Guía para identificar riesgos en el Proceso de Inventarios

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1 2010 Guía de Auditoría Guía para identificar riesgos en el Proceso de Inventarios Red de Conocimientos en Auditoría y Interno 31/10/2010

2 Identificación de riesgos en el proceso de inventarios Dentro del proceso de planeación de la auditoría, el auditor identifica las transacciones significativas. Teniendo en cuenta la NIA 315, identificación y evaluación de los riesgos de error material mediante el entendimiento de la entidad y sus entorno, en la fase 3 de nuestra metodología, el auditor debe entrar a determinar los riesgos de los procesos que administran las transacciones significativas, enfocando su esfuerzo a determinar aquellos riesgos que amenazan los siguientes objetivos definidos por COSO: Objetivo 1: Preparación y publicación de información financiera confiable Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y normas aplicables. Determinados los riesgos que amenazan estos 2 objetivos en el proceso que administra la transacción significativa y teniendo en cuenta la NIA 330, Respuestas del auditor a los Riesgos Evaluados, el auditor debe entrar a identificar los controles relevantes que mitigan los riesgos y a evaluar el diseño, la implementación y efectividad de estos controles. (Ver Guía de Auditoría Fase 3) Relación de las aseveraciones con los riesgos en el proceso de inventarios Las aseveraciones le ayudan a comprender al auditor los riesgos que se pueden materializar partiendo de la base que las aseveraciones son las declaraciones que un tercero interesado en una compañía esperaría encontrar en los estados financieros. Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe esperar que la información financiara cumpla con las siguientes aseveraciones dentro de un proceso de inventarios para cumplir con los objetivos 1 y 2 definidos pos COSO. Aseveraciones en un proceso de inventarios Integridad: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de inventarios han sido registradas en los estados financieros. Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso inventarios existen a una fecha determinada Exactitud: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de inventarios han sido registradas apropiadamente (fechas, conceptos, cantidades, valores) Presentación y revelación: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso de inventarios han sido clasificadas en las cuentas correspondientes y se han revelado los temas relevantes del proceso de inventarios y sus cuentas relacionadas, de acuerdo con las políticas contables y el marco legal vigente. 2

3 Aseveraciones en las cuentas relacionadas de un Proceso de Inventarios Cuentas relacionadas Integridad Existencia Exactitud Presentación y revelación Inventarios Costo de ventas 3

4 Proceso de inventarios El proceso de Inventarios es único debido a su estrecha relación con otros procesos de operaciones (Compras, Ventas y Recursos Humanos) y a la complejidad de sus transacciones. Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoría de inventarios son: 1) En la mayoría de las compañías el inventario es una partida significativa en los estados financieros 2) El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado y dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido. 3) Se puede encontrar en diferentes ubicaciones. 4) La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditor relacionadas con la valuación y observación (Ejemplo: químicos, Inventario a granel, oxigeno, joyas). 5) La valuación del inventario también es compleja debido a factores como la obsolescencia. 6) Existen varios métodos de valuación de inventarios que son aceptados pero los clientes los deben aplicar de manera uniforme año tras año 7) El inventario en tránsito muchas veces no es reconocido por la compañía teniendo en cuenta los términos INCOTERMS. 8) Puede existir inventario en poder de terceros que muchas veces no es controlado de forma adecuada. Teniendo en cuenta lo anterior, y antes de entrar a identificar los riesgos y controles del proceso de inventarios, vamos a nombrar algunos aspectos que el auditor debe tener en cuenta. Tipos de inventario: Se identifican los siguientes tipos de inventario Materias primas y partes compradas. Bienes parcialmente terminados, llamados: inventario en proceso. Inventario de bienes terminados Partes de reemplazo, herramientas y consumibles. Bienes en tránsito Inventario final (que es cada que se cierra el periodo fiscal más conocido al 31 de diciembre). Métodos de valuación de inventarios: Comúnmente se utilizan 4 métodos de valuación de inventarios: Promedio Primeras entradas primeras salidas (PEPS) Ultimas entradas primeras salidas (UEPS Identificación específica 4

5 Contabilidad de costos: Entre los diferentes tipos generales de Contabilidad existe la llamada Contabilidad de Costos. La Contabilidad de Costos es interna y se utiliza para medir los costos de producción de algún producto o servicio, para tomar diferentes tipos decisiones en cuanto a producción, organización de la empresa, proveedores de materias primas o servicios para la empresa, personal, etc. La Contabilidad de Costos también se usa para generar y establecer el Costo Estándar o Estándar de Producción para las empresas. A continuación se describe lo que es un Costo Estándar. El Costo Estándar se desarrolla con base a los costos directos e indirectos presupuestados. El Costo Estándar es una medida de qué tanto debe costar producirse o entregarse una unidad de producto o servicio. Al cierre de cada mes, la compañía debe ajustar el costo estándar al costo real, que es como se va a reflejar en los estados financieros. Inventario en Tránsito: Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. INCOTERMS Surge de la frase en ingles "International Commerce Terms" que básicamente son los términos de compra y venta internacional que establecen y determinan los derechos, responsabilidades y obligaciones de las partes que intervienen en la operación. Es muy importante destacar que los Incoterms regulan entre otras, cuatro puntos críticos que soporta toda transacción comercial: La entrega de la Mercancía Transferencia de Riesgos Distribución de Gastos Trámites documentales Administración del inventario: El Cuándo? y Cuánto? ordenar son las preguntas en las que se basa la administración de inventarios, si se reabastece el inventario en periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña lo cual reduce el costo de conservación pero se incrementa el de ordenar; si se reabastece el inventario en periodos largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el costo de ordenar pero incrementa el costo de conservación. En administración de inventarios existen modelos de reabastecimiento de inventario que tratan de equilibrar los costos y reducirlos al máximo así con dichos modelos el cliente puede saber: Cuánto inventario ordenar? y Cuándo ordenar inventario? 5

6 Buenas prácticas para el manejo de inventarios: Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario 6. Comprar el inventario en cantidades económicas 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios 6

7 Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de inventarios 1) Entendimiento del proceso de Inventarios El primer paso es entender el proceso desde la entrada de la materia prima y/o producto terminado a la bodega hasta la salida del producto terminado de la bodega. Tenga en cuenta que este proceso lo tenemos que conectar con los procesos de compras, ventas y nómina. 2) Identificación de riesgos y controles Con base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que amenacen la integridad, existencia y exactitud de las cifras. Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el proceso cuenta con una adecuada segregación de funciones. Si en la evaluación de la segregación de funciones concluimos que no con confiamos en esta, el auditor puede tomar la decisión de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto no realizará pruebas a los controles. Si estamos tranquilos con la segregación de funciones podemos pasar al siguiente paso que es dividir el proceso de compras en actividades susceptibles a la generación de riesgos. Estas actividades son: 1) Almacenamiento 2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos de personal, servicios públicos, etc) 3) Costeo de los productos 4) Salida de productos 5) Ajustes al inventario y al costo de ventas En cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los mitiguen. Seleccionando aquellos controles que cumplan con las siguientes características: Los más eficientes de probar Los que mitigan más número de riesgos. Los que cubren un mayor número de aseveraciones Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluación de los años anteriores. A continuación mostramos un ejemplo de cómo podemos identificar riesgos y controles de una forma sencilla mediante la utilización una matriz de riesgos y controles. Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones, simplemente queremos que sirvan de guía para facilitar la identificación de riegos y controles por parte del auditor. 7

8 Riesgo ) Almacenamiento Que los inventarios adquiridos o comprados no sean ingresados físicamente al almacén. Que los inventarios sean sustraidos sin autorización Que el inventario en poder de terceros no se controle de forma efectiva. Que los inventarios registrados en el kárdex de almacén no existan Que la información del kardex sea diferente a la registrada en el libro mayor Que no se registre una provisión por inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación. 2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos de personal, servicios públicos, etc) Que no se registren la totalidad de los costos directos e indirectos de producción en el inventario. Que los costos directos e indirectos de producción se registren de forma incorrecta. Que los inventarios de materia prima solicitados al almacén no coincidan con los utilizados en producción 3) Costeo de los productos Sobrevalorización o subvaluación del inventario y costos de los productos vendidos 8

9 Riesgo Que no los inventarios y el costo de ventas no se ajusten del costo estandar al costo real. 4) Salida de productos Que se retire mercancía sin autorización 5) Ajustes al inventario y al costo de ventas Que se realicen ajustes al inventario y/o al costo de ventas no autorizados 9

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