ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA OPTIMIZAR PROCESOS EN LA ESPOCH

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1 ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA OPTIMIZAR PROCESOS EN LA ESPOCH ING. DIEGO MARCELO REINA HARO Tesis presentada ante la Escuela de Postgrado y Educación Continua de la ESPOCH, como requisito parcial para la obtención del grado de Magíster en Informática Aplicada RIOBAMBA - ECUADOR 2012

2 ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO CERTIFICACIÓN: EL TRIBUNAL DE TESIS CERTIFICA QUE: El trabajo de investigación titulado MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA OPTIMIZAR PROCESOS EN LA ESPOCH, de responsabilidad del Sr. DIEGO MARCELO REINA HARO ha sido prolijamente revisado y se autoriza su presentación. Tribunal de Tesis: Dr. Ms. C. Juan Vargas PRESIDENTE FIRMA Ing. Ms. C. Danilo Pastor DIRECTOR FIRMA Ing. Ms. C. Gloria Arcos MIEMBRO FIRMA Ing. Ms. C. Ivonne Rodríguez MIEMBRO FIRMA Riobamba, 14 de Noviembre del 2012 I

3 DERECHOS INTELECTUALES Yo, DIEGO MARCELO REINA HARO, declaro que soy responsable de las ideas, doctrinas y resultados expuestos en la presente Tesis, y que el patrimonio intelectual generado por la misma pertenece exclusivamente a la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo. FIRMA No II

4 ÍNDICE DE ABREBIATURAS ESPOCH Escuela superior Politécnica de Chimborazo. SGD BCE TI DMS HTML Sistema de Gestión documental Banco Central del Ecuador Tecnologías de Información Document Management System Hyper Text Mark Lenguaje ORDMS Object Relational Database Management Systems ODMS CSCW QIS SGA WWW TIC PDF RSA OS BD IDE GUI SQL AMP LAMP WAMP GPL PGD ISO FODA Object Database Management System Computer Supported Cooperative Work Office Information System Sistema de Gestión de Archivos World Wide web Tecnologías de Información y Comunicación portable document format Rivest, Shamir y Adleman operative sytem data base Entorno Integrado de Desarrollo Graphical user interface structure query lenguaje apache, MySql, Php LINUX, apache, MySql, Php Windows, apache, MySql, Php licencia pública general plan de gestión documental International Organization for Standardization Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. III

5 JVM IESS IBM ECM B2B RAM HW SW java virtual machines Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social international business machines gestor de contenido empresarial. business to business random access memory hardware software CONESUP Consejo Nacional de Educación Superior IIS USB DMS FTP CIFS WSS OCR BPM J2EE JDK BDD internet Information server universal serial bus document management system file transfer protocol common internet file system web service security optical character recognition business process management. java 2 enterprise edition java development kid base de datos documental IV

6 ÍNDICE GENERAL CERTIFICACIÓN... I DERECHOS DE AUTORÍA... II ÍNDICE DE ABREVIATURAS... III ÍNDICE GENRAL... V ÍNDICE DE FIGURAS... VII ÍNDICE DE TABLAS... XI AGRADECIMIENTO... XIV DEDICATORIA... XV RESUMEN... 1 SUMMARY... 2 CAPÍTULO I... 3 I. INTRODUCCIÓN Problematización Justificación Objetivo General Objetivos Específicos Hipótesis... 8 CAPÍTULO II... 9 II. REVISION DE LITERATURA MODELOS DE GESTION DOCUMENTAL SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Plataformas de hardware Plataformas de software CAPÍTULO III III. MATERIALES Y MÉTODOS Diseño de la investigación Métodos, Técnicas e Instrumentos PROCEDIMIENTO V

7 Análisis de Metodologías Análisis de Software para la Gestión Documental Elaboración del Modelo de Gestión Documental Aplicación del Modelo de Gestión Documental (según Modelo Propuesta) Primera Fase. Definición del Proyecto Documental Segunda Fase. Análisis de sistema actual Tercera Fase. Diseño del Sistema de Gestión Documental Cuarta Fase. Implantación del sistema CAPÍTULO IV IV: RESULTADOS Y DISCUSIÓN Planteamiento de la Hipótesis Determinación de las variables Operacionalización Conceptual de variables Determinación de indicadores de comparación Operacionalización Conceptual de Indicadores Estudio comparativo de Caso Actual y Propuesto Análisis e Interpretación de resultados Comprobación de la hipótesis de la investigación V. CONCLUSIONES VI. RECOMENDACIONES VII. BIBLIOGRAFÍA VIII. ANEXOS Anexo 1: Oficios Anexo 2: Contratos Anexo 3: Rol de Pagos Anexo 4: Pre-Rol de Pagos Anexo 5: Certificación de Ingreso Anexo 6: Entrevista Analista de Nómina Anexo 7: Flujo de Trabajo Proceso de Remuneración - ESPOCH VI

8 ÍNDICE FIGURAS Figura I. 1: Proceso Documental... 4 Figura I. 2: Proceso Workflow... 6 Figura II. 3: Funciones del Proceso Documental Figura II. 4: Almacenamiento de Documentos Figura II. 5: WorkFlow de comunicación Figura II. 6: Características de Archivos Digitales Figura II. 7: Generación de llaves para TOKEN - DIGITAL Figura II. 8: Firma Digital de Documentos Figura II. 9: Autenticidad de documentos firmados Figura II. 10: Confirmación de autenticidad Figura II. 11: Plataforma de Red Figura II. 12: Arquitectura web Figura III.13: ESTADÍSTICA DE USO DE SGD Figura III. 14: Aspectos Generales Figura III. 15: Aspectos software/hardware Figura III. 16: aspectos de software de gestión Figura III. 17: Aspectos Técnicos Figura III. 18 Quipux Vs. Alfresco Figura III. 19: Gráfico Selección de Herramientas Figura III. 20: Proceso WorkFlow Figura III.21: Mapa de Procesos ESPOCH- DIR. FIANCIERA Figura III. 22: Arquitectura de Quipux Figura III. 23: Arquitectura de Quipux BD Figura III. 24: Esquema de Base de Datos - Quipux Figura III. 25: Configuración Config.php Figura III. 26: Configuración PgAdminIII Figura III. 27: Restauración Base de Datos Quipux Figura III. 28: Administración de Quipux Figura III. 29 Pantalla de Ingreso a Quipux VII

9 Figura III. 30: Bandeja de Opciones en Quipux Figura III. 31: Botones Principales - QUIPUX Figura III. 32: Menú Principal de Opciones - Quipux Figura III. 33: Documento - Quipux Figura III. 34: Partes de un nuevo Documento Figura III. 35: Búsqueda de Usuarios Destinatarios - Quipux Figura III. 36: Documento Creado - Quipux Figura III. 37: Datos del Documento Creado - Quipux Figura III. 38: de Seguridad del Documento creado - Quipux Figura III. 39: Anexos para el Documento Creado - Quipux Figura III. 40: Recorrido del Documento Creado - QUIPUX Figura III. 41: Organizaciòn Carpeta para Documento CreadoQuipux Figura III. 42: Botones de trabajo para el Documento Creado - Quipux Figura III. 43: Documento Creado Satisfactoriamente - Quipux Figura III. 44: Documento Enviado Exitosamente - Quipux Figura III. 45: Documento Firmado Digitalmente- Quipux Figura III. 46: de error Remitente Incorrecto - Quipux Figura III. 47: Documento por Imprimir - Quipux Figura III. 48: Bandeja de Otros - Quipux Figura III. 49: Bandeja de Documentos por Imprimir - Quipux Figura III. 50: Opciones para Documentos por Imprimir- Quipux Figura III. 51: Opción Archivar Documentos - Quipux Figura III. 52: Opción Restaurar Documentos - Quipux Figura III. 53: Bandeja de Documentos en Elaboración -Quipux Figura III. 54: Bandeja de Documentos Recibidos - Quipux Figura III. 55: Bandeja de Documentos Eliminados - Quipux Figura III. 56: Bandeja de Documentos no Enviados - Quipux Figura III. 57: Bandeja de Enviados - Quipux Figura III. 58: Bandeja de Documentos Archivados - Quipux Figura III. 59: Bandeja de Documentos Informados - Quipux Figura III. 60: Bandeja de Documentos Creados -Quipux Figura III. 61: Detalle de Información de Documentos - Quipux VIII

