GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO QUITO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

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1 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO QUITO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA UAI INFORME Evaluación Integral del Sistema de Control Interno Institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, desde el 1 de noviembre de 2011 y el 31 de octubre de 2012

2 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO QUITO Evaluación Integral del Sistema de Control Interno Institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito. 1 de noviembre de 2011 y el 31 de octubre de 2012 UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Puerto Quito Ecuador

3 CONTENIDO PÁGINA Carta de presentación 1 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo de la evaluación 2 Objetivo de la evaluación 2 Alcance de la evaluación 2 Base legal 2 Estructura orgánica 3 Objetivo de la Entidad 4 Monto de recursos examinados 5 CAPÍTULO II RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Evaluación Integral del Sistema de Control Interno. Ambiente de control institucional, no genera una cultura de control interno organizacional. Incumplimiento de las cláusulas de los estudios de consultoría. La Municipalidad, no dispone de un Código de Ética Actualización del reglamento orgánico funcional Evaluación del Riesgo Estrategia General de Riesgos, se encuentra retrasado de aprobación. Matriz de riesgos elaborados con diferentes metodologías se requiere la implementación de un plan de mitigación de riesgos institucionales Matrices de riesgos requieren actualización para un manejo adecuado de los riesgos Institucionales. Concentración de la administración de materiales y bienes de larga duración

4 Funciones establecidas en el Reglamento Orgánico Funcional requieren revisión. Cambios administrativos de personal a funciones diferentes Deficiencias en evaluación ex - ante de proyectos Obras ejecutadas por la municipalidad sin estudios de preinversión. La municipalidad no dispone de una Programación de la obra Análisis sobre normas relacionadas con ejecución de la obra. Limitaciones administrativas y técnicas durante la ejecución de la obra Fiscalización no mantiene estadísticas sobre rendimientos y condiciones climáticas Actas entrega recepción de obras no cumplen requisitos establecidos Ausencia de procedimientos de verificación de calidad e integridad de documentos Falta de gestión de las obras de mantenimiento preventivo y evaluación ex post Organización de la Unidad Ambiental Gestión Ambiental en Proyectos de Saneamiento Ambiental Gestión Ambiental en la Preservación del Patrimonio Natural Gestión Ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio ambiente Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Agua Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Aire Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Flora y Fauna Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Energía Sistemas Informáticos como tal no está en el nivel de asesoramiento ni de apoyo El Plan informático estratégico de tecnología no se encuentra aprobado, difundo y evaluado Ausencia de mecanismos para la administración de proyectos informáticos Los procesos para la adquisición y desarrollo de Software no fueron definidos Falta implementar mecanismos que protejan y salvaguarden contra pérdida y fuga de información No está aprobado el Plan de Contingencia Falta definir los procedimientos para la administración del soporte tecnológico No se ha establecido el marco de trabajo de monitoreo No se ha aprobado el Reglamento Interno para el uso de Gestión Documental Quipux No existe el comité informático No se encuentra aprobado el Reglamento Interno de uso de certificados electrónicos y firmas digitales Evaluación de la Norma 500- Información y Comunicación

5 Estructura y metodología para la aplicación de la supervisión y evaluación del control interno institucional 71 ANEXOS: 1.- Servidores relacionados 2.- Matrices de evaluación del sistema de control interno 3. Cronograma de aplicación de recomendaciones 4. Acciones correctivas tomadas en el transcurso del examen.

6 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PUERTO QUITO OFICIO Sección: Asunto: No. Unidad de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito. Evaluación integral del sistema de control interno de la entidad Puerto Quito, Señora Narciza Párraga de Monar ALCALDESA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DEL CANTÓN PUERTO QUITO Presente.- De mi consideración: En uso de la facultad conferida en los artículos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la Unidad de Auditoría Interna de (nombre de la entidad), realizó la Evaluación Integral del Sistema de Control Interno, actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Año 2012, con corte al 31 de octubre de este año y que fue aprobada por el señor Contralor General del Estado. El propósito general de la evaluación fue determinar el grado de confiabilidad de los controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e identificar las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas para mejorar su gestión y lograr los objetivos de la Institución. La evaluación integral de control interno se realizó de acuerdo con las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de septiembre de El trabajo desarrollado consistió básicamente en evaluar los controles existentes en la institución, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en Registro Oficial No. 78 y Suplemento No. 87 de 01 y 14 de diciembre de 2009, respectivamente, el diseño, implantación, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de proteger los recursos públicos y alcanzar los objetivos de la entidad. En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se responden los resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado. Eco. César Cordero Segura Auditor General Interno Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito.

