7.0 de IP Office Guía del usuario de Portal one-x para IP Office

Transcripción

1 Guía del usuario de Portal one-x para IP Office ESM Issue 04b - (19/02/2011)

2 2011 AVAYA Reservados todos los derechos. Aviso Si bien es cierto que se hizo todo lo posible para garantizar que la información en este documento fuera completa y exacta al momento de su impresión, Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por ningún tipo de error. Es posible que se incorporen cambios y correcciones a la información en este documento en ediciones futuras. Renuncia sobre la documentación Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por modificaciones, adiciones ni anulaciones que se realicen en la versión original publicada de esta documentación, a menos que dichas modificaciones, adiciones o anulaciones fueran realizadas por Avaya. Renuncia relativa a los enlaces o vínculos Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por el contenido o la fiabilidad de ningún sitio web vinculado y al que se haga referencia en esta documentación. Avaya tampoco respalda necesariamente los productos, servicios o información que éstos describen u ofrecen. No podemos garantizar que estos enlaces o vínculos funcionarán todo el tiempo y no tenemos ningún control en cuanto a la disponibilidad de las páginas vinculadas. Licencia EL USO O INSTALACIÓN DEL PRODUCTO EVIDENCIA LA ACEPTACIÓN DEL USUARIO DE LOS TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LA PRESENTE Y LOS TÉRMINOS DE LA LICENCIA GENERAL DISPONIBLES EN EL SITIO WEB DE AVAYA, EN ( TÉRMINOS DE LA LICENCIA GENERAL"). SI USTED NO DESEA ACEPTAR ESTOS TÉRMINOS, DEBERÁ REGRESAR EL O LOS PRODUCTOS AL PUNTO DE VENTA DENTRO DE DIEZ (10) DÍAS DE HABERLOS RECIBIDO PARA SU REEMBOLSO O ACREDITACIÓN. Avaya otorga al Usuario Final una licencia dentro de la amplitud de los tipos de licencia descritas a continuación. El número correspondiente de licencias y unidades de capacidad para las que se otorga la licencia será una (1), a menos que se especifique un número diferente de licencias o unidad de capacidad en la Documentación o en otros materiales disponibles para el Usuario Final. Procesador designado significa un solo dispositivo informático autosoportado. Servidor significa un Procesador designado que hospeda una aplicación de software a la que accederán usuarios múltiples. Software significa los programas de computadora en código objeto, originalmente bajo licencia de Avaya y en última instancia utilizado por el Usuario. Final, ya sea como Producto autosoportado o preinstalado en el Hardware. Hardware significa los productos de hardware estándar, originalmente vendidos por Avaya y en última instancia utilizados por el Usuario Final. Tipo(s) de Licencia: Licencia de Sistema(s) Designado(s) o "DS". El Usuario Final podrá instalar y utilizar cada copia del Software en solamente un Procesador designado, a menos que un número diferente de Procesadores designados se indique en la Documentación o en otros materiales a disposición del Usuario Final. Avaya podrá requerir que el o los procesadores se identifique(n) por tipo, número de serie, función clave, ubicación u otra designación específica, o a ser proporcionada por el Usuario Final a Avaya mediante medios electrónicos específicamente establecidos para este propósito. Derechos de autor Excepto donde se estipule expresamente lo contrario, el Producto está amparado por los derechos de autor y otras leyes referentes a los derechos de propiedad exclusiva. La reproducción, transferencia y/o uso no autorizado podrá considerarse una ofensa tanto criminal como civil, de acuerdo con la ley pertinente. Componentes de otros fabricantes Ciertos programas de software o partes del mismo incluidos en el Producto pueden contener software distribuido bajo acuerdos de terceros ("Componentes de terceros"), lo que puede contener términos que amplíen o limiten los derechos de utilizar ciertas partes del Producto ("Términos de terceros"). La información que identifica los Componentes de terceros y los Términos de terceros que corresponden a los mismos, se puede obtener en el sitio web de Avaya, en: Intervención contra fraude para proteger a Avaya Si usted sospecha que ha recibido un tratamiento injusto a causa de fraude por peaje electrónico y necesita asistencia técnica, llame a la Línea de Intervención contra el Fraude de Peaje del Centro de Servicio Técnico, al número para los Estados Unidos y Canadá. Las vulnerabilidades de seguridad sospechada con los Productos de Avaya deberían comunicarse a Avaya enviando un mensaje de correo electrónico a: securityalerts@avaya.com. Para otros números telefónicos de asistencia, consulte el sitio web de Avaya ( Marcas comerciales Avaya y el logo de Avaya son marcas comerciales registradas de Avaya Inc. en los Estados Unidos de América y en otras jurisdicciones. A menos que se estipule de otra manera en este documento, las marcas identificadas con, y SM son marcas registradas, marcas comerciales y marcas de servicio, de Avaya Inc. El resto de las marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. Información sobre la documentación Para obtener las versiones más actuales de la documentación, visite el sitio web de asistencia de Avaya ( o IP Office Knowledge Base ( Asistencia al cliente de Avaya Avaya proporciona un número telefónico que podrá usar para comunicar problemas o hacer preguntas sobre el centro de contactos. El número telefónico de asistencia es en los Estados Unidos. Para otros números de teléfono de la asistencia, consulte el sitio Web de Avaya, en Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 2

