MANUAL ADMINISTRACIONES MUNICIPALES DEL ESTADO DE GUERRERO

Transcripción

1 MANUAL ENTREGA RECEPCIÓN ADMINISTRACIONES MUNICIPALES DEL ESTADO DE GUERRERO

2 Presentación Marco jurídico Marco conceptual Etapas del proceso de Entrega - Recepción 1. Actividades previas al cambio 1.1 Capacitación de funcionarios Municipales 1.2 Designación de los miembros del Ayuntamiento saliente al Comité de Entrega. 1.3 Designación de los miembros del Ayuntamiento electo al Comité de Recepción. 1.4 Constitución del Comité de Entrega - Recepción 1.5 Integración de los representantes de la Auditoría General del Estado y del Poder Ejecutivo del Estado 1.6 Operación del Comité de Entrega - Recepción 1.7 Integración de la información y documentación 2. Día de la Entrega - Recepción 3. Actividades posteriores 3.1 Documentación faltante en el proceso de entrega 3.2 Verificación del contenido del expediente 4. Responsabilidades 5. Recomendaciones generales 6. Anexos Anexo 1. Acta de constitución del Comité de Entrega - Recepción de la Administración Municipal del H. Ayuntamiento Constitucional de Gro., correspondiente a los periodos del Anexo 2. Acta para la entrega de los recursos financieros y otros conceptos establecidos en el Artículo 43 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero. 35 Anexo 3. Acta de Entrega - Recepción de la Administración Municipal del H. Ayuntamiento Constitucional de, Gro., correspondiente a los periodos del

3 7. Formatos FER-01 Inventario de bienes inmuebles. FER-02 Inventario de bienes muebles. FER-03 Inventario de equipo de transporte. FER-04 Inventario de equipo de transporte accidentado. FER-05 Resumen general de bienes patrimoniales. FER-06 Conciliación de los bienes patrimoniales contra registros contables. FER-07 Inventario de bienes muebles e inmuebles recibidos en comodato. FER-08 Plantilla de personal. FER-09 Relación de documentos de tesorería. FER-10 Relación de asuntos pendientes o en trámite. FER-11 Informe de obras y acciones ejecutadas durante el ejercicio fiscal FER-12 Informe de obras y acciones incluidas en el Programa de Inversión 2012 que no fueron concluidas. FER-13 Informe de obras y acciones incluidas en el Programa de Inversión 2012 que no fueron ejecutadas. FER-14 Convenios y acuerdos suscritos con el Gobierno Federal o Estatal. FER-15 Leyes, reglamentos y ordenanzas municipales. FER-16 Concesiones, permisos y autorizaciones que involucran bienes municipales o la prestación de servicios públicos. FER-17 Relación de padrones de contribuyentes. FER-18 Padrón de contribuyentes del impuesto predial. FER-19 Padrón de contribuyentes de licencias comerciales. FER-20 Padrón de usuarios del servicio de agua potable y alcantarillado. FER-21 Relación de licencias de los softwares o programas informáticos para la operación de la cartografía digital y de administración de contribuciones municipales. FER-22 Arqueo de caja. FER-23 Relación de cuentas bancarias. FER-24 Talonario de cheques en uso. FER-25 Relación de cheques pendientes por entregar. FER-26 Conciliaciones bancarias. FER-27 Relación de deudores, gastos por comprobar y anticipos. FER-28 Relación de proveedores y/o acreedores. FER-29 Relación de la deuda con instituciones de crédito. FER-30 Relación de licencias en trámite. FER-31 Relación de contribuyentes con rezago en el pago de derechos. FER-32 Relación de contribuyentes con rezago en el pago de impuesto predial. FER-33 Relación de recibos oficiales de ingresos y egresos utilizados, cancelados y

4 45 por utilizar correspondientes al ejercicio fiscal FER-34 Copia de las Cuentas Públicas por el periodo 2009 al 2011, y 1er y 2do. Cuatrimestre del 2012, con su respectivo respaldo contable y de los presupuestos de ingresos y egresos. FER-35 Expedientes del personal. FER-36 Sueldos pendientes de cubrir a trabajadores. FER-37 Asuntos de la sindicatura y regidurías. FER-38 Acuerdos de Cabildo pendientes de cumplir. FER-39 Libros de actas de cabildo. FER-40 Juicios en trámite. FER-41 Animales en corral o depósito. FER-42 Formatos y Precartillas del Servicio Militar Nacional. FER-43 Libros del Registro Civil. FER-44 Formatos oficiales para actas de nacimientos, matrimonios y defunciones. FER-45 Expedientes en archivo. FER-46 Contratos vigentes. FER-47 Asuntos a los que las nuevas autoridades deben dar atención. FER-48 Equipos de cómputo, CPU. FER-49 Equipos de cómputo (lap tops) FER-50 Equipos de cómputo (software). FER-51 Existencias en almacén. FER-52 Inventario de semovientes. FER-53 Estatus de los procedimientos de ejecución fiscal. FER-54 Relación de formas valoradas (excepto las de Registro Civil.)

