CONTAEXPRESS II. Gestión Comercial. Versión 2 GUÍA DE REFERENCIA. Gestión Comercial

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1 Sanguino Michel, 42 - Entr. D Tfno. : Fax: CÁCERES web: CONTAEXPRESS II Gestión Comercial Gestión Comercial GUÍA DE REFERENCIA Versión 2 TM

2 Módulo de GESTIÓN COMERCIAL (Guía de Referencia) CAPÍTULO XIV: VENTANA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL Área de Gestión Comercial. Jerarquía de ventanas Descripción general del módulo de Gestión Comercial La Ventana de Archivos de Gestión Comercial Índice Gestión Comercial CAPÍTULO XV: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. ALMACENES. Gestión de Almacén El Archivo de ALMACENES Paleta de Botones de la Ventana de Almacenes El Archivo de FAMILIAS DE ARTÍCULOS Paleta de Botones de la Ventana de Familias de Artículos Consulta de artículos por familia Informe ABC de compras/ventas El Archivo de ARTÍCULOS Datos de la Ficha de un Artículo Paleta de controles de la Ventana de Artículos Exportación e importación de artículos Consulta de artículos Impresión de etiquetas de un artículo Consulta de familias de artículos Consulta de movimientos de un artículo Estadística de un artículo Gestión de PRODUCCIÓN Cómo se crea un artículo compuesto? Botones Producción y Recuento Botón Fabricación en la Ventana de Pedidos de Clientes Proveedores múltiples de los artículos Ofertas a clientes de los artículos El Archivo de MOVIMIENTOS DE ALMACÉN Paleta de Botones de la Ventana de Movimientos de Almacén Introducción de líneas en la Ventana de Movimientos de Almacén Encabezado de introducción de datos en Movimientos de Almacén Ventana de consulta de códigos de artículos Ventana de consulta de códigos de artículos por familias Ventana de búsqueda de movimientos de almacén Ventana de modificación de cabecera de un movimiento de almacén Impresión de un movimiento de almacén ÍNDICE (Gestión Comercial) I

3 Área de visualización de artículos y zona informativa Ventana de traspasos entre almacenes Gestión de TALLAS y COLORES Asignación de tallas/colores desde la ficha del artículo Paleta de botones de la Ficha de Tallas/Colores Asignación de tallas/colores desde la Ventana de Movimientos Asignación de tallas/colores en los documentos comerciales Consulta y cambio de talla/color en los documentos comerciales Botón multi-pedido en la Ventana de Pedidos a Proveedores Informes de Gestión Comercial relacionados con Tallas/Colores CAPÍTULO XVI: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. COMPRAS. PROVEEDORES. Gestión de Compras El Archivo de PROVEEDORES Datos básicos de la Ficha de un Proveedor Paleta de Botones de la Ventana de Proveedores Subventanas de datos complementarios Subventana de Datos de Facturación Subventana de Datos de Cobro Subventana de Direcciones Subventana de Observaciones El Catálogo de Artículos Consultar Pedidos de un Proveedor Consultar Albaranes de un Proveedor Consultar Efectos de un Proveedor Ventana de Actualización de Impuestos Ventana de consulta de Proveedores Ventana de consulta del Mayor del Proveedor Ventana de Alta de Cuenta del Proveedor Ventana de Cálculo del N.I.F. del Proveedor Búsqueda de Proveedores Eliminación de Proveedores Impresión de la ficha completa de un Proveedor Transferencia de Proveedores desde Contabilidad a Gestión Actualizar datos de dirección en la cuenta asociada CAPÍTULO XVII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. COMPRAS. PEDIDOS A PROVEEDORES. El Archivo de PEDIDOS A PROVEEDORES Introducción de líneas en la Ventana de Pedidos a Proveedores Descripción de campos de cabecera Paleta de Botones de la Ventana de Pedidos a Proveedores Búsqueda inteligente de Clientes y Proveedores durante la introducción de documentos comerciales Búsqueda inteligente de conceptos o artículos durante la introducción de documentos comerciales Búsqueda inteligente por Descripción del artículo Búsqueda inteligente por Código del artículo Encabezado de introducción de datos en los Pedidos Acceso a la ficha del Proveedor al que va dirigido el Pedido Área de visualización de artículos y zona informativa Ventana de consulta de códigos de Artículos ( Catálogo ) Ventana de consulta de códigos de proveedores Ventana de búsqueda de pedidos a proveedores Ventana de modificación de la cabecera de un pedido Eliminación de pedidos completos y líneas de un pedido Descripción ampliada de un artículo Impresión de etiquetas de un artículo Botón de pago de un pedido a proveedor Consulta y asignación de datos de Talla/Color Listado-resumen dinámico de Pedidos a Proveedores Cómo anotar la recepción de artículos en un Pedido a Proveedor Cómo duplicar un Pedido a Proveedor Cómo contabilizar un Pedido a Proveedor Cómo crear efectos a pagar desde un Pedido a Proveedor El botón Multi-pedido Impresión de un Pedido a Proveedor Impresión sin rayado Pedidos sin valorar Inclusión de impuestos en un Pedido a Proveedor Ordenación de los artículos en un Pedido a Proveedor Impresión de etiquetas de envío Impresión en otros idiomas Impresión en otras divisas Imprimir importes totales en Euros El Modelo de Servicios El Modelo de Recibos Estado del Pedido El Modelo de Usuario II ÍNDICE (Gestión Comercial) ÍNDICE (Gestión Comercial) III

4 CAPÍTULO XVIII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. COMPRAS. ALBARANES DE PROVEEDORES. El Archivo de ALBARANES DE PROVEEDORES Qué es un Albarán de Proveedor? Introducción de líneas en la Ventana de Albaranes de Proveedor Descripción de campos de cabecera Paleta de Botones de la Ventana de Albaranes de Proveedor Encabezado de introducción de datos en los Albaranes de Proveedor Acceso a la ficha del Proveedor que envía el Albarán Área de visualización de artículos y zona informativa Ventana de consulta de códigos de Artículos ( Catálogo ) Ventana de consulta de códigos de proveedores Ventana de búsqueda de albaranes de proveedores Ventana de modificación de la cabecera de un albarán Eliminación de albaranes completos y líneas de un albarán Descripción ampliada de un artículo Impresión de etiquetas de un artículo Botón de pago de un albarán de proveedor Consulta y asignación de datos de Talla/Color Listado-resumen dinámico de Albaranes de Proveedor Movimiento de entrada en almacén desde un Albarán de Proveedor Cómo duplicar un Albarán de Proveedor Cómo contabilizar un Albarán de Proveedor Impresión de un Albarán de Proveedor Impresión sin rayado Albaranes sin valorar Códigos de artículos Inclusión de impuestos en un Albarán de Proveedor Ordenación de artículos en un Albarán de Proveedor Impresión de etiquetas de envío Impresión en otros idiomas Impresión en otras divisas Imprimir importes totales en Euros El Modelo de Servicios El Modelo de Recibos El Modelo de Usuario CAPÍTULO XIX: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. VENTAS. CLIENTES. Gestión de Ventas El Archivo de CLIENTES Datos básicos de la Ficha de un Cliente Paleta de Botones de la Ventana de Clientes Subventanas de datos complementarios Subventana de Datos de Facturación Subventana de Datos de Pago Subventana de Direcciones Subventana de Observaciones Ofertas de artículos a los clientes Cómo ofertar a la vez varios artículos a un cliente Consultar pedidos de un Cliente Consultar albaranes de un cliente Consultar facturas de un cliente Consultar presupuestos de un cliente Consultar efectos de un cliente Ventana de Actualización de Impuestos Gestión de recibos periódicos Asignación de conceptos o servicios a incluir en los recibos Emisión de los albaranes/facturas correspondientes a los recibos Impresión de recibos periódicos Ventana de consulta de Vendedores asociados al cliente Ventana de consulta de Clientes Ventana de consulta del Mayor del Cliente Ventana de Alta de Cuentas del Cliente Ventana de Cálculo del N.I.F. del Cliente Búsqueda de Clientes Eliminación de Clientes Impresión de la ficha completa de un Cliente Transferencia de Clientes desde Contabilidad a Gestión Actualizar datos de dirección de la cuenta asociada IV ÍNDICE (Gestión Comercial) ÍNDICE (Gestión Comercial) V

