UNIDAD II. ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES Tema 3. Aportaciones de la Administración de operaciones.

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1 UNIDAD II. ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES Tema 3. Aportaciones de la Administración de operaciones Objetivo de aprendizaje: SABER: Describir las características y uso de: Sistemas de partes intercambiables, Administración científica, Tiempos y movimientos, Administración de proyectos, Investigación de operaciones, Automatización, JIT (Justo a tiempo), TOC (Teoría de restricciones), TQM (Administración de la calidad total), Certificaciones de calidad, MRP (Planificación de los requerimientos de materiales), ERP (Planeación de los recursos de la empresa), Administración de la cadena de suministro. SABER HACER: Determinar la situación en la que se aplica cada aportación de la administración de operaciones.. Administración de proyectos. Para el administrador de operaciones, la programación de un proyecto es un reto difícil, los riesgos en la administración de un proyecto normalmente son altos; dado que los costos pueden ser excedentes si la programación y el control son deficientes. Los proyectos que requieren meses o años se desarrollan bajo la supervisión de un área especial de la empresa (departamento de proyectos por ejemplo, pero el nombre puede cambiar para cada negocio o empresa). La administración de un proyecto involucra tres fases: 1. Planeación. Establecimiento de metas, definición del proyecto y la organización del equipo de trabajo. 2. Programación. Se relaciona a la gente, el dinero y los suministros con tareas específicas y se relacionan las actividades entre sí. 3. Control. Se trata de la supervisión de recursos, costos, calidad y presupuestos. También revisa o cambia los planes y asigna los recursos para satisfacer las demandas de costo y tiempo. Los métodos de planeación más populares son gráficos de Gantt, PERT y CPM. Planeación de un proyecto. Los proyectos pueden definirse como una serie de tareas relacionadas que buscan lograr uno o mas objetivos. En algunas empresas se desarrolla una organización del proyecto con el fin de asegurar que los programas se cumplan. La organización de un proyecto es una estructura generada provisionalmente para lograr resultados mediante el empleo de especialistas. Relaciona en un organigrama el responsable o jefe de proyecto con sus subordinados asignados de forma provisional. Estructura de desglose de trabajo Uno de los primeros pasos es establecer los objetivos del proyecto, para posteriormente desglosar en partes el proyecto entero. Esta estructura de desglose de trabajo (WBS, por sus siglas en inglés) define al proyecto dividiéndolo en subcomponentes o tareas que a su vez se definen en componentes más detallados. Elaboró: Ing. Marcel Ruiz Martínez 1

2 Por lo general se sigue esta secuencia: Nivel 1 Proyecto 2 Tareas principales del proyecto 3 Sub tareas 4 Actividades o paquetes de trabajo Programación del proyecto en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura o forma) implica comparar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo programado. En la imagen se muestra un diagrama de Gantt realizado con el paquete MS Project; nótese que se pueden incluir los nombres de las actividades (Task name), la duración, fecha de inicio y fin, así como la relación de precedencia de cada una. Este proceso implica que las actividades definidas del proyecto sean ordenadas en una secuencia lógica y se les asigne un tiempo de ejecución. En esta etapa el director del proyecto junto con los especialistas en cada área determinan para cada actividad quienes serán responsables, cuánto dinero se requiere para cumplirla, materiales y tiempo. Una de las técnicas más adecuadas para la programación es el diagrama de Gantt Grafica de Gantt En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L.Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y, sin duda, el más usado. El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo, etc. Uso del MS Project. Revise la siguiente liga para aprender a usar el MS Project: El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio Elaboró: Ing. Marcel Ruiz Martínez 2

3 Ejercicio en clase. Programación GANTT. Se están realizando las siguientes actividades en el área de control de calidad para preparar a la empresa para una auditoria en ISO Antonio es responsable de la limpieza de las oficinas, y de ordenar los registros del área de calidad, se requieren 16 horas de trabajo exclusivamente para estos pendientes. Beatriz es responsable de digitalizar documentos importantes, como facturas, cartas con sellos y firmas, entre otros; esto para introducirlos al sistema de cómputo ligado a los documentos del ISO 9001, hacer esto requiere un tiempo de 24 horas de trabajo. Cecilia es la jefa del departamento de calidad, ella tiene como pendientes elaborar los procedimientos adecuados para el funcionamiento de la fábrica, este pendiente requiere 40 horas de trabajo hombre. Como pueden trabajarse en varios documentos de manera simultánea si se trabaja entre dos personas le pueden dedicar 20 horas una persona y 20 horas otra persona. Todos estos pendientes se desea terminarlos el viernes 18 de marzo de Considerando que los días tienen jornadas de trabajo de 8 horas diarias de lunes a viernes, con opción de ampliar dicha jornada hasta dos horas extras por persona (dando un total de 10 horas máximo de trabajo diario) realice una programación en un diagrama de Gantt que haga factible la fecha de cumplimiento. En caso de ser necesario indique como observaciones si se requieren jornadas mayores a 8 horas diarias en que día, pendiente y persona; si no se especifica, se supondrá que se están usando jornadas de 8 horas diarias. Júntese con su equipo de trabajo y realice la programación en MS PROJECT o si no dispone de dicho paquete, puede hacerlo en una hoja de cálculo en EXCEL. Ejercicio 2 en clase: Jardín botánico. La comisión de la ciudad de Nashville ha decidido construir un jardín botánico en el corazón de la ciudad para contribuir a la recreación de sus habitantes. A continuación se muestra una tabla de precedencias: Realice lo siguiente: a) Desarrolle un diagrama de Gantt del proyecto. b) Desarrolle un diagrama de RED del proyecto c) Indique la ruta crítica d) Determine la fecha de finalización si el proyecto inicia el 1 de febrero de 2011 Elaboró: Ing. Marcel Ruiz Martínez 3

