CAPITULO III A. GENERALIDADES

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1 CAPITULO III INVESTIGACION DE CAMPO SOBRE EL DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES DE EDAD PARA EL CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL LA TIENDONA EN LA ZONA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR A. GENERALIDADES El propósito de la investigación de campo consiste en recolectar información requerida a través de diversas fuentes, que permita conocer cómo el Centro de Desarrollo Integral La Tiendona, en la zona metropolitana de San Salvador realiza el control de inventarios y expedientes de los niños y niñas que se encuentran en dicho Centro, conocer sus procedimientos y mecanismos utilizados para la recolección de información. Por ello es necesario analizar, interpretar y presentar los resultados obtenidos, a fin de determinar en forma clara y precisa, cuáles son los factores que inciden en la problemática en estudio. El objetivo fundamental de la investigación es estudiar y diagnosticar el proceso de control de inventarios y expedientes de los niños y niñas, que se encuentran en dicho Centro. El presente capítulo está estructurado de la siguiente manera: a. Se definen los objetivos de la investigación que sirvieron como guía. b. Se describe la investigación de campo para determinar las fuentes primarias y secundarias, de las cuales se obtuvo la información necesaria para concretizar los objetivos deseados. 68

2 c. Se elaboró un cuestionario con una serie de preguntas, el cual servirá de base para el control de inventarios y expedientes. d. Se presentan los datos y análisis de la investigación de campo. e. Se redactan, basados en los resultados, las conclusiones y las recomendaciones del estudio. B. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION DE CAMPO 1. OBJETIVO GENERAL Conocer la situación actual del Centro de Desarrollo Integral La Tiendona, para identificar la problemática existente en el control de inventarios y expedientes de los menores de edad en la zona metropolitana de San Salvador. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS a. Identificar los procedimientos para el control de inventarios y expedientes. b. Conocer la aplicación de los procedimientos de inventarios y expedientes c. Describir los procedimientos del sistema de control de inventarios y expedientes. d. Clasificar los problemas más frecuentes, que dificulten la realización de un buen control de inventarios de suministros y expedientes de los menores C. DISEÑO DE LA INVESTIGACION CAMPO Para una búsqueda de información pertinente y adecuada se debe tener en cuenta una serie de características de la información: fiabilidad, validez, precisión, actualización, origen y causa que la genera, forma de presentación, facilidad y condiciones de acceso. 69

3 La metodología de la investigación del CDI La Tiendona se diseño e acuerdo a la información proporcionada, acorde a los objetivos planteados, por lo que se recopilan los datos primarios y secundarios obteniendo una información más amplia. 1. ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN En este caso la investigación se llevó a cabo en el Centro de Desarrollo Integral La Tiendona específicamente en el área administrativa que comprende el control de inventario y expedientes de menores. Este CDI se encuentra ubicado en Final Calle Concepción Anexo a las cocinas # 1, del Mercado Detallista La Tiendona 2. IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE INVESTIGACIÓN 2.1 Fuentes Primarias. Se refiere a toda aquella información que se obtiene directamente de la Institución, por medio del cual se pasará un instrumento. En este caso, se utilizo un cuestionario dirigido al área administrativa del CDI La Tiendona, ubicado en la zona Metropolitana de San Salvador. Adicionalmente, se reforzó la investigación, aplicando entrevistas, dirigidas directamente a la Unidad de Análisis, compuesta por los responsables de la administración 1 del CDI La Tiendona. 2.2 Fuentes Secundarias. Se refiere a todos aquellos datos obtenidos de instituciones que no forman parte del CDI La Tiendona y que brindan información sobre el tema en investigación. Están compuestas por toda la información bibliográfica que se utilizó para la investigación: 23 Directora y Asistente del CDI La Tiendona 70

