PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL

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1 Distrito Federal MP/DA/GA/II-02/06 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL

2 ..., ',,... : i MANUAL ADMINISTRATIVO Distrito Federa'l [ Paq: De: 2 7 j Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/06 índice PAG. OBJETIVO 3 POlÍTICAS DE OPERACiÓN 5 DESCRIPCiÓN NARRATIVA 8 DIAGRAMA DE FLUJO 2 FORMA TOS E INSTRUCTIVOS 6

3 Distrito Federal [ Pag: De: 3 7 ~ Nombrt' del ProcedbnJento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MPIDAlGAl-02/06 OBJETIVO

4 Distrito Federal [ Pag: De: 4 7 ~ Nombre del Procedbniento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/06 OBJETIVO Establecer las actividades que deberá realizar el personal de la Unidad Departamental de Control de Almacenes en coordinación con el de la Gerencia de Planeación y Desarrollo Tecnológico (Control de Calidad), para garantizar que la recepción de los bienes que pretendan ingresar al Almacén Central, cumplan en cantidad, características y especificaciones técnicas solicitadas; así como también, se efectúe la captura de la facturación de los mismos en el Sistema de Almacenes, para él control y manejo de las existencias de dichos bienes.

5 Distrito Federal [ Pag: De: 5 7 Nombre del Procedhniento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MPIDAlGAl-02/06 POLíTICAS DE OPERACiÓN

6 Distrito Federal t:8 ~ Nombredel Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl.o2/06 POLÍTICAS DE OPERACIÓN El Gerente de Abastecimientosserá responsablede enviar oportunamenteal Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes,copia de los contratos que se generen, así como de notificarle oportunamente, la rescisión, cambio o modificación a dichos documentos, para verificar el estricto cumplimiento de las fechas compromiso de entrega de los bienes adquiridos. El Gerente de Planeación y Desarrollo Tecnológico a través del personal de la Unidad Departamental de Control de Calidad, será responsable de verificar que los bienes que pretendan ingresar al Almacén Central, estén debidamente presentados en el empaque original del fabricante, así como, que cumplan con la calidad y características técnicas requeridas, para lo cual deberá realizar las pruebas correspondientes. Será requisito indispensablepara recepcionarlos bienes en el Almacén Central, que la factura que ampara los mismos cuente con el sello de aceptación(visto Bueno) de la Unidad Departamentalde Control de Calidad,en caso contrario el Jefe de la Oficina de Recepciónde Bienesdel AlmacénCentral,no los recibiráal proveedor. El Jefe de la Oficina de Recepciónde Bienesdel Almacén Central, además de lo señalado en la política anterior, deberá verificar y supervisar que las facturas amparen precisamente todas las especificaciones pactadas en los contratos como son: número de contrato, partida, número de parte, código, folio, descripción completa del bien, marca, cantidad, unidad de medida y costo unitario, en caso contrario no recibirá los bienes al proveedor. El Gerente de Abastecimientos deberá invariablemente autorizar por escrito al Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes,el ingreso de bienes al Almacén Central en casos excepcionales o de emergencia, siempre y cuando el Almacén Central no cuente con el contrato respectivo y que el mismo cuente con el sello de aceptación (Visto Bueno) del área de control de calidad. El Jefe de la Oficina de Recepción de Bienes del Almacén Central, deberá invariablemente después de recibir de conformidad los bienes, sellar la factura del proveedor como acuse de reciboy registrar en la misma, el número de folio correspondiente (que deberá ser el mismo de la Nota de Entrada al Almacén Central). El Jefe de la UnidadDepartamentalde Controlde Almacenes,deberáfirmar de autorizado la factura correspondiente que amparen los bienes que se reciben en el Almacén Central; para aquellos casos de ausencia, deberá designar por escrito al personal responsable de firmar la factura.

