PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD

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1 Revisó: Jefe División Financiera Profesional Planeación Aprobó: Rector Página de 7 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 007 Resolución No. 858 OBJETIVO Describir las actividades a seguir para transferir a título de donación los bienes muebles dados de baja por la Universidad. ALCANCE Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas. NORMATIVIDAD Resolución 336 de 007, por la cual se modifica el Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 744 de 007, por la cual se modifica el artículo 4 Salida de Bienes, del Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Constitución Política de Colombia Art. 355 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Acta de Entrega: Documento en donde se certifica que los bienes fueron entregados a la entidad oficial. Escritura pública: Documento en el que se hace constar ante Notario Público un determinado hecho y derecho o declaración de voluntad, lo cual se acredita mediante la firma de los intervinientes en el acto, bajo la autorización y supervisión del Notario. Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica, denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma irrevocable una parte de sus bienes a otra que la acepta DONATARIO o BENEFICIARIO. Elementos dados de Baja: Corresponde a elementos descargados de los inventarios de la Universidad y que ninguna UAA los requiere o no son indispensables para la Universidad CONSIDERACIONES Los gastos de legalización que se generen en la donación deben ser asumidos por el beneficiario. Para iniciar el procedimiento se deben cumplir las siguientes condiciones: Los bienes a donar por la Universidad deben ser elementos dados de baja y que ninguna UAA los requiera o no son indispensables para la Universidad. La Universidad únicamente realizará donaciones a entidades públicas.

2 Página de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO. Solicita donación de elementos Carta de solicitud. Solicita donación de elementos mediante carta dirigida al Rector de la Universidad. En dicho documento la entidad debe certificar que no tiene impedimento legal, ni inhabilidades o incompatibilidades para realizar los respectivos tramites de donación. Entidad oficial. Recibe carta y la envía a la Seccion de. Recibe la carta enviada por la Entidad Oficial y la remite al Jefe de la Sección de. Rector 3. Recibe carta y revisa en bodega la existencia de los bienes solicitados 3. Recibe carta de solicitud de donación y revisa en el registro de elementos dados de baja la disponibilidad de los bienes solicitados por la entidad oficial, y de ser necesario procede a hacer la revisión en la bodega. Se ajusta a la solicitud? Si Pág 3 No 4. Informa al Rector y a la Entidad Oficial 4. En caso de no encontrarse existencia de elementos solicitados, informa al Rector y a la entidad oficial mediante comunicación oficial.

3 Página 3 de 7 Carta FIN 5. Relaciona los elementos en un listado junto con el costo de los bienes 5. Imprime listado de elementos a donar y costo de los mismos. Listado de elementos 6. Elabora autorización de baja por donación y prepara proyecto de resolución 6. Elabora la autorización de baja por donación la cual es firmada por el Jefe de la División Financiera y prepara proyecto de resolución. Donación > 50 SMMLV? Si No Pág 4 8. Tramita escritura pública de insinuación de donación. 8. Si la donación es superior a 50 SMMLV, tramita escritura pública de insinuación de donación. Entidad oficial Manual para la

4 Página 4 de 7 9. Remite proyecto de resolución, autorización de baja y listado de elementos 9. Remite proyecto de resolución a la Oficina Jurídica para su revisión, adjuntando autorización de baja, relación del listado de los elementos a donar junto con su valor en libros. Proyecto de Resolución Autorización de baja Listado de elementos 0. Estudia Proyecto de Resolución por donación 0. Estudia proyecto de resolución. No Hay observaciones? Si. Envía documentos con observaciones. En caso de presentarse observaciones, envía documentos al Jefe de la Sección de para que realice los ajustes pertinentes. Revisa observaciones y remite a Asesoría Jurídica.. Revisa observaciones, realiza ajustes y remite a Asesoría Jurídica.. 3. Envía proyecto de resolución revisado, y demás documentos 3. Si no hay observaciones devuelve a la Sección de el proyecto resolución revisado, autorización de baja y relación de los elementos a donar para continuar tramite en Secretaria General. 3

5 Página 5 de Envía el proyecto de Resolución revisado junto con los documentos soporte. 4. Envía el Proyecto de Resolución revisado junto con los documentos soporte a Secretaría General. 5. Recibe y revisa proyecto de resolución y documentos soporte 5. Recibe y revisa proyecto resolución y demás documentos soporte. Secretario(a) General 6. Remite resolución para firma 6. Asigna número, firma resolución y la remite para firma del Rector. Secretario General 7. Firma resolución 7. Estudia documentos y firma resolución de aprobación de la donación. En el caso de donaciones superiores a 50 SMMLV firma escritura pública, por medio de la cual se realiza la insinuación de donación. Rector 8. Envía copia de resolución y/o escritura pública a 8. Envía copia de la resolución y/o escritura pública al Jefe de la Sección de. Resolución Escritura pública 4

6 Página 6 de Levanta acta de entrega y envía copia 9. Recibe documentos, levanta acta de entrega y envía copia a la entidad oficial. Acta de entrega 0. Hace entrega de los elementos donados 0. Hace entrega de los elementos donados. FIN

7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Diciembre 04 de 007 Creación del Documento Marzo de 0 Cambio en el objetivo del procedimiento Describir las actividades a seguir para transferir a titulo de donación los bienes muebles dados de baja por la Universidad. Cambio en la definición Escritura pública: Documento en el que se hace constar ante Notario público un determinado hecho y derecho o declaración de voluntad, lo cual se acredita mediante la firma de los intervinientes en el acto, bajo la autorización y supervisión del Notario. Cambio en las actividades,3,5,9,,3 y 4 Cambio en el responsable de Jefe Grupo de a

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