10 Figura III. 62: Verificación de Firma Electrónica - Quipux Figura III. 63: Creación de Ciudadanos - Quipux Figura III. 64: Registrar Documentos - Quipux Figura III. 65: Código de Barras para documentos - Quipux Figura III. 66: Comprobante de Recepción Figura III. 67: Digitalización de Documentos Figura III. 68: Bandeja de Administración - Quipux Figura III. 69: Modulo de Administración de Contraseñas - Quipux Figura III. 70: Listas de envíos - Quipux Figura III. 71: Modulo de Administración de Carpetas Virtuales - Quipux Figura III. 72: Creación de Carpetas Virtuales - Quipux Figura III. 73: Modulo de Administración de Archivo Físico - Quipux Figura III. 74: Creación de Ubicación de Archivos Físicos -Quipux Figura III. 75: Consultas de Documentos Físicos - Quipux Figura III. 76: Administración de Archivo - Quipux Figura III. 77: Estructura del Archivo Físico Figura III. 78: Organización Física del Archivo- Quipux Figura III. 79: Búsqueda de Documentos Figura III. 80: Consultas de Carpetas Virtuales Figura III. 81: Documentos por imprimir Figura III. 82: Reportes - Quipux Figura IV. 83: Interacciones promedio/interacciones Realizadas Figura IV. 84: Documentos Extraviados/Documentos Receptados Figura IV. 85: Doc. entregados con retraso/documentos Entregados Figura IV. 86: Doc. Entregados con Error/Documentos Entregados Figura IV. 87: Tiempo requerido para el proceso Figura IV. 88: Personas necesario para el proceso Figura IV. 89: Número de Suministros utilizados en el proceso Figura IV. 90: Porcentaje de Ineficiencia Figura IV. 91: Creación de Documentos Figura IV. 92: Clasificación de Documentos Figura IV. 93: Preservación de Documentos IX

11 Figura IV. 94: Tabla de Distribución de Chi-Cuadrado Figura IV. 95: chi - cuadrado X

12 ÍNDICE TABLAS TABLA II. I: Software Libre TABLA II. II Software Propietario TABLA II. III: Software libre - Base de DatosMySql TABLA II. IV: Software libre - Base de Datos PostgreSQL TABLA II. V: Software Propietario Base de Datos Sybase TABLA II. VI: Tabla 1: Software Propietario Base de Datos Access TABLA II. VII: Software Propietario Base de Datos ORACLE TABLA II. VIII: Software Libre - Apache TABLA II. IX: Software Propietarios: IIE TABLA II. X: Software Libre: Lenguaje de Programación TABLA II. XI: Software Propietario: Lenguaje de Programación TABLA II. XII: Software Libre: IDE TABLA II. XIII: Software Propietario: IDE TABLA II. XIV: Lenguaje Script TABLA II. XV: Aplicaciones de Escritorio TABLA II. XVI: Aplicaciones web TABLA III. XVII: Tabla de Beneficiarios sin SGD TABLA III. XVIII: Tabla de usuarios Internos sin SGD TABLA III. XIX: Tabla de Beneficiarios con SGD TABLA III. XX: Tabla de Usuarios internos con SGD TABLA III. XXI: MODELO DE ENTREVISTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL TABLA III. XXII: Modelo PGD - Colombia TABLA III. XXIII: Modelo de Gobierno de Vasco TABLA III. XXIV: Modelo de Gestión de Información - Argentina TABLA III. XXV: CUADRO FODA TABLA III. XXVI: FODA PGD COLOMBIA TABLA III. XXVII: Tabla 2: FODA GOBIERNO DE VASCO TABLA III. XXVIII: FODA SGD ORGANIZACIONES ARGENTINA TABLA III. XXIX: Aplicaciones de SGD-Escritorio TABLA III. XXX: Aplicaciones SGD - Web XI

