SERIE DOCUMENTOS DE TRABAJO

Transcripción

1 SERIE DOCUMENTOS DE TRABAJO LISTA DE TITULOS Y ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA FONDOS NOTARIALES Y CONSERVADORES SECCION CLASIFICACION Y DESCRIPCION ARCHIVO NACIONAL DE LA ADMINISTRACION (ARNAD) SUBDIRECCION DE ARCHIVOS DIRECCION DE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y MUSEOS Marzo, 2001

2 ELABORACION OSVALDO VILLASECA REYES COLABORADORES ANA MARIA PINO CONTRERAS OSCAR ALVAREZ SANTOS SECRETARIA ODETTE BOUDON QUIJADA 2ª. Edición Corregida y ampliada Marzo, 2001

3 NTRODUCCION El tratamiento moderno de los archivos requiere de un mínimo de normalización y de instrumentos que les permitan organizar y hacer accesibles los fondos documentales, para entregar un servicio rápido, completo y eficaz. En el documento que se presenta, referido específicamente a los fondos de notarios y conservadores, se pone a disposición de los funcionarios y de los usuarios un listado de títulos y otro de encabezamientos de materias. Estas listas son instrumentos de trabajo del catalogador, a los que debe acudir para asignar a los materiales los títulos y materias o asunto de que tratan. También, están dirigidas a los funcionarios referencistas y al usuario en general, en cuanto constituye una red de referencias que les ayudará a hallar él o los materiales y temas buscados. Lista de Títulos Dado que los documentos no tienen títulos formales, los catalogadores deben asignar uno indicando la tipología de los documentos que comprende la unidad de descripción y si es apropiada una frase reflejando la función, actividad, materia o asunto. Este listado incluye, con fines de acceso y control, todos los títulos asignados y deja abierto el incorporar a ellos la división geográfica, para facilitar una búsqueda acotada en este sentido. En los casos que se consideró necesario, a renglón seguido y entre paréntesis, se pusieron notas explicativas respecto de su aplicación o uso. Ej. : Registros de bienes raíces de...(lugar) (Usase para registros de: propiedad, hipotecas y gravámenes, interdicciones y prohibiciones) Lista de Encabezamientos de Materias En esta lista aparecen en una sola tirada alfabética, todos los encabezamientos establecidos y todos las referencias de véase, que envían de un término no usado a uno usado, los que por razones de sinonimia, de construcción gramatical o por otra razón atendible, se supone puedan servir para dar con encabezamientos aceptados. Cuando esto ocurre, el encabezamiento que debe usarse se encuentra en el renglón siguiente y precedido de la abreviatura v (véase). Ej. : actas de mensuras de tierras

4 Lista lista, al igual que la de título, es de carácter local y construida sólo con los términos o frases que reflejan los tipos de documentos o materias contenidos en los fondos de notarios y conservadores. Bajo los encabezamientos aparecen en la lista todos o algunos de los datos siguientes: Notas explicativas (puestas entre paréntesis) sobre el significado y contenido del encabezamiento, cuando son necesarias para su correcta comprensión y aplicación. Ej. : FUNDACION (Usase para documentos en que constan las cláusulas de erección, establecimiento u origen de una ciudad, pueblo, lugar o institución). Referencias de va (referencias de véase además), en columnas y orden alfabético precedidas de la abreviatura, estas indican temas relacionados, casi siempre de menor significación o extensión, o que expresan ideas que pueden tener lógica o estrecha relación con el epígrafe estudiado. Estas sirven para indicar al usuario que bajo estos encabezamientos podrá hallar documentos relacionados con el tema que está buscando. También sugieren al catalogador un término más exacto para los documentos. Ej. : FUNDACION (Usase para documentos en que constan las cláusulas de erección, establecimiento u origen de una ciudad, pueblo, lugar o institución). va MERCEDES DE TIERRAS POBLAMIENTO TITULOS DE DOMINIO Indicación de las referencias de véase que se han hecho de términos sinónimos o que, sin ser sinónimos, expresan la misma idea valiéndose de otras formas distintas a la escogida como epígrafe, o bien de una idea subordinada. Estas referencias, también en columna y en orden alfabético, van precedidas de una x (equis minúscula). En esta forma, estas referencias de otros términos al epígrafe usado sirven solamente como instrumento de control para el catalogador. Al mismo tiempo, cada una de ellas aparece en la lista en su lugar alfabético correspondiente, seguido por la abreviatura por la letra v y el epígrafe aceptado. Ej. : FUNDACION (Usase para documentos en que constan las cláusulas de erección, establecimiento u origen de una ciudad, pueblo, lugar o institución). v POBLAMIENTO MERCEDES DE TIERRAS TITULOS DE DOMINIO x documentos de fundación

