COFIAL DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN VEGETAL DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN AGROALIMENTARIA SENASA

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FISCALIZACIÓN DE ALIMENTOS PARA CONSUMO ANIMAL CERTIFICADO SANITARIO DE EXPORTACIÓN PROVISORIO Para destinos que requieran gestión de proceso de elaboración COFIAL DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN VEGETAL DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN AGROALIMENTARIA SENASA 1

2 Objetivo del Manual Este Manual intenta exponer de manera clara y sintética los pasos a seguir para llevar a cabo la fiscalización del proceso de elaboración de alimentos para consumo animal cuyos destinos requieran gestión de procesos de elaboración para la emisión del Certificado Sanitario de Exportación Provisorio. La empresa exportadora deberá efectuar la totalidad de los trámites de Autorización del establecimiento para exportar, así como el Pago de aranceles y la tramitación de Certificación en base a lo descrito en el presente Manual de Procedimientos. Se destaca la necesidad de dar cumplimiento a la totalidad de los procedimientos, teniendo especial cuidado en la metodología de confección de planillas de verificaciones de procesos, así como en la toma de muestra de producto elaborado, el labrado de las actas, precintado, codificación y remisión de muestras. Dependencias Involucradas COFIAL: Coordinación de Fiscalización de Establecimientos de Alimentos para Animales DFV: Dirección de Fiscalización Vegetal DTI: Dirección de Tráfico Internacional DNFA: Dirección Nacional de Fiscalización Agroalimentaria DAPFyV: Dirección de Aprobación de Productos Farmacológicos y Veterinarios PROCEDIMIENTO de CERTIFICACIÓN PROVISORIA para EXPORTACIÓN de ALIMENTOS para ANIMALES AUTORIZACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO 1- La Empresa Exportadora deberá solicitar por escrito, en concepto de Declaración Jurada, a la COFIAL, de la Dirección de Fiscalización Vegetal, la AUTORIZACIÓN del Establecimiento y la Certificación de sus PROCESOS para EXPORTACIÓN, según los requerimientos del país de destino. La nota de solicitud será dirigida a COFIAL (Av. Paseo Colón 367 5º piso Ciudad de Buenos Aires; (011) al 49 int. 1842, 1705, 1700) y deberá contar con, al menos, los siguientes datos consignados en carácter de declaración jurada: 1 Origen del producto 1.1 Nombre de la Firma Exportadora 1.2 Número de Inscripción de la Firma Elaboradora 1.3 Número de Habilitación del Establecimiento elaborador 1.4 Nombre del/ los Productos a exportar 1.5 Número de Inscripción del/ los Productos a exportar 1.6 Datos del Responsable Técnico de Producto (Director Técnico) 2 Destino al cual se solicita exportar 2.1 Declaración jurada de conocimiento de requerimientos del país destino. Se deberá adjuntar el Anexo Oficial correspondiente, firmado por el Director Técnico. 2.2 Período estimado de realización de las exportaciones solicitadas por país destino. 2.3 Volumen estimado totales en toneladas, por año calendario. 2. Una vez Autorizado el establecimiento por COFIAL, aquellas firmas que requieran la intervención de la DTI deberán estar INSCRIPTOS COMO EXPORTADORES según los términos de la Resolución SENASA Nº 492/01. 2

