MEDIOS MAGNÉTICOS. Medios magnéticos. Información exógena o Información electrónica, como es

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1 MEDIOS MAGNÉTICOS Medios magnéticos. Información exógena o Información electrónica, como es también conocido este mecanismo de control de la DIAN es una realidad no solo para las grandes sociedades sino también para pymes y hasta personas naturales. En la presente nota de clase se explicará todo lo relacionado con este mecanismo de control. Qué es la información exógena? Es el conjunto de datos que las personas Naturales y Jurídicas deben presentar periódicamente a la DIAN según resolución expedida por el director general, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. Quiénes deben presentar dicha información? El Representante Legal de la empresa o su apoderado. Para qué sirve la información exógena? La DIAN utiliza este mecanismo de suministro de información anual en medios magnéticos para asegurar el cumplimiento de las normas sustanciales.

2 Esta información se realiza para efectuar el cruce de información relacionado a las actividades llevadas a cabo dentro del año gravable entre quienes están sujetos a las obligaciones tributarias y de esta manera poder controlar, garantizar y regular el adecuado cumplimiento de sus obligaciones tributarias ya sean estas formales o sustanciales. Quiénes están obligados a presentar la información exógena? a) Las personas naturales y asimiladas que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a quinientos millones de pesos ($ ). b) Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, que en el año gravable 2011 hayan obtenido ingresos brutos superiores a cien millones de pesos ($ ). c) Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos mutuos de inversión, carteras colectivas, (para los fondos y carteras colectivas, téngase en cuenta el Decreto 2555 de 2010, que recogió y reexpidió las normas del sector financiero, asegurador y del mercado de valores), los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los fondos de empleados, las comunidades organizadas y las demás personas naturales y jurídicas,

3 sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente, durante el año gravable 2012, independientemente del monto de los ingresos obtenidos. d) Los consorcios y uniones temporales que durante el año gravable 2012 hubieren efectuado transacciones económicas, sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados de las operaciones inherentes a su actividad económica ejecutadas directamente por ellos. e) Las personas o entidades que actuaron como mandatarios o contratistas, durante el año gravable 2012, en relación con las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos de mandato o de administración delegada. f) Las personas o entidades que actuaron en condición de operador o quien haga sus veces, en condición de solo riesgo o poseedoras del título minero, en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, independientemente del monto de sus ingresos. g) Las sociedades fiduciarias que durante el año gravable 2012 administraron patrimonios autónomos y/o encargos fiduciarios. h) Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio. i) Los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional,

4 no enunciados en los literales b), o h) del presente artículo, independiente de la cuantía de ingresos obtenidos. j) Las personas naturales y asimiladas, obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios que hayan recibido ingresos para terceros, en el año 2012, sea superior a quinientos millones de pesos ($ ) Caso especial de los agentes de retención El Art. 1 literal c y el Art. 2 literal c indican que esta vez todas las demás personas naturales y jurídicas que no cumplen esos topes de ingresos brutos año 2011 que antes comentamos, o que no sean ni siquiera declarantes de ingresos y patrimonio por el 2012, pero sí fueron agentes de retención de renta, o IVA o timbre durante el 2012, tendrán que entregar al menos los reportes del literal e del art. 631 (formato 1001 de pagos y sus retenciones y el 1005 de IVA descontable) sin importar cuanto haya sido el total de las retenciones combinadas que hayan practicado durante el 2012 Por consiguiente, los que solo fueron agentes de retención durante el 2012, sin importar lo que sumen las retenciones de renta más IVA más timbre que practicaron a terceros durante el 2012, quedarán obligados a entregar el detalle completo de sus pagos a terceros en el formato 1001 sin importar que no todos esos pagos hayan sufrido retención.

