ADMINISTRACIÓN DE CONDOMINIOS

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN DE CONDOMINIOS

2 NUESTROS SERVICIOS

3 QUIÉNES SOMOS ACRO ofrece los servicios necesarios para aquellos que requieren administrar condominios, Operamos en el mercado desde el año de En una misma organización, aprovechando las ventajas de eficiencia y servicio personal le ofrecemos el servicio de la administración de condominio conforme a sus necesidades de una manera actual y profesional. ADMINISTRACIÓN DE CONDOMINIOS Una vez que la Asamblea de Condóminos nos elija como su Administrador, realizamos un presupuesto el cual considera los gastos que el condominio requiere para el buen mantenimiento y el incremento de la plusvalía del inmueble. Estos elementos son el fundamento para poder fijar las cuotas de mantenimiento y el fondo de reserva del condominio. Mensualmente se hace una revisión de la aplicación de los mismos con el fin de actualizar las necesidades del condominio y lograr una eficaz administración. Tenemos una continua comunicación con nuestros clientes para lograr realizar la administración escuchando y satisfaciendo las necesidades de los condóminos, contamos con un sistema de quejas cuyo seguimiento es fundamental para el buen servicio prestado. Contamos con un servicio integral de información en linea en el cual el condómino puede encontrar todos los documentos del edificio y tener una comunicación en línea con la administración, el comité de vigilancia y los condóminos.

4 Contamos con el personal capacitado y herramientas para cumplir con las necesidades de la administración, algunos de los servicios que prestamos en dicha administración se mencionan a continuación: Plan inicial de trabajo y presupuestos para determinar la cuota de mantenimiento. Diagnostico inicial del condominio con el fin de elaborar un presupuesto de los ingresos mensuales así como cualquier mejora o reparación que resultare necesaria, el cual será aprobado en su caso por la Asamblea de Condóminos. Trabajamos intensamente durante las primeras semanas con el objeto de conocer a fondo las necesidades de los condóminos y del comité de vigilancia. Administración de efectivo y manejo transparente de las finanzas. En el momento en que iniciemos operaciones como administradores del condominio se abre una cuenta bancaria mancomunada a nombre del condominio si se ha constituido una empresa o a nombre de los integrantes del comité de vigilancia (por lo menos tres firmas), en conjunto con el administrador del inmueble, por lo que el destino de los recursos será siempre autorizado por los integrantes del comité y cada mes se informará por medio de reportes mensuales el destino de los recursos. Solicitamos a los condóminos que depositen o transfieran las cuotas a la cuenta con las claves o códigos correspondientes con el objeto de poder identificar a cada uno sin problema en el tiempo que señala el reglamento del condominio. Sistema de Contabilidad. En el caso de que el cliente requiera y nos solicite llevarle la contabilidad del condominio lo podemos hacer con el costo correspondiente de esta operación. Gestiones ante las autoridades. Nos encargamos de hacer los trámites y pagos ante las autoridades pertinentes que el condominio requiera conforme a la legislación aplicable. En caso de tener que constituir la sociedad que el condómino defina para su manejo, apoyamos en los trámites necesarios con notario y posteriores registros de libro de Actas, escritura constitutiva y registro del Administrador ante la Procuraduría Social del D.F. Posteriormente tendremos que dar de alta las cuentas bancarias y la sociedad en la secretaría de Hacienda. Cobro de cuotas de mantenimiento. Cobro puntual de las cuotas de mantenimiento mediante transferencia o depósito bancario, las cuales deberán realizarse durante los primero 10 días de cada mes o lo que se haya acordado en el Reglamento. En la Asamblea de condóminos donde se apruebe la cuota de mantenimiento se definirá como proceder ante los condóminos morosos. Somos muy estrictos en el cobro de las cuotas, en caso de tener condóminos morosos ponemos todos los medios legales y los que la asamblea nos autorice para cobrar y estar siempre al día con las cuotas del condominio. Contratación y negociación con distintos proveedores. Con la finalidad de brindarles el mejor servicio, se negocia con distintos proveedores (seguridad, limpieza, elevadores, jardinería, etc..) y se procede a la contratación de los mismos una vez aprobado. En caso necesario llevamos a cabo estudios de consumos, balanceo eléctrico o lo que las instalaciones requieran para su buen funcionamiento y costo. La administración se encargara del pago a dichos proveedores y de los egresos que sean necesarios previa autorización del comité de vigilancia o de la asamblea. Comparamos costos de distintos proveedores (mínimo 3) y realizamos concursos de los mismos con el fin de conseguir la mejor opción para cada condominio.

