GUÍA DEL USUSARIO DEL BUZÓN DE VOZ

Transcripción

1 GUÍA DEL USUSARIO DEL BUZÓN DE VOZ

2 Solicite ayuda a su administrador para completar la siguiente información. Escriba el número de teléfono de su compañía y el número de la operadora automática en caso de que fueran diferentes. Número de teléfono de la compañía: Número de la operadora automática: Escriba los siguientes números de teléfono importantes y téngalos a mano mientras utiliza el sistema de buzón de voz. Extensión del centro de mensajes: Su número de buzón de voz: Contraseña predeterminada: Escriba el nombre y el número de extensión de su administrador en caso de que necesite ayuda con el sistema de buzón de voz. Nombre: Extensión: Revisión Mitel Networks Corporation. Todos los derechos reservados. Mitel Networks Corporation, sus filiales, y/o subsidiarias se reservan el derecho de cambiar la información que contiene el presente documento sin previo aviso.

3 Índice Su teléfono 5 Cómo obtener ayuda 5 Requisitos 5 Cómo llamar al sistema de buzón de voz por primera vez 6 Cómo escuchar los mensajes 8 Acerca del sistema de menú 9 Cómo reproducir sus mensajes 11 Cómo preparar y enviar mensajes 12 Cómo enviar mensajes rápidos 13 Cómo comprobar los mensajes de más de un buzón de voz 14 Notificación de mensajes 15 Listas de distribución 16 Cómo utilizar correctamente los saludos de los buzones de voz 17 Consejos útiles 19 3

4 Acerca de las características de la Plataforma de Comunicaciones Integrada Mitel Networks 3300/3100 Integrated Communications Platforms La Plataforma de Comunicaciones Integrada (ICP) Mitel Networks 3300/3100 presenta un sistema de buzón de voz automatizado para administrar las llamadas telefónicas y la recepción de mensajes. El sistema le proporciona un buzón para enviar y recibir mensajes. Este buzón se puede personalizar con su nombre, un saludo y una contraseña privada. Fácil de usar El sistema de buzón de voz utiliza menús desde los que podrá seleccionar las opciones con el teclado del teléfono. Los menús simples y directos le permiten concentrarse en lo que usted quiere hacer y no en cómo hacerlo. Las instrucciones de voz le guían paso a paso, indicándole cuáles son las opciones del menú que se encuentran disponibles. No se preocupe si comete un error. El sistema de buzón de voz no sufrirá daño alguno, por lo tanto puede experimentar con todas las funciones disponibles. Ventajas Anime a sus compañeros de trabajo y personas que lo llaman desde teléfonos externos a que le dejen mensajes en su buzón de voz y así no perderá llamadas y no recibirá mensajes equivocados. Grabe saludos temporales para comunicar a las personas que le llamen que está fuera de la oficina, que está de vacaciones o que está en una reunión. Escuche o deje mensajes las 24 horas del día, desde cualquier teléfono de marcación por tono. Si se encuentra fuera de la oficina, en otro número o disponible a través de un localizador o teléfono móvil, el sistema de buzón de voz puede darle notificación cuando reciba mensajes. 4

5 Su teléfono Antes de comenzar a utilizar el sistema de buzón de voz de su sistema Mitel Networks ICP, familiarícese con su teléfono. Tecla de mensaje Se utiliza para llamar al sistema Mitel Networks ICP y acceder al buzón de voz. Teclado Se utiliza para efectuar las selecciones del menú dentro del sistema de buzón de voz. Luz de mensaje Se utiliza para indicar que hay mensajes en el buzón de voz. Cuando la luz LED de mensaje se encuentra encendida, pulse la tecla de mensaje para llamar al sistema de buzón de voz. En caso de que su teléfono que no tenga la luz de mensaje, el administrador podrá configurar el sistema de para que le llame cuando reciba un mensaje. Es posible que el teléfono cuente con teclas variables que le permiten seleccionar varias de las opciones del menú de buzón de voz. Para seleccionar una opción del menú que aparece en la pantalla del teléfono, puede pulsar la tecla variable que corresponda o bien marcar el dígito del teclado numérico que pertenezca a la opción. Cómo obtener ayuda Si tiene algún problema o preguntas acerca de los procedimientos, consulte al administrador del sistema, es decir, la persona en su compañía que administra el sistema de comunicaciones. Requisitos Antes de acceder a su buzón de voz, necesita cuatro elementos: El número del centro de mensajes. Su administrador se lo proporcionará; regístrelo al principio de este libro. Su número de buzón. Su administrador se lo proporcionará; regístrelo al principio de este libro. Por lo general, es el mismo número que el de su extensión. Una contraseña. Su administrador le dirá el número de caracteres de la contraseña que vaya a utilizar (entre 3 y 6 dígitos). La contraseña predeterminada es una cifra con una serie de unos para todos los sistemas 3100 ICPS o una serie de nueves para sistemas 3300 ICP. Cambie la contraseña predeterminada a una serie de dígitos que sólo usted sepa (con el mismo número de dígitos que la contraseña predeterminada). Un saludo. Este saludo es lo que escuchan las personas que llaman cuando usted no puede atender sus llamadas. En las instrucciones de puesta en marcha, en las páginas siguientes, puede ver un modelo de saludo, aunque usted puede crear el suyo propio. 5