7 Distrito Federal E:8 ~ Nombredel Procedimiento:RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MPIDAlGAl-02/06 El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes cuando. reciba bienes inventariables, será responsable de informar mediante oficio a la Gerencia de Servicios de Apoyo, para que ésta programe la asistencia de su personal y asigne el número de inventario correspondiente. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes deberá mantener permanentemente actualizado el Catálogo Único de Partes (CUP). El Jefe de la Oficina de Recepción de Bienes del Almacén Central, será responsable diariamente de capturar y elaborar la "Nota de Entrada al Almacén", en el sistema computarizado de almacenes, por cada factura recibida, así como, de supervisar que la misma esté correctamente elaborada. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, deberá enviar a la Gerencia de Abastecimientos a más tardar el siguiente día hábil posterior a la recepción de bienes, el original de la "Nota de Entrada al Almacén" y copia de la "Factura" respectiva; para que ésta efectúe el cálculo de sancionesy la integración al expediente correspondiente. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, deberá notificar oportunamente al Gerente de Abastecimientos, aquellos casos de incumplimiento en los tiempos de entrega y cantidades pactados en los contratos de los bienes recibidos, para que se aplique la sanción correspondiente. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, deberá supervisar invariablemente que la recepción, guarda y custodia de los bienes que se reciban en el Almacén Central, se realice de conformidad a la normatividad establecida. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, deberá proporcionar mensualmente a la Gerencia de Contabilidad la Relaciónde Facturas de los bienes recibidos en el Almacén Central, así como, efectuar con la misma periodicidad la conciliación correspondiente.,

8 I MANUAL ADMINISTRATIVO Distrito Federal [ Pag: De: 8 7 ~ Nombredel Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MPIDAlGAl...Q2/06 DESCRIPCiÓN NARRATIVA

9 Distrito Federal ( Paq: De: 9 7 Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/06 Unidad Administrativa Descripción de la Actividad Tiempo (Días) GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS JUD. DE CONTROL DE ALMACENES CADA VEZ QUE LA GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS EFECTÚE ADQUISICiÓN DE BIENES Envía copia del contrato a la Unidad Departamental de Control de Almacenes para su control de recepción. 2 Recibe copia del contrato, integra expediente, archiva temporalmente el mismo hasta que se presente el proveedor. CUANDO ACUDE EL PROVEEDOR A ENTREGAR BIENES GCIA. DE PLANEACIÓN y DESARROLLO TECNOLÓGICO (personal de control de calidad asignado al almacén Central) JUD. DE CONTROL DE ALMACENES (Jefe Oficina de recepción) Personal de Control de Calidad 3 Recibe del proveedor factura original y copia del contrato, extrae de su archivo expediente y procede a cotejar los datos contra la factura original y determina. ESTÁ CORRECTA? NO 4 IDevuelve al proveedor la factura original junto con la copia del contrato para su corrección. Archiva expediente y se remite a la actividad 2. sí 5 ISolicita al personal de la Gerencia de Planeación y Desarrollo Tecnológico, asignado al Almacén Central para revisar el control de calidad de los bienes, verifique que la calidad y características técnicas de los bienes solicitados se cumplan y entrega factura original Recibe factura original, procede a revisar los bienes con base a las características técnicas solicitadas, realiza pruebas de control de calidad y determina. CUMPLEN CON LAS CARACTERíSTICAS SOLICITADAS. NO Indica al Jefe de la Oficina de Recepción de Bienes, la anomalía encontrada y devuelve factura. Recibe factura, notifica al proveedor la anomalía presentada, devuelve factura original y contrato, para su corrección. Se remite a la actividad 2. SI Sella y firma la factura original de visto bueno, la regresa al personal responsable de la recepción de bienes. ;

10 Distrito Federal [ Paq: De: 0 7 Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/06 Unidad Administrativa JUD. DE CONTROL DE ALMACENES (Jefe Oficina de recepción) 0 Descripción de la Actividad Recibe factura y procede a recibir los bienes del proveedor, sella factura original, registra en la misma, número de folio correspondiente (Número que corresponderá al de la "Nota de Entrada al Almacén Centra!"), regresa al proveedor factura. Procedimiento Recepción de Facturas y Pago a Proveedores. Tiempo (Días) GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS I Verifica que la entrega de bienes sea dentro del plazo convenido en el contrato. CUMPLIÓ CON LA FECHA ESTABLECIDA? NO 2 IElabora oficio en original y copia notificando al Gerente de Abastecimientos la anomalía presentada por el proveedor, para la aplicación de la sanción correspondiente, recaba acuse en copia y archiva. 3 Recibe oficio, extrae expediente del caso y procede a elaborar la sanción correspondiente. Procedimiento Recepción de Facturas y Pago a Proveedores. JUD. DE CONTROL DE ALMACENES (Jefe Oficina de recepción) 4 SI Procede a capturar en el Sistema de Almacenes las facturas y emite la "Nota de Entrada al Almacén Central" en original y copia, archiva documentos. Para el caso de bienes no registrados en el Catálogo Único de Partes (CUP), registra y asigna números de código, parte y de folio a dicho Catálogo. UNA VEZ REGISTRADA LA ENTRADA DE BIENES 5 Verifica si los bienes están considerados en el Catálogo de Bienes Inventariables. SON BIENES INVENTARIABLES 6 SI Obtiene copia de la Factura, elabora oficio en original y copia, notificando a la Gerencia de Servicios de Apoyo el ingreso de dichos bienes para la asignación del número de inventario correspondiente, envía original del oficio junto con la copia de la Factura, recaba acuse en copia y archiva. Continúa actividad 8.

11 Distrito Federal [ Paq: De: 7 ~ Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/06 Unidad Administrativa Descripción de la Actividad Tiempo Días GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO 7 Recibe oficio y factura, toma conocimiento y programa visita para asignar el número de inventario al bien, que puede ser en el Almacén Central y/o área receptora de los bienes. Enlace con el Procedimiento Alta de Bienes Muebles. JUD. DE CONTROL DE ALMACENES 8 NO SON BIENES INVENTARIABLES Elabora mensualmente el "Listado computarizado de entradas de bienes al Almacén Central", revisa que los listados no contengan anomalías en la captura. EXISTEN ANOMALíAS EN LOS LISTADOS? sí 9 IExtrae de su archivo las "Notas de Entrada al Almacén Central", verifica con base a las mismas la anomalía presentada, procede a efectuar la corrección correspondiente, se remite a la actividad 4. NO EXISTEN ANOMALíAS EN LOS LISTADOS JUD. DE CONTROL DE ALMACENES (Jefe Oficina de recepción) 20 Concilia mensualmente el "Listado" con la Gerencia de Contabilidad. 4 UNA VEZ CONCILIADOS 2 Emite "Listado" definitivo en dos tantos, elabora oficio en original y copia para entregar el "Listado" a la Gerencia de Contabilidad, recaba acuse en copia de oficio y archiva junto con el segundo tanto del "Listadci". GERENCIA DE CONTABILIDAD 22 Recibe oficio original y "Listado", procede a su registro y control. Procedimiento Registro y Control. FIN

12 Distrito Federal. [ Pag: De: 2 7 ~ Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/06 DIAGRAMA DE FLUJO

13 Distrito Federal Pag: De: 3 7 Nombre del Procedbniento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl -02/ 06 GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS J.U.D. DE CONTROL DE ALMACENES GERENCIA DE PLANEACION y DESARROLLO TEC PERSONAL DE C.C.ASIGNADO EN ALM CENTRAL 6 ENVIA COPIA DEL CONTRATO AL JUD DE CONT DE ALM. PARA SU CONTROL Y RECEPCION. 4 DEVUELVE A PRO- VEEDOR FACTURA Y CONTRATO PARA SU CORRECCION y ARCHI VA CON. RECIBE FACTURA Y PROCEDE A RE- VISAR BIENES,E- FECTUA PRUEBAS y DETERMINA. O RECIBE CONTRATO INTEGRA EXPED. ARCHIVA TEMPO- RALMENTE. 2 SI 7 9 CONTRATO S INDICA LA ANOMA LI A ENCONTRADA Y DEVUELVE FAC- TURA. SELLA Y FIRMA FACTURA DE VoBo y TURNA LA MIS- MA AL PERS. DE RECEP.DE B. ~ CUANDO ACUDE El PROVEEDOR A ENTREGAR BIENES ~ SOLICITA LA RE- VISION DE LOS BIENES AL PERSO NAL DE C.C.Y EN TREGA FACTURA. O 8 ACTURA O CONTINUA EN ~ ACT.0 PAG.. ~ O RECIBE DEL PRO- VEEDOR FACTURA Y CONTRATO, EX- TRAE DE ARCHIVO EXPED y COTEJA DOCUMENTOS. RECIBE FACT.NO- TI F CA ANOMALI A AL PROVEED. Y DE VUELVE DOCUMEN- TOS. NTF\ATO O

14 Distrito Federal. Pag: De: 4 7 Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/06 J.U.D. DE CONTROL DE ALMACENES JEFE DE OFICINA DE RECEPCION GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO VIENE DE AC T.9 P AG. 3 0 RECIBE FACTURA RECIBE BIENES, SELLA FACTURA, REGISTRA FOLIO Y DEV.FACTURA 40 I CAPTURA EN SIS- TEMA,LAS FACT. y EMITE "NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN CENTRAL y ARCHIVA. o 3 RECIBE OFICIO, EXTRAE EXPED. DEL CASO Y ELA- BORA SANCION CO RRESPONDIENTE. RECIBE DOCUMEN- TOS,TOMA CONOCI- MIENTO Y PROGRA- MA VISITA PARA ACUDIR AL ALMAC. U AREA RECEP. 7 VERIFICA QUE LA ENTREGA DE BIE- NES SEA DENTRO DEL PLAZO CONVE NIDO EN CONT. ~ ~ UNA VEZ REGISTRADA LA ENTRADA DE BIENES ~ ~ VERIFICA QUE LOS BIENES ESTE N CON SIDERADOS EN EL CATALOGO DE BIE- NES INVENTARIA- BLES. SI 2 NOTIFICA AL GTE DE ABASTECIMIEN TOS LA ANOMALIA PRESENTADA. ELABORA OFICIO Y NOTIFICA A LA GE RENCIA DE SER DE APOYO,PARA LA A- SIGNACION DE No. DE INVENTARIO CONT. ACT.8 PAG.5 o

15 lo MANUAL ADMINISTRATIVO Distrito Federal. Pag: De: 5 7 Nombre del Procedbrúento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/06 JoU.Do DE CONTROL DE ALMACENES GERENCIA DE CONTABILIDAD VIENE DE ACTol? PAG.4 22 RECIBE DOCUMEN- TOS Y PROCEDE A SU REGISTRO Y CONTROL. ELABORA MENSUAL MENTE EL LISTA- DO COMPUTARIZA- DO y REVISA QUE ESTE CORRECTO o CORRIGE ANOMALIA PRESENTADA CON BASE A LAS NOTAS DE ENTRADA. 20 CONCILIA MENSUAL MENTE EL LISTADO CON LA GERENCIA DE CONTABI LI DAD LISTADO DE ENTRADAS DE O BIENES ALM O ~ UNA VEZ CONCILIADOS ~ A 2 EMITE LI STADO DEFINITIVO y EN- VIA A LA GCIA DE CONTABILIDAD. / C. JAVIE GERENT -..

16 Distrito Federal [ Pag: De: 6 7 ~ Nombre delprocedbniento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN EL ALMACÉN CENTRAL MPIDAlGAl-02/06 FORMATOS E INSTRUCTIVOS. NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN CENTRAL (EJEMPLO). --._---

17 . RED j DE (.~ANSPORTE DE PASAJEROS D. Fr- DIRECCION DE ADMINISTRACION GERENCIA DE ABASTECI~IENTOS U.D. DE CONTROL DE ALMACENES ALMACEN CENTRAL Nota: Fecha: //2002 ENTRADA POR: PEDIDO ABIERTO Proveedor: GUALITY DIESEL S.A DE C.v. Clave: Retcia: CONTRATO /08/02 Factura: li02 Códqo Ptda. No. di Plrtl Folio Descrioción Cantidad Unid. P. Uni. Iloorte PlO TAPONDEPlONOBLOCK. 3/4", T, 6Y-7,8Y PZA o:' " _' ".._"_..~ ~ ~ SE RECIBIERON LOS DOCUPlENTOSCONFORPlEAL PROCEDI"IENTO ADPlINISTRATIYO VIRGINIA ftendozagalan ~ p Sub Total: Otro % AOO P. S. E.:Voo L. l. V. A.: 5.00 Ilaorta Total: M E J- 4".-...