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6 TITULOS PARA VOLUMENES NOTARIALES (240:10:) Registros notariales de... (lugar) (245:10:) Escrituras públicas de... Escrituras de colonización de... Escrituras de hacienda de... Escrituras de remates de... Documentos protocolizados de... Minutas de... Boletas de alcabalas TITULOS PARA VOLUMENES CONSERVATORIOS (240:10:) Registros conservatorios de... (245:10) Registro de bienes raíces de... (Usase para registros de: propiedad, hipotecas y gravámenes, interdicciones y prohibiciones). Documentos de bienes raíces de... (Usase para documentación agregada al registro). Registro de comercio de... Registro de minas de... (Usase para los registros de: descubrimientos, denuncios, manifestaciones, pedimentos, despuebles, concesiones, mercedes, mensuras, ratificaciones, propiedad, hipotecas y gravámenes, prohibiciones e interdicciones de minas, y de accionistas de sociedades mineras). Documentos de minas de... (Usase para documentación agregada al registro). Registro de naves de... (Usase para los registros de: propiedad, hipotecas y gravámenes). Registro de prendas de...

7 (Usase para los registros de: prenda agraria, prenda industrial y especial de prenda especial y de ventas a plazo. Registro de aguas de... (Usase para los registros de: mercedes de aguas y concesiones de aguas). Registro de asignaciones de sitios de... TITULOS PARA INDICES Y REPERTORIOS Para los volúmenes índices o repertorios, se usará la palabra respectiva, más el tipo de documentos o de registro conservatorio de que es índice o repertorio. Ejemplo: Indice de... documentos protocolizados de escrituras de hipotecas de escrituras públicas del registro de aguas del registro de comercio del registro de minas del registro de prendas Inventario de registros notariales de... Repertorio... de escrituras públicas del registro de bienes del registro de minas del registro de prendas

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9 ACCIONISTAS DE MINAS x índice de accionistas de minas registro de accionistas de minas repertorio de accionistas de minas actas de conciliaciones v CONCILIACIONES actas de defunciones v DEFUNCIONES actas de matrimonios v MATRIMONIOS actas de mensuras de minas v MENSURAS DE MINAS actas de mensuras de tierras v MENSURAS DE TIERRAS actas de nacimientos v NACIMIENTOS actas de remates v REMATES actas de remates de minas v REMATES DE MINAS actas de visitas a cárceles v VISITAS A CARCELES actas de visitas a minas v VISITAS A MINAS actas de visitas a notarias v VISITAS A NOTARIAS ALCABALAS x boletas de alcabalas anotador de descubrimientos de minas v DESCUBRIMIENTOS DE MINAS anotador de pedimentos de minas v PEDIMENTOS DE MINAS anotador de propiedad de minas v PROPIEDAD DE MINAS

10 boletas de alcabalas v ALCABALAS CALIFICACIONES ELECTORALES x registro de calificacicones electorales carteles de hipotecas y gravámenes v HIPOTECAS carteles de propiedad v PROPIEDAD carteles de propiedad de minas v PROPIEDAD DE MINAS certificados de defunciones v DEFUNCIONES COMERCIO x índice de comercio registro de comercio CONCESIONES DE AGUAS va MERCEDES DE AGUAS x registro de concesiones de aguas registro de concesiones de aguadas CONCESIONES DE MINAS va MERCEDES DE MINAS x documentos de concesiones de minas registro de concesiones de minas repertorio de concesiones de minas CONCESIONES DE PLAYAS x índice de concesiones de playas CONCESIONES DE SITIOS x registro de concesiones de sitios CONCILIACIONES x actas de conciliaciones copiador de escrituras públicas v ESCRITURAS PUBLICAS copiador de pedimentos de minas v PEDIMENTOS DE MINAS copiador de propiedad de minas v PROPIEDAD DE MINAS

