Gestión de Procesos en Instituciones Financieras

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1 Gestión de Procesos en Instituciones Financieras Por donde comenzar para maximizar el beneficio en el uso de BPM s Enero 2009

2 Antecedentes De los medios a los fines?, Es imperativo conectar la Estrategia a la Tecnología - El enfoque de BPM induce el camino! Cómo un enfoque gerencial como BPM apoya? Entorno competitivo impulsa a las organizaciones a definir estrategias que le le permitan mantenerse en en el el tiempo. Sin embargo, Cómo lograrlo? Las organizaciones han desarrollado sus Cadenas de de Valor e identificado sus procesos clave *1 *1,, para impulsar su su desempeño a través de de innovación o mejoramiento continuo de de sus procesos Y evalúan las capacidades que soportan a sus procesos (en particular la la tecnología), y determinan cual es es la la más adecuada Recomendaciones clave Alinear iniciativas Estratégicas a los procesos Utilizar Arquitectura de Procesos para representar fielmente a la organización Evaluar desempeño y determinar brecha Recomendaciones clave Adoptar enfoques para Innovar, Mejorar y Custodiar Procesos Impulsar el uso de Estándares (BPMN, Framework s funcionales, entre otros) Recomendaciones clave Búsqueda, selección e implantación de herramientas de BPM Suite *1 Peter Keen, 2

3 Como aprovechar la Tecnología para implantar un enfoque de Gestión de Procesos de Negocio Las organizaciones que aplican el enfoque de gestión de procesos de negocio, deben considerar a la Tecnología de Información como una Capacidad y en el mercado existe a su disposición una amplia variedad de software El reto está en contar con la información suficiente que le permita tomar la decisión sobre cual herramienta es la mas adecuada, minimizando riesgos y maximizando los beneficios para la organización 3

4 En el ecosistema de Tecnología de Información actual, Cuál soporta un enfoque de Gestión de Procesos de Negocio? + BPM Suites EBA / EA BPM system Centrado en Procesos flexibilidad + generalista agilidad BPA Flexibilidad SCM BAM ERP Absorben algunas funcionalidades de los BPM s CRM - Software Legado WorkFlow EAI Funcionalmente especializados integrados flexibilidad (marcos / templates preestablecidos) - Integración + 4

5 Las Suite de BPM soportan el ciclo de gestión de procesos de negocio a través de cuatro componentes - EBA/EA, BPA, BPMs, BAM Monitoreo de Actividades de Negocio (Business Activity Monitoring - BAM ) Monitoreo y medición de las actividades de negocio volúmenes, velocidad, errores y condiciones especiales Integración con otras fuentes de datos (Datawarehouse), e Inteligencia de Negocio (BI). Uso de tableros Monitorear y Controlar Implantar y Difundir Identificar y Alinear con Estrategia Ciclo BPM Diseñar y Simular Modelar y Analizar Arquitectura Empresarial (EBA /EA - Enterprise Architecture) Agregación funcional a nivel macro Facilita el modelado del negocio, estrategias y tácticas (objetivos), unidades organizacionales, así como proveedores, partners y clientes Debe proveer la capacidad de representar dimensiones del negocio, como: p, m, g, c Permite la modelación de Arquitecturas de Procesos / frameworks Sistemas para Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management System - BPMS ) controla y gestiona los procesos de negocio coordina interacciones y flujo de información Soporta modelado y análisis de procesos, así como monitoreo Análisis de Procesos de Negocio (Business Process Analysis - BPA) Combinación de herramientas y metodologías utilizadas para agregar valor y disminuir costos, tiempos y riesgos. 5