6 Cómo llamar al sistema de buzón de voz por primera vez Desde una extensión interna Levante el auricular y obtenga tono (o utilice el marcado con manos libres). Marque el número del centro de mensajes. El sistema de buzón de voz le solicitará su contraseña. Introduzca la contraseña predeterminada. la primera vez que llame al sistema de buzón de voz, su contraseña predeterminada es una cifra con una serie de unos. Pulse para continuar. El sistema de buzón de voz le solicitará una nueva contraseña (debe cambiar la contraseña predeterminada). Su nueva contraseña deberá tener el mismo número de dígitos que la contraseña predeterminada. No utilice una serie de uno o nueves otra vez ni los caracteres [*] o [#]. Escriba su nueva contraseña. El sistema de buzón de voz le solicitará que vuelva a escribir su nueva contraseña para confirmarla. Escriba su nueva contraseña una vez más. El sistema de buzón de voz le solicitará que grabe su nombre. Sólo diga su nombre, por ejemplo: "Cristina Cardoso" Hable inmediatamente después de la señal y pulse cualquier tecla cuando haya terminado. Pulse para aceptar, para revisar o para eliminar su nombre y volverlo a grabar. El sistema de buzón de voz le solicitará un saludo. Debe ser breve y profesional. A continuación le ofrecemos un modelo de saludo: Ha llamado al número de Cristina Cardoso. En este momento no puedo atender su llamada. Por favor deje su nombre, número de teléfono y un mensaje corto. Me pondré en contacto con usted con la mayor brevedad posible. Si necesita que le atendamos inmediatamente, marque [0] y pida que le pasen con mi compañera Julia López." Pulse para aceptar, para revisar o para eliminar su saludo y volverlo a grabar. Ya ha configurado su buzón correctamente y puede enviar y escuchar mensajes. 6

7 Desde un teléfono externo 1. Llame al número de teléfono de su compañía. 2. Cuando el sistema responda pulse: 3. Introduzca el número de su buzón de voz. 4. Introduzca la contraseña predeterminada:... la primera vez que llame al sistema, su contraseña predeterminada es una cifra con una serie de unos (3100 ICP) o una serie de nueves (3300 ICP). 5. Pulse para continuar. 6. El sistema de buzón de voz le solicitará una nueva contraseña (debe cambiar la contraseña predeterminada). Su nueva contraseña deberá tener el mismo número de dígitos que la contraseña predeterminada. No utilice una serie de uno o nueves otra vez ni los caracteres [*] o [#]. Escriba su nueva contraseña. 7. El sistema de buzón de voz le solicitará que vuelva a escribir su nueva contraseña para confirmarla. Escriba su nueva contraseña una vez más. 8. El sistema de buzón de voz le solicitará que grabe su nombre. Sólo diga su nombre, por ejemplo: "Cristina Cardoso" Hable inmediatamente después de la señal y pulse cualquier tecla cuando haya terminado. 9. Pulse para aceptar, para revisar o para eliminar su nombre y volverlo a grabar. 10. El sistema de buzón de voz le solicitará un saludo. Debe ser breve y profesional. A continuación le ofrecemos un modelo de saludo: Ha llamado al número de Cristina Cardoso. En este momento no puedo atender su llamada. Por favor deje su nombre, número de teléfono y un mensaje corto. Me pondré en contacto con usted con la mayor brevedad posible. Si necesita que le atendamos inmediatamente, marque [0] y pida que le pasen con mi compañera Julia López." Si desea grabar un saludo bilingüe, utilice este ejemplo como referencia: Ha llamado al número de Cristina Cardoso. You have reached Cristina Cardoso. En este momento no puedo atender su llamada. Por favor deje su nombre, su número y un mensaje corto. I can t anwser the phone right now. Please press 8 now to leave your name, number and a short message. Si necesita que le atendamos inmediatamente, marque [0]. If you need immediate assistance, press [0]." 11. Pulse para aceptar, para revisar o para eliminar su saludo y volverlo a grabar. 12. Ya ha configurado su buzón de voz correctamente y puede enviar y escuchar mensajes. 7

8 Cómo escuchar los mensajes Si la luz de mensaje está encendida 1. Pulse la tecla de mensaje o marque el número del centro de mensajes. 2. Escriba su contraseña. 3. Pulse para reproducir sus mensajes o cualquier otra techla para seleccionar una opción diferente del menú principal. Si la luz de mensaje está apagada o no tiene luz de mensaje 1. Levante el auricular. 2. Marque el número del centro de mensajes. 3. El sistema de buzón de voz le solicitará su contraseña. Escriba su contraseña. 4. Pulse para reproducir sus mensajes o cualquiera otra tecla para seleccionar una opción diferente del menú principal que se muestra en la página siguiente. 8

