MANUAL PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RECEPCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES

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1 CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / 11 MANUAL PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RECEPCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES NOMBRE: LILIANA ANDREA PÉREZ P. NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAT CHEDIAK. CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINSTRATIVO FECHA: 05/09/2015 FECHA: 1/09/2015 FECHA: 1/09/2015 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

2 CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN La gestión de los inventarios permite obtener un adecuado registro y control de los bienes, veracidad y oportunidad en la información y además contribuir a la eficiente administración de los recursos en la Universidad 1.2. OBJETIVO GENERAL Establecer los procedimientos de recepción, administración y control de los bienes adquiridos, mediante un esquema que garantice eficiencia y optimización de costos así como un adecuado flujo de materiales ALCANCE Este manual aplica al almacén del Departamento de Compras y sus colaboradores en la sede de Bogotá.

3 CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y : 2.1. RECEPCIÓN DE S Se refiere al proceso mediante el cual los proveedores hacen entrega de los bienes adquiridos al almacén, previa negociación con el Departamento de Compras CONDICIONES DE RECEPCIÓN DE BIENES: Para la entrega de bienes, el proveedor debe contar con una orden de compra, previamente aprobada y notificada mediante correo electrónico por parte del personal del Departamento de Compras de la Universidad La Gran Colombia. El proveedor debe comunicarse con el almacén o el usuario solicitante a fin de agendar cita para realizar la entrega, la cual será consignada en AGENDA DE ENTREGAS DE PROVEEDORES, esto con el objetivo de determinar el cumplimiento en las entregas. Los documentos mínimos para realizar la entrega de los bienes son: - Remisión o acta de entrega. - Orden de compra. - Hoja de seguridad y ficha técnica (aplica para los productos que por su composición representen peligro para la integridad del personal que lo almacena o manipula). Los bienes serán recibidos en el almacén o en la dependencia, previamente establecido con el área usuaria y el Departamento de Compras, según el Manual de Procesos y Procedimientos Compras y Suministros Código P-07-0-CS Todos los bienes serán verificados al momento de la recepción con el fin de asegurar la calidad de lo recibido y el cumplimiento de las especificaciones técnicas DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 PROVEEDOR 2 3 PROGRAMACIÓN ENTREGA: 1. Programa la entrega con el almacén o la dependencia según sea el caso, previa recepción de la orden de compra debidamente aprobada. RECEPCIÓN DE S : 1. Revisa la documentación requerida: Remisión o acta de entrega Orden de compra Hoja de seguridad y ficha técnica, en los casos que aplique. 2. Realiza conteo y verificación física de los bienes recibidos en el almacén. La verificación consiste en revisar el estado del material, teniendo en cuenta las especificaciones solicitadas, marcación, empaque y embalaje recibidos de los proveedores, asegurando que éstos se ajusten a los requerimientos de la orden de compra. 3. Entrega al proveedor copia de la remisión o acta de entrega y de la factura o cuenta de cobro con firma y sello de recibido.. Ubica los bienes en el lugar correspondiente. 5. Hace el ingreso de los productos en el sistema de información Iceberg: Se verifican las cantidades, lotes (de ser necesario), códigos del material y unidad de medida. Nota: Para el caso de recepción de proyectos integrados por parte de los usuarios solicitantes, el almacén verifica la documentación, la cual debe contener las firmas de recibido a satisfacción y recibe la factura. En caso de presentarse fallas en la calidad o especificaciones técnicas, el usuario directamente debe generar el reporte de quejas y reclamos. ALMACENAMIENTO DE S 1. Identifica, ubica y almacena el material, teniendo en cuenta: Líneas Espacios asignados. Volumen Rotación Peso: Lo más pesado al nivel de piso, lo más liviano a nivel superior. Estado del embalaje..

4 DIAGRAMA DE FLUJO UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/2015 / 11 CONDICIONES DE RECEPCIÓN DE BIENES PROVEEDOR L INICIO PROGRAMACIÓN ENTREGA RECEPCIÓN DE S REVISAR LA DOCUMENTACIÓN REALIZAR CONTEO Y VERIFICACIÓN ENTREGA DE R AL PROVEEDOR FIRMADA UBICACIÓN DE LOS BIENES EN EL LUGAR HACER INGRESO DE LOS S AL ICEBERG COMPRAS Y SUMINISTROS ALMACENAMIENTO DE S FIN 2.2. ENTREGA DE S A LAS DEPENDENCIAS El material recibido en el almacén, será entregado a las dependencias de acuerdo a los suministros generados por los usuarios solicitantes, actividades descritas en el Manual de Procesos y Procedimientos Compras y Suministros Código P-07-0-CS DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE 1 2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INFORMA AL USUARIO: 1. Informa por correo electrónico al usuario que los bienes ya están en disponibilidad para ser retirados del almacén en los casos que aplica, ejemplo: toners, elementos de ferretería y eléctricos, entre otros. SALIDA DE : 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión firmada a satisfacción por parte del Usuario Solicitante. Nota: en los casos que el material es recibido en el almacén el usuario, registrado en el formulario de entregas almacén, presenta el carné que lo acredita como funcionario de la Universidad para la entrega del mismo y procede a firmar la salida. Para el caso de la dotación el empleado firmará el documento soporte correspondiente.

5 DIAGRAMA DE FLUJO UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / 11 ENTREGA DE S A LAS DEPENDENCIAS L INICIO INFORMA AL USUARIO COMPRAS Y SUMINISTROS SALIDA DEL ALMACEN FIN 2.3. DEVOLUCIÓN DE BIENES AL A continuación se establece la metodología para realizar devolución de bienes al almacén por parte de las dependencias en los siguientes casos: SIN USO: Corresponde a los bienes nuevos que se encuentran en las dependencias los cuales ya no son requeridos por las mismas. Para este caso se diligenciará el Registro: DEVOLUCIÓN DE S CÓDIGO: R-07-11DP DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 2 USUARIO SOLICITANTE 3 USUARIO 5 7 L L JEFE DEPARTAMENTO DE COMPRAS IDENTIFICACIÓN DE BIENES: 1. Identifica los bienes nuevos que no son usados en su área para realizar la correspondiente devolución. 2. Diligencia totalmente el Registro Devolución de Productos Código R-07-11DP el cual es enviado y posteriormente notificado a través del correo electrónico solicitudes.compras@ugc.edu.co con asunto: Devolución de productos/nombre de la dependencia/n solicitud. DEL REGISTRO: 1. Revisa la notificación enviada por el usuario donde indica el número de solicitud. 2. Verifica a través de las respuestas del formulario que el registro este correcta y totalmente diligenciado. 3. Responde el correo informando las acciones a seguir: 3.1. Entregar el bien al almacén para verificarlo e iniciar el trámite o 3.2. Completar el formulario el cual debe ser diligenciado correctamente o 3.3. Indica al usuario que una vez verificada la información no corresponde a un producto devolutivo. ENTREGA DE EN EL : 1. Verifica en el correo la respuesta emitida por el personal de almacén sobre las acciones a seguir. 2. Entrega el producto para ser confrontado contra el registro generado. CONFRONTACIÓN DE BIEN CON EL REGISTRO: 1. Revisa el producto y lo confronta con el registro generado. 2. Si esta correcto: 2.1. Ubica en el sitio provisional designado en el almacén y determina qué tipo de tratamiento se dará al bien 3.No esta correcto: 3.1 Devuelve el producto y da respuesta al usuario a la solicitud enviada por correo electrónico. TRATAMIENTO DEL DEVOLUTIVO: De acuerdo al uso que se pueda dar del bien se tienen establecidos los siguientes tratamientos: 1. REINGRESO: se realiza ingreso del bien al inventario a través del sistema Información Iceberg, a fin de que pueda ser solicitado por el usuario que lo requiera. 2.BAJA: Se envía en el listado de elementos para dar de baja, previa aprobación del Jefe de compras VERIFICACIÓN DEL CIERRE: 1. Verifica el plan de acción que se realizó. 2. Firma el cierre del producto devolutivo

