CONTROL DE COMPRAS 1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Transcripción

1 1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CONTROL DE COMPRAS Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administración sobre este proceso y además del jefe de compras sobre los proveedores. Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas o pérdidas de dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra, ETC. Para que el director del departamento de compras, este seguro sobre que comprar, como comprar, características del producto, épocas de abundancia, etc., se deben diseñar unos formatos que recopilan toda esta información y que reciben el nombre de ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR. Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar pérdidas y a mantener los costos. Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el TAMAÑO requerido, los FACTORES deseables y/o indeseables, etc. En estas especificaciones nunca se determinan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendrían que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejarían de ser estándar. Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboración. Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente: *.- Tamaño del negocio *.- Estructura del menú *.- Capacidad de almacenamiento *.- Capacidad de pago *.- Volumen de ventas CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 1 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

2 *.- Condiciones o características del producto 2.- MÉTODOS DE COMPRA.*- MERCADO ABIERTO: Este método ofrece las ventajas de un contacto con un número mayor de proveedores y para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicación o se pueden visitar si es el caso. Se dividen en: COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicación para lograr el mayor número de ofertas, las cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideración de la Junta de compras o el Dueño del negocio. Por lo general en un cuadro de clasificación que reúne esta información: PROVEEDOR CALIDAD PRECIO CREDITO CANTIDAD SERVICIO MERCADO LIBRE: se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en plaza de mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el precio, el tamaño, el peso por unidad y la presentación del producto; como es lógico no se pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras. *- CONTRATISTAS: se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus características especiales, como por ejemplo: la leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos debemos fijar con anticipación con el proveedor las cantidades normales que consumieron y la frecuencia con la que nos los deben entregar. 3.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA COMPRA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 2 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

3 Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a través de los siguientes formatos: LISTA DE MERCADOS: Se utiliza para los productos perecederos, de difícil almacenaje o también llamados de consumo diario o compras de cocina. El chef debe tener en cuenta los eventos que están pronosticados y en colaboración con el almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que se deben comprar de ellos. Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los precios y marca a cual de los tres es al que se le debe comprar. Este formato lo termina de llenar el encargado de recibos anotando en el las cantidades que realmente llegaron. SOLICITUD DE COMPRAS El almacenista está en la obligación de detectar los puntos en los cuales debe hacer el pedido de mercancía, para evitar que se interrumpa la producción y que le fallemos a los clientes. Por ello se elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad de almacenaje, la existencia, el consumo en el período, la cantidad que requiere y el nombre del artículo y la envía al encargado de compras para que el llene los datos de la última compra y compare precios con las cotizaciones actualizadas que tiene. Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que el marque la cotización que el autoriza y la devuelve al encargado de compras para que se elabore la orden de compra al proveedor. Una vez detectadas estas necesidades se realizan las compras, y para ello se usan dos formas más: una que es el comprobante de compras para aquellos productos de los cuales el proveedor no da factura (frutas y verduras en plazas de mercado) y con ello se justifica el egreso. El otro formato ya lo mencionamos que es la orden de compra, la cual se realiza para productos de fácil almacenaje o los conocidos como no perecederos. 4.- CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 3 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

4 Proveedores elegidos: Proveedores Obligados: Desestimados: Potenciales: Habituales Ocasionales Reserva Monopolio Circunstancias de lugar No tenemos contactos comerciales Supermercados Cooperativas Carnicerías Tiendas etc. 5.- FORMATOS *.- ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDARD *.- CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO *.- LISTA DE MERCADO *.- SOLICITUD DE COMPRA *.- ORDEN DE COMPRA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 4 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

5 ARTÍCULO RESTAURANT ITO ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR PRESENTACIÓN PESO PROMEDIO UNIDAD FACTORES DESEABLES FACTORES DESCARTABLES ÉPOCA DE ABUNDANCIA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 5 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

6 ARTÍCULO: MARCA RESTAURANT - ITO CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO PROVEEDOR TELÉFONO DIRECCIÓN GRUPO DE INVENTARIOS ÚLTIMA COMPRA FECHA CANTIDAD PRECIO UNIDAD OBSERVACIONES REALIZADO POR REVISADO POR V.B. GERENCIA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 6 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