7 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo de la evaluación La evaluación se realizó con cargo al Plan Operativo de Control de 2011 de la Unidad de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Puerto Quito; y, en cumplimiento de la Orden de Trabajo DCAI de 15 de febrero 2012, suscrita por la Directora de la Coordinación de Auditorías Internas de la Contraloría General del Estado. Objetivo de la evaluación Establecer si el Sistema control interno de la institución proporciona un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la eficiencia y eficacia de la gestión y cumplimiento de las disposiciones legales y demás normas relacionadas. Alcance de la evaluación La evaluación Integral del Sistema de Control Interno Institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, y no incluyó el análisis de la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones administrativas y financieras. Base legal Con Decreto Legislativo 115 publicado en Registro Oficial 916 de 1 de abril de 1996, se creó el Municipio de Puerto Quito, destinado a procurar el bienestar de la colectividad, contribuir al fomento y protección de los intereses locales e impulsar el desarrollo físico del Cantón y de sus áreas urbanas y rurales.

8 Estructura orgánica El Concejo Municipal conoció, discutió y aprobó, en sesiones de 22 y 29 de julio de 2005, la Ordenanza que expidió el Reglamento Sustitutivo del Reglamento Orgánico Funcional del Gobierno Cantonal de Puerto Quito; el 2 de agosto de 2005, la Alcaldesa lo sancionó para su vigencia. De acuerdo al Organigrama Funcional, el Municipio se encuentra estructurado por los siguientes niveles de organización: NIVEL LEGISLATIVO - Concejo Municipal NIVEL EJECUTIVO - Alcaldía NIVEL ASESOR - Procuraduría Municipal NIVEL DE APOYO ADMINISTRATIVO - Secretaria General - Jefatura de Recursos Humanos - Biblioteca Dirección Financiera - Contabilidad - Rentas - Tesorería - Bodega y Proveeduría - Informática

9 Dirección de Planificación - Jefatura de Avalúos y Catastros - Jefatura de Educación, Cultura y Deportes NIVEL OPERATIVO Dirección de Obras Públicas - Jefatura de Agua Potable y Alcantarillado - Fiscalización - Topografía Dirección de Gestión Ambiental, Higiene y Turismo - Turismo - Higiene - Protección Forestal Comisaria Municipal - Policía Municipal Objetivos de la entidad Entre los principales objetivos institucionales se señalan los siguientes: a) Procurar el bienestar de la colectividad y contribuir al fomento y protección de los intereses locales. b) Planificar e impulsar el desarrollo físico del Cantón y de sus áreas urbanas y rurales.

10 c) Acrecentar el espíritu de integración de todos los actores sociales y económicos, el civismo y la confraternidad de la población, para lograr el progreso del Cantón. d) Coordinar, con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento de la cultura, la educación y la asistencia social. e) Investigar, analizar y recomendar las soluciones más adecuadas de los problemas que enfrenta el Municipio, con arreglo a las condiciones cambiantes, en lo social, político y económico. f) Obtener la adecuada rentabilidad de sus inversiones, desarrollando la capacidad de autogestión municipal. Estratégicos 1. Contar con una agenda Municipal, que garantice el buen vivir. 2. Fiscalizar la gestión pública. 3. Establecer un plan de participación ciudadana para los procesos de legislación, fiscalización y rendición de cuentas. 4. Establecer un sistema de gestión organizacional de calidad para un desempeño institucional óptimo. Específicos Para el área de Planificación

11 1. Instaurar un enfoque sistemático en la formulación, ejecución y evaluación de estrategias de corto, mediano y largo plazo, que orienten a la Municipalidad de Puerto Quito en el cumplimiento de su misión. Para el área Financiera 2. Elaborar el presupuesto anual en coordinación con las diferentes unidades posteriormente para su aprobación con el Concejo Municipal de Puerto Quito, mediante un Plan Estratégico Institucional que permitan medir y evaluar sus resultados. Monto de recursos examinados 3. No aplica por el alcance y naturaleza de la evaluación ejecutada Servidores Relacionados Anexo

12 CAPÍTULO II RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Norma Control Interno La Norma de Control Interno establece: El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio de control.- El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control De la documentación que se sustenta a las matrices de evaluación de control interno se evidenció que la máxima autoridad, la dirección y el personal de la entidad, viene trabajando para alcanzar el logro de los objetivos institucionales y protección de recursos públicos, mediante las siguientes actividades: La actualización del Plan Maestro se encuentra en ejecución y a mediados del próximo año se podrá contar con una herramienta importantísima que proveerá los insumos para atender los requerimientos del Cantón Puerto Quito en el largo plazo (25 años). Se dispone de una Política del Sistema Integrado de Gestión que está orientada a Proveemos servicios de agua potable y de saneamiento con responsabilidad social y ambiental, enfocados en un modelo de gestión sostenible y de calidad. Se desarrolla la Cadena de Valor de la Entidad, a través de grupos de procesos como son los siguientes procesos: gobernantes, centrales y de Apoyo. La Entidad viene implementado herramientas informáticas como es el de AME, SIGAME que permiten obtener información en línea y se ha planificado la implementación, que constituye una plataforma que va a permitir la integración y transparentar la información.

