MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 AVANZADO

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4 INDICE UNIDAD 1. Organizar ventanas Abrir nuevas ventanas Organizar ventanas Paneles Trabajar en paralelo...16 UNIDAD 2. Formatos avanzados Protección de datos Autoformato Formato condicional Platillas...38 UNIDAD 3. Gráficos Crear un gráfico Mover/eliminar un gráfico Modificar gráfico Formato de elementos del gráfico...48 UNIDAD 4. Tablas y Listas de datos Tablas Ordenar Filtros Validación de datos Resumen y subtotales Importar datos...88 UNIDAD 5. Análisis de datos Búsqueda de objetivos Excel Avanzado.indd 4 16/5/10 13:39:06

5 5.2 Realizar una búsqueda de objetivos Tablas de datos Aplicar tabla de datos Escenarios Aplicar Escenarios Informes de Escenarios UNIDAD 6. Auditoría de fórmulas Autocorrección de fórmulas Rastrear precedentes y dependientes Rastrear errores La ventana de Inspección UNIDAD 7. Tablas dinámicas Qué es una tabla dinámica? Componentes de una tabla dinámica Crear una tabla dinámica Campo Valor Modificar elementos de una tabla dinámica Tablas dinámicas y formato Opciones de tablas dinámicas Creación de gráficos dinámicos UNIDAD 8. Macros Introducción Grabar, ejecutar y eliminar una macro Asignar macro a un botón Macros y seguridad Excel Avanzado.indd 5 16/5/10 13:39:06

9 UNIDAD 1. Organizar ventanas 1.1 Abrir nuevas ventanas 1.2 Organizar ventanas 1.3 Paneles 1.4 Trabajar en paralelo 9 Excel Avanzado.indd 9 16/5/10 13:39:07

10 En esta unidad vamos a aprender a trabajar con varias ventanas de Excel. 1.1 Abrir nuevas ventanas A veces nos puede interesar abrir una nueva ventana de un mismo libro, y poder ver en cada una de ellas diferentes contenidos, pero del mismo libro o la misma hoja de cálculo. Para ello, con el libro abierto y desde la banda de opciones Vista, sección Ventana, pulsamos el botón Nueva ventana. Y automáticamente, se abrirá otra ventana con el mismo contenido en pantalla, pero si miramos la barra de título veremos que junto al nombre de archivo ahora aparece :2 indicando que es la 2ª ventana del mismo documento. Observa tambien la barra de tareas de Windows, como aparecen dos ventanas de Excel con el nombre de archivo libro y un número (Libro:1 i Libro:2). Para movernos entre los libros abiertos (ya sean dos ventanas del mismo libro o dos libros distintos), tenemos varias opciones: o Utilizar los métodos de Windows: Hacer clic sobre el icono de la ventana que aparece en la barra de tareas de Windows: O alternar las teclas Alt+Tab o O utilizar la opción de Excel, en la banda de opciones Vista, sección Ventana, Cambiar entre ventanas. Si desplegamos el botón, aparecerán las ventanas o libros que tengamos abiertos en ese momento, para cambiar de ventana, hacemos un clic sobre su nombre. 10 Excel Avanzado.indd 10 16/5/10 13:39:08

11 Aparece una marca de verificación sobre la ventana activa. 1.2 Organizar ventanas Cuando trabajamos con mas de una ventana de Excel, ya sea del mismo libro o diferentes archivos, y nos interesa ver las ventanas, al mismo tiempo, en apantalla, desde la banda de opciones Vista, sección Ventana, pulsamos el botón Organizar todo. Al pulsarlo, aparece el siguiente cuadro de dialogo. Seleccionamos la distribución que queremos y aceptamos. Ahora podremos movernos por las ventanas independientemente la una de la otra. Y tener en una ventana una hoja, y en la otra, otra hoja distinta. 11 Excel Avanzado.indd 11 16/5/10 13:39:08

12 Muestra de imagen con organización en Vertical, de dos ventanas de dos hojas distintas de un mismo libro. 12 Excel Avanzado.indd 12 16/5/10 13:39:09

13 Muestra de imagen con organización en Mosaico, de tres ventanas: dos hojas distintas de un mismo libro mas otro libro distinto. Ocultar ventanas Podemos ocultar una ventana de las que tenemos abiertas, sin necesidad de cerrarla. Pulsando el botón Ocultar ventana, de la banda de opciones Vista, sección Ventana. Y ocultará la ventana activa. Mostrar ventanas Podemos volver a mostrar las ventanas que tengamos ocultas. Pulsando el botón Mostrar ventana, de la banda de opciones Vista, sección Ventana. Mostrará una lista de las ventanas que hay ocultas, seleccionamos las que queremos mostrar y aceptamos. 13 Excel Avanzado.indd 13 16/5/10 13:39:09

14 1.3 Paneles Otra opción para trabajar con distintas partes de una hoja en la misma ventana es dividiendo la hoja y creando paneles. Para ello, desde la banda de opciones la banda de opciones Vista, sección Ventana, pulsamos el botón Dividir. Automaticamente, aparecen dos barras en cruz (una vertical y otra horizontal) que podremos mover para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto. Normalmente, estas lineas de división, aparecen a la izquierda y por encima de la celda activa. 14 Excel Avanzado.indd 14 16/5/10 13:39:10

15 Otra manera de dividir la pantalla es mediante las barras de división. Tenemos dos, la vertical y la horizontal. Cada una aparece en la barra de desplazamiento correspondiente. Debemos situar el puntero del ratón sobre la línea gris que aparece encima o a la izquierda de las flechas de desplazamiento y cuando se convierte en o hacemos clic con el botón izquierdo del ratón y arrastramos hasta conseguir la división deseada. Una buena utilidad de la división de paneles, es fijar las cabeceras de las filas y/o columnas de las tablas, donde solemos poner los títulos y poder movernos sobre los datos sin que éstas desaparezcan. Primero tendremos que hacer la división de manera que la columna que queremos fijar, quede a la izquierda de la linea de division vertical y la fila que queremos fijar, quede por encima de la linea de división 15 Excel Avanzado.indd 15 16/5/10 13:39:11

