Nuevo Sistema de Dispensación Automatizado en el Laboratorio de Hemodinámica.

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1 Nuevo Sistema de Dispensación Automatizado en el Laboratorio de Hemodinámica. Santamaría Rubio J., Morís de la Tassa C., Torre Cabo J.D., Arias García P., González Teira M., Rivilla Soblechero J., Alonso Fernández A., García Alonso E., Fernández García C., Osoro Fernández de Cuevas C. Hospital Central de Asturias, Oviedo, España. RESUMEN Introducción: Los sistemas de dispensación automática de productos nos aportan una serie de ventajas como: Una mayor gestión de los productos; disminución de consumos, reducci ón importante de stocks, etc. En septiembre de 2001 se instaló en nuestro Laboratorio de Hemodinámica el sistema PYXIS de gestión y control de fungibles, actuando como Centro de Referencia. Objetivo: Describir el método de dispensación y reposición de productos fungibles mediante el Sistema de Dispensación Automatizado PYXIS en el Laboratorio de Hemodinámica. Material y Métodos: El Nuevo Sistema se instaló en Hemodinámica en tres fases: 1 era. Fase: Un equipo de Hemodinámica ubicó el Nuevo Sistema en 3 Salas independientes: Sala de Ordenadores. -Estación Almacén.- Estación Sala B, y realizó un análisis cualitativo y cuantitativo de los productos existentes para ajustarlos a la capacidad f ísica del Nuevo Sistema. 2 da. Fase: El equipo definió los criterios de selección, los stocks y el listado de los productos que entrar ían en el Nuevo Sistema; y se asignaron las actividades a desarrollar por cada uno de los miembros del personal de Hemodinámica. 3 era. Fase: Se adiestró al personal con un programa Demo durante 3 meses y a continuación se puso en funcionamiento la Estación Almacén. 15 días m ás tarde entró en funcionamiento la Estación Sala B. Resultados: Control del 85% de los productos. Control de Caducidades. Coste por Procedimiento. Coste de Inventarios. Conclusiones: El nuevo Sistema permitió:- La gesti ón y control de Stocks, el control de Caducidades, el coste de Inventarios, el coste por procedimiento. Es un Sistema GLOBAL. En esta fase aún no se han desarrollado las posibilidades de interconexi ón del Sistema con el Hospital. INTRODUCCION Los sistemas de dispensación automática de productos están demostrando ser altamente beneficiosos como herramienta de gestión y control dentro del Hospital, de modo que cada día merecen m ás atenci ón por parte de los profesionales del sector hospitalario. Entre las ventajas que aportan podemos destacar: 1. Una mayor gestión de los productos. 2. Disminuci ón de consumos. 3. Reducción importante de stocks en la Unidad. 4. Precisión en la determinaci ón de costes por proceso. 5. Control de caducidades 6. Optimización de los tiempos de enfermería. El sistema Pyxis es un sistema de gestión y control de consumibles hospitalarios que optimiza el consumo de fungibles y medicamentos con la finalidad de reducir el gasto hospitalario. En Estados Unidos lo utilizan más de tres mil hospitales y según palabras de farmacéuticos americanos "ha supuesto un avance tan significativo en la gesti ón farmacéutica como lo fue la dosis unitaria en los años setenta".