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6 PRESENTACIÓN La Entrega - Recepción de la Administración Municipal es un proceso legal, obligatorio, formal y de interés público que tiene por objeto el relacionar la situación patrimonial, la documentación e información, en que se encuentra al término del periodo constitucional para el que fue electo el Ayuntamiento correspondiente. La Entrega - Recepción de los Ayuntamientos del Estado de Guerrero, es un evento Político- Administrativo de gran relevancia para la ciudadanía y para los electos por el voto popular, para dar continuidad a los planes y programas establecidos en los municipios. Es también un proceso formal mediante el cual los integrantes de los Ayuntamientos, al fenecer su periodo constitucional para el cual fueron electos, hacen entrega de la administración municipal, incluidos los recursos humanos, materiales, financieros y demás asuntos de su competencia a los integrantes de los Ayuntamientos electos. Este proceso encuentra su base normativa en la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Guerrero, en la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado y en la Ley de Entrega Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y Municipios de Guerrero No. 876, en ellas se establecen los términos y plazos dentro de los cuales habrá de realizarse la renovación de los Ayuntamientos; la forma en que deberá llevarse a cabo la Entrega - Recepción, bajo la vigilancia de la Auditoría General del Estado y la participación de la Contraloría General del Estado, la Secretaría de Finanzas y Administración y la Secretaría de Desarrollo Social del Estado, quienes por disposición de la ley, son los Órganos, que sancionarán el acto formal de Entrega - Recepción. La Auditoría General del Estado, con el fin de fortalecer las acciones señaladas en la ley, consideró adecuar dichas acciones con base en las experiencias tenidas, llevando a cabo un proceso de capacitación, con un alto sentido de responsabilidad para fomentar la transparencia y la rendición de cuentas, elaborado el presente Manual para la Entrega - Recepción de la Administración Municipal a que en esencia constituye una poderosa herramienta que facilitará a los Ayuntamientos salientes la entrega de la administración municipal a los Ayuntamientos que habrán de ser elegidos para el periodo constitucional y dar un principio de continuidad a los planes y programas aprobados por los salientes. 5

7 La preparación de los informes o expedientes de los recursos financieros, materiales, humanos y contables, así como la entrega de cualquier otra documentación necesaria para dar continuidad a la operación de la administración municipal, es competencia de los Ayuntamientos salientes, su actuación debe basarse en principios de eficiencia, eficacia, objetividad, claridad y honradez, para delimitar responsabilidades y funciones de los servidores públicos que intervinieron en el proceso. 6 Auditoría General del Estado Guerrero

8 MARCO JURÍDICO Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Guerrero. ARTÍCULO 95.- Los Ayuntamientos son cuerpos colegiados deliberantes y autónomos que entrarán a realizar sus atribuciones para un período de tres años (En esta ocasión por excepción, los Ayuntamientos se instalarán el 1º de Octubre del año que transcurre al de su elección.) ARTÍCULO La Auditoría General del Estado, es el Órgano Técnico Auxiliar del Poder Legislativo Asimismo gozará de autonomía financiera, técnica y de gestión en el ejercicio de sus atribuciones y para decidir sobre sus programas de trabajo, funcionamiento y emisión de sus resoluciones en los términos que establezca la Ley de Fiscalización Superior y tendrá a su cargo: I.- El control y fiscalización de: los ingresos, los egresos, el manejo, la custodia y la aplicación de fondos y recursos de los Poderes del Estado, de los Municipios y de los Entes Públicos Estatales y Municipales; así como el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas estatales y municipales a través de los informes que se rendirán en los términos que disponga la Ley. IV.-. Los Poderes del Estado, los Gobiernos Municipales y los Entes Públicos Estatales y Municipales proporcionarán la información y los medios que requiera la Auditoría General del Estado para el ejercicio de sus funciones. Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero. ARTÍCULO 27.- Cada Municipio será administrado por un Ayuntamiento de elección popular directa y durará en su encargo tres años. ARTÍCULO 29.- Los Ayuntamientos a propuesta de los Presidentes Municipales, nombrarán a los siguientes servidores públicos, sin perjuicio de la denominación o rango jerárquico que los propios Ayuntamientos establezcan: 7

9 I. Secretario; II. Oficial Mayor o Jefe de la Administración; III. Tesorero; IV. Jefe de Seguridad Pública; V. Jefe de Obras Públicas, y VI. Demás servidores de nivel equivalente. ARTÍCULO 32.- Los Presidentes Municipales, síndicos y demás regidores de elección popular directa, durarán en su cargo tres años y no podrán ser reelectos para el Ayuntamiento siguiente. ARTÍCULO 36.- Los Ayuntamientos se instalarán el día 30 de septiembre del año en que deban renovarse, previa protesta que otorguen ante el Ayuntamiento saliente en Sesión Solemne que se celebrará el día anterior. La instalación es un acto meramente solemne y la responsabilidad del Ayuntamiento saliente cesa el 29 de septiembre del año de la elección a las 00:00 horas en que inicia la responsabilidad del nuevo Ayuntamiento. Cada Ayuntamiento notificará inmediatamente sobre su toma de posesión a los Poderes del Estado y a los Ayuntamientos de los Municipios limítrofes. ARTÍCULO 39.- El Ayuntamiento saliente hará entrega durante el mes de Diciembre (Septiembre) (Septiembre) del año de la elección, de los informes e inventarios sobre el patrimonio mobiliario e inmobiliario, los recursos humanos y financieros, los archivos e informes sobre el avance de los programas de gobierno pendientes o de carácter permanente, asegurando la disponibilidad de recursos para el pago de salarios y aguinaldo completo, prima vacacional y demás prestaciones de los trabajadores de la administración municipal. ARTÍCULO 40.- Los Presidentes Municipales y los miembros de los Ayuntamientos salientes y entrantes participarán en los procesos de Entrega - Recepción. ARTÍCULO 41.- En cada Ayuntamiento durante la primera decena del mes de Diciembre (Septiembre) (Septiembre) (Septiembre), se creará un Comité de Entrega - Recepción integrado por miembros del Ayuntamiento electo y el Ayuntamiento saliente; así como un representante de la Auditoría General del Estado, de la Contraloría General del Estado y de las Secretarías de Finanzas y Administración y Desarrollo Social, mismos que previa auditoría sancionarán dicho acto. 8 ARTICULO 42.- El Ayuntamiento en funciones preparará los siguientes expedientes: Auditoría General del Estado Guerrero