13 Se está implementando la Herramienta CG WEB, que permite obtener información en línea de las áreas de Nomina, Presupuesto y Contabilidad, información Pluviométrica. Informes de Evaluación de POA, PAC y Presupuesto. La valoración del ambiente laboral y las prácticas de gestión de las personas, en el que se evalúo en 2011 la credibilidad, respeto, imparcialidad, camaradería, orgullo y una apreciación general. Se encuentra en proceso de implementación de buenas prácticas del Cabildo Realiza un seguimiento permanente al cumplimiento de recomendaciones de Exámenes Especiales de Auditoría Interna, Evaluaciones de Control Interno Al respecto, sobre la Norma de Control Interno , la GADMCPQ, obtuvo una calificación de 60 puntos que corresponde a un nivel confiable y con un riesgo moderado. Norma Objetivos del control interno La Norma de control interno establecer que para alcanzar la misión institucional, deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos: Procurar el bienestar de la colectividad y contribuir al fomento protección de los intereses locales. Planificar e impulsar el desarrollo físico del cantón y de sus áreas urbanas y rurales. Acrecentar el espíritu de integración de todos los actores sociales y económicos, el civismo y la confraternidad de la población, para lograr el progreso del Cantón. Coordinar, con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento de la cultura, la educación y la asistencia social. Investigar, analizar y recomendar las soluciones más adecuadas de los problemas que enfrenta el Municipio, con arreglo a las condiciones cambiantes, en lo social, político y económico. Obtener la adecuada rentabilidad de sus inversiones, desarrollando la capacidad de autogestión municipal.

14 Al respecto de Norma sobre el cumplimiento de los Objetivos del Control la Entidad viene cumpliendo las siguientes acciones: Se da seguimiento continuo al cumplimiento de Indicadores de Gestión. Se realiza seguimiento permanente a las Resoluciones y Recomendaciones de la Municipalidad. Se diseñó la nueva página web de la Entidad y mejoras en la calidad de información Compromisos suscritos del Código de Ética. Se realizó capacitaciones en: motivación, valores, trabajo en equipo y liderazgo. La Municipalidad ha trabajado en un Plan de Reducción de Costos. Capacitación de responsables designados por cada área para la implementación de los Sistemas de Gestión. Cumplimiento de normas ambientales en contratos de obras que firman la Entidad. Contrato de Pólizas de Seguros para los bienes de propiedad del GADMCPQ. Contratos de Mantenimiento para las instalaciones de la Municipalidad. También se ha elaborado y difundido las guías y procedimientos para los procesos de contratación, así como el procedimiento para la fiscalización de obras. Sobre los Objetivos del Control Interno , El GADMCPQ, obtuvo una calificación de 60 puntos que corresponde a un nivel confiable, con un riesgo moderado Responsables del control interno La Norma de control interno establecer los responsables del control interno: El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias.- Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales.- Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna,

15 sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo de la auditoría interna como ente asesor y de consulta De la documentación que se sustenta a las matrices de evaluación de control interno se evidenció las siguientes actividades: Suscripción de Acuerdos de Gestión por parte de la máxima autoridad para el cumplimiento de Objetivos Estratégicos. Aprobación del Reglamento Orgánico Funcional (ROF), Reglamento Interno de la Jefatura de Recursos Humano (JTH), Reglamento Interno de Trabajo (RIT) y demás normativa interna. Manual de Procesos. Planes de Manejo Ambiental de Microcuencas y Embalses Para la conservación de los recursos hídricos. Sobre la Norma de Control Responsables del Control Interno, el GADMCPQ, obtuvo una calificación de 67 puntos que corresponde a un nivel muy confiable y con un riesgo moderado. Evaluación de la Norma Rendición de cuentas La Norma de control interno establece sobre la rendición de cuentas lo siguiente: La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según sus competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados... De la documentación que se sustenta presumir a las matrices de evaluación de control interno se evidenció que la máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según sus competencias, vienen cumpliendo con la obligación de rendición de cuentas, cuya actividad implica un proceso continuo para ser entregado a los siguientes organismos, autoridades, directivos y la ciudadanía, por los recursos recibidos y administrados en cumplimiento de las funciones asignadas:

16 Informes a organismos externos Se presenta Informes a la SENPLADES Información de procesos de contrataciones. La Municipalidad realiza el monitoreo para otorgar la certificación que evalúa la Transparencia de la Información en la Web institucional. La última calificación del GADMCPQ realizada en Junio 2011, el puntaje alcanzado fue de 52/100. Informe de Rendición de Cuentas anual (Período Septiembre-Agosto) Reportes de avance mensual en el Sistema Informático del GADMCPQ Las Veedurías con la participación directa de la ciudadanía, se realiza por diversos canales debido a la naturaleza de la Entidad. Por ejemplo en las Unidades de Desarrollo Comunitario, Relaciones Comunitarias, PSA, Promoción de Servicios, efectúan los contactos con la ciudadanía para satisfacer las necesidades de servicios o socializar los proyectos de infraestructura. Informes internos a la alta Dirección de la Entidad. La Dirección de Planificación en coordinación con la Dirección de Financiera, realizan el informe de Evaluación del POA, PAC, PAI que son presentados a la Máxima Autoridad. Informes de Evaluación del Plan de Trabajo, POA y Presupuesto que son presentados Cuatrimestralmente a la Máxima Autoridad. Informe de Gestión anual. Reportes cuatrimestrales de rendición de cuentas de todas las áreas de la Entidad en la sección Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública en la página web institución. La rendición de cuentas se realiza en diferentes instancias; así en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la página WEB del GADMCPQ tiene un link en el que ingresa la información considerada para la transparencia y rendición de cuentas, para lo que se ha asignado responsables de las diferentes áreas.

17 Además se han realizado informes de rendición de cuentas desde el primer año de ingresos de la actual de administración de la Entidad que es conocido por la máxima autoridad, por lo que se considera que es un proceso continuo. Se considera lo establecido en la normativa vigente, respecto a Participación Ciudadana y Control Social. En base a lo establecido en la LOTAIP, la Entidad pública en la página WEB la información establecida en ese cuerpo legal. Además elabora y presenta al Concejo el informe de Evaluación del POA, PAC, PAI, así como los informes anuales de Gestión y Rendición Cuentas. Al respecto la Norma de Control Interno Rendición de cuentas, el GADMCPQ, obtuvo una calificación de 50 puntos que corresponde a un nivel muy confiable y con un riesgo bajo. Sin embargo, es preciso mencionar que la Máxima Autoridad de la Municipalidad no ha designado un representante responsable de la implementación del Sistema de Control Interno que garantice su adecuado funcionamiento, coordine y asesore con el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento institucional, de conformidad al ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, a fin de establecer un plan de mejoramiento empresarial que involucre acciones de mejoramiento a nivel de macroprocesos, procesos, subprocesos derivados de la autoevaluación. El resultado de las Normas Generales se dio a conocer a la Alcaldesa con memorando 187- AI de 22 de octubre de 2012, sin que hasta la fecha de lectura hayamos recibido sus puntos de vista. Conclusiones La Alcaldesa, los Directores y los Jefes con su personal, vienen trabajando para la consecución de los objetivos institucionales, alcanzando una calificación promedio de las Normas de Control Interno , y , de 60 puntos que corresponde a un nivel confiable y con un riesgo moderado, sin embargo, en la Entidad no se ha desarrollado un ordenamiento jurídico dispuesto por la máxima autoridad para la

18 creación de un Organismo de Coordinación del Sistema de Control Interno, en el que se manifieste el compromiso de asumir, apoyar la implementación de un modelo de Control Interno Institucional y socializar las Normativas de Control Interno en varias áreas de la Entidad. Recomendaciones A la Alcaldesa 1. Dispondrá al Director de Planificación, la definición de un proyecto de creación de un órgano de coordinación del sistema de control interno, que emita políticas y estrategias para fortalecer el control interno Institucional, promoviendo la existencia, adecuación, metodologías de supervisión y efectividad del sistema de control de la Entidad, con la finalidad de ayudar a promover la eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad para la adopción oportuna de medidas administrativas y legales que permitan corregir deficiencias de control, para garantizar el logro de los objetivos institucionales. Las normas 201 a la 208, ofrece una visión global del sistema de control interno, que permite identificar el estado en que se encuentra el componente: Ambiente de Control, en la Entidad, encontrándose en un nivel Confiable. Norma de Control Interno Ambiente de Control Según se desprende del cuadro resumen de la Evaluación de Riesgo y Confianza en la aplicación de las Normas de Control Interno del grupo AMBIENTE DE CONTROL- Anexo 2, el nivel de confianza obtenido en el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Puerto Quito, alcanza un índice del 45% alto, por lo que la incidencia de ocurrencia de riesgos que afecten al logro efectivo de las metas, objetivos y fines institucionales es moderado; por lo que se establecieron los comentarios siguientes: Nivel de control Entre los objetivos institucionales que enmarcan la gestión del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Puerto Quito, desde la perspectiva del sistema de control

