PRESCOM MANUAL DEL USUARIO PRESCOM 2010/11. PRESUPUESTOS CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS

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1 PRESCOM ROMSOFT Arq. Ronald Romero Moreira Reg. CAB ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS PRESUPUESTOS CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS MANUAL DEL USUARIO /11 ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS Y PRESUPUESTOS Todos los derechos reservados Noviembre de º Edición Diseñado para Microsoft Windows XP/Vista

2 B I E N V E N I D O Le damos una cordial bienvenida a la renovación 2011 de PRESCOM. Con esta edición cumplimos 23 años desde que un anhelo transformado en idea y materializado en un sencillo programa para computadora elaborado en Basic, irrumpía con alguna expectativa en el ámbito de las oficinas de constructoras e instituciones símiles hacia el año El objetivo de brindar una herramienta automatizada ágil, simple y no menos versátil para elaborar presupuestos ya fue logrado hace mucho tiempo atrás; hoy nos proponemos añadir un toque de vistosidad, mayor velocidad y adaptación a los sistemas operativos vigentes. /11 por lo tanto surge como una evolución lógica y natural. Tenemos la certeza de haber conquistado un buen segmento de usuarios que quieren un software técnico que abarque los ámbitos de la generación de presupuestos y el seguimiento de obras en un ambiente informático integrado, eficiente y eficaz. Al usuario experimentado le proponemos detenerse en las novedades que le trae esta versión, encontrará algunas gratas sorpresas fruto de la constante interacción con el autor, quien esta complacido por haber incorporado ajustes, mejoras y nuevas opciones, siempre con el afán de satisfacer la demanda. En este entendido, como siempre un sincero agradecimiento a sus fieles usuarios y una cordial bienvenida al usuario novel. Gracias Arq. Ronald A. Romero Moreira Oruro, 14 de noviembre de 2010

3 I N D I C E Presentación del programa 1 Novedades de la versión 2 Instalación del programa 9 Estructura funcional e interfases 11 Menu de opciones inicial 12 Activar el uso del programa 13 Manejo de la(s) base(s) de datos 14 Configuración de la carpeta de trabajo Gestión de insumos Gestión de ítemes Instalación de la(s) base(s) de datos Crear una nueva base de datos Importar base de datos de la versión 2000 Generación de presupuestos 30 Configuración de la carpeta de trabajo Crear un nuevo proyecto Elección de ítemes (formas alternativas) Uso de filtro Cambio de base de datos Cómputos métricos Uso de planilla incorporada Edición del presupuesto Cambios para el cálculo Cambios para la visualización Archivar / recuperar proyectos Comprimir / descomprimir proyectos Bloquear proyectos Manejo de módulos Añadir Copiar/pegar ítemes Cambiar denominativo Eliminar Mover Apuntes y especificaciones técnicas Cambio de moneda Cronograma Configuración Edición I

4 Reportes 61 Parámetros generales Previsualización Parámetros locales Exportación Impresión Tipos de reportes Configuración del programa 85 Interfase Monedas Otras utilidades y herramientas 88 Importar presupuestos de la ver Copias de respaldo de proyectos Uniformar detalle de item en todo el proyecto Copiar ítemes a la base de datos Copiar precios unitarios de insumos Eliminar especificaciones técnicas Actualizar ítemes con los de la base de datos Exportar cómputos métricos a una hoja electrónica Menú AYUDA 92 Manuales y curso Enlaces Acerca de PRESCOM Novedades versión II

5 Presentación del programa QUE ES PRESCOM? PRESCOM es un software de aplicación técnica dirigido a la automatización de procesos en el cálculo de precios unitarios, presupuestos, cómputos métricos, generación de cronogramas, control y seguimiento de obras. Puede ser usado por empresas constructoras, consultoras, instituciones y profesionales que tengan directa o indirectamente necesidad de agilizar, simplificar y centralizar tales procesos. Características básicas: - Entorno Windows XP/Vista/7 Arquitectura de 32 bits Interfase gráfica total - Gran facilidad de uso Sencillo de aprender Manejo lógico y directo - Procesamiento ágil de la información y los cálculos Acceso directo a los datos Procesos diseñados emulando la lógica del trabajo manual - Gran potencia y alcance Cálculo de precios unitarios Presupuestos de proyectos completos y/o módulos sueltos Cómputos métricos Cálculo de tiempos (diagrama GANTT) Control y seguimiento de obras 1

6 Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 ROMSOFT tiene el agrado de presentar la versión 2010 de este software, con el convencimiento de haber consolidado una aplicación informática ampliamente aceptada por su fiabilidad, flexibilidad y facilidad de uso; tres cualidades que han impulsado su gran difusión en Bolivia y ahora también en otros países. Desde la versión 2004 surgieron cambios procedimentales y de interacción hoy en día asimilados de manera evidente por los fieles usuarios de PRESCOM. Se puede afirmar que la versión 2010 ha perfeccionado tales iniciativas. Mientras no se anuncie algo contrario, coexistirán dos versiones (2006 y 2010) debido a que muchos usuarios desean limitar su uso al cálculo de presupuestos, mientras que otros desean ampliar su utilidad a la fase operativa de la construcción. La razón fundamental para proponer las versiones fue añadir a su estructura funcional el módulo de CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS. El uso de este módulo tiene un manual independiente (manual_secon_2010.pdf). A continuación se listan todas las mejoras desde que salio la revisión 9.00 (2009). Los usuarios antiguos debieran revisar esta parte del documento para asimilar y poner en práctica los sucesivos mejoramientos, correcciones y añadiduras que hicieron su aparición desde que salió la versión 2009 hasta las propuestas para la versión actual. (rev. 9.50) Generales: - Ambos módulos se han enriquecido con la posibilidad de gestionar ORDENES DE CAMBIO en el proceso de control y seguimiento de obras. En consonancia con tales implementaciones, se han restringido varias opciones de modificación y ajuste a los proyectos que están en la fase de seguimiento, situación que puede superarse cuando se elige archivar con otro nombre. - Tal como se prometió, se han consolidado los cambios en la interfase, haciéndola más atractiva y funcional. - Entre esas mejoras, se encuentra el manejo de barra de pestañas de los módulos (parte inferior de la planilla de edición)... uno de sus mayores cambios es que ya no ocupará más espacio de la pantalla sin importar la cantidad de módulos que contenga el proyecto. - Se han remozado las dos barras de herramientas superiores - Se ha cambiado la apariencia prácticamente de todos los botones - Se ha perfeccionado el comportamiento de las ventanas en función del contexto operativo - Se rediseñó totalmente la barra de estado inferior, de forma que ahora contiene más información y es más funcional. El presupuesto podrá ser visualizado actualizado para ambas monedas en el caso del módulo y del proyecto. - La barra estándar de trabajo superior se ha complementado con un botón de acceso directo al control de las variables del seguimiento de obra. 2

