ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE CONTRATO

Transcripción

1 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE CONTRATO REFERENCIA: COMPRAVENTA DE ELEMENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL PARA LA E.S.E. MARIA AUXILIADORA DE MOSQUERA, CUNDINAMARCA. 1. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN: Conforme a lo establecido en el Acuerdo No. 021 del 2003, actualizado mediante el Acuerdo No. 30 del 27 de noviembre de 2012, la E.S.E. MARIA AUXILIADORA de Mosquera, Cundinamarca, es una Entidad de primer nivel de atención y constituye una categoría especial de Entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, adscrita a la Secretaria de Salud Municipal e integrante del Sistema de Seguridad Social en Salud y sometida al régimen jurídico previsto en el Capítulo III, Artículo 194, 195 y 197 de la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios. En estas condiciones la E.S.E. MARIA AUXILIADORA de Mosquera, Cundinamarca, resulta ser una Entidad prestadora del servicio público de salud, que sirve a la población que habita en el Municipio, con énfasis, en la población pobre que no se encuentra cubierta con subsidios a la demanda y a la población afiliada a las administradoras del régimen subsidiado. Atendiendo adicionalmente a la población de régimen contributivo, población afiliada a administradoras de riesgos profesionales o beneficiarias de algún tipo de seguro (SOAT, seguros estudiantiles, entre otros). Así como personas sin ningún tipo de afiliación al SGSSS y que requieran atención en salud. Dentro de los fines primordiales de la Entidad, está el brindar servicios de salud eficientes y efectivos, ajustados a la normatividad vigente, de tal forma que se satisfagan los requerimientos del entorno, adecuando en forma continua sus servicios y procesos administrativos. La E.S.E. María Auxiliadora de Mosquera, Cundinamarca, en cumplimiento de las disposiciones legales especialmente la Ley 594 de 2000 y demás decretos reglamentarios, establecidos para el manejo y conservación documental, requiere contar con elementos como Cajas de Archivo y carpetas con solapa para el manejo y disposición de sus archivos institucionales. Es de anotar que el manejo del archivo se hace con arreglo a las tablas de retención documental implementada por la entidad mediante la Resolución No. 042 de 2012, requiriéndose contar con estos elementos para su clasificación y disposición final en el archivo general de la E.S.E. 2. OBJETO A CONTRATAR 2.1 Tipo de Contrato: compraventa. 2.2 Objeto: Compraventa de elementos de conservación documental, cajas de archivo y carpetas con solapa para el manejo y disposición del archivo documental de la E.S.E. María Auxiliadora de Mosquera, Cundinamarca. 3. CONDICIONES DE CONTRATACION: 3.2 Plazo: El plazo de ejecución es decir el tiempo durante, el cual, los CONTRATISTAS se comprometen a entregar los elementos de conservación documental, cajas de archivo y carpetas con solapa para el manejo y disposición del archivo documental, será de QUINCE (15) DIAS, contados a partir de la suscripción del contrato. 3.3 Valor estimado del contrato: Para efectos de la presente contratación se consideró en primer lugar que a E.S.E. María Auxiliadora, requiere contar con los elementos de conservación documental, cajas y carpetas con solapa, para lo cual se realizó estudio de mercado para estimar los recursos necesarios. De conformidad a lo anterior, se estimó el costo para la compraventa de los elementos de conservación documental para el segundo semestre del año 2014, en la suma de: TRES MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($ M/cte.), para lo cual la Entidad dispuso un presupuesto por la suma de: TRES MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($ M/cte.). El contrato de suministro de los elementos de conservación documental, se cancelara con recursos propios, respaldado por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, expedido para tal efecto. 3.4 Forma de pago: El costo de la compraventa de elementos de conservación documental, cajas de archivo y carpetas con solapa, se cancelara en forma total, una vez recibido los bienes, con su respectiva factura de venta, treinta (30) días después de la entrega. 1