5 CAPÍTULO XX: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. VENTAS. PEDIDOS DE CLIENTES. El Archivo de PEDIDOS DE CLIENTES Introducción de líneas en la Ventana de Pedidos de Clientes Datos básicos de cabecera en los Pedidos de Clientes Paleta de Botones de la Ventana de Pedidos de Clientes Encabezado de introducción de datos en los Pedidos de Clientes Acceso a la Ficha del Cliente que realiza el Pedido Área de visualización de artículos y zona informativa Ventana de consulta de códigos de Artículos Ventana de consulta de códigos de Vendedores Ventana de consulta de códigos de Clientes Ventana de búsqueda de Pedidos de Clientes Ventana de modificación de la cabecera de un Pedido de Cliente Eliminación de Pedidos completos y de líneas de un Pedido Descripción ampliada de un artículo Impresión de etiquetas de un artículo Hojear Pedidos del Cliente Consulta y asignación de datos de Talla/Color Listado-resumen dinámico de pedidos de clientes Cómo anotar la entrega de artículos desde un Pedido de Cliente Seguimiento de los Pedidos de Clientes Pedidos a Proveedores desde la Ventana de Pedidos de Clientes Órdenes de fabricación desde Pedidos de Clientes El botón Multi-pedido Cómo duplicar un Pedido de Cliente Impresión de un Pedido de Cliente Impresión sin rayado Pedidos sin valorar Códigos de artículos Inclusión de impuestos en un Pedido de Cliente Ordenación de artículos en un Pedido de Cliente Impresión de etiquetas de envío Impresión en otros idiomas Impresión en otras divisas Imprimir importes totales en Euros El Modelo de Servicios El Modelo de Recibos Estado del Pedido El Modelo de Usuario CAPÍTULO XXI: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. VENTAS. ALBARANES A CLIENTES. El Archivo de ALBARANES A CLIENTES Qué es un Albarán a Cliente? Generación automática de Albaranes a Clientes desde Pedidos de Clientes Introducción de líneas en la Ventana de Albaranes a Clientes Datos básicos de cabecera en los Albaranes a Clientes Paleta de Botones de la Ventana de Albaranes a Clientes Encabezado de introducción de datos en los Albaranes a Clientes Acceso a la Ficha del Cliente al que se dirige el Albarán Hojear albaranes del Cliente Área de visualización de artículos y zona informativa Ventana de consulta de códigos de Artículos Ventana de consulta de códigos de Vendedores Ventana de consulta de códigos de Clientes Ventana de búsqueda de Albaranes a Clientes Ventana de modificación de la cabecera de un Albarán a Cliente Eliminación de Albaranes completos y de líneas de un Albarán Descripción ampliada de un artículo Impresión de etiquetas de un artículo Consulta y asignación de datos de Talla/Color Listado-resumen dinámico de albaranes a clientes Cómo anotar la baja o salida de almacén desde un Albarán a Cliente La Ventana Multi-albarán Son imprescindibles los Albaranes a Clientes en CONTAEXPRESS II? Cómo duplicar un albarán a cliente Gestión de números de serie Importación de albaranes a clientes Facturación de un albarán a cliente Creación e impresión de Efectos a Cobrar desde la Ventana de Albaranes Impresión de un Albarán a Cliente Impresión sin rayado Albaranes sin valorar Códigos de artículos Inclusión de impuestos en un Albarán a Cliente Ordenación de artículos en un Albarán a Cliente Impresión de etiquetas de envío Impresión en otros idiomas Impresión en otras divisas Imprimir importes totales en Euros El Modelo de Servicios El Modelo de Recibos VI ÍNDICE (Gestión Comercial) ÍNDICE (Gestión Comercial) VII

6 El Modelo con Punto Verde El Modelo de Usuario El Modelo con Importes en Euros CAPÍTULO XXII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. VENTAS. FACTURAS A CLIENTES. El Archivo de FACTURAS A CLIENTES Cómo se registran las facturas a clientes? Introducción de líneas en la Ventana de Facturas a Clientes Datos básicos de cabecera en las Facturas a Clientes Paleta de Botones de la Ventana de Facturas a Clientes Cómo registrar directamente una nueva Factura Encabezado de introducción de datos en las Facturas a Clientes Acceso a la Ficha del Cliente al que se dirige la Factura Área de visualización de artículos y zona informativa Ventana de consulta de códigos de Artículos Ventana de consulta de códigos de Vendedores Ventana de búsqueda de Facturas a Clientes Ventana de consulta de códigos de Clientes Ventana de modificación de la cabecera de una Factura a Cliente Consulta de vencimientos de una Factura a Cliente Eliminación de Facturas completas y de líneas de una Factura Descripción ampliada de un artículo Impresión de etiquetas de un artículo Consulta y asignación de datos de Talla/Color Cálculo de precios impuestos incluidos Listado-resumen dinámico de facturas a clientes Cómo acusar el cobro de una factura Gestión de números de serie Cómo duplicar una factura Cómo contabilizar una factura Cómo anotar una factura como Cobrada Creación e impresión de Efectos a Cobrar desde la Ventana de Facturas Impresión de albaranes asociados a la factura Impresión de una Factura Impresión sin rayado Factura simplificada Códigos de artículos Modelo de Factura Impuestos Incluidos Ordenación de artículos en una Factura a Cliente Inclusión de I.R.P.F. en las facturas Inclusión de Observaciones y Domiciliación Facturas mixtas, con importes en Pesetas y en Euros Impresión en otros idiomas Impresión en otras divisas Imprimir importes totales en Euros El Modelo de Servicios El Modelo de Recibos El Modelo con Punto Verde El Modelo de Usuario CAPÍTULO XXIII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. VENDEDORES. El Archivo de VENDEDORES Datos básicos de la Ficha de un Vendedor Paleta de Botones de la Ventana de Vendedores Ventana de Consulta de Vendedores Búsqueda de Vendedores Eliminación de Vendedores Impresión de las fichas completas de los Vendedores Ventana de Cálculo del N.I.F. del Vendedor Informe de Comisiones a vendedores Informe de Movimientos por vendedores Listados genéricos de vendedores Botón de direccionamiento de vendedores Consultar Albaranes, Facturas, Presupuestos y Clientes asociados al Vendedor... 6 CAPÍTULO XXIII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. EFECTOS. Gestión de Efectos El Archivo de EFECTOS A COBRAR Cómo introducir una serie de Efectos a Cobrar Paleta de Botones de la Ventana de Efectos a Cobrar Adición y supresión de líneas de Efectos a Cobrar Introducción de líneas en la Ventana de Efectos a Cobrar Encabezado de introducción de datos Área de visualización de efectos y zona informativa Ventana de búsqueda de series de efectos a cobrar Cómo contabilizar automáticamente el cobro de un efecto a cobrar VIII ÍNDICE (Gestión Comercial) ÍNDICE (Gestión Comercial) IX