7 - Los archivos de PRESCOM versiones (.stt /.zpp) ahora pueden ser cargados directamente desde el explorador de Windows. - El marco señalador de la planilla de edición del presupuesto, ahora puede variar la cantidad de columnas que abarca (desde la descripción hasta el precio unitario). Este aspecto se configura junto con su apariencia (F7) - Se ha determinado cambiar la forma de tratar las descripciones/nombres de ítemes, insumos y proyectos, de manera que desde esta versión se podrán escribir en mayúscula o minúscula, haciendo más flexible la incorporación de algunas nomenclaturas - Los formatos de cálculo de precios unitarios predefinidos, ahora pueden ser eliminados directamente - El cambio de moneda tiene ahora la posibilidad de efectuar un cambio de nomenclatura sin alterar los precios unitarios de los insumos. - El proceso de añadir ítemes a un proyecto, se determinado mantener los precios unitarios de origen en el caso de nuevos insumos a pesar de que los tipos de cambio (moneda origen vs dólar americano) sean diferentes. Hasta la revisión anterior, el programa hacía ajustes segun el tipo de cambio vigente para la base de datos y el fijado para el proyecto. Presupuestos: - A las opciones de manejo de módulo se añadió una que permite la integración de un módulo a otro y otra que integra todos los módulos en uno solo - Se ha corregido el impacto del movimiento de módulos en el seguimiento de proyectos - El nombre del proyecto ahora puede contener 60 caracteres (mayúsculas o minúsculas). Cuando se abran estos proyectos en versiones previas, se tendrá en cuenta las limitaciones de las mismas (50 caracteres). - Se ha corregido la pérdida de datos del proyecto cuando en el proceso ingresar la contraseña el usuario elegía salir - El re cálculo general del presupuesto será automático y visualizado convenientemente en la parte inferior debajo del presupuesto del módulo, cuando el proyecto tenga más de un módulo. - La lista de PROYECTOS RECIENTES o ULTIMOS PROYECTOS, tiene una información adicional que muestra si uno de ellos está o no en la fase de seguimiento (<--->) Reportes: Historial de mejoras y ajustes de la versión La impresión de los formularios de precios unitarios ajustados a las normas básicas tienen la posibilidad de incluir el módulo al que pertenece el ítem 3

8 - Se ha corregido del reporte por grupos, cuyo comportamiento hasta ahora no era sensible al módulo elegido (reporte por módulos) - Se ha corregido la configuración inicial y por defecto del logotipo (previo a la elaboración de un presupuesto) - Los reportes excluyen automáticamente el subtítulo: "modulo" cuando el proyecto no tiene una estructura conformada con más de uno. - Se ha corregido y mejorado la relación de ítemes y su numeración en la impresión de los análisis de precios unitarios y el presupuesto, de forma que ambos reportes coincidan. Junto con esta mejora se ha incorporado una mejor identificación de los módulos en los distintos reportes para hacer consistente su estructuración. - El botón para copiar reportes al portapapeles (barra estándar de herramientas) ha sido reemplazado por una opción más flexible (transferir reportes), a través de éste se podrá copiar de manera tradicional los datos (portapapeles) o pasar directamente el contenido a Microsoft Excel. Esta última alternativa proponiendo una forma directa y simple de hacer que los reportes aparezcan en una nueva hoja de cálculo con el formato básico requerido (anchos de columnas, colores, etc) Base de datos: - Mejor orientación sobre la moneda en la que se incorporan nuevos insumos - Corregido el salto de campo en el registro de nuevos insumos (tecla TAB) - A través del proceso de COPIADO DE INFORMACION, se puede crear carpeta(s) directamente en la ruta destino. - Se añadió la posibilidad de DUPLICAR bases de datos en la configuración de BASES DE DATOS (F6). - COPIAR ITEMES ELEGIDOS A BASE DE DATOS, ahora contempla un proceso completo, es decir, involucra también a las especificaciones técnicas. Este proceso afectó directamente la habilidad de la opción MEMORIZAR/INTEGRAR MODULOS, de forma que ahora el proceso de transferencia de módulos entre proyectos es totalmente completo (precios, cómputos y especificaciones técnicas). SECON (rev. 2.50) Historial de mejoras y ajustes de la versión Se han incorporado un sinfín de mejoras y ajustes a la interfase y procedimientos - Corregido error al ingresar cifras con decimales en precios unitarios de insumos en adquisiciones - Se puede borrar el archivo completo del inventario central e historial de movimientos cuando 4

9 se han eliminado todos los proyectos en seguimiento - Se corrigió el error producido cuando se accedían a solicitudes de materiales muy rezagadas - Mejorado el diálogo para efectuar los envío o despachos de materiales a obra. - Respecto al uso y envío de materiales no previstos, el programa tiene dos salidas... la clásica: registrar como IMPREVISTOS y la nueva: registrar como sustituto a un material que el PRESCOM detalle en los ítemes pero que comercialmente no son viables (ej. Fe corrugado de alta resistencia 1/2" que sustituiría al que normalmente es parte de un ítem: Fierro corrugado). - La rutina de envío de insumos a obra se ha perfeccionado en relación a su lógica, situación que ha repercutido en los procedimientos e interfase (más ágil, coherente, simple y referenciado) - El sistema de protección de este módulo ha sido mejorado. El usuario o administrador podrá definir tres niveles de restricción: 1) acceso al programa 2) acceso del seguimiento económico 3) acceso al control de ejecución de obra; de forma que se pueda activar contraseña en cualquier combinación de estas tras instancias operativas de SECON. - La rutina de impresión de reportes ahora integra los 3 posibles destinos: a) COPIA IMPRESA, b) EXCEL, c) PORTAPAPELES. ULTIMAS MEJORAS DE LA VERSION 2009 Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 Rev (Sep/09) - Se ha corregido un problema de impresión de los cómputos métricos que se sucedía en casos muy particulares (número de veces con decimales) Rev (Jul/09) - Para adaptar el programa a las leves modificaciones efectuadas en los DOCUMENTOS BASE DE CONTRATACIÓN de las NORMAS BASICAS DEL SABS (solo Bolivia), ahora es posible modificar algunos parámetros de los formularios contemplados (originalmente B1,B2y B3). Esto es posible haciendo click en el botón que se encuentra al lado derecho de las casillas de activación de este formato en la impresión de los reportes respectivos. - Se ha corregido el error de edición e impresión que ocurría cuando la base de datos de insumos de un proyecto se deterioraba. Rev (Jul/09) - Se ha mejorado la búsqueda de ítemes en la base de datos (uso del filtro) SECON rev Se ha corregido el registro de cambios en los precios unitarios de las adquisiciones (manejo del punto decimal) - Se ha corregido el formato de las fechas en el gráfico de planillas ejecutadas - Se ha corregido el error al hacer doble click sobre la celda inicial de la planilla de 5

10 Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 flujo de fondos. - Se añadió mayor información en el registro de cantidades al tiempo de gestionar los avances de subcontratos de mano de obra Rev (Abr/09) - Se añadió la opción de búsqueda de ítemes a través del uso del diálogo acostumbrado (F2). El texto puede expresar las iniciales o parte de contenido de la descripción. Rev (Mar/09) - Se ha incorporado un cambio fundamental al seguimiento de obras; éste empieza por incluir una variable opcional al inicio del proceso que está en PRESCOM activar o desactivar el control del avance físico integral o por módulos. SECON rev (Mar/09) - Al haberse incluido la alternativa de efectuar el control del avance físico integral o desglosado (por módulos), SECON ha e2volucionado varias de sus herramientas con esa alternativa en mente. De esta forma la herramienta que cambió su comportamiento es: AVANCE DE OBRA. Los cambios en sí son transparentes al usuario, por lo tanto él no estará frente a un nueva interfase, sino que verificará las adaptaciones en el proceso por ejemplo, en el registro de avances en proyectos integrados, el cobro de planillas es para todos los módulos. - El flujo de fondos, como consecuencia de los cambios mencionados tiene también la posibilidad de graficar trayectorias para toda la obra o como era antes, para un cada módulo. - El agrupamiento de las herramientas principales ha sufrido un leve cambio. Este se debe a la necesidad de fundar nuevas mejoras para el futuro, tales como el acceso restringido e independiente para las labores de seguimiento económico y control del avance físico de la obra. - Se han hecho pequeños retoques de control en algunas rutinas. Rev (Mar/09) - Se ha habilitado la posibilidad de acceder a los últimos proyectos sin necesidad de inicializar el programa. - La fecha de cálculo de un proyecto (datos generales) puede ser homologada a la fecha vigente con solo hacer un click en el botón aledaño - La gestión de la base de datos (insumos = F3) tiene dos nuevos criterios de ordenamiento: 1) por fecha y 2) por grupo. En concordancia a estas mejoras, el AJUSTE DE PRECIOS tiene dos posibilidades de aplicar sus cambios: 1) a todo el listado cuando se no se ha elegido un rango de filas y 2) a una selección cuando se ha demarcado un rango de filas. - La impresión de listas para cotizar nuevos precios también es sensible a la selección o no de un rango. - Los procesos de acercamiento o alejamiento (rueda del ratón junto con la tecla control) ahora involucran también a los anchos de las columnas de forma automática. - En vista de la anterior mejora, se añadió al combinación ALT + RUEDA DE 6

11 Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 RATON (solo en la planilla del presupuesto) para modificar independientemente el tamaño del texto sin afectar a los anchos de las columnas. Rev (Feb/09) - El proceso de IGUALAR PRECIOS UNITARIOS DE INSUMOS ahora tiene como alternativa opcional el involucrar fechas de cotización. En cualquier caso toda trasferencia ahora actualiza la fecha de cotización de la base de datos destino. - La actualización de los precios unitarios a partir del formulario de edición de los ítemes, también pone al día la fecha de cotización, siempre y cuando se archive el contenido del ítem. SECON rev En los reportes se destacan automáticamente los datos más importantes - Se reconfiguró la planilla de despacho/envío de insumos a las obras - Ahora es posible cambiar la fecha de los ENVIOS de materiales/suministros, para ingresar traspasos que tienen retraso en su procesamiento. - Ahora es posible cambiar la fecha de las ADQUISICIONES de materiales/suministros, para registrar transacciones que tienen retraso en su procesamiento. - Ahora es posible cambiar la fecha de las INVERSIONES DIRECTAS, para registrar gastos que tienen retraso en su procesamiento. - El formato de las fechas de ENVIOS, ADQUISICIONES e INVERSIONES DIRECTAS es completo. - Se ha corregido el cálculo de las planillas de avance de obra cuando se ingresan cantidades negativas. - El ingreso de cantidades en las planillas de avance de obra, actualizan en tiempo real las posibles cifras en la columna de total y % REV (Feb/09) - Se efectuaron ajustes en la edición e impresión de los cómputos métricos - Se corrigió la precisión del cálculo de los precios unitarios en la moneda de referencia (dólares americanos), por lo tanto los presupuestos bimonetarios que se generaban. SECON rev El % y monto ejecutado general se refrescan instantáneamente - Se ha corregido el comportamiento de algunas opciones cuando se han eliminado todos los archivos de seguimiento - Se ha corregido la fecha inicial de las nuevas planillas de avance de obra y ejecución de subcontratos, siendo esta superior en un día a la fecha de cierre de la anterior. - Los procesos de acercamiento o alejamiento (rueda del ratón junto con la tecla control) ahora involucran también a los anchos de las columnas de forma automática. - Permite acceder e imprimir el contrato vigente con todo el detalle técnico consensuado entre las partes. - Un nuevo reporte a nivel de los contratistas de mano de obra, elabora el historial de cumplimiento de contrato individual (avance físico), reuniendo todas las planillas 7

12 ejecutadas. - La selección de ítemes para el contrato de mano de obra es ininterrumpida hasta que el operador así lo decida - El formato de las fechas del período de avance físico de la obra o el subcontratista es completo. - Se ha re-estructurado completamente el contenido de las planillas de avance de obra, de forma que despliegue información más coherente con el proceso y útil con el objetivo. - Se añadió la posibilidad de cambiar las fechas de registro de avance para darle mayor precisión a la ejecución de trabajos REV (Ene/09) - Ajustes menores al manejo de los cronogramas, entre ellas que posibilidad de cargar el cronograma de un módulo sin salir de la rutina. - Mejoramiento del acceso de proyectos bloqueados por contraseña - En la gestión de la base de datos (INSUMOS = F3) ahora se puede importar y exportar información sin importar la instancia de trabajo: proyectos o bases de datos. - El programa ya no impide la transferencia de ítemes de un proyecto a una base de datos con distinta moneda. REV (Ene/09) - Se ha corregido la transferencia de ítemes de bases de datos con moneda distinta a la del proyecto: o se asume el tipo de cambio del proyecto para la conversión de los precios o Historial de mejoras y ajustes de la versión 2010 unitarios la precisión de la conversión de los precios unitarios respecta la cantidad de decimales fijados en la configuración de los parámetros de cálculo - Se ha perfeccionado el manejo de todas las ventanas cuando la interfase principal ocupa un espacio menor al tamaño del escritorio. REV (Dic/08) - Se ha ajustado, mejorado, perfeccionado y acelerado el proceso de transferencia de módulos entre proyectos. - Varios ajustes a rutinas de impresión, visualización y manejo en general. 8

13 Instalación del programa 1.- Iniciar Windows normalmente 2.- Insertar el CD-ROM 3.- Después de unos instantes el proceso de instalación se iniciará automáticamente 4.- Aparecerá un ventana de bienvenida, para empezar la instalación pulsar en SIGUIENTE 5.- En la siguiente ventana se podrá observar la carpeta o directorio destino (la ver no permite la modificación de esta carpeta). Luego pulsar nuevamente en el botón de SIGUIENTE. 6.- La ventana que sigue permitirá cambiar el nombre de la carpeta para los accesos directos y su disponibilidad para los usuarios registrados en ese ordenador; se recomienda dejar en lo sugerido y pulsar en SIGUIENTE. 7.- En la siguiente ventana y confirmados los pasos previos, se iniciará el proceso de instalación con el copiado de los archivos necesarios y el registro del software a nivel de Windows. Es posible que aparezcan advertencias o mensajes que indiquen conflictos. Se recomienda cancelar la ejecución de programas o procesos para evitar posibles problemas. En otros casos podría presentarse la necesidad de reiniciar el ordenador previo a continuar. Elija REINICIAR 9

14 Instalación del programa Instalado el programa, se lo ejecutará a través del grupo PROGRAMAS utilizando para ello el botón INICIO de la barra de tareas de Windows: También se habrán creado iconos de acceso directo en el escritorio de Windows: y SECON 2010, módulos de presupuestos y seguimiento de obras respectivamente. La instalación del programa incluyó un total de 9 bases de datos, listas para utilizarlas de referencia para elaborar presupuestos (todas están en bolivianos y la única que contiene especificaciones técnicas se denomina: INFORMACION). 10

15 Estructura funcional e interfase (modo edición) Título y nombre del proyecto Lista de bases de datos Barra de herramientas estándar Moneda y tipo de cambio de la base de datos Barra de herramientas secundarias Número de decimales para el cálculo Módulos Monto del presupuesto (modo reportes) Datos adicionales Título y nombre del proyecto Barra de herramientas reportes principales Opciones destino para el reporte Barra de herramientas para manejo y visualización de los reportes Lista de módulos componentes Monto del presupuesto 11

16 Menú de opciones inicial Una vez cargado el programa, éste mostrará la pantalla ilustrada. Esta contiene un menú de 5 opciones iniciales. La primera permite acceder directamente al uso de la aplicación. La segunda contiene una guía básica para empezar un proyecto nuevo. La tercera permite recuperar uno de los últimos 20 proyectos accedidos. La cuarta sirve para leer recientes mejoras en el programa. La última obviamente para salir o cancelar el uso del mismo. En la parte inferior del menú se podrá ver el serie de instalación del programa (10 dígitos) y el estado de la licencia en ese ordenador. Más abajo se encontrará información relativa al número de la revisión y su fecha. Estos datos son importantes al tiempo de verificar actualizaciones efectuadas. 12

17 PRESCOM cuenta con una protección lógica digital del tipo serial. Después de la instalación del programa en el ordenador, éste deberá ser ACTIVADO a través de un proceso sencillo de seguir pero obligatorio para que su funcionamiento no tenga inconvenientes o sea restringido. Instalado el programa, éste podrá se utilizado en la modalidad de: A PRUEBA (TRIAL) hasta un máximo de 15 días, luego será imprescindible ingresar los códigos de activación. Cada vez que sea ejecutado el programa en esa modalidad, éste mostrará la siguiente ventana... Para proceder con la activación puede responder con un SI a esta invitación o ingresar al programa y entrando al menú ayuda, elegir la opción: ACTIVAR SOFTWARE. Activar el uso del programa Paso 1: Copiar el SERIAL de 10 dígitos de la ventana que aparece y junto al número de la licencia adquirida (este número se encuentra en la tapa del CD-ROM) enviarlos vía soporte@prescombo.com o prescom.8m@gmail.com, para recibir los códigos de activación y verificación correspondientes. La ilustración es un ejemplo, el serial será en todo caso diferente a éste, ya que cada instalación genera uno distinto. Paso 2: Recibidos el CÓDIGO DE ACTIVACIÓN y EL CÓDIGO DE VERIFICACIÓN e ingresados a los espacios correspondientes, oprimir el botón ACTIVAR. En seguida el proceso se completará opcionalmente con la introducción de los datos del usuario (membrete), información que aparecerá en los reportes de ambos módulos. Este requisito puede ser completado posteriormente y cambiarse las veces que se requiera. Cada proyecto graba el membrete que estaba activo al momento de ser almacenado. 13

18 Las bases de datos que utiliza PRESCOM tienen una estructura particular y corresponde a una organización lógica de la información necesaria para calcular análisis de precios unitarios y presupuestos. La carpeta que aloja por defecto a estos datos es: C:\PRESCOM_2010\BDM, configuración que puede variar como se verá mas adelante. El programa puede trabajar con varias bases de datos, sin tener límite en su número. Cada una de ellas genera 4 archivos y una carpeta. Los archivos tienen el mismo nombre y diferente extensión: BDM (índice), CFG (configuración), DAT (datos), GRP (grupos), OBS (apuntes). La carpeta que tiene el mismo nombre tiene la extensión: _ET, ésta cobija los archivos de las especificaciones técnicas (opcional). Las especificaciones técnicas son almacenadas en formato RTF (formato de texto enriquecido), compatible con otros procesadores de texto y que puede contener diferentes tipos y estilos de letras, inclusive gráficos y fotos. Configuración de la carpeta de trabajo El programa emplea una carpeta por defecto para las bases de datos (C:\PRESCOM_2010\BDM), pero es posible que el usuario u operador del programa requiera direccionar su administración hacia otra ruta o carpeta; para ello cuenta con dos alternativas, las ilustraciones señalan gráficamente ambas: a) Pulsar sobre el botón indicado para acceder a la búsqueda y fijación de una nueva ruta. Este método es mas directo y no recurre al diálogo de configuración del programa. Manejo de las bases de datos b) Acceder a la opción indicada y estando en la ventana de configuración respectiva, oprimir el botón de búsqueda/fijación de una nueva carpeta. Este método es el indirecto y recurre al diálogo de configuración de base de datos/monedas/directorios (tecla F6). 14

19 Manejo de las bases de datos Gestión de insumos Se entiende por insumos a los tres componentes básicos de un ítem: MATERIALES, MANO DE OBRA y EQUIPO. Este tipo de información es imprescindible en una base de datos, ya que contiene los precios unitarios y sus unidades. PRESCOM organiza sus datos en archivos ordenados alfabéticamente y no recurre a códigos de identificación de los registros. Para gestionar estos datos, el usuario dispone de iconos de acceso directo en la barra de herramientas lateral, opción de: Gestión de la base de datos (INSUMOS) en el menú HERRAMIENTAS y la tecla F3 (método abreviado). A través de esta herramienta, se podrá añadir, modificar, importar y/o imprimir esta información. 15

20 Manejo de las bases de datos El programa cuenta casi siempre con tres formas de acceder a una opción: a) menú, b) botón de la barra de herramientas y c) método abreviado (combinación de teclas o teclas de función). Esta no es la excepción, de hecho la ilustración muestra las tres formas. En el presente caso, estas son: Crear un nuevo registro, para ingresar insumos nuevos. Los campos de información requeridos son: descripción (max. 50 caracteres), unidad (max. 5), costo unitario, fecha de cotización y grupo. Este último sirve para posteriormente filtrar resultados en la elaboración de reportes o informes. A esta opción también se accede con la tecla INS. Eliminar insumo(s), para borrar en forma temporal los registros marcados por el cursor. Este proceso es reversible de dos formas, la primera empleando la opción incluida en esta herramienta denominada: RECUPERAR REGISTROS BORRADOS y la otra cuando un ítem recurre a este tipo de datos. Imprimir lista, para sacar un copia dura de la lista visible. Ajustar precios unitarios, para ingresar cambios porcentuales en los precios de los insumos, ya sea determinando un porcentaje específico o valiéndose de la variación del cambio monetario con respecto al dólar americano. Ejecutada una alteración ya sea al alza o la baja, los resultados se verificarán instantáneamente en la lista posterior. El botón de DESHACER permite reponer los valores previos. Recordar que los cambios serán confirmados al tiempo de salir de esta herramienta y no podrán retornar a su estado previo. PRESCOM trabaja con las bases de datos distinguiendo la que se utiliza como modelo o fuente (BDM) y la que se genera junto con el presupuesto. Cuando se hacen uso de estas opciones fijarse siempre en la parte superior de la ventana para verificar de que base de datos se trata. Copiar lista al portapapeles, para exportar información hacia otro programa. PRESCOM hace uso intensivo de la memoria intermedia y de uso temporal que dispone Windows: CLIPBOARD o PORTAPAPELES. Los datos serán recuperados ya sea empleando el método abreviado: CTRL + V o ingresando al menú EDICIÓN, opción: PEGAR. Si el operador señala o marca un grupo de datos de la planilla, solo éstos serán transferidos, mientras que si no se abarca mas de una celda, TODOS los datos visibles serán copiados. Pegar información del portapapeles, para importar o transferir datos desde una hoja electrónica. El operador alternativamente podrá hacer uso de una hoja de cálculo (Ej. Microsoft Excel) para introducir este tipo de información; a su culminación podrá traer estos datos hacia el PRESCOM de manera sencilla si es que cumple estas condiciones: 16

21 Manejo de las bases de datos Estando en la hoja electrónica los datos deberán ser ingresados en columnas, siguiendo este orden: DESCRIPCIÓN, UNIDAD, PRECIO UNITARIO, FECHA y GRUPO. Para empezar, estando en la hoja electrónica deberán copiarse estos datos (CTRL + C), luego pasar a PRESCOM y accediendo a la gestión de base de datos (F3), ingresar a la presente opción. Oprimir sobre el botón de AÑADIR DATOS para culminar. Los datos repetidos no serán incorporados. 17

22 Manejo de las bases de datos Reemplazar insumos en todos los ítemes. Esta opción está orientada a la eliminación de insumos parecidos ya que su descripción es levemente diferente (Ej. CEMENTO vs CEMENTO PORTLAND). A veces se tienen ítemes con estas variantes y esto genera reportes con datos en la práctica repetidos. Para proceder, debe elegirse el insumo a ser reemplazado, luego acceder a esta opción y de la lista elegir el reemplazo, para finalizar oprimir en OK. Confirmada la acción, el programa mostrará en una ventana la cantidad de veces que fue reemplazado. Recuperar registro borrados. Esta opción, tal como se comento líneas arriba, sirve para reponer los registros temporalmente eliminados. Solo requiere de la confirmación de este mensaje. Listar ítemes que contiene el insumos señalado. Permite revisar o comprobar la presencia de algún insumo en el listado de ítemes que contiene la base de datos activa (solo funciona cuando no se está elaborando un presupuesto). Sincronizar listas (presupuesto - base de datos activa). Esta opción tiene como función la de comparar la base de datos activa y la del presupuesto activo, y en función de coincidencias y diferencias, complementar la información de la base de datos con los insumos que están en el 18