7 EXIST. UNIDAD PAR STOCK CANTIDAD PEDIDA TGG I SEMESTRE FUNDAMENTOS DE COCINA RESTAURANT ITO LISTA DE MERCADO PARA VERDURAS Y LÁCTEOS I ARTÍCULO FECHA: DD/MM/AA PRECIOS A B C CANTIDAD RECIBIDA AJÍ AJO APIO ARVEJAS BERRO BIZCOCHOS BRÓCOLI CEBOLLA CABEZONA BLANCA CEBOLLA LARGA CEBOLLA PUERRO CILANTRO GUASCAS HABICHUELAS HUEVOS AA HUEVOS DE CODORNIZ LAUREL LECHE LECHUGAS MAZORCA PAN FRANCÉS PAN TAJADO PAPA CRIOLLA PAPA PASTUSA PAPA SABANERA PEPINO COHOMBRO PEREJIL PIMENTÓN PLÁTANO MADURO PLÁTANO VERDE REPOLLO MORADO TOMATE CHONTO TOMATE MILANO TOMILLO TORTAS YUCA ZANAHORIA PROVEEDORES: B A C REALIZADO POR REVISADO POR V.B. GERENCIA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 7 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

8 EXIST. UNIDAD PAR STOCK CANTIDAD PEDIDA TGG I SEMESTRE FUNDAMENTOS DE COCINA RESTAURANT ITO LISTA DE MERCADO PARA FRUTAS Y OTROS ARTÍCULO FECHA: DD/MM/AA PRECIOS A B C CANTIDAD RECIBIDA AGUACATE ANON BANANO BANANO BOCADILLO BREVAS CHIRIMOYA CIRUELAS COCOS CURUBA DURAZNO FRESAS GRANADILLA GUANABANA GUAYABAS LIMON LULO MANDARINA MANGO MANZANA MARACUYA MELON MORA NARANJA COMUN NARANJA TANJELO PAPAYA PATILLA PERA PIÑA TAMARINDO TORONJA UVA BLANCA UVA NEGRA ZAPOTE OTROS DE FRUTAS Y VERDURAS PROVEEDORES: B A C REALIZADO POR REVISADO POR V.B. GERENCIA CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 8 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

9 PROVEEDORES TGG I SEMESTRE FUNDAMENTOS DE COCINA UND RESTAURANT ITO SOLICITUD GENERAL DE COMPRAS DE ALMACÉN FECHA DE PEDIDO (DD/MM/AA) FECHA REQUERIDA No. ALIMENTOS BEBIDAS SUMINISTROS ALMACÉN COMPRAS EXIST. CONSUMO PERÍODO CANT. REQ. ARTÍCULO ÚLTIMA COMPRA COTIZACIONES FECHA CANT. PRECIO PROVEEDOR A B C OBSERVACIONES A ALMACENISTA B C COMPRAS JEFE AYB CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 9 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

10 SEÑORES: DIRECCIÓN TELÉFONO CIUDAD RESTAURANT - ITO ORDEN DE COMPRA SOLICITUD No. FECHA ELABORACIÓN FECHA ENTREGA DD/MM/AA UNIDAD CANT. DESCRIPCIÓN PRECIO UNITARIO VALOR TOTAL 1. EL PLAZO DE ENTREGA ES IMPRORROGABLE SUB TOTAL 2. LA MERCANCÍA SE ENTIENDE PUESTA EN EL RESTAURANTE DESCUENTO( %) 3. EL PEDIDO DEBE SER ACOMPAÑADO POR ESTA ORDEN IVA ( %) 4. ROGAMOS ENVIAR FACTURA ACOMPAÑADA DE LA PRESENTE ORDEN PARA SU CANCELACIÓN TOTAL JEFE DE COMPRAS V.B. GERENCIA CONDICIONES DE PAGO CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 10 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

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12 S 1.- PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO Mantener el equipo de pesas y medidas en perfecto estado. Mantener el área de recibo limpia y ordenada Haber recibido copias de lista de mercado o de orden de compra, según el caso, para conocer cuando llegará la mercancía. Realizar el conteo físico de cada artículo que se este recibiendo, verificar las cantidades con la copia de la orden de compra o la lista de mercado. Constatar que los precios de la orden de compra, y de la lista de mercado sean los mismos que el proveedor anotó en la factura. Verificar la calidad de los productos contra las especificaciones de compra estándar. Pasar la mercancía al almacén una vez cumplido el proceso de información. 2.- TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Este tema hace referencia a lo que debe hacerse una vez recibida la mercancía, dentro del establecimiento. Todos los productos que se compren tienen una clasificación específica y un tratamiento de almacenaje o de inventario (no perecedero) o de directo (perecedero). Veamos esta clasificación: TIPO GRUPO INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO Carnes y Salsamentaria CS Inventario Pescados y Mariscos PM Inventario Perecedero Aves y Caza AC Inventario Lácteos 1 L1 Directo No perecedero Frutas y Verduras FV Directo Lácteos 2 L2 Inventario Enlatados y Envasados EE Inventario Granos G Inventario Licores LC Inventario Vinos V Inventario Cervezas C Inventario Gaseosas GS Inventario Cigarrillos CG Inventario CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 12 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

13 3.- PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCIA Vamos a ver un procedimiento general para recibir mercancía. Tener lista la copia de la orden de compra o la lista de mercado para saber que va a llegar y así preparar la zona de recibo. Clasificar esta información por fecha de llegada. Seleccionar las especificaciones de compra estándar para hacer un correcto recibo. Verificar la orden de compra contra la factura del proveedor. Realizar el conteo físico de la mercancía. Si hay alguna inexactitud entre la factura y el recibo o entre la factura y la orden de compra hacer un memo de corrección de factura. Aceptar la mercancía y firmar la copia de la factura del proveedor. Colocarle al original de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes. En ausencia de la factura del proveedor se debe llenar un formato llamado mercancía recibida sin factura. Llenar el comprobante de recibo de mercancías. Si se han recibido carnes elaborar el meat tag. Pasar la mercancía al almacén con su correspondiente documentación. Al finalizar el día recopilar toda la información en el reporte diario de recibo de mercancías. 4.- FORMATOS *.- MEMO DE CORRECCIÓN DE FACTURA *.- MERCANCIA RECIBIDA SIN FACTURA *.- REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCIAS *.- MEAT TAG CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 13 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

14 SEÑORES: C.C. O NIT RESTAURANT - ITO MEMO DE CORRECCIÓN DE FACTURA N DIRECCIÓN FACTURA N TELÉFONO FECHA DE RECIBO CIUDAD UNIDAD CANT. DESCRIPCIÓN DE LA MERCANCÍA DEVUELTA VALORES UNITARIO DD/MM/AA TOTAL. VALOR TOTAL DE LA MERCANCÍA NO ACEPTADA O NO RECIBIDA SIN IVA VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A LA MERCANCÍA DEVUELTA O NO RECIBIDA VALOR INICIAL DE LA FACTURA SIN IVA VALOR INICIAL DEL IVA EN LA FACTURA NUEVO VALOR A CANCELAR POR LA FACTURA SIN IVA NUEVO VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A ESA FACTURA TOTAL A CANCELAR POR ESTA FACTURA MOTIVO (S) DE ESTE MEMO DE CORRECCIÓN ENCARGADO DE RECIBOS FIRMA DEL PROVEEDOR O SU REPRESENTANTE Y SELLO INDISPENSABLE LA PRESENTACIÓN DE ESTA FORMA PARA SU CANCELACIÓN, ACOMPAÑADA DE LA FACTURA ORIGINAL CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 14 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

15 SEÑORES: C.C. O NIT DIRECCIÓN TELÉFONO RESTAURANT - ITO MERCANCÍA RECIBIDA SIN FACTURA N FECHA DE RECIBO DD/MM/AA CIUDAD UNIDAD CANT. DESCRIPCIÓN DE LA MERCANCÍA DEVUELTA VALORES UNITARIO TOTAL. VALOR TOTAL DE LA MERCANCÍA ANTES DE IVA DESCUENTOS IVA VALOR TOTAL ENCARGADO DE RECIBOS FIRMA DEL PROVEEDOR O SU REPRESENTANTE Y SELLO INDISPENSABLE LA PRESENTACIÓN DE ESTA FORMA PARA SU CANCELACIÓN, ACOMPAÑADA DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 15 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

16 TOTAL INVENTA RIO DIRECTO TOTAL ALM. TOTAL BEB. SUMINISTRO S No. OC / LM N FACTURA N CANTIDAD RECIBIDA UNIDAD GRUPO DE INVENTARIO VALOR TOTAL COMPRADO DIRECTO INVENTARIO ALIMENTOS BEBIDAS CIGARRILLOS SUMINISTROS TRATAMIENTO DE LA COMPRA TGG I SEMESTRE FUNDAMENTOS DE COCINA RESTAURANT - ITO REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCÍAS No.: HOJA No.: GRUPO INVENTARIOS PROVEEDOR V.B TOTALES RECOPILACIÓN CS PM AC FV L1 L2 G EE LC V C GS CG RECIBIDO POR: REVISADO POR: CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 16 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

17 RESTAURANT - ITO MEAT TAG N CLASE GRUPO DE INVENTARIO CALIDAD N DE PORCIONES O N DE PIEZAS PROVEEDOR PESO TOTAL COSTO KILO COSTO TOTAL FECHA DE RECIBO REPORTE DIARIO DE RECIBO N FECHA MÁXIMA DE CONSUMO RESTAURANT - ITO MEAT TAG N CLASE GRUPO DE INVENTARIO CALIDAD N DE PORCIONES O N DE PIEZAS PROVEEDOR PESO TOTAL COSTO KILO COSTO TOTAL FECHA DE RECIBO REPORTE DIARIO DE RECIBO N FECHA MÁXIMA DE CONSUMO CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 17 JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO