SUPERACCESS MANUAL GESTION EN RECEPCION

Transcripción

1 SUPERACCESS PLATAFORMA WEB PROFESIONAL PARA EL CONTROL DE ACCESOS MANUAL GESTION EN RECEPCION Nota: El contenido e información inscrita en el presente manual es de propiedad y uso exclusivo de Supervisa S.A., constituyendo parte de su propiedad intelectual y es de carácter exclusivamente instructivo para los clientes y usuarios de la plataforma, esta aclaración con el fin de evitar incurrir en las conductas normalizadas en los artículos 270 al 272 del código penal colombiano.

2 GESTION EN RECEPCION La gestión en Recepción junto a la pre-autorización Individual son dos de los módulos más importantes del portal. Desde la Gestión en Recepción puedo consultar la información del visitante que se acerca a la recepción de la copropiedad ó empresa, para establecer si tiene una autorización valida, y en caso de rechazo saber por qué razones. Además desde el módulo puedo asignar una ficha temporal en caso de pérdida de documento y según los permisos otorgados por el administrador del parque, realizar un ingreso desde el mismo modulo para descongestionar el paso en los ingresos mecánicos. El modulo de gestión en recepción presenta 3 funcionalidades. Consulta de registros de visitantes Asignación de fichas temporales Pre-autorización desde recepción ( Si el administrador tiene activa la opción) 1. Consulta de Registros de Visitantes El módulo de recepción cuenta con un campo de consulta donde debemos digitar el documento de identidad del visitante al cual queremos verificarle la información. Al realizar una consulta se pueden dar varios casos y la información para cada tipo es distinta, a continuación detallamos los casos más comunes que se presentan en el portal.

3 Usuario autorizado: El visitante tiene una autorización válida para el día actual, se muestra la información personal y de la empresa que creó la autorización. Si el visitante tenía una fotografía previa se muestra, o también está la posibilidad de tomar la fotografía utilizando el icono de la cámara, ubicado en la esquina derecha al lado de la imagen. El modulo nos muestra las horas de ingreso, el número de accesos y si el visitante ya ingreso al parque y/o zona franca la cantidad de ingresos y salidas registradas por el sistema. Usuario No autorizado: El visitante se encuentra previamente creado en el portal, pero en la fecha actual no registra una autorización valida, esto puede deberse a vencimientos de ARP y/o contrato o que solo fue autorizado para un rango de fechas específicos.

4 Otra de las razones es que el visitante solo puede entrar entre semana, por lo que si hacemos la consulta un domingo no encontraremos la autorización para ese día. En este caso encontramos un botón adicional denominado Pre-autorizar, desde este botón puedo hacerle generar una autorización para el día de hoy utilizando los datos previamente encontrados. Esta funcionalidad depende activarla el administrador del parque. Esta función se explicara en detalle más adelante. Usuario no Registrado: Este mensaje aparece cuando un visitante llega por primera vez a la recepción, y no se tiene ninguna clase de información respecto a él. Es decir ninguna empresa lo autorizo en ocasiones previas ni tampoco ha ingresado al parque como visitante.

5 Usuario Bloqueado: Si aparece este mensaje, la cédula consultada se encuentra bloqueada en el parque por el administrador y por lo tanto no se le puede dar ingreso al visitante. La causa del bloqueo puede ser consultada directamente al administrador del sitio, ya que como política se puede deshabilitar desde la recepción. 2. Registro de Fichas Temporales El registro de fichas temporales se utiliza cuando el visitante cuya autorización es válida para la fecha actual no trae consigo su documento de identidad, ó si la lectura del código de su documento no es exitosa, para este caso se utilizan fichas de cartón ó PVC codificadas con códigos numéricos que permiten realizar un ingreso y una salida en el día.

6 Para realizar el proceso debemos tener un registro autorizado. Luego en el campo ficha debemos escribir el valor numérico de la ficha que le vamos a asignar al visitante, este número depende del valor de la ficha física que tenemos disponible para entregar. Luego simplemente damos clic sobre el botón registrar ficha y si todo esta correcto el proceso se completara. 3. Pre-autorización desde Recepción Esta funcionalidad tal y como se mencionó anteriormente debe ser habilitada por el administrador, en este caso al administrador del parque le aparece una opción en el módulo de gestión en recepción, de esta forma si la opción esta activa, los auxiliares de recepción podrán pre-autorizar personas desde la recepción.

7 Si activo o desactivo la opción el portal me muestra el siguiente mensaje para confirmar que el proceso se realizó. A continuación se detalla el proceso para pre-autorizar a alguien desde gestión en Recepción. Por ejemplo, este visitante no tiene autorización para el día de hoy, sin embargo en días anteriores si pudo ingresar al parque, por lo tanto puedo pre-autorizarle la entrada desde hoy en adelante utilizando los últimos datos de registro.

8 Este proceso me lleva directamente al módulo de Pre-autorización Individual donde la información que tenemos disponible se llenara automáticamente para agilizar el proceso de registro, en la imagen se puede apreciar los datos que automáticamente se llenaron. Estos datos son los últimos que se tenían para ese visitante. Luego solo se debe realizar el proceso de pre-autorización (Detallado en el manual del módulo correspondiente) y concluir de forma exitosa. LA SEGURIDAD ES UN BIEN COMUN QUE SE CONTRUYE CON LA PARTICIPACION DE TODOS