23 Manejo de las bases de datos proyecto. Esto sirve para crear/modificar ítemes donde son necesarios insumos que solo se hallan en el proyecto activo. Gestionar asignación de grupos. Es una opción que facilita el proceso de asignación de grupos a los insumos que están presentes en la base de datos, de manera que los reportes se nutran de la posibilidad de filtrado a partir de ese criterio. Calculadora. En varias ocasiones como la presente, se ofrecerá el acceso a la calculadora del sistema. Cambio de unidades global. Es una variable que controla la modificación individual o global de las unidades de medida. Ej. METRO por m. Esta opción nació con el propósito de permitir al operador efectuar ajustes, cambios y correcciones en las nomemclaturas de las unidades de los insumos de forma ágil y cómoda. 19

24 Manejo de las bases de datos Gestión de ítemes El grupo de datos que complementa funcionalmente a los insumos se denomina: ITEMES. Consisten en grupos de datos que conforman operativamente una actividad en la construcción: Ejemplo: Muro de ladrillo. Para generar un presupuesto su presencia se hace también imprescindible, ya que PRESCOM requiere de dicha información para asumirla como fuente; es decir que no es posible elaborar proyectos sin referencia alguna. Para ver/modificar/elegir ítemes de la base de datos, inicialmente se debe elegir a una de ellas. Las bases de datos disponibles se hallan en una lista en la parte superior derecha de la pantalla. Por defecto se instalará INFORMACION como base de datos modelo básica. Mas adelante se explicará como copiar o crear mas bases de datos. Una vez elegida de esta lista la base de datos a emplear, el operador deberá oprimir el botón titulado: LISTAR ITEMES. Esta acción tiene estos equivalentes: CTRL + A o INS. En seguida se mostrará la lista de ítemes que constituyen la base de datos elegida. A partir de la misma se podrán efectuar cambios, adiciones y la elección de las actividades de construcción (ítemes) necesarias para el presupuesto en ciernes. PRESCOM dispone de métodos flexibles y cómodos como para ejecutar tales acciones. Uso de un menú contextual (botón derecho del ratón) o la barra de herramientas dispuesta al lado derecho de la lista. Opción que activa o desactiva la introducción del cómputo métrico una vez elegidos los ítemes requeridos. Las opciones destinadas al manejo de la base de datos del segmento ítemes, son: 20

25 Crear nuevo ítem. Para introducir nuevos datos en esta categoría. Editar ítem elegido. Para modificar, corregir o completar la información contenida en el ítem elegido con el cursor. Borrar ítem(es) marcado(s). Para eliminar temporalmente uno o más ítemes. Ver/ingresar especificaciones técnicas al ítem elegido. Imprimir listado. La creación y edición de ítemes hace uso del siguiente formulario: Manejo de las bases de datos Este formulario tiene capacidad para cobijar 25 materiales, 10 obreros y 15 equipos/maquinarias. Los cálculos se efectúan de manera automática, situación que se ilustra en la parte inferior de esta pantalla y tienen una precisión de 4 decimales, de los cuales pueden ser adoptados (redondeo) de 0 a 4. Para elegir insumos y adjuntarlos al ítem, se elegirá la primera opción o la tecla INSertar. La lista ofrecerá todo lo contenido de la base de datos activa. Estando en este proceso se podrá cambiar la base de datos para elegir insumos que posiblemente no existan en la de referencia y esto sin importar su tipo de moneda PRESCOM efectúa los cambios necesarios. La elección de los insumos tiene una mecánica de autofiltrado, es decir que las iniciales 21

26 Manejo de las bases de datos determinan el contenido de la lista. Si esta ayuda no fuera suficiente, se podrá utilizar el FILTRO (tecla F2) y visualizar solo que cumple con las condiciones anotadas. Para retornar a la visualización de todos los registros se pulsa sobre el botón TODO (parte superior de la lista). Filtro del listado (F2) Opciones de la lista: Una vez encontrado y señalado el insumo buscado se oprime la tecla ENTER o se oprime sobre el botón ELEGIR. El insumo se sumará al rubro que se tiene activo. El rubro se activa moviendo el cursor en el formulario del ítem; un tip o ayuda mostrará en el que nos encontramos trabajando y cuantos insumos ya se hallan registrados. Para BORRAR UN INSUMO DEL ITEM se podrá hacer uso de la 2da opción o pulsar la tecla SUPRimir. La tercera opción: REEMPLAZAR INSUMO (CTRL+ R), funciona similar a la 1ra, con la variante de que la cantidad no se altera en el proceso. 22

27 Manejo de las bases de datos En el caso de que el operador no encuentre un insumo en particular, ya sea en la base de datos inicial o en las consultadas posteriormente, podrá CREAR directamente un registro nuevo en el archivo de INSUMOS. Esta opción se encuentra en la parte superior de la lista visualizada. La lógica planteada hace que el nuevo material automáticamente se incorpore al ítem, por lo tanto requerirá del rendimiento correspondiente. Este nuevo insumo también se añadirá de forma automática a la lista de insumos que se analizó en el acápite anterior (gestión de insumos). Nótese que la inserción de insumos puede recurrir a otras bases de datos (ver lista de parte superior). En caso de requerir insumos solo presentes en el presupuesto en elaboración, se debe inicialmente SINCRONIZAR LISTAS recurriendo a la opción respectiva incluida en la edición de las listas de insumos (F3). BORRAR INSUMO. Con su equivalente de teclado (SUPR o DEL), esta opción elimina la presencia de un determinado insumos. Como el programa no advierte ese hecho, si existe necesidad de reponer la estructura previa, EVITE ARCHIVAR y solo salga de esta rutina. REEMPLAZAR INSUMOS. Sirve para reemplazar un insumo específico por otro de la base de datos activa o la que se elija. En este proceso no solo cambia la descripción, sino también el precio unitario. La opción REORDENAR LISTA DE INSUMOS, permite la re ubicación de los mismos según el orden que le de el operador. 23