3 Contenido 1. Portal one-x para IP Office 1.1 Cómo Iniciar sesión Cerrar sesión La Página principal Presencia y... estado Notas del teléfono Escritorio compartido Cambiar el diseño 2.1 Seleccionar... una máscara Cambiar el... ancho de columnas Mostrar/Ocultar... gadgets Cambiar el... tamaño de un gadget Mover gadgets Diseño predeterminado Realización y respuesta de llamadas 3.1 Botones de... llamadas Iconos de llamada Realización... de llamadas desde el gadget Llamadas uso del teclado de marcación desde el directorio desde el registro de llamadas desde el correo de voz Respuesta... de llamadas Capturar una... llamada Llamadas no... atendidas Finalización... de una llamada Llamadas en... espera Llamada... en espera Recuperación... de una llamada en espera Finalización... de una llamada en espera Cambio de... llamadas Grabación... de llamadas Transferencia... de llamadas Realización de una transferencia no supervisada Realización de una transferencia supervisada Transferencia de llamadas por medio del directorio Estacionamiento... de llamadas Configuración de las posiciones de estacionamiento Estacionamiento de llamadas Anulación del estacionamiento de una llamada Mensajes... instantáneos a otros usuarios No interrumpir Controles... de agentes Llamadas de conferencia 4.1 Configurar... una competencia Conversión... de llamadas en espera a conferencia Incorporación... de otra llamada a una conferencia 58 Contenido 4.4 Silencio de... participantes de una conferencia Exclusión de... participantes de una conferencia Conferencia... en espera Controles de... llamada de conferencia Configuración... del número de puente de conferencia Registro de llamadas 5.1 Uso del registro... de llamadas Realización de una llamada desde el registro de llamadas Incorporación... de un contacto al directorio Directorios 6.1 Visualización... de los directorios Iconos de directorio Búsqueda en... los directorios Realización... de llamadas Transferencia... de una llamada Incorporación de un nuevo contacto del directorio personal Incorporación de un contacto desde el directorio... del sistema Incorporación de un contacto desde el registro... de llamadas Incorporación de un contacto de correo de voz al... directorio Edición de... un contacto personal Eliminación... de un contacto del directorio personal Agregar un... Grupo de contactos personales Envío de un mensaje de correo electrónico a un contacto Mensajes... instantáneos a un contacto Perfiles 7.1 El perfil detectado Selección del... perfil Edición de... un perfil Incorporación... de un perfil Configuración... de perfil Captura... de llamada Movilidad - Uso del teléfono de escritorio predeterminado Movilidad... - Reenviar Movilidad - Hermanamiento de teléfonos móviles Movilidad... - Modo de teletrabajador Correo... de voz Correo de voz 8.1 Verificación... de mensajes de correo de voz Llamar a una... persona que dejó un mensaje Cambio entre la reproducción en el teléfono y en la computadora Incorporación... de un contacto al directorio personal Cambio de... código de correo de voz Grabar saludos... del correo de voz Selección... del saludo de correo de voz Configuración 9.1 Excepciones... de la función No interrumpir Teclas de... método abreviado 106 Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 3

4 9.3 Posiciones... de estacionamiento El gadget... Reloj mundial Configuración... de sonido Excepciones del servidor proxy Idioma Explorador de Internet Firefox Google Chrome one-x Call Assistant (Asistente de llamadas one-x) 10.1 Instalar one-x Call Assistant (Asistente de llamadas one-x) Iniciar one-x Call Assistant (Asistente de llamadas one-x) Configuración de one-x Call Assistant (Asistente de llamadas one-x) Ventanas... emergentes Hot Key Dialing (Marcado de teclas de acceso rápido) Llamadas... perdidas Mostrar Portal... one-x para IP Office Call Assistant Messages (Mensajes del asistente de llamadas) Glosario 11.1 Botones... de vista Espera automática Ocupado No interrumpir Reenviar... si el número está ocupado Reenviar... si no hay respuesta Reenviar... a Escritorio... compartido Grupo de... búsqueda IP Office Iniciar/... cerrar sesión Estacionar Teléfono... principal Administrador... del sistema Red comunitaria... pequeña Transferencia... supervisada Transferencia... no supervisada 125 Index Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 4

5 Capítulo 1. Portal one-x para IP Office Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 5

6

7 1. Portal one-x para IP Office Portal one-x para IP Office: Portal one-x para IP Office es una aplicación que se ejecuta en un servidor Web conectado con el sistema telefónico IP Office 124. Por medio de un explorador Web, puede acceder a Portal one-x para IP Office y utilizarlo para realizar acciones tales como: Controlar el teléfono y las llamadas. Ver información de llamadas y directorios de contactos. Configurar los valores que afectan la forma en la que el sistema telefónico maneja las llamadas. Esta documentación comprende el uso de Portal one-x para IP Office versión 7.0. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 7

8 1.1 Cómo... Iniciar 10 / cerrar sesión 12 Hacer y responder llamadas 28 Hacer una llamada 31...desde el registro de llamadas 34...desde el directorio 33...desde un mensaje de correo de voz 35 Responder una llamada 36 Capturar llamadas 37 Colocar una llamada en espera 38 Recuperar una llamada en espera Estacionar una llamada 48 Anular el estacionamiento de una llamada 49 Alternar entre llamadas 40 Seleccionar No interrumpir Grabar una llamada 42 Hacer una transferencia supervisada 45 Hacer una transferencia no supervisada 44 Finalizar una llamada 37 Enviar mensajes instantáneos (chat) 50 Cambiar el diseño de Portal one-x para IP Office Seleccionar una máscara 24 Cambiar el ancho de columnas 24 Mostrar/Restaurar un gadget 25 Cambiar el tamaño de un gadget 25 Mover un gadget 25 Establecer el diseño predeterminado 26 Crear y utilizar perfiles 86 Seleccionar el perfil activo 87 Agregar un nuevo perfil 89 Edición de un perfil 88 El Perfil "detectado" 87 Iniciar y administrar llamadas de conferencia 54 Configurar una conferencia. 55 Convertir llamadas en espera en una llamada de conferencia 57 Agregar a otro participante a una conferencia 58 Silenciar a participantes de una conferencia 59 Excluir a participantes de una conferencia 60 Colocar una llamada de conferencia en espera 61 Configurar el número de conferencia 62 Utilizar los directorios 70 Ver los directorios 72 Buscar en los directorios 74 Hacer llamadas desde el directorio 75 Agregar una ficha de grupo de contactos 82 Agregar un contacto del directorio 77...desde Mi registro de llamadas 68...desde un mensaje de correo de voz desde el directorio del sistema 78 Eliminar un contacto del directorio 82 Editar un contacto del directorio 81 Transferir una llamada a un contacto del directorio 46 Enviar un mensaje de correo electrónico a un contacto 83 Mensajes instantáneos a un contacto 84 Acceder y utilizar el correo de voz 97 Reproducir los mensajes 97 Alternar entre la reproducción en el teléfono y en la computadora 99 Agregar un contacto de correo de voz Modificar el código de buzón de al directorio 100 correo de voz 101 Llamar a una persona que dejó un Grabar saludos del buzón 102 mensaje 99 Seleccionar el saludo de buzón 102 Utilizar Mi registro de llamadas 64 Ver Mi registro de llamadas 65 Hacer una llamada desde el registro de llamadas 67 Agregar un número de registro de llamada a Mi directorio 68 Configurar Mi Portal one-x para IP Office 104 Crear y administrar perfiles 86 Modificar las teclas de método abreviado 106 Habilitar sonidos 108 Configurar posiciones de estacionamiento 106 Configurar el número de conferencia 62 Cargar saludos de correo de voz 102 Configurar excepciones de la función No interrumpir 105 Modificar el código de buzón de correo de voz 101 Seleccionar el idioma 109 Configuración del reloj mundial 107 Uso de one-x Call Assistant (Asistente de llamadas one-x) 112 (sólo en computadoras Windows) Instalar one-x Call Assistant (Asistente de llamadas one-x) 113 Iniciar one-x Call Assistant (Asistente de llamadas one-x) 115 Configurar las ventanas emergentes de Outlook 118 Realizar una llamada desde una aplicación de Windows 119 Hot Key Dialing (Marcado de teclas de acceso rápido) 119 Pantalla de llamadas perdidas 120 Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 8

