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1 Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Instrumento de Agregación de Demanda de la impresión y distribución del Material Pedagógico de lenguaje definido por el Ministerio de Educación Nacional Tabla de Contenido I. Información del Instrumento de Agregación de Demanda... 2 II. Registro de usuario/ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano... 2 III. Consulta del Catálogo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano... 4 IV. Diligenciamiento Formato Solicitud de la Orden de Compra, para el Material Pedagógico de lenguaje definido por el Ministerio de Educación Nacional V. Creación de solicitud de compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano Dirección de entrega de factura Archivos anexos Estudios y documentos previos Fecha de vencimiento Datos del Supervisor de la Orden de Compra Gravámenes adicionales Especificaciones adicionales de entrega Artículos del carro Presupuesto que soporta la compra: Envió para aprobación de la solicitud de compra VI. Orden de Compra Aprobación solicitud de compra Rechazo de la Orden de Compra Verificación CDP/VF y envío de la Orden de Compra Consultar la Orden de Compra Registro presupuestal VII. Facturación y Pago VIII. Publicación de documentos adicionales en las Órdenes de Compra IX. Modificaciones o aclaraciones de la Orden de Compra X. Liquidación y cierre de la Orden de Compra de 22

2 I. Información del Instrumento de Agregación de Demanda La presente guía busca ayudar a las Entidad Estatales en el Proceso de Contratación del Material pedagógico al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Compradora interesada en contratar la adquisición del Material pedagógico al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda debe leer con cuidado los Documentos del Proceso. La Entidad Compradora debe entender que está frente a un Proceso de Contratación y es responsable de sus actuaciones por lo cual debe leer con detenimiento los Documentos del Proceso y los manuales y guías sobre el particular. Las Entidades Compradoras deben tener en cuenta en el momento de colocar la Orden de Compra la fecha de actualización de precios del Catálogo a la que hace referencia la cláusula 16 del Instrumento de Agregación de Demanda. Información general del Instrumento de Agregación de Demanda (i) Número de Proceso: SA-SI-63-AG-2015, Impresión y distribución del Material Pedagógico de lenguaje definido por el Ministerio de Educación Nacional. ver Instrumento de Agregación de Demanda (ii) Alcance: El objeto del Proceso de Contratación es establecer (a) las condiciones en las cuales los Proveedores imprimen y distribuyen el Material Pedagógico y en las cuales las Entidades Compradoras compran y reciben el Material Pedagógico; (b) las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Instrumento de Agregación de Demanda; y (c) las condiciones de pago del Material Pedagógico por parte de las Entidades Compradoras y a favor de los Proveedores. (iii) Vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda: Del 19 de noviembre de 2015 al 18 de mayo de 2016 (iv) Adquisición del Material Pedagógico: Las Entidades Territoriales Certificadas en Educación pueden adquirir el Material Pedagógico definido por el MEN el cual está conformado por dos tipos de libros de lenguaje: (i) Manuales de lectura y escritura para estudiantes; y (ii) Guías para docentes. El Material Pedagógico contempla los dos tipos de libros para los grados de primero a quinto de primaria. Las Entidades Compradoras deben adquirir el servicio de impresión y distribución de Material Pedagógico de Lenguaje de acuerdo a los siguientes Lotes: Lote 1: Norte de Santander, Arauca, Meta, Soacha, Neiva e Ibagué. Lote 2: Valle del Cauca, Cauca, Palmira, Cali y Manizales. Lote 3: Sucre, Córdoba, Montería y Cartagena. Lote 4: Antioquia y Medellín Lote 5: Atlántico, Barranquilla, Soledad, Valledupar y Santa Marta. II. Registro de usuario/ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano 2 de 22

3 La Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en recomendamos antes de crear, actualizar o retirar un usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, los usuarios de la Entidad Compradora recibirán un correo electrónico con la información de su cuenta. El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 3 de 22

4 Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente Un usuario ya registrado debe ingresar a y hacer clic en el ícono de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión. III. Consulta del Catálogo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano La Entidad Compradora puede conocer el Catálogo del Material Pedagógico de lenguaje y sus características en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Para encontrar el bien o servicio que busca, la Entidad Compradora debe escribir en la barra de búsqueda una palabra clave Luego debe hacer clic en el ícono. También puede buscar el bien o servicio a través de su categoría haciendo clic en el ícono, elegir Agregación de la demanda y entrar a Impresión y Distribución de Material Pedagógico lenguajes. 4 de 22