11 DEFUNCIONES x actas de defunciones certificados de defunciones DENUNCIOS DE AGUAS x registro de denuncios de aguas DENUNCIOS DE MINAS va DESCUBRIMIENTOS DE MINAS x documentos de denuncios de minas índice de denuncios de minas registro de denuncios de minas registro de denuncios de vetas nuevas registro de denuncios de vetas viejas repertorio de denuncios de minas DESCUBRIMIENTOS DE MINAS va DENUNCIOS DE MINAS DESPUEBLES DE MINAS MANIFESTACIONES DE MINAS x anotador de descubrimientos de minas documentos de descubrimientos de minas índice de descubrimietos de minas registro de descubrimientos de minas registro de descubrimientos de vetas nuevas registro de descubrimientos de vetas viejas repertorio de descubrimientos de minas DESPUEBLES DE MINAS va DESCUBRIMIENTOS DE MINAS x documentos de despuebles de minas índice de despuebles de minas registro de despuebles de minas registro de minas abandonadas documentos de concesiones de minas v CONCESIONES DE MINAS documentos de denuncios de minas v DENUNCIOS DE MINAS documentos de descubrimientos de minas v DESCUBRIMIENTOS DE MINAS documentos de despuebles de minas v DESPUEBLES DE MINAS documentos de escrituras de índigenas v ESCRITURAS DE INDIGENAS

12 documentos de fundación v FUNDACION va MERCEDES DE TIERRAS POBLAMIENTO documentos de manifestaciones de minas v MANIFESTACIONES DE MINAS documentos de mensuras de minas v MENSURAS DE MINAS documentos de mensuras de tierras v MENSURAS DE TIERRAS documentos de mercedes de minas v MERCEDES DE MINAS documentos de mercedes de tierras v MERCEDES DE TIERRAS va FUNDACION POBLAMIENTO documentos de pedimentos de minas v PEDIMENTOS DE MINAS documentos de poblamiento v POBLAMIENTO documentos de propiedad v PROPIEDAD documentos de propiedad de minas v PROPIEDAD DE MINAS documentos de ratificaciones de minas v RATIFICACIONES DE MINAS documentos de títulos de dominio v FUNDACION MERCEDES DE TIERRAS POBLAMIENTO documentos protocolizados v PROTOCOLIZACIONES ESCRITURAS DE COLONIZACION va ESCRITURAS PUBLICAS x registro de escrituras de colonización

13 ESCRITURAS DE HACIENDA va ESCRITURAS PUBLICAS x registro de escrituras de hacienda protocolo del Fisco ESCRITURAS DE HIPOTECAS va ESCRITURAS PUBLICAS x índice de escrituras de hipotecas registro de escrituras de hipotecas ESCRITURAS DE INDIGENAS va ESCRITURAS PUBLICAS x documentos de escrituras de indígenas registro de escrituras de indígenas ESCRITURAS DE NAVES va NAVES ESCRITURAS DE PROHIBICIONES x registro de escrituras de interdicciones y prohibiciones ESCRITURAS DE REMATES va ESCRITURAS PUBLICAS REMATES x actas de remates registro de escrituras de remates ESCRITURAS PUBLICAS va x ESCRITURAS DE COLONIZACION ESCRITURAS DE HACIENDA ESCRITURAS DE HIPOTECAS ESCRITURAS DE REMATES MINUTAS TESTAMENTOS copiador de escrituras públicas índice de escrituras públicas registro de escrituras públicas FUNDACION (Usase para documentos en que constan las cláusulas de erección, establecimiento u origen de una ciudad, pueblo, lugar o institución). va MERCEDES DE TIERRAS POBLAMIENTO TITULOS DE DOMINIO x documentos de fundación

14 HIPOTECAS x carteles de hipotecas y gravámenes índice de hipotecas y gravámenes repertorio de hipotecas y gravámenes x registro de hipotecas y gravámenes HIPOTECAS DE AGUAS x índice de hipotecas y gravámenes de aguas HIPOTECAS DE MINAS x índice de hipotecas y gravámenes de minas registro de hipotecas y gravámenes de minas repertorio de hipotecas y gravámenes de minas índice de accionistas de minas v ACCIONISTAS DE MINAS índice de comercio v COMERCIO índice de concesiones de playas v CONCESIONES DE PLAYAS índice de denuncios de minas v DENUNCIOS DE MINAS índice de descubrimientos de minas v DESCUBRIMIENTOS DE MINAS índice de despuebles de minas v DESPUEBLES DE MINAS índice de documentos protocolizados v PROTOCOLIZACIONES índice de escrituras de hipotecas v ESCRITURAS DE HIPOTECAS índice de escrituras públicas v ESCRITURAS PUBLICAS índice de hipotecas y gravámenes v HIPOTECAS índice de hipotecas y gravámenes de aguas v HIPOTECAS DE AGUAS índice de hipotecas y gravámenes de minas v HIPOTECAS DE MINAS

15 índice de interdicciones y prohibiciones v PROHIBICIONES índice de interdicciones y prohibiciones de aguas v PROHIBICIONES DE AGUAS índice de interdicciones y prohibiciones de minas v PROHIBICIONES DE MINAS índice de propiedad v PROPIEDAD índice de propiedad de minas v PROPIEDAD DE MINAS índice de ratificaciones de minas v RATIFICACIONES DE MINAS MANIFESTACIONES DE MINAS va DESCUBRIMIENTOS DE MINAS x documentos de manifestaciones de minas registro de manifestaciones de minas registro de manifestaciones de vetas nuevas registro de manifestaciones de vetas viejas repertorio de manifestaciones de minas MATRIMONIOS x actas de matrimonios MENSURAS DE MINAS x actas de mensuras de minas documentos de mensuras de minas registro de mensuras de minas registro de deslindes de minas repertorio de mensuras de minas MENSURAS DE TIERRAS x actas de mensuras de tierras documentos de mensuras de tierras MERCEDES DE AGUAS va CONCESIONES DE AGUAS x registro de mercedes de aguas registro de concesiones de aguadas registro de concesiones de aguas MERCEDES DE MINAS

16 va x CONCESIONES DE MINAS documentos de mercedes de minas registro de mercedes de minas MERCEDES DE TIERRAS va FUNDACION POBLAMIENTO TITULOS DE DOMINIO x documentos de mercedes de tierras registro de mercedes de tierras MINUTAS (Usase para borradores de escrituras) NACIMIENTOS x actas de nacimientos NAVES va x registro de naves registro de naves PEDIMENTOS DE AGUAS x registro de pedimentos de aguas PEDIMENTOS DE MINAS x anotador de pedimentos de minas copiador de pedimentos de minas documentos de pedimentos de minas registro de pedimentos de minas registro de pedimentos de vetas nuevas registro de pedimentos de vetas viejas repertorio de pedimentos de minas PEDIMENTOS DE SITIOS x registro de pedimentos de sitios POBLAMIENTO (Usase para aquellos documentos, de orden administrativo, relativos a la ocupación de un sitio o lugar con gente, para que habite o trabaje en él) va FUNDACION MERCEDES DE TIERRAS TITULOS DE DOMINIO x documentos de poblamiento PODERES PRENDA AGRARIA

17 x registro de prenda agraria repertorio de prenda agraria PRENDA ESPECIAL x registro de prenda especial repertorio de prenda especial PRENDA INDUSTRIAL x registro de prenda industrial repertorio de prenda industrial PRENDAS DE VENTAS A PLAZO x registro de prendas de ventas a plazo PROHIBICIONES x índice de interdicciones y prohibiciones registro de interdicciones y prohibiciones repertorio de interdicciones y prohibiciones PROHIBICIONES DE AGUAS x índice de interdicciones y prohibiciones registro de interdicciones y prohibiciones de aguas PROHIBICIONES DE COMERCIO x registro de interdicciones y prohibiciones de comercio PROHIBICIONES DE MINAS x índice de interdicciones y prohibiciones de minas registro de interdicciones y prohibiciones de minas repertorio de interdicciones y prohibiciones de minas PROPIEDAD x carteles de propiedad documentos de propiedad índice de propiedad registro de propiedad repertorio de propiedad PROPIEDAD DE MINAS va RATIFICACIONES DE MINAS x anotador de propiedad de minas carteles de propiedad de minas copiador de propiedad de minas documentos de propiedad de minas índice de propiedad de minas registro de propiedad de minas

