PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS DE DIGITALIZACIÓN V Jornada Nacional de Archivos. Archivo Nacional de Chile 23 de noviembre de 2005

Transcripción

1 PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS DE DIGITALIZACIÓN V Jornada Nacional de Archivos Archivo Nacional de Chile 23 de noviembre de 2005

2 Estructura de los archivos españoles Archivos privados, eclesiásticos, (...) Archivos públicos: Archivos municipales Archivos regionales (Comunidades Autónomas) Archivos del Estado: - Ministerio de Defensa,... - Ministerio de Cultura

3 Estructura administrativa de los Archivos Estatales españoles Ministerio de Cultura Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas Subdirección General de los Archivos Estatales Centro de Información Documental de Archivos Servicio de Reproducción de Documentos Junta Superior de Archivos Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos Centros dependientes del Ministerio de Cultura: Archivo de la Corona de Aragón (Barcelona) Archivo General de Simancas (Simancas) Archivo General de Indias (Sevilla) Archivo Histórico Nacional (Madrid) Archivo General de la Administración (Madrid) Archivo General de la Guerra Civil Española (Salamanca) Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional (Toledo) Archivo de la Real Chancillería de Valladolid

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6 Sala de Lectura

7 Laboratorio de restauración

8 Laboratorio de reprografía

9 Estructura básica de la plantilla de personal del ACA DIRECCIÓN: Director Subdirector ADMINISTRACIÓN: - Gestión económica - Gestión administrativa y de personal - Mantenimiento y seguridad DEPARTAMENTO DE REFERENCIAS (1 archivero, 4 ayudantes, 6 auxiliares) Biblioteca (1 bibliotecario, 1 ayudante) DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIÓN (6 archiveros, 4 auxiliares) DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN (1 archivero, 3 restauradores) Sección de Reprografía (1 archivero, 3 fotógrafos)

10 1319, mayo 8. Barcelona: Asiento de los gastos de construcción de las estancias del Archivo Real de Barcelona (actual Archivo de la Corona de Aragón) en 1318.

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12 s.f. (antes de 1192) Inventario del contenido del saco X del archivo. Sacus.X. et sunt.xi. carte. Et primum, carta donacionis quam fecit Bernardus Atonis vicecomes Gauberto comiti super diversis honoribus quando dedit ei in uxorem filiam suam. Donacio eiusdem Gaufredi comitis quam fecit Girardo, filio suo. Sacramentale testamenti Gaufredi. Littere domini pape Adriani et Alexandri et privilegium eiusdem Alexandri in quo confirmavit comitatum Rossilionensem Gerardo comiti. Testamentum Girardi et sacramentale quod fecerant [miltes] comitatus Rossilionensis et homines Perpiniani venerabili Ildefonso regi Aragonum comiti Barchinonensi post mortem dicti [Gerardi] comitis qui eumdem comitatum ei reliquid, necnon carta donacionis quam fecit Udalgarius de Milariis eidem regi super fortitudine de Milariis, et carta donacionis quam fecit A. Gosbert domino regi dicto super hoc quod habebat infra [Portals de Elna, et carta concambii de Salsis super Castronovo, scilicet cum [abbati] Sancte Marie de Grassa.

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14 CUADRO DE FONDOS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO DE LA CORONA DE ARAGÓN SECCIÓN FECHAS VOLS. LEG U.I. U.D. M/L Cancillería real perg. Consejo de Aragón s. XV Real Audiencia perg. Real Patrimonio s. XII perg. Generalitat de Cataluña s. XIV perg. Órdenes religiosas y militares s. X - s. XIX perg. Protocolos notariales s. XIII-s. XIX Hacienda Diversos s. X- s. XX perg. Fotografías Mapas y planos Sellos TOTAL METROS LINEALES Número aproximado de pergaminos

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16 Préstamo de documentos por secciones Real Cancillería y Consejo de Aragón 45,42% Real Patrimonio 10,77% Real Audiencia 4,26% Generalidad 6,69% Órdenes religiosas y militares 8,97% Notariales 10,47% Hacienda 1,78% Diversos y colecciones 5,06% Biblioteca 5,56% Secretaría y otros 0,36%

17 Secciones del ACA % sobre préstamos de documentos % sobre metros lineales Real Cancillería y Consejo de Aragón 45,42 11,71 Real Patrimonio 10,77 11,47 Real Audiencia 4,26 28,93 Generalidad 6,69 5,11 Órdenes religiosas y militares 8,97 7,54 Notariales 10,47 6,83 Hacienda 1,78 19,44 Diversos y colecciones 5,06 8,93 Biblioteca 5,56 Secretaría y otros 0,36

18 Situación del ACA en 2003 A FAVOR: Sede nueva: buenas condiciones de instalación, conservación y seguridad. Gran tradición erudita del ACA. Nivel de descripción por medios tradicionales muy alto e incorporación de nuevas tecnologías. Buena relación de equipo: alto grado de colaboración del personal. Presupuesto y plantilla de personal adecuados para el mantenimiento de los servicios Alto nivel de atención al investigador. EN CONTRA: Lo más grave: consulta masiva y diaria de originales valiosos. Demanda creciente de usuarios y de reprografía concentrada en unos pocas series muy valiosas. Reticencias a la consulta en microfilm (desconocimiento del usuario, películas deterioradas, etc.). Percepción negativa del investigador por las restricciones de acceso por motivos de conservación. Falta de proyección social de trabajo del archivero en un medio cambiante: insuficiente presencia del ACA en la Red. Centralización de decisiones provoca inhibición de patrocinadores.

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20 Qué es el Proyecto AER? El Proyecto del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte para incorporar la descripción y las imágenes de los documentos de los Archivos a la Red.

21 Objetivos de AER 1. Ofrecer acceso inmediato y gratuito de los Archivos Españoles a la comunidad investigadora y al público en general. 2. Facilitar y potenciar el trabajo de investigación. 3. Acercar los Archivos a los ciudadanos para la mejor defensa de sus derechos. 4. Asegurar la mejor conservación y difusión de los fondos de los Archivos a través de su digitalización. 5. Difundir contenidos culturales en español en Internet.

22 Contenidos de AER Descripción normalizada de los documentos de los Archivos. Incorporación de las bases de datos normalizadas existentes en los Archivos Estatales a Internet. Vinculación de las descripciones archivísticas a la imagen de los documentos para su consulta en pantalla.

23 Plan de digitalización Criterios de digitalización Estado de conservación. Documentación descrita y organizada. Demanda de los investigadores y público en general. El soporte y tipo de documentos (pergamino, placas de vidrio, carteles, mapas...). La existencia de otro tipo de reproducciones (microfilm, diapositiva...).

24 Adaptación del Plan AER a necesidades del ACA Determinación de la documentación a tratar: Registros de la Real Cancillería. Objetivos específicos del ACA: Generar a corto plazo un soporte alternativo eficaz que permita sustituir la consulta de originales muy valiosos. Requisitos: Mantener las referencias en uso (clasificación, ordenación, signaturas y foliaciones). Masividad de la reprodución por exigencias de la documentación: no al trésor des chartes. Uso de la información ya elaborada: aplazamiento a una segunda fase de la elaboración de nueva información. Posibilidad de consulta en Sala de Lectura y por Internet. Establecer criterios de un formato que permita la adhesión de patrocinadores.

25 Fases del programa de digitalización Por criterios de consulta y conservación 1.- Cancillería medieval no microfilmada o con un microfilme antiguo, cuyos originales están fuera de consulta por su estado de conservación (años ). Volumen: imágenes aprox. 2.- Originales de gran valor: Manuscritos de los monasterios de Ripoll y Sant Cugat (originales desde el siglo X). Volumen: imágenes aprox. 3.- Cancillería medieval ( ), parcialmente microfilmada, por series de mayor a menor interés, sin reprografía. Volumen: imágenes aprox. En curso. 4.- Cancillería de época moderna ( ) con motivo del IV Centenario del Quijote. Volumen: imágenes aprox. 5.- Series del archivo más consultadas no pertenecientes a la Cancillería Volumen: imágenes aprox. 6.- Digitalización de las series microfilmadas pero no digitalizadas de la Cancillería medieval ( ). Volumen: imáges aprox.

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31 Criterios: Proceso de grabación de las imágenes 1. Grabación de las imágenes: - digitalización por página a color real de 24 bits por píxel (15 Mega bytes por imagen). - las imágenes deben estar rotadas en su orden lógico de lectura. -Formatos de salida: 1º Imágenes de alta resolución TIFF (equivalente a 400 dps s) 2º Imganes de alta resolución tratada TIFF (equivalente a 400 dpi s) 3º Imagen JPEG com peso máximo de 300 K Tratamiento de las imágenes originales por ajuste de niveles de color para esclarecer el fondo sin dañar el texto. Grabación de las imágenes obtenidas en soporte óptico (DVD). La digitalización se realiza con cámara digital. La digitalización se realiza en las instalaciones del ACA.

32 Criterios: Estructura de la grabación de las imágenes El ACA facilita una tabla con la signatura correspondientes para la vinculación de las imágenes obtenidas en la digitalizaición y su posterior tratamiento Esta vinculación se realiza del siguiente modo en todos los DVD: - Por cada libro digitalizado, se crea una carpeta cuyo nombre será el número del registro o su signatura (p. e., reg. 3564; Ms. Ripoll 224) - Dentro de cada carpeta, se graban todas las imágenes correspondientes a este libro. Cada imagen lleva como nombre un número secuencial (1, 2, 3,...) seguido de guión y el número exacto del folio correspondiente (p.ej: 46_23r, 47_23v...) En cada fichero digital se añaden otros metadatos: fecha de digitalización, tamaño del fichero, formato del fichero (JPEG, TIFF), resolución de captura, software utilizado, resolución de las imágenes, número de imágenes, etc.

33 Criterios. Operativa de digitalización: descripción y preparación 1.- Establecimiento de unas Instrucciones para elaborar la rejilla de folios para el digitalizador. 2.- Establecimiento de unas Instrucciones para elaborar la ficha descriptiva de los registros a digitalizar (adaptada a ISAD) (En formato ACCES que se importa a AER) 3.- Establecimiento del circuito de la documentación desde el depósito al estudio fotográfico y de su custodia. 4.- Establecimiento de plazos y mecánica de la entrega de material digitalizado, control de calidad y distribución (instalación en los servidores, depósitos de seguridad, envío para su incorporación a AER y consulta por Internet). 5.- Regulación de la consulta en la Sala de Lectura: retirada de los originales ya digitalizados de la consulta pública sin autorización previa motivada.

34 Ejemplo de carátula SIGNATURA: Archivo de la Corona de Aragón, Real Cancillería, Registros, núm REINADO: Jaime II. TÍTULO: Graciarum et Officialium, Curie et Secretorum infantisse Theresie. AÑOS: ALCANCE Y CONTENIDO: Comprende documentos expedidos por la cancillería de la infanta Teresa de Entenza, consorte del infante Alfonso. Compuesto de tres unidades: 1. Graciarum et officialium infantisse Theresie (septiembre 1324-octubre 1327). Folios A Curie infantisse Theresie (agosto 1324-octubre 1327). Folios B Registrum secretum infantisse Theresie (agosto 1324-agosto 1327). Folios C VOLUMEN Y SOPORTE: 81 folios ( ); 30,5 x 21. Papel. Contiene tres numeraciones, una para cada unidad, que comienzan con el folio 1, precedidas de una hoja de guarda antigua, foliadas A, B, C. Los folios Av, Bv, 32v (segunda numeración) y Cv están en blanco. ESTADO DE CONSERVACIÓN: Restaurado, folios doblados, atacado por bibliófagos, tintas ferrogálicas. NOTAS: Título tomado del Inventario de Bofarull. Los títulos originales aparecen en el folio 1r de cada unidad. Signatura antigua: Estancia 1, Orde 7, Calaix 25. El folio 13v (tercera numeración) contiene la diligencia de cierre de Próspero de Bofarull. Precede una nota del archivero Próspero de Bofarull sobre la encuadernación del registro. Las cubiertas y el lomo de la encuadernación están intercambiadas erróneamente con las del registro 426. Fecha de la descripción: enero 2004.

35 Imagen Folio E J E M P L O R E J I L L A Carátula Ar Av en blanco 1r 1v 2r 2v 3r 3v 8r 8v... Bv en blanco 1r (segunda numeración) 1v (segunda numeración) 2r (segunda numeración)... 32r (segunda numeración) 32v (segunda numeración) en blanco Cr Cv en blanco 1r (tercera numeración) 1v (tercera numeración) 2r (tercera numeración) 2v (tercera numeración)

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39 Costes de digitalización Libros tamaño inferior a 36 cm Libros de tamaño superior a 36 cm 0,15 /imagen 0,65 /imagen

40 Circuito de distribución de copias Centro de digitalización del ACA AER (Servidor del Ministerio) Consulta por Internet Baja Resolución ACA (Servidor del ACA) (2 copias) Consulta en Sala Alta resolución SRD (Madrid) (Copia de seguridad) Alta resolución

41 Inversión en digitalización del ACA Inversión en

42 Progreso de las campañas de digitalización en folios (x 2 imágenes) Folios digitalizados

43 Portada AER

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45 Repercusiones de la digitalización: Mejora la percepción social del ACA: - investigadores: facilidades de investigación sobre una imagen de calidad. - ciudadanos: sienten que el ACA es más accesible. Valoración de las repercusiones del programa de digitalización: - En el servicio de la Sala de Lectura: máxima apertura al público. - En los hábitos de los investigadores. - En el laboratorio de restauración. - En los servicios de reprografía. - En el presupuesto. - En la práctica de trabajo archivístico: Automatización de tareas rutinarias del servicio de préstamo. Mayor dedicación a tareas estrictamente científicas y descripción.