9 Acerca del sistema de menú Esta sección describe las opciones disponibles del sistema de buzón de voz. Después de llamar y abrir su sistema de buzón de voz, elija una opción de los menús que se ilustran a continuación. Nota: Después de reproducir o enviar mensajes, el sistema de buzón de voz podrá volver a un menú previo con opciones diferentes a las del menú que estaba usando. 9

10 Menú principal Después de haber abierto el buzón de voz, elija una de las siguientes opciones del menú: Reproducir Reproduce los mensajes. Grabar y enviar Graba y envía un mensaje. Envíar y salir Envía un mensaje y sale de la aplicación. Transferir a la operadora Transfiere a la operadora. Operadora automática Transfiere a la operadora automática. Cancelar Sale del sistema. Opciones de usuario Permite escuchar las instrucciones de voz para las siguientes opciones Saludo Graba su saludo permanente. Nombre Graba su nombre. Contraseña Cambia la contraseña. Listas de distribución Configura y envía mensajes a más de un buzón de voz simultáneamente. Para obtener más información consulte Listas de distribución. Saludo temporal Graba un saludo para un número determinado de días. Configure la cantidad de días de 1 a 99; el saludo temporal vencerá a la medianoche del último día especificado. Cuando vence un saludo temporal, la persona que llama escucha el saludo permanente. Para obtener más información, consulte los Consejos útiles. Memo Graba un mensaje destinado a usted. Cambiar notificación Le ordena al sistema de buzón de voz que le notifique que tiene un mensaje en otra extensión, en un número externo, en un teléfono móvil, en un localizador, etc. Puede elegir cuándo desea ser notificado y si está autorizado, puede introducir su tipo y número de notificación. Para obtener más información consulte Notificación de mensajes. Salir de opciones Sale del menú de opciones del usuario. 10

11 Cómo reproducir sus mensajes Pulse para reproducir sus mensajes. Después de haber escuchado un mensaje, elija una opción del menú de reproducción: Menú de reproducción Reproducir nuevamente Repite el mensaje que acaba de reproducir. Responder Envía una respuesta a la persona que envió el mensaje. Entregar Envía el mensaje a otro buzón de voz. Guardar Guarda este mensaje y reproduce el siguiente (si lo hubiera). Eliminar Borra el mensaje que acaba de reproducir y reproduce el próximo (si lo hubiera). Los mensajes eliminados no podrán recuperarse. Pausa Interrumpe la reproducción del mensaje (pulse cualquier tecla para continuar). Identificar mensaje Identifica de quién es el mensaje y a qué hora fue enviado. Siguiente mensaje Omite un mensaje y reproduce el siguiente. Adelantar Adelanta el mensaje 5 segundos y continúa reproduciéndolo. Rebobinar Retrocede en el mensaje 5 segundos y continúa reproduciéndolo. 11

12 Cómo preparar y enviar mensajes Pulse para enviar un mensaje. Utilice el procedimiento que se detalla a continuación: 1. Introduzca todos los números de los buzones de voz de destino. Para ir a una lista de la guía telefónica, pulse. Siga las instrucciones de voz para indicar al sistema el destino de los mensajes. Continúe creando la lista de destinos al introducir los números de los buzones de voz o al acceder a la guía telefónica. Si introduce un número de buzón de voz incorrecto, pulse para eliminarlo de la lista. 2. Pulse para finalizar la lista de destinos y a continuación, grabe su mensaje. Después de grabar su mensaje, elija una opción del menú de envío. Menú de envío Revisar Permite escuchar los mensajes que acaba de grabar. Eliminar Reemplaza el mensaje grabado por uno nuevo. Anexo Permite añadir un anexo al mensaje grabado. Mensaje Permite escuchar las instrucciones de voz para las siguientes opciones de envío: Urgente Coloca este mensaje el primero en el buzón o buzones de destino. Confidencial Evita que el destinatario o destinatarios de su mensaje lo reenvíen. Confirmación Permite obtener notificación de que su mensaje ha sido escuchado. Salir de las opciones para dirigir un mensaje Permite salir del menú de opciones. Envío urgente Coloca este mensaje el primero en el buzón o buzones de destino. Enviar y volver a la operadora Enviar y marcar otra extensión Envía el mensaje al buzón o buzones de destino y, si es necesario, marca otra extensión. Para obtener más información, consulte los Consejos útiles. 12

13 Cómo enviar mensajes rápidos La opción Mensajes rápidos le permite dejar mensajes en su buzón o en el de sus compañeros de trabajo sin llamar a sus teléfonos o acceder a sus buzones de voz. Desde un teléfono externo 1. Llame a su compañía. 2. Cuando el sistema responda pulse: 3. