Sistema PYMES Ventas e Inventarios H&S

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1 Sistema PYMES Ventas e Inventarios H&S Sistema PYMES Ventas e Inventarios H&S Visión DESARROLLADORA Teodora Vargas Tarqui Versión 0.9

2 Tabla de Contenidos 1. INTRODUCCION Propósito Alcance Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones Referencias 3 2. POSICIONAMIENTO Oportunidad del Negocio Sentencia que define el Problema Sentencia que define la posición del Producto 6 3. DESCRIPCION DE STAKEHOLDERS Resumen de Stakeholders Resumen de Usuarios Entorno de usuario 7 4. DESCRIPCION DEL PRODUCTO Perspectiva del producto Resumen de características Costo y precio 9 5. DESCRIPCION GLOBAL 10 Pág. 2

3 1. INTRODUCCION 1.1 Propósito El propósito de éste documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel y las características del Sistema de Información para Control de Ventas, Inventarios y servicios que ofrece la empresa PYMES H&S El documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales. Esta funcionalidad se basa principalmente en el control de inventarios, ventas y servicios técnicos de forma que la empresa sea capaz de atender los distintos pedidos que le son realizados en un mínimo de tiempo y que también exista la facilidad de controlar el inventario de la misma. Los detalles de cómo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la especificación de los casos de uso y otros documentos adicionales. 1.2 Alcance El documento Visión se ocupa, como ya se ha apuntado, del sistema de control de inventarios de una empresa dedicada a la venta de Hardware y software. Dicho sistema será desarrollado por la desarrolladora Teodora Vargas Tarqui. El sistema permitirá a los encargados de la empresa controlar todo lo relativo al inventariado, venta y distribución de hardware (gestión de stock, gestión de pedidos, gestión de clientes, etc.). Además, también permitirá a los clientes realizar pedidos; y lo más interesante es que los clientes estarán satisfechos por los servicios técnicos con la que cuenta la empresa. 1.3 Definición, Acrónimos, y Abreviaciones RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodología para describir el proceso de desarrollo de software. UML: Lenguaje unificado de modelado 1.4 Referencias - Glosario. - Plan de desarrollo de software. - RUP (Rational Unified Process). - Diagrama de casos de uso 2. POSICIONAMIENTO 2.1 Oportunidad de Negocio Este sistema permitirá a la empresa informatizar el control de todas sus actividades (gestión de stock en cada almacén, gestión de pedidos), supondrá un acceso rápido y sencillo a los datos, gracias a interfaces gráficas sencillas y amigables. Además, los datos accedidos estarán siempre actualizados, lo cual es un factor muy importante para poder llevar un control centralizado de los distintos almacenes. Pág. 3

4 2.2 Sentencia que define el Problema Registrar ventas El problema de afecta a El impacto asociado es una adecuada solución sería Gestionar las órdenes de compra realizadas por los clientes Registrar las ventas en hojas de registro y el costo, ya que estos pedidos pueden ser modificados, o ser vendido en alto precio. Personal de Ventas. Cliente. Riesgos a la Integridad de personal de ventas, es decir el Desconocimiento de acciones tomadas por personal de ventas. Los costos incrementados causaría el riesgo a la pérdida de clientes. La acumulación de hojas se registros. Diseñar y elaborar un registro electrónico que registre las ventas, calcule total de costos del pedidos, modificación alguna de los pedidos. Registro de Compras (Ingreso de productos en el almacén) El problema de afecta a El impacto asociado es una adecuada solución sería Tardanza en la verificación de la existencia y el stock de algún producto. No cuenta con el informe inmediato para realizar el pedido del producto. No contar con un registro, que indique quienes son los proveedores. Personal de Almacén. Administradora del Almacén. Proveedor. Riesgos a la Integridad de personal de almacén. Puesto que este no cuenta con la inmediata reposición del producto que se encuentra en stocks; y probablemente tomaría una mala decisión. No poder localizar al proveedor, ya que no se tiene registrados sus datos Tener almacenado en una B.D. la cantidad que se pidió al proveedor; así mismo registrar quien es el proveedor más sus datos personales. Y no olvidemos el costo de Pág. 4

5 su procedencia y en cuanto se venderá. Inventario (Administración de productos en la tienda). El problema de afecta a Controlar el stock existente en la tienda. Registrar los datos de los productos en hoja de registro de los productos que es solicito por parte del personal, ya que los registro pueden ser perdidos o modificados. Personal de Ventas y la Administradora del Almacén. El impacto asociado es Almacenar toda la información referente a los almacenes, pedidos y órdenes de compra recibidas, y por supuesto que esta información esté disponible al instante accesible y actualizado.bueno esto no se da puesto que no está informatizado; e incurre a una inexactitud de información. una adecuada solución sería Que el sistema guarde en una B.D. los datos del producto más el precio de venta y compra; y que despliegue una lista de los productos que se encuentren en estado de stock, para que de este modo se disponga a la próxima compra del proveedor. Control de servicios técnicos. El problema de Demora de tiempo en la búsqueda manual del registro de técnicos, que estén libres o desocupados. Esto se da cuando un cliente solicita un servicio técnico. El cliente solicita el servicio técnico de un determinado personal técnico; pero este no se acuerda el nombre, solo la fecha y la hora que anteriormente fue atendido por este técnico. afecta a El impacto asociado es una adecuada solución sería Cliente. Supervisor. Pérdida de Clientes por la demora de tiempo en la atención que requieren en ese momento. Elaborar un registro electrónico de técnicos mas sus horarios; este registro permitirá desplegar los datos y detalles del servicios como ser: fecha, hra, nombre del técnico y además quien fue el cliente que la solicito. Pág. 5