7 Eliminación de series de efectos y de líneas de una serie Subventana de cláusulas de los Efectos a Cobrar Cómo reclamar el pago de un efecto Hojear efectos a cobrar del mismo cliente Cómo acusar recibo del pago de un efecto Impresión de Efectos a Cobrar Acceso a la ficha del Cliente al que se dirige la serie de efectos El Archivo de EFECTOS A PAGAR Qué utilidad tiene el Archivo de Efectos a Pagar? Paleta de Botones de la Ventana de Efectos a Pagar Introducción de líneas en la Ventana de Efectos a Pagar Encabezado de introducción de datos Registro del talón correspondiente a un efecto a pagar Cómo introducir una serie de Efectos a Pagar Área de visualización de efectos y zona informativa Ventana de búsqueda de series de Efectos a Pagar Ventana de consulta de Códigos de Proveedores Impresión del talón correspondiente a un Efecto a Pagar Cómo contabilizar automáticamente el pago de un efecto Eliminación de series de efectos y de líneas de una serie Carta para adjuntar el pago de un efecto Cómo modificar la cabecera de una serie de Efectos a Pagar Hojear otros efectos a pagar del mismo Proveedor Acceso a la Ficha del Proveedor que emite la serie de efectos Informes relacionados con la gestión de efectos a cobrar y a pagar CAPÍTULO XXV: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. PRESUPUESTOS. Gestión de Presupuestos El Archivo de PRESUPUESTOS Introducción de líneas en la Ventana de Presupuestos Datos básicos de cabecera para Presupuestos Paleta de Botones de la Ventana de Presupuestos Encabezado de introducción de datos en los Presupuestos Acceso a la Ficha del Cliente al que se dirige el Presupuesto Hojear otros presupuestos del mismo Cliente Área de visualización de artículos y zona informativa Ventana de consulta de códigos de Artículos Ventana de consulta de códigos de Vendedores Ventana de consulta de códigos de Clientes Ventana de búsqueda de Presupuestos Ventana de modificación de la cabecera de un Presupuesto Eliminación de Presupuestos completos y de sus líneas Descripción ampliada de un artículo Consulta y asignación de datos de Talla/Color Cómo duplicar un Presupuesto Listado-resumen dinámico de Presupuestos a Clientes Cómo introducir líneas de comentario en los presupuestos Cómo convertir un presupuesto en Pedido de Cliente o Albarán a Cliente.. 14 Cómo convertir un Presupuesto en Pedido a Proveedor Impresión de un Presupuesto Impresión sin rayado Presupuestos sin valorar Códigos de artículos Ordenación de artículos en un Presupuesto a Cliente Presupuesto simplificado Modelo de Presupuesto Impuestos incluidos El Documento de Servicios El Documento de Usuario Impresión en otros idiomas Impresión en otras divisas CAPÍTULO XXVI: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL. ALMACÉN. La Ventana de Informes de Gestión Comercial Informes de ALMACÉN Almacenes Familias de artículos Listado de Artículos Estado de existencias Tarifas de precios Inventario de almacén Inventario general Inventario por emplazamientos Inventario por Tallas/Colores Stock bajo mínimos Existencias teóricas Previsiones de compras Diario de Almacén Movimientos por artículos Movimientos por tipos Movimientos por familias Movimientos por vendedores Seguimiento de artículos X ÍNDICE (Gestión Comercial) ÍNDICE (Gestión Comercial) XI

8 Acumulado de movimientos Artículos pendientes de entrega Artículos pendientes de recibir Artículos pendientes de servir Artículos sin movimientos Rotación de artículos Comisiones a vendedores Punto Verde por artículos CAPÍTULO XXVII: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL. COMPRAS. Informes de PROVEEDORES Relación simple de Proveedores Relación de domicilios de Proveedores Relación de fichas completas de Proveedores Registros (Proveedores) sin movimientos ABC de Proveedores Relación estadística de Proveedores Catálogo de artículos Etiquetas de Proveedores Informes de PEDIDOS A PROVEEDORES El informe Pedidos comerciales El informe Listado de pedidos Relación de detallada de pedidos El informe Pedidos de servicios El informe Pedidos de usuario El informe Pedidos de recibos El informe Estado de los pedidos Informes de ALBARANES DE PROVEEDORES El informe Albaranes comerciales El informe Listado de albaranes Relación de detallada de albaranes El informe Albaranes de servicios El informe Albaranes de usuario El informe Albaranes de recibos CAPÍTULO XXVIII: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL. VENTAS. Informes de CLIENTES Relación simple de Clientes Relación de domicilios de Clientes Relación de fichas completas de Clientes Registros (Clientes) sin movimientos ABC de Clientes Relación estadística de Clientes Informes de PEDIDOS DE CLIENTES El informe Pedidos comerciales El informe Listado de pedidos El informe Relación detallada de pedidos de clientes El informe Pedidos de servicios El informe Pedidos de usuario El informe Pedidos de recibos El informe Estado de los pedidos Informes de ALBARANES A CLIENTES El informe Albaranes comerciales El informe Listado de Albaranes El informe Albaranes con importes en Euros El informe (Albaranes) Con Punto Verde El informe Relación detallada de Albaranes El informe Albaranes de servicios El informe Albaranes de usuario El informe Albaranes de recibos Informes de FACTURAS El informe Factura comercial completa El informe Factura comercial simplificada El informe Factura de servicios El informe Factura de usuario El informe Factura para recibos El informe Factura con Punto Verde Informe de Facturas Impuestos Incluidos Informe de Facturas mixtas, con importes en Pesetas y Euros El informe Listado de Facturas La Relación detallada de Facturas Informes de PRESUPUESTOS El informe Presupuestos El informe Relación simple de Presupuestos El informe Listado de Presupuestos La Relación detallada de Presupuestos La Relación estadística de Presupuestos XII ÍNDICE (Gestión Comercial) ÍNDICE (Gestión Comercial) XIII

9 Informes de VENDEDORES Relación simple de Vendedores Relación de domicilios de Vendedores Relación de fichas completas de Vendedores Listado de clientes por vendedor CAPÍTULO XXIX: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL. PAGOS Y COBROS. Informes sobre PAGOS El informe Listado de pagos por fechas El informe Listado de pagos por proveedores Informes sobre COBROS El informe Efectos a cobrar El informe Listado de cobros por fechas El informe Listado de cobros por clientes Remesas bancarias en soporte magnético Flujo de caja CAPÍTULO XXX: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL. CORRESPONDENCIA. Informes de CORRESPONDENCIA Cómo crear un nuevo modelo de carta Impresión de cartas y modelos CAPÍTULO XXXI: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL. ESTADÍSTICA. Informes de ESTADÍSTICA Estadística de movimientos Estadística de almacenes Ventas periódicas de artículos Ventas por familias Proveedores por artículos Artículos por proveedores Clientes por vendedores Ventas y costos por familias Clientes por artículos Artículos por clientes Vendedores por artículos Artículos por vendedores Resumen de Punto Verde Ventas de artículos por almacén CAPÍTULO XXXII: VENTANA DE UTILIDADES DE GESTIÓN COMERCIAL La Ventana de Utilidades de Gestión Comercial (1) Facturar Albaranes Una factura por albarán Agrupación de albaranes Facturación por albaranes Facturar por agrupación de artículos (2) Contabilizar Facturas Definición de cuentas por defecto Contabilización automática y colectiva de facturas a clientes Fecha de contabilización Cuentas a utilizar en el asiento contable Generación automática de asientos de cobro (3) Crear Efectos (4) Crear Recibos (5) Salida de almacén (6) Renumerar documentos (7) Eliminar documentos (8) Cierre/apertura de facturación (9) Actualizar existencias (10) Actualizar facturación (11) Actualizar Pedidos (12) Regularizar existencias Paleta de Botones de la Ventana de Regularización de Existencias (13) Eliminar artículos (14) Modificar precios de los artículos (15) Transferencia de datos entre empresas Posibilidad de importar, como facturas, ventas registradas en CTXPII-TPV El menú Varios de la Ventana de Utilidades de Gestión Comercial Anotar serie de facturas como cobradas Anotar serie de presupuestos como aceptados Duplicar serie de albaranes Duplicar serie de facturas Anotar en Agenda efectos pendientes de cobro/pago Leer remesas de efectos Actualizar los PVPs IVA Incluido Actualizar márgenes de tarifas de PVP Exportación de artículos de oferta Actualizar ofertas desde un archivo externo Exportación/Importación de tallas/colores Cuadro de amortización de préstamos XIV ÍNDICE (Gestión Comercial) ÍNDICE (Gestión Comercial) XV

10 CAPÍTULO XXIII: CONSULTAS MÁS FRECUENTES EN GESTIÓN COMERCIAL Consultas más frecuentes en Gestión Comercial Adaptación de documentos a formularios pre-impresos Texto cortado en la impresión de documentos Utilización de artículos no codificados previamente en ningún Almacén Cantidades negativas en el dato Existencias de un Artículo Errores en acumulados de facturación a Clientes y pedidos a Proveedores Modificación manual del Precio de Costo Medio de un Artículo Cálculo erróneo de las Existencias de un Artículo Empleo de cantidades decimales en los procesos de facturación Utilización de lectores de códigos de barras Impresión de etiquetas de artículos en códigos de barras Transferencias de datos entre Contabilidad General y Gestión Comercial Cómo añadir comentarios extensos al final de un documento Introducción de artículos sin valoración o con valoración cero Contabilización automática de facturas Descuentos (comercial y pronto pago) en facturas de servicios Descomposición de un artículo en varios sub-artículos Contabilización automática de efectos a pagar y a cobrar Apéndice C: EXPORTACIÓN E IMPORTACIÓN DE ARTÍCULOS, CLIENTES, PROVEEDORES, PEDIDOS, ALBARANES Y FACTURAS Exportación/Importación de artículos, clientes y proveedores Resumen 1: Formato de Exportación/Importación de ARTÍCULOS Resumen 2: Formato de Exportación/Importación de CLIENTES Resumen 3: Formato de Exportación/Importación de PROVEEDORES Resumen 4: Formato de Exportación/Importación de ALBARANES A CLIENTES* Resumen 5: Formato de Exportación/Importación de ALBARANES A CLIENTES Resumen 6: Formato de Exportación/Importación de ALBARANES + FACTURAS Resumen 7: Formato de Exportación/Importación de PEDIDOS DE CLIENTES Resumen 6: Formato de Exportación/Importación de PEDIDOS A PROVEEDORES XVI ÍNDICE (Gestión Comercial)