6 y conocedores en la materia complementan sus funcionalidades al considerar otras características para estas tecnologías Profesionales en gestión de procesos han contribuido a identificar características o funcionalidades complementarias a las ya existentes, como: modelado gestión de reglas gestión de procesos monitoreo soporte tecnológico gestión de información Herramientas de Graficación Lenguaje de Modelado XML, DSL s, BEPL, BPMN Herramientas de Integración de aplicaciones Herramientas de automatización de Flujo de trabajo Herramientas de Modelado Organizacional Business Process Architecture tools Servicios de Aplicaciones Herramientas Estadísticas Suite de Gestión de Procesos de Negocio Suites de Desarrollo de Software Herramientas de Modelado de Procesos Modeling capability + Repository Modeling capability + BPM Engine Herramientas de Simulación de Procesos Herramientas de Gestión de Reglas de Negocio Herramientas de Monitoreo de Procesos de Negocio Modeling capability + Ability to monitor runtime process + Dashboard capability Aplicaciones de Gestión de Procesos de Negocio Modeling capability + BPM Engine + Application components Suites de Aplicaciones Empresariales Repositorios Universales de Procesos de Negocio Database capable to storing information from all BPM tools Software de Inteligencia de Negocio y Data Warehouse *2 BPMTrends 6

7 Empresas como Gartner y TEC *3 facilitan el camino en la adopción de estas tecnologías al analizar a proveedores y sus aplicaciones *3 Gartner Group; TEC; Technology Evaluation Center 7

8 Mostramos algunas de las herramientas que hay disponible en el mercado y sus características (1/3) Fuente: Gartner Fuente: WebSite proveedor Información no disponible Casewise posee un extenso portafolio de productos que proporciona soluciones de Análisis de Procesos de Negocios, Arquitectura Empresarial, Gobierna & regulaciones. Suite EA/EBA BPA Metastorm ofrece soluciones líderes en el el mercado para Arquitectura Empresarial (EA), Análisis y Planificación de Procesos de Negocios (BPA) y Administración de Procesos de Negocios (BPM). Suite EA/EBA BPA Corporate Modeler Suite Corporate Modeler Extensión Casewise portal Corporate Sinergy Webmodeler V-modeler BPEL Acelerator Casewise scheduler CMIntelligence Models & Frameworks BAM Frameworks ProVision Business Process Analysis (BPA) Business Process Management (BPM) Metastorm ProVision Integration Manager Reference Models (Sarbanes Oxley, SCOR, VRM, entre otros) Frameworks (Zachman, TOGAF, DoDAF, FEA) BAM Frameworks Farmacéutica Servicios financieros Telecomunicaciones Servicio al al Publico Sector Público / Gobierno Tecnología Manufactura/Retail/Distribución Servicios Legales Servicios Financieros y Seguros Farmacéutica y Servicios Médicos Gobierno, Educación Telecomunicaciones, entre otros 8

9 Mostramos algunas de las herramientas que hay disponible en el mercado y sus características (2/3) Fuente: Gartner Fuente: WebSite proveedor Información no disponible ARIS Ultimus es una suite de soluciones integradas a la la perfección que permite a las empresas la la capacidad de adaptar eficazmente su estrategia de negocio Suite EA/EBA BPA La La plataforma ARIS proporciona productos de de software integrados que que ayudan a las las empresas a mejorar continuamente sus sus procesos empresariales. Estos productos cubren todas las las fases de de un un proyecto de de gestión de de procesos empresariales, desde la la definición de de la la estrategia y el el diseño de de los los procesos hasta la la transferencia de de los los modelos a los los sistemas de de TI TI y el el control de de la la ejecución de de los los procesos. Suite EA/EBA BPA Ultimus Adaptative BPM Suite Ultimus Process Designer Functional Blueprints BAM Frameworks ARIS Strategy Plataform ARIS Design Plataform ARIS Implementation Plataform ARIS Controling Plataform BAM Frameworks Energía y Servicios Servicios Financieros Farmacéutica y Healtcare Sector Publico Industria Automotriz Servicios Financieros Tecnología Farmacéutica Telecomunicaciones Entre otras 9