19 interno, se evidenció, que no se determinó la probabilidad de ocurrencia de riesgos en forma escrita y su incidencia sobre las demás actividades que desarrolla. El Director de Planificación, en memorando 310 DP-GADMCPQ de 17 de noviembre de 2012 comenta que: En la medida de lo posible cada área establece los riesgos que pudieran ocasionar no alcanzar los objetivos, basados en la seguridad, integridad y competencia, de los funcionarios, de honestidad y respaldo hacia el control interno que debe regir en la entidad... Por lo cual la máxima autoridad no mantuvo un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas, de honestidad y respaldo hacia el control interno que debe regir en el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Puerto Quito. Conclusión La Máxima Autoridad entre sus objetivos institucionales no determinó la probabilidad de ocurrencia de riesgos en las áreas administrativas, que incidan en el desarrollo de sus actividades y resultados. Recomendaciones A la Alcaldesa 2. Conjuntamente con los Directores, y Jefes Departamentales, se deberá implementar un sistema de control interno acorde a las necesidades de la entidad, y difundirán en cada área, para que exijan el cumplimiento por cada uno de los servidores, en beneficio de las labores habituales. 3. Considerará en el plan operativo anual y plan estratégico, que entre los objetivos institucionales esté incorporado la probabilidad de ocurrencia de riesgos y el plan de mitigación de los mismos. Incumplimiento de las cláusulas de los estudios de consultoría.

20 Con el propósito de realizar los Estudios de consultoría para la elaboración del Sistema Integral del Talento Humano en él Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Puerto Quito, Provincia de Pichincha, la Municipalidad, contrató los servicios de consultoría Sistema Integral del Talento Humano, tal como consta en el proceso de contratación CDC-GADMCPQ , por USD sin IVA, el plazo para la ejecución es de 180 días a partir de la entrega del anticipo que fue el 04 de abril de Según se desprende en el proceso de contratación para los estudios de Consultoría para la elaboración del Sistema Integrado del Talento Humano; el contratista ofreció a la Municipalidad la entrega de los siguientes productos: Actualización del Orgánico Funcional, Estructural Manual de Procedimientos Manual de Funciones Evaluación del Personal Plan Plurianual Plan Estratégico Institucional Estructura del Orgánico Funcional por procesos (Reclutamiento, selección, capacitación y asignación de responsabilidad, evaluación de desempeño Estructura Organizativa. La Unidad de Auditoría Interna con oficio 186-AI-GADMCPQ-2012, de 24 de octubre de 2012, solicita al Procurador Síndico, el pronunciamiento sobre el informe técnico en relación al avance de la consultoría en sus diferentes fases y etapas, quien mediante oficio 123 A-GADMCPQ-2012, del 26 de octubre de 2012, señala: Que no se ha cumplido el contrato por parte del consultor, y la entidad va a declarar la terminación unilateral del contrato La Unidad de Auditoría Interna, envió oficios 176-AI-GADMCPQ, de 16 de octubre de 2012 al Consultor, sobre el pronunciamiento de la consultoría, sin ninguna respuesta

21 Por lo expuesto se desprende que el consultor a pesar de haber transcurrido dos meses fecha de la lectura del borrador del informe, no entrega a la Municipalidad ningún producto. Al respecto la NCI Políticas y Prácticas del talento humano cita: La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y fortalecimiento la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborables... Pese al tiempo transcurrido de veinticinco días, no se encuentra justificado el plazo ni cumplido, ni se tomaron las acciones correctivas necesarias para finiquitar el contrato por parte del consultor, en Tesorería se mantiene la garantía del 100% por la entrega del anticipo y del 5% de fiel cumplimiento del contrato encontrándose por el momento en vigencia. Conclusión La ausencia de procedimientos de control por parte de los Directores de Planificación y Recursos Humanos originó que la consultora no haya entregado el trabajo contratado, impidiendo que la entidad no cuente con los productos necesarios para su desarrollo institucional. Recomendaciones A la Alcaldesa 4. Dispondrá que el Procurador Síndico inicie las acciones legales pertinentes a fin de salvaguardar los intereses institucionales.

22 A la Jefa de Recursos Humanos 5.. Realizará un seguimiento minucioso de la ejecución de los contratos tanto como de consultoría tomar las acciones oportunas que correspondan a fin de que estos se cumplan en los plazos previstos. La Municipalidad, no dispone de un Código de Ética El Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Puerto Quito, no dispone de un Código de Ética, en el que se establezcan principios y valores éticos como parte de la cultura institucional, que beneficien el desarrollo de los procesos y actividades del Cabildo, a través de una gestión propicia por parte de sus servidores, que contribuya al buen uso de los recursos, humanos, materiales y financieros que dispone la institución, y de esta manera garantizan el cumplimiento de programas y proyectos, reflejándose en la mejora del servicio que se da a los contribuyentes y ciudadanos en general. La NCI Integridad y valores éticos. Omisión que impidió disponer de este instrumento de control como parte de la cultura organizacional, de cumplimiento obligatorio por todos los servidores y personeros de nivel directivo, orientado al aseguramiento de los objetivos, buen uso de los recursos públicos y el bien común, combate a la corrupción y a la impunidad. Mediante oficio 184 AI-GADMCPQ, del 24 de octubre de 2012, se solicitó información al Procurador Síndico, quien señaló en conversación mantenida: Que no se ha difundido el Código de Ética, porque la entidad no cuenta con un orgánico funcional, y estructural actualizado, y que para que exista estas normativas, se debe establecer la nuevas funciones con sus respectivos departamentos, unidades y direcciones, y las nuevas funciones La Norma de Control Interno , señala además que: Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la integridad y los valores éticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales Mediante oficio 188 AI-GADMCPQ, del 26 de octubre de 2012, dirigido a la Concejala, a fin de que presente un informe del establecimiento del código de ética en el GADMCPQ, quien mediante oficio 056- MEC-2012, del 29 de octubre 2012, indicó:

23 Es de su conocimiento que con fecha 3 de septiembre de 2012 se presenta a la señora Alcaldesa por segunda vez EL PROYECTO DE ORDENANZA DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA, para que se haga conocer a la Comisión de Legislación para que sea analizada y luego se ponga en conocimiento del concejo en pleno. Debo indicar que el afán mío como concejala ha sido la capacitación permanente de los señores Funcionarios y Empleados de la Municipalidad, y que hasta el momento no se aplicado en la Institución este importante instrumento de código de ética Sin embargo la Municipalidad no cuenta con un Código de Ética, que contenga todos estos principios en todos los procesos de planificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación de desempeño. Conclusión La falta de emisión de un código de ética por la máxima autoridad y los directivos, como instrumento de control, disminuyó el compromiso de incentivar al personal su inclusión para alcanzar los objetivos, el uso correcto del recurso público y el bien común, que beneficien al desarrollo de los procesos y actividades institucionales Recomendaciones A la Alcaldesa 6. Remitirá a la Comisión de Legislación el proyecto de Ordenanza del Código de Ética y Conducta para que sea analizado y puesto en conocimiento del Concejo del pleno para la promulgación y difusión de estos documentos 7. Una vez legalizado el código de ética, deberá ser difundido a todas las unidades administrativas y servidores, a través de Conferencias o Seminarios. Actualización del Reglamento Orgánico Funcional Las funciones contempladas en el reglamento orgánico funcional requieren incorporar una actividad que permita la administración de los riesgos en las direcciones, unidades, cuya función principal es la de gestionar los riesgos naturales que pueden afectar la vulnerabilidad del sistema de alcantarillado y agua potable, así como de los riesgos ambientales.

24 Al respecto la Norma de Control Interno , referente a la actitud hacia el control interno, en el quinto párrafo señala:...la estructura orgánica funcional incorporará los componentes de control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas... Consideramos que para que en la entidad se implemente una política integral de riesgos ésta debe considerar el compromiso de todas las direcciones en gestionar los riesgos corporativos. Según memorando 183- AI- GADMCPQ-2012 remitido por la Unidad de Auditoría, enviado al Director de Gestión Ambiental, Higiene y Turismo y a la Dirección de Planificación de incorporar de la función de Gestión de Riesgos y los mecanismos de monitoreo y valoración de los Riesgos Institucionales y se requiera coordinación de estas funciones con las autoridades respectivas a efectos de integrar un modelo de Gestión de Riesgo en la Institucional. Conclusión No se consideró la incorporación en el reglamento orgánico funcional con relación a la administración de riesgos en la entidad, con el fin de que se generen responsabilidades en la gestión de riesgos institucionales. RECOMENDACIÓN A la Alcaldesa 8. Actualizará el reglamento orgánico funcional e incorporará funciones relativas a la administración de riesgos en cada una de las áreas que no contemplan, esta acción permitirá un control permanente que permitirá gestionar los riesgos institucionales.

25 Evaluación de la Norma 300 Evaluación del riesgo El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno, por lo que la máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos. De la evaluación del sistema de control interno relacionado con la Norma 300 Evaluación del riesgo, a la Recursos del Humano; D. Gestión Ambiental; Infraestructura, Financiera; y, Planificación, se obtuvieron los resultados de 42,95 %, encontrándose en un nivel confiable. Estrategia General de Riesgos, se encuentra retrasado de aprobación. Con memorando 366- DGAHT- GADMCPQ del 16 de mayo de 2012, la Dirección de Gestión Ambiental, presentó una propuesta referente a las políticas de Gestión Integral de Riesgos a la máxima autoridad y puesta en conocimiento al Director de Planificación, documento que está siendo verificado para la entrega a la máxima autoridad y proceder con su aprobación. Se propone incluir la función de supervisar los riesgos de Planificación la operación de un adecuado sistema de control interno y de administración de riesgos institucionales y conjuntamente con la máxima autoridad, elaborar una propuesta del proyecto de implementación de una política de acción que incluya un análisis de la conveniencia de la creación de una unidad para el manejo de riesgos institución, que incluye tres fases: Fase I: - Diagnóstico del sistema de Gestión de Riesgos Corporativos de la Municipalidad, Situación Actual.

26 Fase II: Fase III: - Política Corporativa de Gestión de Riesgos - Modelo de Gobierno de Gestión de Riesgos - Metodología de Gestión de Riesgos - Universo de Riesgos Corporativos - Procedimiento con la Metodología aplicada en gestión de riesgos - Material de capacitación. - Mapa de Riesgos Corporativos establecidos en el piloto y sus planes de acción - Matrices de Resultados de Pilotos - Plan de Implementación - Recomendaciones. Por lo expuesto, consideramos que se encuentra en proceso la ejecución del diagnóstico del sistema de gestión integral de riesgos corporativos, el diseño de una política corporativa de gestión de riesgos y su metodología, para la implementación y evaluación de riesgos. Al respecto la Norma de Control interno 300 Evaluación del riesgo, establece: La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos Al encontrarse en proceso de implementación la definición de una política integral de riesgos, no se dispone de metodología que facilite el diseño de un mapa de riesgos, plan de mitigación y mecanismos de monitoreo y valoración de los riesgos institucionales. Conclusión Se encuentra en proceso la implantación la política integral de riesgos, por consiguiente, al momento no se dispone de una metodología que permita un adecuado tratamiento de los riesgos institucionales

27 Recomendación Al Director de Gestión Ambiental Higiene y Director de Planificación. 9. Una vez presentados la propuesta se definirá la política de riesgos corporativos a fin de que se establezca la metodología que permitirá una administración adecuada y tomar las medidas correctivas oportunas. Matriz de riesgos elaborados con diferentes metodologías La máxima autoridad, han diseñado matrices individuales con diferentes metodologías, las mismas que requieren ser revisadas, puesto que al no disponer de una metodología en evaluación de riesgos, la máxima autoridad no cuente con los elementos que permita su detección, control y administración de los riesgos identificados hacia los objetivos estratégicos a través de un diseño adecuado de los mapas de riesgos. De las matrices analizadas, la metodología diseñada por la Dirección de Gestión Ambiental y Turismo, contiene elementos que permite alinear los riesgos operativos con los riesgos estratégicos pues se analizan los factores gubernamental, regulatorio, operativo, económico, industrial, las amenazas, probabilidad de ocurrencia, impacto, factor de importancia, factor de priorización, y se plantean medidas para su control, metodología que facilita la administración de los riesgos. En lo concerniente a las Direcciones de Planificación, Obras Públicas, Dirección, Financiera, no se ha diseñó matrices para cada ámbito en los cuales se han identificado 60 factores de riesgo que deben ser analizados a fin de identificar los riesgos de carácter institucional para ser monitoreados, con el fin de facilitar a las autoridades el establecimiento de las medidas de mitigación. En este instrumento, se propone incluir la función de supervisar los riesgos la operación de un adecuado sistema de control interno y de administración de riesgos institucionales, para lo cual la máxima autoridad dispuso al Director de Planificación, elabore una propuesta del proyecto de implementación de una política de acción que incluya un análisis de la conveniencia de la creación de una unidad para el manejo de riesgos institucionales.

28 Por lo expuesto, consideramos que se encuentra en proceso la ejecución del diagnóstico del sistema de gestión integral de riesgos corporativos, el diseño de una política corporativa de gestión de riesgos y su metodología, para la implementación y evaluación de riesgos corporativos. Al respecto la norma de Control interno 300 Evaluación del riesgo, establece: La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos. Al encontrarse en proceso de implementación la definición de una política integral de riesgos institucionales, no se dispone de metodología que facilite el diseño de un mapa de riesgos, plan de mitigación y mecanismos de monitoreo y valoración de los riesgos institucionales. Conclusión Las matrices diseñadas por cada una de las direcciones no permiten identificar los riesgos alineados con los objetivos estratégicos, con el fin de incorporar factores que permitan su control y monitoreo así como su probabilidad de ocurrencia para la adopción de medidas correctivas oportunas. Recomendación Al Director de Gestión Ambiental 10. Una vez presentados los resultados del Plan de Riesgos definirá la política de riesgos Institucionales a fin de que se establezca la metodología que permitirá una administración adecuada y tomar las medidas correctivas oportunas. Se requiere la implementación de un plan de mitigación de riesgos institucionales No se ha definido el plan de mitigación de riesgos institucionales y estratégicos, aspecto que está siendo considerado en la consultoría a fin de reducir, controlar o transferir los riesgos alineados a los objetivos estratégicos.