11 Módulo de GESTIÓN COMERCIAL (Guía de Referencia) XIV Ventana de Archivos de Gestión Comercial. Generalidades.

12 ÁREA DE GESTIÓN COMERCIAL. JERARQUÍA DE VENTANAS. Ventana de Archivos de Gestión Comercial (segundo nivel) Botón oculto. Al pulsarse, abre directamente la ventana de tercer nivel Ventana de Introducción de Albaranes a Clientes. Botón oculto. Al pulsarse, abre directamente la ventana de tercer nivel Informes de Almacén. Ventana Principal. Área de Gestión Comercial. (primer nivel) Ventana de Informes de Gestión Comercial (segundo nivel) Ventana de Utilidades de Gestión Comercial (segundo nivel) Botón oculto. Al pulsarse, abre directamente la ventana de tercer nivel Facturar Albaranes a Clientes. El área de Gestión Comercial se divide en tres secciones estructuradas en un orden lógico: (1) Archivos abre la Ventana de Archivos de Gestión Comercial, desde la que el usuario podrá acceder a seis áreas con diferentes archivos, para la introducción de datos: ALMACENES (Almacenes, Familias de Artículos, Artículos y Movimientos de Almacén), COMPRAS (Proveedores, Pedidos y Albaranes), VENTAS (Clientes, Pedidos, Albaranes y Facturas), VENDEDORES (Vendedores), EFECTOS (Efectos a Cobrar/Efectos a Pagar) y PRESUPUESTOS. (2) Informes abre la Ventana de Informes de Gestión, desde la que pueden generarse automáticamente un elevado número de documentos impresos (informes de almacén, pedidos, albaranes, facturas, cobros, pagos, clientes, proveedores, presupuestos... etc.). (3) Utilidades abre la Ventana de Utilidades de Gestión Comercial, una colección de herramientas generales para la manipulación y el mantenimiento de los archivos de gestión. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MÓDULO DE GESTIÓN COMERCIAL El módulo de Gestión Comercial sólo se encuentra presente en las dos modalidades del producto que llevan por nombre CONTAEXPRESS II F (Gestión Comercial, sin Contabilidad General) y CONTAEXPRESS II Plus (aplicación integrada de Contabilidad General + Gestión Comercial), no formando parte de CONTAEXPRESS II C (que sólo dispone de Contabilidad General). Cuando en esta última versión el usuario hace clic, desde la Ventana Principal, sobre cualquiera de los tres botones del área de Gestión Comercial, aparece un mensaje como el que ilustramos. CONTAEXPRESS II F es el programa adecuado para aquellos usuarios que, teniendo ya mecanizada su Contabilidad General por otra vía, o careciendo de esta necesidad, sí precisan una herramienta ágil y flexible para informatizar su gestión comercial : ficheros de Clientes/Proveedores, Almacenes, Artículos/Servicios, Tarifas, Existencias, Pedidos, Ventas, Albaranes, Facturas, Presupuestos, Correspondencia etc. CONTAEXPRESS II Plus es el resultado de la interacción de 2 módulos: un módulo de Contabilidad el mismo que ya contiene la aplicación CONTAEXPRESS II, con su potente gama de prestaciones, y otro módulo de Gestión Comercial (el mismo del programa CONTAEXPRESS II F ), que no se limita a mecanizar las tareas convencionales de Facturación y Almacén, sino que va mucho más lejos, mecanizando también una completa Gestión de Clientes, Proveedores y Vendedores, Gestión de Pedidos, Compras y Ventas, Control de Existencias, Emisión de Presupuestos y Facturas Pro-Forma, Gestión de Catálogos de Productos y Etiquetas, Gestión de Números de Serie, Gestión de Producción, Control de Efectos y Vencimientos, Gestión de Correspondencia ( mailings selectivos a clientes/proveedores) y Contabilización Automática de Facturas de Venta, con registro instantáneo de facturas, datos de I.V.A. o I.G.I.C., R.E. e I.R.P.F. y acumulación de operaciones con valor superior a un importe determinado. CONTAEXPRESS II Plus es una aplicación multi-empresa y multi-almacén sumamente completa y de sencillo manejo. Al haberse considerado el almacén en un sentido amplio no sólo como una colección de artículos o productos tangibles, sino igualmente como una colección de servicios o unidades de trabajo susceptibles de ser facturadas, se convierte en una herramienta imprescindible tanto para las PYMEs dedicadas a la ventana de mercaderías como para los profesionales (bufetes, estudios, asociaciones... etc.) que venden servicios. El rasgo más destacado de CONTAEXPRESS II Plus es la absoluta INTEGRACIÓN de Gestión y Contabilidad, que no se efectúa como ocurre en otros paquetes informáticos a través de rutinas externas de exportación/importación y programas de enlace sino que ambas funciones se hallan aquí unificadas, sin fisuras, de forma directa, intuitiva y plenamente automatizada. La secuencia Almacén l (Presupuesto) l Albarán l Actualización de Existencias l Factura l Efectos l Asiento Contable l Registro de Impuestos y Datos de Facturación es completamente transparente para el usuario y ahorra un tiempo considerable. GESTIÓN COMERCIAL. JERARQUÍA DE VENTANAS. XIV-1 XIV-2 DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE GESTIÓN COMERCIAL