16 (a simple vista no parece lógico, ya que lo único que hace es duplicar la fila y la columna de los títulos). Tambien podemos pulsar el botón división directamente si situamos la celda activa, dentro de la tabla, en la primera celda de datos. Una vez hecho esto, en la banda de opciones Vista, sección Ventana, pulsamos el botón Inmovilizar paneles y al desplegarlo, seleccionamos Inmovilizar paneles. Si las filas o columna a inmovilizar fueran la 1 o la A directamente podríamos pulsar sobre una de estas dos opciones. Para volver a movilizar paneles, bastará con desplegar el mismo botón de Inmovilizar paneles y seleccionar la opción Movilizar paneles (que solo aparecerá si hay paneles inmovilizados). 1.4 Trabajar en paralelo Es una herramienta que nos permite visualizar y trabajar con ventanas a la vez. Podemos tener del mismo libro dos hojas distintas o de la misma hoja dos zonas diferentes o incluso dos libros de Excel. Esta opción solo estará activa si tenemos dos ventanas o dos libros abiertos. la podemos activar desde la banda de opciones Vista, sección 16 Excel Avanzado.indd 16 16/5/10 13:39:11

17 Ventana, pulsando el botón Ver en paralelo. Automaticamente se situarán las ventanas una debajo de la otra (la distribución la podemos cambiar desde el botón Organizar todo). Luego podemos elegir el sistema de desplazamiento que queremos utilizar: Si pulsamos el botón Desplazamiento sincrónico, cada vez que nos desplacemos por una de las hojas, la otra también se desplazará a la vez en el mismo sentido. Si este botón no está activado podremos desplazarnos por cada ventana de manera individual. Para desactivar trabajar en paralelo bastará con volver a pulsar el botón Ver en paralelo. 17 Excel Avanzado.indd 17 16/5/10 13:39:12

19 UNIDAD 2. Formatos avanzados 2.1 Protección de datos 2.2 Autoformato 2.3 Formato condicional 2.4 Platillas 19 Excel Avanzado.indd 19 16/5/10 13:39:12

20 En Excel podemos proteger los datos de un libro, de una hoja o de una celda. 2.1 Protección de datos Proteger libro Para proteger un libro en excel, mediante contraseña, lo haremos al guadar el libro. En la parte inferior izquierda del cuadro de dialogo Guardar como, pulsaremos el botón Herramientas y de la lista que se despliega seleccionaremos la opción Opciones generales. Se nos abrirá otro cuadro de dialogo, donde podremos poner dos tipos de contraseñas: 20 Excel Avanzado.indd 20 16/5/10 13:39:13

21 Contraseña para abrir: solo podrán abrir el libro, aquellas personas que conozcan la contraseña. Ya que al intentar abrirlo, la solicitará. Contraseña de escritura: permitirá su apertura, pero no su modificación. Las contraseñas pueden tener un máximo de 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas. También tenemos una casilla, que nos da la opción de Crear siempre una copia de seguridad que si la marcamos, cada vez que abrimos el archivo, genera una copia del mismo. Y otra opción también que podemos marcar, es la de Se recomienda sólo lectura, que al abrir el archivo, nos pregunta si queremos abrirlo como solo lectura o no. Esta opción no nos obliga a poner contraseñas. Si escribimos contraseñas y aceptamos, nos aparece otro cuadro de dialogo para que confirmemos la contraseña escrita. 21 Excel Avanzado.indd 21 16/5/10 13:39:13

22 Al abrir un libro con contraseña de apertura, aparece el siguiente recuadro: Si conocemos la contraseña, la escribimos y aceptamos. Y excel abrirá el libro. Si no sabemos la contraseña, no nos dejará abrirlo. Si hemos puesto contraseña de escritura, nos aparecerá el siguiente recuadro: Si conocemos la contraseña, la escribimos y aceptamos. Y excel abrirá el libro. Si no sabemos la contraseña, no nos dejará abrirlo, pero nos dará la opción de abrirlo como Sólo lectura, de manera que si hiceramos alguna modificación se podría guardar en otro archivo y el original no se modificaría. Para eliminar una protección de libro, podemos ir a la opción Guardar como, pulsar el botón Herramientas, seleccionar Opciones generales y borrar las contraseñas que previamente habíamos puesto. 22 Excel Avanzado.indd 22 16/5/10 13:39:14

23 Otra opción para proteger el libro, es desde la banda de opciones Revisar, sección Cambios, botón Proteger libro. Proteger estructura y ventanas: nos aparece el siguiente cuadro de dialogo: Estructura: Protege la estructura del libro. Ventanas: Para que las ventanas de libro tengan siempre el mismo tamaño y la misma posición. 23 Excel Avanzado.indd 23 16/5/10 13:39:14

24 Proteger Hoja Esta es la más sencilla. Sirve para poder proteger una hoja del libro y poder trabajar con el resto de hojas que lo componen. Se puede visualizar el contenido de la hoja, pero no podremos modificarla (a no ser que previamente hayamos desbloqueado alguna celda, esto lo veremos mas adelante). Tenemos dos maneras de hacerlo: Banda de opciones Inicio: sección Celdas, desplegamos el botón Formato y seleccionamos Proteger hoja. Menú contextual: hacemos clic con el botón derecho sobre la hoja que queremos proteger y seleccionamos la opción Proteger hoja. 24 Excel Avanzado.indd 24 16/5/10 13:39:14

25 Desde la banda de opciones Revisar, sección Cambios, botón Proteger hoja. En cualquier caso, nos aparecerá un cuadro de dialogo como este, donde podremos: Marcar la opción Proteger hoja y contenido de celdas bloquea das y si se desea, se puede anadir una contraseña. o Y además, en la lista inferior, podremos seleccionar que permi sos daremos a los usuarios que utilicen la hoja, es decir, que le permitiremos que hagan en ellas. o 25 Excel Avanzado.indd 25 16/5/10 13:39:15

26 Elementos que se pueden proteger: Desactive esta casilla de verificación Seleccionar celdas bloqueadas Seleccionar celdas desbloqueadas Para impedir que los usuarios Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas. Muevan el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida. 26 Excel Avanzado.indd 26 16/5/10 13:39:15