13 TABLA III. XXXI: USOS DE SGD TABLA III. XXXII: Características Técnicas ALFRESCO TABLA III. XXXIII: Características Técnicas QUIPUX TABLA III. XXXIV: Aspectos generales SW TABLA III. XXXV: Aspectos software/hardware TABLA III. XXXVI: Aspectos Software de Gestión TABLA III. XXXVII: Aspectos Técnicos TABLA III. XXXVIII: Resumen Cuadro Comparativo TABLA III. XXXIX: Selección de Herramientas TABLA III. XL: Fase de la Metodología Propuesta TABLA III. XLI: Descripción de Procesos TABLA III. XLII: Descripción de Recursos TABLA III. XLIII: Descripción de Actores TABLA III. XLIV: Actores TABLA III. XLV: Funciones TABLA III. XLVI: Procesos TABLA III. XLVII: Plataformas Hardware TABLA III. XLVIII: Plataforma Software TABLA III. XLIX: Software Libre - SO TABLA III. L: Software Propietario -SO TABLA III. LI: Software Libre BD - MySQL TABLA III. LII: Software Libre BD - PostgreSQL TABLA III. LIII: Software Propietario BD -Sybase TABLA III. LIV: Software Propietario BD Access TABLA III. LV: Software Propietario BD - Oracle TABLA III. LVI: Software Libre Apache TABLA II. LVII: Software Propietario IIS TABLA III. LVIII: Software Libre LP TABLA III. LIX: software Propietario - LP TABLA III. LX: Software Libre - IDE TABLA III. LXI: Software Propietario - IDE TABLA IV. LXII: Tablas de la Base de Datos Quipux XII

14 TABLA IV. LXIII: SOPORTE DEL SISTEMA QUIPUX TABLA IV. LXIV: CARATERISTICAS TECNICAS HW DE QUIPUX TABLA IV. LXV: LIBRERÍAS DE INSTALACIÓN TABLA IV. LXVI: Determinación de Variables TABLA IV. LXVII: Operacionalización Conceptual de Variables TABLA IV. LXVIII: Determinación de Indicadores TABLA IV. LXIX: Operacionalización Conceptual de Indicadores TABLA IV. LXX: Valores por Indicador TABLA IV. LXXI: Calculo del Porcentaje de Ineficiencia TABLA IV. LXXII: Análisis e Interpretación de Resultados TABLA IV. LXXIII: Tabla de Optimizaciones TABLA IV. LXXIV: Frecuencias Observadas TABLA IV. LXXV: Resultados Esperadas TABLA IV. LXXV: Resultados Parciales XIII

15 AGRADECIMIENTO A todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron en el desarrollo del presente proyecto, de manera especial a mi Esposa, a mis Padres, a mis hijas por la fortaleza y el ánimo que me impulso a seguir adelante continuamente y a al Director de la Tesis mencionada juntamente con los miembros, que me brindaron todo su apoyo y confianza de manera incondicional. XIV

16 DEDICATORIA A mi esposa, A mis padres, a mis amigos que confiaron en mí, y que con un grato amor supieron guiarme en el camino del estudio para alcanzar la ansiada meta, a todos ellos dedico este trabajo fruto de su sacrificio diario en el continuo vivir. A los miembros del Departamento Financiero de la ESPOCH, quienes abnegadamente me brindaron su tiempo y paciencia en la investigación realizada para el perfecto desenvolvimiento de este trabajo de tesis. De manera especial a mis hijas por la ternura, paciencia y cariño brindado a lo largo del desarrollo de este estudio el cual me permitirá el mejoramiento y perfeccionamiento de conocimientos, por ellas y para ellas y por el engrandecimiento del hogar, la institución que represento y el país que me vio nacer. XV