13 LA VENTANA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL A la Ventana de Archivos de Gestión Comercial (ventana de segundo nivel) se accede desde el botón Archivos del Área de Gestión Comercial de la Ventana Principal. La Ventana de Archivos de Gestión Comercial se encuentra dividida en seis (6) secciones estrechamente vinculadas entre sí: ❶ ❷ ❹ ❺ ❸ 1/ La sección ALMACENES incluye 4 funciones representadas por otros tantos botones: (A) Almacenes. Esta función se destina a la creación, consulta y modificación de un número ilimitado de almacenes (o departamentos, centros, tarifas... etc.) para cada empresa. (B) Familias de artículos permite dar de alta, analizar y modificar un número también ilimitado de familias (agrupación opcional de artículos facturables; ej., Servicios, Muebles, Diseño, Mano de Obra... etc.), que servirán para organizar los artículos o conceptos facturables dentro de cada uno de los almacenes que se hayan definido. (C) La función Artículos permite acceder al Archivo General de Artículos del almacén seleccionado. Desde la ventana resultante de usar este botón (ventana de tercer nivel) es posible dar de alta y modificar los distintos datos de cada artículo, sobre un extenso formato de ficha, muy claro y rico en información. (D) El botón Movimientos de almacén abre el fichero de movimientos de almacén, integrado por movimientos directos de entrada o salida anotados manualmente por el propio usuario, y por movimientos indirectos procedentes de Albaranes de Proveedores entradas y de Albaranes a Clientes salidas, o derivados de un traspaso entre almacenes. 2/ La sección COMPRAS consta de 3 botones: (A) Proveedores gestiona un sofisticado fichero de Proveedores, a través de una ficha muy amplia con datos de direcciones, facturación, cobro, catálogo de artículos y observaciones. (B) Pedidos abre la Ventana de Introducción de Pedidos (Archivo de Pedidos, ventana de tercer nivel), conectada al fichero de Proveedores y al Catálogo del Proveedor seleccionado a través del Archivo de Artículos. Y, por ❻ último, (C) Albaranes abre la Ventana de Introducción de Albaranes (Archivo de Albaranes de Proveedor), que registra los albaranes totales o parciales que acompañan a la mercancía que envía el Proveedor. Es un fichero asociado al de Pedidos a Proveedores. 3/ La sección VENDEDORES, con un único botón del mismo nombre, gestiona un posible archivo de Vendedores o Agentes, que luego podrán ser asignados opcionalmente a los albaranes de venta, para el cálculo detallado de comisiones en el momento de la facturación. 4/ La sección VENTAS es la de uso más frecuente, y se halla dividida en 4 sub-secciones: (A) Clientes se encarga de la gestión de un archivo de Clientes sobre fichas multi-ventana, muy completas, con datos de direcciones, facturación, cobro de facturas y observaciones. (B) Pedidos se encarga del registro de Pedidos de Clientes. Estos Pedidos podrán luego producir los correspondientes Albaranes, y éstos las Facturas a Clientes, archivos asociados. (C) El botón Albaranes abre la Ventana de Introducción de Albaranes (Archivo de Albaranes a Clientes, ventana de tercer nivel), que enlaza simultáneamente con los archivos de almacenes, clientes y artículos, para la confección automática de estos documentos. (D) Facturas abre la Ventana de Facturas (Archivo de Facturas). Las facturas pueden introducirse directamente, sin pasar por el Pedido ni por el Albarán, pero también se generan automáticamente a partir de los albaranes, pudiéndose incluso contabilizar instantáneamente (si se dispone del módulo complementario de Contabilidad General), controlar vencimientos (con posible contabilización automática del cobro) y emitirse efectos desde la misma ventana. 5/ La sección EFECTOS gestiona dos archivos muy similares: (A) Archivo de Efectos a cobrar. Estos efectos pueden generarse automáticamente desde sus facturas de origen, o bien introducirse de modo semi-automático, en la Ventana de Efectos a Cobrar, resultante de este botón, con sólo indicar el número de la factura de procedencia. Cada ventana representa una serie de efectos correspondientes a una única factura emitida. Esta ventana permite la contabilización automática del cobro de cada vencimiento, si se dispone de CONTAEXPRESS II Plus, con módulo de Contabilidad General. (B) Archivo de Efectos a pagar. El botón abre la Ventana de Introducción de Efectos a Pagar, sobre la que el usuario puede anotar manualmente los efectos que le giran sus proveedores, o bien generarlos directamente desde la Ventana de Introducción de Pedidos. Cada ventana representa una serie de efectos correspondientes a una única factura recibida. 6/ La sección PRESUPUESTOS cuenta con un único botón, del mismo nombre. El botón Presupuestos abre la Ventana de Introducción de Presupuestos (Archivo de Presupuestos), enlazada con los archivos de Almacenes, Artículos y Clientes, para su confección automática. Esta ventana se ocupa de la creación y mantenimiento de Presupuestos (o Facturas Pro- Forma, la denominación es libre), que, en caso de ser aceptados, podrán convertirse automáticamente en Pedidos a Proveedor, Pedidos de Clientes y Albaranes de Clientes. La Ventana de ARCHIVOS de Gestión Comercial (ventana de segundo nivel) es la ventana básica de este módulo de la aplicación, ya que desde ella se abordan el 90% de las tareas cotidianas típicas de la gestión de una empresa. Las otras dos ventanas de segundo nivel de este módulo Ventana de Informes de Gestión Comercial y Ventana de Utilidades de Gestión Comercial son de empleo ocasional, encargándose la primera de generar informes automáticos basados en los datos introducidos en los archivos mencionados, y dedicándose la segunda a funciones de mantenimiento o procesamiento colectivo de documentos. LA VENTANA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL XIV-3 XIV-4 LA VENTANA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL

14 XV Ventana de Archivos de Gestión Comercial. ALMACENES. GESTIÓN DE ALMACÉN La sección ALMACENES de la Ventana de Archivos de Gestión Comercial (2º nivel) agrupa todas las operaciones relacionadas con el control de almacenes y existencias, la gestión de artículos y el registro de los movimientos de entrada/salida de mercancías. CONTAEXPRESS II trata el término almacén en un sentido muy amplio, que puede equipararse tanto a almacenes propiamente dichos como a distintos centros o áreas de actividad dentro de una misma empresa. En muchos casos, por carecer la empresa de un almacén real, este concepto aludirá simplemente a una colección o tarifa de artículos o conceptos susceptibles de ser facturados. Esta sección consta de 4 apartados. El orden lógico de operación que el usuario debe seguir puede describirse así: 1º) Dar de alta al menos un almacén (botón ALMACENES). 2º) Crear al menos una familia o categoría de productos o servicios que sean facturables (botón FAMILIAS DE ARTÍCULOS). NOTA: Cuando creamos un nuevo archivo de empresa, vacío, la aplicación automáticamente genera un Almacén Nº 1 y una Familia 01, con los nombres genéricos ALMACÉN y FAMILIA, que el usuario luego podrá cambiar. 3º) Seleccionar un almacén por defecto (menú desplegable Almacén actual, en muchas ventanas de tercer nivel). 4º) Crear artículos o conceptos facturables (botón ARTÍCULOS). 5º) Generar movimientos de almacén, bien sea directamente (botón MOVTOS. ALMACÉN) o indirecta y automáticamente, desde Pedidos, Albaranes y Traspasos. ARCHIVO DE ALMACENES La Ventana de Almacenes, a la que se accede desde el botón Almacenes de la Ventana de Archivos de Gestión Comercial (de la sección ALMACENES ), abre el llamado Archivo de Almacenes, presentando un listado con todos los almacenes creados hasta el momento (no hay límites en cuanto a su número), permitiendo nuevas altas y modificaciones. Los datos básicos de un almacén se reducen a dos: el Número de almacén (dato necesariamente numérico) y la Descripción del almacén (hasta 30 caracteres). El listado de almacenes puede visualizarse clasificado por cualquiera de estos dos conceptos, bastando para ello un clic sobre los encabezados de columna Nº Almacén y Descripción. GESTIÓN DE ALMACÉN. ARCHIVO DE ALMACENES. XV-1

15 La Paleta de Controles de esta ventana incluye los botones característicos de otras ventanas de tercer nivel de CONTAEXPRESS II (primero, último, anterior, siguiente... etc.). Eliminar almacén seleccionado (no funciona si se trata del almacén actual o si el almacén ya contiene artículos) Dar de alta un Nuevo almacén Modificar el Número o Descripción del almacén seleccionado Buscar en la lista el Primer almacén Buscar en la lista el Almacén anterior Anular la introducción/modificación de datos, o una búsqueda PALETA DE BOTONES DE LA VENTANA DE ALMACENES Selección del almacén actual (almacén por defecto) Imprimir listado de almacenes Duplicar el almacén seleccionado Buscar un almacén en la lista Buscar en la lista el Último almacén Buscar en la lista el Almacén siguiente Consultar lista de artículos del almacén que se encuentre seleccionado Validar la introducción/modificación de datos, o una búsqueda Flecha de Regreso a la ventana anterior Uno de los botones específicos de esta ventana es el botón Artículos, que se emplea para consultar el listado de los artículos que contiene el almacén seleccionado en cada momento. Para cada artículo se muestran: código, descripción, emplazamiento, nº de almacén, existencias y precio de venta 1. El listado puede ordenarse por códigos, descripciones, emplazamientos, existencias y precio de venta, con un simple clic sobre el encabezado de columna correspondiente. También se pueden realizar búsquedas libres basadas en cualquiera de estos criterios. Otro botón característico de esta ventana (y de otras muchas ventanas de tercer nivel del módulo de Gestión Comercial) es el botón-menú desplegable de Selección del almacén actual, que es el almacén por defecto en el que se basarán documentos tales como Albaranes, Facturas, Registro de movimientos... etc., hasta la selección de otro nuevo almacén. Es también un botón informativo, ya que siempre muestra cuál es el almacén seleccionado como almacén actual en cada momento, junto a su descripción. Al elegirse un nuevo almacén desde este menú desplegable, en cualquier ventana (Albaranes, Facturas, Pedidos... etc.) se reconstruye la ventana-lista de artículos, quedando éstos almacenados en memoria para su consulta instantánea. En general, el acceso consultivo a los almacenes y a los artículos o servicios contenidos en los mismos se encuentra en CONTAEXPRESS II bastante simplificado, sea cual sea la operación concreta de la aplicación que vaya a realizar el usuario. Para poder eliminar un almacén (botón ), es necesario que éste no se encuentre seleccionado como almacén actual y que no contenga ningún artículo. En caso contrario, la operación de borrado no podrá llevarse a cabo, y aparecerán en pantalla mensajes de alerta: MUY IMPORTANTE: NO será posible dar de alta ningún artículo o concepto facturable, ni tampoco confeccionar documentos de gestión (albaranes, facturas... etc.) sin antes haber creado (y seleccionado como almacén actual ) al menos UN almacén. Si el usuario no trabaja con almacenes, en su sentido estricto, bastará con que dé de alta uno ficticio, al que podrá denominar, por ejemplo, Almacén General o Listado General. De todas formas, ya hemos indicado que, al crearse una nueva empresa, el programa produce automáticamente un Almacén (llamado ALMACÉN ) y una Familia (llamada FAMILIA ), nombres que el usuario podrá luego modificar a su conveniencia. ARCHIVO DE FAMILIAS DE ARTÍCULOS La Ventana de Familias de Artículos, a la que se accede desde el botón Familias Artículos de la Ventana de Archivos de Gestión Comercial (sección ALMACE- NES ), abre el archivo de familias de artículos, presentando un listado con todas las familias que se hayan creado hasta el momento, permitiendo nuevas altas y modificaciones. Los datos de una familia se reducen a dos: el Código de familia (dato alfanumérico de hasta 10 caracteres) y la Descripción de la familia (hasta 30 caracteres). El listado de familias puede ordenarse por cualquiera de estos dos datos con un clic sobre sus encabezados de columna. XV-2 PALETA DE BOTONES DE LA VENTANA DE ALMACENES GESTIÓN DE ALMACÉN. FAMILIAS DE ARTÍCULOS. XV-3