27 Formato de celdas Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente. Formato de columnas Formato de filas Insertar columnas Insertar filas Insertar hipervínculos Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato). Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de fila u ocultar las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato). Inserten columnas. Inserten filas. Inserten nuevos hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.), incluso en celdas desbloqueadas. Eliminar columnas Eliminar filas Ordenar Usar Autofiltro Eliminen columnas. Eliminen filas. Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar). Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos al aplicar autofiltros. 27 Excel Avanzado.indd 27 16/5/10 13:39:16

28 Usar informes de tabla dinámica Modificar objetos Modificar escenarios Apliquen formato, cambien el diseño, actualicen o modifiquen de algún otro modo informes de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.), o creen nuevos informes. Efectuar cambios en los objetos, modificaciones de formatos o agregar/editar comentarios. Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminen dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios. Para desproteger la hoja hay que seguir sobre los mismos pasos, y escoger la opción Desproteger hoja. Si le habíamos puesto alguna contraseña, nos la pedirá, sino, directamente se desprotegerá. Proteger Celda Una celda por sí sola no podremos protegerla, tendremos que proteger la hoja entera con las celdas que no queremos que se modifiquen, bloqueadas. Por defecto todas las celdas están bloqueadas, de manera que al proteger la hoja, no se puede modificar ninguna celda. Si queremos que en una hoja protegida, se puedan modificar una serie de celdas, antes tendremos que desbloquearlas, para ello: 28 Excel Avanzado.indd 28 16/5/10 13:39:16

29 Tenemos que seleccionar el rango de celdas (no tienen porque ser continuas) que queremos desbloquear (que queremos que se puedan modificar con la hoja protegida). Acceder al cuadro de dialogo Formato de celdas : o Desde la banda de opciones Inicio: Utilizando la flecha de la sección Fuente Desplegando el botón Formato de la sección Celdas y seleccionando la opción Formato de celdas. o Menú contextual (botón derecho) sobre cualquiera de las celdas seleccionadas. Hacemos clic sobre la pestaña Proteger. Desactivamos la casilla Bloqueada y hacemos clic sobre el botón Aceptar. Si activamos la casilla Oculta, lo que hace, es que no permite que la fórmula o el valor de la celda no se visualice en la barra de fórmulas. 29 Excel Avanzado.indd 29 16/5/10 13:39:16

30 Y por último, tendremos que proteger la hoja, para que estas modificaciones, tengan algún efecto. 2.2 Autoformato o estilos rápidos Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que se pueden aplicar a un rango de celdas o una tabla, o a una sola celda. Para aplicar un autoformato a una tabla o rango de celdas: Seleccionamos la tabla o el rango de celdas. En la banda de opciones Inicio, sección Estilos, desplegamos el botón Dar formato como tabla. Y se nos despliga toda una serie de posibles combinaciones de formatos para aplicar en la tabla. Al seleccionar el formato deseado, aparece un recuadro, donde tenemos que indicarle el rango al que queremos aplicar dicho formato. Y donde tenemos que indicar activando la casilla correspondiente, si la tabla contiene encabezados o no. 30 Excel Avanzado.indd 30 16/5/10 13:39:16

31 Una vez aplicado el formato, aparece en la banda de opciones un apartado de herramientas de tabladiseño, donde podemos acabar de personalizar el estilo. También podemos aplicar estilos a las celdas. Un estilo, es una combinación de formatos utilizados habitualmente que podemos aplicar de una sola vez a una celda o rango de celdas. Para ello: Seleccionamos la celda o rango al que queremos aplicar el estilo En la banda de opciones Inicio, sección Estilos, desplegamos el botón Estilos de celda y seleccionamos el estilo que queramos aplicar. 31 Excel Avanzado.indd 31 16/5/10 13:39:17

32 2.3 Formato Condicional El formato condicional, sirve para que aplique un formato específico si la celda seleccionada cumple una determinada condición. Para aplicarlo: Seleccionamos la celda o rango de celdas a la que queremos aplicar el formato condicional. En la banda de opciones Inicio, sección Estilos, desplegamos el botón de Formato condicional. 32 Excel Avanzado.indd 32 16/5/10 13:39:17

33 Aquí tendremos varias opciones: Resaltar reglas de celdas y Reglas superiores e inferiores: son reglas que se pueden aplicar directamente, en función al valor de la celda. Barra de datos: Utiliza barras del color elegido para destacar gráficamente el valor de cada celda. 33 Excel Avanzado.indd 33 16/5/10 13:39:18

34 Escala de color: Utiliza la escala de color elegida, para destacar gráficamente el valor de cada celda. Conjuntos de iconos: Utiliza el conjunto de iconos seleccionado, para destacar gráficamente el valor de cada celda. Nueva regla : Nos permite crear una regla personalizada para aplicar un formato determinado a las celdas que cumplan una condición específica. 34 Excel Avanzado.indd 34 16/5/10 13:39:18

35 En el apartado Seleccionar un tipo de regla, tenemos varias opciones, incluidas las que hemos visto anteriormente. Nos centraremos en la de Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan... Una vez seleccionada el tipo de regla tenemos que establecer los criterios a cumplir y el formato que debe aplicar en caso de que se cumpla, y lo haremos en el apartado Editar una descripción de regla. Ahora tenemos que establecer el contenido de la celda que queremos aplicar el formato, por ejemplo, Valor de la celda. Y la condición que queremos que cumpla, como puede ser un valor entre un mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que, etc. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Y por último, pulsamos el botón Formato y escogemos el formato que se mostrará si la celda cumple la condición. Al aceptar, se creará y aplicará la regla. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial. 35 Excel Avanzado.indd 35 16/5/10 13:39:18

36 Ejemplo: Borrar reglas: Sirve para eliminar una regla creada. Administrar reglas: Nos permite crear, editar y eliminar reglas creadas. 36 Excel Avanzado.indd 36 16/5/10 13:39:19

37 Al seleccionarlo, se abre el siguiente cuadro de dialogo: Donde aparecen las reglas que hay creadas actualmente. Editar regla : Nos permite modificar la regla seleccionada. Al pulsar este botón, se abre un cuadro de dialogo parecido al que sale cuando creamos una regla nueva, pero con los detalles de la regla seleccionada. 37 Excel Avanzado.indd 37 16/5/10 13:39:19