6 2.3 Sentencia que define la posición del Producto para Cliente, Personal de Ventas, Personal de Almacén Personal Técnico Supervisor, Proveedor, Gerente. quienes Controlan los pedidos, los almacenes (stock), las órdenes de pedido y la facturación. El nombre del producto que no como Nuestro producto Es una herramienta de software. Almacena la información necesaria para gestionar una empresa de Venta y distribución. El sistema actual. Permite gestionar las distintas actividades de la empresa mediante una interfaz gráfica sencilla y amigable. Además proporciona un acceso rápido y actualizado a la información desde cualquier punto que tenga acceso a la base de datos. 3 DESCRIPCION DE STAKEHOLDERS (PARTICIPANTES EN EL PROYECTO) Y USUARIOS Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de requerimientos. También es necesario identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de que el conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente. Esta sección muestra un perfil de los participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, así como los problemas más importantes que éstos perciben para enfocar la solución propuesta hacia ellos. No describe sus requisitos específicos ya que éstos se capturan mediante otro artefacto. En lugar de esto proporciona la justificación de por qué estos requisitos son necesarios. Pág. 6

7 3.1 Resumen de Stakeholders Nombre Descripción Responsabilidades Vargas Tarqui Teodora Estudiante de la carrera de informática y creadora del Proyecto. El stakeholder realiza: Análisis y planificación del proyecto. Seguimiento del desarrollo proyecto. Análisis de requisitos y funcionalidades. 3.2 Resumen de Usuarios Nombre Descripción Stakeholder Administradora del Almacén Encargado de la gestión del Almacén almacén central y del contacto con los proveedores. Supervisor del buen funcionamiento del almacén y de gestionar las incidencias de los pedidos Encargado del control de stocks, preparación y despacho de pedidos. Personal de Ventas Responsable de ventas del Ventas / Facturación producto a los clientes, realiza la ventas en la tienda. Encargado de la facturación y cobranzas, política de cobro de los Clientes Supervisor de Técnicos Responsable de supervisar y Supervisar mandar a los Técnicos solicitados por clientes que lo requieren 3.3 Entorno de Usuarios Usuarios.- Los usuarios del sistema tenemos : El personal de ventas, la administradora y el Supervisor de Técnicos. Pág. 7

8 La descripción de los usuarios. Usuario Administradora Personal de venta Supervisor de Técnicos Descripción Se encarga de verificar y revisar la información producida por el sistema, que reporta el inventario. Consulta cálculos de los pedidos (las ventas). Consulta de que productos están en stocks y reportar. Consultar en el registro de los Técnicos disponibles para poder enviarlos a las respectivas direcciones de los clientes. Descripción de las Tareas. Tareas Administradora Personal de venta Supervisor de Técnicos Descripción Genera el inventario de cada gestión. Registra los datos generales y cantidad de los productos (Hardware) en el sistema. Registra los datos de importación de los productos como los costos de adquisición y su procedencia. Actualiza el estado del inventario en el almacén. Registra la solicitud del producto verificado la procedencia, verifica la disponibilidad del producto requerido en el sistema, actualiza el estado de inventarios. Registro de datos de los proveedores. Registra los datos de los clientes. Registra las ventas que realiza. Registra los cálculo de todas todos los pedidos. Registra los datos y los detalles del servicio (fecha, hora, cliente, etc) y quien fue el cliente que lo solicito. 4 DESCRIPCION DEL PRODUCTO 4.1 Perspectiva del Producto El producto a desarrollar es un sistema de control de ventas, servicios e inventarios para la empresa PYMES H&S, con la intención de optimizar, agilizar y modernizar su funcionamiento. Las áreas a tratar por el sistema son: ventas, almacenes y recepción de servicios técnicos. Pág. 8

9 4.2 Resumen de Características A continuación se mostrará un listado con los beneficios que obtendrá el cliente a partir del producto: Beneficios del cliente Precisión de la información del inventario Agilidad en la venta de productos. Optimización de servicios con la que cuenta la empresa Características que lo apoyan Controlar el modulo de ventas y la facturación, para verificar todo lo que se vende debe de faltar en el inventario. Modulo de ventas con el cual podrá incluso verificar si tiene suficientes productos en existencia para la venta. Modulo de servicios técnicos con la cual Controlara los servicios por cada empleado y el servicio que realizo en una determinada fecha. Facilidad de generar reportes Automatización de reportes de las ventas realizadas. 4.3 Costo y precio HADWARE Pentium 4 Disco duro 80 GB RAM 1GB. Monitor Teclado Mause Impresora SOFTWARE Windows XP Server pack 2 PHP MySQL Impresora Pág. 9

10 5 DESCRIPCION GLOBAL El alcance de este proyecto es desarrollar e implementar un sistema que controle / gestione los inventarios y las ventas de los productos; y que además facilite el control y monitoreo de los servicios técnicos, que brindan y ofrecen el personal de técnicos. Los procesos que se estipula que se logrará terminar son: o o o Registro de Ventas. Registro de Compras. Un registro que controle los servicios técnicos. Realizar los siguientes listados. 1. Listar el registro de los productos registrados. 2. Listar los datos y detalles de los proveedores. 3. Listar el registro de las ventas más los cálculos del costo total de cada pedido. 4. Controlar los stocks con un mínimo de cantidad permitido. 5. Listar los productos que estén en estado de agotamiento o en stock. 6. Listar el registro de técnicos libres o desocupados en ese mismo día que se solicito el servicio. 7. Listar según el área de servicio y fecha al personal de técnicos. Pág. 10

11 Pág. 11

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