10 Mostramos algunas de las herramientas que hay disponible en el mercado y sus características(3/3) Fuente: Gartner Fuente: WebSite proveedor Información no disponible Todo tipo de procesos se pueden modelizar con AuraPortal y su standard BPMN. Una vez modelados, los procesos ya son ejecutables SIN NINGUNA NECESIDAD DE PROGRAMACION BPMS CRM Supply Chain Intranet Documents Portals Suite EA/EBA BPA BAM Frameworks Intalio es una suite plataforma Open Source. Provee los componentes necesarios para gestionar los procesos de negocio, BPM CRM SFA SFA Marketing Analytics Office Suite EA/EBA BPA BAM Frameworks Energía y Servicios Ingenieria Bancos y Financieras; Seguros Hoteles y Turismo Educación Medios de Comunicación, entre otros Servicios Financieros Telecomunicaciones, Tecnología Hoteles y Turismo Gobierno Salud Transporte Manufactura 10

11 Complejidad y variedad está en la cantidad de empresas que ofrecen tecnología de información BPMS 11

12 Como aprovechar la Tecnología para implantar un enfoque de Gestión de Procesos de Negocio Las organizaciones que aplican el enfoque de gestión de procesos de negocio, deben considerar a la Tecnología de Información como una Capacidad y en el mercado existe a su disposición una amplia variedad de software El reto está en contar con la información suficiente que le permita tomar la decisión sobre cual herramienta es la mas adecuada, minimizando riesgos y maximizando los beneficios para la organización 12

13 Estrategia es un criterio base, dirige el como se adopta la Gestión de Procesos en la Organización y condiciona el uso de Tecnología de la Información (1/3) Organizaciones enfocadas en reducir sus costos y ser mas productivas, Evalúan constantemente sus procesos Están en la búsqueda constante de eficiencia Conocen el desempeño de sus procesos y actúan en consecuencia Estrategia de Reducción de Costos Se enfatiza en el Ciclo de Gestión de Procesos en Requiere de las herramientas de BPM Suite funcionalidades para análisis de procesos y simulación (BPA Business Process Analysis) monitoreo para custodiar indicadores de costos (BAM Business Activity Monitoring) 13

14 Estrategia es un criterio base, dirige el como se adopta la Gestión de Procesos en la Organización y condiciona el uso de Tecnología de la Información (2/3) Organizaciones enfocadas a entregar valor a sus clientes, Conocimiento de las necesidades del cliente en cuanto a productos y servicios (p/s) Modelos de Atención y Operación diferenciados Custodia de los atributos de valor Estrategia de Valor al Cliente Se enfatiza en el Ciclo de Gestión de Procesos en Requiere de las herramientas de BPM Suite funcionalidades para herramientas EAI, integración de data del cliente y de Business Inteligence (BI) modelar y evaluar impacto de los cambios en la configuración del negocio (EBA/EA Entreprise Business Architecture) 14

15 Estrategia es un criterio base, dirige el como se adopta la Gestión de Procesos en la Organización y condiciona el uso de Tecnología de la Información (3/3) Organizaciones enfocadas garantizar cumplimiento de normativas regulatorias o internas, Estandarización Control sobre la ejecución de tareas y actividades Minimizar eventos sobre las operaciones Organizaciones Burocráticas /Mecanicistas Se enfatiza en el Ciclo de Gestión de Procesos en Requiere de las herramientas de BPM Suite funcionalidades para el diseño, simulación e implementación de procesos (BPM System) la gestión de reglas en procesos (BRM Business Rules Management tools) custodiar eventos y actividades minimizando riesgos (BAM Business Activity Monitoring) 15

16 Componentes funcionales de los Sistemas de Información - BPMS deben alinearse a la madurez de la organización en la Gestión de Procesos BPMSy: Herramientas de de Modelado de de Procesos Notación estándar (BPMN) Herramientas de de automatización de de flujo flujo de de trabajo BPMSy: Herramientas de de Gestión de de Reglas BPM Suites EBA/ EA: EA: Herramientas de de Modelado Organizacional BPMSy: Herramientas de de Simulación BPMSy // BAM: Herramientas de de Monitoreo BPMSy /EAI: Herramientas de de Integración de de Aplicaciones Servicios de de Aplicaciones Suites de de Desarrollo de de Software 16