16 La Paleta de Controles de esta ventana incluye los botones característicos de otras ventanas de tercer nivel de CONTAEXPRESS II, (primero, último, anterior, siguiente... etc.), que acabamos de describir al ocuparnos de la Ventana de Almacenes. Eliminar la familia seleccionada (no funciona si la familia elegida ya contiene artículos) Dar de alta una Nueva familia Modificar el Código o Descripción de la familia seleccionada Buscar en la lista la Primera familia Buscar en la lista la Familia anterior Botón utilizado para Exportar familias Botón utilizado para Importar familias Anular la introducción/modificación de datos, o una búsqueda PALETA DE BOTONES DE LA VENTANA DE FAMILIAS DE ARTÍCULOS Selección del almacén actual (almacén por defecto) Imprimir listado de familias Duplicar la familia seleccionada Buscar una familia en la lista Buscar en la lista la Última familia Buscar en la lista la Familia siguiente Consultar lista de artículos de la familia y almacén seleccionados Informe periódico ABC de Familias: porcentaje de ventas por cada familia Informe Compras/Ventas por Familia Validar la introducción/modificación de datos, o una búsqueda Flecha de Regreso a la ventana anterior Uno de los botones específicos de esta ventana es el botón Artículos, que se emplea para consultar el listado de los artículos que contiene la familia seleccionada en ese momento. Para cada artículo se muestran: código, descripción, emplazamiento, nº de almacén, existencias y precios de venta 1. La lista puede ordenarse por códigos, descripciones, emplazamientos, existencias y precios de venta, con un simple clic sobre el encabezado de columna correspondiente. También se pueden realizar búsquedas libres basadas en cualquiera de estos criterios. Otro botón de esta ventana de tercer nivel (ya analizado en la Ventana de Almacenes) es el botón de Selección del almacén actual, que sirve para elegir el almacén por defecto en el que se basarán documentos tales como Albaranes, Facturas, Registro de movimientos... etc., hasta la selección de otro nuevo almacén. Los listados de artículos pedidos desde esta ventana sólo muestran los correspondientes a la familia seleccionada del almacén actual. El botón ABC de la Ventana de Familias permite obtener un informe periódico, que muestra los totales de ventas de artículos/servicios pertenecientes a cada familia que se hayan producido durante el período indicado, así como los porcentajes relativos de cada familia sobre el total de las ventas efectuadas. El botón Estadística de la Ventana de Familias produce también automáticamente un informe periódico similar al que acabamos de describir, aunque con bastantes peculiaridades. Sobre un mismo listado se muestran tanto las Compras a Proveedores como las Ventas a Clientes efectuadas durante el período indicado, para cada una de las familias de artículos, siempre referidas exclusivamente al almacén actual (el almacén seleccionado). Se muestran los porcentajes relativos de cada una de las familias, tanto sobre las Compras como sobre las Ventas. En otra columna aparece el Beneficio producido por cada familia, entendido como el producto del resultado de la resta precio de venta medio-precio de costo medio multiplicado por el número de unidades de cada artículo que han salido del almacén actual. También se indican los porcentajes relativos de este Beneficio. La última columna, denominada % Neto, refleja, para cada una de las familias, el rendimiento económico por cada 100 Ptas. compradas de cada una de las familias del almacén actual. (En el cuadro de diálogo previo a la obtención del informe, el usuario elige entre aplicar el Precio de Costo fijo o el Precio de Costo Medio.) XV-4 GESTIÓN DE ALMACÉN. FAMILIAS DE ARTÍCULOS. FAMILIAS DE ARTÍCULOS. ABC. ESTADÍSTICA. XV-5

17 Para poder eliminar una familia (mediante el botón ), es necesario que ésta no corresponda aún a ningún artículo registrado en el Archivo de Artículos. En caso contrario, la operación de borrado no podrá realizarse, y aparecerá en pantalla el mensaje de alerta que ilustramos sobre estas líneas. MUY IMPORTANTE: La inclusión del dato Familia en un artículo es imprescindible. Si no se desea emplear ningún tipo de agrupamiento, una alternativa puede ser crear una familia ficticia (con un asterisco como código, por ejemplo), a la que se asignarían todos los artículos. NO será posible dar de alta ningún artículo sin haber creado primero al menos una FAMILIA o categoría de agrupamiento. ARCHIVO DE ARTÍCULOS A la Ventana de Artículos se accede desde el botón Artículos de la Ventana de Archivos de Gestión Comercial (sección ALMACENES ). Esta ventana presenta la ficha de un solo registro (artículo) del Archivo de Artículos, permitiendo la modificación de los datos que muestra, y también el alta de nuevos artículos. Los artículos que se visualizan en la ventana y cualquier artículo nuevo que pueda crearse se hallan asociados al almacén seleccionado como almacén actual, cuyo código aparece en el botón de selección de almacenes. La Ventana de Artículos recoge (individualmente para cada artículo) un amplísimo abanico de datos, de dos tipos: (A) Datos de introducción directa, que el usuario debe rellenar (ej., código, unidad de medida, descripción, familia, proveedor principal, precio de costo... etc.). (B) Datos auto-calculados, que la propia aplicación genera automáticamente desde los movimientos de almacén (entradas, salidas, existencias..., unidades pendientes de entrega, pendientes de recibir... etc.). A continuación describimos cada uno de los datos que el usuario debe introducir sobre la ficha de un artículo, así como los datos opcionales y los de relleno automático: Código del artículo. Dato alfanumérico de hasta 14 caracteres. Este código ha de ser único (no duplicado) para cada uno de los artículos registrados en un almacén. Unidad (Ud.). Dato alfanumérico. Recoge la abreviatura de la unidad de medida característica del Artículo que se esté registrando (Ud., Caja, M2., M.... etc.). Descripción del artículo. Dato alfanumérico, libre. Directamente pueden introducirse 90 caracteres. Si se requiere una descripción más amplia, basta con hacer clic sobre el pequeño botón de descripción ampliada, abriéndose entonces una ventana con barra de desplazamiento vertical sobre la que pueden introducirse hasta caracteres. Código que el Proveedor usa para el artículo. Campo opcional. Puede rellenarse cuando el código establecido por el Proveedor por defecto para un artículo determinado difiera del código asignado por el usuario en CONTAEXPRESS II para ese mismo artículo. Emplazamiento. Campo opcional. Refleja la ubicación física (ej., nave H, estante C, repisa X) que se va a dar al Artículo dentro del almacén, para una rápida localización. Familia. Campo de relleno obligatorio. Recoge el código de la familia o categoría de agrupamiento en la que se encuadra el Artículo (puede tratarse de una familia ficticia, general, para todos los artículos; en todo caso, hay que rellenarlo). Al rellenarse el código y tabular aparece la descripción de la familia. Cuando el cursor se encuentra situado en este campo, se activa automáticamente el botón consultivo Familias, que abre la ventana-lista con las familias disponibles; un doble clic sobre cualquiera de ellas hará que su código aparezca ya relleno en la ficha del artículo. Una alternativa es escribir?-tab desde ese mismo campo. Clave del Proveedor. Éste es un campo libre, de asignación opcional por parte del usuario. No tiene una utilidad definida, quedando ésta a criterio del propio usuario. Clave del Artículo. También se trata de un campo libre, de asignación opcional. Tampoco tiene una utilidad definida, que el usuario deberá establecer. Contenido del envase. Campo de relleno opcional. Puede cumplimentarse cuando el Artículo que se está registrando es un artículo compuesto de otros artículos ( sub-artículos ) unitarios. Por ejemplo, si estuviéramos registrando como artículo una caja de 10 diskettes, podríamos reflejar en este campo el número 10 (10 diskettes unitarios, contenido de la caja). Pero el usuario puede libremente dar otros usos a este campo que, además, ha sido definido como alfanumérico y puede contener hasta 25 caracteres. Precio de costo. Recoge el precio de costo habitual (precio de compra al proveedor) del Artículo que estemos registrando. Es absolutamente conveniente rellenar este campo, en el que se basan numerosos informes de almacén e informes de estadística de beneficios, y en el que, además, se basa el cálculo automático de los márgenes, PVPs y PVPs-IVA Incluido. XV-6 GESTIÓN DE ALMACÉN. EL ARCHIVO DE ARTÍCULOS. ARTÍCULOS. DATOS DE LA FICHA DE UN ARTÍCULO. XV-7

18 NOTA IMPORTANTE: Si el usuario así lo desea, en el área de Gestión del Cuadro de Preferencias del programa puede activarse la actualización automática de este Precio de Costo fijo, de modo que éste se modifique automáticamente en cada operación, tomando como referencia a) el último precio de compra aplicado; o b) el precio medio de costo. La opción marcada por defecto es No actualizar, como se observa en la ilustración adjunta. Precio de costo medio. Campo de relleno automático. El programa lo calcula y lo mantiene permanentemente actualizado a través de los distintos Pedidos a Proveedor, Albaranes de Proveedor y Movimientos de Almacén que se producen en la empresa. Último precio de costo. También es un campo de relleno automático, que el programa calcula a través de los Pedidos y Albaranes de Proveedor, y de los Movimientos de Almacén. Tarifas P.V.P. (3 campos) La ficha de un artículo admite hasta 3 precios de venta, que aparecen en los documentos comerciales como PVP-1, PVP-2 y PVP-3, respectivamente. Cuál de estos tres precios va a sugerirse en albaranes, facturas, presupuestos... etc. vendrá determinado por el campo Tarifa de PVP, que se encuentra en la ficha de cada Cliente (subventana de Datos de facturación ). Los precios de venta pueden introducirse manualmente, o bien pueden calcularse automáticamente a partir del Precio de Costo (aplicando un porcentaje o margen) que actúa sobre el precio de costo. Es más, puede usarse el método inverso, y procederse al cálculo de los márgenes comerciales reales (sobre los PVPs) del artículo, para cada uno de los 6 posibles Precios de Venta al Público del mismo (PVP-1, PVP-2 y PVP-3, PVP-1 IVA Incluido, PVP-2 IVA Incluido y PVP-3 IVA Incluido). Cuando el usuario esté dando de alta por vez primera, o modificando un artículo ya registrado, podrá elegir entre escribir directamente el porcentaje deseado de margen comercial (con el consiguiente cálculo automático de los PVPs a aplicar), o bien introducir un importe exacto de PVP (normal o ya con IVA), con el consiguiente cálculo automático del tipo alternativo de PVP y del Margen Comercial resultante de aplicar al artículo dicho precio de venta. Existe un enlace dinámico entre las 9 casillas (Margen, PVP y PVP+IVA), los Impuestos (% de IVA/IGIC y R.E.) y el propio Precio de Costo, sin el cual estos automatismos no serían posibles. La modificación de uno cualquiera de estos datos implicará el recálculo automático de los demás datos asociados. El recálculo se produce al salir del campo (con TAB): al salir del Margen, se calculan PVP y PVP+IVA; al salir del PVP se calculan el Margen y el PVP+IVA; se puede rellenar directamente el PVP+IVA del artículo, y al salirse de este campo quedarán automáticamente recalculados el Margen y el PVP. NOTA: El menú especial VARIOS de la Ventana de Utilidades de Gestión Comercial permite a los usuarios de versiones de CONTAEXPRESS II anteriores a la 2.0 actualizar y autorrellenar los mencionados porcentajes de margen comercial en las Fichas de Artículos. Otra opción del mismo menú les servirá para actualizar los precios IVA Incluido. La fórmula empleada para el cálculo del margen comercial en la Ficha del Artículo es la siguiente: % de Margen Comercial = (Precio de Costo/Precio de Venta x 100). Precio de venta medio. Campo de relleno automático. El programa lo calcula y lo mantiene permanentemente actualizado a través de las Facturas y Albaranes. Último precio de venta. También es un campo de relleno automático, que el programa calcula y actualiza con los datos registrados en Facturas y Albaranes. Precio del envase/embalaje. Este campo sólo se activa y permite la recepción de datos si previamente se ha marcado en el Cuadro de Preferencias (área de Gestión) la opción Desglosar Punto Verde en el precio de los artículos. Recoge un importe fijo para los envases o embalajes que acompañan al artículo. Este importe fijo por unidad (no afectado por descuentos comerciales) es un desglose del PVP, y se muestra automáticamente en Albaranes y Facturas de Clientes, quedando también desglosado a nivel de línea y de totales finales. Todo ello de acuerdo con la denominada Normativa del Punto Verde, que busca una financiación solidaria para la recuperación y reciclado de envases y embalajes. I.V.A. o IGIC. Indica el porcentaje de IVA (o I.G.I.C.) por defecto que se aplica al Artículo. R.E. Indica el porcentaje de Recargo de Equivalencia por defecto que se aplica al artículo. (En el área de Gestión del Cuadro de Preferencias de la aplicación el usuario puede determinar si los datos de I.V.A./I.G.I.C. y R.E. de los artículos, a sugerir durante la confección de albaranes/pedidos/facturas, deben tomarse de la Ficha del Artículo o bien de la Ficha del Cliente o Proveedor al que va dirigido el documento comercial. Los datos de descuento comercial pueden igualmente tomarse desde la Ficha del Cliente o desde la Ficha del Artículo, según la modalidad que se elija en el Cuadro de Preferencias. Como se explica más adelante, estos datos también pueden introducirse de modo automático, colectivamente, desde la Ventana de Utilidades de Gestión Comercial, opción Modificar precios.) Observaciones. Es un campo libre, de relleno opcional. Directamente admite hasta 60 caracteres. Si se precisa una extensión mayor, puede recurrirse al botón de descripción ampliada, que da cabida a un máximo de caracteres. (Los botones de descripción ampliada operan siempre con posterioridad a la introducción de datos del artículo, abriendo una ventana en modo de entrada directa de texto.) Entradas. Dato numérico de relleno automático. El programa lo mantiene permanentemente actualizado. Refleja las entradas en almacén del Artículo, tanto las entradas directas o manuales (realizadas desde el Archivo de Movimientos de Almacén) como las entradas indirectas o automáticas (derivadas de los albaranes, pedidos, traspasos o regularizaciones). Salidas. Dato numérico de relleno automático. El programa lo mantiene siempre permanentemente actualizado. Refleja las salidas de almacén del Artículo, tanto las salidas directas o manuales (realizadas desde el Archivo de Movimientos de Almacén) como las indirectas o automáticas (derivadas de los albaranes, pedidos, traspasos o regularizaciones). XV-8 ARTÍCULOS. DATOS DE LA FICHA DE UN ARTÍCULO. ARTÍCULOS. DATOS DE LA FICHA DE UN ARTÍCULO. XV-9

19 Existencias. Dato numérico de relleno automático. Refleja la diferencia entre las Entradas y las Salidas de almacén del Artículo. Normalmente es un número positivo. Pendientes de entregar. Indica las unidades del Artículo que figuran en los albaranes de entrega en los que aún no se ha realizado la operación de salida de almacén. Disponibles. Indica las unidades del Artículo que figuran como existencias positivas, una vez restadas las unidades que se encuentran pendientes de entregar. Pendientes de recibir. Indica las unidades del Artículo que figuran en los Pedidos con las que aún no se haya realizado la operación de Alta en almacén. Ofertables. Indica las unidades del Artículo que figuran como disponibles, una vez sumadas las unidades que se encuentran pendientes de recibir. ( Stock ) Máximo. Campo opcional, de relleno manual. Recoge el número máximo de unidades del Artículo que se recomienda mantener en el almacén. ( Stock) Mínimo. Campo opcional, de relleno manual. Recoge el número mínimo de unidades del Artículo que se recomienda mantener en el almacén. Durante la confección de albaranes, y en el registro de movimientos de almacén (entradas y salidas), la aplicación avisa automáticamente al usuario cuando se produce una rotura de este stock mínimo. % de Descuento Comercial. Es el descuento por defecto que se sugerirá para el artículo en los documentos comerciales dirigidos a clientes (Pedidos, Albaranes, Facturas), salvo que el usuario indique en el Cuadro de Preferencias que este dato se lea en la Ficha del Cliente. IMPORTANTE: Todos los campos de relleno manual relacionados con los precios (costo y PVP), los impuestos (IVA o IGIC y R.E.) y con el stock (máximo y mínimo) de los artículos, pueden también modificarse o introducirse globalmente, de modo automático desde el cuadro de diálogo resultante del botón Modificar precios de los artículos, situado en la Ventana de Utilidades de Gestión Comercial. Las modificaciones pueden ser lineales (aumentar o reducir en una cantidad fija, o igualar a una cantidad) o porcentuales; también es posible el redondeo. Las modificaciones realizadas sobre cualquiera de los precios de venta normalmente se calculan como porcentajes sobre el precio de costo. Es posible actuar sobre todos los artículos del almacén o sobre familias o grupos determinados de artículos. Un caso típico es el de la modificación colectiva del IVA/IGIC en todas las fichas de artículos del almacén seleccionado. Trataremos esta función en el capítulo dedicado a Utilidades de Gestión Comercial. PALETA DE CONTROLES EN LA FICHA DE UN ARTÍCULO La Paleta de Controles de la Ventana de Artículos incluye los botones característicos de otras ventanas de tercer nivel de CONTAEXPRESS II, además de algún otro botón específico del que nos ocuparemos a continuación. Eliminar el artículo (no funciona si el artículo aparece en algún documento: albarán, factura... etc.) Dar de alta un Nuevo artículo Modificar el Código o Descripción del artículo que se está visualizando Buscar el Primer artículo Buscar el Artículo anterior Chequear integridad de Fichero de Artículos Consultar la lista de artículos del almacén seleccionado Anular la introducción/modificación de datos, o una búsqueda Abrir Ventana de consulta de Familias Abrir Ventana de consulta de Proveedores Abrir Ventana de Ofertas a Clientes PALETA DE BOTONES DE LA VENTANA DE ARTÍCULOS Exportación e Importación de Artículos Estos botones exportan e importan mediante un archivo externo en formato texto tabulado, utilizable desde cualquier hoja de cálculo o procesador de textos todos o un grupo de familias de los artículos registrados en el almacén seleccionado como almacén actual. Así, el usuario también se evita la tarea de repetir el alta de un mismo artículo en diferentes almacenes. Durante la importación de artículos, si el artículo introducido ya existe en el almacén de destino, este artículo no será duplicado. (Los cuadros de diálogo ilustrados difieren ligeramente en el entorno MS WINDOWS.) Consultar formatos de exportación en el Apéndice C, al final de esta Guía de Referencia. Selección del almacén actual Imprimir listado de artículos Duplicar el artículo Buscar un artículo Buscar el Último artículo Buscar el Artículo siguiente Importar artículos de un archivo externo, en formato texto tabulado Exportar los artículos del almacén actual a un archivo externo, importable Asignar combinaciones de Talla/Color Imprimir etiquetas del artículo Acceso a Ficha de producción del artículo Visualizar Recuento de sub-artículos Validar la introducción/modificación de datos, o una búsqueda Flecha de Regreso a la ventana anterior Abrir la Ventana de movimientos de almacén del artículo Abrir la Ventana de estadística del artículo XV-10 ARTÍCULOS. DATOS DE LA FICHA DE UN ARTÍCULO. ARTÍCULOS. BOTONES DE LA FICHA DE UN ARTÍCULO. XV-11

20 Consulta de Artículos La consulta de artículos (desde la ficha de cualquier artículo) está representada por el icono-botón que muestra un ojo, el botón denominado Hojear (u Ojear, que aquí sería lo mismo), incluido en muchas otras ventanas de la aplicación con análoga finalidad. Dicho botón abre la Ventana-lista de Consulta de Artículos. Esta ventana incorpora distintos botones de ordenación que coinciden con los encabezados de columna (por código, descripción, existencias, precio de costo y precio de venta), permitiendo también la búsqueda libre de cualquier artículo o grupo de artículos (basta con escribir el texto buscado en cualquiera de las 5 categorías antes indicadas, total o fragmentario, en mayúsculas o minúsculas). Aparecen, además, los habituales botones de regreso a la ventana anterior o a la Ventana Principal, así como información sobre el nº total de artículos que contiene el almacén seleccionado. Cada línea representa a un artículo, bastando un doble clic sobre cualquiera de los artículos para que la ventana de consulta se cierre automáticamente y aparezca la ficha completa del artículo que se haya elegido. La lista se estructura en 5 columnas: Código del artículo, Descripción, Existencias (en el almacén actual), Precio de costo y Precio de venta (PVP-1). Impresión de etiquetas de un artículo La Ficha de los ARTÍCULOS del Módulo de Gestión Comercial de CONTAEXPRESS II permite la impresión de cualquier número de etiquetas del artículo que se está visualizando. Para cada etiqueta el usuario puede seleccionar hasta 9 datos del artículo para que se impriman sobre la misma. También puede controlar el número de etiquetas y columnas, así como los márgenes de éstas. Resultan muy interesantes y prácticas las casillas de PVP-IVA Incluido e Incluir precio en Euros. En las Ventanas de Introducción de Pedidos y Albaranes, tanto de Proveedores como de Clientes, y también en la Ventana de Movimientos de Almacén, aparece un nuevo botón (ver ilustración, junto a estas líneas), que posibilita la impresión inmediata de etiquetas del artículo correspondiente a la línea del documento que en ese momento se encuentre seleccionada. Otra posibilidad interesante es la impresión de las etiquetas del artículo en formato de código de barras. El formato alfanumérico C-39 se incluye ya en la aplicación. Consulta de Familias de Artículos Ya nos hemos ocupado de este botón consultivo que sólo aparece activado cuando, durante la introducción o modificación de datos en la ficha de un artículo, el cursor se posiciona en el campo Familia. El usuario puede optar entre hacer clic con el ratón sobre dicho botón o usar la combinación de teclas?-tab (?-t) para abrir la ventana consultiva. Un doble clic (o clic + Retorno) sobre la línea elegida cerrará la sub-ventana y el campo de la ficha del artículo recibirá el código de familia seleccionado. Consulta de Movimientos de un Artículo Al pulsarse este botón o su opción equivalente en el menú Acciones se abre la Ventana de Movimientos de un Artículo correspondiente al artículo que se esté visualizando en ese momento. En esta ventana aparecen reflejadas todas las líneas de los movimientos de almacén registrados en las que intervenga el artículo, incluyéndose las procedentes de albaranes, pedidos, traspasos y entradas o salidas directas. Para cada línea se muestran: nº de movimiento, fecha del movimiento, tipo de movimiento, observaciones, precio (precio de venta y compra para las ventas y compras; precio medio para los traspasos y para las entradas/salidas directas), unidades de entrada y unidades de salida. En la zona inferior de la ventana se totalizan las entradas y las salidas y se indican las existencias del artículo, además del número de movimientos. Las líneas pueden ordenarse por cualquier columna, bastando para ello un clic con el ratón sobre el encabezado correspondiente. Empleando el botón de Búsquedas situado en la zona inferior derecha, es posible localizar también cualquier movimiento, empleando como criterio de búsqueda cualquier texto total o fragmentario que pueda aparecer en cualquiera de las 7 columnas. Los movimientos del artículo pueden imprimirse o previsualizarse en pantalla, usándose para ello el botón Imprimir. En este caso, es posible limitar el listado a cualquier grupo de movimientos comprendidos entre 2 fechas. Opcionalmente, el mismo listado puede incluir la estadística de movimientos y de beneficios, que también se entenderá referida sólo al período previamente indicado en el cuadro de diálogo. XV-12 ARTÍCULOS. CONSULTA DE ARTÍCULOS. ETIQUETAS. ARTÍCULOS. CONSULTA DE FAMILIAS Y MOVIMIENTOS. XV-13

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