Gestión inteligente de viajes de negocios en el exterior. Reglas de oro

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1 Gestión inteligente de viajes de negocios en el exterior. Reglas de oro Alicia Estrada El viaje de negocios como palanca de crecimiento de las empresas Alicante: 19 febrero, 2013

2 priorizar> Prioridades en la gestión de viajes 2013 Los responsables de compras de viajes se centrarán en aquellas áreas que representen las mayores oportunidades de ahorro y dejarán en segundo plano aquellas asociadas a la experiencia del viajero >>>>>> Mayores restricciones en tarifas de transportes (aéreo, tren, coche)

3 priorizar> Prioridades en la gestión de viajes 2013 Satisfacción del usuario Seguridad del viajero Control del proceso de viajes Ahorros de costes y productividad

4 priorizar> Prioridades en la gestión de viajes 2013 Satisfacción del usuario Seguridad del viajero Control del proceso de viajes Ahorros de costes y productividad

5 priorizar> 6 reglas de oro para optimizar gastos en viajes de negocios sin olvidarse de los viajeros 1. Optimizar el modo en que se procesan las transacciones. 2. Capturar gastos poco controlables. 3. Consolidar todo el programa de viajes. 4. Utilizar los servicios de consultoría de la agencia de viajes para implementar nuevos productos y servicios. 5. Medir el rendimiento e implementar medidas. 6. Definir una política de viajes para la empresa y revisarla regularmente.

6 regla_1> Optimizar el modo en que se procesan las transacciones 1. Reservas y procesos repetitivos >> Herramienta de autobooking de la agencia. 2. Servicios y procesos complejos >> Servicios personales a través del agente de viajes. 3. Nuevos servicios, nuevos productos, determinación de políticas, seguimiento de resultados etc. >> Servicio de consultoría de la agencia de viajes.

7 regla_2> Capturar gastos poco controlables: 1. Hotelería: gastos de wi-fi, desayuno, parkings 2. Aéreo: elección de asiento, embarque prioritario, consumos a bordo, equipajes, wi-fi 3. Transporte terrestre: gastos de taxi a través de la agencia o a través de una compañía, parkings en aeropuertos o estaciones 4. Restauración 5. Rent-a-car: GPS, repostage etc. 6. Roaming telefónico Los gastos complementarios suponen el 8% del paquete de gastos generales originados por los viajes de empresa.

8 regla_3> Consolidar todo el programa de viajes. Hay que saber cuánto nos gastamos! Una agencia que consolide todo el gasto. Todos los programas de viajes juntos: MICE (formación, incentivos, presentaciones ) + desplazamientos y cumpliendo política. (Supone entre el 25 y el 40% del presupuesto total en viajes y entretenimiento) Una misma política de viajes para todas las delegaciones locales, nacionales o internacionales. Un medio de pago para consolidar todo lo que abone fuera de la agencia. En volúmenes medios y grandes, una herramienta de gestión de notas de gasto que consolide gastos, apuntes del medio de pago, pagos a cuenta etc. y genere informes. Cuál es el coste interno de procesar una nota de gastos?

9 regla_4> Utilizar los servicios de consultoría de la agencia de viajes para implementar nuevos productos y servicios y procesos relacionados con los viajes y los viajeros. Herramientas de autorreserva y su proceso de implantación en las empresas. Aplicativos para notas de gastos. Herramientas y aplicativos para el sector MICE. Consultoría para detección de vías de ahorro en viajes de negocios. Consultoría de medios de pago vinculados al viaje y los viajeros. Consultoría de seguros para viajeros, expatriados Consultoría y formación sobre interculturalidad en viajes de negocios. Actuaciones especiales en situaciones de emergencia >>>> Gestión inteligente no son sólo tarifas baratas.

10 seguridad> Gestión inteligente no sólo tarifas baratas Siempre 1. Disponer de información en tiempo real de los acontecimientos que pueden alterar los planes de viajes o seguridad de mis empleados. (Sistemas de alertas) 2. Enviar información directamente al móvil del viajero, recibir información de todo el proceso del viaje: status de vuelos, links a check-in on line, actualizar itinerarios etc. 3. Información APPS de interés para viajeros. En casos de crisis 1. Localizar. (Importancia de la consolidación de datos) 2. Informar al viajero (Servicio 24 horas) y a la empresa sobre la ubicación de sus trabajadores. 3. Dar asistencia las 24 horas desde España o en el propio destino a través de nuestros corresponsales. 4. Paso previo: viajeros asegurados.

11 regla_5> Medir el rendimiento e implementar medidas para optimizar la inversión en viajes de negocios y detectar áreas de ahorro: Establecer indicadores de medida. (Ejemplo: gasto medio pares de ciudades más voladas; gasto medio estancia en hotel de ciudad X; gasto medio por proyecto; gasto medio por departamentos, gasto medio por viaje etc.) Realizar prácticas de bechmarking. (Interno dentro de la empresa; en comparación con tarifas medias estándar; con otras empresas del sector etc. )

12 regla_6> Y todas estas reglas se encierran en una: hay que tener una política de viajes Política: conjunto de reglas ESCRITAS y distribuidas a los trabajadores de la empresa que tienen por objeto permitir a las empresas controlar los gastos en viajes y organización de eventos sin comprometer la calidad del desplazamiento de los viajeros ni la consecución de los objetivos.

13 regla_6> Y todas estas reglas se encierran en una: hay que tener una política de viajes Cuáles son las claves de política: 1. Perfiles y reglas referidas a sector aéreo, hoteles, rent-a-car, MICE, herramientas etc. 2. Política de proveedores preferenciales. 3. Negociación de tarifas. 4. Consolidación de política de viajes. Futuro próximo: Consolidación programa viajes: gestión de la multicanalidad. Trazabilidad del viaje y de los costes (Internos y externos) Sostenibilidad, rentabilidad económica y ecológica. ROI.

14 regla_6> Y todas estas reglas se encierran en una: hay que tener una política de viajes Ejemplo: Tendencia política aéreos Se impone la tarifa más barata como tarifa recomendada. 66% tarifas no reembolsables. 56% franjas horarias diferentes a las previstas por viajero. 35% vuelos con escalas. 29% aeropuertos alternativos. Se imponen aerolíneas preferentes 24% obligatoriedad mientras haya disponibilidad. 51% obligatoriedad si es más barata que una no preferente. 16% empresas no tiene ninguna tarifa negociada. Compra anticipada (Batalla difícil) 63% recomendación, no obligatoriedad Fuente: Egencia. GBTA Foundation

15 resumiendo> Una política de viajes bien gestionada y un buen cumplimiento de la misma pueden generar ahorros de hasta un 20% en las organizaciones. Y los viajeros? Política >>> Seguridad + flexibilidad razonable (Fricciones del viajero = costes para la empresa) Fuente: GEBTA, 2011

16 aplicación> Qué opinan los viajeros? > Index de satisfacción del viaje de negocios Programa obligatorio Recomendaciones Viajeros muy satisfechos 70% 82% Promedio coste viaje -33% Difícil evaluación del tema costes. La gestión de los viajeros disminuye su satisfacción y su capacidad para lograr sus objetivos relacionados con los viajes. Fuente: CONCUR &. GBTA Foundation

17 preguntas> Gracias. Seguimos hablando? Alicia Estrada

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