28 Manejo de las bases de datos El trabajo consiste en elegir los insumos en función del nuevo orden junto con la pulsación del botón LLEVAR. En caso de equivocación existe el botón LIMPIAR LISTA ORDENADA para empezar de nuevo. IGUALAR PRECIO UNITARIO. En la necesidad de efectuar una homologación de precios unitarios de referencia, ésta opción hace que el programa modifique los rendimientos de manera que el cálculo resultante se aproxime o iguale a un determinado valor. Efectuados los cambios o arreglos necesarios se podrá ARCHIVAR EL ITEM con la 5ta opción. La dos opciones que continúan son complementarias: COPIAR y PEGAR INFORMACIÓN; ambas usan el portapapeles como medio de transferencia de información dentro del mismo programa o con una hoja electrónica. Internamente sirven para crear nuevos ítemes en base a otro existente; para ello bastará ingresar y ejecutar la opción COPIAR DATOS del ítem de referencia, luego de salir del formulario (ESC), optar por CREAR NUEVO ITEM y dentro del formulario ejecutar la opción PEGAR... introducir los cambios necesarios y luego ARCHIVAR ITEM. 24

29 Esta ventaja implica que todos los campos de información se hallan completos en el registro origen, caso contrario resultará en error. Tal como se mencionó, este proceso también permite la comunicación desde y hacia una hoja electrónica. Para la importación de datos provenientes de esta última, se deberá estructurar la información bajo este modelo: Manejo de las bases de datos Nótese que la descripción encabeza el bloque, seguido por su unidad y luego el grupo o capítulo al que pertenece. Cada insumo será ingresado empezando por su descripción, su unidad, su rendimiento, su precio unitario y la letra que identifica su rubro (M=materiales, O=mano de obra, E=equipo/maquinaria). Para transferir a PRESCOM, en la hoja electrónica se marcará el bloque, tal como se ilustra, pulsar la combinación de teclas CTRL + C (copiar), en seguida retornar a PRESCOM. Al tiempo de ser pegada esta información (CTRL + V) en el PRESCOM, el programa buscará si los insumos ya se encuentran en el archivo de precios unitarios. Solo registra en esta lista los que no existan o sus descripciones no coincidan. También se añadirá si es necesario el GRUPO. RECORDAR QUE LOS PRECIOS UNITARIOS DEBEN CORRESPONDER A LA MONEDA EN USO. 25

30 Manejo de las bases de datos IMPRIMIR ITEM, saca una copia impresa del ítem visualizado. Esta opción no se usa para la extracción de los análisis de precios unitarios de un presupuesto, solo sirve para evaluar en papel los datos, ya que consiste de un borrador del reporte definitivo que se lo obtendrá mediante la elaboración de un presupuesto. Instalación de la(s) base(s) de datos La inclusión de la base de datos INFORMACIÓN a nivel de la instalación del software, podría ser insuficiente para trabajar con el mismo; en tal caso el usuario dispone de otras bases de datos incluidas en el CD-ROM. Para su instalación se deberá seguir los siguientes pasos: 1.- Acceder a la opción ilustrada por el gráfico (menú: HERRAMIENTAS). 2.- Aparecida la ventana que se muestra en el gráfico, se deberán elegir la ruta ORIGEN y/o DESTINO (directorios de donde y a donde se copiarán las bases de datos). Lo común será sin alterar la ruta DESTINO. 26

31 Manejo de las bases de datos Esta variable permite la elección de toda la lista. En este caso se recomienda proceder con el OK para copiar. El botón CREAR CARPETA solo se activará cuando se elija alterar la ruta DESTINO. 3.- Proceder con la copia o instalación de la base de datos de su preferencia, eligiendo el archivo en la ventana ORIGEN, oprimiendo el botón del ratón y soltando en la ventana DESTINO. Repetir este paso para las demás bases de datos. 4.- Repetir el paso 3 para otras bases de datos. Para terminar salir de la ventana 27

32 Manejo de las bases de datos Crear una base de datos nueva Se había dicho que PRESCOM puede trabajar con varias bases de datos. En el caso de que el usuario requiera utilizar una nueva y empezar todo de cero, podrá seguir estos pasos y crear una: 1.- Ingresar al menú de configuración de bases de datos (F6). 2.- Pulsar sobre el botón de CREAR. Llenar los datos solicitados y finalizar con ACEPTAR. 3.- Luego de aceptar los cambios se debe activar la base de datos recientemente creada para trabajar en ella. 4.- Inmediatamente se podrá empezar a registrar ya sea insumos o ítemes, tal como se explicó en los acápites anteriores. Importar base de datos de la versión 2000 Esta versión todavía mantiene su compatibilidad con la versión 2000, es por ello que posee una herramienta para la conversión de las bases de datos instaladas en el drive C. Pasos: 1.- Elegir la opción que se muestra en el gráfico (menú: HERRAMIENTAS) 2.- Aparecerá una ventana en toda la pantalla. Un listado en su parte superior izquierda mostrará las bases de datos que se han desarrollada o instalado en PRESCOM

33 Manejo de las bases de datos 3.- Se debe elegir una del listado y luego oprimir en el botón PROCEDER. El número que aparece al lado de la descripción identifica el tipo de moneda de la base de datos... 1 para dólares americanos y 2 para bolivianos. Concluida la conversión, la base de datos automáticamente se hallará disponible en la lista de la parte superior de la pantalla. La importación de información de la versión 2000, solo es posible si ésta se halla instalada correctamente en el disco C. 29