9 Portal one-x para IP Office: Cómo... Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 9

10 1.2 Iniciar sesión Portal one-x para IP Office cuenta con licencias ingresadas por el administrador del sistema 125 en el sistema IP Office 124. También configuran los usuarios de IP Office que están autorizados para utilizar Portal one-x para IP Office. Si cuenta con una licencia para utilizar Portal one-x para IP Office, necesitará lo siguiente para iniciar sesión: Computadora Necesita una computadora con una conexión de red con el servidor Portal one-x para IP Office. Explorador Web Debe tener un explorador Web con JavaScript activado. Portal one-x para IP Office se evalúa por medio de las versiones actuales de Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox y Safari. Si desea utilizar sonidos, como por ejemplo un timbre para una llamada en espera, o reproducir mensajes de correo de voz a través de la computadora, deberá haberse instalado un reproductor multimedia, como por ejemplo Windows Media Player o Quick Time Si utiliza Internet Explorer, verifique que la opción Reproducir sonido en páginas Web esté activada ( Herramientas Opciones de Internet Avanzadas Multimedia). La opción Recordarme en esta computadora que aparece en el menú de inicio de sesión requiere que el navegador acepte cookies. Extensión de IP Office Portal one-x para IP Office puede utilizarse con la mayoría de los teléfonos compatibles con el sistema telefónico IP Office de Avaya, pero no con Phone Manager PC Softphone. Nombre de usuario Debe tener el nombre de usuario de IP Office tal como lo configuró el administrador del sistema. Cabe destacar que no es necesariamente el mismo que el nombre que aparece en la pantalla del teléfono. Contraseña La contraseña de usuario de IP Office. Cabe señalar que puede ser diferente del código de inicio de sesión del teléfono 125 si también tiene uno. Dirección del servidor Necesita la dirección Web del servidor Portal one-x para IP Office. Actualmente, Portal one-x para IP Office 7.0 es compatible con inglés, chino (simplificado), francés, alemán, Italiano, holandés, portugués de Brasil y ruso. El idioma que utilizará será el que mejor se ajuste a las preferencias de idioma del navegador. Cabe observar que modificar las preferencias de idioma del navegador también puede afectar los idiomas que utilizan los demás sitios Web en los que navega. Google Chrome 110 Internet Explorer 109 Mozilla Firefox 110 Safari El navegador Safari no tiene su propia configuración de idioma. En cambio, se ajusta a las preferencias de idioma de la computadora en la que se está ejecutando. Consulte la ayuda de la computadora. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 10

11 Portal one-x para IP Office: Iniciar sesión Iniciar sesión 1. Con el explorador Web, navegue hasta la dirección que se le proporcionó para Portal one-x para IP Office. 2. Aparece el menú de inicio de sesión. Si la página está en blanco, significa que el explorador no está configurado para admitir Javascript y no puede utilizarse para Portal one-x para IP Office; comuníquese con el administrador del sistema para activar JavaScript. 3. Ingrese el nombre de usuario y la contraseña. Si marca la opción Recordarme en esta computadora, el nombre de usuario se recordará por medio de una cookie de navegador. Sólo utilice esta opción si es la única persona que utiliza la computadora. Puede utilizar Portal one-x para IP Office también para iniciar sesión en cualquier extensión del sistema telefónico. Ese teléfono luego supondrá su número de extensión y configuración. Para hacerlo, seleccione Iniciar sesión en mi teléfono e ingrese el número de Extensión de base de la extensión telefónica en la que desea iniciar sesión. Para obtener más información, consulte Escritorio compartido Haga clic en Iniciar sesión. El mensaje "Credenciales de usuario no válidas" indica que el nombre o la contraseña es incorrecta. El mensaje "El teléfono está desconectado; conecte el teléfono y vuelva a intentarlo" indica que actualmente no ha iniciado sesión en un teléfono IP Office 124. El mensaje "No se le pudo asignar una licencia; comuníquese con el administrador" indica que no cuenta con una licencia para utilizar Portal one-x para IP Office o que Portal one-x para IP Office no pudo conectarse con el sistema telefónico. El mensaje "Fuente de CSTA no disponible" indica que el explorador no es compatible con Portal one-x para IP Office. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 11