17 Calidad y disponibilidad de los contenidos (As is To be) incide sobre la eficacia de los BPMS como contenedores Arquitectura Organizacional Estructura Organizacional Trabajos y Roles BPMS Arquitectura de Negocio Objetivos estratégicos Modelo de Operación Metas y KPI s Escenarios Arquitectura de Procesos Frameworks Procesos Reglas de Negocio Arquitectura Tecnológica de Información Aplicaciones Infraestructura 17

18 Es un hecho que a nivel mundial la incorporación de Tecnología de Información BPMS, está en sus inicios * % 25% 50% 75% What BPM products and services is your organization currently using? Herramientas de modelado (Visio, Powerpoint) Herramientas de modelado basados de repositorios (Provision, Mega, Casewise,) BPM Suite Herramientas de gestión de reglas basados en procesos o aplicaciones Herramientas de monitoreo y inteligencia de negocio Entrenamiento en Procesos Estratégicos, Arquitectura o Desempeño Entrenamiento en Análisis y Diseño de Procesos Entrenamiento en metodologías de rediseño y mejoramiento 38% 31% 23% 24% 17% 19% 18% 24% 17% 16% 33% 30% 24% 24% 77% 74% Entrenamiento en Sistemas de Gestión de Procesos 15% 14% *4 BPMTrends, The state of business process managament, 2008, Paul Harmon Celia Wolf 18

19 Y el Sector Financiero venezolano no dista de esta Tendencia *5 SI NO 0% 25% 50% 75% 100% Capacidades: Capital Humano? 44% 56% Capacidades: TI? 33% 67% Uso de BPMS? 15% 67% Área de Oportunidad Evaluar herramientas disponibles en el mercado que le permita a la organización adoptarlas, condicionado a la madurez actual, visión a largo plazo de la gestión de procesos, presupuesto y arquitectura tecnológica *5 Fuente: Estimados Propios 19

20 Entonces, Cómo enfrentamos el reto de buscar, seleccionar y adoptar la herramienta correcta? Minimizando Riesgo Maximizando Beneficios Paso 1 Conozca la visión de la organización Paso 2 Determine el alcance de las necesidades Paso 3 Entienda lo esencial de BPM vs. características avanzadas Paso 4 Documente requerimientos funcionales y el peso de las prioridades Paso 5 Enfóquese en el proveedor (búsqueda, selección, adopción) Paso 6 Utilice al máximo las herramientas (su nueva capacidad) Iniciativas Estratégicas Competitividad Madurez dónde estoy en BPM? Inventariar el el contenido Reconozca sus capacidades actuales Evalúe su desempeño Procesos y/o sistemas centrados en personas Número de procesos y su complejidad Número de usuarios y su ubicación Complejidad y diversidad de la la infraestructura TI Conozca al al detalle funcionalidades básicas y avanzadas Evalúe interoperatividad de las aplicaciones Información recopilada permitirá definir requerimientos funcionales Identifique necesidades a corto y largo plazo Defina al al detalle los requerimientos funcionales Evalúe las características must have, así como, nicetohave Identifique qué no es importante para evitar distracciones Evalúe del proveedor: Resultados Fortaleza del producto Experiencia Alcance geográfico Entrenamiento y servicio Habilidad para innovar en la la solución Prueba exhaustiva Verificar referencias Consultar a analistas Saque el el máximo provecho de la la herramienta Planifique su uso Divulgue sus beneficios Construya Casos de Negocio de las implantaciones de Procesos realizadas COMUNIQUE 20

21 Soluciones a la medida Acompañamiento Respaldo de las mejores prácticas Foco en creación de valor 21

22 Proceso modelado en Bizagi 22

23 Proceso Modelado en Visio 23

24 Proceso Modelado en Visio utilizando representación del modelador para Auraportal 24

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