18 repertorio de propiedad de minas PROTOCOLIZACIONES x documentos protocolizados índice de documentos protocolizados protocolo del Fisco v ESCRITURAS DE HACIENDA RATIFICACIONES DE MINAS va PROPIEDAD DE MINAS x documentos de ratificaciones de minas índice de ratificaciones de minas registro de ratificaciones de minas registro de ratificaciones de vetas nuevas registro de ratificaciones de vetas viejas repertorio de ratificaciones de minas registro de accionistas de minas v ACCIONISTAS DE MINAS registro de calificaciones electorales v CALIFICACIONES ELECTORALES registro de comercio v COMERCIO registro de concesiones de aguadas v CONCESIONES DE AGUAS va MERCEDES DE AGUAS registro de concesiones de aguas v CONCESIONES DE AGUAS va MERCEDES DE AGUAS registro de concesiones de minas va CONCESIONES DE MINAS MERCEDES DE MINAS registro de concesiones de sitios v CONCESIONES DE SITIOS registro de denuncios de aguas v DENUNCIOS DE AGUAS registro de denuncios de minas v DENUNCIOS DE MINAS

19 registro de denuncios de vetas nuevas v DENUNCIOS DE MINAS registro de denuncios de vetas viejas v DENUNCIOS DE MINAS registro de descubrimientos de minas v DESCUBRIMIENTOS DE MINAS registro de descubrimientos de vetas nuevas v DESCUBRIMIENTOS DE MINAS registro de descubrimientos de vetas viejas v DESCUBRIMIENTOS DE MINAS registro de deslindes de minas v MENSURAS DE MINAS registro de despuebles de minas v DESPUEBLES DE MINAS registro de escrituras de colonización v ESCRITURAS DE COLONIZACION registro de escrituras de hacienda v ESCRITURAS DE HACIENDA registro de escrituras de hipotecas v ESCRITURAS DE HIPOTECAS registro de escrituras de indígenas v ESCRITURAS DE INDIGENAS registro de escrituras de naves v ESCRITURAS DE NAVES registro de escrituras de interdicciones y prohibiciones v ESCRITURAS DE PROHIBICIONES registro de escrituras de remates v ESCRITURAS DE REMATES registro de escrituras públicas v ESCRITURAS PUBLICAS registro de hipotecas y gravámenes v HIPOTECAS

20 registro de hipotecas y gravámenes de minas v HIPOTECAS DE MINAS registro de interdicciones y prohibiciones v PROHIBICIONES registro de interdicciones y prohibiciones de aguas v PROHIBICIONES DE AGUAS registro de interdicciones y prohibiciones de comercio v PROHIBICIONES DE COMERCIO registro de interdicciones y prohibiciones de minas v PROHIBICIONES DE MINAS registro de manifestaciones de minas v MANIFESTACIONES DE MINAS registro de manifestaciones de vetas nuevas v MANIFESTACIONES DE MINAS va DESCUBRIMIENTOS DE MINAS registro de manifestaciones de vetas viejas v MANIFESTACIONES DE MINAS va DESCUBRIMIENTOS DE MINAS registro de naves v NAVES registro de prenda agraria v PRENDA AGRARIA registro de prenda especial v PRENDA ESPECIAL registro de prenda industrial v PRENDA INDUSTRIAL registro de prendas de ventas a plazo v PRENDAS DE VENTAS A PLAZO VISITAS A CARCELES x actas de visitas a cárceles VISITAS A MINAS x actas de visitas a minas

21 VISITAS A NOTARIOS x actas de visitas a notarios