Bureau Veritas Certification. Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Auditoría 3er Seguimiento IMPRESOS LAHOSA S.A.

Transcripción

1 Bureau Veritas Certification Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Auditoría 3er Seguimiento IMPRESOS LAHOSA S.A. 17 de junio de 2014

2 REPORTE DE SEGUIMIENTO DE CDC 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la organización: Impresos Lahosa S. A. Persona de contacto: Marcela Lahosa/ Mauricio Robe Teléfono: Ámbito del certificado Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el Planta ubicada en Moneda N Santiago Centro certificado: Región: Metropolitana Provincia(s): Santiago Comuna: Santiago El certificado cubre los siguientes productos: IMPRESIÓN DE PAPELES BOND, COUCHÉ Y CARTULINAS Fecha de emisión del certificado: Fecha de expiración del certificado: Código de registro del certificado: E EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN Fechas de evaluación: 17 de junio de 2014 Equipo de evaluación: CERTIFICACIÓN El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: A1: Felipe Campos R. 2) Experto Ambiental y Social: A2: Sylvia Bustos O. 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: A1: Felipe Campos R. Decisión de Certificación: La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification

3 Proceso de Evaluación: La 3ra auditoría de vigilancia realizada a la empresa Impresos Lahosa.., se llevó a cabo el día 17 de junio de 2014, en las instalaciones de la empresa ubicadas en calle Moneda N 1901, comuna de Santiago. La Reunión inicial se llevó a cabo en las dependencias de la empresa y en ella se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la metodología empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la auditoría el cual corresponde a: CADENA DE CUSTODIA PARA LOS SERVICIOS DE IMPRESIÓN DE PAPELES BOND, COUCHÉ Y CARTULINAS La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado no se levantaron hallazgos catalogados como No Conformidades. De acuerdo a los resultados del proceso de auditoría, se procede a recomendar la mantención y actualización de la certificación bajo los requisitos del Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN Enmienda 2011 Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados: Se auditó la instalación única perteneciente a Nombre Empresa. Estándar: CERTFOR de Cadena de Custodia DN Versión Sept.2007 Enmienda ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN Antecedentes generales de la Cadena de Custodia: El alcance de la Cadena de Custodia se limita a las siguientes tipos de papel: BOND, COUCHÉ y CARTULINAS, las cuales fueron seleccionadas de acuerdo a los Proveedores con Certificados PEFC vigentes y porcentaje de materia prima certificada vendida a IMPRESOS LAHOSA S.A. La responsabilidad de la Cadena de Custodia de IMPRESOS LAHOSA S.A. comienza cuando llega el papel a la empresa (Bodegas de Recepción) y hasta que son entregados en la dirección de destino de cada uno de los clientes con los cuales se comercialicen los productos certificados (Instalaciones del Cliente), según se convenga en cada una de sus compras. Sólo exceptúan esta condición aquellos clientes que retiran desde nuestras bodegas, en tal caso como el transporte es un recurso dispuesto por cada uno de ellos, la responsabilidad de IMPRESOS LAHOSA S.A. es sólo hasta que el producto sale de la planta

4 Productos: Familia de Productos: Afiches Autosobres Catálogos Agendas Sobres Calendarios Colgantes Blocks Gráfica Autoadhesivos Bolsas Folletos Libros Imanes Cuadernos Librillos Cartolas Cajas Guías Memorias Parante Cuponeras Mailing Certificados Carpetas Libretas Pizarras Tacos Portadas Coronas Conos Manuales Rompecabeza Ventanas Credenciales Contenedor Revistas Stoppers Vouchers Cupones Cubos Diplomas Desplegable Display Dípticos Entradas Estuches Etiquetas Fundas Fajas Portaboletos Faldones Trípticos Fichas Wallets Flejeras Golleteras Hojas Huinchas Individuales Invitaciones Láminas Marcaprecios Pancartas Ponchos Portaprecios Posavasos Postales Quesos Raspes Reglas en Pai

5 Separadores Separatas Seradores Tapas Targetas Targetones Vales Vibrines Volantes IMPRESOS EN: PAPEL BOND, COUCHÉ y CARTULINA 4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa: Impresos Lahosa S.A. cuenta con todos los antecedentes relevantes para asegurar que cumple con la Legislación Laboral y de Prevención, la cual es asesorada en temas de Legislación Laboral por la abogada María Isabel Sessarego, que apoya en temas de actualización laboral y la ACHS en prevención de riesgos, proporciona actualización de la normativa, informes y asiste una vez a la semana a la encargada área de Recursos Humanos. Apoyo en prevención de riesgos con ACHS, contacto Sr. Esteban Leal, mail eleal@achs.cl. Además se han contratados los servicios de la empresa S.Q. Ingeniería Ltda. quien a través del Srta. Mirla Ponce Gutiérrez (Ingeniero en Prevención de Riesgos) nos apoya en la ejecución de nuestro programa de Prevención de Riesgos. Impresos Lahosa S.A. cuenta con un procedimiento para identificar, mantener actualizados y accesibles los requisitos legales aplicables que tengan relación con temas del trabajo, salud, seguridad y medio ambiente. Además posee un procedimiento que establece la metodología para cumplir con los requisitos legales o reglamentarios en el manejo y disposición de residuos. Toda la documentación y registros referentes a los aspectos legales, ambientales y contractuales son almacenados por la Jefa de Administración y Finanzas. Impresos Lahosa S.A. no emplea mano de obra infantil durante los procesos cubiertos por la cadena de custodia, cumpliendo con la legislación que regula la protección infantil y sus derechos, según la Ley Nº Impresos Lahosa S.A. a través del Certificado Nº 13540, otorgado por el SEREMI de Salud, manifiesta que es una Empresa INOFENSIVA.

6 5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA 5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima: El Jefe de Bodega de Materia Prima de acuerdo a lo definido en el alcance del Manual de Cadena de Custodia, asignará un porcentaje de certificación de producto que corresponde al porcentaje promedio de materia prima certificada CERTFOR/PEFC utilizada para elaborar la Orden de Trabajo. La Jefa de Administración y Finanzas, debe considerar las variables de compra, producción, despacho, devoluciones de entrada y de salida, merma y stock físico. Esta información debe cruzarse mes a mes en la panilla Contabilización de Volúmenes, de tal manera de mantener un balance actualizado del volumen de materia prima certificada comprada y volumen de productos certificados vendidos. Para efecto de los Inventarios mensuales se llevara la contabilización por familia de productos. La Jefa de Administración y Finanzas debe llevar el balance en la misma unidad de medida (kilogramo), ajeno a la unidad de medida con la cual se comercializa el producto. La Jefa de Administración y Finanzas debe generar un informe mensual con el resultado obtenido por el Control de Inventario, el que presentará al Encargado de Cadena de Custodia. La Jefa de Administración y Finanzas debe generar un inventario anual de papeles certificados comercializados para ser presentados a CERTFOR/PEFC (PS Registro de Materia Prima Certificada.) 5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima: Se utiliza la modalidad Control Inventario, dada la operatividad del sistema para la organización. La modalidad escogida es la que más acomoda a la organización. 6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia. Fortalezas: Existe un alto nivel de compromiso de la organización por implementar y mantener un sistema de cadena de custodia. Debilidades: No detectadas. No Conformidades: No detectadas

7 Observaciones: No detectadas Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC. Fortalezas: Existe un registro de todas las materias primas que ingresan a la cadena de custodia. El soporte documental es adecuado y el personal conoce sus procesos, documentos y registros. Debilidades: No detectadas No Conformidades: No detectadas Observaciones: No detectadas Principio 3 B Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado. Fortalezas: Se verifican los registros declarados y el personal auditado conoce sus procesos y documentación asociada. Debilidades: No detectadas No Conformidades: No detectadas Observaciones: No detectadas Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como certificado está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. Fortalezas: El personal entrevistado conoce cabalmente los procesos involucrados en la cadena de custodia, así como la documentación asociada. Nuevo sistema Informático Debilidades: No detectadas No Conformidades: No detectadas Observaciones: No detectadas Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados

8 bajo el estándar. Fortalezas: La organización además cuenta con un APL (Acuerdo de Producción Limpia) lo cual ayuda al control de los aspectos ambientales de la empresa mediante la implementación de medidas de mitigación y a su vez aporta al control del cumplimiento legal en materia ambiental Debilidades: No detectadas No Conformidades: No detectadas Observaciones: No detectadas 7. PERSONAL AUDITADO Jimena Lahosa Administradora de Cadena de Custodia Andrés Donoso Coordinador SGC Ximena Alegría Jefa Ad in istración y Finanzas Marcelo Pizarro Prevención Riesgos Claudia Acuña, Encargada de Compras y Jefe de Bodega de Materias Primas Marisol Escobar, Jefe de Servicios Externos y Despacho Rodrigo Reyes, Asistente de Despacho 8. DOCUMENTACIÓN Procedimientos: Manual de Cadena de Custodia Rev.02; Procedimiento de Gestión de Quejas rev.00; punto Procedimiento de Auditorías Internas Rev.03 Procedimiento Ventas Offset P-LAHOSA-10 Procedimiento Adquisiciones P-LAHOSA- 20 Procedimiento de Recepción P-LAHOSA-09 Procedimiento de Ventas P-LAHOSA-14 Procedimiento de Despacho

9 Muestra/Documentos: Registros de quejas PEFC; fecha ; Registro de acción correctiva N 02 Informe de auditoría N Certificados competencia auditores internos en estándar CoC Registros de acciones preventivas de auditoría interna: #21 y #22 Registro de identificación de requerimientos legales Difusión política integrada rev.01 8enero 2014) Programas de capacitación 2013 y 2014 Registros asistencia a capacitación CERTFOR enmienda y Presentación ppt cambios enmienda Inducción 2014 preprensa ppt certor/pefc. Evidencias capacitación normativa laboral trabajadores extranjeros marzo Registro capacitación charla seguridad sustancias peligrosas del Registro acción correctiva #13 Informe Gestión 2014 prevención de riesgos. Listado maestro de acciones correctivas 2014 Resumen ejecutivo informe de gestión mayo 2014 Programa anual de prevención de riesgos Programa de comité paritario Programa inspecciones 2014 Cuadernillo inspecciones comité paritario : inspección baños encuadernación mayo Programa 2014 charlas, inspecciones y observaciones jefaturas y supervisores. Informes técnicos inspección 082/2014, 0154/2014. Matriz de aspectos ambientales Plan de manejo de residuos peligrosos. Resolución autorización empresa bodegaje papeles limpios #8469 del Planilla resumen movimientos materia prima 2014 Control PEFC2 Offset Registro de materia prima certificada período Oferta #17358 OT ; Oferta #17138 Cotización OT#10913, Formulario F11 # Factura /OT Guía OT /OC # /2014 Política CdC

10 L-LAHOSA-06 Registro de Proveedores Certificados Certificados CdC revisados el evidencia física de certificado de proveedores y revisión en página web Certificado Planilla de Control de Recepción a Junio 2014 Muestra 1: OT OC con indicación de requerimiento de papel certificado Registro de Movimiento de Papel de Bodega: Solicitud de papel N OP con timbre de 100% material certificado, etiqueta de comprobación del papel y firma de entrega a producción (responsables). Factura Compra GMS N con indicación de MP certificada al 100% Hoja de Ruta OT (Datos del Cliente / Datos del Papel / Datos de OTs). Planilla de Control de Recepción PEFC 2014 Muestra 2: OT Factura de Compra Materia Prima DIPISA N , indicando 94% de certificación e identificación de su cadena. Movimiento de Papeles de Bodega, Solicitud de Papel N OP , 94% certificado Hoja de Trabajo OT Factura N , de OT (Código /Unidades /Cantidad /Descripción y Lote/ Declaración de CdC/ Unidad / Valor) Programación de Planta : Revisión de OT y OT Registro de Rechazos: Registro de Producto No Conforme OT , OT (asociado a materia prima dañada pero sin impacto en la CdC) Compra de Material No Certificado: Factura N , OT se compra a distribuidores indicados en Lista de Proveedores certificados). Se evidencian OT con Factura N , OT con Factura N con toda la información definida por la CdC conforme incluida su Hoja de Ruta. Planilla de Contabilización de Volumen Abril 2014 revisada cada una de las OTs involucradas. (enero a abril 2014) Metodología Venta OT Muestra: OT Guía de Despacho N , (Nombre cliente dirección, RUT, 94% CdC PEFT OT cantidad), con timbre de recepción por parte del cliente y con la dirección de despacho. Hoja de Ruta con cantidad de producto entregados por producción y timbre de % certificado Información en Muestra: OT , 100% certificado Planilla de Salida PEFC Junio 2014 (N OT, Cliente, %CdC, Familia de Producto, Peso, Cantidad Despachada, Logo en el Producto) Ventas / Despachos separados por familia Programación de Despachos OT % certificado, Sistema Informático despacho UNIT N de Costeo

11 9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada se decide la recomendación, por parte de Bureau Veritas Certification, para la mantención y actualización de la certificación de Impresos Lahosa S. A. Bajo Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN Enmienda 2011 Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification: NOMBRE Patricio Testa O. FIRMA AUDITOR LÍDER Felipe Campos R. FIRMA FECHA 17 de junio de 2014