12 1.3 Cerrar sesión Cuando haya terminado de utilizar Portal one-x para IP Office, debe hacer clic en el enlace Cerrar sesión que aparece en la parte superior derecha de la pantalla. Esta acción pondrá fin a la sesión de Portal one-x para IP Office y el explorador regresará a la pantalla de inicio de sesión 10. También libera la licencia consumida por su sesión de Portal one-x para IP Office. Si sólo navega a otro sitio Web, las funciones Adelante, Atrás e Historial del explorador pueden utilizarse para volver a la sesión de Portal one-x para IP Office sin que sea necesario volver a iniciar sesión. Al tanto que esto puede resultarle útil, es riesgoso si utiliza Portal one-x para IP Office desde una computadora compartida o una en un sitio de acceso público. Por lo tanto, es recomendable que cuando haya terminado de utilizar Portal one-x para IP Office siempre haga uso del control de Cerrar sesión y cierre el explorador. Si simplemente cierra el explotador o navega hacia otro sitio, la licencia consumida por su sesión de Portal one-x para IP Office sólo es liberada luego de 6 horas. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 12

13 1.4 La Página principal Portal one-x para IP Office: Cerrar sesión Portal one-x para IP Office está compuesto por dos fichas o páginas; Principal y Configurar 104. A continuación, se describen los elementos que se muestran en la ficha Principal. Barra de título 17 La barra de título muestra información sobre usted. Barra de herramientas La barra de herramientas ubicada en la parte inferior se usa para acceder a los controles para la vista 24 de Portal one-x para IP Office y mostrar los iconos para los gadgets minimizados 25. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 13

14 Gadget Llamadas 28 El gadget Llamadas muestra información sobre sus llamadas actuales, con una sub-ficha para cada llamada. Los cuadros de texto que se encuentran en la parte superior del gadget pueden utilizarse para hacer nuevas llamadas. Registro de llamadas 65 El gadget Registro de llamadas muestra su registro de llamadas que almacena el sistema telefónico. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 14

15 Directorio 72 Portal one-x para IP Office: La Página principal El gadget Directorio muestra una cantidad de directorios diferentes. El directorio personal contiene los contactos personales. El directorio del sistema contiene contactos compartidos del directorio almacenados por el sistema telefónico más la información de los demás usuarios y grupos de búsqueda 124 del sistema. El directorio externo le permite realizar búsquedas en otros directorios, y el acceso a ellos ha sido configurado por el administrador del sistema 125. Mensajes 97 El gadget Mensajes muestra información de los mensajes en su buzón de correo de voz. Puede utilizar el gadget para reproducir el mensaje a través del teléfono o con el explorador, si es compatible con multimedia. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 15

16 Reloj mundial 107 El gadget Reloj mundial muestra la hora actual en diferentes zonas horarias seleccionadas. Control de agente 52 Si también es un agente de Customer Call Reporter, se muestra este gadget. Puede usarlo para ver el estado actual del agente y cambiarlo. También puede usarse para cambiar el estado de pertenencia en las diversas colas de Customer Call Reporter a las que pertenezca. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 16

17 1.5 Presencia y estado Portal one-x para IP Office: La Página principal La barra de título en la parte superior derecha de la pantalla muestra su estado actual y le permite obtener acceso a diversas funciones. Los elementos a la izquierda de la barra de título muestran: Presencia Este icono indica la presencia actual que se informa a otros usuarios de Portal one-x para IP Office. Esta cambia mientras utiliza su teléfono, inicia o cierra sesión, etc. Los iconos son similares a aquellos mostrados en el gadget directorio de otros usuarios. La columna de la izquierda es el icono que puede ver. La columna de la derecha es el icono que otros usuarios de Portal one-x para IP Office pueden ver por usted en el directorio de Portal one-x para IP Office. Icono Presencia Descripción Disponible Ocupado No interrumpir Sin conexión Desconectado Este icono muestra que actualmente no se encuentra en ninguna llamada. Este icono muestra que actualmente tiene una llamada en progreso. Este icono muestra que ha activado el estado No interrumpir (ver abajo). Mientras permanece en este estado las llamadas que recibe se redirigen al correo de voz, si está disponible, o reciben el tono de ocupado. La excepción son las llamadas de números que haya agregado a la lista de excepciones de la función No interrumpir 105. En este estado aún puede hacer llamadas. Este icono muestra que ha activado el estado Sin conexión (ver abajo). En este estado no puede recibir mensajes instantáneos de parte de otros usuarios de Portal one-x para IP Office. Este icono muestra que actualmente no ha iniciado sesión en ninguna extensión del sistema telefónico. Mientras permanece en este estado todas las llamadas que recibe se redirigen al correo de voz, si está disponible, o reciben el tono de ocupado. En este estado no puede hacer llamadas. Sin embargo, aún puede utilizar Portal one-x para IP Office para modificar la configuración. 50 Perfil activo Su perfil activo 86 actual. Los perfiles le permiten configurar previamente grupos de valores de configuración del teléfono y aplicarlos en cualquier momento con sólo seleccionar qué perfil está activo. Puede seleccionar su perfil actual y editar perfiles en la página Configurar 86. Los elementos a la derecha de la barra de título muestran: Indicador de nuevos mensajes Se muestra este icono en la barra de título cuando recibe un nuevo mensaje de correo de voz. Nombre y número Sólo en caso de que lo olvide. Su estado Este menú desplegable muestra su estado actual y le permite seleccionar entre los siguientes estados: Estado Disponible No interrumpir Sin conexión Descripción Este es el estado normal en el que puede hacer y recibir llamadas. Mientras permanece en este estado las llamadas que recibe se redirigen al correo de voz, si está disponible, o reciben el tono de ocupado. La excepción son las llamadas de números que haya agregado a la lista de excepciones de la función No interrumpir 105. En este estado aún puede hacer llamadas. Puede seleccionar este estado si desea seguir utilizando Portal one-x para IP Office pero no desea que otros usuarios de Portal one-x para IP Office puedan enviarle mensajes instantáneos 50 por medio de Portal one-x para IP Office. Ayuda Utilice este enlace para abrir la ayuda de Portal one-x para IP Office en una nueva ventana o ficha del explorador. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 17