38 Podemos modificar: Estilo de formato: Mínima: Podemos modificar el tipo de valor, el valor y el color. Máxima: Podemos modificar el tipo de valor, el valor y el color. 2.4 Plantillas Una plantilla de Excel, es un modelo de hoja de cálculo que ya viene con una estructura, un contenido, unos estilos y formatos aplicados. La utilidad de una plantilla es que a raíz de ella podemos generar libros de forma rápida, que mantengan la estructura original de la plantilla. Trabajar desde una plantilla Para empezar a trabajar con una plantilla desplegaríamos el botón Office, seleccionamos la opción Nuevo y se abrirá el cuadro de dialogo de Nuevo libro. Este cuadro de dialogo se divide en tres partes: 38 Excel Avanzado.indd 38 16/5/10 13:39:20

39 Dentro de las categorías de plantillas tenemos: En blanco y reciente: aparece la plantilla libro en blanco que es la utilizamos por defecto siempre que empezamos con un libro nuevo en blanco. Y aquí también aparecen las últimas plantillas utilizadas recientemente. Plantillas instaladas: son una serie de plantillas que se instalan directamente con el programa. Mis plantillas: es la carpeta donde guardará por defecto las platillas que nosotros creemos. Nuevo a partir de existente: abre una copia del libro especificado. Se tratará por individual y el original no se verá afectado. 39 Excel Avanzado.indd 39 16/5/10 13:39:20

40 Microsoft office online: Aquí aparecen todas las categorías en que están clasificadas las plantillas que podemos encontrar la web de office. Para poder acceder a ellas, el ordenador debe tener conexión a internet. Seleccionamos alguna de las plantilla de la categoría Plantillas instaladas para ver un ejemplo. Y pulsamos sobre el botón Crear. Se abrirá un libro de Excel, con el nombre que tuviera la plantilla y un número, normalmente es el 1. De esta manera podemos ver que no es el libro original el que se está abriendo. Si ahora quisiéramos guardar el libro, nos preguntará nombre y ubicación para guardarlo por primera vez (como ocurre con un libro normal de Excel que no hemos guardado anteriormente). Si la plantilla que vamos a abrir, pertenece a la categoría de office online, el botón no será crear sino Descargar. Notaremos como hace la descarga y se nos abre igual, como un nuevo libro de Excel. Crear una plantilla Cuando tenemos un libro con una estructura específica y unos formatos determinados y lo queremos guardar como plantilla, tendremos que: Seleccionar la opción Guardar como desde el botón de Office Escribir el nombre de archivo que queramos utilizar En el apartado Guardar como tipo, desplegar la lista y seleccionar Plantilla de Excel (*.xltx) Excel automáticamente determinará la ruta donde se guardará el archivo, para que por defecto siempre aparezca en la opción Nuevo del botón Office, en la categoría Mis plantillas. 40 Y ya podremos utilizar la plantilla igual que hemos visto con las instaladas o descargadas. Excel Avanzado.indd 40 16/5/10 13:39:21

41 UNIDAD 3. Gráficos 3.1 Crear un gráfico 3.2 Mover/eliminar un gráfico 3.3 Modificar gráfico 3.4 Formato de elementos del gráfico 41 Excel Avanzado.indd 41 16/5/10 13:39:21

42 Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, facilitando así su interpretación. 3.1 Crear un gráfico Un gráfico tiene que estar basado en un rango de celdas, así que previamente tenemos que tener unos datos en los que basar el gráfico. Para crear un gráfico, tendremos dos maneras de hacerlo: Seleccionamos el rango de celdas que queremos que represente el gráfico. De la banda de opciones Insertar, sección Gráfico, desplegamos el botón que representa al tipo de grafico que queremos. Y elegimos un subtipo de la lista. Automáticamente aparece el grafico incrustado en la hoja de cálculo, como un objeto. 42 Excel Avanzado.indd 42 16/5/10 13:39:21

43 Todos los botones de tipos de gráfico, incluyen al final de la lista desplegable, la opción Todos los tipos de gráfico... al seleccionar esta opción aparece el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que es el mismo que aparece si pulsamos en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos (ver imagen en la página siguiente). 43 Excel Avanzado.indd 43 16/5/10 13:39:22

44 Este cuadro de dialogo, contiene un listado de todos los gráficos dis ponibles. El botón Establecer como predeterminado, serviría para indicar que gráfico que queremos que salga por defecto. Otra manera de crear un gráfico es: Desde la banda de opciones Insertar, desplegar la categoría de gráfico que queramos utilizar y seleccionar el tipo. El gráfico aparecerá en blanco. El siguiente paso será, añadir los datos que queremos que represente. Para ello: o Con el gráfico seleccionado, en la banda de opciones de Herramientas de gráfico, pestaña Diseño, pulsamos el botón Seleccionar datos. o Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo: Este botón, es el mismo de la banda de opciones Herramientas de gráfico, pestaña Diseño, Cambiar entre filas y columnas. Botón Celdas ocultas y vacías, al pulsarlo, aparece un cuadro de dialogo, donde podemos indicarle que hacer con las celdas que ocultas o que no contengan datos. 44 Excel Avanzado.indd 44 16/5/10 13:39:23

45 3.2 Mover/eliminar un gráfico Un gráfico se puede crear: Como grafico incrustado, y se inserta como un objeto en la hoja activa. Como hoja de gráfico, y se genera en una nueva hoja. Cuando está incrustado, podemos tratarlo como si fuera un objeto. Para mover un gráfico, hacemos clic sobre él con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, lo arrastramos. Para eliminar un gráfico, hacemos clic en él para seleccionarlo y pulsamos la tecla Supr. Cuando está en una hoja de gráfico, no podemos moverlo, a no ser que movamos la hoja y cambiemos el orden de posición en el libro. Y para eliminarlo, tenemos que eliminar la hoja entera que lo contiene. 3.3 Modificar gráfico Modificar el aspecto del gráfico En la banda de opciones de Herramientas de gráfico, en la pestaña Presentación, podemos encontrar todas las opciones para modificar las etiquetas, ejes y fondo del gráfico. 45 Excel Avanzado.indd 45 16/5/10 13:39:25

46 En esta sección podemos decidir que títulos, etiquetas y datos se mostrarán en el gráfico y la leyenda. Las etiquetas de un gráfico se muestran en forma de caja de texto, y podremos tratarlas como un objeto y editar el texto o darle formato. En la sección fondo podremos configurar el formato del fondo del gráfico. El botón Área de trazado, solo estará activado para gráficos bidimensionales Y estos tres, solo estarán disponibles para gráficos tridimensionales. En la banda de opciones de Herramientas de gráfico, en la pestaña Diseño, también podremos cambiar el diseño y el estilo de gráfico, con los botones: En la banda de opciones de Herramientas de gráfico, en la pestaña Formato, encontraremos las mismas herramientas que teníamos con formas e imágenes, para modificar o aplicar formatos a los gráficos. 46 Excel Avanzado.indd 46 16/5/10 13:39:25

47 Modificar el tamaño del gráfico Podemos cambiar el tamaño del objeto (Gráfico y leyenda) modificando área del gráfico, desde el borde exterior, haciendo clic con el botón izquierdo de ratón, sobre uno de los laterales, cuando aparezcan las dobles flechas negras y arrastramos hasta la medida deseada. Y podemos cambiar el tamaño del gráfico, modificando el área de trazado, desde el borde interior, haciendo clic sobre el cuadrado o círculo de los laterales, cuando aparezcan las dobles flechas negras y arrastramos hasta la medida deseada. Modificar la posición del gráfico Excel nos permite modificar la ubicación del gráfico que puede ser: En una hoja nueva Como objeto en la hoja 47 Excel Avanzado.indd 47 16/5/10 13:39:26

48 Para ello, debemos pulsar el botón Mover gráfico, de la banda de opciones Herramientas de gráfico, pestaña Diseño. Y aparecerá el cuadro de dialogo siguiente: Modificar el tipo de gráfico Una vea ya creado el gráfico, si el tipo que hemos escogido no es el que queremos o queremos cambiarlo, desde la banda de opciones Herramientas de gráfico, en la pestaña Diseño, tenemos el botón Cambiar tipo de gráfico. Al pulsarlo, se abre un cuadro de dialogo con todos los tipos de gráficos y tan solo tenemos que seleccionar el nuevo tipo y aceptar. 3.4 Formato de elementos del gráfico 48 Todos los elementos de un gráfico son modificables individualmente y se les puede aplicar formatos específicos. Podemos hacerlo con el menú contextual del elemento que queramos modificar y la opción Formato de (variará según el elemento seleccionado). Por ejemplo, para cambiar el color, solo de una de las series: Seleccionamos solo esa serie, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella y seleccionamos la opción Formato de punto de datos. Excel Avanzado.indd 48 16/5/10 13:39:27

49 Nos aparece el cuadro de dialogo de formato para que hagamos las modificaciones necesarias. Por ejemplo, le cambiamos el color y le aplicamos uno degradado. 49 Excel Avanzado.indd 49 16/5/10 13:39:27

50 Al aceptar, observamos cómo solo se ha cambiado ese elemento. Crear tipos personalizados de gráfico Excel nos ofrece toda una serie de categorías de gráficos con formatos ya asignados, pero podemos crear los nuestros propios y hacer de ellos una plantilla. Una vez que tengamos el gráfico creado y personalizado a nuestro gusto, guardaremos el estilo personalizado, para ello, en la banda de opciones Herramientas de gráfico, pestaña Diseño, pulsaremos el botón Guardar como plantilla. Se abrirá un cuadro de dialogo, donde deberás indicarle el nombre que quieres asignarle, y lo guardará en la carpeta que Microsoft Office tiene determinada para las platillas de gráficos, en formato *.crtx. 50 Excel Avanzado.indd 50 16/5/10 13:39:28

51 Cuando queramos utilizar alguna de las plantilla de gráficos, creadas por el usuario, bastará con entrar en el cuadro de dialogo Insertar gráfico y seleccionar la carpeta Plantilla y ahí dentro veremos todos los gráficos personalizados, creados por el usuario o si el grafico ya está creado, acceder al cuadro de dialogo Cambiar tipo de gráfico, apartado Plantillas, igual que al insertarlo. El botón Administrar plantillas si lo pulsamos, nos abre el explorador de Windows con la ruta donde ha guardado las plantillas, que normalmente es en C:\ Documents and Setting\Datos de programa\microsoft\plantillas\ Charts. 51 Excel Avanzado.indd 51 16/5/10 13:39:29

53 UNIDAD 4. Tablar y Listas de datos 4.1 Tablas 4.2 Ordenar 4.3 Filtros 4.4 Validación de datos 4.5 Resumen y subtotales 4.6 Importar datos 53 Excel Avanzado.indd 53 16/5/10 13:39:30

54 4.1 Tablas Una tabla es un conjunto de datos organizados en filas y registros. Donde la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (campos) y el resto de filas contienen los datos. Podemos empezar a crear una tabla, con las celdas vacías, seleccionando previamente el rango que ocupará o sin seleccionarlo y se lo indicamos después. O incluso podemos crearla, seleccionando ya un rango con datos. En cualquiera de los dos casos, el siguiente paso será Insertar la tabla, que podemos hacerlo desde la banda de opciones Insertar, sección Tablas, botón tabla. Al pulsarlo, aparece el cuadro de dialogo Crear tabla, donde tendremos que indicar el rango que queremos que ocupe o si ya lo hemos seleccionado previamente, aparecerá directamente. Tambien debemos indicarle si la tabla tiene encabezados o no (se recomienda que sí). Al aceptar, aparece en el rango seleccionado con el formato propio de la hoja. 54 Excel Avanzado.indd 54 16/5/10 13:39:30

55 Para introducir los datos de la tabla o agregar nuevos, tendremos dos opciones: Introducir directamente los datos: hacer clic en la celda o barra de fórmulas y escribir. O utilizar un formulario de datos: o Esta opción, por defecto no suele aparecer en la barra de acceso rápida, hay que desplegar la lista de Personalizar barra de herramientas de acceso rápido seleccioanr la opción Mas comandos Desplegamos la lista Comandos disponibles en: y seleccionamos Comandos que no están en la lista de opciones, buscamos el de Formulario, pulsamos Agregar y luego Aceptar. Ahora tendrá que aparecer directamente en la barra. 55 Excel Avanzado.indd 55 16/5/10 13:39:30

56 Al pulsar el botón Formulario, aparece un cuadro de dialogo que puede variar según los campos de la tabla: A la izquierda aparecen los registros, con los títulos de los campos (según lo que hayamos escrito en la primera fila que hace de cabeceras de columnas) y un recuadro para escribir el dato del campo. Cada registro, será una fila. Y a la derecha, los botones: Nuevo: para agregar registros. Eliminar: Para eliminar un registro entero. Restaurar: borra los datos de los campos del registro actual (pero no elimina el registro) Buscar anterior y Buscar siguiente: para desplazarse por los registros. Criterios: sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: cierra el cuadro de dialogo de Formulario. A la hora de introducir datos y rellenar una tabla, excel nos permite trabajar con listas desplegables. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón, en una celda que queramos rellenar de la tabla (aunque los datos no estén en formato de tabla, tambien nos dejar hacerlo). 56 Excel Avanzado.indd 56 16/5/10 13:39:31

57 En el menú contextual, seleccionaremos la opción Elegir de la lista desplegable Y al seleccionar esta opción, nos muestra en dicha celda una lista de las diferentes entradas que encuentra en toda la columna. Tan solo hay que seleccionar la que queramos introducir. 57 Excel Avanzado.indd 57 16/5/10 13:39:31

58 Para modificar la estructura o el formato de una tabla, al situarnos sobre cualquiera de sus celdas, aparece en la banda de opciones, la pestaña Diseño, con las herramientas correspondientes a la de la tabla. Cambiar tamaño de la tabla: Con este botón, podemos modificar el rango de la tabla. Tambien podemos modificar directamente el rango de filas y columnas con el ratón, situando el cursor sobre la esquina inferior derecha de la última celda de la tabla, pulsar el botón izquierdo cuando aparezcan las dobles flechas y arrastrar. O si lo que queremos es añadir un registro mas, podemos pulsar la tecla TAB desde la ultima celda de la tabla y aparecerá una nueva fila. Para insertar, mover o eliminar filas o columnas del rango de la tabla, podemos hacerlo como si fuera una hoja de Excel normal. Quitar duplicados: Es una herramienta que nos permite borrar automaticamente aquellos datos que estén introducidos dos veces. Al pulsar el botón, aparece un cuadro de dialogo: 58 Excel Avanzado.indd 58 16/5/10 13:39:32

59 Podemos indicarle las columnas que queremos que tenga en cuenta, a la hora de buscar duplicados. E indicarle si nuestra tabla de datos tiene o no encabezados. Podemos utilizar los botones Seleccionar todo o anular selección, para controlar las columnas que marcamos, o tambien podemos hacer clic con el botón izquiero del ratón en la casilla de verificación correspondiente al campo que queramos activar o desactivar. Si nos fijamos en el ejemplo, tenemos la fila 13 y 14 repetida. Pulsamos aceptar. Y vemos como ha eliminado una de las filas repetidas. 59 Excel Avanzado.indd 59 16/5/10 13:39:32

60 Esta herramienta tambien la podemos aplicar en rango de datos normales, utilizando el botón Quitar duplicados, de la banda de opciones Datos, sección Herramientas de datos. Convertir en rango: Para quitarle a los datos el formato de tabla, podemos pulsar este botón y convertirá toda la tabla en un rango de celdas normal. Otra manera de quitar el formato de tabla, sería haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la tabla, desplegar del menú contextual la opción Tabla y seleccionar Convertir en rango. 60 Excel Avanzado.indd 60 16/5/10 13:39:33

61 Estilos ràpidos: Con este botón, podemos modificar el estilo de la tabla. Desplegamos la lista y seleccionamos el estilo que nos guste. Si lo que queremos es borrar el estilo que tenemos actualmente aplicado, podemos seleccionar la opción Borrar. Una vez aplicado el estilo, lo podemos personalizar, desplegando el botón Opciones de estilo de tabla. Y activando y desactivando las opciones que nos ofrece. 61 Excel Avanzado.indd 61 16/5/10 13:39:33

62 Tambien podemos aplicar filas de totales, haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la tabla, desplegasndo del menú contextual, la opción Tabla y seleccionando Fila de totales. 4.2 Ordenar Para hacer un ordenar simple, y ordenar una lista por una columna, tenemos los botones Ordenar A a Z (Ascendente) y de Z a A (Descendente) de la banda de opciones Datos, sección ordenar y filtrar. Bastará con situarnos sobre la columna de la lista de datos por la que queremos ordenar y pulsar uno de los dos botones. Si los datos están en formato de tabla, los propios títulos de las cabeceras, contendran unas flechas, que al desplegarlas, tambien nos ofrece la posibilidad de ordenar. 62 Excel Avanzado.indd 62 16/5/10 13:39:33

63 Si queremos aplicar mas de un criterio de ordenación, tenemos que pulsar el botón Ordenar de la banda de opciones Datos. Podemos tener los datos previamente seleccionados, sino, al pulsar el botón Excel detectará automaticamente el rango a ordenar (hay que verificar que sea correcto el que él propone). En el cuadro de dialogo Ordenar, hay que establecer un nivel por cada criterio que queramos aplicar y establecer las opciones de orden que queremos que cumpla. Por ejemplo, ordenar por el campo Apellidos y tambien por el campo Nombre, es decir, que primero lo ordenara por el apellido, pero ante dos apellidos iguales, ordenadorá por el nombre. 63 Excel Avanzado.indd 63 16/5/10 13:39:34

64 O tambien, si hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda ya sea un rango normal o esté en formato de tabla, nos aparece el menú contextual, donde tambien tenemos la opcion de Ordenar. O desde la banda de opciones Inicio, secció Modificar, botón Ordenar y filtrar. 64 Excel Avanzado.indd 64 16/5/10 13:39:35

65 Texto en columnas Esta nueva versión de Excel, nos ofrece una herramienta, que permite separar el contenido de una columna en varias. Por ejemplo: Tenemos una columna con nombre y apellido y queremos tener dos columnas, una para cada tipo de dato. Seleccionamos el rango de celdas A1:A12 En la banda de opciones Datos, sección Herramientas de datos, pulsamos el botón Texto en columnas. 65 Excel Avanzado.indd 65 16/5/10 13:39:35

66 Aparece el siguiente asistente: En el primer paso, hay que marcar el tipo de dato original que queremos separar en columnas. 66 Excel Avanzado.indd 66 16/5/10 13:39:35

67 En el segundo paso, hay que indicar como están separados los datos. Y por último, especificar el formato de dato de las columnas. Y al pulsar Finalizar, vemos como se convierte en 2 columnas, una para el nombre y otra para el apellido. 67 Excel Avanzado.indd 67 16/5/10 13:39:36

68 4.3 Filtros Los filtros sirven para seleccionar solo aquellos registros o datos que cumplan un criterio especifico. Aplicar filtros en un rango de datos Nos situamos sobre cualquiera de las celdas del rango de datos y pulsamos el botón Filtro, de la banda de opciones Datos, sección Ordenar y filtrar. Y aparecen las flechas de autofiltro sobre los títulos (cabecera de los campos). O desde la banda de opciones Inicio, secció Modificar, botón Ordenar y filtrar. 68 Excel Avanzado.indd 68 16/5/10 13:39:36

69 Aplicar filtros en un tabla de datos Para aplicar un filtro sobre una tabla, bastará con desplegar la lista de la cabecera del campo y seleccionar el criterio que se quiere aplicar. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la tabla o rango de datos, nos aparece el menú contextual, donde tambien tenemos la opcion de Filtrar. Tipos de filtros que podemos aplicar Puede ser por contenido. Por ejemplo, solo aquellos registros que sean de Barelona. Pues al desplegar, seleccionamos solo la casilla de Barcelona. 69 Excel Avanzado.indd 69 16/5/10 13:39:37

70 Antes de aplicar el filtro Con el filtro aplicado Otra opción es aplicar los filtros de texto, que se hace tambien desplegando la flecha de la cabecera del campo y en Filtros de texto, seleccionamos la que queremos aplicar. 70 Excel Avanzado.indd 70 16/5/10 13:39:37

71 Seleccionando cualquiera de las opción, se abre un cuadro de dialogo como el siguiente, donte tenemos que terminar de especificar el criterio: En este ejemplo, solo se mostrarían aquellos nombres cuya primera letra es la A. Las opciones de filtro, varían según el formato del campo. 71 Excel Avanzado.indd 71 16/5/10 13:39:38

72 Podemos ver que un campo tiene un filtro activado, porque el icono de la cabecera cambia. Si agregamos datos a un rango o tabla que contiene un filtro, para que aplique tambien ese filtro a los nuevos datos, tenemos el botón Volver a aplicar, de la banda de opciones Datos, sección Filtros. Para quitar un filtro, tenemos varias opciones: Desplegar la lista de la cabecera del campo y: o o Seleccionar la opción Borrar filtro de O marcar la casilla (Seleccionar todos) O pulsar el botón Borrar filtro de la banda de opciones Datos. O si además de quitar el filtro, queremos desactivarlo, podemos pulsar directamente sobre el botón Filtro de la banda de opciones Datos. 72 Excel Avanzado.indd 72 16/5/10 13:39:38

73 Filtros avanzados En la banda de opciones Datos, sección Filtro, tenemos el botón Avanzadas. Que nos permite, crear un filtro partiendo de un rango como criterio, y además nos da la opción de aplicar el filtro sobre la misma base de datos o copiarlo en otro sitio. Al pulsar el botón Avanzadas, aparece el siguiente cuadro de dialogo: En nuestro ejemplo, tenemos una base de datos y queremos aplicar un filtro de manera que nos muestre solo aquellos datos que contemple el rango de criterio indicado. 73 Excel Avanzado.indd 73 16/5/10 13:39:39

74 Rango de lista: será todo el rango de datos que tenemos (A:D) Rango de criterios: serán las cantidades establecidas en la columna F. Copiar a: Queremos que los datos filtrados, los copie en las columnas H:K Y al aceptar, obtenemos el siguiente resultado: 4.4 validación de datos Es una herramienta que nos permite restringir el dato que se debe incluir en una celda. 74 Excel Avanzado.indd 74 16/5/10 13:39:39

75 Para aplicar una validación a una celda: Seleccionamos la celda que queremos validar. Desde la banda de opciones Datos, pulsamos el botón Validación de datos, de la sección Herramientas de datos. Aparece el cuadro de dialogo de Validación de datos, donde tendremos varios tipos de validación para aplicar En la pestaña Configuración, establecemos la condición que deberá cumplir el dato: 75 Excel Avanzado.indd 75 16/5/10 13:39:40

76 Permitir: En esta lista podemos elegir entre: o Cualquier valor: es lo que hay por defecto que nos permi te introducir cualquier dato en la celda. Número entero: Limitará la entrada de datos solo a nú meros enteros, estableciendo un limite entre máximo y mínimo o igual que, de manera que si se intenta introducir un decimal o algún número del rango establecido, dará error. Ejemplo: o Este criterio no permitirá introducir ningún número que no sea entero y esté entre el 1 y el 50. o Decimal: A la inversa que el número entero. 76 Excel Avanzado.indd 76 16/5/10 13:39:40

77 o Lista: Permite escribir una lista de valores, para poder escoger y no tener que escribir los datos en la celda. Los distintos valores los escribiremos en Origen, separados con punto y coma. Esta validación, nos creará una lista desplegable en la celda, para poder escoger solo entre las opciones del rango de origen. o Fecha o hora: funciona igual que nùmero entero pero con celdas de formato de fecha o de hora. Esta validación, no permitirá introducir fechas fuera del rango establecido. 77 Excel Avanzado.indd 77 16/5/10 13:39:41

78 Longitud de texto: podemos delimitar el número de ca racteres que se debe introducir. o Esta validación, solo permitirá escribir referencias de 4 dígitos. o Personalizada: sería para incluir una fórmula o función. En la pestaña Mensaje de entrada, podemos introducir un texto que se muestre al situarnos en la celda. Este texto, sirve para informar del tipo de dato que se debe introducir en la celda, según la validación establecida. 78 Excel Avanzado.indd 78 16/5/10 13:39:41