5 IV. Diligenciamiento Formato Solicitud de la Orden de Compra, para el Material Pedagógico de lenguaje definido por el Ministerio de Educación Nacional. La Entidad Compradora que desea adquirir el servicio de impresión y distribución de Material Pedagógico de lenguaje debe descargar el simulador que le permite realizar la solicitud de la Orden de Compra. El simulador se encuentra en el siguiente link o puede descargarlo de la página de Colombia Compra Eficiente: El Simulador es una herramienta de apoyo para que la Entidad Compradora pueda realizar el proceso de adquisición de forma más fácil. El simulador le permite identificar la cantidad de Material Pedagógico que necesita y los requerimientos para las entregas. La Entidad Compradora debe guardar el simulador en la carpeta que desee y lo puede ir trabajando a medida que tenga toda la información. La Entidad Compradora debe completar la siguiente información en el Simulador: (i) Diligencie la información básica de la Entidad Compradora: (ii) Diligencie la información para la Orden de Compra a. Completa la información de requerimientos para la entrega. Debe ingresar la cantidad de filas que requiera para colocar la información de entrega en cada una de las sedes de los Establecimientos Educativos. b. Especifique la información de cada sede de cada Establecimiento Educativa a la cual va a llegar el Material Pedagógico. Los datos que debe incluir son: departamento, ciudad, nombre de establecimiento educativo con la sede, dirección del establecimiento educativo, nombre del rector o persona encargada en recibir a satisfacción el Material Educativo, los/el teléfono/s de contacto, el/los correo/s electrónico/s de contacto, el código Dane la sede y código Dane del Establecimiento Educativa que va a recibir los textos. 5 de 22

6 c. Especifique el Lote al cual pertenece la Entidad Compradora. d. Diligencie la cantidad de manuales de alumno y guías de maestro que necesita en cada una de las sedes de los Establecimientos Educativos. Verifique que cada una de las filas de entrega por sede corresponde a cada una de las columnas para colocar la cantidad de Material Pedagógico. Verifique que la información es correcta y que diligencio las cantidades correctas por sede. El simulador suma las cantidades de Material Pedagógico de todas las sedes y establece la cantidad total a comprar. La Entidad Compradora debe verificar que las cantidades correspondan a su necesidad. e. Si la Entidad Compradora cuenta con gravámenes adicionales (estampillas) que apliquen a la adquisición del servicio de impresión y distribución de Material Pedagógico, debe especificar cada gravamen adicional en el cuadro inferior. La Entidad Compradora debe especificar el porcentaje del gravamen adicional. f. Luego de tener el archivo completo y revisado, el Usuario Comprador debe: (i) guardar el documento en Excel en la carpeta que desee; y (ii) generar el archivo CSV con la pestaña que 6 de 22

7 aparece en el simulador, el archivo CSV se guarda automáticamente en la misma carpeta que contiene el simulador en Excel. V. Creación de solicitud de compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano Una vez la Entidad Compradora tenga listo el Simulador y haya generado el archivo CSV. El Usuario Comprador debe entrar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano con su usuario y contraseña. Luego debe entrar a solicitudes y seleccionar cargar desde el archivo. Una vez seleccionado cargar desde el archivo, el Usuario Comprador debe cargar el archivo.csv generado por el simulador que contiene la información del material pedagógico que requiere y comenzar la carga: 7 de 22

8 Al crear la solicitud de compra, el sistema arroja un número consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso. La Entidad Compradora puede ver la solicitud de compra en borrador que ha generado. La Entidad Compradora debe dar clic en el icono de generar una copia de la solicitud solicitud de cotización con toda la información de la compra. y se genera una 8 de 22

9 Una vez ha copiado la solicitud de compra, el Usuario Comprador debe ingresar a la solicitud haciendo clic en el número de la solicitud. Al ingresar a la solicitud la Entidad debe seleccionar en el campo Entidad el nombre de su Entidad, después debe dar clic en guardar y luego clic en el carrito de compra para que el sistema guarde los cambios. La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen (i) Nombre de la Entidad Compradora y NIT (ii) la dirección de entrega de la facturación, (iii) datos adjuntos, (iv) la información básica de estudios y documentos previos que se diligencia en los campos para ese fin, (v) los datos del supervisor de la Orden de Compra. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que en los datos del supervisor debe colocar la información de la Orden de Compra general y no la específica de cada sede de los Establecimientos Educativos. 9 de 22

10 10 de 22

11 1. Dirección de entrega de factura La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono de la lupa, en Dirección en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega. Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en Crear, diligenciar el formulario y hacer clic en Guardar. 2. Archivos anexos La Entidad Compradora debe, en Datos Adjuntos, adjuntar los siguientes archivos (i) (ii) (iii) Formato de solicitud de Orden de Compra completamente diligenciado. Copia del CDP (s) y si la orden de compra es por más de una vigencia copia de la autorización de Vigencia Futura. La Entidad Compradora puede incluir archivos adicionales con información del proceso si lo considera conveniente. 3. Estudios y documentos previos Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en cuenta lo siguiente: (i) Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta. 11 de 22

12 (ii) Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta 1. La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Instrumento de Agregación de Demanda. 4. Fecha de vencimiento La Entidad Compradora debe establecer la fecha de vencimiento de la Orden de Compra de acuerdo con el término de duración de la entrega del Material Pedagógico. 5. Datos del Supervisor de la Orden de Compra Indicar el nombre, teléfono y correo electrónico del supervisor de la Orden de Compra. 6. Gravámenes adicionales Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el campo Gravámenes adicionales. La Entidad Compradora es la responsable de incluir los gravámenes adicionales que apliquen. 7. Especificaciones adicionales de entrega Si la Entidad Compradora requiere incluir información adicional de la entrega debe diligenciar este campo. En este campo, la Entidad Compradora también puede especificar en el caso que requiera, la fecha estimada de inicio de ejecución. 8. Artículos del carro En la sección Artículos del carro encuentra los artículos del Material Pedagógico y el valor total de compra. Es importante verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregado el artículo(s) al Carrito. 1 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social; el Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional, tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos multilaterales. 12 de 22

13 9. Presupuesto que soporta la compra: En la solicitud de compra creada, en la sección Artículos del Carro la Entidad Compradora debe asignar el CDP que soporta la compra del Material Pedagógico. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa en la línea de cada bien o servicio, y elegir los CDPs o vigencias futuras correspondientes, los cuales deben contener los rubros presupuestales adecuados para realizar la contratación. Si no encuentra el CDP debe registrarlo en Agregar cuenta, diligenciar el formulario y hacer clic en Guardar. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP como lo considere conveniente. El campo # Unidad se refiere a al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades Compradoras que no hagan parte del SIIF, el # Unidad corresponde al NIT de la Entidad Compradora. Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP a un bien o servicio, debe hacer clic en el ícono de las flechas, elegir los CDP correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP en el campo de Monto. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en Guardar para registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP deben sumar el 100% del valor a adquirir del bien o servicio. Nota: 13 de 22

14 - Recomendamos a la Entidad Compradora, antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del ordenador del gasto, validar los siguientes campos: - Nombre de la Entidad Compradora - Vigencia de la orden de compra (Contrato) - Valor total de la solicitud de compra - Número del CDP/VF - Archivos adjuntos En Cadena de Aprobación está el flujo para la emisión de una Orden de Compra. En "Comentarios el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para el Proveedor. Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en Guardar para que quede guardada en estado borrador en Solicitudes. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a Solicitudes en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna Acciones en la línea de la solicitud correspondiente. El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en Enviar para aprobación. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar. Nota: Bajo la columna Acciones, en la sección Solicitudes en el menú superior, la Entidad Compradora puede: - Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra. - Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto. 10. Envió para aprobación de la solicitud de compra La Entidad Compradora luego de verificar la información solicitada y verificados los manuales de lectura y escritura para estudiantes y las guías para docentes requeridos, debe enviar la solicitud de compra a aprobación del Ordenador del Gasto. 14 de 22

15 VI. Orden de Compra El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra. 1. Aprobación solicitud de compra El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en Solicitudes en el menú superior. La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora. El ordenador del gasto puede hacer clic en Rechazar para devolver la solicitud al comprador, o en Aprobar para enviar la Orden de Compra al Proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud. 15 de 22

16 El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de Tareas pendientes, seleccionar la solicitud y hacer clic en Aprobar o Rechazar. 2. Rechazo de la Orden de Compra El Proveedor puede rechazar una Orden de Compra enviando a la Entidad Compradora una carta explicando la razón por la cual la Orden de Compra es rechazada y solicitando la modificación de la misma para que la Entidad Compradora pueda adquirir el Material Pedagógico. 3. Verificación CDP/VF y envío de la Orden de Compra Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de compra, el sistema verifica el CDP registrado. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es enviada al proveedor. Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder en SIIF a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Si la Entidad Compradora no hace parte del SIIF, después de la aprobación de la solicitud de compra, el sistema envía la Orden de Compra a los Proveedores y genera un mensaje en la pantalla indicando el número de la Orden de Compra. 4. Consultar la Orden de Compra Para consultar la Orden de Compra la Entidad Compradora debe ingresar en el menú superior en la pestaña Órdenes, el sistema le mostrará todas las Órdenes de Compra de la Entidad. Para ingresar a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el número de la Orden de Compra. 16 de 22

17 Al ingresar a la información Orden de Compra la Entidad Compradora encontrará: (i) Fecha de generación del Orden de Compra (ii) Un link a la solicitud de compra (iii) La información diligenciada por la Entidad en la solicitud de compra. (iv) La información del Proveedor y haciendo clic en el nombre del Proveedor el sistema le mostrará la información de contacto, información bancaria, información tributaria, actividad económica. (v) Artículos. 17 de 22

18 Para ver la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el botón que se encuentra al final de la información de la Orden de Compra Vista de impresión del proveedor y el sistema le mostrará la Orden de Compra con el logo de la Entidad Compradora. La Entidad Compradora puede imprimir la Orden de Compra o enviarla por correo. 18 de 22

19 5. Registro presupuestal Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Las Entidad Compradoras que usan SIIF deben realizar el procedimiento en SIIF. Toda la información de los Proveedores se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el menú superior en la sección Proveedores : NIT, Cuenta bancaria, régimen tributario y actividad económica e información de contacto. VII. Facturación y Pago El Proveedor debe presentar la factura a la Entidad Compradora al momento de imprimir la totalidad del Material Pedagógico solicitado en la Orden de Compra, incluyendo en esta el IVA y los gravámenes 19 de 22

20 (estampillas) aplicables, previa aprobación por el supervisor de la Orden de Compra. El Proveedor debe publicar copia de las facturas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano máximo dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de generación de la factura. La Entidad Compradora debe aprobar y pagar las facturas dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la fecha de emisión del informe de recibo a satisfacción por parte del supervisor de la Entidad Compradora. Si la factura no cumple con la normativa aplicable o la Entidad Compradora solicita correcciones a la misma, el término de treinta (30) días empezará a contar a partir de la presentación de la nueva factura. El Proveedor debe igualmente remitir a la Entidad Compradora los soportes que certifiquen que está al día con sus obligaciones del sistema de seguridad social integral. El Proveedor debe cumplir con las obligaciones derivadas de la Orden de Compra mientras el pago es formalizado. El retraso en los tiempos de entrega establecidos en el cronograma genera descuentos a favor de la Entidad Compradora en la factura correspondiente a la entrega donde se presentó el retraso. La Entidad Compradora puede descontar el 1% diario por máximo cinco (5) días. El descuento se debe realizar sobre el valor del material pendiente de entregar. El usuario comprador de la Entidad Compradora puede consultar las facturas enviadas por el Proveedor a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano ingresando a Facturas en el menú superior, o consultando las solicitudes de aprobación de facturas en Tareas Pendientes. La recepción de las facturas también es notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe aprobar la factura y efectuar el pago al Proveedor dentro de los 30 días calendario siguiente a la presentación de la factura de acuerdo con lo establecido en el Instrumento de Agregación de Demanda. La Entidad Compradora puede consultar la información de contacto y la cuenta del Proveedor en la pestaña Proveedores, en el menú superior. 20 de 22

21 VIII. Publicación de documentos adicionales en las Órdenes de Compra Los documentos publicados en las Órdenes de Compra de la Tienda Virtual del Estado Colombiano pueden ser vistos por los usuarios registrados de las Entidades Compradoras y Proveedores. Si las Entidades Compradoras requieren hacer la publicación de documentos de carácter público para asociarlos a las Órdenes de Compra deben seguir los siguientes pasos: (i) Solicite el link de acceso al formulario de envío (haciendo clic aquí) para ello debe diligenciar la entidad y el número de identidad del usuario de la TVEC y al dar clic en aceptar le llegará el acceso al correo electrónico del usuario. (ii) Envíe los documentos para publicación ingresando al link que aparece en el correo electrónico y diligenciando los datos de la Orden de Compra y adjuntando los documentos. (iii) Una vez aprobada la solicitud se le notificará al correo electrónico la publicación de los documentos los cuales pueden ser consultados (haciendo clic aquí). IX. Modificaciones o aclaraciones de la Orden de Compra Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra, acordar la terminación anticipada o aclarar datos de la Orden de Compra. Para el efecto, antes de la fecha de vencimiento de la Orden de Compra la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Proveedor y seguir los siguientes pasos para publicar el cambio: (i) Descargue el formato de modificación, aclaración, cancelación o liquidación de Orden de Compra (haciendo clic aquí) y siga las instrucciones anexas en el formato para su diligenciamiento. Este documento lo debe firmar el ordenador del gasto de la entidad y en los casos en que se requiera el Proveedor. La modificación, aclaración o cancelación de la Orden de Compra se entiende realizada cuando las partes la firman. (ii) Solicite el link de acceso al formulario de publicación (haciendo clic aquí). Para ello debe diligenciar el nombre de la entidad y el número de identidad del usuario de la TVEC y al dar clic en aceptar le llegará el acceso al correo electrónico del usuario. (iii) Publique el cambio de la Orden de Compra ingresando al link que aparece en el correo electrónico. Diligencie los datos de la Orden de Compra y adjunte los documentos solicitados. Colombia Compra Eficiente tiene tres (3) días hábiles a partir de la fecha de recibo del formato por parte de la Entidad Compradora para publicar el cambio. 21 de 22

22 X. Liquidación y cierre de la Orden de Compra Para publicar el documento de liquidación la Entidad Compradora debe seguir los siguientes pasos: (i) Descargue el formato de modificación, aclaración, cancelación o liquidación de Orden de Compra (haciendo clic aquí) y siga las instrucciones anexas en el formato para su diligenciamiento. Este documento lo debe firmar el ordenador del gasto de la entidad y el Proveedor. La liquidación se entiende realizada cuando las dos partes la firman. Si las dos partes han firmado un documento diferente donde se liquide la Orden de Compra el formato de modificación, aclaración, cancelación o liquidación lo puede firmar únicamente el ordenador del gasto. (ii) Solicite el link de acceso al formulario de publicación (haciendo clic aquí). Para ello debe diligenciar nombre de la entidad y el número de identidad del usuario de la TVEC y al dar clic en aceptar le llegará el acceso al correo electrónico del usuario. (iii) Publique la liquidación ingresando al link que aparece en el correo electrónico, diligencie los datos de la Orden de Compra y adjunte los documentos solicitados. Colombia Compra Eficiente tiene tres (3) días hábiles a partir de la fecha de recibo del formato por parte de la Entidad Compradora para publicar la liquidación como uno de los documentos de la Orden de Compra. Una vez publicado el documento de liquidación Colombia Compra Eficiente le notificará el resultado y posteriormente la Entidad Compradora debe cerrar la Orden de Compra. Para ello la Entidad Compradora debe ingresar a Órdenes en el menú superior de la TVEC. Bajo la columna Acciones, debe hacer clic en el ícono de Cerrar orden de compra. El sistema genera un mensaje de confirmación de cierre de la Orden de Compra. Recuerde que previamente debe aprobar todas las facturas pendientes si a ello hubiere lugar. 22 de 22

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