3 SOLICITUD de AUTORIZACIÓN para IMPRESIÓN de TALONARIOS de CERTIFICA- DOS PROVISORIOS La empresa titular del Establecimiento Autorizado para Exportar deberá solicitar al Funcionario Oficial del SENASA, oficialmente designado por la DFV, la autorización que le permita tramitar la impresión de los documentos. El Certificado Provisorio impreso constará de tres partes, según se detalla: A) Certificado Sanitario de Exportación Provisorio; B) Permiso de Embarque para Exportación y C) Talón para Exportación. Las tres partes deben tener el mismo número de identificación En el Certificado formado por tres partes-, deberá constar el Nº Oficial del Establecimiento, Nº de serie del talonario y numeración de cada precertificado hasta tres (3) dígitos por serie ( ). Cumplida la impresión de los formularios, la empresa entregará al Funcionario Oficial una fotocopia de la factura emitida por la imprenta (certificada como copia fiel del original) la que quedará archivada en la Oficina del SENASA en el Establecimiento por 5 años. Las facturas de la imprenta consignarán los aspectos referidos exclusivamente a la Documentación Sanitaria solicitada, las numeraciones deberán ser coincidentes. SOLICITUD DE EMISIÓN DE CERTIFICADOS SANITARIOS Esta Solicitud deberá ser utilizada para cada destino posible. En ese documento se describirá la mercadería que deberá ser amparada por el Certificado Sanitario Provisorio correspondiente y se completará la totalidad de los datos consignados en carácter de declaración jurada. Las Empresas deberán presentar al SENASA, en nota original, la nómina y firmas de las personas autorizadas a rubricar las Solicitudes de los Certificados Sanitarios. En caso de que se constate una falsa declaración de algunos de los datos el SENASA procederá a labrar el Acta correspondiente, no se extenderá el Certificado, se notificará oficialmente al Establecimiento para que formule las aclaraciones necesarias y se elevará a la Coordinación lo actuado para efectuar la imputación del caso. La impresión de dicho Certificado, estará a cargo de la Empresa según el formato Oficial. 3

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7 PARA LA REALIZACIÓN DE EXPORTACIONES 3. La COFIAL de la Dirección de Fiscalización Vegetal designará un funcionario para la realización del procedimiento solicitado. El profesional oficial será notificado de la correspondiente designación y recibirá copia de la solicitud de Autorización enunciada en el punto El funcionario del SENASA designado requerirá a la Empresa Exportadora la documentación correspondiente y verificará las condiciones edilicias y de equipamiento que acrediten fehacientemente la posibilidad de cumplimentar los requerimientos del país de destino que exijan certificación de procesos. Cumplida dicha verificación, el funcionario informará a la COFIAL, por escrito, a través de un Informe, con un check List, la Autorización del Establecimiento para Exportación para ese Destino. 5. VERIFICACIONES DE PROCESOS POR AUDITORIAS: Este proceso se desarrolla en torno a acciones claves que incluyen: I. Verificación periódica de Monografías de Productos inscriptos para exportar y de Ingredientes y de Procesos de Elaboración del alimento y condiciones higiénicas sanitarias del establecimiento en cuestión. Verificación de la documentación que avalan la cumplimentación de los procedimientos ejecutados que amparan la emisión de la Certificación Sanitaria Provisoria con su Anexo país correspondiente II. Muestreo y análisis oficial periódico de alimentos producidos para exportación para verificación del autocontrol de la empresa elaboradora. III. Cumplimentación del Libro de Novedades, labrado de Planillas y Actas, según corresponda. IV. Emisión de la Certificación Sanitaria de Exportación Definitiva Periódicamente se verificará el sistema de autocontrol de procesos de la empresa en conjunto con el Responsable de producto (Director Técnico) y el Responsable de procesos de la planta elaboradora. El funcionario oficial asentará por escrito los Informes de Auditoria de Verificaciones realizadas. Los Informes serán archivados en la misma planta elaboradora y a disposición de auditorias internas ó externas, en la Carpeta SENA- SA de Exportación - Las Auditorias oficiales periódicas deberán prever verificaciones en los puntos de control de los procesos de elaboración - según Manual de Procedimientos de elaboración de cada Planta - completando el check list de auditorias de SENASA, con especial énfasis en: Certificado de Habilitación de Planta Plano de planta con ubicación de Equipos Monografía de Inscripción de Productos, Procesos y Rótulos Flujograma Operativo de Producción con determinación de Puntos de Control y Manual de Procedimientos de elaboración de los productos en ese establecimiento. Asimismo, se solicitará: Planilla de Programación de la Producción para Exportación con fechas estimadas del lote a exportar. Planilla con registros de ingreso, usos y saldos de Ingredientes críticos de control específico, en envases cerrados, correctamente identificados, con remito de origen y Permiso de Tránsito Restringido SENASA (PTR) de planta de origen (con fecha concordante), que exigiera la normativa del país de destino (completada y firmada por el representante de la empresa y el funcionario SENASA con fecha concordante). Planilla de embolsado del lote a exportar (con fecha concordante). Planilla con registros de higiene y limpieza (preoperatorios y postoperatorios) destinadas a evitar la contaminación cruzada en los equipos del proceso de elaboración del lote a exportar (con fecha concordante). Planillas de control y verificación de POES La documentación contenida en esta carpeta será de divulgación restringida exclusivamente a las partes actuantes 7