79 Aparecerá así, al situarnos sobre la celda. En la pestaña Mensaje de error, podemos escribir el texto que queremos que muestre cuando se introduzca en la celda un valor incorrecto. El estilo del mensaje puede ser: Grave: Al escribir un dato incorrecto, no permitirá introducirlo en la celda y devolverá un mensaje de error. 79 Excel Avanzado.indd 79 16/5/10 13:39:42

80 Advertencia: Al introducir un dato incorrecto, aparece un mensaje adviertiendo que el dato es erróneo, pero nos da la opción de elegir si lo queremos introducir igualmente o no. Información: Al introducir un dato incorrecto, aparece un mensaje informando de que el dato es erróneo, si aceptamos, nos introduce en dato en la celda y si cancelamos, no lo introduce. Si utilizamos una de estas dos últimas opciones de mensaje, que aunque el dato no cumpla la validación, igualmente nos deje escribirlo en la celda, tenemos una opción en el botón Validación de datos, de la banda de opciones Datos, que nos permite marcar aquellas celdas que no cumplan con la validación y se hayan introducido datos. Es el botón Rodear con un círculo datos no válidos. 80 Excel Avanzado.indd 80 16/5/10 13:39:42

81 Y la hoja de cálculo, se mostrará así: Para eliminar los círculos, tendremos el botón Borrar círculos de validación. Una vez introducida una validación para una celda, podemos copiarla, utilizando el método normal de copiar y luego pegarla en otras celdas, utilizando el Pegado especial, y marcando la casilla Validación. Para borrar la validación de un rango de celdas, seleccionamos primero la celda o rango y accedemos al cuadro de dialogo de Validación de datos y pulsamos el botón Borrar todos. 81 Excel Avanzado.indd 81 16/5/10 13:39:42

82 4.5 Resumen y subtotales Crear un esquema Tenemos dos maneras de crear un esquema o resumen en Excel, podemos hacerlo manual o automático. Para crear un esquema automatico: Los datos tienen que estar bien estructurados. Deben contener filas o columnas con sumatarios, y no pueden entremezclarse con los datos, deben situarse o por encima o debajo en el caso de las filas, y a izquierda o derecha en el caso de las columnas. Por ejemplo: Tenemos un rango de datos, ordenados alfabeticamente por Departamento, con una fila de totales por cada departamento y una columna de total (cantidad x precio). 82 Excel Avanzado.indd 82 16/5/10 13:39:43

83 Para crear un Autoesquema: Desde la banda de opciones Datos, sección Esquema. Desplegamos el botón Agrupar. Y seleccionamos Autoesquema. Y crea un nivel de esquema, por cada total que se encuentra en los datos, tanto de filas como de columnas. Para comprimir o expandir el esquema, tenemos varias opciones: Podemos pulsar sobre el número de esquema: 1 mostraría un único total, 2 nos muestra los totales del campo agrupado y 3 nos lo muestra todo. Tambien podemos hacer clic sobre el signo negativo () para no mostrar el detalle y solo ver el total del grupo o en el signo positivo (+) para mostrarlo. 83 Excel Avanzado.indd 83 16/5/10 13:39:43

84 O tambien podríamos utilizar los botones de la barra de herramientas: Un ejemplo de esquema comprimido sería el siguiente: Para borrar un Autoesquema: Desde la banda de opciones Datos, sección Esquema. Desplegamos el botón Desagrupar. Y seleccionamos Borrar esquema. Para crear un esquema manualmente: Primero hay que crear los grupos:seleccionamos todas las filas o columnas que puedan pertenecer a un mismo grupo, sin incluir las de los totales. 84 Excel Avanzado.indd 84 16/5/10 13:39:44

85 Desde la banda de opciones Datos, sección Esquema. Pulsamos el botón Agrupar. Y nos crea un nivel de esquema. Tendremos que hacer los mismo, con cada grupo que queramos crear. Y si queremos deshacer algún grupo, pulsamos el botón Desagrupar. Tambien podemos utilizar combinaciones de teclas: o o Para agrupar: Alt+Shift+Flecha derecha Para desagrupar: Alt+Shift+Flecha izquierda Podemos ocultar un esquema, es decir, ocultar los signos de expandir/ comprimir podemos pulsar la combinación de teclas Ctrl+8. Crear un resumen con subtotales Podemos crear un resumen de una lista de datos y agrupar campos obteniendo subtotales. Para ello: Debemos situarnos sobre la lista de los datos. Es importante que la lista esté ordenada por el campo que queremos agrupar. 85 Excel Avanzado.indd 85 16/5/10 13:39:45

86 Pulsamos el botón Subtotal, de la banda de opciones Datos, sección Esquema. Y aparece el siguiente cuadro de dialogo: Donde tenemos que indicarle: o Para cada cambio en: tenemos que seleccionar el campo por que el que queremos agrupar. o Usar función: seleccionamos el cálculo que queremos que realice: Suma, cuenta, promedio, Max, min, etc. o Agregar subtotal a: tenemos que indicarle con que cam po queremos que nos calcule la función indicada anteriormente. Y por último, tenemos tres opciones para marcar: Reemplazar subtotales actuales: en caso de que queramos modificarlos. Salto de página entre grupos: para insertar un salto de página en cada cambio, en nuestro ejemplo, de DEPARTAMENTO. Resumen debajo de los datos: Añade una fila TOTAL debajo de cada grupo y al final de todos los datos. Obtenemos un esquema, con los datos de la tabla y los criterios indicados en los Subtotales. 86 Excel Avanzado.indd 86 16/5/10 13:39:45

87 Tambien podemos obtener totales en una tabla, modificando el diseño de la tabla, y desde la banda de opciones Diseño, sección Opciones de estilo de tabla, y marcar la opción Fila de totales. Si hacemos clic, sobre la última fila de la tabla, aparece una flecha, y al desplegarla, podemos indicarle la función que queremos que aplique. Observa en la barra de fórmulas como en vez de aparecer la función que le hemos indicado, aparece la función SUBTOTALES. 87 Excel Avanzado.indd 87 16/5/10 13:39:46