4 Actividad 2.2. Proyecto en el giro turístico. Para un proyecto en una empresa turística recopile la siguiente información: 1. Objetivo del proyecto. 2. Actividades requeridas 3. Precedencias de cada actividad (secuencia de cada una) 4. Responsable de cada actividad 5. Fecha de inicio del proyecto (o fecha límite de entrega en todo caso) Con la información anterior realice: 6. Desarrolle un diagrama de Gantt del proyecto. 7. Desarrolle un diagrama de RED del proyecto 8. Indique la ruta crítica Elaboren un REPORTE de dicha actividad, entrégalo conforme a las rubricas indicadas en la siguiente liga: Envíe este REPORTE a los siguientes correos: con copia a usted mismo y a sus compañeros de equipo. Coloquen en ASUNTO: Actividad 2.3 Programación Gantt Administración total de la calidad (TQM, por sus siglas en inglés) La administración total de la calidad implica que todas las áreas de productos y servicios son importantes para una organización por la que debe asegurarse que su funcionamiento sea sobresaliente. Áreas básicas: Diseñar cuidadosamente el producto o servicio. Asegurar que se cumpla el diseño mediante los sistemas de la organización Aspectos importantes en la calidad Los aspectos relevantes para la gestión de la calidad pueden ser nombrados como sigue: Liderazgo y compromiso de la alta administración. La calidad total debe de considerarse como una forma de vida en la empresa. Calidad enfocada al cliente. En el enfoque de calidad, el cliente es primero; es la prioridad máxima de la empresa ya que sólo tendrán éxito si el cliente está satisfecho. Mejora continua. Este concepto constituye la base de la administración de la calidad total, basándose en la mejora continua. Respuesta rápida. Para satisfacer las necesidades del cliente, se debe de responder rápido a sus necesidades, esto implica acortar los ciclos del producto y del servicio. Acciones basadas en hechos. Los hechos son extraídos del análisis estadístico de ingeniería y manufactura y proveen las bases para la planeación, la revisión y seguimiento del desempeño, la mejora en las operaciones y la comparación con la competencia. Elaboró: Ing. Marcel Ruiz Martínez 4

5 Participación de los trabajadores. El éxito en ambientes para la administración de la calidad total requiere que los empleados estén comprometidos y bien capacitados para participar en las actividades de mejora continua. Cultura orientada a la calidad total (TQM). La administración debe de crear un ambiente abierto y cooperativo para la introducción de la administración de la calidad total, los empleados deben de sentir que son responsables de la satisfacción del cliente Costos relacionados con la calidad. Considerando de que las fallas tienen una causa, y que es más económico gastar en detectar fuentes de fallas que en corregirlas una vez que han ocurrido, dichos costos pueden clasificarse en: Costos de: Evaluación. Prevención Fallas internas Fallas externas Definición del MRP (Material Requirements Plan) El Plan de los requerimientos de material o MRP es un Sistema de Planeación y Administración, que relaciona la planeación de la producción con el sistema de control de inventarios. El objetivo es disponer de los insumos requeridos en el tiempo adecuado para cumplir con las órdenes de los clientes; para lo cual se genera una lista de órdenes de compra sugeridas, un reporte de riesgos de material, un programa las adquisiciones a proveedores en función de la producción programada. Se busca cumplir con tres objetivos: Garantizar la disponibilidad de los insumos requeridos para cumplir con la producción. Cuidar la economía de los niveles de inventarios. Planear la producción, horarios de entrega de los productos terminados y de la compra de los insumos. Entonces el MRP, es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks (inventarios) respondiendo a: Qué? Cuánto? y Cuándo?, se fabricará o comprará. Gestión de stock o inventario Un elemento importante es la necesidad de insumos en cada fecha, estas necesidades se comparan con las existencias de dichos elementos en stock, con ambos datos se calcula la cantidad de materia prima requerida. Un problema común en las empresas es la diferencia entre lo almacenado realmente y la cantidad teórica de existencias que debería de haber. Por ello, el sistema de información referido al estado del stock ha de ser muy completo, coincidiendo en todo momento las existencias teóricas con las reales y conociendo el estado de los Elaboró: Ing. Marcel Ruiz Martínez 5

