PROSYS LTDA SISTEMA ADMINISTRATIVO PROSYS PRESENTACION MODULO POS (FACTURACION) Somos La Solución

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1 Somos La Solución PROSYS LTDA SISTEMA ADMINISTRATIVO PROSYS PRESENTACION MODULO POS (FACTURACION)

2 INSTRUCCIONES GENERALES Pantalla Bienvenida: En la pantalla de bienvenida, se solicita nombre del usuario y clave asignada para ingresar al sistema. Esto para mayor control de elaboración de documentos, así podrá ver con que usuario, fecha y hora fue elaborado el documento. OTRAS AYUDAS SUPR Eliminar líneas dentro de la factura o Click en la flecha justo arriba del valor iva E Dentro de una factura de venta con E se cambia el detalle de la línea en la factura o Click en la línea q desea modificar. T Para ver los totales en los diferentes documentos y impuestos. A Para ver la configuración del documento (comprobante generado, fechas, número de etc.) o Click en la flecha justo arriba de el producto elegido dentro d la factura. cheque,

3 ELABORACION FACTURA DE VENTA Los pasos a seguir para realizar correctamente la factura de venta se detallan a continuación: Siguiente a la digitación del nombre y la clave, verán el pantallazo para buscar consecutivo de número d factura si es lo deseado, o si no simplemente Enter para continuar. El sistema muestra el formato de la factura de venta y una ventana para seleccionar el Cliente si existen más de uno, se selecciona el cliente y se da ENTER. Si no existe se crea con la tecla INSERT, se llena la ficha y si es el caso carga la foto.

4 El sistema muestra una ventana para seleccionar el producto, se da ENTER con la tecla o Click, se digita la cantidad y el valor unitario si es requerido, si desea cambiar el valor unitario se digita la letra V o Click en la palabra valor y se actualiza. Esta operación se repite para todos los productos deseados. Si el producto no existe con la tecla INSERT lo creamos, allí el sistema desplegara la ficha de el producto para llenar sus campos y cargar imagen Lo anterior pero en modo Touch. Al momento de pedir el producto a facturar damos Click en la tecla Touch identificada con una huella

5 Después de accionar el modo Touch, despliega en una ventana los grupos de productos a consultar, le da Click al grupo deseado y enseguida despliega los productos. El sistema sumara las veces q le de Click para la cantidad o simplemente lo llama y en el cuerpo de la factura le digita la cantidad. Con la barra inferior sale de la ventana o solo con la tecla ESC. Una vez seleccionado el producto, si solo tiene un precio de venta lo tomara por omisión, de lo contrario preguntara cual de las opciones, da enter o Click sobre el deseado.

6 Para editar el total de la factura con la tecla T o Click en el Total de la factura, vera una ventana en la cual podrá modificar los impuestos por valor o porcentaje al igual que los descuentos. Verificado y cuadrado el documento se da ESC. Al momento de terminar el documento, con la tecla ESC o Click en ESC, el sistema muestra las opciones de: Grabar documento (simplemente graba el documento y permite ser modificado posteriormente) enter o Click. Grabar y finalizar (graba y afecta inventarios y contabilidad con esta opción el documento no podrá ser modificado) enter o Click Esta opción también se cumple con la tecla FIN.

7 Abandonar cambios: el sistema abandona la operación y olvida lo efectuado, enter O Click. Si el Cliente maneja Clave, al finalizar la factura saldrá una ventana solicitando la huella por medio del lector o la clave digitada. En esta ventana se podrá ver la foto del cliente si ha sido previamente cargada en la base de datos. Si se utilizo la opción de GRABAR Y FINALIZAR el sistema pregunta la forma de pago, allí se puede dividir el total de la factura en varias formas de pago si es el caso. Finalizada la factura y recibido el pago, sale el cajón monedero e imprime la factura. El documento a finalizado y queda el sistema en su pantallazo inicial listo para un nuevo documento

8 Con la tecla F12, o Click en F12 vera un menú, en el encontrara diferentes opciones para la configuración de su modulo, informes cuadre diario copias y demás. CUADRE DIARIO Y ENTREGA DE DINERO Para hacer el cuadre diario, primero entregaremos la información al sistema de cuantos pagos recibimos en el día o turno, por medio de la entrega de dinero. Se llenan las casillas con cada valor que corresponda y baja a correcto Para el cuadre diario, el sistema muestra una ventana, allí escogen el cajero si desean uno en particular de lo contrario se deja en General. En la fecha digitamos: Desde: la fecha principio del Informe Hasta: la fecha final del informe Le damos Click en el tipo de informe q deseamos. Básico: el informe mas pequeño Resumen: El mas utilizado Detalle: Relaciona Factura por factura. Por ultimo Enter o Click en correcto.

