Herramientas Tecnológicas de Productivdad

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1 Herramientas Tecnológicas de Productivdad

2 1 Sesión No. 8 Hojas de cálculo Objetivo: Al término de la sesión, el alumno identificará el entorno de un libro de trabajo en línea y las referencias absolutas y relativas. Contextualización En la actualidad, dentro de este mundo globalizado es imperante contar con mayores herramientas tecnológicas que agilicen y mejoren el manejo de la información, asegurando una alta calidad en el control y presentación de ésta. Para ello, Microsoft Office Web Apps cuenta con una paquetería ofimática a través de una aplicación de hoja de cálculo, conocida como Excel Web App, a la cual ahora puedes acceder, como una aplicación, a través de Hotmail; es útil para diferentes tareas, como por ejemplo: análisis estadísticos, administración de finanzas personales y empresariales, mantenimiento de listas de direcciones y de alumnos, etcétera. Conociendo este programa y todas sus bondades podrás hacer trabajos detallados y profesionales, con gran cantidad de manejo de datos, su visualización, imágenes, gráficos, etcétera, aumentando la productividad y mejora la toma de decisiones con el extra de que puede editarse en línea, visualizarse desde casi cualquier dispositivo con acceso a internet y compartirse con diversos usuarios en la red. Te agradaría realizar un trabajo en la mitad de tiempo y con mejor calidad de presentación de los resultados?

3 2 Introducción Mediante esta sesión se brindará una introducción completa a Excel Web App, donde se describirán los elementos y características que lo integran, identificando su ambiente, principales operaciones, conociendo las funciones en cálculo matemático básicas, la realización de bases de datos, gráficas, etcétera. Esto te ayudará a comprender esta aplicación y gozar de los beneficios en la productividad que representa al elaborar un trabajo. Además de confirmar que es sencillo de comprender aunque los conocimientos en computación no sean avanzados, debido a su lenguaje y fácil ejecución, así como criterios comunes que maneja la aplicación. Están listos para entrar en una nueva y dinámica experiencia en el manejo de datos y su presentación?

4 3 Explicación Hojas de cálculo en Línea Microsoft Office 2013 menciona: Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples. Identificación del entorno de trabajo Conoces los elementos básicos que conforman el ambiente de Excel Web App? A continuación se describirán brevemente cada uno de ellos: Abrir y cerrar Excel Web App La forma de acceder a Excel Web App desde Hotmail con tu cuenta de correo UNID, es la siguiente: a) Acceder a la página > iniciar sesión con tu cuenta de correo b) Ahora debes seleccionar la pestaña Más ubicada en la parte superior y en el menú que se despliega, seleccionar la opción SkyDrive

5 4 c) A continuación se cargará la siguiente pantalla: Libro de trabajo Este programa trabaja con hojas de cálculo que se integran en libros de trabajo. Son archivos que se generan al crear documentos en Excel; aquéllos tienen la extensión.xlsx para que la computadora los reconozca. Al iniciar se nombrará de manera automática al documento, Libro1. Cómo crear un nuevo libro de trabajo? a) Una vez situado en la interfaz de SkyDrive, debes situarte en la pestaña Crear y seleccionar la opción Libro de Excel, en el menú que se despliegue.

6 5 d) Para crear un nuevo Libro de Excel, es necesario que asignes un nombre al archivo (recuerda que automáticamente se asigna el nombre de Libro 1 ) para un mejor control de tus documentos. Cada libro se conforma de hojas, al principio constará de 1 y se pueden ir agregando con el símbolo de +. Se encuentran en la parte inferior de la ventana de Excel.

