MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD

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1 USO DE LA APLICACIÓN SIAFPA MODULO DE TESORERIA 2012

2 SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE PANAMA Es la herramienta informática diseñada y desarrollada para apoyar el manejo de la Administración Financiera del sector público panameño, de acuerdo a la normativa y procedimientos legales vigentes.

3 GERENCIAL SIAFPA INSTITUCIONAL Compras Presupuesto Tesorería SIAFPA CONSOLIDADO GERENCIAL RECTORES DIPRENA TESORO DEUDA INGRESO Contabilidad E.P.D. Estructura, planilla, descuento

4 BDD Integrada DIRECTOR COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL

5 Procesos Recepción de Gestión de Cobros Generación de Gestión de Cobros Impresión de Gestión de Cobros Procesos Registro de Boleta de Depósito Apertura/Incremento de Caja Menuda Corrección de Proveedor de la Gestión de Cobros Procesos Corrección del Número de la Gestión de Cobros Elaboración del Programa de Caja

6 Crea Expediente COMPRAS T Bloquea la Partida PRESUPUESTO T Registra las afectaciones contables CONTABILIDAD T Autoriza y Emite los pagos TESORERIA T Revisa y Refrenda los documentos CONTROL FISCAL T

7 Herramienta de apoyo al usuario en la búsqueda de solución de problemas frecuentes de menor complejidad, en el momento que se presenten. SIAFPA Ayudante.lnk Herramienta de apoyo al usuario en brindar el conocimiento sobre el uso y manejo de la aplicación SIAFPA. SIAFPA Manual.lnk Herramienta de ayuda en línea para apoyar al usuario en la atención de problemas diarios a través del Centro de Gestión de Incidentes llamando al Cuenta de correo

8 Para creación o eliminación de usuarios deberá llenar el formulario correspondiente que puede descargar de la página web del MEF y enviarlo a la cuenta de correo como adjunto el usuario solicitante deberá tener una cuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave. Adicional deberá enviar a esa misma cuenta de correo una nota formal firmada por el Director. (No enviar físicamente)

9 El primer formulario es para llenarlo directamente y el segundo formulario lo puede imprimir, una vez listo lo deberá guardar y enviarlo como adjunto a la cuenta de correo el usuario solicitante deberá tener una cuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave.

10 El primer formulario es para llenarlo directamente y el segundo formulario lo puede imprimir, una vez listo lo deberá guardar y enviarlo como adjunto a la cuenta de correo el usuario solicitante deberá tener una cuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave.

11 MIEJC (Consulta Ejecutivo) MISUP (Anulación) MICPS MIPRD MIPRS MICOS MICOO MITES MITEO MICFS MICPO MIPRJ MIPRO MIPPL MIPAG MITVE MICFO Grupo MIPPL solo aplica a entidades cuya área de Recursos Humanos ejecuta la acción en el sistema.

12 El usuario accesa a la aplicación Siafpa a través de este ícono: Siafpa.lnk Solamente un funcionario autorizado con su código de usuario y contraseña podrá tener acceso al sistema. Cada opción y transacción seleccionada queda registrada inmediatamente en una bitácora, lo que permite dejar pistas de auditoría.

13 USUARIO MD049CPO01 MD = M. Institucional Gobierno Central 0 = Gobierno Central 49 = Número de Entidad (Defensoría) DE111CPO01 DE = M. Institucional S. Descentralizado 1 = Sector Descentralizado 11 = Número de Entidad (GORGAS CP = GRUPO COMPRAS O = Nivel Operativo 01 = Número Secuencial

14 Cuando entra por primera vez con su usuario, el sistema le enviará un mensaje de que debe cambiar su clave inicial y personalizarla. Una vez personalizada deberá confirmarla.

15 Cuando trata de entrar al sistema y colocar una clave errada o por olvido el sistema le mandará un mensaje de error y tendrà que solicitar el reinicio de su contraseña.

16 BARRA DE HERRAMIENTAS Salir del Sistema Cerrar Ventana Guardar o (Salvar) Nuevo (transacción Nueva) Buscar Información Ir al siguiente registro Ir al anterior registro Ir al primer registro Ir al ultimo registro Nuevo registro Borrar Registro

17

18 Control de Acceso al Sistema Cada colaborador que interactúa con el sistema SIAFPA deberá tener su usuario y clave de acceso al sistema. Si intenta abrir otra sesión de trabajo además de la que tiene en uso el sistema le mandará un mensaje que excedió el límite de acceso (error 50)

19 Control de Acceso al Sistema Control para el Registro de la Solicitud de Viáticos Control de Transacciones Refrendadas Control de la Naturaleza Deudora o Acreedora de los Saldos de las Cuentas Control de la Disponibilidad de la Partida Presupuestaria Validación de los Momentos Contables y Presupuestarios

20 Control de Transacciones para el Registro de Solicitudes de Viático Este control aplica exclusivamente, cuando a un funcionario se le quiere asignar un viático dentro de un mismo rango de fecha.

21 Control de Transacciones Refrendadas Este control aplica cuando la transacción ya ha sido refrendada y se intenta refrendarla nuevamente.

22 Control de la Naturaleza Deudora o Acreedora de los Saldos de las Cuentas 01/02/2012 Este control aplica en contabilidad se quiere hacer un registro contable a una cuenta que no tiene saldo suficiente ya sea porque la cuenta es errada o por un registro previo incorrecto.

23 Controla la Disponibilidad de la Partida Presupuestaria 01/02/2012 Este control aplica en presupuesto cuando se quiere bloquear la partida y la misma no cuenta con saldo suficiente.

24 Cómo sabemos cuáles son esas transacciones pendientes? Cómo las identificamos? Cómo las ordenamos? Cómo hacemos la búsqueda más rápida?

25 Click derecho del mouse

26

27

28

29 CONCEPTO Y OBJETIVO «PROGRAMA DE CAJA» Fase en la que se estiman las entradas y salidas de dinero en un período determinado (diario, semanal, mensual, etc.) El objetivo del Programa de Caja es la planificación de los recursos financieros y el ordenamiento de los fondos públicos.

30

31 Previo al seguimiento de una gestión de cobro se deberá emitir un Recibo de Gestión de Cobro Las fechas de registro y número de recibo se generan automáticamente. (Sólo para entidades del G. Central) La nomenclatura del recibo es la siguiente: Por ejemplo: Recibo No Año corriente (2012) 49 Número de la Entidad ( Asamblea) 1 Secuencial numérico (hasta 5 dígitos)

32 Proveedor: Se escoge este concepto al tramitar el pago a un proveedor o al hacer un reembolso de fondo Viático: Se escoge este concepto al tramitar el pago de un viático Caja Menuda: Se escoge este concepto al registrar un reembolso de caja Devolución: Sólo aplica para el Tesoro Nacional. Servicios Básicos: Se escoge este concepto al tramitar el pago de agua, luz, teléfono, etc. Observaciones: El Recibo de Gestión de Cobro sólo aplica a Gobierno Central

33

34 CUENTA DIRECTA APERTURA/INCREMENTO DE CAJA MENUDA/FONDO BOLETA DE DEPOSITO REEMBOLSO DE FONDO

35 FLUJO TRANSACCIONAL PROCESOS DE REGISTRO CASOS PRACTICOS

36 COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL Emisión de Recibo ( x el sistema (sólo aplica a entidades del G. Central) 2. Recepción de Gestión de Cobros /Transacción Nueva 3. Actualización de Partidas 4. Contabilización del momento devengado de la Gestión de Cobros 5. Autorización de la emisión del cheque 6. Impresión del cheque 7. Contabilización del momento pagado del cheque 8. Revisión de Cheque Caso Práctico

37 COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL Emisión de Recibo x el sistema (sólo aplica a entidades del G.Central) 2. Recepción de Gestión de Cobros /Transacción Nueva 3. Actualización de Partidas 4. Contabilización del momento devengado de la Gestión de Cobros 5. Refrendo de la Gestión de Cobro 6. Contabiliza la Gestión de Cobro al TN Caso Práctico

38 COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL Registrar datos de la boleta de depósito 2.Contabilizar boleta de depósito al Fondo Caso Práctico

39 COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL 1 1. Emitir Recibo de Gestión de Cobro ( G. Central) 2. Fondo Apertura o incremento de la CM 3. Generar Gestión de Cobro 4. Autorización de Emisión de Cheque 5. Pagos 6. Contabiliza pago del cheque 7 Revisión de Cheque 8. Entrega de Cheque Caso Práctico

40 COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL Selección de cheques a reembolsar 2. Emisión de Recibo 3. Recepción de Gestión de Cobros 6 4. Contabilización de cuentas de orden de la Gestión de Cobros 5. Refrendo de la Gestión de Cobros 7 6. Contabilización de pagos del Tesoro Nacional 7. Contabilización de Boleta de depósito al Fondo Rotativo Observaciones: Esta opción es utilizada para Gobierno Central Caso Práctico

41 Observaciones: Esta opción es utilizada para Gobierno Central

42 Observaciones: Esta opción es utilizada para Gobierno Central

43 Autorización de Emisión de Cheques Pago (emisión) Rehacer cheques (reimpresión) Entrega de Cheques Anulación de cheques no utilizados

44 Corregir Proveedor de la G.Cobros Corregir Número de la G.Cobros Corregir Código de Fondo Corregir la Forma de Pago

45

46

47 Mantenimiento de Catálogo CM (*) Anulaciones (**) Reimpresión de G. de Cobro Mantenimiento de Catálogos Mantenimiento de Catálogos Reportes (*) acción realizada por el supervisor (**) acción realizada generalmente por el Director AdministrativoRehace

48 Transacción Nueva SIAFPA MANTENIMIENTO DE CATALOGO DE CAJA MENUDA

49

50 ANULACIONES Tipos de Anulaciones: Total Paso a Paso Genérica Total o Paso a Paso Adjudicación por Renglón Esta labor generalmente es realizada por el Director de Administración y Finanzas de la Entidad.

51 Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá (SIAFPA) Formulario de Anulación de Transacciones Fecha: Dpto. Solicitante de la Anulación: Otros departamentos que afecta: Compras Presupuesto Contabilidad Control Fiscal Tesorería Nombre: Firma: Anulación Paso a Paso Anulación Genérica Paso a Paso No. de Transacción: Anular desde el paso: Monto: Anulación Total Anulación Genérica Total No. de Transacción: Monto: Documento para anular: MD003 Cuenta Directa MD004 Contratos para Adquisición de Bienes y Servicios MD005 Contrato de Honorarios MD006 Contrato de Alquiler MD007 Solicitud de Viáticos MD008 Apertura de Fondo MD009 Reembolso de Fondo Institucional MD017 Notas de Débito MD018 Apertura de Caja Menuda MD019 Reembolso de Caja Menuda MD022 Ingreso de Gestión MD027 Boleta de Depósito MD034 Adquisición de Bienes/Servicios al Crédito (Fondo Institucional) MD035 Adquisición de Bienes/Servicios al Contado (Fondo Institucional) MD036 Registro de Planilla adicional de Contrato Motivo de la Anulación: Recibido por: Fecha de Corrección: Anulación ejecutada por: Número de Anulación: Indique a que departamento debe remitirse la documentación para continuar con su procesamiento: Compras Contabilidad Presupuesto Tesorería Control Fiscal

52 Transacción Nueva

53 Cheques: Entregados Por Emitir Reemplazados Anulados No utilizados Informe Diario de Bancos Estado de los Cheques Estado de los Fondos y el Detalle

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