34 La principal función de PRESCOM es la generación de presupuestos, justamente de ahí su nombre: PRESupuestos COMputarizados. La versión 2010 propone una administración madura, ágil y flexible de las etapas de cálculo,edición, almacenamiento e impresión. Puede generar presupuestos sueltos o estructurados a través de módulos. Estos últimos en la misma modalidad del manejo de hojas de cálculo, es decir identificados como pestañas en la parte inferior de la pantalla. Los presupuestos se calculan haciendo uso de una o más bases de datos; se configuran a través de parámetros de cálculo; se complementan con hojas de cómputos métricos, y se proyectan en el tiempo con el uso de diagramas GANTT. Configuración de la carpeta de trabajo Tal como se explicó para las bases de datos, el programa puede se configurado respecto a la carpeta o ruta que éste empleará para almacenar los distintos proyectos. Para ello se podrá fijar una ruta de forma directa o indirecta. Para la forma directa se debe oprimir sobre el botón ilustrado por e l g r á f i c o ( p a n t a l l a principal). Estando en la ventana de búsqueda y fijación de la carpeta, establecer la su ruta y luego ACEPTAR la configuración. A partir de ese momento el programa almacenará todo presupuesto en esa ruta (carpeta). La forma indirecta compromete al diálogo de configuración del programa (tecla F6). Debe procederse de la forma como se explicó para la configuración de la carpeta o ruta de trabajo para las bases de datos. Crear un nuevo proyecto Para crear un nuevo proyecto, el operador tiene dos opciones. La modalidad asistida y la modalidad manual. La primera modalidad es en principio asistida; ésta recurre al menú inicial en su 2da opción (NUEVO PROYECTO). El proceso preliminar será guiado por el programa, pasando por la Generación de presupuestos 30

35 Esc F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 ~ ` Tab Caps Lock Ctrl Shift! 2 Alt # 3 $ 4 % 5 ^ 6 & 7 * 8 ( 9 ) 0 : ; { [ + = " ' Alt ] } Backspace Insert Home Page Up Shift \ Enter Ctrl Print Screen Scroll Lock Pause Delete End Page Down Num Lock Num Lock Home End Ins Caps Lock / * PgUp PgDn Del Scroll Lock + Enter introducción de los datos del proyecto hasta llegar a la elección de los ítemes para el 1er módulo. La segunda modalidad recurre a la elección de etapas del operador; para ello deberá ingresar el programa, luego elegir los ítemes o ingresar los datos del presupuesto, etc. En cualquier caso los procesos involucrados son: 1.- Elegir la base de datos que se prefiera (listado de la parte superior de la pantalla). Generación de presupuestos Inmediatamente debajo del listado se encuentran dos datos que identifican la moneda y el tipo de cambio de la base de datos elegida. Iniciada la elección de ítemes, el presupuesto adoptará la moneda y el tipo de cambio de la base de datos activa 2.- Empezar a elegir y añadir los ítemes que se requieran en el módulo. Para esta tarea el operador tiene hasta 4 opciones: pulsar en el primer botón de la barra de herramientas secundarias (lado izquierdo); en el teclado pulsar; CTRL + A o INSertar; en el menú EDICION ejecutar la opción AÑADIR ITEM(ES) o pulsar LISTAR ITEMES Q W E R T Y A S D F G H Z X C V B U I O P J K L N M < >?,. / Ctrl A Insert Optada cualquiera de ellas, aparecerá en el lado derecho de la pantalla el listado de ítemes que contiene la base de datos activa. En la modalidad asistida y solo la primera vez el programa consultará sobre la introducción de los cómputos métricos; responder con una SI para ingresar las cifras a continuación de la elección de los ítemes y con un NO para hacerlo posteriormente en la planilla del presupuesto. El proceso de selección de ítemes permite cambiar dinámicamente la base de datos de donde se extraen, para ello usar el listado de la parte superior. Cuando se utilicen bases de datos con distinta moneda a la del presupuesto, el programa hará los cálculos necesarios para transferir los precios unitarios. Fijarse en la gráfica para darse cuenta de que esta información aparece simultáneamente a la estructura del ítem. 31

36 Desde el listado que aparecerá al lado derecho de la pantalla, el operador podrá elegir en forma individual o múltiple los ítemes que requiera. Para el primer caso se utilizará la tecla ENTER, mientras que para el segundo se señalarán los ítemes a través de casillero (lado izquierdo de cada descripción) ya sea utilizando el ratón o la barra espaciadora, para que al final se pulse en el botón de AÑADIR. 3.- Terminada la elección de los ítemes pulsar en la tecla ESC o el botón SALIR. Generación de presupuestos 4.- En la planilla de edición del presupuesto ingresar las cantidades o computo métrico, siguiendo la lógica operativa de una hoja electrónica (escribir la cifra y avanzar a la siguiente celda). Alternativamente el operador podrá hacer doble click en la casilla de la cantidad para que a través de una planilla se calculen/incorporen tales datos; estos serán identificados por un icono característico. 5.- Completar con la introducción de las referencias del proyecto. Esta herramientas se halla en la parte superior de la pantalla, al lado izquierdo del nombre del proyecto. Aqui también se puede modificar del tipo de cambio y la fecha de elaboración del mismo. El nombre del proyecto sirve también como nombre de archivo. Los proyectos de la versión 2008 tienen la extensión ZPP (Ej. RESIDENCIA ANTEZANA.ZPP) 32

37 Si bien la contraseña añade discreción al uso de estos archivos, implica mucho cuidado, ya que su olvido no podrá ser remediado con método alguno. Generación de presupuestos La contraseña (4 caracteres) en esta versión tiene la finalidad de bloquear la edición/exportación del proyecto; solo la visualización/impresión será admitida. El presupuesto podrá ser verificado inmediatamente en la parte inferior de la pantalla. Existen dos montos... el primero calculado siempre en dólares americanos (moneda de referencia del programa) y el segundo en el tipo de moneda que se utilizó para el efecto. El presupuesto estará listo para su impresión o su almacenamiento. Prescom 2010 archiva la información completa en un solo archivo que tiene la extensión ZPP, con todo consume un espacio mucho menor que sus predecesoras; aproximadamente 1 Kb por ítem, incluyendo especificaciones técnicas y cómputos métricos. Elección de ítemes (formas alternativas) La búsqueda y selección de ítemes básicamente responde al uso de los cursores (arriba, abajo), las teclas de avance de página (Re Pag y Av Pag), y la tecla de la inicial de la descripción (Ej. M para Mamposterías o Muros). Obviamente se hallan disponibles la barra de movimiento vertical y la rueda del ratón como medios implícitos alternativos. A este abanico de posibilidades, se suman otros no tan evidentes y muy propios de este paquete: la tecla F2 o FILTRO de visualización y el casillero de verificación lateral para elegir sin añadir. El uso del FILTRO(F2) es un mediador que agiliza simplifica la búsqueda visual de los ítemes requeridos. El filtro tiene la posibilidad de buscar t é r m i n o s d e n t r o l a descripción de los ítemes, esto hace más flexible el proceso de selección o búsqueda. Del módulo Del proyecto 33

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