46 Repercusiones de la digitalización: Evolución del préstamo en la Sala de Lectura er semestre er semestre 2005 Total peticiones Peticiones Real Cancillería

47 Repercusiones de la digitalización: Estadísticas de la Sala de Lectura Investigadores Presencias en sala er semestre er semestre 2005

48 Repercusiones de la digitalización: Estadísticas de la Sala de Lectura 1er semestre er semestre 2005 Variación Investigadores ,12% Presencias en sala Total préstamo de documentos Préstamos de Real Cancillería ,45% ,67% ,88%

49 Gráfico de usuarios de Archivos Estatales

50 Repercusiones de la digitalización: tarea anual de 1 restaurador Reintegración de papel (mecánica y manual) Laminación Consolidación

51 Repercusiones de la digitalización: en reprografía Número de copias er semestre er semestre 2005

52 Repercusiones de la digitalización: en reprografía Peticiones er sem er semestre 2005

53 Gasto en informática (en euros) Mantenimiento Ingeniería

54 Mantenimiento de las campañas de microfilmación por: Es el standard de seguridad instruido por la Subdirección General de los Archivos Estatales. Asegura la imagen del documento más de 50 años en contra de la volatilidad, cambios de formato y posibilidad de lectura del soporte electrónico. Adecuación de la plantilla, equipos de reprografía e instalaciones del ACA (que cuentan con 2200 rollos de película en la Sala de Lectura y 2600 en archivo de seguridad). Rapidez y experiencia probadas de las empresas. Adecuación a los requerimientos presupuestarios españoles.

55 Campañas de microfilmación Microfilmes realizados

56 Digitalización de microfilm Criterio de las nuevas campañas de microfilmación: Siguen líneas complementarias de la digitalización y están destinadas a obtener un soporte seguro del conjunto documental de referencia. Digitalización de microfilm: - con criterios homologados a imágenes digitalizadas (en B/N). - reaprovechamiento de microfilm ya realizado. - complementa series digitalizadas. - se obtiene una imagen de calidad suficiente. Costes económicos: - microfilm (incluyendo original y copia)... 0,24 por fotograma (= 2 páginas) - digitalización del microfilm por página... 0,09 por página - total microfilmación y digitalización de 1 fotograma... 0,42 por 2 páginas (=1 fotogr.) Incluye impuestos, transporte y ejecución en los locales del ACA.

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58 Reproducción de 1 libro de 300 folios Tiempo estimado para microfilmarlo: 50 minutos. Tiempo estimado para digitalizarlo: 8h Tiempo estimado para su restauración: 3 meses Coste microfilmación: 300 fols.= 150 fotogramas x 0,24 = 36 Coste digitalización: 300 fols. X 2 páginas X 0,15 = 90 Coste microfilmación + digitalización: 300 fols. X 0,42 = 126 Coste de restauración: sin estimación

59 Resultado final del proyecto, combinando digitalización y microfilm Por cada registro o libro: 1 copia en microfilme en la Sala de Lectura para uso del investigador, con la posibilidad de obtener copias en régimen de autoservicio en los lectoresreproductores a su disposición. 1 copia en microfilme (original de cámara) en el archivo de seguridad y para uso exclusivo del Laboratorio de Reprografía. 1 copia digital en alta resolución en los servidores informáticos del ACA, consultable por los terminales de la Sala de Lectura, que incluye una versión de la captura original y la versión de la imagen tratada. 1 copia digital en alta resolución reservada en CD-ROM o en DVD en el ACA. 1 copia digital en alta resolución que se envía en CD-ROM o DVD al SRD de la Subdirección General de los Archivos Estatales (para volcar en sus servidores). 1 copia digital en baja resolución en los servidores del Ministerio de Cultura, consultable por Internet a través de la Plataforma AER (y por Intranet desde ACA).

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61 La digitalización permitirá reorganizar los servicios en los dos edificios patrimonio del ACA 1. Sede histórica: Palacio de los Virreyes, con: Sede representativa Servicios de difusión: circuito monumental, salas de actos y de exposiciones. Custodia de originales valiosos fuera de consulta. Copia digital en CD-ROM o DVD. 2. Edificio moderno: Servicios técnicos y de consulta: Sala de Lectura y aula. Departamentos de descripción, referencia y conservación. Laboratorios de restauración y reprografía. Administración. Depósitos de documentación. Copia de seguridad del microfilme. Servidores del ACA con imáges digitalizadas.

62 Otros proyectos españoles Red de Centros y Archivo Virtual de la Edad de Plata de la cultura española contemporánea ( ) Biblioteca Valenciana Digital: Biblioteca Virtual Cervantes: