MANUAL DE USUARIO PARA ENVIAR MEDIOS MAGNÉTICOS A LA DIAN (Muisca)

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1 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 14 PARA ENVIAR MEDIOS MAGNÉTICOS A LA DIAN (Muisca) Página 1

2 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 2 / 14 Contenido 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL PRELIMINARES Verificar requerimientos del sistema PROCESOS PARA ENVIAR MEDIOS MAGNÉTICOS A LA DIAN(Muisca) Flujograma Registro de Usuario en la plataforma de la DIAN Cargue de archivos Solicitud de envío de Archivos Formalizar Solicitud de envío Página 2

3 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 3 / GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIÓN La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas por el departamento de Contabilidad para el envío de información de los medios magnéticos teniendo en cuenta los artículos de la resolución emitida anualmente por la DIAN 1.2 OBJETIVO DEL MANUAL El Módulo de Contabilidad realiza el envío de medios magnéticos ingresando a la plataforma Web de la DIAN 1.3 ALCANCE DEL MANUAL Precisar los procesos y procedimientos para enviar los datos requeridos en los medios magnéticos y poder subirlos a la plataforma correctamente, agilizado las actividades. Página 3

4 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 4 / PRELIMINARES 2.1 Verificar requerimientos del sistema Ingresar a la dirección y seleccionar opción Otros Servicios para verificar los requerimientos del sistema para la validación de la información. Página 4

5 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 5 / 14 Se verifican los requerimientos como Flash, máquina virtual y bloqueo de ventanas emergentes si no están instalados hay que realizar esta actualización para continuar con el proceso. Después de verificar Los requerimientos se regresa a la página principal de la Dian Página 5

6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 6 / PROCESOS PARA ENVIAR MEDIOS MAGNÉTICOS A LA DIAN (Muisca) 3.1 Flujograma 3.2 Registro de Usuario en la plataforma de la DIAN Luego ingresamos a la opción Usuarios registrados, se ingresa el número de Nit de la empresa, cédula del representante legal y la contraseña que la Dian ha generado para este usuario Página 6

7 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 7 / 14 Para ingresar la contraseña se debe utilizar el teclado presentado en la pantalla Se pulsa en el botón Ingresar al tener esta información registrada en el formulario. 3.3 Cargue de archivos Se revisa que en la parte superior los datos correspondan con la Universidad y el representante legal, luego en el panel izquierdo se selecciona Presentación de Información por Envío de Archivos En la columna central se selecciona la opción Colocar Archivos en su bandeja de Entrada Página 7

8 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 8 / 14 Se ingresa el número del formato a subir a la plataforma en la opción Código Formato, luego se pulsa en el botón BUSCAR. Luego se selecciona la versión del formato encontrado y se pulsa el botón Continuar Página 8

9 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 9 / 14 Al hacer esto el sistema genera el nombre del formato, en la opción Seleccionar Archivo se pulsa en el botón Examinar, para seleccionar el archivo previamente generado en el validador de la Dian en formato XML. Se selecciona el archivo desde su ubicación y se pulsa el botón Abrir Página 9

10 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 10 / 14 Luego se pulsa en el botón Firma se abre una ventana Firmar, se pulsa en el archivo Examinar y se selecciona el archivo donde se encuentra la firma digital y se ingresa la contraseña de la firma luego se pulsa en el Botón Firma Luego se pulsa en el botón Colocar Página 10

11 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 11 / Solicitud de envío de Archivos Si todo esta correcto el sistema genera 2 archivos y se selecciona uno en la pestaña a la izquierda, el que tiene nombre Dmuisca_XXXXXXXX y se selecciona la opción Diligenciar solicitud de Envío en el panel de la Izquierda de la ventana. Página 11

12 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 12 / 14 En esta ventana se ingresan los siguientes datos: Año informado: Se ingresa el año anterior o a informar Nombre y extensión del archivo XML: Se ingresa el nombre del archivo incluyendo la extensión Número Total de Registros de los Archivos de Envío: Se ingresa la cantidad de registros generados en este formato. Cantidad de Archivos: Se digita siempre 1 Luego se pulsa en el botón que se encuentra en la parte inferior: Solicitar Se pulsa en el botón SI Página 12

13 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 13 / 14 En esta ventana el sistema solicita nuevamente la firma digital, al finalizar el proceso se genera un número de documento que será utilizado al formalizar la solicitud, este número desde debe copiar. Ej.: Formalizar Solicitud de envío Para que el proceso de envío este completo se debe formalizar la solicitud de envío de archivos y que el sistema genere los soportes de envío de la DIAN para que sean impresos. Luego se ingresa a la opción Formalizar solicitud de Envío Se ingresa el número generado en la Solicitud de Envío, en la celda Digite Número de Documento y se pulsa en el botón Documento solicitud. Página 13

14 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 14 / 14 Se genera un documento y se selecciona en formato PDF Estos documentos generados son impresos como respaldo del envío y termina el proceso. Página 14

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