9 Para finalizar, el sistema nos mostrara unas opciones como: Ver en pantalla Imprimir Guardar Con Click escogemos la opción deseada. Al verlo en pantalla o imprimirlo el archivo nos quedara en esta forma.

10 PRESENTACION SISTEMA ADMINISTRATIVO PROSYS Somos La Solución Presentamos a usted(es) el programa administrativo PROSYS. Un sistema de manejo sencillo, que le permite mantenerse informado respecto a todo el movimiento administrativo y contable de su negocio, Los módulos que componen a PROSYS son: Compras Ventas Pos Inventarios Nomina Contabilidad El sistema administrativo PROSYS. Está diseñado para hacer un manejo integral de una empresa, mediante la ejecución de rutinas como son las ventas, compras, pagos, traslados entre bodegas y demás documentos que componen el normal funcionamiento de una empresa. Simultáneamente el programa actualiza de manera automática toda la información que tenga que ver con el proceso ejecutado Los módulos de Compras, Ventas, Inventarios y Nomina generan los comprobantes contables al momento de elaborar los documentos fuentes. De la misma manera el inventario es afectado desde Compras y Ventas. Los usuarios de los módulos de Compras, Ventas, Inventarios y Nomina no requieren ningún conocimiento contable, la generación de los comprobantes contables se hace de manera automática de acuerdo a los parámetros fijados desde él modulo Contable. Además el sistema cuenta con niveles de seguridad por usuario que le permite a la empresa crear perfiles de acuerdo con las actividades que realiza y su rango dentro de la organización, también le permite tener información acerca de la productividad de cada empleado, el administrador del sistema puede ver todos y cada uno de los procesos que cada uno de los usuarios manipule con datos precisos como hora, fecha, proceso ejecutado y terminal de uso, mediante un programa interno de auditoria que posee el PROSYS. PROSYS multiusuario Con la modalidad multiusuario, se instala el programa en el servidor y las estaciones conectadas local o remotamente acceden a el y comparten sus recursos. Toda la información es almacenada en una base de datos central y cada usuario de acuerdo a su perfil, tiene acceso total o parcial

11 Somos La Solución Como medida de contingencia nuestro sistema puede trabajar de forma autónoma como cliente utilizando el disco duro de cada estación de trabajo o punto de pago en caso de caída de la red Windows, utilizando la copia de seguridad que saca el programa automáticamente todos los días al primer ingreso al sistema de cada usuario y que va direccionada al disco local, permitiendo posteriormente consolidar la informaron de cada punto en el momento en el que se restablezca la red, esto le permite a su empresa trabajar permanentemente sin parar ni tener perdidas de información disminuyendo notablemente gastos de administración. Requisitos para ejecutar PROSYS A continuación se indican los requisitos mínimos de software y hardware que necesitará su sistema para poder ejecutar correctamente PROSYS. Equipo Pentium II o posterior 16 MEGAS en memoria base 280 MB de espacio disponible en Disco Duro Drive de 3 ½ o de alta densidad y unidad de CD Windows 95/98/Milenium/XP/Vista Nota: El espacio requerido en disco duro puede variar dependiendo de la cantidad de información que maneje la empresa. Características de Desarrollo El programa fue desarrollado en el lenguaje C++ Versión 5.2 de Borland. Este lenguaje de desarrollo le a garantizado a nuestros clientes un programa muy sólido, estable y ágil que le ofrece confiabilidad. Sin importar el número de usuarios que se encuentren conectados a una red o el tráfico de información que se maneje el programa no se sobrecarga de información y siempre mantiene agilidad en los procesos de búsquedas. El sistema tipo texto es de muy fácil ejecución, seguro y estable. La información se almacena en una base de datos 100% segura. PROSYS es totalmente amigable con cualquier otro tipo de sistema y permite importación y exportación desde y hacia ellos o hacia Excel de manera nativa y en línea