7 6 Hoja de Cálculo Una hoja de cálculo contiene muchas celdas, las cuales forman o integran varias hojas dentro del mismo libro, o dicho de otra manera: contiene muchas celdas, entonces, se puede considerar una página de un libro de mapas. Celda una columna. En este contexto, el termino celda se define como un cuadrado de la hoja de cálculo. Puede especificar texto, números y fórmulas, siendo la intersección entre una fila y Columna y fila La columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente y se nombrar por letras. Excel tiene columnas en total. (Microsoft Office, 2013) Mientras las filas tienen encabezados numéricos, que comienzan con 1, 2, 3 y así sucesivamente. (Microsoft Office, 2013) Rango de datos Es un bloque rectangular de 2 o más celdas que Excel trata como una unidad. Son vitales en la hoja de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a bases de rangos

8 7 Barra de título Contiene el nombre del programa y el nombre de la ventana activa, en ese momento, dentro del programa. Contiene en la parte superior derecha los botones para enviar comentarios, ayuda y cerrar. Barra de acceso rápido Se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de título, seleccionando la opción Archivo resaltada en verde, que contiene las herramientas de acceso rápido: Información, Guardar como, Imprimir, Compartir, Acerca de, Ayuda y Salir.

9 8 Cinta de opciones Permite realizar las operaciones de Excel organizadas en diferentes fichas que, a su vez, contienen diferentes grupos. Dentro de esta área del documento se encuentra la opción Abrir en Excel que nos permitirá visualizar el archivo en la versión tradicional que ofrece la paquetería de Office.

10 9 Barra de etiquetas, barra de fórmulas y barra de estado La barra de etiquetas permite el movimiento entre las distintas hojas de trabajo del libro de Excel. La barra de fórmulas Muestra el contenido de la celda activa (la casilla donde nos situamos). La barra de estado indica en la condición en que se encuentra el documento abierto, posee herramientas para realizar zoom y cambiar la visualización del libro. Edición del área de trabajo Comando de alineación

11 10 Se realiza esta acción abriendo la ficha Alineación, como se muestra en la imagen. Se visualiza un cuadro con las siguientes opciones: Ajustar texto, combinar y centrar y alinear. Ajustar alto de fila y ancho de columna Excel ajusta automáticamente la altura de una fila, dependiendo del tipo de letra que se utilice, aunque también se puede modificar manualmente. En cuanto a la columna, está configurado en 8,43 caracteres o 10,71 puntos y también se puede modificar manualmente. Cambiar el nombre y color de la hoja de cálculo La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo título. También se puede asignar diversos colores a cada hoja, lo que facilita la identificación de cada hoja y su contenido. Referencias: relativas y absolutas entre hojas y libros Una referencia de celda se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la fórmula (Microsoft office, 2013). Se dice que una fórmula que contiene una referencia de celda relativa cambia a medida que la copia de una celda a otra. Como ejemplo, si copia la fórmula =A2+B2 de la celda C2 a D2, la fórmula en D2 se ajusta hacia abajo una

12 11 fila y se convierte en =A3+B3. es decir, que son relativas a la celda que las contiene. (Microsoft office, 2013) Para indicar una referencia absoluta es cuando se desea mantener la referencia de celda origina en una fórmula y se debe de colocar delante de las columnas (A y B) y de la fila (2). A continuación, cuando copia la fórmula (=$A$2+$B$2) de C2 a D2, la fórmula permanece exactamente igual (Microsoft Office, 2013) y así, aunque se copie la celda a otra, nunca variará la referencia. Funciones y fórmulas Microsoft Office indica que una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) y que opera con uno o más valores y que devuelve un resultado. De igual forma menciona que todas las fórmulas en Excel inician con el signo de igual = y en el caso de operaciones matemáticas utilizan operadores matemáticos como los que se muestran a continuación: Algunos SIMBOLOS PARA LA OPERACIÓN QUE REALIZA + Suma, - Resta, * Multiplica, / Divide, ^ Expone, & Une o Concatena, = Compara o Igual que, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual a, <= Menor o igual que. Las funciones se pueden obtener ingresando a la etiqueta de fórmulas > insertar función. Algunas otras funciones pueden ser: Promedio. Calcula la media aritmética. Max. Obtiene el valor máximo. Min. Obtiene el valor mínimo.

13 12 Moda. Obtiene el valor más frecuente o repetitivo de una matriz o rango de datos. Para poder utilizar estas funciones, se puede ingresar desde la pestaña Ingresar Situada en la parte superior izquierda, y al seleccionarla se habilitan las siguientes opciones:

14 13 Conclusión Ahora que conoces el ambiente básico de Excel Web App y empezaste a trabajar con algunos de sus elementos, te invitamos a continuar practicando y descubriendo más acerca de los beneficios que brinda esta aplicación. Recuerda que es una herramienta para elaborar contabilidad, presupuestos, facturación, ventas, planeación, seguimiento y calendario y que tiene la enorme ventaja de poderla compartir en línea para que alguien mas la visualice o edite, logrando un trabajo colaborativo.

15 14 Para aprender más Acerca de Excel Web App y las cualidades y ventajas sobre las versiones anteriores. Office 365 Excel Web App Deep Dive. (2012). Consultado el 23 de abril de 2013: Una lectura para complementar los conceptos revisados en la session. Ortíz, M. (2012). Excel Web App. Consultado el 23 de abril de 2013:

16 15 Actividad de aprendizaje Objetivo: Al término de la sesión, el alumno identificará el entorno de un libro de trabajo en línea y las referencias absolutas y relativas en Excel Online. Instrucciones Qué vas a hacer? En esta sesión debes crear y compartir en Excel Online (antes Excel Web App) un archivo donde, una vez que ubiques el entorno de un libro de trabajo, realices un ejercicio respecto a referencias absolutas y relativas. 1. Ingresa a One Drive con tu cuenta institucional de correo electrónico UNID de Office 365 (tipo en https://onedrive.live.com/ al ingresar aparecerá tu nombre. 2. Una vez en One Drive, ingresa a Excel Online (antes Excel Web App). 3. Ya en Excel Online y a través de fórmulas, realiza dos tablas con las siguientes características: a. Referencia relativa. Utilizando las referencias relativas, calcula partiendo del año actual y hacia 3 años a futuro, el salario mínimo vigente en el DF, de modo que en cada año sumes el 10% del salario del año actual. b. Referencia absoluta. Utilizando las referencias absolutas, calcula partiendo del año actual, que llamaremos año inicial o base, y hacia 3 años a futuro, el salario mínimo en el DF. De este modo, al primero después del inicial suma el 10% del salario; al segundo, el total del primero más el 10% del inicial; y al tercero, la suma del segundo más el 10% del inicial. Puedes apoyarte en el siguiente ejemplo con datos del precio de la gasolina:

17 16 Cuál es la forma de entrega? Una vez elaborado el documento en línea con todas las características solicitadas, nombra el archivo de Excel Online como S08NombreApellido. Obtén el hipervínculo del archivo compartido en línea y colócalo en la plataforma en donde se solicita la actividad (coloca solamente el hipervínculo, no se debe subir archivo a la plataforma). Asegúrate de que la liga funcione, se pueda ver el archivo sin ninguna contraseña y esté habilitado para edición. Cómo serás evaluado? Tu actividad debe contar con las siguientes características. Característica Nombre de archivo en línea Nombre del alumno visible desde el usuario Porcentaj e 5%

18 17 del programa Archivo en línea: 90% Incluye dos tablas con los datos solicitados. Utiliza fórmulas para obtener los resultados. Los cálculos son correctos. Redacción y ortografía 5% Total 100 Esta actividad representa el 5% de tu calificación final. Adelante con tu actividad, estaremos revisando tu participación! Cibergrafía Ponluisa, A. (2012). Microsoft Excell Consultado el 19 de febrero de 2013: Microsoft Office. (2013). Soporte: Ayuda y Procedimientos de Windows. Consultado el 19 de febrero de 2010:

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