2 Ahora se ha dado un paso más y en septiembre de 2001 se instaló en la Unidad de HEMODINÁMICA del H.C.A. el sistema PYXIS de gestión y control de Fungibles, actuando como centro de referencia. OBJETIVO Descripci ón del método de dispensación y reposición de materiales fungibles mediante el sistema de dispensación automatizado PYXIS en el Laboratorio de Hemodinámica de Oviedo y algunos resultados. MATERIAL Y METODOS El Laboratorio de HEMODINÁMICA está ubicado en la 9ª planta del Hospital General de Asturias. Consta de 2 salas de fluoroscopia (Sala A y Sala B), 1 sala de control,1 Sala de Pacientes, 1 Almacén, 1 sala de ordenadores, 1 Sala de sesiones, 1 sala de proyecciones y 1 despacho médico. El Sistema de Dispensación Automatizada de fungibles PYXIS se instaló en el laboratorio de Hemodinámica en las fases siguientes: 1ª Fase: Un equipo de profesionales del Laboratorio de Hemodinámica, formado por 1 Médico, 1 Enfermero y 1 TER, ubicó el Sistema en 3 Salas independientes: Sala de ordenadores, donde se instaló la Consola de control general. Estación Almacén. Estación Sala B, que es uno de los Laboratorios de Hemodinámica. Primero se instaló la estaci ón Almacén. Todos los fungibles provenientes de Suministros del H.C.A. entrarían en el Sistema PYXIS a trav és de la estaci ón Almac én. Más tarde se instaló la estaci ón Sala B. Previamente se realizó un an álisis cualitativo y cuantitativo de los fungibles existentes en nuestro laboratorio de Hemodinámica y se establecieron 2 grupos teniendo en cuenta el tipo de procedimientos que realizamos: Grupo Amarillo: Procedimientos diagnósticos. Grupo Azul: Procedimientos Terapéuticos. Se decide ajustar el número de fungibles terapéuticos como Balones y Stent, a un número razonable de modelos debido a su diversificaci ón, repetici ón y a la capacidad física del Sistema de Dispensación Automatizado. 2ª Fase: A partir de la información recogida en la primera fase, el equipo definió los criterios de selección de fungibles en el Sistema de Dispensación Automatizada, incluyendo todos los productos utilizados en el Laboratorio de Hemodinámica, excepto: Productos de uso poco frecuente o no sistemático (máscaras de O 2, sondas, etc.). Productos de bajo coste y de difícil control (jeringas, agujas, gasas, etc.) Papelería e imprenta. Limpieza. Se definió el stock máximo, el de relleno y el m ínimo de unidades de cada producto teniendo en cuenta 2 factores: Si el producto pertenecía a la Estaci ón Almacén. Si el producto pertenecía a la Estaci ón Sala B. Se hizo un primer listado de 195 productos, lo que supone el control del 85% del material utilizado en el Laboratorio de Hemodinámica. Se asignaron las actividades a desarrollar en el sistema a cada uno de los miembros del equipo de salud (Contraseñas, accesos restringidos, etc.)

3 3ª Fase: Durante un período de 3 meses aproximadamente se adiestró al equipo de salud con un programa Demo. El 10 de Octubre de 2001 se puso en funcionamiento en la Estaci ón Almacén el Sistema de Dispensaci ón Automatizada de Fungibles PYXIS : Se trata de un Armario abierto que permite el acceso al producto solicitado utilizando la tecnología del pulsador(cuando el usuario selecciona el paciente, recoge el/los productos deseados y presiona el/los pulsadores correspondientes comunica al sistema los productos consumidos). Está formado por 3 estanterías (Flextrack) independientes, adosadas, interrelacionadas y gestionadas por una estaci ón digital con pantalla táctil, teclado e impresora. Existe una comunicaci ón electrónica entre esta Estación y la Consola que, además de ofrecer un control total del stock, permite una reposición automática y programada de la Estación Sala B. La base de datos de la Consola incluye entre otros, un listado de fungibles, pacientes y usuarios de manera que los productos retirados de la Estación Almacén el usuario del sistema asigna automáticamente a la Sala seleccionada. Quince días m ás tarde entró en funcionamiento en la Estaci ón Sala B el Sistema de Dispensaci ón Automatizada de Fungibles PYXIS. El Armario de la Estaci ón Sala B se trata de la combinación de 2 sistemas: 1 Armario cerrado por cuatro puertas (Cathrack). Especialmente diseñado para ubicar los Catéteres diagnósticos y Catéteres gu ía, así como los Stent y Balones. 1 Armario abierto (Flextrack) adosado al anterior. Está comunicado electr ónicamente con la Consola principal mediante una estaci ón digital con pantalla táctil, teclado e impresora que permite el acceso al producto solicitado mediante contraseña de conexión, utilizando también la tecnología del pulsador. Cuando el usuario conecta con el sistema a través de su contraseña, selecciona el paciente y utiliza la tecnología del pulsador, todos los productos utilizados quedan asignados a ese paciente. La base de datos de la Consola incluye entre otros: un listado de fungibles, pacientes, usuarios, kits, etc. De manera que los productos retirados de las Estaciones por el usuario son asignados automáticamente por el Sistema de Dispensaci ón Automatizado a la Sala o al paciente seleccionado. RESULTADOS Evolución de Caducidades: Las caducidades de los fungibles fue un tema revisado durante la instalaci ón del armario. Se comprobó la cantidad de productos caducados que exist ían en aquel momento, siendo éstos en Número de productos = 20, y en Número de Unidades = 112 con un valor aproximado de ( ptas.) Sin embargo no se introdujo la caducidad de cada producto en el sistema hasta el mes de marzo de Estos son los resultados que estamos obteniendo a lo largo de todo el tiempo de funcionamiento del Sistema, teniendo en cuenta que estos datos se elaboran a partir de los informes que mensualmente nos ofrece el Sistema con un rango de fechas de 3 meses. Costo de inventario Nos ofrece el stock exacto de productos existentes en nuestras Estaciones en las fechas del informe.

