coste: Permite añadir nuevos centros de coste, modificar existentes y/o elegir un centro de coste diferente para cada pedido individualmente. Permite añadir controles/límites presupuestarios a cada usuario. Gestionar nº de pedido propio: Permite añadir nuevos nº de pedido propios del cliente, modificar existentes y/o elegir/crear un nº de pedido propio diferente para cada pedido individualmente. 11

12 Modificar datos de la cuenta Para información adicional de cómo modificar los datos de usuarios, por favor, lea atentamente la información a continuación. La opción Resumen de Mi Perfil muestra información del perfil del usuario (dependiendo de las necesidades de su empresa, ésta puede incluir direcciones y características especiales de entrega, contactos y centros de coste). Los campos y nombres de estos han sido definidos según sus necesidades al dar de alta la cuenta. Podrá acceder a toda la información modificable seleccionando la categoría Mi Perfil > Resumen de Mi Perfil en la barra de navegación situada a la izquierda de la pantalla. Esta información puede ser modificada seleccionando el botón Modificar o Seleccionar otro para cada categoría. Para información adicional de cómo modificar los datos de usuarios, por favor, lea atentamente la información a continuación. Para cambiar los datos de la cuenta, haga clic en el botón Buscar que aparece a la derecha del campo que desea modificar, y proceda a realizar los cambios en las siguientes pantallas. 12 Office Depot Online

13 Navegando por el catálogo en Internet Al acceder la página Office Depot Online, se muestran dos pestañas en la barra superior de navegación: Inicio y Tablón de Anuncios. Haga clic en la pestaña de Inicio para acceder a la lista de categorías de artículos. Desde ésta, puede navegar por el catálogo haciendo clic en cualquiera de las categorías del listado. Seleccione una de las categorías para desplegar el contenido de ésta. A medida que vaya haciendo clic en cualquiera de las subcategorías, se irán desplegando, o bien sucesivas subcategorías, o la lista de artículos correspondiente a éstas. Si desea más información sobre cualquiera de los artículos que aparecen en pantalla, seleccione el producto y aparecerá la ficha de producto. Puede entonces hacer clic en la descripción del producto para ver información más detallada, añadir el producto a su pedido y/o a su lista de la compra personalizada. 13

14 Tablón informativo El Tablón de Anuncios está dividido en dos secciones, cada una para un tipo de comunicación diferente: Tablón de Anucios Mensajes Office Depot Solo el super usuario puede acceder al tablón de anuncios y modificar su contenido, incluido el logotipo de su empresa, con la frecuencia que desee. Para mostrar el logotipo de la empresa, el super usuario puede colgar de la página su logotipo de la empresa para que aparezca. Para ello, haga clic en la pestaña Tablón de Anuncios en la barra de navegación superior de la página. Haga clic en el botón de Modificar. Aparecerá la pantalla de Panel de Actualización del Usuario Administrador. 1. Haga clic en explorar en la sección de Cargar Nueva Imagen al Tablón Informativo. 2. Busque dentro de los directorios de su ordenador hasta encontrar la imagen deseada y selecciónela. 3. Haga clic en enviar imagen y la imagen que ha seleccionado se enviará directamente a Office Depot en un fichero adjunto. Recibirá una notificación en pantalla seguido de un correo electrónico confirmando la recepción de su imagen, el nombre de ésta y cuándo aparecerá en la página Web. 4. Una vez haya recibido la confirmación de recepción de la imagen, vaya a la sección de Actualizar/Crear una imagen en el Tablón de Anuncios la pantalla de Panel de Actualización de Usuario Administrador, introduzca el nombre de la imagen (según aparece en el correo electrónico recibido de Office Depot) en el campo correspondiente y haga clic en Actualizar. 5. Podrá visualizar la imagen haciendo clic en volver a Panel de Control. Insertar mensajes Insertar Mensajes 1. Haga clic en la pestaña Tablón de Anuncios en la barra de navegación superior de la página. 2. Haga clic en Modificar. Aparecerá la pantalla de Panel de Actualización del Usuario Administrador. 3. Seleccione Color o Referencia de Color y escriba su mensaje que aparecerá en el área de texto de su Tablón de Anuncios. 4. Haga clic en Actualizar. 14 Office Depot Online

15 Tags en HTML 1. Para personalizar aún más su Tablón de Anuncios, puede utilizar tags en formato HTML dentro del texto introducido en el tablón. 15

16 Office Depot Rotonda René Descartes Pol. Ind. Alcalá-Garena Parcela 101, Nave Alcalá de Henares (Madrid) Tlf.: fax:

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