4 libros, boletines, revistas, catálogos, informes, políticas e información en Internet, pertenecientes al ISNA. 3. DETERMINACIÓN DEL UNIVERSO. El universo para la investigación de campo del presente trabajo es de naturaleza finita, ya que se conoce el número exacto de los sujetos de análisis, conformado por toda el área administrativa del Centro de Desarrollo Integral La Tiendona (Empleados responsables de realizar los procesos de control de inventario y expedientes de menores). 3.1 Tamaño de la Muestra. Se determinó que el Universo del CDI La Tiendona es finito y menor de cien personas; por dichas razones el método más adecuado es un censo. Se entrevistaron a dos personas, una de ellas es la Directora del Centro y la otra es su Asistente, quienes son las responsables del manejo de los expedientes e inventarios. 4. HERRAMIENTAS DE INVESTIGACIÓN. Se utilizó un cuestionario y una guía de entrevistas, para la recolección de la información; estos métodos proporcionaron un control en el proceso de recolección de datos, que permitieron tener una relación directa con los sujetos de estudio y evaluar el comportamiento al momento de obtener la información. 4.1 Cuestionario Con el propósito de desarrollar la investigación de campo y obtener información que garantice el logro de los objetivos del estudio, se escogió el cuestionario por ser una herramienta útil y eficaz para recolectar información en un tiempo relativamente breve. El cual está estructurado en cuatro partes o secciones que son: 71

5 PARTE I Solicitud de Colaboración: Es una pequeña introducción, diseñada para obtener la colaboración del encuestado con relación a la entrevista. PARTE II Datos de Clasificación: Características que se relacionan directamente con el encuestado y agregan criterios para evaluar la calidad de los datos proporcionados. PARTE III Cuerpo del Cuestionario: Constituye la parte más importante del cuestionario y los pasos que se utilizan para prepararlo son los siguientes: 2 a. Decidir qué preguntas se formularán y prepararlas con cuidado para obtener la información buscada. b. Decidir el formato de las respuestas c. Determinar qué tipo de preguntas será más eficaz d. Expresar la pregunta con minucioso cuidado y ponerla en orden apropiado. e. Preparar un borrador del cuestionario utilizando un buen diseño y haciendo copias para una prueba previa. En este sentido los tipos de preguntas que se eligieron son: a. Preguntas de dos opciones: consiste en que la pregunta únicamente tiene dos respuestas: SI NO b. Preguntas de opción múltiple: estas presentan más de tres respuestas posibles, las cuales pueden ser ordenadas según una secuencia especifica. c. Preguntas complementarias: en estos espacios el encuestador da a conocer su punto de vista. 2 CAPITULO%20III.pdf Consultada

6 PARTE IV Datos Encuestador: Se relaciona con los datos de identificación del encuestador: Nombre, Número de Encuesta, Lugar y Fecha de la Encuesta. 4.2 Guía de Entrevista 3 La guía de entrevista que se utilizó para recopilar la información que permita determinar los requerimientos necesarios para el análisis de sistemas, y conocer con más detalles los requerimientos del área de control de inventarios y expedientes. 4.3 Prueba Piloto. Es una investigación previa, que se realiza como paso preliminar, para validar el instrumento que se ha diseñado para la recopilación de los datos necesarios en la investigación. Se busca medir el grado de comprensión, que presentan los elementos que lo componen. Como consecuencia de la prueba piloto algunas preguntas pueden ser eliminadas del instrumento y otras modificadas. Para poder realizar la investigación de campo y obtener información confiable, se realizó una prueba piloto con 2 personas ajenas a la Institución, con el fin de conocer si las preguntas estaban redactadas en forma clara. (Ver Anexo A3) 4.4 Limitantes Dentro de la investigación de campo se encontraron las siguientes limitantes: a. Las entrevistas con la Directora se hicieron por medio de citas previas con 3 Entrevista con la Directora y Asistente del CDI Ver Anexo A2 73

7 semanas de anticipación lo cual ocasionó atrasos en la investigación, debido a las múltiples actividades propias de su cargo. b. Desconfianza por parte de la Directora, al proporcionar información referente a los expedientes, ya que la información se maneja es confidencial por ser menores de edad. 4.5 Presentación de Datos Consiste en un ordenamiento de los datos obtenidos a través de uno de los instrumentos, con el fin de establecer las frecuencias y porcentajes de las respuestas a las diferentes preguntas planteadas en el cuestionario. 4.6 Cuadro Resumen y Análisis de Datos A través del cuadro resumen y el análisis de datos se realiza el proceso de vaciado de la información recopilada que permite llegar a conclusiones congruentes a la realidad. (Ver anexo A8) A continuación se presenta en forma gráfica los resultados obtenidos en la investigación de campo a las dos personas encargadas del CDI La Tiendota y los resultados mayores de dos, se deben a las preguntas de múltiples opciones, y que fueron contestadas por la Directora y su asistente quienes en una ocasión respondieron más de una alternativa. 74

8 TIPO DE PREGUNTA: SI - NO PREGUNTA No. 1 Cuentan con computadora para realizar sus actividades? Conocer si la institución cuenta con equipo informático para realizar sus actividades. No de Empleados % SI 0 0% NO 2 100% GRAFICO No % NO INTERPRETACION: El 100% de las personas que se entrevistaron respondieron que no cuentan con equipo informático, ya que todo lo llevan manual. 75

9 PREGUNTA No. 2 Estaría de acuerdo si se desarrollara un sistema automatizado? Determinar si el personal de la institución apoyaría el desarrollo de un sistema para el manejo de inventarios y expedientes menores de edad. No de Empleados % SI 2 100% NO 0 0% PREGUNTA No % SI INTERPRETACION: El 100% de las personas que se entrevistaron respondieron que si estarían de acuerdo en apoyar el desarrollo de un sistema. 76

10 TIPO DE PREGUNTA: Selección Múltiple PREGUNTA No. 3 Que tiempo utiliza para el proceso de adición de expedientes de los menores de edad? Conocer el tiempo que es utilizado para realización de los expedientes No de Empleados % Menos de 10 minutos 0 0% De 10 a 15 minutos 0 0% Más de 15 minutos 2 100% PREGUNTA No % Más de 15 minutos INTERPRETACION: El 100% de los encuestados contestaron que se tardan en el proceso de adición de información más de 15 minutos, pero en ningún caso más de 30min. 77

11 PREGUNTA No. 4 Qué tiempo utiliza para el proceso de actualización de expedientes de los menores de edad? Determinar el tiempo de actualización de expedientes No de Empleados % Menos de 10 minutos 0 0% De 10 a 15 minutos 1 50% Más de 15 minutos 1 50% PREGUNTA No. 4 50% 50% De 10 a 15 minutos Más de 15 minutos INTERPRETACION: De las dos personas entrevistadas el 50%, respondió que el proceso de actualización de expedientes de menores de edad era de 10 a 15 minutos y el otro 50% respondió que se tardaba más de 15 minutos. 78

12 PREGUNTA No. 5 Con que frecuencia se elaboran los reportes de inventarios de suministros? Conocer la frecuencia con que los empleados emiten reportes de inventarios de suministros a los diferentes departamentos. No de Empleados % Diario 0 0% Semanal % Mensual % Otros 0 0% PREGUNTA No % 66.67% Semanal Mensual INTERPRETACION: El 66.67% de las personas que se entrevistaron respondieron que semanalmente se emiten reportes y el 33.33% respondió que mensualmente. 79

13 PREGUNTA No. 6 Cómo se lleva el registro de inventarios de suministros? Conocer la forma cómo se registra los inventarios de suministros No de Empleados % Hoja de Cálculo 0 0% Manual 2 100% Otros 0 0% PREGUNTA No % Manual INTERPRETACION: El 100% de las personas que se entrevistaron respondieron que los registros que llevan actualmente son de forma manual. 80

14 PREGUNTA No. 7 Con qué frecuencia se elaboran los reportes de inventarios de suministros? Conocer la frecuencia con que los empleados emiten reportes de inventarios de suministros a los diferentes departamentos. No de Empleados % Diario 0 0% Semanal % Mensual % Otros 0 0% PREGUNTA No % 66.67% Semanal Mensual INTERPRETACION: El 100% de las personas que se entrevistaron respondieron que semanalmente se emiten reportes y el 50% respondió que mensualmente. 81

15 PREGUNTA No. 8 Qué método utilizan para el control de inventarios de suministros? Conocer el método que el personal de la institución utiliza para el registro de suministros. No de Empleados % Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS) 2 100% Ultimas Entradas Primeras salida (UEPS) 0 0% Costo Unitario Especifico 0 0% PREGUNTA No % Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS) INTERPRETACION: El 100% de las personas que se entrevistaron respondieron que el método de la Primeras Entradas Primeras Salidas era el que utilizaban para el control de registro de inventarios de suministros 82