6 CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIÓN DE BIENES AL ALMACEN USUARIO SOLICITANTE L JEFE DEPARTAMENTO DE COMPRAS INICIO IDENTIFICACIÓN DE BIENES IDENTIFICAR LOS BIENES NUEVOS DILIGENCIAMIENTO DEL REGISTRO DEVOLUCIÓN DE S DEL REGISTRO REVISAR LA NOTIFICACIÓN ENVIADA VERIFICAR LAS RESPUESTAS DEL FORMULARIO RESPONDER EL CORREO SI COMPLETAR EL FORMULARIO ENTREGA DEL EN EL NO VERIFICA EN EL CORREO LA RESPUESTA ENTREGA DEL CONFRONTACIÓN DEL BIEN CON EL REGISTRO DEL SI CORRESPONDE NO UBICA EN EL SITIO CORRESPONDE PROVISIONAL DEVUELVE EL TRATAMIENTO DEL DEVOLUTIVO REINGRESO DEL BIEN AL INVENTARIO BAJA LISTADO DE ELEMENTOS VERIFICACIÓN DEL CIERRE VERIFICA EL PLAN DE ACCIÓN COMPRAS Y SUMINISTROS CIERRA EL CIERRE DEL FIN NO CONFORME: Corresponde a los bienes que no cumplen con los requisitos exigidos por el usuario o aquellos que presentan problemas con las condiciones de calidad requeridas. Es responsabilidad del usuario diligenciar el

7 CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / 11 respectivo registro NO CONFORME CÓDIGO: R y enviarlo al correo electrónico solicitudes.compras@ugc.edu.co Aplica para todos los bienes adquiridos por el Departamento de Compras DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 2 USUARIO SOLICITANTE 3 USUARIO 5 L 5 PROVEEDOR 6 PERSONAL 7 USUARIO 8 JEFE DEPARTAMENTO DE COMPRAS IDENTIFICACIÓN DE S 1. Identifica el bien que no cumplió con los requisitos solicitados o que presenta mal funcionamiento, fallas en el periodo de garantía. 2. Diligencia el registro NO CONFORME CÓDIGO: R el cual es enviado y posteriormente notificado a través del correo electrónico solicitudes.compras@ugc.edu.co con asunto: Producto no conforme/ nombre de la dependencia/n solicitud. DEL REGISTRO: 1. Revisa la notificación enviada por el usuario donde indica el número de solicitud. 2. Verifica a través de las respuestas del formulario que el registro este correcta y totalmente diligenciado. 3. Responde el correo informando las acciones a seguir: 3.1. Entregar el bien al almacén para verificarlo e iniciar el trámite 3.2. Completar el formulario el cual debe ser diligenciado correctamente o 3.3. Indica al usuario que una vez verificada la información el bien no corresponde a un producto no conforme. ENTREGA DE EN EL : 1. Verifica en el correo la respuesta emitida por el personal de almacén sobre las acciones a seguir. 2. Entrega el producto para ser confrontado contra el registro generado. CONFRONTACION DE BIEN CON EL REGISTRO: 1. Revisa el bien y lo confronta con el registro generado. 2. Si esta correcto: 2.1. Ubica en el sitio provisional designado en el almacén y determina qué tipo de tratamiento se dará al producto 3.No esta correcto: 3.1 Devuelve el bien y da respuesta al usuario a la solicitud enviada por correo electrónico. TRATAMIENTO DEL De acuerdo a la situación presentada se tienen establecidos los siguientes tratamientos: 1. CORRECCION: Se informa al proveedor a través de correo electrónico sobre la solicitud de producto no conforme, y se le indica el incumplimiento del requisito que se detectó. 2. GARANTIA: Se informa al proveedor a través de correo electrónico sobre la solicitud de garantía de bien. RESPONDER SOLICITUD NO CONFORME 1. Verifica en sitio el bien y emite concepto: 1.1 Cambio del bien por el que cumple con los requisitos exigidos. 1.2 Cambio por garantía, por mal funcionamiento o averías del material. 1.3Daños por mal uso del mismo por lo tanto no se cambia. 2. Envía comunicado oficial sobre los pasos a seguir al almacén, informando tiempo de solución de la reclamación. 3. Realiza el cambio del producto en el caso que aplica y lo entrega en el almacén o en el sitio pactado. INFORMACIÓN AL USUARIO 1. Informa al usuario sobre el cambio del bien para dar solución a la reclamación presentada y procede a realizar su entrega. 2. Diligencia planilla para ser firmada por el usuario. RECIBE : 1. Recibe el bien verificando que cumpla con los requisitos solicitados. 2. Firma planilla de recibido a satisfacción VERIFICACIÓN DEL CIERRE: 1.Verifica el plan de acción que se realizo 2. Firma el cierre del producto no conforme DIAGRAMA DE FLUJO

8 CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / 11 NO CONFORME USUARIO SOLICITANTE L PROVEEDOR JEFE DEPARTAMENTO DE COMPRAS INICIO IDENTIFICACIÓN IDENTIFICAR EL BI QUE NO CUMPLIÓ DILIGENCIAR EL REGISTRO NO CONFORME DEL REGISTRO REVISAR LA NOTIFICACIÓN ENVIADA VERIFICAR LAS RESPUESTAS DEL FORMULARIO SI COMPLETAR EL FORMULARIO NO ENTREGA DEL EN EL VERIFICA EN EL CORREO LA RESPUESTA ENTREGA DEL CONFRONTACIÓN DEL BIEN CON EL REGISTRO DEL SI UBICA EN EL SITIO PROVISIONAL NO DEVUELVE EL TRATAMIENTO DEL NO CONFORME CORRECCIÓN GARANTÍA RESPUESTA SOLICITUD NO CONFORME INFORMACIÓN AL USUARIO RECIBE A SATISFACCIÓN FIRMA PLANILLA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN VERIFICACIÓN DEL CIERRE COMPRAS Y SUMINISTROS VERIFICA EL PLAN DE ACCIÓN CIERRA EL CIERRE DEL FIN

9 CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS EN EL Con el objetivo de poder ejercer una administración efectiva del inventario del almacén, se realizan 3 tipos de inventario durante el año: 3.1. INVENTARIO SELECTIVO Es el conteo físico que se realiza mensualmente de una muestra aleatoria de los bienes que se encuentran en el almacén. Las actividades que se llevan a cabo para realizarlo son: Descargar un reporte de inventario a la fecha de corte. Seleccionar los bienes Realizar el conteo físico. Realizar el registro de los datos obtenidos en el sistema. Generar el reporte definitivo con los datos digitados. En caso de encontrarse sobrantes o faltantes, se hará necesario elaborar un documento donde se relacione código del material, descripción, cantidad y explicación de lo evidenciado, para la respectiva revisión y aprobación de Jefe del Departamento de Compras y Suministros INVENTARIO SEMESTRAL Es el conteo físico que se realiza semestralmente de todos los bienes que se encuentran bajo custodia del almacén, como mecanismo de control y verificación INVENTARIO ANUAL Es el conteo físico que se realiza al final del cierre contable de todos los bienes que se encuentran bajo custodia del almacén, este es realizado por el personal del Departamento de compras y suministros bajo la supervisión de un delegado de la oficina de Revisoría Fiscal 3.. RESULTADOS EVIDENCIADOS EN LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO SOBRANTES: Una vez efectuado el conteo físico las cantidades son superiores a lo reflejado en el sistema de información. FALTANTES: Una vez efectuado el conteo físico las cantidades son inferiores a lo reflejado en el sistema de información. COMPENSACIONES: Cuando se presenten de manera simultánea faltantes o sobrantes que por la semejanza en los artículos, ya sea en su apariencia, clase, naturaleza o precio, o en su defecto pudieran haber provocado una confusión al momento del ingreso al inventario, se podrá autorizar la compensación, dejando en el informe la correspondiente información detallada, con el fin de que en el sistema se puedan realizar los ajustes pertinentes. Nota: Para que existan compensaciones necesariamente debe existir similitud en apariencia y características de los bienes. Las diferencias o compensaciones deben ser presentadas por el personal del almacén en un informe indicando la causa que los ocasionó, el cual será revisado por el Jefe de Departamento de Compras y Suministros y posteriormente enviado a los entes de control para su aprobación DESTINO DEL INFORME DE INVENTARIO El informe de inventario se distribuirá así: Original para el Departamento de Contabilidad, acompañado de los documentos soportes. Copia para la Oficina de Control Interno. Copia para Revisoría Fiscal Copia para el Departamento de Compras.. REGISTROS REALIZADOS POR EL A continuación se discriminan los movimientos realizados en el sistema de información Iceberg, módulo Inventarios:.1. ENTRADA Es el ingreso de bienes al inventario del almacén, ya sea por órdenes de compra, sobrantes o devoluciones. ENTRADA POR ORDEN DE COMPRA: Es el movimiento de ingreso al inventario del almacén, de los bienes adquiridos mediante una orden de compra una vez son entregados por parte de los proveedores. El personal del almacén es el encargado de realizar dicho ingreso a través del sistema de información iceberg al momento de la recepción de los mismos.

10 CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / 11 ENTRADA POR DEVOLUCIONES: Es el movimiento de ingreso de bienes al inventario del almacén resultado de las devoluciones por parte de las dependencias. El personal del almacén será el encargado de realizar dicho ingreso a través del sistema de información iceberg de acuerdo al formato de devolución de producto..2. SALIDA Es el movimiento de salida de bienes del inventario del almacén, las cuales pueden ser originadas por entradas realizadas por orden de compra, por faltantes de inventario o por bajas. El documento de salida de almacén se realizará en el momento de la entrega del material deberá contener dos firmas, una del personal de almacén y la otra del personal del área autorizado según formulario ENTREGAS DE. SALIDA POR ENTRADAS REALIZADAS POR ORDEN DE COMPRA: Es el movimiento de salida de bienes del inventario del almacén, producto de una entrada con orden de compra. El personal de almacén es el encargado de realizar la respectiva salida en el sistema de información iceberg, a través del documento soporte suministro (pedido). SALIDA POR BAJAS: Es el movimiento de salida o descarga de bienes del inventario del almacén, la cual será realizada por el personal de almacén en el sistema de información, a través del documento soporte acta de comité de bajas. Se podrá dar de baja un bien siempre y cuando el Comité de Bajas lo apruebe mediante acta, por alguna de las siguientes razones: por deterioro, reposición, renovación, obsolescencia, destrucción, desmantelamiento o hurto..3. ANULACIÓN DE ENTRADAS Y SALIDAS Es el movimiento en el sistema de información que se realiza con el objetivo de anular un ingreso o una salida de un bien o material, cuando se presenta un error. El documento de anulación, ya sea de entrada o salida deberá estar firmado por la persona que realizo el movimiento (personal almacén)... AJUSTES AL INVENTARIO De acuerdo a los resultados evidenciados en el inventario se presentan los siguientes registros: AJUSTE POR SOBRANTES: Es el movimiento de ingreso de bienes al inventario del almacén, producto de sobrantes de inventario: El personal del almacén es el encargado de realizar dicho ingreso a través del sistema de información iceberg, mediante el documento autorizado por los entes competentes. AJUSTE POR FALTANTES: Es el movimiento de salida o descarga de bienes del inventario del almacén, producto de faltantes de inventario. El personal del almacén es el encargado de realizar dicho ingreso a través del sistema de información iceberg, mediante el documento autorizado por los entes competentes.5. ENTRADAS Y SALIDAS POR CRUCE DE REFERENCIAS Es el movimiento que se realiza con el objetivo de clasificar correctamente las referencias del almacén, cuando se encuentran diferencias entre bienes de características similares..6. TRASLADO ENTRE BODEGAS Es el movimiento que se realiza con el objetivo de clasificar correctamente las referencias en el sitio de almacenamiento correspondiente. 5. DEFINICIONES: FICHA TÉCNICA: Es el documento que contiene la descripción detallada de las características técnicas de un bien. HOJA DE SEGURIDAD: Es el documento que describe los riesgos de un material peligroso y suministra información sobre cómo se puede manipular, usar y almacenar el material con seguridad. INVENTARIO: Es el conjunto de bienes que se encuentran bajo lo custodia y administración del almacén. 6. REGISTROS: Registro devolución de producto Registro Producto no conforme 7. REGISTROS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN: Solicitud de suministro Entrada de almacén Salida de almacén Anulación de almacén

11 CÓDIGO: P-07-0MIB 1/09/ / 11 Entrada/salida de almacén por cruce de referencia/sobrante o faltante Traslado entre bodegas 8. CONTROL DE CAMBIOS: No REV FECHA DESCRIPCIÓN 0 Emisión inicial 1 30/09/2013 Se actualizó en documento por mejora y simplificación de los procesos del almacén 2 01/06/201 La estructura se modifica quedando dividido en: Recepción Entrega Uso del bien o servicio Registros Administración Custodia. Se ingresan registros Se cambia el nombre a: MANUAL PARA RECEPCIÓN DE BIENES Y MATERIALES ADQUIRIDOS POR EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, PARA SU REGISTRO, ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA 3 26/10/201 Se unifican las responsabilidades al personal de almacén. 1/09/2015 Se cambia el nombre a Manual Procesos y Procedimientos Recepción y Administración de Bienes, se detallan actividades de cada uno de los procedimientos, se adiciona procedimiento para devolución de productos no conforme, se adiciona registro de devolución de productos y productos no conforme, se adicionan definiciones.