2 3.3 Lugar de ejecución: El objeto de lo contratado se prestara en las instalaciones de la E.S.E. MARIA AUXILIADORA ubicada en el Municipio de Mosquera, Cundinamarca, en la Calle 2 No y/o Calle 3 No Este Supervisión: El supervisor del cumplimiento estricto del objeto de la contratación será el funcionario de planta que para el efecto designe la Gerencia. 4. ASPECTOS TÉCNICOS La E.S.E. María Auxiliadora de Mosquera, Cundinamarca, para el manejo de su archivo documental empleara las siguientes unidades de conservación documental, conforme a las características técnicas establecidas en la norma técnica INCONTEC 5397 de Caja de Archivo. Material: Cartón corrugado de pared sencilla, con una resistencia mínima de compresión vertical (RVC) DE 930 kgf/m2 y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 Kgf/m2, el cartón deberá ser químicamente estable con un PH neutro (Ph 7) Dimensiones: Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm x alto: 25,5 cm x largo: 39 cm Dimensiones externas: ancho 12,5 cm x alto: 26,5 cm x largo: 41,5 cm Diseño: La caja deberá contar con una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su manipulación, debe permitir su ensamble por plegado sin involucrar adhesivos ni ganchos. Rotulado: La caja deberá tener un rotulado de ancho: 9 cm x alto: 18 cm, para su identificación sobre la apertura frontal, según diseño el cual deberá incluir logo institucional e indicaciones de identificación, a una tinta, color negro, conforme a la siguiente descripción: CODIGO: SERIE: SUBSERIE: No. DE CARPETAS FECHA: DEL: AL: CAJA No. VISTA GENERAL CARPETA DE ARCHIVO: 2

3 4.2 Carpeta con solapa lateral Material: Yute (600 gr), el cual deberá ser químicamente estable con un PH neutro (Ph 7) Dimensiones: Total: Ancho: 69,5 cm x largo: 69,5 cm De la base central: Ancho: 22 cm x largo: 35 cm De las solapas laterales: Ancho: 22 cm x largo: 35 cm Ancho: 25,5 cm x largo: 35 cm De las solapas superiores: Ancho: 22,5 cm x largo: 17 cm Diseño: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior, incluye grafado para cuatro pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1cm, para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios aproximadamente. Rotulado: La carpeta deberá tener un rotulado., el logo institucional en la cara principal, en los laterales, deberá tener espacio para colocar el número de la carpeta, pliegue superior y lateral: código, serie, subserie, No. Carpeta, No. De caja y Folios Logo VISTA GENERAL CARPETA CON SOLAPA 3

4 . 4.3 Cantidades DESCRIPCIÓN CANTIDAD Caja de archivo 500 Carpeta con solapa OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 1. El Contratista será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones que en el ejercicio de las actividades que dentro del desarrollo del contrato, se cumplan cuando con ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros. 2. Entregar a título de venta los elementos y cantidades descritas en las especificaciones técnicas. 3. Prestar puntualmente el servicio en los términos y horarios establecidos enunciados en las especificaciones técnicas. 4. Acatar las instrucciones que imparta el supervisor del contrato, en relación con la correcta ejecución del contrato. 5. Cumplir con el objeto del contrato, conforme a los documentos de la propuesta y el contrato que se suscriba. 6. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y entrabamientos. 7. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del contrato. 8. Cumplir con los aportes a los Sistemas Generales de Seguridad Social y aportes Parafiscales, en los términos de la Ley 789 de 2002, el Decreto 1703 de 2002 y demás normas concordantes. 9. Designar una persona de la empresa debidamente facultada para resolver de forma inmediata cualquier inquietud y/o inconveniente que se presente dentro de la ejecución del contrato; para ello deberá entrar en contacto con el supervisor del contrato. 10. Proporcionar las condiciones mínimas de seguridad industrial dentro de sus instalaciones a fin de evitar cualquier tipo de accidente, atentado y/o atender cualquier tipo de emergencia. 6. OBLIGACIONES DE LA E.S.E MARIA AXILIADORA 1. Tramitar las apropiaciones presupuestales que requiera para solventar las obligaciones que hayan surgido como consecuencia de la suscripción del contrato. 2. Cancelar al CONTRATISTA el valor del contrato, en la forma y plazos estipulados. 3. Ejercer el control de la ejecución del contrato por intermedio del Supervisor. 4. Verificar la afiliación y pago oportuno y completo de los aportes a los sistemas de seguridad social integral en salud y pensión. 4