4 La Estaci ón Sala B presenta un Costo de Inventario prácticamente igual a lo largo de todos los informes debido a su reposición automática diaria, estando por lo tanto sus pares máximos en el punto de relleno preconfigurado. La Estaci ón Almacén presenta m ás oscilaciones en su costo de Inventario debido al sistema actual de petición y reposición de productos a trav és de Suministros. Se tramitan pedidos de mucha cantidad para no hacer muchos pedidos a lo largo del mes. Ello nos lleva a tener que incrementar el stock, nos encontramos con falta de espacio y peor control de los productos. El nuevo sistema PYXIS pretende realizar automáticamente más pedidos de menor cantidad. Tener un stock inferior y espacio suficiente para almacenar los productos. En consecuencia: A menor cantidad de productos, más capacidad del Armario y mejor control de los productos. Coste por procedimiento: Hemos analizado solamente 2 tipos de procedimientos de los m últiples que realizamos en nuestro Laboratorio de Hemodinámica: Coste de ACTP. Coste de Cateterismos Diagnósticos. Los gráficos de barras reflejan el M áximo, Promedio y M ínimo de los procedimientos analizados cada mes en la Sala B cuyo número está reflejado en la línea roja. Vemos en las Barras picos puntuales, debidos a casos muy complejos en la barra de Máximos o casos muy sencillos en la barra de M ínimo; el dato a destacar es la relativa estabilidad de los Promedios en torno a un coste equilibrado.

5 CONCLUSIONES El Sistema de Dispensación Automatizado PYXIS permite la gestión eficaz y control de stocks de los productos utilizados en nuestro Laboratorio de Hemodin ámica. Este control nos sirve para conocer entre otros: Costo de Inventarios. Coste por Procedimiento. Control de Caducidades. La informaci ón proporcionada ha mejorado la eficacia, mediante la disminuci ón de stocks y la reducción al mínimo de la pérdida por caducidades. El Nuevo sistema es un sistema GLOBAL ya que controla el 85% de los productos utilizados en nuestro Laboratorio de Hemodinámica. En esta primera fase de puesta en marcha y aprendizaje aún no se han desarrollado las posibilidades de Interconexión del Sistema, que permitirán la integración "on-line" con el sistema de Suministros del Hospital, para que el conocimiento de las necesidades de reposición de la Unidad sea automático y los procesos de reaprovisionamiento se automaticen. BIBLIOGRAFIA 1. Proyecto PYXIS. Mayo Automatización en un Servicio de Urgencias: Pasado y Presente de la Dispensación de Medicamentos. Porta Oltra, B.; Gaspar Carreño, ML. Hospital Universitario Dr. Preset. (VALENCIA) 2. Análisis de un Sistema Automatizado de Dispensación individualizada de Medicamentos en una Unidad de Cuidados Intensivos. Pérez Ruixo, JJ.; Pastor Boix, E. Hospital Universitario Dr. Preset (VALENCIA). 3. Sistema de Dispensación Automatizada en Unidades de hospitalización con Sistema de Distribuci ón de Medicamentos Dosis-Día. García Ramos, R.; Rodríguez Cobos, MS. Complejo Hospitalario Universitario de Santiago de Compostela Preguntas, aportes y comentarios serán respondidos por los autores a través de la lista de Cardiolog ía Intervencionista. Llene los campos del formulario y oprima el botón "Enviar" Preguntas, aportes o comentarios: Nombre y apellido: País: Argentina

6 Direcci ón de Enviar Borrar Tope Actualización: 29 -Oct-2003