18 Cerrar sesión 12 Utilice este enlace cuando haya terminado de utilizar Portal one-x para IP Office. Volverá a la pantalla de inicio de sesión 10 de Portal one-x para IP Office. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 18

19 1.6 Notas del teléfono Portal one-x para IP Office: Presencia y estado El teléfono que utiliza en paralelo con Portal one-x para IP Office afectará algunos aspectos del funcionamiento de Portal one-x para IP Office. Esta sección incluye notas sobre esa interacción. Portal one-x para IP Office Registro de llamadas El registro de llamadas que muestra Portal one-x para IP Office se almacena en el sistema telefónico como parte de la configuración de usuario. Se almacenan hasta 30 grabaciones (10 en los sistemas IP Office IP406 V2 e IP412) y las nuevas grabaciones remplazan a las antiguas cuando se alcanza ese límite. Sin embargo, para registros de llamadas repetidas hacia o desde el mismo número, se actualiza el registro existente y se incrementa el número de conteo de llamadas del registro. El administrador del sistema configura qué llamadas se registran. Por ejemplo, las llamadas que usted no responde pero que son respondidas por el correo de voz o una extensión de cobertura por lo general no se registran como llamadas perdidas a menos que esa sea la configuración utilizada por el administrador del sistema. Las llamadas del grupo de búsqueda no son registradas a menos que usted responda la llamada específica. Nuevamente, el administrador del sistema puede configurar su registro de llamadas para que incluya llamadas perdidas del grupo de búsqueda, de ser necesario. Registro de llamadas telefónicas Si utiliza un teléfono de las series 1400, 1600, 9400, 9500 ó 9600 con un botón Registro de llamadas, también aparece en el teléfono, de forma predeterminada, el mismo registro de llamadas que Portal one-x para IP Office muestra. En consecuencia, puede utilizar y editar el registro de llamadas desde el teléfono o desde Portal one-x para IP Office. Ambos se modificaran en paralelo. Si utiliza cualquier otro tipo de teléfono que tiene un registro de llamadas, será un registro de llamadas almacenado por el teléfono y es posible que no coincida con el registro de llamadas mostrado en Portal one-x para IP Office. Por ejemplo, es posible que las llamadas realizadas por medio de Portal one-x para IP Office no aparezcan en el registro de llamadas del teléfono y viceversa. En cualquiera de los casos, el registro de llamadas de one-x sólo muestra 255 registros. Directorio personal Si utiliza un teléfono de las series 1400, 1600, 9400, 9500 ó 9600 con un botón Contactos, o un teléfono de la serie T3, también puede utilizar los contactos del directorio personal y editarlos a través del teléfono. 1. A medida que se agregan contactos del directorio Personal, son almacenados tanto por la aplicación Portal one-x para IP Office como por el sistema telefónico y se mantienen sincronizados. El sistema telefónico sólo puede almacenar hasta 100 contactos del directorio personal por usuario (con sujeción a los límites de su propio sistema); todo contacto adicional es almacenado sólo por Portal one-x para IP Office. 2. Los contactos pueden editarse a través del teléfono o Portal one-x para IP Office. 3. Los contactos del directorio personal que muestra Portal one-x para IP Office pueden contener varios números, con uno seleccionado como el número de teléfono principal 125. El registro del sistema telefónico que coincide contiene un solo número, que se modificará para que coincida con el número de teléfono principal seleccionado actualmente en Portal one-x para IP Office si esa selección se modifica. Cantidad de llamadas Portal one-x para IP Office no limita la cantidad de llamadas que puede hacer y recibir. Mientras que puede tener sólo una llamada conectada en cualquier momento, puede tener varias llamadas en espera a la vez. Sin embrago, el sistema telefónico puede limitar la cantidad de llamadas entrantes que puede recibir. Teléfonos con botones de vista Muchos teléfonos Avaya tienen botones programables que son configurados por el administrador del sistema 125 como botones de vista 124. Cuando utiliza uno de estos teléfonos, cada llamada que hace o recibe normalmente utiliza un botón de vista y puede controlarse a través de ese botón (presiónelo para ponerla en espera, recuperarla, ver información, etc.) Para una llamada entrante, la llamada se presenta en un botón de vista apropiado, de estar disponible. Si no hay ningún botón de vista apropiado disponible, el sistema telefónico manejará la llamada como si estuviera ocupado 124 para recibir cualquier otra llamada entrante. Para llamadas salientes, puede utilizar Portal one-x para IP Office para hacer llamadas adicionales incluso cuando todos los botones de vista del teléfono estén en uso. Si hace esto, algunas llamadas no serán representadas y, por lo tanto, no podrán controlarse por medio de un botón de vista del teléfono. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 19

20 Teléfonos sin botones de vista Si el teléfono que utiliza no cuenta con botones de vista, la configuración Llamadas en espera activas, establecida por el administrador del sistema, controla la cantidad de llamadas que puede recibir. Si la configuración Llamadas en espera activas está habilitada, puede utilizar Portal one-x para IP Office para responder cualquier llamada entrante adicional. Una vez que se están manejando dos llamadas, para cualquier llamada entrante adicional, el sistema telefónico lo considerará ocupado 124. No obstante, aún puede hacer llamadas salientes adicionales por medio de Portal one-x para IP Office. Si la configuración Llamada en espera activa no está habilitada, una vez que tenga una llamada conectada en la que esté participando, el sistema telefónico lo considerará ocupado 124. Sin embargo, aún puede hacer llamadas salientes adicionales por medio de Portal one-x para IP Office. Notas 1. El usuario sólo puede tener una llamada conectada a la vez. Si se conecta a otra llamada (al hacer, responder o estacionar una llamada, recuperar una llamada que estaba en espera, etc.), la llamada existente a la que estaba conectado queda en espera automáticamente. Esto se denomina Espera automática. El administrador del sistema 125 puede desactivar la función Espera automática para todo el sistema. Si esta acción se lleva a cabo, cuando se conecte a una llamada, cualquier llamada actual se desconectará. 2. Esto no incluye las llamadas que se hayan estacionado. A diferencia de las llamadas en espera, estas llamadas se estacionan en el sistema telefónico en lugar de quedar en espera en el teléfono. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 20

21 1.7 Escritorio compartido Portal one-x para IP Office: Notas del teléfono Por lo general, tendrá una extensión telefónica permanente relacionada con su número de extensión. Esa extensión telefónica puede utilizarse para hacer y responder las llamadas independientemente de que Portal one-x para IP Office se esté ejecutando o no. El escritorio compartido le permite tomar el control de otra extensión telefónica para que utilice la configuración del sistema telefónico y su número de extensión. Por lo general, iniciar sesión en otra extensión requiere que marque un número especial que incluya su código de inicio de sesión y que es diferente de la contraseña que utiliza para las aplicaciones de IP Office. Sin embargo, puede utilizar el menú de inicio de sesión de Portal one-x para IP Office para iniciar sesión en Portal one-x para IP Office y para especificar el teléfono en el que desea iniciar sesión. Cuando utiliza este método para iniciar sesión en Portal one-x para IP Office y en un teléfono, cuando cierre la sesión de Portal one-x para IP Office también cerrará la sesión de su teléfono. Su número de extensión vuelve a la extensión telefónica normal si tiene una y no está siendo utilizada por otro usuario del escritorio compartido. Si no tiene una extensión normal o no está disponible, se lo considera desconectado del sistema telefónico y las llamadas se dirigirán al correo de voz, si está disponible, o recibirán el tono de ocupado. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 21

22

23 Capítulo 2. Cambiar el diseño Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 23

24 2. Cambiar el diseño Existen diversas maneras de ajustar el diseño aplicado a los gadgets de Portal one-x para IP Office. Portal one-x para IP Office almacena todos los cambios realizados en su configuración de usuario y los restaura cuando inicie sesión nuevamente. Cambiar el diseño de Portal one-x para IP Office Seleccionar una máscara 24 Cambiar el ancho de columnas 24 Mostrar/Restaurar un gadget 25 Cambiar el tamaño de un gadget 25 Mover un gadget 25 Establecer el diseño predeterminado Seleccionar una máscara Portal one-x para IP Office proporciona una variedad de máscaras que puede seleccionar. 1. Haga clic en el icono Vista. 2. Se muestran los iconos de vista. 3. Haga clic en uno de los iconos de máscaras para seleccionarlo y aplicarlo a su Portal one- X para IP Office. Predeterminado Gris 4. Haga clic en cualquier otra parte de la pantalla de Portal one-x para IP Office para cerrar la configuración. 2.2 Cambiar el ancho de columnas Efectivamente el área en que se muestran los gadget es de dos columnas. De manera predeterminada, las columnas tienen el mismo ancho (50:50). Sin embargo, también puede seleccionar proporciones de ancho de columna de 60:40 ó 40: Haga clic en el icono Vista. 2. Se muestran los iconos de vista. 3. Haga clic en los iconos Diseños para seleccionar la proporción de ancho de columna que representa. Proporción 40:60 Proporción 50:50 Proporción 60:40 4. Haga clic en cualquier otra parte de la pantalla de Portal one-x para IP Office para cerrar la configuración. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 24

25 2.3 Mostrar/Ocultar gadgets Cambiar el diseño: Cambiar el ancho de columnas Ocultar/Minimizar un gadget Puede minimizar cualquiera de los gadgets que se visualizan en la ficha Principal al seleccionar el icono superior derecha del gadget. Se reduce el tamaño del gadget simplemente a su barra de título. en la parte Mientras está minimizado, el gadget también es remplazado por un icono en la barra de herramientas en la parte inferior del Portal one-x para IP Office. Gadget Llamadas 28 Observe que si recibe una nueva llamada mientras tiene minimizado el gadget llamadas, se restaurará en forma automática para mostrar la información del llamante. Gadget Mensajes 96 Este icono también muestra el número de mensajes no leídos de su buzón. Gadget Registro de llamadas 64 Este icono también muestra el número de llamadas perdidas de su registro de llamadas. Gadget Directorio 70 Gadget Reloj mundial 107 El gadget Reloj mundial muestra la hora actual en diferentes zonas horarias seleccionadas. Gadget Controlar agente 52 Este gadget se puede ver por agentes Customer Call Reporter que también utilizan Portal one-x para IP Office. Mostrar/Restaurar un gadget Para restaurar un gadget, haga clic en este icono en la barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla o haga clic en el icono de la barra de título del gadget. 2.4 Cambiar el tamaño de un gadget Además de cambiar la proporción del ancho de las dos columnas utilizadas para los gadgets, también se puede cambiar la altura de cada gadget. Para cambiar la altura de un gadget, haga clic y arrastre el icono inferior del gadget. cambiar tamaño mostrado en el lado 2.5 Mover gadgets Puede mover los gadgets entre cada una de las columnas y cambiar el orden de los gadgets dentro de una columna. Para hacerlo, haga clic en la barra de título del gadget y arrástrela hacia la columna y posición deseadas. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 25

26 2.6 Diseño predeterminado Si ha modificado el diseño de Portal one-x para IP Office, puede volver a su configuración predeterminada utilizando la siguiente opción. 1. Haga clic en el icono Vista. 2. Se muestran los iconos de vista. 3. Haga clic en el icono Restablecer a interfaz gráfica de fábrica. 4. Haga clic en cualquier otra parte de la pantalla de Portal one-x para IP Office para cerrar la configuración. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 26

27 Capítulo 3. Realización y respuesta de llamadas Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 27

28 3. Realización y respuesta de llamadas Esta sección indica cómo utilizar Portal one-x para IP Office para hacer y responder llamadas. Por medio del gadget Llamadas, se muestra la información de cada llamada en fichas separadas. Los botones 29 que aparecen variarán pero por lo general indican acciones que puede realizar con la llamada que aparece actualmente. Hacer y responder llamadas 28 Hacer una llamada 31...desde el registro de llamadas 34...desde el directorio 33...desde un mensaje de correo de voz 35 Responder una llamada 36 Capturar llamadas 37 Colocar una llamada en espera 38 Recuperar una llamada en espera Estacionar una llamada 48 Anular el estacionamiento de una llamada 49 Alternar entre llamadas 40 Seleccionar No interrumpir Grabar una llamada 42 Hacer una transferencia supervisada 45 Hacer una transferencia no supervisada 44 Finalizar una llamada 37 Enviar mensajes instantáneos (chat) 50 Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 28

29 3.1 Botones de llamadas Realización y respuesta de llamadas: Se utilizan los botones del lado izquierdo inferior de la pantalla de llamadas para obtener acceso a funciones de la llamada visualizada en ese momento. Icono Acción Descripción Responder llamada Responder una llamada de alerta. Este botón no es visible cuando utiliza un teléfono en el que primero debe levantar el auricular para responder una llamada. Finalizar llamada Para una llamada conectada actualmente, si se presiona se desconecta la llamada. Redirigir llamada Para una llamada de alerta, presionar redirigirá la llamada utilizando su configuración Remitir si no responde si está establecida; de lo contrario, al correo de voz si está disponible. No puede abandonar una llamada que se recuperó después de estar en espera o que estuvo estacionada demasiado tiempo. Grabación de llamadas Stop Recording (Detener grabación) Retener llamada Inicia la grabación de la llamada actual. Detiene la grabación de la llamada actual. Coloca la llamada en espera. Recuperar una llamada en espera Recupera una llamada que estaba en espera. Transferencia completa Llamada de conferencia Silenciar Silenciar todos Reactivar Reactivar todos Con una llamada en espera y otra llamada en curso, transfiera la llamada retenida a la persona conectada actualmente. Con una llamada en espera y otra en curso, puede convertir las llamadas en una conferencia. Silencia la conexión a una llamada. Para las conferencias que usted inicia, este control le permite silenciar a todos los demás participantes de la conferencia. Desactiva el silencio en la conexión a una llamada. Para las conferencias que usted inicia, este control le permite reactivar el sonido de todos los demás participantes de la conferencia. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 29

30 3.2 Iconos de llamada Los iconos de llamadas son utilizados por el gadget Llamadas para indicar el estado actual de la llamada. También se muestra un icono grande en la parte derecha superior para indicar el estado de su llamada conectada en ese momento, de haber una. La ficha a la derecha para cada llamada también incluye una pequeña versión del icono que muestra el estado de la llamada que representa la ficha. Icono Descripción Auricular colgado/inactivo Este icono indica que actualmente no tiene ninguna llamada conectada. Alertando/Llamando Este icono indica que está recibiendo una llamada para ser respondida 36. Dependiendo del resto de la configuración, es posible que el teléfono también suene y los indicadores o iconos se iluminen. Marcando Este icono aparece cuando está en el proceso de hacer una llamada pero que aún no está sonando o no se ha conectado, como por ejemplo cuando todavía está marcando el número. Timbre de llamada saliente Este icono indica que la llamada que ha realizado ahora está sonando. Observe que para líneas telefónicas analógicas, las llamadas son tratadas como respondidas de inmediato. Esto es así debido a que aquellas líneas no proporcionan señalización del progreso de la llamada al sistema telefónico, sólo un timbre que usted puede escuchar. Could Not Connect (No se pudo establecer conexión) Este icono indica que la llamada que estaba realizando no pudo conectarse por algún motivo. Conectado Este icono indica la llamada en la que está participando actualmente. Llamada retenida Este icono indica que se su llamada está retenida. En espera Este icono indica que otro usuario de su sistema ha puesto su llamada hacia ese usuario en espera. Conferencia Este icono muestra cuando participa en una llamada de conferencia que usted haya iniciado. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 30

31 3.3 Realización de llamadas Portal one-x para IP Office ofrece distintas maneras de hacer llamadas. Realización y respuesta de llamadas: Iconos de llamada Por medio del gadget Llamadas. 31 Por medio del directorio. 33 Por medio del registro de llamadas. 34 Por medio del gadget Mensajes desde el gadget Llamadas Los cuadros de texto y los botones que se encuentran en la parte superior del gadget realizar una llamada. Llamadas puede usarse para 1. Con el cuadro de texto en la parte superior del gadget Llamadas, introduzca un número. Para llamadas externas, recuerde agregar cualquier prefijo de marcado externo que utilice el sistema telefónico. También puede ingresar un nombre. Si coincide con un contacto de su directorio personal o del sistema, se marcará el número del teléfono principal 125 almacenado con ese contacto. Si debe ingresar un código de cuenta para hacer llamadas, haga clic en Más... Utilice el cuadro de texto adicional para ingresar el código requerido. Para volver a ocultar el cuadro de texto, haga clic en Menos... Si ingresa un asunto, éste se agregará a la información de la llamada. Si llama a un usuario interno, es posible que esto aparezca en el teléfono o en la pantalla de llamada de Portal one-x para IP Office. 2. Cuando la información se haya definido de conformidad con sus requisitos, haga clic en Llamar. Si ya tiene otra llamada en curso, esa llamada quedará en espera automáticamente 124. El progreso de la llamada se muestra en una ficha en el gadget Llamadas. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 31

32 uso del teclado de marcación Puede acceder a un teclado de marcación de números como parte del gadget Llamadas. 1. Mediante el gadget de Llamadas, haga clic en el icono teclado. 2. Con el teclado, introduzca el número al que desea llamar. Para llamadas externas, recuerde agregar cualquier prefijo de marcado externo que utilice el sistema telefónico. 3. Para borrar el último dígito ingresado, haga clic en el icono borrar. 4. Puede salir del teclado en cualquier momento para continuar introduciendo información de la llamada en otros campos, de ser necesario. Haga clic en el icono teclado para ocultar el teclado. 5. Cuando la información se haya definido de conformidad con sus requisitos, haga clic en el icono Llamar. Si ya tiene otra llamada en curso, esa llamada quedará en espera automáticamente 124. El progreso de la llamada se muestra en una ficha en el gadget Llamadas. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 32