5 7. MODALIDAD DE SELECCIÓN: Teniendo en cuenta la naturaleza y valor del objeto que se pretende contratar, se debe acudir al procedimiento de contratación directa, de conformidad con lo establecido en el artículo 29 literal del Manual Interno de Contratación, Acuerdo No. 004 de REQUISITOS Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los proponentes personas naturales y del representante legal de la persona jurídica. R.U.T de la persona natural, o en el caso de persona jurídica de la misma, y del representante legal. R.U.T. En el caso de consorcios o uniones temporales se deberá aportar el RUT de cada integrante. Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona natural, o del representante legal de la persona jurídica, Representante legal e integrantes del consorcio ó unión temporal, según sea el caso. Antecedentes fiscales de la persona natural, o representante legal de la persona jurídica, o de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Antecedentes judiciales de la persona natural, o representante legal de la persona jurídica, o de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. En el caso de ser persona natural Registro mercantil, si es persona jurídica Certificado de Existencia Y Representación Legal de Cámara Comercio. Los demás requeridos en la invitación. 9. EXPERIENCIA El proponente deberá acreditar haber ejecutado y terminado un (1) contrato cuyo objeto haya consistido en la Compraventa y /o suministro de elementos de conservación documental, cajas de archivo y carpetas con solapa para el manejo y disposición de archivo documental, Cundinamarca, y cuyo valor a la fecha de terminación sea igual o superior al 100% del valor estimado como presupuesto oficial del presente proceso expresado en SMMLV. 10. GARANTIAS Atendiendo lo estipulado en el artículo 40 del Acuerdo No. 004 de 2014, Manual Interno de Contratación, en los estudios previos y pliegos de condiciones que elabora la Empresa y en los contratos que la misma celebre deberá pactarse de manera expresa que el contratista se obliga a constituir a favor de la Empresa Social del Estado María Auxiliadora de Mosquera, las pólizas de garantía expedida por una Compañía de Seguros debidamente autorizada para operar en Colombia. De conformidad con lo anterior la garantía o amparo, duración y cuantías se indica a continuación: Cumplimiento del Contrato: Para precaver los perjuicios que se deriven del incumplimiento de las obligaciones contractuales incluidas las multas y la cláusula penal que se pacten en el contrato. Su cuantía no será inferior al 10% del valor del contrato y su vigencia será igual a la del plazo total del contrato y seis (6) meses más. 11. RIESGOS 11.1 Riesgos previsibles Se consideran como riesgos previsibles para el cumplimiento del contrato: El incumplimiento con el desarrollo de las actividades contratadas El desarrollo de actividades que se alejen del marco legal vigente, o del lleno de los requisitos exigidos por la ley. El posible cambio de condiciones para la prestación del servicio o que exijan modificación y/o suspensión parcial o total de las actividades contratadas. Daños a terceros por parte del contratista en el desarrollo de las actividades contratadas. Sanciones recibidas por la institución por el incumplimiento de los requisitos legales exigidos, y no gestionados dentro del plazo de ejecución del contrato Riesgos no Previsibles: La E.S.E. no contempla como riesgo previsible el incumplimiento por causas de fuerza mayor demostrables por parte del contratista, de eventos adversos de tipo natural o humano ocurridos en la zona geográfica de ejecución del contrato. RIESGO OBSERVACIONES PROBABILIDAD DE OCURRENCIA IMPACTO EFECTO ASIGNACIÓN 5

