MANUAL DE PROCESOS DE APOYO GESTIÓN ADMINISTRATIVA RECEPCION, ALMACENAMIENTO, ENTREGA E INVENTARIO DE BIENES Y ELEMENTOS

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1 MPA-0-P-05 1/09/09 Página 1 de 6 CONTROL DE CAMBIOS RAZÓN DEL CAMBIO 7/08/09 1 Versión Original 1/09/09 Agrupación de los procesos de Administración del Talento Humano, Administración Documental y Administración de Recursos Físicos en un proceso de apoyo nuevo denominado Gestión Administrativa. Ajuste del contenido del procedimiento. ELABORÓ: Luz María Rodríguez - Secretaria General 1. OBJETIVO: establecer el procedimiento para el recibo, almacenamiento, entrega, movimiento e inventario de los bienes y de la corporación.. ALCANCE: comprende desde la recepción de bienes y por compras hasta el registro de movimientos de inventario. 3. DEFINICIONES: REVISÓ: Hilda Cristina Torres Castellanos Profesional Especializada Subd. Planeación y Fronteras APROBÓ: José Cáceres Caballero Secretario General Bien: Articulo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que se gastan con el primer uso que hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes. Bienes Devolutivos: Son los bienes de propiedad del ente publico que se encuentra en uso de dependencias, funcionario y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Comodato: Cuando una persona o entidad de derecho público o privado entrega a otra entidad el uso de los bienes por un tiempo determinado. Dación en Pago: Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los contratantes convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien, que al entregarse extingue la obligación original. Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Donación: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna. Egreso: Salida física de un bien del almacén, acompañada de la expedición de la salida de almacén. Equidad: Principio de contabilidad pública en el cual, en atención a los derechos y obligaciones del, la sociedad y los individuos, la información contenida en los s contables e informes complementarios es absolutamente imparcial. El proceso contable público es un modelo de ecuanimidad, equilibrio, certidumbre y credibilidad. Faltantes: Son todos lo bienes que están relacionados en el aplicativo y no se encuentran físicamente. Permuta: Contrato comercial por el que dos personas se obligan recíprocamente a dar una cosa a cambio de otra. Producción: Cuando la entidad suministre, materiales o materias primas para producción de de cualquier naturaleza. Reintregos: Se entiende por reintegros la devolución al almacén de bienes que no se requieren en una dependencia determinada, para el cumplimiento del objetivo al cual fueron destinados

2 MPA-0-P-05 1/09/09 Página de 6 Sistema de Información Administrativo y Financiero Gráfico Integrado PCT-GK (SIIAF): Es una herramienta informática que sistematiza los procesos en las áreas de contabilidad, presupuesto, tesorería, Central de Cuentas, servicios generales y almacén. Sobrantes: Se considerara que hay ingresos por sobrantes de inventario o por pruebas selectivas, cuando al practicarlo se encuentre que el numero de unidades o especies de determinado elemento es superior al que en esa fecha muestre la cuenta respectiva. Toma Física: Es la verificación física de los bienes y en el almacén o bodega, dependencias a cargo de usuarios, con el fin de controlar la existencia reales o físicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de control de inventario y cuentas contables. Traslados: Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias y oficinas de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe. 4. REALIZACIÓN: ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO Para la recepción de bienes y se presenta por alguna de las siguientes Documentos circunstancias y los requisitos son: soportes - Por compras: factura o remisión, copia del contrato de compra o suministro, MPA-0-F-05-3 producto o elemento adquirido. Acta de entrega - Por donaciones: convenio, remisión, de bienes y bien o elemento donado - Por decomisos: acta decomiso preventivo, memorando con resolución de MPA-0-F-05- decomiso definitivo, bien o elemento formato de decomisado traslado de - Por reintegros: formato de traslado de.. 1. RECEPCION DE BIENES Y Revisa los contra los documentos soporte de entrega, según el caso especifico, una vez verificados las cantidades solicitadas, especificaciones y calidad de los bienes o se elabora la entrada en el Sistema Administrativo y Financiero PCTG-K Aclaraciones: - Para aquellos bienes o que no cumplan con los requisitos establecidos devuelve al proveedor para cambio de los. - Si el contrato de compra o suministro incluye con especificaciones técnicas, se requiere en el recibo la presencia del interventor quien expide un recibo a satisfacción. Entrega soporte de la Entrada de Almacén según el caso. Aclaración: con el reporte de entrada de almacén y copia de la factura se realiza el trámite de póliza correspondiente a activos fijos. Interventor Entrada Almacén Entrada de Almacén

3 MPA-0-P-05 1/09/09 Página 3 de 6 ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO Una vez recibido el bien o elemento, se procede a verificar su y almacenar según los siguientes criterios: 1. Bienes o nuevos de Registro Sistema consumo frecuente de Tabla de. Bienes o nuevos de categorías y consumo normal o bajo códigos 3. Bienes o usados en buen verificación y condiciones de 4. Bienes o usados en mal almacenamiento de Bienes y Aclaración: se debe garantizar que los bienes Elementos y almacenados se identifiquen y conserven según las condiciones adecuadas Placa de para garantizar su preservación. Identifica los identificación bienes devolutivos asignándoles un código de inventario según el sistema adoptado y número de placa de identificación.. ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN DE BIENES Y 3. ENTREGA DE BIENES Y 4. MOVIMIENTOS DE BIENES Y 5. INVENTARIO DE BIENES Y Recibe la solicitud de entrega del bien o elemento de quien lo solicita con el VoBo del Jefe de la Dependencia y verifica la existencia en el almacén. Elabora el comprobante de salida en el sistema PCTG-K, relacionando en forma independiente los de consumo y devolutivos y registrando el número de inventario correspondiente, imprime original y copia del comprobante de salida. Efectúa la entrega o envío de los bienes o a los solicitantes Se consideran movimientos de bienes o, las siguientes situaciones y soportes: - Perdida: denuncio - Robo ó hurto: denuncio - Accidentes: informe del siniestro - Daños: informe - Remates de activos: soportes y salida del almacén Una vez recibido los documentos soportes se procederá a realizar el respectivo movimiento en el sistema PCTG-K (reclamación aseguradora, dar de baja, cambio por parte del proveedor, reposición, entre otras). Programa o designa elaboración de inventario de bienes. Funcionario responsable del Bien Asesor almacén Secretario General MPA-0-F-05-1 Solicitud consumo Comprobante de salida de almacén Salida almacén Denuncio Informe Soportes remates y salida de Almacén Placas de devolutivos del funcionario Programación de Inventarios

4 MPA-0-P-05 1/09/09 Página 4 de 6 ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO Caso 1. En caso de inventariar bienes en servicios, elabora programación de inventarios a realizar en cada dependencia o a cada funcionario Memorando Caso. En caso de inventariar bienes en depósito, se designa funcionario que realice 6. REGISTRO EN EL SISTEMA el inventario en el almacén. Genera lista de bienes en servicios según registros almacenados y registrados en PCTG-K. Se efectúa (anualmente) confrontación física de bienes devolutivos y de consumo con base a listados generados por el sistema PCTG-K. Se determina si en la confrontación física de bienes es correcta o presenta inconsistencia. Elabora acta de inventario, registrando las novedades encontradas ( sobrantes, faltantes o si el inventario cuadro perfectamente). Informa al Secretario General las novedades encontradas para el respectivo tramite. Realiza mensualmente inventario de bienes en bodega de de consumo. Firma listado aceptando el correcto registro de los bienes a su nombre y las novedades encontradas. Para el caso de la confrontación física del inventario y que esté de acuerdo con el listado, se firma el inventario, terminándose así el procedimiento. Revisa, autoriza y registra de acuerdo a la normatividad interna, la incorporación de las novedades encontradas en el sistema. Corrobora que la información contenida en los comprobantes de ingreso, y el informe del inventario realizado este correcto, se firman las actas. Asesor de almacén Funcionario o Grupo de apoyo Funcionario o Grupo Designado Asesor de almacén Inventario de Bienes Acta de Inventario Informes Placas de devolutivos PCTG-K. Inventario Registro sistema Acta de inventario

5 MPA-0-P-05 1/09/09 Página 5 de 6 5. FLUJOGRAMA: RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE BIENES Y Recepción de Bienes y Elementos - Documentos soportes - Factura - Acta de entrega de bienes y - Formato de traslado de Por Compras Por Donaciones Por Decomisos Por Reintegros Revisión de los Elementos Se solicita la presencia del Interventor para revisión y verificación SI Compra / suministros con especificaciones técnicas? NO Cumple especificaciones y Requisitos? NO Devolución al Proveedor Acta de recibo a Satisfacción del interventor SI Ingreso a Almacén Sistema PCTG-K - Entrada Almacén - Copia Factura Almacenamiento y preservación de bienes y Trámite de la Póliza Nuevos de consumo frecuente Nuevos de consumo normal o bajo Usados en buen Usados en mal - Registro Sistema de Tabla de categorías y códigos verificación y condiciones de almacenamiento de Bienes y Elementos - Placa de identificación Solicitud de bienes y - Solicitud de de consumo 1

6 MPA-0-P-05 1/09/09 Página 6 de 6 1 Registro Sistema de bienes y de consumo / devolutivos Comprobante de salida de almacén Entrega de bienes y Movimiento de Bienes y Elementos en el sistema Placas de devolutivos del funcionario Perdida Robo o hurto Accidentes, daños Remate Denuncio Denuncio Informe Soportes y salida almacén Programación / Designación de elaboración de Inventario de Bienes Programación de inventarios Programación de Inventarios Inventario Bienes en servicio Inventario Bienes en Depósito Memorando designando funcionario Genera Lista de Bienes Inventario de bienes Confrontación física Informa al Secretario General acerca de las novedades SI Inconsistencias? NO Elaboración de acta de inventario Inventario de bienes en bodega de de consumo Acta de Inventarios Placas de devolutivos Aceptación del Registro Registro en el sistema - Registro en el Sistema - Acta de Inventario

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