6 pedidos en curso para vigilar el cumplimiento de los plazos de aprovisionamiento. Modelo de la cantidad económica de la orden. Este modelo sirve de apoyo para administrar el almacenamiento de materiales o inventario. Inventario. Son los activos de un negocio o unidad económica que se encuentran listos para la comercialización o para ser consumidos por la misma unidad de negocio. Sistema de inventario. Conjunto de reglas e información usada para el óptimo control del inventario Situación del inventario. Se define como las cantidades en existencia en almacén del producto de interés, más las ordenes pendientes por recibir, menos las órdenes acumuladas no surtidas. Modelo de cantidad fija de la orden. Los modelos de cantidad fija de la orden calculan un punto óptimo de forma tal que se determina un mínimo de inventario R (en unidades de inventario) en el cual debe realizarse una orden de tamaño Q unidades de inventario (kilogramos, Toneladas, piezas, etcétera). Simplificaciones matemáticas al modelo. A continuación se explican algunas simplificaciones del modelo contra la realidad: 1) La demanda del producto se encuentra en estado estable, es decir, es constante en el tiempo. 2) El tiempo de entrega del proveedor del insumo es constante. 3) El precio del insumo es constante 4) El costo de mantener el inventario puede calcularse con un promedio de inventario. El costo por hacer una orden (o preparar la orden) son constantes. 5) Todas las demandas del producto serán satisfechas (No se considera que habrá pedidos no surtidos) Costos anuales de producción basados en la cantidad fija de la orden. El costo anual total por el manejo de inventario es la suma de los tres rubros indicados a continuación: 1) Costo anual de la compra. 2) Costo anual de la orden. 3) Costo anual por mantener el inventario. Costo anual de la compra. El costo por comprar las unidades del inventario se calcula simplemente multiplicando el costo por unidad (costo unitario) por la cantidad de unidades consumidas anualmente: Costo anual de la compra = D*C D = Demanda anual C = Costo por unidad Costo anual de la orden. Una orden, es un pedido que se hace para recibir el producto en el almacén. Costo anual de la orden = N*S N = Número de ordenes en el año S = Costo por preparar una orden A su vez: N = D/Q Donde: D = Demanda anual de artículos Q = Volumen de la orden o cantidad de artículos por orden Costo anual del mantenimiento de inventario. Costo por mantener el inventario = H(Q/2) H = Costo anual por almacenar una unidad de inventario Q/2 = Inventario anual promedio Elaboró: Ing. Marcel Ruiz Martínez 6

7 Dónde: Costos anuales por el manejo del inventario. Modelo clásico de la Cantidad Económica de la Orden. Cantidad óptima de pedido: Punto de re-orden. Como el modelo supone que la demanda y el tiempo de espera son constantes, teóricamente no se requieren existencias de reserva, por lo cual el punto de reorden es: R=d*L Donde: d = Demanda diaria promedio. L = Tiempo de entrega en días, promedio. Taller de la cantidad económica de la orden: 1.- Descarga el archivo de EXCEL. 2.- Ve los videos de explicación del taller. A continuación solicita el taller de la cantidad económica de la orden por correo: ASUNTO: SOLICITO TALLER DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE LA ORDEN, SISTEMAS DE PRODUCCIÓN. Elaboró: Ing. Marcel Ruiz Martínez 7

8 Una vez que descargues el archivo de EXCEL revisa los siguientes videos para lograr completar el taller: Explicación del Modelo de la cantidad económica de la orden PARTE 1: PARTE 2: Problema: Ejemplos a mano: 1. LÁPICES: 2. PASTELERÍA: Actividad 2.4. Planeación de inventarios. Una empresa comercializa artículos del hogar, con una demanda anual de unidades, si el costo para colocar un pedido es de 10 pesos, el costo de almacenamiento unitario anual de cada artículo es de 2.50 pesos, la empresa opera 365 días al año, siete días a la semana, con un costo de venta del artículo de 15 pesos, el tiempo de entrega de los artículos por parte del proveedor es de 7 dias; determinar la política de inventario óptima de la Empresa. (La política de inventario incluye el punto de reorden y la cantidad económica de la orden) Hacerlo en forma de PRÁCTICA DE EJERCICIOS, las rubricas de dicho producto se pueden consultar en la siguiente liga: Enviar el trabajo a los siguientes correos: También enviar copia del correo a sus compañeros de equipo y a usted mismo. Colocar en ASUNTO: 2.4. Planeación de inventarios Elaboró: Ing. Marcel Ruiz Martínez 8

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