33 desde el directorio Realización y respuesta de llamadas: Realización de llamadas 1. Por medio del gadget Directorio en la ficha Principal, localice el nombre que necesita en el directorio. 2. Para filtrar los nombres que aparecen, ingrese un nombre o un número en el cuadro de texto que se encuentra en la parte superior de la ficha. A medida que ingresa un nombre, los contactos del directorio que no coinciden se ocultan. 3. Para llamar al contacto mostrado, desplace el cursor sobre él. Se muestran los Iconos del Directorio 73 para las funciones de directorio que puede realizar. 4. Para realizar una llamada al número principal del contacto, haga clic en el icono de llamada. Si se visualiza el icono, puede hacer clic en él para mostrar los números alternativos del contacto y para hacer clic en uno de esos números y realizar la llamada. El progreso de la llamada se muestra en una ficha en el gadget Llamadas. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 33

34 desde el registro de llamadas Puede utilizar los números del registro de llamadas para repetir o devolver una llamada. 1. Por medio del gadget Registro de llamadas en la ficha Principal, localice el contacto al que desea llamar. 2. Haga clic en el nombre o número para hacer la llamada. El progreso de la llamada se muestra en una ficha en el gadget Llamadas. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 34

35 desde el correo de voz Puede devolver una llamada a alguien que haya dejado un mensaje de correo de voz. Realización y respuesta de llamadas: Realización de llamadas 1. Por medio del gadget Mensajes en la ficha Principal, localice el mensaje de la persona a la que desea regresar la llamada. 2. Haga clic en la información de nombre o número del llamante para devolver la llamada. El progreso de la llamada se muestra en una ficha en el gadget Llamadas. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 35

36 3.4 Respuesta de llamadas Cuando el teléfono recibe un alerta de una nueva llamada, Portal one-x para IP Office muestra la información en el gadget Llamadas. Si ha ocultado el gadget llamadas, se abre nuevamente en forma automática. De forma predeterminada, las llamadas nuevas sonarán en el teléfono durante 15 segundos antes de seguir la opción de configuración Reenviar si no hay respuesta 124 o dirigirse al correo de voz. Si ya tiene una llamada conectada, al responder otra llamada por medio de Portal one-x para IP Office la llamada existente quedará automáticamente en espera El gadget Llamadas en la ficha Principal muestra detalles de la llamada de alerta, incluso el número y el nombre de quien llama si están disponibles. Si ya tiene una llamada o llamadas en curso, seleccione la ficha con el icono del auricular sonando. 2. Para responder la llamada, use su teléfono o haga clic en el botón responder llamada. Si ya tiene otra llamada en curso, esa llamada quedará en espera automáticamente 124. En forma alternativa, al presionar el botón de abandonar llamadas, la llamada se redirigirá utilizando su configuración Remitir si no contesta, de estar establecida, o al correo de voz si está disponible. El botón responder llamada no está presente para teléfonos que no pueden responder llamadas sin primero levantar el auricular o algún otro control del teléfono que se utilice. Para esos teléfonos, levante el auricular o utilice los controles del teléfono para responder llamadas. El gadget LLamadas puede mostrar una serie de otros botones 29 que indican acciones que puede realizar. Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 36

37 3.5 Capturar una llamada Realización y respuesta de llamadas: Respuesta de llamadas Cada usuario de Portal one-x para IP Office, incluido usted, tiene un perfil activo que incluye la configuración Captura de llamada 88. Cuando está habilitada esta configuración, otros usuarios de Portal one-x para IP Office pueden responder sus llamadas cuando vean que usted tiene una llamada que espera ser respondida. Cabe señalar que esto no se aplica a todas las llamadas que esperan respuesta; por ejemplo, no se utiliza para llamadas de grupos de búsqueda. Cuando un usuario tiene habilitada la opción captura de llamada, el icono utilizado normalmente para indicar que está sonando también es acompañado por su nombre que puede visualizarse en un fondo rojo. Para capturar una llamada 1. Un fondo rojo indica que el contacto tiene una llamada o llamadas esperando respuesta y que tiene habilitada la opción captura de llamada. 2. Haga clic en el icono para mostrar la información sobre las llamadas que esperan respuesta. 3. Para capturar una llamada, haga clic en el número. 3.6 Llamadas no atendidas La forma en la que se manejan las llamadas no atendidas depende tanto de la configuración del teléfono como del tipo de llamada. Para llamadas que se realizan directamente a usted Por medio de la configuración del sistema IP Office 124 ha establecido la función Tiempo sin respuesta (la opción predeterminada es 15 segundos). Para llamadas que le realizan directamente, si no responde dentro de ese tiempo la unidad de IP Office llevará a cabo una serie de acciones. Si activa la función Reenviar si no hay respuesta 124, la llamada se redirigirá a ese número para que suene durante otro plazo correspondiente a la función Tiempo sin respuesta antes de que se dirija al correo de voz, de estar disponible. Si el destino de la función Reenviar si no hay respuesta es un número externo, el sistema telefónico intentará recuperar la llamada y enviarla al correo de voz si aún no se obtuvo respuesta; no obstante, no siempre es posible. Puede activar o desactivar la función de remisión y modificar el número de destino por medio de un perfil de Portal one-x para IP Office. 86 Si no puede utilizar el correo de voz, la persona que llama oirá el saludo de buzón. Puede activar o desactivar el correo de voz por medio de un perfil 86 de Portal one-x para IP Office. Si ninguna de las opciones anteriores está disponible, la llamada seguirá sonando. Si otra persona o el correo de voz atiende la llamada, se registrará en el registro de llamadas 65 como una llamada perdida. Para llamadas realizadas a un grupo de búsqueda del que es miembro Los grupos de búsqueda 124 tienen su propia opción de configuración de tiempo sin respuesta. Si no responde, la llamada normalmente se dirige al siguiente miembro disponible del grupo de búsqueda. 3.7 Finalización de una llamada Puede finalizar una llamada haciendo clic en el botón Llamadas. que se muestra con los detalles de la llamada en el gadget Guía del usuario de Portal one-x para IP Office Página 37