29 Cabe señalar que cada Dirección dispone de planes y programas que permiten controlar los riesgos en su operación, sin embargo es necesario que se incorpore a la estrategia institucional los principales riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos, y que sean facilmente identificables y controlables, designando mediante el plan de mitigación mecanismos de seguimiento y control. La Dirección de Gestión Ambiental, ha diseñado estrategias en sus planes de contingencia que les permite controlar eventualidades en caso de siniestros (inundaciones, deslaves, hundimientos, etc), sin embargo se requiere que estos planes se integre en un plan de gestion de riesgo institucional. En el caso de la Dirección de Gestión Ambiental, ha diseñado un sistema de gestión de riesgos que comprende los siguientes aspectos: Reducir la vulnerabilidad física existente en los sistemas de agua potable y alcantarillado del GADMCPQ. Mejoran la capacidad de respuesta de la municipalidad hacia las amenazas de carácter natural y antrópico que la afectan. Prevenir y preparar una respuesta a los riesgos potenciales Determinar estrategias de respuesta para la rehabilitación, recuperación y reconstrucción en caso de desastres. Implementar una plataforma de evaluación y monitoreo integral de riesgos, para analizar en el tiempo la incidencia de los factores internos y externos que merman o mejoran la capacidad de respuesta del GADMCPQ a las amenazas. Priorizar las acciones encaminadas a gestionar los recursos económicos, financieros y de talento humano para manejar los riesgos potenciales y gestionar los riesgos materializados, en base a criterios de eficiencia, eficacia y responsabilidad social y ambiental. Estas actividades y proyectos están siendo desarrolladas cronológicamente en serie y otras en paralelo, a nivel de todas las dependencias de la Municipalidad, con el fin de gestionar los riesgos naturales y antrópicos; con esta implementación se pretende que este sistema de gestión integral de riesgos permita:

30 Levantamiento de línea de base de riesgos naturales y antrópicos. Evaluación y Monitoreo de Amenazas. Evaluación de la vulnerabilidad física de las principales infraestructuras de agua potable y saneamiento. Análisis Evaluación y Monitoreo de la Capacidad de Respuesta del GADMCPQ. Construcción de la Función Integral del Riesgo. Evaluación del Impacto económico financiero del Riesgo Materializado. Sin embargo, se debe considerar además los factores internos y externos a fin de que sean incorporados en el Plan de Mitigación Institucional que contemple además riesgos tecnológicos, económicos, gubernamentales, industriales, operativos, que permitan administrar los riesgos corporativos; este plan debe considerar entre otros los siguientes aspectos: Metodología Roles y Responsabilidades Preparación del Presupuesto Periodicidad Categorías de Riesgo Matriz de la Probabilidad y el Impacto Tolerancias Revisadas de los interesados Formatos de Informe Seguimiento Al respecto la norma Plan de mitigación de riesgos establece: Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.- En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando responsabilidades para áreas específicas, identificando conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias. Los

31 directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, desarrollarán planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeación de la administración de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de éstos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptación frente a los cambios. Al no disponer de una Plan de mitigación que considere los aspectos señalados no se han establecido mecanismos que permita la valoración y respuesta al riesgo identificado, conforme lo establecen las Normas de Control Interno y que señalan: Norma Valoración de los riesgos: señala La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a las servidoras y servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. - La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con los estimados La norma Respuesta al riesgo determina: La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los métodos y técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la reducción de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el impacto._ Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas La falta de valoración y respuesta al riesgo, no ha permitido el monitoreo permanente de las situaciones de riesgo detectadas a fin de reducir, mitigar o transferir los riesgos, así

32 como de un monitoreo permanentemente a fin controlar los riesgos existentes o identificar unos nuevos, aspectos que deberán considerarse en el Estudio para la implementación de una metodología de gestión de riesgos del GADMCPQ. Los resultados fueron puestos a consideración de la máxima autoridad mediante memorando 001-AGI-GADMCPQ-2012,el 26 de octubre de 2012, a fin de que se digne emitir sus puntos de vista. Verificación preliminar Conclusión La Municipalidad no cuenta con un plan de mitigación de riesgos institucionales, por consiguiente los riesgos detectados no han tenido el seguimiento que permita reducir la probabilidad de ocurrencia, lo que no ha permitido establecer medidas de control acorde a la importancia y cumplimiento de los objetivos institucionales. Recomendación Al Director de Gestión Ambiental Higiene y Director de Planificación. 11. El Director de Gestión Ambiental, Higiene y Turismo, vigilará que en el plan de mitigación de riesgos que se encuentra en proceso de ejecución se considere una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad e impedir el logro de sus objetivos institucionales.. Matrices de riesgos requieren actualización para un manejo adecuado de los riesgos Institucionales. La Dirección de Gestión Ambiental, han diseñado matrices individuales de riesgos, con diferentes metodologías, sin disponer de una metodología en evaluación de riesgos, lo que hace que la máxima autoridad no cuente con los elementos que permita su detección y control, por lo que requieren ser revisadas y diseñar los mapas de riesgos que permitan controlar y administrar los riesgos identificados hacia los objetivos estratégicos.

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