10 I. Inventario del acervo patrimonial en los términos de los Artículos 131, 132 y 134 de esta Ley; II. Plantillas de personal; III. Relación de documentos que obran en los archivos del Municipio, así como la documentación que se encuentre en las distintas áreas que conforman la Administración Municipal; IV. Relación de asuntos pendientes de resolver, así como los documentos vinculados a los mismos; V. Informes detallados de las obras ejecutadas en el último ejercicio, así como los informes detallados de las obras inconclusas iniciadas durante la gestión del Ayuntamiento saliente, incluidos sus avances físicos y financieros; VI. Reporte del avance del cumplimiento del Convenio Único de Desarrollo Estado-Municipio, así como de los acuerdos suscritos con el Gobierno del Estado; VII. Bando de Policía y Buen Gobierno, reglamentos y ordenanzas municipales; VIII. Concesiones, permisos y autorizaciones otorgadas que involucran bienes municipales o la prestación de servicios públicos; IX. Padrón de contribuyentes del impuesto predial, en forma impresa y digital; controlado a través de la cuenta catastral o predial, o en su defecto clasificado por tipo de predio urbano, suburbano, rústico; X. Expedientes catastrales de los contribuyentes, señalando la información que los integran; XI. Cartografía o cartografía digital, en forma impresa y digital; XII. Licencias de los softwares o programas informáticos para la operación de la cartografía digital y de administración de contribuciones municipales, así como las claves de identificación confidencial para su acceso; XIII. Tablas de valores unitarios de suelo y construcción, de manera impresa y digital; XIV. Convenios de coordinación o colaboración en materia fiscal; XV. Expedientes por el ejercicio fiscal sobre la recaudación de contribuciones asignables del impuesto predial y derechos por servicio de agua potable remitidos a la Secretaría de Hacienda 9 Manual de Entrega - Recepción para las Administraciones Municipales del Estado de Guerrero

11 y Crédito Público a través de la Secretaría de Finanzas y Administración del Gobierno del Estado, para la distribución de participaciones federales (Fondo de Fomento Municipal); y XVI. Las demás que sean necesarias para mantener la continuidad en la administración municipal y en la atención a la ciudadanía, así como para evitar daños al patrimonio municipal. ARTÍCULO 43.- Para la entrega de los recursos financieros se preparará acta pormenorizada y circunstanciada en que consten los fondos existentes en caja; el fondo de ahorro destinado para el pago de los salarios, aguinaldo completo, prima vacacional y demás prestaciones de los trabajadores de la administración municipal; saldos conciliados en bancos y números de cuentas, relaciones de deudores y acreedores diversos por concepto y monto; cortes de caja que fueron elaborados en los diferentes ejercicios fiscales, así como los manuales, tarjetas de actividades comerciales, industriales y de servicio, licencias en trámite, relación de contribuyentes con rezago en el pago de derechos, expedientes y tarjetas de impuesto predial, relación de contribuyentes con rezago en el pago del impuesto predial, expedientes de catastro municipal, relación de folios de recibos oficiales de egresos e ingresos utilizados, cancelados y por utilizar, asimismo se entregará copia de las Cuentas Públicas anuales del trienio y de los presupuestos de ingresos y egresos. ARTÍCULO 44.- El Comité de Entrega - Recepción a que se refiere este capítulo en los formatos correspondientes y en el acta de Entrega - Recepción hará constar los informes detallados de cada una de las áreas en que se divide la entrega, así como los informes pormenorizados de todos los acontecimientos e incidentes que se presenten en dicho acto. El acta levantada deberá ser firmada por cada uno de los miembros del Comité y una copia será remitida a la Auditoría General del Estado. ARTÍCULO 73.- Son facultades y obligaciones del Presidente Municipal las siguientes: XXIII.- Participar en el procedimiento de Entrega - Recepción de los Ayuntamientos; XXVI.- Remitir conjuntamente con el Tesorero Municipal a la Auditoría General del Estado las cuentas, informes contables y financieros en los términos establecidos en la legislación aplicable a la materia, y ARTÍCULO 77.- Son facultades y obligaciones de los Síndicos Procuradores: Auditoría General del Estado Guerrero

12 XIV.- Conservar y custodiar, bajo su estricta responsabilidad, los objetos y en general documentos de significación para el Municipio que no correspondan a los recursos financieros responsabilidad de la Tesorería, proveyendo las medidas necesarias para su seguridad; XXI.- Intervenir en la formulación y actualización trimestral del inventario general de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Municipio, estableciendo para el efecto el Catálogo General de Inmuebles, y el Inventario de Bienes Muebles, los cuales contendrán la expresión de sus valores, características para su identificación y su destino; ARTÍCULO La Hacienda Pública Municipal está constituida por los siguientes conceptos: I.- Todos los bienes muebles e inmuebles destinados a la prestación de servicios públicos municipales o que tengan conexión con éstos; II.- Los rendimientos de los bienes de su propiedad; III.- Los rendimientos de las contribuciones y de otros ingresos; IV.- Las participaciones federales cubiertas por la Federación a los municipios conforme a las reglas que anualmente determine el Congreso del Estado; V.- Las aportaciones estatales; VI.- Los ingresos derivados de la prestación de servicios públicos; VII.- Las donaciones y legados que reciban; VIII.- Las rentas, productos, capitales y créditos de los bienes municipales; IX.- Las contribuciones que perciban por la aplicación de las leyes fiscales, trátese de la Ley de Hacienda Municipal, las que decrete la legislatura y otras disposiciones, y; X.- Los capitales procedentes de la venta de fincas rústicas y urbanas propiedad de los municipios. ARTÍCULO Los Ayuntamientos formularán un inventario y avalúo de los bienes muebles e inmuebles municipales y remitirán un ejemplar al Congreso del Estado, a través de la Auditoría General del Estado, en la forma y en los plazos que determine la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guerrero número Manual de Entrega - Recepción para las Administraciones Municipales del Estado de Guerrero

