Por el cual se reglamentan los artículos 616-1, 617 y siguientes del Estatuto Tributario. EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA

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1 REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO DECRETO NÚMERO DE 2007 ( ) Por el cual se reglamentan los artículos 616-1, 617 y siguientes del Estatuto Tributario. EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA En uso de sus facultades legales, conferidas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política de Colombia y CONSIDERANDO: Que los artículos y 617 del Estatuto Tributario atribuyen al Gobierno Nacional la facultad de reglamentar la utilización de la factura electrónica y los documentos equivalentes a la factura de venta y en general los requisitos de las facturas y documentos equivalentes. Que la Ley 527 de 1999, definió y reglamentó, entre otros aspectos, el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales. Que la Ley 962 de 2005, con el propósito de concretar en este instrumento los principios de equivalencia funcional y neutralidad tecnológica, amplió el ámbito de utilización de la factura electrónica. DECRETA: ARTÍCULO 1. Definiciones. Para la aplicación e interpretación del presente decreto se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: a) Factura electrónica: Es el documento equivalente a la factura que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios que para efectos fiscales debe ser emitida, enviada, recepcionada y

2 DECRETO NUMERO de Hoja N 2 almacenada por y en medios electrónicos en forma de mensajes de datos de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito y débito. b) Emisor de Factura Electrónica: Es la persona natural o jurídica obligada a facturar, que expide facturas por medios electrónicos y las envía a través de un medio de intercambio electrónico de datos en un mensaje de datos a un receptor de factura electrónica. c) Receptor de Factura Electrónica: Es la persona natural o jurídica que está en capacidad de recibir y confirmar por medios electrónicos, el recibo de las facturas expedidas por un emisor de factura electrónica, recibidas en un mensaje de datos a través de un medio de intercambio electrónico de datos. d) Medio de intercambio electrónico de datos: Canales y/o redes públicos o privados de transmisión electrónica a través de los cuales el emisor de factura electrónica envía al receptor de factura electrónica la factura electrónica en un mensaje de datos, y acusa el recibo de tales documentos. e) Número de la Factura Electrónica: Es el numero que obedece a un sistema de numeración consecutivo y a las características técnicas establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el cual el emisor de factura electrónica numera cada factura electrónica. f) Contingencia: Evento por el cual se adopta un procedimiento alternativo cuando se interrumpe el envío de la factura electrónica desde un emisor de factura electrónica a un receptor de factura electrónica. ARTÍCULO 2. Principios Básicos de Autenticidad e Integridad. Se considera que el mensaje de datos que contiene la factura electrónica es auténtico e íntegro si cumple con lo dispuesto en los artículos 8,9 16 y 17 de la Ley 527 de Se garantiza el cumplimiento de los principios básicos señalados en el inciso anterior, cuando: - Se utiliza el mecanismo de firma con certificado digital emitido por certificadoras avaladas por la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces.

3 DECRETO NUMERO de Hoja N 3 - Se utilizan procedimientos, sistemas y/o mecanismos electrónicos de calidad y seguridad informática normados por el ICONTEC, certificados por esta entidad o por organismos avaladas por ella. ARTÍCULO 3. Contenido de la Factura Electrónica y de las notas debito y crédito. La factura electrónica como mínimo deberá contener los requisitos señalados en el articulo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo la obligación de incluir el nombre o razón social y NIT del impresor así como la preimpresión de los requisitos que según dicha norma deben estar preimpresos. Tratándose de importadores, deberán incluir en la factura donde registren la primera venta, el número y fecha de la declaración de importación. Parágrafo 1. Cuando se emita en forma electrónica la factura cambiaria de compraventa, la misma se denominará de esta forma. Parágrafo 2. Las notas débito y crédito electrónicas deben corresponder a un sistema de numeración consecutiva solicitada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y deben contener como mínimo el número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, la fecha de la nota, número de unidades, descripción, valor unitario y valor total. ARTICULO 4. Contenido técnico de la Factura Electrónica, de las notas débito y crédito y de los acuses de recibo. La factura electrónica, los acuses de recibo y las notas débito y crédito de las mismas por parte de los receptores, deberán contener información técnica de control con las características, requisitos y condiciones que establezca la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales. ARTICULO 5. Representación Impresa de la Factura Electrónica. En caso de requerirse la representación impresa de la Factura Electrónica ésta se realizará en papel, incluyendo el contenido mínimo fiscal establecido y el contenido técnico de la factura electrónica, reflejando las condiciones en que fue emitida, enviada y recepcionada obedeciendo a los requisitos que establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. ARTÍCULO 6. Conservación y Archivo de la Factura Electrónica. El emisor y receptor de factura electrónica deberán conservar el original o copia de la factura electrónica durante los mismos términos y plazos que las facturas en soporte papel. Las facturas electrónicas deberán ser archivadas en forma de mensaje de datos asegurando que cumplan las siguientes condiciones:

4 DECRETO NUMERO de Hoja N 4 - Que la factura electrónica sea accesible para su posterior consulta; - Que la factura electrónica sea conservada en el formato que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y - Que se conserve, toda la información que permita determinar el origen, el destino de la factura electrónica, la fecha y la hora en que fue producida, enviada y/o recibida la factura electrónica; Todo lo anterior, conforme lo establecido en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de ARTÍCULO 7. Acuerdo para la Emisión - Recepción de Facturas Electrónicas. Sólo se podrá usar la factura electrónica cuando la parte que debe recibir la factura electrónica lo haya aceptado expresamente, de manera que se comprometa con el emisor de factura electrónica, definiendo entre otros aspectos, el formato, intervinientes, los servicios informáticos que emiten, y acusan el recibo, así como los medios de intercambio electrónico de datos, de conservación, y asegurando, en todo caso, que se garantizan los principios básicos enunciados en el presente decreto. Parágrafo: Entre emisor y receptor de factura electrónicas solo podrá expedirse factura en papel en eventos de contingencia. Lo anterior sin perjuicio que el emisor y receptor de facturas electrónicas puedan emitir y recibir de personas naturales o jurídicas, en relación con las cuales no tengan acuerdos de emisión, transmisión y recepción de facturación electrónica, facturas en papel o documentos equivalentes de acuerdo con las normas sobre la materia. ARTÍCULO 8. Control de emisión de Factura Electrónica y autorización de numeración para la factura electrónica. La persona natural o jurídica obligada a facturar, que estuviere interesada en utilizar la factura electrónica, registrará la responsabilidad de facturar electrónicamente en el Registro Único Tributario en las formas y demás condiciones que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establezca. En dicho registro se deberá actualizar las distintas situaciones relacionadas con el uso de la Factura Electrónica, como agotamiento de numeración, contingencias, retiro de esta forma de facturación, aspectos que reglamentará la DIAN.

5 DECRETO NUMERO de Hoja N 5 ARTÍCULO 9. Entrega de información a la DIAN Los emisores y receptores de facturas electrónicas deberán entregar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el contenido y en las condiciones de tiempo, modo, lugar, y especificación técnica que señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la siguiente información: a) Información de contenido fiscal y del contenido técnico de las facturas electrónicas incluidas las notas debito y crédito. b) Reporte de transacciones de compras y ventas con facturas electrónicas y no electrónicas tanto del emisor como del receptor, incluidas las compras y ventas de adquirentes y vendedores no electrónicos, generadas y/o recibidas en un período de tiempo, en forma detallada o resumida. c) Facturas en el mismo formato en que fueron generadas y recibidas, sin perjuicio de requerir información relativa al formato utilizado. d) Información de contenido fiscal y contenido técnico de los acuses de recibo de las facturas electrónicas. ARTÍCULO 10. Procedimiento para el uso de la Factura Electrónica. El uso de la factura electrónica seguirá el siguiente procedimiento: a) Una vez efectuado en forma expresa el acuerdo para la Emisión/Recepción de Facturas Electrónicas entre la persona natural o jurídica obligada a facturar y los receptores de las mismas, este procederá a registrar la responsabilidad de facturar electrónicamente ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para obtener los rangos de numeración que posteriormente deben ser usados de acuerdo a la sucesión de las transacciones comerciales dentro del acuerdo entre emisor y receptor; así como las condiciones que exija la DIAN para control. Los números asignados deben ser utilizados por una sola vez, lo contrario supone doble facturación. b) El receptor de la factura electrónica deberá acusar recibo al emisor de factura electrónica de los documentos recibidos en los mensajes de datos dentro de un plazo máximo de veinticuatro (24) horas, siguientes a su recibo. c) Si la factura electrónica de venta o de compra es anulada, o tienen lugar devoluciones o rescisiones deberá emitirse el comprobante, la

6 DECRETO NUMERO de Hoja N 6 nota crédito o débito, según corresponda, indicando el número de la factura electrónica que se anula o que es afectada con la devolución o rescisión, las cuales deben incorporarse en el archivo electrónico de ventas y compras. Los rangos de facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente. d) Los documentos electrónicos emitidos, recibidos y los acuses de recibos correspondientes se conservarán de acuerdo a lo establecido en el presente Decreto. e) El emisor de factura electrónica y el receptor de factura electrónica procederán a entregar la información en la forma y condiciones establecidas por la DIAN, y la pondrán a su disposición cuando esta lo requiera. f) El emisor de factura electrónica actualizará el registro ante la DIAN, con la información relativa a los acuerdos con receptores de factura electrónica y de las eventualidades que afecten la emisión, envío y recepción de la factura electrónica y de la numeración autorizada, entre otros aspectos. ARTÍCULO 11. Obligaciones Generales Los emisores y receptores de factura electrónica deberán realizar todas las actividades que permitan cumplir lo dispuesto en este Decreto así como: a) Tener disponibles y actualizados todos los registros en el domicilio social o asiento principal de los negocios según el caso. b) Registrar en la contabilidad las operaciones efectuadas electrónicamente. c) Abstenerse de registrar en la contabilidad las facturas rechazadas por el receptor electrónico al igual que las Notas Débito o Crédito para corregir el error. d) Rechazar los documentos electrónicos que no cumplan con las especificaciones técnicas establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. e) Llevar un archivo electrónico de compras y ventas efectuadas electrónicamente por documento y resumen del período, de modo que cada vez que se emita o reciba un documento electrónico correspondiente a compras y ventas o ajustes a las operaciones, se registre la información en el archivo electrónico respectivo. Al finalizar el período tributario se debe incorporar en este archivo la información correspondiente a los documentos no electrónicos emitidos o recibidos y generar el resumen del

7 DECRETO NUMERO de Hoja N 7 período. Este archivo deberá tener en cuenta el contenido mínimo fiscal y las especificaciones técnicas que fije la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. ARTÍCULO 12. Factura Cambiaria de Compraventa: La factura cambiaria de compraventa podrá expedirse, transmitirse y recibirse en forma electrónica y su contenido fiscal y técnico será el señalado en el presente Decreto. La factura cambiaria de compraventa deberá ser firmada digitalmente. ARTÍCULO 13. Factura Electrónica en Exportaciones. Los exportadores podrán facturar electrónicamente conforme a lo establecido en el presente Decreto, y la representación impresa de las facturas deberá ceñirse al contenido mínimo señalado, sin perjuicio de que se establezcan requisitos adicionales atendiendo a las operaciones de exportación y a las especificaciones técnicas establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. ARTÍCULO 14. Transitorio. Los contribuyentes que venían operando en el esquema de factura electrónica establecido por el Decreto 1094 de 1996, podrán continuar utilizándolo hasta tanto la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, reglamente los temas de su competencia. ARTÍCULO 15. Vigencia. El presente decreto deroga en su totalidad el Decreto 1094 de 1996 y demás disposiciones que le sean contrarias y entrará en vigor a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, a los ALBERTO CARRASQUILLA BARRERA Ministro de Hacienda y Crédito Público

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