Manual de Cambios SIGA - MP. Módulo de Patrimonio. Versión 5.9.0

Transcripción

1 Manual de Cambios SIGA - MP Módulo de Patrimonio Versión 5.9.0

2 ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN... 3 II. ACCESO AL MÓDULO ADMINISTRADOR... 3 III. PROCESOS... 4 III.1 Proceso de Carga de Inventario Inicial por Año... 4 Procedimiento de actualización y equivalencia de ítems inactivos... 4 IV. CONSULTAS /REPORTES... 8 IV.1 Reportes Varios Activos sin Ubicación Física... 8 V. UTILITARIO... 9 V.1 Exportación / Importación de Inventario Físico... 9 Estructura para la Importación Procedimiento para Exportación de Inventario Procedimiento para la Importación de Inventarios

3 I. INTRODUCCIÓN La versión del Módulo de Patrimonio MP del 07 de marzo del 2012, ha sido desarrollada para incluir las modificaciones efectuadas al Sistema por los cambios en los Sub Módulos Procesos y Utilitario. En el Sub Módulo Procesos, en la opción Proceso de Carga del Inventario Inicial por año se ha incorporado el procedimiento de actualización y equivalencia de los ítems del Catálogo de Bienes y Servicios de acuerdo a la Resolución N /SBN-DGPE del 7 de Julio del 2011, emitida por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), que aprueba la modificación de 16 Familias del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Esta modificación también ha tenido impacto sobre el Código Margesí, Clasificador de Gasto, Cuenta Contable, Tipo de Patrimonio y Tasa de Depreciación de los bienes, los cuales han sido tomados en cuenta en el procedimiento de equivalencia de ítems. En esta versión también se ha incorporado en el Sub Módulo de Consultas/Reportes el Reporte Activos sin Ubicación Física que permite visualizar la lista de aquellos bienes que no tienen asignado su ubicación física correspondiente. En el Sub Módulo Utilitario, se ha incorporado la función de Exportar e Importar información de un Inventario Físico, para aquellas entidades que cuenten con un Software de toma de inventarios, con la finalidad de permitir la actualización de datos de los activos inventariados. II. ACCESO AL MÓDULO ADMINISTRADOR Para actualizar la presente Versión, el Sistema validará que la base de datos se encuentre en la versión del Módulo de Logística, caso contrario mostrará el siguiente mensaje: Asimismo, verificará que el Módulo de Patrimonio se encuentre en la versión 5.8.0: -3-

4 III. PROCESOS III.1 Proceso de Carga de Inventario Inicial por Año En la opción Proceso de Carga del Inventario Inicial por Año, se ha incorporado la actualización y equivalencia de los ítems modificados de acuerdo a la Resolución N /SBN-DGPE de la SBN. Dicha modificación también implica la actualización al Código Margesí, Clasificador de Gasto, Cuenta Contable, Tipo de Patrimonio y Tasa de Depreciación de los bienes de acuerdo a la Familia de ítems modificados. (Como parte del anexo 1 se muestra la lista de las 16 Familias de ítems inactivados y sus correspondientes Familias equivalentes). Procedimiento de actualización y equivalencia de ítems inactivos Para la actualización y equivalencia de ítems se deberá seguir los siguientes pasos: En la opción Proceso de Cierre Contable. a. Generar el Proceso de Cierre Contable Mensual, hasta el período Diciembre-Cierre. En la opción Proceso de Carga del Inventario Inicial por Año. b. Seleccionar el Año Destino y dar clic en el botón, al terminar la equivalencia de Centros de Costo deberá dar clic en el ícono para iniciar el proceso de Carga del Inventario Inicial. Al finalizar el proceso de Carga del Inventario Inicial por Año, para las 16 familias de ítems modificados, el Sistema habrá actualizado: Para el primer grupo de familias de ítems: Margesí, Código de Ítem, Clasificador, Cuenta Contable y Tipo de Patrimonio, tal como se muestra en el siguiente cuadro: N CÓDIGO CÓDIGO DENOMINACIÓN ANTERIOR ACTUAL DESTRUCTOR ELÉCTRICO DE INSECTOS EQUIPO CERTIFICADOR DE CABLEADO ESTRUCTURADO BRAZO MURAL PARA ELECTRO BISTURÍ CAMA ELÉCTRICA HOSPITALARIA EQUIPO DE COBALTOTERAPIA SURTIDOR DE AGUA ELÉCTRICO - DISPENSADOR ELÉCTRICO TABLERO DIGITALIZADOR ELECTRÓNICO ACTUALIZACIÓN Margesí, Clasificador, Cuenta Contable y Tipo de Patrimonio -4-

5 - Para el segundo grupo: Margesí, Código de Ítem, Clasificador, Cuenta Contable, Tipo de Patrimonio, Tasa de Depreciación, Vida Útil y Fecha de Fin de Vida, tal como se muestra a continuación: N CÓDIGO CÓDIGO DENOMINACIÓN ANTERIOR ACTUAL CONCENTRADOR DE RED EQUIPO DE COMUNICACIÓN LAN EQUIPO DE COMUNICACIÓN WAN PATCH PANEL - PANEL DE CONMUTACIÓN RUTEADOR DE RED - ROUTER SISTEMA DE DETECCIÓN DE INTRUSOS EN LA RED - IDS SISTEMA DE PREVENCIÓN DE INTRUSOS EN LA RED - IPS SISTEMA DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD PARA RED - FIREWALL ACTUALIZACIÓN Margesí, Clasificador, Cuenta Contable, Tipo de Patrimonio y Tasa de Depreciación SWITCH PARA RED Nota: Al actualizarse la Tasa de Depreciación, también se actualizará la Vida Útil y la Fecha de Fin de Vida de un activo. Manteniéndose vigentes la Fecha de Alta, Valor Inicial, Depreciación Acumulada y Valor Neto. c. Si durante la Carga del Inventario Inicial 2012 el Sistema encuentra ítems que no tienen su Cuenta Contable correspondiente, al finalizar dicho proceso se mostrará de manera automática el Reporte Ítems de Inventario Inicial sin Cuenta Contable Equivalente donde se muestra los siguientes datos: Del Bien Inactivo: Ítem Bien Inactivo, Margesí, Descripción y Cuenta Contable. Del Bien Equivalente: Ítem Bien Equivalente y Nombre Ítem Bien Equivalente. d. Imprimir el reporte dando clic en el ícono. Para visualizar los cambios en el Código del ítem, Margesí y Cuenta Contable deberá: e. Ingresar a la opción Mantenimiento / Inventario Inicial -> Institucional, en la ventana Patrimonio según filtro de Selección, seleccionar activo y dar clic en la carpeta para visualizar los Datos del Activo Fijo. -5-

6 A continuación se muestra los datos de un activo antes de la Actualización Año 2011: - Código ítem : Margesí : Descripción : Concentrador de Red de 8 Puertos - Cuenta Contable: Equipos de Comunicaciones para Redes Informáticas. Después de la Actualización Año 2012: - Código Ítem : Margesí : Descripción : Concentrador de Red de 8 Puertos. - Cuenta Contable : Equipos de Telecomunicaciones. -6-

7 Para consultar los Valores Contables deberá dar clic en el botón de la ventana Datos del Activo Fijo. En la ventana Valores Contables se visualiza los siguientes datos: PARÁMETROS Vida Útil Fecha de Alta Fin de Vida % Depreciación DESCRIPCIÓN Muestra el nuevo periodo de Vida Útil, correspondiente a la nueva Familia asignada por la SBN. Es la fecha de asignación del bien. Es la nueva fecha de fin de vida útil que le corresponde al activo de acuerdo a la nueva catalogación de la SBN. Tasa que le corresponde al activo desde el año Valor Depreciación Acumulada Valor Neto Muestra el Valor Inicial del Activo. Valor de depreciación del Activo, desde la fecha de su asignación hasta Diciembre 2011 Es la diferencia entre el Valor y la Depreciación Acumulada -7-

8 Nota: A partir del año 2012, de acuerdo a la Resolución N /SBN-DGPE de la SBN, el Período de Vida útil de algunos bienes patrimoniales ha cambiado, así como su porcentaje de depreciación. Para una mejor comprensión del Cálculo de la Depreciación mostramos el siguiente ejemplo: HASTA DICIEMBRE 2011 CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN Valor Inicial S/ Vida Útil Inicial 4 años ( 48 meses) Fecha Alta Original 09/10/2011 Monto de Depreciación mensual 800/48 = Meses Depreciados hasta Dic Valor Depreciado X 2 = A PARTIR DEL 2012 Nueva Fecha Fin de Vida 09/10/2021 Nueva Vida Útil, años Nueva Vida Útil, meses Vida Útil por Depreciar 10 años 120 meses 118 meses Valor Neto (Valor Inicial Valor depreciado) S/ Nuevo Valor de Depreciación mensual /118= (Valor Neto/Vida útil por depreciar) Total Valor Depreciación por un año % depreciación Nueva Vida Útil (Valor depreciación anual entre Valor Neto) IV. CONSULTAS /REPORTES IV.1 Reportes Varios Activos sin Ubicación Física En la opción Consultas/Reportes, Reportes Varios, se ha incorporado el reporte Activos sin Ubicación Física, el cual permite conocer los activos que no tienen asignado su Ubicación Física. Para visualizar el Reporte deberá dar clic en el ícono Selección. de la ventana Patrimonio según filtro de -8-

9 A continuación en la ventana de Reportes debe seleccionar la opción Activos sin ubicación y dar clic en el ícono. El Sistema mostrará el Reporte Activos sin Ubicación Física que contiene los siguiente datos: Código Margesí, Código Barras/Código Anterior, Descripción de Activos Fijos, Fecha Alta, Número de Serie, Marca, Modelo, Tipo Documento, Número NEA, Número de O/C, Fecha NEA o O/C. V. UTILITARIO V.1 Exportación / Importación de Inventario Físico En el Sub Módulo Utilitario, se ha incorporado la opción Exportar/Importar Inventario Físico, para los Inventarios, con la finalidad de facilitar la actualización de datos de los activos inventariados, para aquellas UE que cuentan con un Software de Toma de Inventarios. -9-

10 Antes de ejecutar la opción, el Administrador del Sistema deberá asignar el permiso de Mantenimiento en el Módulo General Admin, marcando con un check en la opción Importar/Exportar Inventario Físico. Una vez configurado el permiso, el Usuario podrá ejecutar la opción Exportación/Importar Inventario Físico. El Sistema presentará la siguiente ventana: La ventana Exportación e Importación de Inventarios contiene los siguientes datos: PARÁMETROS DESCRIPCIÓN Año Nro. Inventario Tipo de Registro Muestra el Año de Ejecución. Permite seleccionar el Inventario Físico a Exportar / Importar. Permite seleccionar el Inventario Institucional o No Institucional. -10-

11 Ruta para Importar y Exportar Información Estructura Importación Importar Exportar Indica la ruta donde será exportada la información o de donde se importará la misma. Muestra la plantilla de parámetros para efectuar la importación. Permite ejecutar la función de importación. Permite ejecutar la función de exportación. Estructura para la Importación Dando clic en el botón, el Sistema muestra la ventana Estructura para Importación de Inventarios, la cual contiene el detalle de los parámetros que debe tener el archivo TXT para efectuar el proceso de Importación de datos. La estructura esta organizado en las siguientes columnas: Columna: Indica el Código del Registro Tipo de Datos: Señala el tipo de dato que el Sistema permite ingresar en el campo, el cual puede ser Numérico (Números) o Caracter (Letras y Números) Tamaño: Señala la cantidad máxima de caracteres que se pueden ingresar en el campo. Descripción: Señala la descripción del Código. Obligatorio: Indica si es obligatorio el ingreso de información en este campo. -11-

12 Procedimiento para Exportación de Inventario. Para exportar la información del Inventario Físico se deberá realizar los siguientes pasos: a. Seleccionar el año, Nro. de Inventario, Tipo de Registro y dar clic en el botón Exportar. Nota: El procedimiento es el mismo para cualquier Tipo de Registro. b. Seleccionar la ruta e ingresar el nombre del archivo a exportar, luego dar clic en el botón. c. El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, al cual deberá responder Si para iniciar el proceso de Exportación. -12-

13 d. Finalmente dar clic en el botón Aceptar, para finalizar el proceso. Nota: Una vez terminado el proceso el Usuario podrá acceder al archivo generado en la ruta que se indique. En el presente caso: C:\SIGA\INVENTARIOS. Procedimiento para la Importación de Inventarios. Luego de efectuar la exportación de la información del Inventario Físico, el Usuario podrá realizar modificaciones en los siguientes datos del activo: Estado de Conservación, Marca, Modelo, Número de Serie, Observación, Medidas, Color, Número de Motor, Año de Fabricación, Nº de Placa y Chasis (carrocería). Seguidamente procederá a efectuar la importación al Inventario Físico correspondiente en el Módulo de Patrimonio. Deberá realizar el siguiente procedimiento: a. Seleccionar el Año, Nro. de Inventario, Tipo de Registro y dar clic en el botón. -13-

14 b. Seleccionar el archivo TXT a importar y dar clic en el botón Abrir. c. El Sistema mostrará los siguientes mensajes al Usuario durante el proceso de Importación. d. Finalmente dar clic en el botón Aceptar para concluir con la actualización correspondiente. -14-

15 ANEXO 1-15-

16 Jr. Junín 319, Cercado de Lima, Lima - Perú Central: (511)