13 ARTÍCULO La Auditoría General del Estado es el órgano técnico dependiente del Poder Legislativo, entre cuyas funciones está la de auxiliar a dicho cuerpo en la inspección, control y evaluación de los Ayuntamientos en materia de presupuestación, ingresos, financiamiento, inversión, deuda, patrimonio, fondos y valores y en general del gasto público. Ley Número 875 de Archivos Generales del Estado Libre y Soberano de Guerrero. ARTÍCULO 1.- La presente Ley es de orden público e interés social, tiene por objeto el ordenamiento, preservación, uniformación, estudio y difusión de los documentos que constituyen el patrimonio, histórico, cultural y administrativo de las dependencias, organismos, empresas y entidades de los poderes del Estado del (sic) Guerrero y sus Municipios. ARTÍCULO 5.- Los documentos producidos por los poderes del Estado y sus Municipios como consecuencia de su gestión, cualquiera que sea su soporte, serán propiedad de estas instituciones durante su gestión y permanencia en sus respectivos archivos. ARTÍCULO 6.- Se presume la titularidad de un documento cuando este sea firmado electrónicamente y enviado por el creador del mismo. ARTÍCULO 9.- Los poderes del Estado y sus Municipios se sujetarán, en lo que respecta a la administración de sus documentos y sus archivos, a las disposiciones de la presente Ley y de las normas que se dicten al respecto. ARTÍCULO 10.- Cada dependencia de los tres poderes del Estado de Guerrero y sus Municipios deberá contar con un archivo que se integrara con los expedientes concentrados de los asuntos concluidos, el responsable de dicho departamento o sección deberá tener el conocimiento y experiencia necesaria en la materia para su encargo. ARTÍCULO 11.- Los archivos contaran con toda clase de documentos, sean impresos en papel o electrónicos, independientemente de su formato y soporte. ARTÍCULO 14.- Cuando un servidor público deje de desempeñar su cargo, deberá hacer entrega de la documentación oficial que tenga bajo su responsabilidad de conformidad con las políticas y procedimientos administrativos vigentes. ARTÍCULO 16.- Los archivos estatales y municipales adoptaran para la organización de sus acervos documentales, los siguientes sistemas: 12 I. Orgánica.- A la documentación que nace dentro de la administración pública de acuerdo al Auditoría General del Estado Guerrero

14 contexto del organismo productor sujeto a los manuales de organización administrativa. II. Funcional.- A la documentación que posibilita organizar los archivos de acuerdo a las funciones especificas que marcan los manuales de procedimientos, siempre y cuando se encuentren debidamente estructuradas de acuerdo a los organigramas que conforman las instituciones, emanadas de un decreto, reglamento o Ley. III. Orgánico-Funcional.- A aquella documentación que nace de la fusión de los elementos que se contemplan en la génesis documental de acuerdo al organismo y las funciones que se produjo. Cada dependencia podrá emplear cualquiera de los tres sistemas de organización dependiendo de las condiciones en que se encuentren sus acervos. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Guerrero No ARTÍCULO 1.- El presente ordenamiento es de interés público y observancia general y tiene por objeto establecer las normas generales conforme a las cuales los servidores públicos de los poderes del Estado, los entes autónomos previstos en la Constitución o en las Leyes del Estado de Guerrero y de los Municipios, que administren fondos, bienes y valores públicos, entregarán a quienes los sustituyan al termino de su empleo, cargo o comisión, los asuntos, de su competencia; Así como los recursos humanos, materiales, financieros y demás que les hayan sido asignado para el desempeño de las funciones de su responsabilidad, y en general toda aquella documentación e información que debidamente ordenada, clasificada, legalizada y protocolizada, haya sido generada por los servidores salientes. ARTÍCULO 2.- Para los efectos de esta Ley, se entiende por: X.- Entrega - Recepción.- La Entrega - Recepción de los asuntos y recursos públicos es un proceso de interés público, de cumplimiento obligatorio y formal, que deberá efectuarse por escrito mediante acta administrativa en la que se describan el estado que guardan la administración de los entes obligados de que se trate y que deberá contener los requisitos establecidos por la presente Ley y el marco normativo. La Entrega - Recepción puede ser: a).- Intermedia.- Cuando por causas distintas al cambio de administración, se separe al servidor público de su cargo, empleo o comisión; y 13 Manual de Entrega - Recepción para las Administraciones Municipales del Estado de Guerrero

15 b).- Final.- La que se origine al término e inicio de un ejercicio constitucional o legal de los entes obligados por esta Ley. ARTÍCULO 3.- Los servidores públicos sujetos a la presente Ley son: V.- Los titulares de las entidades de la Administración Pública Estatal y Municipal, hasta el nivel de jefe de departamento o su equivalente; VII.- Los demás servidores públicos que por la naturaleza e importancia de sus funciones determina la Legislación vigente. ARTÍCULO 5.- El proceso de Entrega - Recepción será sancionado por la Contraloría o por el órgano interno de control, según corresponda, en el ámbito de sus competencias. Tratándose de los Ayuntamientos, será sancionado además por la Entidad de Auditoría correspondiente en los términos de la Ley de Fiscalización del Estado. ARTÍCULO 7.- El proceso de Entrega - Recepción, inicia con la notificación que reciba la Contraloría o el Órgano Interno de Control, según corresponda del cambio de un titular y concluye con la firma del acta respectiva, la cual deberá ser firmada a más tardar treinta días después del relevo del titular. ARTÍCULO 11.- En el acto de Entrega Recepción intervendrán: III.- En los Municipios: a).- El servidor público titular saliente; b).- El servidor público titular entrante o la persona que este designe; c).- El Contralor Municipal; y, d).- Un representante de la Auditoria General del Estado que la Ley establezca. IV.- En los organismos autónomos, las entidades paraestatales y paramunicipales: a).- El servidor público titular saliente; b).- El servidor público titular entrante o la persona que este designe; c).- El representante de su órgano de control interno; d).- Un representante de la Auditoria General del Estado que la Ley establezca en el caso de las paramunicipales. 14 ARTÍCULO 12.- Cuando la Entrega - Recepción se realice por el cambio de administración, la información que se incluya en el acta deberá comprender, al menos, el marco jurídico de actuación Auditoría General del Estado Guerrero

16 de la unidad administrativa, la estructura de organización, la situación de los programas o acciones a su cargo, los recursos humanos, materiales y financieros asignados para el cumplimiento de sus funciones, un informe de la situación que guarden los asuntos relevantes en proceso de atención o resolución, así como un resumen o informe ejecutivo de los principales resultados obtenidos durante el período que concluye. ARTÍCULO 17.- La información a la que se refiere el artículo 13 de esta Ley, deberá reunir cuando menos los siguientes requisitos, en su caso. I.- Estructura Orgánica: II.- Marco Jurídico de actuación, especificando si se trata de: Ley, Reglamento, Decreto o Acuerdo que regule su estructura y funcionamiento; nombre o título del ordenamiento jurídico que complemente su ámbito de actuación; fecha de expedición; publicación, número del Periódico Oficial y fecha; en caso de existir, incluir Manual de Organización y Procedimientos, de trámite y servicios al público, o de cualquier otro tipo; III.- Recursos Humanos: a).- Plantilla actualizada del personal, con adscripción, nombre, categoría, señalando si el trabajador es de base, sindical, extraordinario, eventual o se encuentra sujeto a contrato por tiempo fijo o por obra determinada y detalle de su percepción mensual, indicando sueldo base y otras prestaciones; b).- Relación de personal sujeto a pago de honorarios, especificando el nombre de la persona que presta sus servicios, importe mensual de honorarios y la descripción de actividades; c).- Relación del personal con licencia, permiso o comisión que señale el nombre, el área a que está adscrito el servidor público, el área a la que está comisionado y el período de la licencia, permiso o comisión; y d).- Se deberán de entregar los expedientes del personal, tabulador de sueldos, catálogo y perfiles de sueldos, programas de capacitación y desarrollo y sistema para la elaboración de la nómina de pagos al personal. IV.- Recursos materiales: a).- Relación por Unidad Administrativa resguardante de mobiliario y equipo de oficina, así como artículos de decoración, publicaciones, libros y demás similares, con una información clara del 15 Manual de Entrega - Recepción para las Administraciones Municipales del Estado de Guerrero

17 número de inventario, descripción del artículo, marca, modelo, serie, ubicación, especificaciones y el nombre del servidor público a quien se le tiene asignado el bien, referencia de resguardo y fecha de asignación. Las entidades autónomas podrán llevar su propio inventario siempre que se adecué a lo señalado en esta fracción; b).- Relación de equipo de transporte y maquinaria, por Unidad Administrativa responsable, con información clara de tipo, marca, modelo, color, placas, número de control, serie, estado físico y funcional, así como el nombre y cargo del servidor público a quien se le tiene asignado y la referencia del resguardo; c).- Relación de equipo de comunicación, por Unidad Administrativa responsable, conteniendo número de inventario, tipo de aparato, marca, serie, estado físico y funcional, así como el nombre y cargo del servidor público resguardante y la ubicación de dicho equipo; d).- Relación por Unidad Administrativa, responsable del armamento oficial, especificando el número de inventario, tipo de arma, marca, calibre, matrícula, estado físico y funcional, así como el nombre y cargo del servidor público resguardante; e).- Relación de inventario de almacén por Unidad Administrativa responsable, describiendo el número y nombre del artículo, unidad de medida y existencias, y f).- Relación sobre la situación de los bienes inmuebles, y de la ubicación y contenido de los expedientes respectivos, señalando los datos del Título de Propiedad, Registro Público, descripción del bien, tipo de predio, municipio, ubicación y el uso actual que se le da al bien inmueble. V.- Recursos Financieros: a).- Estados Financieros, anexando: balance general, estado de resultados, estado de origen y aplicación de fondos, así como los libros y registros de contabilidad; b).- La relación de cuentas bancarias que en su caso se manejen, acompañando su último estado de cuenta expedido por la Institución Bancaria correspondiente; relación de cheques, inversiones, valores, títulos o cualquier otro contrato con Instituciones de Crédito o similares a éstas que contenga el número de cuenta, nombre de la Institución Bancaria, fecha de vencimiento o de presentación de estado de cuenta, saldo, firmas registradas y los estados de cuenta correspondientes expedidos por la Institución de que se trate, debidamente conciliados; 16 c).- La relación de cheques pendientes de entregar que contenga: fecha, el nombre de la Institución Bancaria, cuenta de cheques, número e importe de los cheques pendientes de entregar, el Auditoría General del Estado Guerrero

18 nombre del beneficiario y el concepto del gasto por el cual fue expedido el cheque; d).- Relación de ingresos pendientes de depósito que contenga: Folio de ingresos, fecha y monto del mismo; e).- Relación de documentos y cuentas por cobrar que contenga: Número de documento, nombre del deudor, saldo, vencimiento y el concepto de la deuda; f).- Relación de pasivos a corto, mediano y largo plazo que especifique: Número de documento, nombre del acreedor, importe total, saldo, vencimiento y el concepto de la deuda; g).- Relación de pasivos contingentes, describiendo el número de documento, entidad, o municipio avalado, importe total, saldo, fecha de vencimiento y el concepto avalado; h).- Relación de ministraciones que especifique el ejercicio al que corresponda, el mes y el importe; e i).- Presupuesto original, modificado, ejercido, comprometido y disponible a la fecha de entrega, incluyendo recursos propios y en su caso de las transferencias de fondos federales al Estado y Municipios, anotándose el ejercicio al que corresponda, el número de cuenta, nombre de la cuenta, subcuenta, importe parcial e importe total. VI.- Obras Públicas: a).- Inventario de obras, por tipo e inversión que contenga: Programa y nombre de la obra, ubicación de cada obra, especificando localidad y metas, inversión autorizada, ejercida y por ejercer y el porcentaje de avance físico y financiero y modalidad de adjudicación; b).- Relación de anticipos de obras pendientes de amortizar que contenga: Número de contrato, nombre del contratista, costo total, importe de anticipos otorgados, amortizados y el saldo; y c).- Relación de inventario de desarrollo social por tipo de inversión que contenga: Programa, proyecto y nombre de los mismos, así como su ubicación, especificando: Ubicación, metas, unidad de medida correspondiente, inversión autorizada, ejercida y por ejercer, así como la condición en que se encuentra. VII.- Derechos y obligaciones: a).- Relación de contratos y convenios, con la especificación detallada de los contratos de consultarías, arrendamientos; compra-ventas, poderes otorgados, prestación de servicios, asesoría o de cualquier otra índole. Así como los convenios, actos o hechos no señalados con 17 Manual de Entrega - Recepción para las Administraciones Municipales del Estado de Guerrero