6 ECONOMICO sociales o políticos Operacionales Financiero Regulatorio Son aquellos que se derivan del comportamiento del mercado, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros. Aquellos que se derivan por cambios de las políticas gubernamentales que sean probables y previsibles, tales como cambios en la situación política, sistema de gobierno y cambio en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato. También suelen presentarse por fallas en la manera en que se relacionan entre sí, el Gobierno y la población, grupos de interés o la sociedad. Por ejemplo los paros, huelgas, actos terroristas Son aquellos riesgos asociados a la operatividad del contrato. Entre estos encontramos: la posibilidad de que el monto de la inversión no sea el previsto para cumplir el objeto del contrato. También se presenta la extensión del plazo, cuando los contratos se realizan en tiempos distintos a los inicialmente programados por circunstancias no imputables a las partes. Adicionalmente, se presenta por la posibilidad de no obtención del objeto del contrato como consecuencia de la existencia de inadecuados procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos sin que los mismos sean imputables a las partes Este riesgo tiene dos componentes básicos: el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez, y el riesgo de las condiciones financieras. El primero se refiere a la dificultad de conseguir los recursos financieros, ya sea en el sector financiero o el mercado de capitales, para lograr el objetivo del contrato. El segundo hace referencia a los términos financieros de dichos recursos, entre estos encontramos plazos, tasas, garantías, contragarantías, refinanciaciones entre otros Son los posibles cambios regulatorios o reglamentarios que siendo previsibles, afecten el equilibrio contractual. Por ejemplo, cambios en las tarifas, mercados regulados, cambios en los regímenes especiales (regalías, pensional), designación de zonas francas, planes de ordenamiento territorial, expedición de normas de carácter técnico o de calidad, entre otros. MEDIO - MEDIO - Alto Bajo bienes bienes y retraso de las mismas Retraso en la entrega, mayor costo de la mismas y desfinanciamiento del proyecto y no ejecución del contrato desfinanciamiento del proyecto y no ejecución del contrato bienes y retraso de las mismas 60% el contratista y 40% la empresa, lo anterior teniendo en cuenta que los contratistas cuentan con la experiencia que les permite mitigar el riesgo 100% empresa 70% el contratista y 40% la empresa lo anterior teniendo en cuenta que el contratista, es el que cuenta con mayor experiencia y conocimiento de las variables que determinan el valor de la inversión y tendrá a su cargo las actividades propias del contrato 100% el contratista, ya que en el recae la responsabilidad de analizar si cuenta con los recursos suficientes y con la capacidad financiera que le permita ejecutar el objeto del contrato y llevarlo a un feliz termino 100% la empresa 6

7 De la naturaleza Ambiental Son los eventos causados por la naturaleza sin la intervención o voluntad del hombre, que aunque pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnóstico están fuera del control de las partes. éstos se refieren a los hechos de la naturaleza que puedan tener un impacto sobre la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequias, entre otros, siempre y cuando los mismos puedan preverse Se refiere a las obligaciones que emanan de las licencias ambientales, de los planes de manejo ambiental, de las condiciones ambientales o ecológicas exigidas y de la evolución de las tasas retributivas y de uso del agua. Por ejemplo, cuando durante la ejecución del contrato se configuren pasivos ambientales causados por mala gestión de la licencia ambiental y/o el plan de manejo ambiental o el costo de las obligaciones ambientales resulte superior al estimado no siendo imputables a las partes MEDIO - Bajo Retraso en los bienes y mayor costo bienes y pasivos ambientales 50% la empresa y 50% el contratista, siempre y cuando existan formas que permitan demostrar que el contratista pudo mitigar el riesgo. 30% la empresa y 70% el contratista, teniendo en cuenta que en este último recae la responsabilidad de los planes de manejo ambiental 12. ESTUDIO JURIDICO Conforme a lo plasmado en el artículo 29 del Acuerdo No. 004 del 2014 Manual Interno de contratación, se llevara a cabo un proceso de mínima cuantía para La contratación de bienes, obras o servicios de características técnicas uniformes cuyo valor no exceda los cincuenta (50) SMLMV Requerirá de igual forma, la existencia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, e igualmente el contratista deberá suscribir la respectiva aceptación de la oferta. De otro lado, el numeral 6 del artículo 195 la Ley 100 de 1993, el artículo 16 del Decreto No de 1994, la LEY 1122 DE 2007, y demás normas vigentes establecieron el régimen jurídico aplicable a la Empresas Sociales del Estado en materia contractual donde la Entidad se debe regir por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública. Así mismo, dentro de los contratos se podrán incluir las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la constitución, la ley o el orden público. En consecuencia la Empresa Social del Estado podrá suscribir todos aquellos contratos o actos previstos en el derecho privado, en las disposiciones civiles y comerciales, en disposiciones especiales, o aquellos derivados del ejercicio y autonomía de la voluntad, encaminados al cumplimiento de sus fines sociales y de manera directa cuando se den los presupuestos arriba anotados. 6. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO: Es indispensable para la E.S.E. María Auxiliadora, realizar la contratación de la compra de los implementos necesarios para el manejo y conservación documental, cajas de archivo y carpetas con solapa, dando cumplimiento a las disposiciones legales especialmente la Ley 594 de 2000 y demás decretos reglamentarios, establecidos para el manejo y conservación documental. En consecuencia el Subgerente certifica que se hace necesario adquirir estos elementos para el manejo del archivo general de la entidad. Mosquera, Cundinamarca, 04 de julio de Atentamente, CARLOS ALFONSO PABON Subgerente Reviso. Dr. JUAN CARLOS GÓMEZ G. Asesor Jurídico Externo. 7