5 Programas de mantenimiento preventivo. De común acuerdo con los proveedores de los equipos instalados en el inmueble se llevan a cabo los programas de mantenimiento preventivo de los mismos. Estos se revisan en su ejecución y oportunidad mensualmente llevando por parte de la Administración su control. Revisión, supervisión y control de los servicios que serán prestados por terceras personas. Estamos al pendiente de la operación del personal que se haya contratado para cumplir con las necesidades del edificio teniendo comunicación con ustedes, escuchando sus quejas o sugerencias. Tenemos un sistema de supervisión en donde varias personas de nuestra compañía se involucran en esta tarea. Supervisamos los inmuebles con la frecuencia que se acuerde con listas checables minuciosas en donde se califican y reportan aquellos puntos importantes en la operación del inmueble. Contamos con bitácoras para llevar todo en orden y con procesos, elaboramos un manual de consignas para todos los empleados del condominio mismas que se revisan y se van adecuando conforme el condominio lo requiera. Al recibir el edificio elaboramos un manual de operación el cual describe con fotografías todos los equipos del condominio así como su funcionamiento, lo hacemos con el fin de que si alguna de las personas que trabaja en el condominio se va, no exista duda alguna de como funciona y opera todo equipo. Envío de información mensual del estado de la administración. Una vez al mes enviamos un reporte a cada uno de los condóminos informándoles del estado que guarda la administración del condominio. En esto documento podrán verificar los ingresos y egresos, los presupuestos y desviaciones del mismo así como la lista de los condóminos que no han pagado sus cuotas. Convocatorias, realización y protocolización de asambleas de condóminos. Anualmente, al menos, se realiza una Asamblea Anual Ordinaria así como la celebración de cualquier otra asamblea extraordinaria con el fin de tratar los asuntos necesarios definidos por el Comité de Vigilancia o la Asamblea de Condóminos, asegurándonos de la legalidad de los acuerdos tomados de acuerdo con las leyes aplicables. Nuestro Objetivo Nuestro principal objetivo es brindarles un servicio profesional, de calidad y obtener la satisfacción de nuestros clientes. Atentamente, Antonio Gutiérrez Llaguno Aplicación de la ley de propiedad en condominios así como del reglamento general del condominio. Nos aseguramos que la operación y administración del condominio sea legal, de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables al mismo. Así como cualquier otro servicio solicitado por el condominio en cuestión y que se encuentre dentro de nuestras posibilidades como administrador del condominio.

6 5 CONSIGNAS DE PERSONAL 6 CUESTIONARIOS A CONDÓMINOS Cómo trabajamos? Al recibir el condominio estudiamos y analizamos las consignas del personal del edificio, si vemos que hacen falta algunas las añadimos y capacitamos nuevamente al personal con la finalidad de mejor el servicio. Al recibir el condominio enviamos un cuestionario a los condóminos preguntando en que creen que puede mejorar el condominio? Que áreas ven mal? Que les gustaría mejorar? 1 RECEPCIÓN DEL CONDOMINIO Al recibir el condominio lo hacemos con un check list muy completo para verificar que nos entreguen toda la información del condominio, incluyendo planos, escrituras, asambleas, estados de cuenta, listado de equipos, garantías etc. 2 COMUNICADOS A CONDÓMINOS Al recibir el condominio enviamos un comunicado a los condóminos en el que informamos quienes somos, les proporcionamos los datos de las personas de la oficina con quien se pueden comunicar dependiendo el asunto a tratar así como los datos de la cuenta en donde harán sus depósitos de mantenimiento. 7 SUPERVISIONES Tenemos siempre un residente de la administración en el condominio puede estar medio tiempo o tiempo completo según el condominio lo requiera. Contamos con 2 supervisiones semanales realizadas por el personal de ACRO con el fin de que el condominio este supervisado siempre por 2 personas además de por el residente. 8 PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Al recibir el condominio hacemos un inventario de los equipos e inmediatamente se hace un calendario de mantenimientos preventivos con la finalidad de tener los equipos funcionando al cien por ciento en todo momento. 3 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y ASAMBLEA Al recibir el condominio formalizamos nuestro nombramiento mediante asamblea de condóminos y firmamos un contrato de prestación de servicios. 4 ESTUDIO DE SEGURIDAD Al recibir el condominio mandamos a hacer un estudio de seguridad con una empresa distinta a la que presta sus servicios en el condominio con el fin de detectar los puntos vulnerables del condominio y ver oportunidades de mejora. 9 INFORMES BIMENSUALES Elaboramos informes de actividades realizadas por la administración de manera bimensual con la finalidad de que los Condóminos estén enterados de lo que hace la administración. 10 SISTEMA DE QUEJAS Contamos con una persona en nuestras oficinas que esta para recibir telefónicamente las quejas de los Condóminos. Nosotros nos comprometemos a que dicha persona canalizara la queja con la persona que la tiene que resolver y le dará seguimiento personalizado con el quejoso hasta que el asunto quede resuelto a satisfacción del condómino. Para ver ejemplos de los documentos visita:

7 En caso de que su condominio requiera un sistema de información total contamos con el. Dicho sistema cubre los siguientes rubros: 1 Website privado de tu edificio o residencial. Tu edificio o residencial dispondrá inmediatamente de un sitio web privado personalizado, donde el administrador, los propietarios y los residentes puedan comunicarse, interactuar y llevar la administración financiera. 5 Solicitudes al administrador las 24 hrs. del día, reduciendo llamadas telefónicas y visitas de residentes. Cada vez que un propietario o residente quiera solicitarle o preguntarle algo al administrador, puede hacerlo aquí. No es necesario llamarle por teléfono o buscarlo personalmente. El administrador desde aquí puede darle seguimiento a las solicitudes y los residentes pueden consultar aquellas que sean públicas y ver si están pendientes de resolver, resueltas o anuladas. 2 La información clara y oportuna. Las 24 hrs. del día. Tu edificio o residencial dispondrá inmediatamente de un sitio web privado personalizado, donde el administrador, los propietarios y los residentes puedan comunicarse, interactuar y llevar la administración financiera. De esta forma, tus residentes pueden mantenerse al día de toda la información del edificio o residencial a través de blogs temáticos preorganizados. 6 Residentes forman parte en la toma de decisiones. El sistema permite al administrador organizar encuestas y votaciones entre los propietarios y/o vecinos. De esta manera la opinión de los residentes y la preferencia de la mayoría siempre son tomadas en cuenta. 3 Manejo de información exclusiva para miembros del comité de vigilancia, comité de residentes o miembros del consejo. El consejo de administración o comité de vigilancia, cuenta con votaciones y un blog exclusivo. Donde toda la información es confidencial y únicamente los miembros del consejo pueden consultarla. Pueden tratar asuntos y tomar decisiones, sin tener que reunirse físicamente! 7 La administración más transparente que nunca. Si el administrador así lo decide, el comité de vigilancia o incluso todos los vecinos, pueden tener acceso a la información financiera del edificio o residencial (Ingresos, egresos y anexos de egresos, como facturas, tickets, presupuestos, recibos, reporte de presupuesto, cuentas bancarias y cuentas financieras de fondos, etc). 4 Reservación de instalaciones en línea. Los residentes podrán reservar las instalaciones o áreas comunes del edificio o residencial. El administrador confirmará o rechazará las solicitudes. 8 Cada residente sabe cuánto debe y cuánto ha pagado. Las 24 hrs del día los 365 días del año los residentes tienen acceso a su estado de cuenta. Además de que el administrador, puede enviar e imprimir avisos de cobro y avisos de pago, personalizados con la imagen corporativa del edificio o residencial.

8 Da certeza en el manejo eficaz del dinero y comprueba que los residentes son tomados en cuenta. 9 Lleva el registro de tus actividades de cobranza. El programa cuenta con un sistema de seguimiento en el cual se pueden registrar todas las actividades de cobranza que se han realizado para cada una de las viviendas. 10 Controla la cobranza de manera sencilla. Sabrás exactamente el monto de las cuentas por cobrar que existen en tu residencial, ya que contarás con varios reportes como: Cuentas por cobrar, morosos, antigüedad de adeudos, entre otros. 11 Programación de las tareas de administración. Lleva una agenda de las tareas de administración, no importa si son recurrentes o solo se realizan una sola vez. Además podrás programar recordatorios automáticos para los responsables de realizar cada tarea. 12 Ahorro en recursos del edificio o residencial. Lo importante no es cuánto cuesta, sino cuánto te ahorra en lo que gastas actualmente en fotocopias de avisos, en tiempo que invierte para poder repartirlos y en llamadas telefónicas.

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