19 anterioridad y de los cuales se deriven o puedan derivarse derechos y obligaciones. Lo anterior deberá contener: El número del contrato o convenio, fecha, el nombre de la persona física o moral con quien se celebra el contrato, y descripción del contrato o convenio; b).- Relación de acuerdos de coordinación y anexos de ejecución derivados del Convenio de Desarrollo Social, especificando: Nombre del documento, Dependencias participantes, el total de los recursos comprometidos en el acuerdo y la inversión convenida, ya sea federal, estatal o municipal; c).- Relación de Subcomités del Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado de Guerrero o del Municipio, con la especificación detallada de su contenido, señalando: Nombre, Subcomités especiales, regionales y sectoriales, fecha de creación y publicación en el Periódico Oficial del Estado, así como nombre y cargo del coordinador y la situación actual del Subcomité; y d).- Relación de contrato de Fideicomiso, con la información clara del número de Fideicomiso, nombre del programa, fideicomitente, fiduciario, fideicomisario, fecha del contrato, objetivo, patrimonio inicial y situación actual. VIII.- Relación de Archivo: a).- Relación de archivos por Unidad Administrativa responsable, especificando la relación de archivos (títulos), número de expedientes que contiene, así como la ubicación y el número correspondiente de inventario del archivo; si el archivo se capturó en computadora, deberá especificarse el formato, el tamaño y el nombre del paquete donde se haya instalado; b).- Relación de libros del Registro Civil y sus duplicados, especificando claramente: El municipio y localidad, año, número de libros (nacimiento, matrimonio, defunción, reconocimiento de hijos, adopción, divorcio y registros de ejecutorias que declaren la ausencia, la presunción de muerte, la tutela, la pérdida o la limitación de la capacidad legal para administrar bienes y las dictadas en las informaciones testimoniales para acreditar hechos relativos al nacimiento) y el total de libros; g).- Relación de archivos históricos de los Municipios y del Estado que contenga todos aquellos documentos que representen un valor histórico e integren la memoria colectiva del Estado de Guerrero. X.- Otros: 18 a).- Relación de asuntos en trámite, pendientes de resolver, con la descripción clara de: Número de expediente, asunto, fecha de inicio, situación actual del trámite y fecha probable de terminación; b).- Relación de formas oficiales, con la descripción clara de: Nombre de la Forma, numeración, cantidad, precio unitario, total y responsable; y Auditoría General del Estado Guerrero

20 c).- Relación de proceso, especificando tipo de juicio, autoridad que conoce del procedimiento y el estado procesal en que se encuentra el mismo. ARTÍCULO 18.- Los servidores públicos municipales, además de la documentación señalada en el artículo 17 de esta Ley, de acuerdo a la naturaleza de la actividad desarrollada, deberán entregar lo siguiente: I.- Libros de actas de Cabildo; II.- Acuerdos de Cabildo pendientes de cumplir; III.- Relación de convenios celebrados con otros Municipios, con el Estado o la Federación; IV.- Relación de capitales y créditos a favor del Municipio; V.- Relación de donaciones, legados y herencias que recibieron; VI.- Participaciones que perciban de acuerdo con las Leyes Federales y del Estado; VII.- Relación de las rentas y productos de todos los bienes municipales; y VIII.- Documentación normativa que regula la actividad municipal. ARTÍCULO 19.- En cuestión de Ayuntamientos, el saliente hará entrega durante el mes de Diciembre (Septiembre) (Septiembre) del año de la elección, de los informes e inventarios mencionados en el Artículo 17 de la presente Ley asegurando la disponibilidad de recursos para el pago de aguinaldo completo, prima vacacional y demás prestaciones de los trabajadores de la administración municipal. En cada Ayuntamiento durante la primera decena del mes de Diciembre (Septiembre), se creara un Comité de Entrega - Recepción integrado por miembros del Ayuntamiento electo y el Ayuntamiento saliente; así como un representante de la Auditoría General del Estado, de la Contraloría General del Estado y de las Secretarías de Finanzas y Administración y Desarrollo Social. ARTÍCULO 20.- Los servidores públicos deberán proporcionar la información y documentación que les requieran los titulares del área administrativa, para preparar su Entrega - Recepción final, quienes revisarán en contenido de los formatos a que alude el artículo 9, bajo la supervisión de la Contraloría o del Órgano Interno de Control, según corresponda. ARTÍCULO 21.- Para dar cumplimiento a la presente Ley, los servidores públicos deberán mantener permanentemente actualizados sus registros, controles, inventarios y demás documentación relativa a su despacho, a fin de hacer posible la entrega oportuna del mismo. ARTÍCULO 22.- Los titulares de las dependencias de que se trate, deberán comunicar a los órganos de control interno respectivos, los nombres, atribuciones y responsabilidades de los 19 Manual de Entrega - Recepción para las Administraciones Municipales del Estado de Guerrero

21 servidores públicos en quienes recaigan las obligaciones establecidas por la presente Ley, dentro de los treinta días naturales siguientes a la recepción del despacho. ARTÍCULO 23.- El acta de Entrega - Recepción final se elaborará en los términos de las normas que para tal efecto, expidan la Contraloría y los Órganos Internos de Control, en el ámbito de sus respectivas competencias y conforme a los lineamientos que en coordinación determinen; y será firmada por quienes intervengan, conforme a las disposiciones establecidas en la presente Ley. Los servidores públicos salientes deberán hacer las aclaraciones que les soliciten, dentro de los siguientes 30 días hábiles al acto de entrega. ARTÍCULO 24.- En caso de que el servidor público entrante se percate de irregularidades en los documentos y recursos recibidos, dentro de un término de 30 días hábiles, contados a partir de la fecha del acto de Entrega - Recepción, deberá hacerlas del conocimiento de la Contraloría o el Órgano Interno de Control, a fin de que sea requerido el servidor público saliente y proceda a su aclaración, o pena de incurrir en responsabilidad administrativa y penal. La Contraloría o el Órgano Interno de Control de que se trate, una vez recibido el escrito que señale las probables irregularidades detectadas en la verificación del acta de Entrega - Recepción, citará dentro de los quince días hábiles siguientes, a los servidores públicos entrantes y salientes, a efecto de solicitarles las aclaraciones pertinentes y se proporcione la documentación que, en su caso, resultare faltante, levantando un acta administrativa, dejando asentada las manifestaciones que al respecto deseen rendir los servidores públicos sobre las inconsistencias detectadas. Si el servidor público entrante considera que no se aclaran dichas inconsistencias, la Contraloría o el Órgano Interno de Control, procederá a realizar las investigaciones a que haya lugar y de resultar que se constituye probable responsabilidad administrativa, se procederá conforme lo dispone la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios, sin perjuicio de lo que señalen otros ordenamientos. ARTÍCULO 26.- Ningún servidor público, podrá dejar el puesto sin llevar a cabo el acto de Entrega - Recepción correspondiente; para cuyo efecto, el superior jerárquico o la autoridad competente deberá designar al sustituto definitivo o provisional en un plazo no mayor de quince días contados a partir de la fecha en que sea aceptada la renuncia, se notifique la baja o se lleve a cabo el cambio del servidor público. 20 ARTÍCULO 27.- En caso de que algún servidor público no cumpla con lo dispuesto en la presente Ley, la Contraloría o el Órgano Interno de Control, según corresponda, llevará a cabo el procedimiento respectivo para deslindar las responsabilidades en los términos de la Ley de la Materia. Auditoría General del Estado Guerrero

22 ARTÍCULO 30.- La entrega del despacho y de los asuntos en trámite encomendados al servidor público saliente no lo exime de las responsabilidades en que hubiere incurrido en términos de Ley. ARTÍCULO 31.- El servidor público saliente que no entregue los asuntos y recursos a su cargo en los términos de esta Ley, será requerido por la Contraloría o el Órgano Interno de Control de la Dependencia que corresponda, para que en un lapso no mayor de quince días hábiles, contados a partir de la fecha de separación del empleo, cargo o comisión, cumpla con esta obligación. Si a pesar del requerimiento realizado al servidor público saliente, dejare de cumplir esta obligación, se procederá en los términos de lo dispuesto en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios; esta falta será considerada grave para los efectos de la sanción que se le imponga. Lo anterior sin perjuicio de lo que dispongan otros ordenamientos jurídicos penales o administrativos. En este caso, el servidor público entrante al tomar posesión o el encargado del despacho, levantará acta circunstanciada, con asistencia de dos testigos, dejando constancia del estado en que se encuentren los asuntos, haciéndolo del conocimiento del superior jerárquico y del órgano interno de control para efectos del requerimiento a que se refiere este artículo, a fin de que se promuevan las acciones que correspondan. Ley de Fiscalización Superior y Rendición de Cuentas del Estado de Guerrero No ARTÍCULO 77. La Auditoría General del Estado será competente para:.. XXV.- Vigilar que los Sujetos de Fiscalización Superior cumplan oportunamente con el procedimiento de Entrega - Recepción a la separación del cargo; ARTÍCULO 90.- El Auditor General tendrá las facultades siguientes: VII.- Emitir requerimientos, por sí mismo, a través de los Auditores Especiales, para que las entidades fiscalizables proporcionen en tiempo y forma toda la documentación o información necesaria para cumplir con los objetivos de la Auditoría General, imponiendo las medidas de apremio establecidas por esta Ley a quienes no cumplan; 21 Manual de Entrega - Recepción para las Administraciones Municipales del Estado de Guerrero

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24 MARCO CONCEPTUAL Es el proceso legal-administrativo a través del cual los integrantes del Ayuntamiento saliente (1º de Enero de 2009 al 29 de Septiembre de 2012) preparan y entregan al Ayuntamiento entrante (30 de Septiembre de 2012 al 31de Diciembre de 2015), todos los recursos humanos, materiales y financieros, así como la documentación debidamente ordenada que haya sido generada en el Ayuntamiento saliente. También implica la traslación de responsabilidades y obligaciones, que el Ayuntamiento entrante debe cumplir en apego a las disposiciones jurídicas vigentes. Objetivos del proceso de Entrega - Recepción. 1) Cumplir con las disposiciones jurídicas. 2) Que los integrantes del Ayuntamiento saliente den cuenta del estado en que se encuentra la Administración Pública Municipal al término de su gestión constitucional. 3) Que el Ayuntamiento entrante cuente con la información y elementos necesarios para dar continuidad a las actividades gubernamentales municipales. Participantes en el proceso de Entrega - Recepción. 1) Los integrantes de los Ayuntamientos salientes quienes están obligados a preparar oportunamente la documentación e información objeto de la entrega. 2) Los integrantes de los Ayuntamientos entrantes, quienes deberán designar a las personas que integrarán e intervendrán en el Comité de Entrega - Recepción y tomarán conocimiento de la situación que guarda la Administración Pública Municipal solicitarán aclaraciones e información que se requiera, así como verificarán física y documentalmente lo que se recibe. 3) La Auditoría General del Estado, que vigilará el cumplimiento oportuno del proceso de Entrega - Recepción. 4) Los representantes de la Contraloría General del Estado, de la Secretaría de Finanzas y 23