12 Descripción de los módulos: Somos La Solución Ventas y POS: Permite elaborar facturas simultáneas, puede tener facturas en espera o abiertas permitiendo adicionarle productos a esta factura. Generar registro de clientes con sus datos de identificación, asignar y controlar cupo de crédito, asignarle precio, descuento, tipo de régimen, tipo de cliente para efectos de mercadeo (Hombre, Mujer o Empresa, etc, a que grupo pertenece), activar o desactivar un cliente. Permite agrupar los clientes, y asignarle centro de costo a cada grupo existente, puede asignarle características especificas en común como precio de venta sin que esto afecte las demás promociones que existan para el resto de clientela, preferencias de compra, cupo de crédito, incentivo de consumo de X productos o grupos de productos (bonos para productos propios), acumulación de puntos individuales para cada cliente que pertenezca a ese grupo o en general a cualquier cliente, asignarle clave de acceso a cada cliente del grupo, posee informes específicos por grupos de clientes o grupos de facturación que describiremos mas adelante. El usuario puede crear las formas de pago que requiera, cualquier pedido, cotización o remisión puede convertirse en factura permitiéndole al usuario agilidad en la atención. El sistema le permite elaborar recibo de caja por pagos de facturas, anticipos o pagos por otros conceptos, puede elaborar notas debito y crédito, controlar bancos Mediante traslado de fondos de caja a bancos, el sistema según el rango de usuario le permite afectar o desafectar procesos que ya se han realizado, el sistema puede solicitar descripción del cliente de un grupo al facturar. Dentro del menú de ventas encuentra un sub-menú de cuentas por cobrar con aproximadamente 95 informes relacionados, adicional a los demás informes del menú de ventas que el usuario puede sacar con el rango de fecha que se le especifique. En este menú el sistema le permite al usuario parametrizar el programa de acuerdo con sus necesidades, ejemplo: Modificación de precios desde facturación Redondear precios al final de la factura Diseñar formatos Recuperar borrados Permitir facturación con existencias negativas Renombrar códigos Establecer precios por tiempos determinados para todos los productos o un solo producto (horas, días, o meses) y una vez terminada la promoción el sistema regresa al precio estándar. Maneja hasta seis 6 precios del mismo producto. Puede determinar cuantas listas de precios se van a manejar. Programación automática de precios por periodos. El sistema maneja todos los periféricos propios de un punto de facturación. Cajón monedero

13 Impresora de tiquete Balanza Poly Display Turnero Somos La Solución Compras: Manejo detallado de las compras mediante la creación de cada uno de los proveedores en los que se registra cupo de crédito, tipo de régimen, descuento y el ingreso de las facturas de compra que alimentan automáticamente el inventario, cuentas por pagar y contabilidad, permitiéndole tener información precisa de todo el movimiento con sus proveedores. Transacciones Que Se Pueden Realizar: Genera comprobante de egreso para el pago a proveedores y otros pagos que descuentan automáticamente del banco que gira. Elaboración de cheques Generación de medio magnético para pago a proveedores a través del banco Archiva los procesos realizados en compras: Se guarda la orden de compra enviada al proveedor y se ingresa a inventario llamando el número de orden enviada permitiendo modificaciones sobre el pedido físico que llegue. Elaboración de notas debito y crédito Elaboración de Pedidos, cotizaciones, remisiones y traslados entre almacenes. Diseño de formatos personalizados utilizados en compras según necesidades de la compañía. Recuperación de procesos borrados. Manejo de Seriales Informes de cuentas por pagar: Facturas pos pagar Facturas vencidas Facturas por productos Facturas por edades Facturas por proveedor Resumen de cuentas por pagar Facturas De compra por día Pagos a proveedores por día Consolidado de formas de pago Compras por almacén Compras según I.V.A. (detalle de IVA pagado por compra)

14 Somos La Solución Todos estos informes es posible procesarlos por un proveedor, todos los proveedores, por centro de costo si se maneja, por almacén y por el rango de fecha que se especifique. El módulo de compras tiene más de 70 informes aproximados relacionados con proveedores y compras adicionales a los de cuentas por pagar y también cuenta con las posibilidades de los informes de ventas. Inventarios Posee un manejo de inventarios en línea, de tal forma que pueda tener información exacta de las existencias de cada almacén o bodegas con el fin de mantener stock permanente de todos sus productos mediante informe de mínimos y máximos. Involucra el concepto de explosión de insumos el cual le permite tener un detalle de sus productos compuestos que afectan automáticamente del inventario al momento de la venta de este compuesto (receta), sabiendo exactamente los costos en los que incurre en la preparación de estos compuestos como: costo hora hombre, costo de los productos o insumos que lo componen, costos indirectos, implementos adicionales para la elaboración del producto, adicionalmente calcular el margen de utilidad sobre el producto final. Como opción interesante usted puede pedirle al sistema un estimativo a nivel de insumos necesarios para la preparación del producto final. Permite ver existencias en cada una de las bodegas, no tiene tope en cuanto al número de bodegas, es posible manejar diferentes tipos de productos o servicios, clasifica el inventario en grupos, departamentos o por centros de costo para tener un estimativo de rentabilidad por Cada centro costo o grupo, administración de Entradas, Salidas y Transferencia entre bodegas, al consultar la tabla del producto usted encontrará una descripción exacta de cada producto en el que especifica: Fecha de vencimiento, código del fabricante, código de barras propio, descripción, stock mínimo y máximo, grupo al que pertenece, costo del producto, gravamen, precios de venta, Variables en el manejo de inventarios Insumos. Servicios. Compuestos. Materia prima. Suministros. Activos fijos. Alquileres Etc. Cualquier documento puede ser revertido, anulado o modificado con los permisos correspondientes para cada usuario. Manejo de inventario permanente o periódico. Manejo del código de barras en cualquier punto del modulo. Búsqueda por cualquier criterio. Nombre, código interno o de barras, referencia, grupo o proveedor, etc.