16 PREGUNTA No. 9 Qué esperaría usted de un sistema automatizado para el control de expedientes e inventarios de suministros? Conocer las expectativas que el personal esperaría al diseñar un sistema automatizado para el manejo de expedientes de menores de edad e inventario de suministros. No de Empleados % Obtener mayor rapidez 0 0% Minimizar el tiempo 0 0% Tener una mejor actualización de datos 1 50% Todas las anteriores 1 50% PREGUNTA No. 9 50% 50% Tener una mejor actualización de datos Todas las anteriores INTERPRETACION: El 50% de las personas entrevistadas respondieron que les gustaría tener una mejor actualización de datos y el 50% restante respondió que todas las opciones que se le presentaron. 83

17 TIPO DE PREGUNTA: De Complementar PREGUNTA No. 10 Cuáles son los reportes que utilizan para el control de inventarios de suministros? Conocer los tipos de reportes utilizados para el manejo de control de inventarios de suministros. Respuestas: 1) Hojas de Kardex 2) Hoja de requisición de Bodega, Tarjetas Kardex INTERPRETACION: Las dos personas que se entrevistaron respondieron que utilizan los reportes de kardex, requisiciones y envíos. PREGUNTA No. 11 Cuáles son los tipos de controles que manejan para el control de expedientes de menores? Conocer los diferentes tipos de controles que utilizan para el manejo de los expedientes de menores. Respuestas: 1) Solicitud de Ingreso, Gráfica de Desarrollo, Gráfica de Crecimiento, Nota de Seguimiento. 2) Solicitud de Ingreso de niños/niñas, Gráfica de Desarrollo, Gráfica de Crecimiento, Control de niño Sano. 84

18 INTERPRETACION: Las dos personas que se entrevistaron respondieron que utilizan la solicitud de ingreso de niños y niñas, grafica de desarrollo, grafica de crecimiento, control de asistencia, control de niño sano. PREGUNTA No. 12 Qué reportes presentan mayor dificultad en el manejo de control de expedientes de menores de edad? Identificar los tipos de reportes que presentan mayor problema para la actualización de expedientes de menores de edad. Respuestas: 1) Gráfica de Crecimiento 2) Gráfica de Crecimiento INTERPRETACION: Las dos personas que se entrevistaron respondieron que el reporte que les ocasiona mayor problema es la grafica de crecimiento. PREGUNTA No. 13 Qué reportes presentan mayor dificultad en el manejo de control de inventario de suministros? Identificar los tipos de reportes que presentan mayor problema para la actualización de los inventarios de suministros. Respuestas: 1) Hojas Kardex y Envíos 2) Hojas Kardex y Envíos INTERPRETACION: Las dos personas que se entrevistaron respondieron que los reporte que les ocasiona mayor problema son: Kardex y la hoja de envió a bodega 85

19 D. CONCLUSIONES Después de realizar la investigación de campo, al Centro de Desarrollo Integral La Tiendona se han obtenido las siguientes conclusiones: Las personas que conocen el manejo de control de expedientes e inventarios, dicen estar de acuerdo con una nueva implementación de un sistema, porque agilizarían el proceso para la elaboración de los mismos, a la hora de buscar expedientes o de llevar el control de inventarios. Los procesos que se llevan actualmente les absorben mucho tiempo, para el control de inventario, tiempo que se reducirá con el sistema ya que se tendrá una base de datos con todos los suministros para facilitar el proceso El sistema beneficiara directamente a las personas responsables del manejo de expedientes de menores ya que la información será más confiable, se minimizaran los errores de escritura. Con el nuevo sistema el manejo de inventario de suministros, se podrán generar reportes que proporcionaran información real como existencias, consumos por semana de x producto etc.. Que actualmente no se llevan por falta de tiempo. 86

20 E. RECOMENDACIONES En base a las conclusiones obtenidas en la investigación de campo se recomienda lo siguiente: Se sugiere que el Diseño del Sistema presentado sea aplicado, para ayudar a agilizar los procesos de control de inventarios de suministros y expedientes de niños y niñas. Se recomienda solicitar un equipo informático, adecuado para la instalación del sistema. Se recomienda hacer respaldos al sistema por cualquier eventualidad. 87

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