5 También el detalle de los IVA que tomaron como descontables a lo largo del 2012 en el formato 1005 (ver art. 4 y 7 de la Resolución). Pero si durante el año 2012 no practicaron ninguna retención (ni de renta, ni de IVA, ni de timbre), entonces se salvarían de hacer este reporte. (Actualicese.com 2012) El RUT debe actualizarse para presentar la información exógena? Los reportantes que no tengan mecanismos de firma digital deben seguir los siguientes pasos para obtenerlos. 1. Personas jurídicas. a) El mecanismo de firma digital se asigna solamente al representante legal de la misma, ya que contador y revisor fiscal no firman los reportes de información exógena. b) Al RUT de la persona jurídica se le debe hacer la actualización, si nunca antes ha reportado información exógena, para que le figure en la primera página de dicho RUT la responsabilidad 14-Informante de Exógena. c) El representante legal debe tener su propio RUT como persona natural y en él se debe hacer figurar la responsabilidad 22-Suscribir declaraciones para terceros.

6 Del mismo modo, debe recordarse que si alguien requiere inscribirse por primera vez en el RUT o actualizarlo después de julio de 2011, en ese caso le pedirán los nuevos requisitos que se fijaron con los decretos 2645 y 2820 de d) El representante legal debe dirigirse personalmente a la DIAN para que le tramiten un formulario en el cual estipule el correo al cual la DIAN debe hacer llegar el archivo de mecanismo de firma digital. e) Luego de recibir el correo, la persona debe activar el mecanismo de firma digital en el portal de internet de la DIAN siguiendo las instrucciones del correo. f) Luego ya se procede a presentar la información correspondiente en el portal de la DIAN, siempre ingresando por reportes de una organización. 2. Personas naturales. a) La persona natural debe tener su RUT y en el mismo debe figurar la responsabilidad 14- Informante de exógena b) La persona natural debe ir personalmente a la DIAN para que le tramiten un formulario en el cual estipule el correo al cual la DIAN debe hacer llegar el archivo de mecanismo de firma digital. c) Luego de recibir el correo, la persona debe activar el mecanismo de firma digital en el portal de internet de la DIAN siguiendo las instrucciones del correo.

7 d) Luego se procede a presentar la información correspondiente en el portal de la DIAN, siempre ingresando por la opción a nombre propio. Cuál es el procedimiento para elaborar la información exógena? Primero, se debe saber si se está obligado o no a presentar Medios Magnéticos o información exógena. Esto se consulta cada año en la resolución que saca la DIAN. Para las declaraciones de dicha información este año, está vigente la resolución 117 del 31 de octubre del Si está obligado a presentar información exógena, lo siguiente que debe hacer es inscribir o actualizar, de ser necesario, el RUT con la responsabilidad 14 informante de exógena de la persona, natural o jurídica obligada a presentar la información. Por otro lado, el representante legal de la persona jurídica, deberá también inscribir o actualizar, de ser necesario, el RUT personal con la responsabilidad 22 obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros Luego, el representante legal de la persona jurídica o la persona natural, deberá realizar el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN.

8 Segundo, debe identificar cuál es la información que la DIAN le exige presentar y en qué formato(s) hacerlo, esto se consulta también en la resolución 117 de Tercero, se descarga el prevalidador de la página de la DIAN de manera gratuita para descargar los formatos a llenar. Cuarto, se llena el formato o los formatos solicitados de manera cuidadosa y cumpliendo con todas las especificaciones de la resolución. Quinto, se convierten estos archivos a formato XML y por último se envían de manera virtual a la DIAN. Cómo se obtiene la firma digital? Emisión del mecanismo digital realizada por la DIAN El mecanismo digital consistente en el certificado digital y la clave privada es el mecanismo electrónico dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para firmar digitalmente los documentos inherentes a los trámites realizados a través de tales mecanismos por personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica o actúen para la misma, quienes para este efecto se denominarán suscriptores del mecanismo, ofreciendo seguridad para las partes que intervienen. La firma digital respaldada en un certificado digital sustituye para todos los efectos la firma autógrafa lo cual facilita la presentación electrónica de documentos.

9 El procedimiento descrito a continuación se realiza si la emisión del mecanismo digital se lleva a cabo por primera vez o si se ha surtido el trámite de revocación. Inicia cuando la DIAN, con base en la información que reposa en el RUT, diligencia el formato dispuesto para este fin. Una vez diligenciado el formato, la DIAN pone en conocimiento del suscriptor, las condiciones para otorgar este mecanismo y el suscriptor a su vez, acepta las obligaciones y responsabilidades en el uso de este mecanismo mediante firma del formato diligenciado. Durante este proceso, los servicios informáticos electrónicos que atienden la emisión del mecanismo digital enviarán un correo electrónico al suscriptor, donde se le comunica un conjunto de letras y números que se denominan código de autorización y adicionalmente colocan en su Bandeja de Tareas, una actividad pendiente para la generación y activación de su certificado digital, actividad que debe realizarse dentro de los catorce días calendario siguientes (Este periodo está sujeto a cambio por la DIAN), después del cual deberá surtirse otra vez el trámite. El documento que se diligencia y firma es el presentado a continuación. Nota. El Certificado Digital emitido por la DIAN, no tiene NINGÚN costo para el suscriptor. Activación del mecanismo digital por parte del suscriptor Corresponde a la autogestión que realiza el usuario suscriptor a través de los servicios informáticos electrónicos permitiéndole, a partir de los códigos de

10 activación, generar su mecanismo digital consistente en certificado digital y clave privada que le permitirán acceder y presentar con firma digital los documentos inherentes a sus trámites. Este paso le permite al suscriptor generar, descargar y activar su certificado digital. Cruces de la información exógena con las declaraciones tributarias. Hasta el año 2010 las declaraciones de renta se diligenciaban en forma manual y virtual. A partir del 2011 con la implementación de la información virtual, se ha facilitado hacer el cruce entre el software de la DIAN, Modelo Único de Ingresos Servicio y Control Automatizado (MUISCA) y los datos de las personas naturales y jurídicas. Luego de una revisión por parte de los entes de control fiscal se muestra un diagnostico que tenía como principales obstáculos: 1. Alto porcentaje de evasión. 2. Infracciones cambiarias. 3. Contrabando. 4. Una deficiente cultura de cumplimiento de las obligaciones tributarias. 5. Deterioro creciente de la competitividad aduanera del país. La utilización del Modelo Único de Ingresos Servicio y Control Automatizado (MUISCA) en la Administración de Impuestos, es dada a conocer por el gobierno como una estrategia para disminuir en parte estas problemáticas.

11 El Modelo Único de Ingresos Servicio y Control Automatizado es un modelo de gestión de ingresos y recursos que requiere agilidad y simplificación de los procedimientos utilizados hasta el momento. Los elementos que resumen la filosofía sobre la cual se concibe el Modelo MUISCA son: 1. La cimentación solida que parte de un Diseño Funcional del sistema que corresponde al plano del edificio, lo que se complementa y aprueba por todos los implicados, antes de iniciar algún desarrollo. 2. El almacenamiento de la información en un modelo de datos en el que todas las entidades son únicas, estandarizadas y completamente documentadas. 3. Contar con sistema de seguridad y control de datos y accesos, único, hecho que le otorga la garantía y credibilidad necesaria (DIAN, 2004).a gestión del Modelo Único de Ingresos Servicio y Control Automatizado se apoya en pilares como: 1. La normalización y estandarización de los modelos, procesos y procedimientos. 2. El modulo de control de calidad que dispone de un control efectivo de validaciones y correspondencias. 3. La gestión de expedientes se ocupa del control y seguimiento de los trámites que realizan las áreas operativas. 4. Un censo de clientes, el cual permite conocer en forma oportuna la información de los contribuyentes.

12 5. Entrada y salida del sistema, única, que se apoya en la normalización y en modulo de control de calidad Para los procesos operativos que se quieran gestionar, con el sistema; se define un subsistema que recoge las especificaciones funcionales particulares, dado que las tareas comunes son definidas en la generalidad del sistema. Los cruces de información que realiza la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, genera: 1. La declaración sombra, que se obtiene con el contraste de la información proveniente de las personas y entidades obligadas a suministrar información a la DIAN, con la información suministrada por los declarantes. 2. El banco de omisos. Que contiene los datos de los casos en que se ha pasado por alto información. 3. El banco de inexactos. El cual contiene los datos correspondientes a las inconsistencias en la realización de los cruces de información. 4. Los extractos fiscales de los contribuyentes. El MUISCA favorece un mejoramiento del servicio de asistencia y ayuda para los ciudadanos, si se tiene en cuenta que este modelo permite el intercambio de información a través de Internet, facilita la asistencia telefónica, disponer de ventanilla única con cita previa, información personalizada, ayudas, consultas, formularios normalizados y el desarrollo de campañas institucionales.

13 El sistema se apoya en un metamodelo informático para efectuar un tratamiento integral de los ingresos, aduaneros y otros tipos de ingresos tributarios que tiene capacidad de cubrir las necesidades en la gestión de los recursos humanos, materiales, recursos financieros y relaciones institucionales (DIAN, 2004). Desde el punto de vista del Gobierno y de la DIAN, el modelo MUISCA incorpora tecnología de punta en el modelo de datos y en el tratamiento de la información, contribuyendo a las metas de cualquier administración Central, local o Regional. Actualmente la información suministrada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se cruza los reportes emitidos por las empresas o personas naturales o jurídicas y asimiladas, con los datos que se tienen de estas personas o entidades en los reportes suministrada por los entes obligados a informar que dado el caso pueden ser las instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas y demás entes que menciona la resolución de La información presentada por los notarios en atención a la resolución y la información de otras entidades que sea necesario, de acuerdo a las demás resoluciones de la DIAN. Adicionalmente se hace cruce de la información de las personas y entidades con los datos provenientes de terceros

14 Existen sanciones por no cumplir con el deber de presentar la información exógena? Artículo 651. Sanción por no enviar información Las personas y entidades obligadas a suministrar información tributaria así como aquellas a quienes se les haya solicitado informaciones o pruebas, que no la suministren dentro del plazo establecido para ello o cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, incurrirán en la siguiente sanción: a) Una multa hasta de UVT, la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios: - Hasta del 5% de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida, se suministró en forma errónea o se hizo en forma extemporánea. - Cuando no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tuviere cuantía, hasta del 0.5% de los ingresos netos. Si no existieren ingresos, hasta del 0.5% del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año inmediatamente anterior o última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio.

15 b) El desconocimiento de los costos, rentas exentas, deducciones, descuentos, pasivos, impuestos descontables y retenciones, según el caso, cuando la información requerida se refiera a estos conceptos y de acuerdo con las normas vigentes, deba conservarse y mantenerse a disposición de la Administración de Impuestos. Cuando la sanción se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de un (1) mes para responder. La sanción a que se refiere el presente artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma determinada según lo previsto en el literal a), si la omisión es subsanada antes de que se notifique la imposición de la sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma. En todo caso, si el contribuyente subsana la omisión con anterioridad a la notificación de la liquidación de revisión, no habrá lugar a aplicar la sanción de

16 que trata el literal b). Una vez notificada la liquidación sólo serán aceptados los factores citados en el literal b), que sean probados plenamente. BIBLIOGRAFÍA - Estatuto Tributario Información Exógena para la DIAN en Medios Electrónicos. Maria del Pilar Roa Páez. CIJU Fecha de consulta: Mayo 7 de ario_pr028.html Fecha de consulta: Mayo 10 de 2013.

17 ELABORÓ - Ana María Gómez Gómez - Sara Lucia Marín Lopera - Faber Mauricio Vélez Restrepo - Andrea Pérez Betancur - Manuel Tomas Contreras - Santiago Polania Marín - Elisa Mejía Martínez - Daniel Betancur Pabón - Manuela Giraldo Osorio - Iván Darío Arango Múnera