25 Administración y de la Secretaría de Desarrollo Social, quienes al igual que la Auditoría General del Estado, sancionarán el acto de Entrega - Recepción. Etapas del proceso de Entrega - Recepción. Con el objeto de facilitar la Entrega - Recepción de la Administración Pública Municipal, el procedimiento se ha dividido en cuatro etapas: 1.- Actividades previas al cambio Capacitación de funcionarios municipales. La Auditoría General del Estado, realizará la capacitación a los funcionarios públicos municipales sobre la temática contenida en el presente Manual para la Entrega - Recepción de la administración municipal a La Auditoría General del Estado, con la oportunidad debida, comunicará a los servidores públicos municipales el programa y calendario determinado para la capacitación Designación de los miembros del Ayuntamiento saliente al Comité de Entrega. Los Ayuntamientos deberán designar de entre sus miembros a quienes formarán parte del Comité de Entrega, durante la primera decena del mes de Septiembre; se recomienda que dicha designación esté integrada como mínimo por el Presidente Municipal, Síndico, Tesorero y Director de Obras Públicas. La Auditoría General del Estado también recomienda que los Comités de Entrega se integren en forma inmediata, con la finalidad de que los Ayuntamientos salientes designen al personal que se encargará de integrar la documentación e información objeto de la Entrega - Recepción. El Ayuntamiento saliente comisionará a los responsables de la integración de la documentación e información objeto de la Entrega - Recepción, quienes preferentemente podrán ser los encargados de las áreas sustantivas de la administración municipal. El Ayuntamiento saliente, deberá comunicar por escrito a la Auditoría General del Estado la designación de los miembros del Comité de Entrega y del personal comisionado para la integración de la documentación e información conforme a lo establecido en el punto Designación de los miembros del Ayuntamiento electo al Comité de Recepción. Auditoría General del Estado Guerrero

26 Una vez declaradas legalmente electas las fórmulas triunfadoras de los H. Ayuntamientos para el periodo del , la Auditoría General del Estado requerirá a éstos para que designen a quienes formarán parte del Comité de Recepción; dicha designación deberá integrar al Presidente y al Síndico electos. Esta designación deberá comunicarse por escrito a la Auditoría General del Estado y ser acompañada de una copia de la constancia expedida por el Instituto Electoral del Estado de Guerrero que los avale como integrantes del Ayuntamiento electo para gobernar en dicho periodo. La Auditoría General del Estado contactará a las fórmulas triunfadoras, por conducto del Presidente electo, auxiliándose del Instituto Electoral del Estado de Guerrero, con el fin de ubicar el nombre y domicilio del Presidente electo para requerirle la integración de su Comité de Recepción Constitución del Comité de Entrega - Recepción. En la primera decena del mes de Septiembre de 2012, debe estar integrado el Comité de Entrega - Recepción y remitir, al día siguiente hábil a la Auditoría General del Estado, copia del acta de constitución de dicho comité Integración de los representantes de la Auditoría General del Estado y del Poder Ejecutivo del Estado. La Auditoría General del Estado, solicitará al Contralor General del Estado, al Secretario de Finanzas y Administración y al Secretario de Desarrollo Social, que designen a sus representantes, que sancionarán el acto de Entrega - Recepción. La Auditoría General del Estado, comunicará a las dependencias citadas, el lugar, fecha y hora en que habrá de formalizarse la Entrega - Recepción Operación del Comité de Entrega - Recepción. Del proceso que se menciona en los puntos anteriores y con apego en lo dispuesto en el presente Manual para la Entrega - Recepción de la Administración Municipal a y al artículo 41 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero, que señala que el Comité de Entrega - Recepción se integra con miembros del Ayuntamiento saliente, del Ayuntamiento electo entrante y, con los representantes de la Auditoría General del Estado, de 25 Manual de Entrega - Recepción para las Administraciones Municipales del Estado de Guerrero

27 la Contraloría General del Estado y de las Secretarías de Finanzas y Administración y Desarrollo Social. Desde el momento en que el Ayuntamiento saliente designe a sus representantes que formarán parte del Comité de Entrega - Recepción, a ellos le corresponderá la integración de la información y documentación que habrán de entregar al Ayuntamiento entrante, a través de los responsables de cada área administrativa designados para cumplir con esta actividad; tener reuniones periódicas para evaluar el cumplimiento de la integración documental, vigilar que en las fechas fijadas se presente a la Auditoría General del Estado el avance que lleven en la integración del expediente global; así como programar y verificar que todos los formatos que forman parte de los documentos a entregar, estén debidamente firmados. Una vez constituido formalmente el Comité de Entrega - Recepción, sus miembros, deberán acordar la hora en que habrá de levantarse el acta administrativa de la Entrega - Recepción; igualmente programarán y asistirán a las reuniones que decidan para evaluar el avance de la integración de la información y documentación, con la finalidad de que el Ayuntamiento entrante conozca el estado que guarda la Administración Municipal que le será trasmitida y despejar todas las dudas que surjan del llenado de los formatos, en el entendido de que la verificación física del contenido de los formatos entre lo que se informa y lo que realmente existe, podrá realizarse en actos posteriores. La Auditoría General del Estado citará a los integrantes del Comité de Entrega - Recepción, para llevar a cabo una reunión general que se realizará en la Ciudad Capital del Estado, con el fin de verificar los avances en la integración de la documentación e informes que se detallan en el presente Manual para la Entrega - Recepción de la administración municipal a Integración de la información y documentación. Esta etapa comprende la integración de la documentación e información que las autoridades salientes deberán recabar, elaborar y actualizar para la Entrega - Recepción, y que se deriva fundamentalmente del quehacer propio de la Administración Municipal. La documentación e información que será objeto de la Entrega - Recepción comprende en general los diversos aspectos contemplados en la Entrega - Recepción. A continuación se señala de manera enunciativa, más no limitativa la documentación e información que comprenderá la Entrega - Recepción de las Administraciones Municipales. 26 Auditoría General del Estado Guerrero