15 Un producto puede tener hasta seis precios diferentes, y puede Somos La Solución componer o descomponer una unidad con utilidades diferentes. Permite hacer compuestos (implosión de insumos) que pueden conformarse de productos, servicios o alquileres según las necesidades. Actualización de precios por rangos o de manera general. 2 posibilidades de agrupación y 2 de clasificación, manejo de código corto o código largo según sea el caso. Manejo de productos controlados Relación de diferencias de conteo entre el sistema y el físico del inventario. Posibilidad de hacer entradas o salidas por conceptos diferentes a las compras o las ventas. Asignar el porcentaje de utilidad mínima y máxima para cada producto o grupo. Cualquiera de estos ítems puede modificarse o especializarse de acuerdo con las necesidades de su entidad.

16 Somos La Solución Nomina El módulo de nomina proporciona un manejo integral de su recurso humano, este módulo tiene información de cada uno de los empleados, elaboración de hoja de vida de acuerdo a formatos preestablecidos donde podemos encontrar: datos personales, tipo de contrato, departamento o división en la que labora, sueldo, intensidad horaria, seguridad social. Tipos de recargo u horas extras, con la posibilidad de que afecte o no afecte la liquidación. Permite la creación de todas las empresas prestadoras de servicios de salud, Pensión, Cesantías A.R.P. a las que estén afiliados los empleados y el diligenciamiento de sus formatos de liquidación. Diseño de tipos de contratos laborales de acuerdo con la legislación actual. Manejo de fondo de empleados donde se manejan: aportes por empleados, créditos, promociones, afiliaciones, intereses etc. Liquidador de nomina: La nomina se puede elaborar por división o departamento o hacer una liquidación general y manejarle centro de costo. Elaboración de nomina: Devengado: liquida horas extras, nocturnos, dominicales, subsidio de transporte y una opción adicional para otro devengado. Deducciones: EPS, FAP, Prestamos, Ap. A fondo, 1 opción para otras deducciones. Apropiación: el sistema genera en línea la apropiación correspondiente a cada empleado. Aportes: El sistema hace liquidación de los aportes parafiscales en el mismo comprobante de nomina. Estas son algunas de las opciones en el manejo del personal. Pago de prestaciones Vacaciones Primas Cesantías e intereses de cesantías Liquidación automática de FAP, EPS, FRP, SENA y elaboración de formatos para cada caso. Liquidación de contrato de trabajo. Según las normas de ley vigentes. Cualquier norma puede ser actualizada por el usuario mediante el manejo de tablas. Actualización de salarios por rangos o por departamentos. Elaboración de los informes de retención e ingresos. Genera el archivo para pago por corporación. Desprendible de pago. Generación automática de aportes y apropiaciones. Manejo de prestamos y aportes a cooperativas y fondos de empleados. Actualización automática de contabilidad.

17 Somos La Solución Contabilidad Este modulo se entrega con el PUC (Plan Único de Cuentas a nivel sub-cuenta) totalmente actualizado. Maneja los siguientes procesos. Ajustes por inflación. Centros de costo. Tabla De retenciones Pagos a terceros. Numeración libros oficiales Depreciación. Genera todos los libros contables informes de terceros agrupado por cuentas o por Nits en detalle o resumen, informe de comprobantes gravados sin afectar. No es necesario hacer cierres de mes y es posible trabajar más de un periodo contable al mismo tiempo. El sistema genera comprobante de cierre y apertura de año. Es posible generar comprobantes contables directamente o modificar los comprobantes generados por el sistema. Libros Oficiales de PROSYS: - Balance de comprobación - Balance General - Inventario y Balance - Libros Auxiliares - Libro diario - Libro Mayor y Balance - Resumen Diario General - Estado de Resultados Nota: Todos los informes se pueden generar por rangos y para un periodo determinado, además es posible consultarlos por pantalla, impresora o enviarlos a un archivo tipo ASCII. El sistema maneja la impresora al momento de imprimir, de esta manera no es necesario recordar si un informe es condensado o el tipo de letra que se deberá utilizar.

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