8 6. VERIFICACIONES DE PRODUCTOS POR MONITOREO: se deberá realizar en cada planta una toma de muestra oficial periódica dirigida a los productos que se soliciten para exportación, con análisis realizados en el Laboratorio oficial del SENASA o de Red inscripto. El funcionario procederá a realizar la Toma de Muestras Oficiales del/los producto/s elaborado/s (Formulario PG7) con el objeto de monitorear la realización de los Parámetros de Exportación a Terceros Países, cumplimentando así los datos de la Carpeta SENASA de Exportación. Este monitoreo deberá verificar la implementación del sistema de autocontrol por parte de la empresa. Los resultados de laboratorio, deberán ser evaluados como satisfactorios para amparar el cumplimiento de los requerimientos de proceso del país de destino y deberán ser archivados 7. Asimismo el funcionario del SENASA deberá dejar asentado en el Libro De Novedades, habilitado, la realización de la toma de muestras para exportación así como toda información o comunicación que se considere relevante, entre ellas, cuando correspondiese, la confección del Certificado Sanitario Provisorio dejando constancia de su número de identificación. 7. PROGRAMACIÓN DE LA CARGA: La Planta Exportadora deberá programar cada exportación y solicitar al funcionario del SENASA (designado fehacientemente) el control y precintado de carga con la SOLICITUD DE CERTIFICADO SANITARIO (por triplicado) para Exportación, detallando según programa de elaboración, fechas de elaboración y embarque estimado, kilaje, nombre de los productos y presentación de envases. SERIE: Nª ª SOLICITUD DE CERTIFICADO SANITARIO ESTABLECIMIENTO OFICIAL Nª RAZÓN SOCIAL La presente reviste carácter de declaración jurada y esta sujeta al articulo 293, Parte Primera, del Código Penal DESCRIPCIÓN DE LA MERCADERÌA TOTALES LA PRESENTE MERCADERÌA REUNE LAS CONDICIONES EXIGIDAS PARA EXPORTACIÓN: PROVENIENTE DE: FECHA(S) DE ELABORACIÓN: LOTE (S): FECHA(S) DE VENCIMIENTO: CONTENEDOR: MARCA(S): CONTRAMARCA: PRECINTO M.S.A Nª VAPOR-LINEA AEREA-VUELO: PATENTE TRANSPORTE (CHASIS Y ACOPLADO) HABILITACION SENASA Nª: PRECINTO SENASA: REMITO(S) Nª: DESTINO PAÌS: MERCADERIA PROCEDENTE DE ESTABLECIMIENTO(S) Nª: CERTIFICADO DE ORIGEN Nª(S) LUGAR Y FECHA =El Transporte cuenta con la habilitación correspondiente, está en condiciones para su carga y ha sido lavado y desinfectado. RESPONSABLE AUTORIZADO POR LA EMPRESA FIRMA Y ACLARACIÒN 8

9 8. EMISIÓN DEL CERTIFICADO SANITARIO DE EXPORTACIÓN PROVISORIO PARA CADA EXPORTACIÓN El funcionario actuante emitirá los Certificados Sanitarios de Exportación Provisorio con el Anexo que contenga las condiciones del País de Destino cumplimentando y tachando lo que no corresponda, el Remito y el Certificado Sanitario de Exportación Provisorio (original) debidamente firmado, será entregado al transportista para viajar. El Certificado Sanitario de Exportación Provisorio conjuntamente con la Factura para exportación y el Anexo País Destino cumplimentado se canjeará por el Certificado Definitivo Internacional. 9. El Permiso de Embarque para Exportación se deberá adjuntar al despacho de Aduana en el sitio donde se realice el despacho aduanero El Talón para Exportación queda en poder del funcionario actuante y firmante de los mismos como constancia. 11. De ser solicitada por el País de Destino se acompañará también una Declaración Jurada del Director Técnico de la empresa exportadora. 12. La desconsolidación de un camión precintado para cargar en contenedor y volver a precintar deberá realizarse en Terminal ó Plaza de concentración habilitada por SENASA o Estación Portuaria, con aviso previo de 24 hs hábiles a la Dirección de Tráfico Internacional, para dar intervención al personal SENASA de Frontera quien convalidará el embarque. 13. El Certificado Sanitario de Exportación Provisorio será utilizado por el exportador para la tramitación y emisión del Certificado Sanitario de Exportación Definitivo correspondiente según los procedimientos que la Dirección de Tráfico Internacional tiene vigentes para las distintas modalidades de exportación terrestre, aéreas o marítimas. 14. La empresa exportadora efectuará los trámites de certificación definitiva en base a los procedimientos administrativos establecidos en la Disposición N 05/03 de la DTI y sus modificatorias. La DTI emitirá los Certificados Definitivos de Exportación tomando como referencia los procedimientos administrativos del presente Manual de Procedimientos de Certificación. No obstante lo expuesto y ante algún requerimiento de certificación especial como por ejemplo la certificación de condición país, el mismo será tramitado por medio de un Expediente o por la forma operativa que la DTI estime aplicar según los procedimientos vigentes. Cabe destacar que los Certificados Provisorios de Exportación, en el caso de alimentos para animales, podrán estar rubricados por un Ingeniero Agrónomo u otro profesional oficial competente que la Dirección de Fiscalización Vegetal autorice a ese fin, dado que la naturaleza de estos productos puede no requerir que el Control Oficial sea ejercido exclusivamente por un Médico Veterinario. 15. El exportador o su representante debe dar intervención al Servicio del SENASA destacado en el puesto de frontera de salida del país con una antelación de 24 hs. y para cargas en días feriados, avisar el día hábil anterior. El personal allí destacado procederá acorde a lo normado. Arribada la mercadería a frontera, deberá tomar intervención el personal del Servicio allí destacado. 9

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12 Proceso de Muestreo 12

13 COSTOS Los costos resultantes de la realización de los análisis oficiales de las muestras estarán a cargo de la firma solicitante debiendo los protocolos ser archivados por el funcionario oficial actuante. DEFINICIONES Responsable del Establecimiento: la persona de mayor jerarquía del establecimiento al momento de la inspección; que presenciará todo el proceso de muestreo y finalmente firmará junto con el funcionario actuante los tres ejemplares del Acta de Toma de Muestras. Lote: unidad de producto de idéntica formulación fabricado en una misma planta con parámetros de producción uniformes o una serie de tales unidades, cuando se almacenan juntas que puede ser identificada a efectos de retirada, acopio, transporte, reprocesado o destrucción en caso de que las pruebas muestren que ello es necesario. Tamaño del lote: masa total del lote que la muestra representa (expresada en bolsas o kilogramos). Toma: Cantidad de producto colectado en un punto del lote. Muestra: cantidad total de producto colectado en un mismo lote o sumatoria homogeneizada de tomas. Tamaño de la muestra: aproximadamente 2 (dos) kg. Muestra para Laboratorio(ML): Tercera parte de la muestra, rotulada por el funcionario actuante como Muestra ML y precintada para garantizar su inviolabilidad. Contramuestra para el Funcionario Actuante: Tercera parte de la muestra, rotulada por el funcionario actuante como CM1 y precintada para garantizar su inviolabilidad. Contramuestra para el Representante del Establecimiento: Tercera parte de la muestra, rotulada por el funcionario actuante como CM2 y precintada para garantizar su inviolabilidad. Procedimiento de Toma de Muestras El funcionario actuante solicitará al Representante del Establecimiento, que identifique todos los lotes de distinta formulación, de los que se deberán extraer muestras de productos destinados a exportación. En el caso de los establecimientos elaboradores de alimentos para animales, el muestreo estará dirigido exclusivamente a los lotes depositados e identificados destinados a la exportación solicitada, descartándose los que correspondan a otro destino comercial. El Inspector tomará muestras, por separado, de cada uno de los lotes de distinta formulación de alimento terminado e identificado para la exportación, seleccionando en forma aleatoria las bolsas representativas. El representante del Establecimiento deberá estar presente durante todo el procedimiento junto al funcionario actuante. Se utilizarán bolsas plásticas perfectamente limpias y secas con una capacidad mínima de aproximadamente 2 kilogramos, donde se colocarán las tomas que correspondan según el tamaño del lote (ver tablas 1 y 2). Para la toma de muestras se emplearán utensilios limpios (nunca la mano), sugiriéndose la utilización de un envase metálico de los habitualmente empleados para enlatados de frutos al natural, sin rótulo y sometido a profunda limpieza antes de la toma de cada muestra. 13

14 TABLA 1 Nº de Tomas Elementales en Productos a Granel Tamaño del Lote Nº de Tomas Tamaño Total de la Muestra (+) Hasta 2.5 Toneladas Kg. 2.5 a 10 Toneladas 12 6 Kg. 10 a 20 Toneladas Kg. Mayor a 20 Toneladas Kg. (+) TABLA 2 Nº de Tomas Elementales en Productos Embolsados Nº de bolsas que conforman el Lote Nº de bolsas a muestrear aleatoriamente 1 a 4 Bolsas Todas (*) 5 a 16 bolsas 4 bolsas (*) Mayor a 16 bolsas 10 bolsas (*) Muestra Mínima: aproximadamente 2 Kg. Luego de reunir el número de tomas elementales que correspondan, según el tamaño del lote o el mínimo requerido (2 Kg.), se volcará sobre una loneta que también se llevará limpia, seca y de tamaño adecuado (Nota: Es de suma importancia dar cumplimiento a este requisito para evitar contaminaciones cruzadas del producto a analizar). Se procederá al mezclado, sin utilizar las manos desnudas, hasta considerar que se ha obtenido el máximo grado de homogeneización. Recién terminada esta operación de homogeneización y no antes- se ha logrado la Muestra (M) representativa del lote, mínimo requerido: 2 (dos) kg.. El total de la Muestra (M) se dividirá en tres partes iguales, acondicionándolas a continuación en tres bolsas iguales (de 600 g. aproximadamente cada una) las que serán debidamente precintadas e identificadas como ML, CM1 y CM2 respectivamente. En caso de no poseer Bolsas Oficiales se utilizarán bolsas comunes de arrancar de bobina, de polietileno transparente de baja densidad, espesor suficiente como para que no se rompa si se la somete a condiciones de manipuleo y transporte, así como también para que no se produzca el desgarramiento del ojal pasante del precinto que la haga inviolable, ni que su contenido se moje durante su envío al Laboratorio. En caso de ser necesario se usará doble bolsa. El largo de la bolsa envase será tal, que luego de su cierre, además de su contenido, tenga un sobrante como para solapar, aplicar un precinto y adosar el Acta de toma de muestra protegida por la misma bolsa. Se cerrarán las bolsas con la mínima cantidad de aire, sellándose con cinta adhesiva para embalar ancho 2 (50,8 mm.) en el perímetro de su boca hasta obtener una total hermeticidad. Cumplimentación de Actas: El funcionario completará el Acta de Toma de Muestras y Solicitud de análisis por triplicado. Los tres ejemplares del Acta deberán estar firmados en original por el funcionario oficial actuante y por el representante del establecimiento. Distribución de las Muestras y Actas: La muestra ML deberá ser enviada al laboratorio del SE- NASA en carácter de preferente despacho acompañada por el original del Acta de Toma de Muestras; la Contramuestra CM1 con el triplicado del Acta será guardada en custodia hasta nuevo aviso por el funcionario actuante y la Contramuestra CM2 será entregada al representante del Establecimiento junto con el duplicado del Acta. 14

15 Recepción en el Laboratorio El laboratorio recibirá la muestra ML junto con el original del Acta de Toma de Muestras en la cual deberá constar la firma del empleado que recibe la muestra y el sello de recepción, con la fecha correspondiente. A tales efectos se utilizarán los últimos campos de la misma Acta. Si la muestra o la documentación (es decir cualquiera de ellas) no cumpliera con las condiciones establecidas en este procedimiento, la muestra deberá ser rechazada por el laboratorio, debiéndose igualmente registrar el ingreso de la misma y enviar a la Dirección de Fiscalización Vegetal el Acta de Toma de Muestras con la leyenda cruzada MUESTRA RECHAZADA, indicando las causas del rechazo. El último campo de dicha Acta está reservado a esos efectos. Envío de resultados Obtenidos los resultados de los análisis, el Laboratorio enviará al profesional de SENASA actuante, vía fax, el protocolo de análisis conteniendo los registros indicativos de fecha, N de Acta de Toma de Muestras, número de muestra y resultado del análisis. El Original del Protocolo de Análisis será enviado a la planta exportadora para ser entregado al funcionario de SENASA quien deberá archivarlo en forma correlativa en la oficina de SENASA, en la planta elaboradora. En caso de que el país de destino requiera constancia del protocolo se deberá entregar copia fiel del mismo. Casos de resultados Positivos El interesado dispondrá de 5 (cinco) días hábiles administrativos, a partir de la fecha de recepción o retiro del protocolo del Laboratorio del SENASA, para comunicar al funcionario oficial actuante su decisión de solicitar análisis de la Contramuestra en su poder, a cuyos efectos requerirá y entregará debidamente cumplimentada, la correspondiente Solicitud de Análisis de Contramuestra. Análisis de la Contramuestra El análisis de las contramuestras será realizado por un técnico en el Laboratorio Oficial del SENA- SA o donde este organismo lo indique, en la fecha y hora a fijar por el SENASA, previa notificación al interesado con un mínimo de 5 (cinco) días hábiles administrativos anteriores a la fecha de realización del análisis de dicha contramuestra. El interesado tendrá derecho a que se analicen las contramuestras CM1 y CM2 en su presencia o en la de quien él autorice por escrito. 1. Si ambas muestras dieran resultado negativo se considerará el resultado final como negativo. 2. Si al menos una de las muestras diera resultado positivo o bien hubieran transcurrido más de 5 (CINCO) días hábiles administrativos de la fecha de notificación sin que se hubiera solicitado el análisis de las muestras, el resultado final se considerará definitivamente positivo. Establecimientos con Resultados Positivos La COFIAL confeccionará una lista de aquellos establecimientos en donde las muestras extraídas de alimentos para exportación hubieran reiterado resultados no satisfactorios a los efectos de establecer la situación sanitaria del Establecimiento ante SENASA (vigilancia, interdicción, baja del registro, etc.). 15

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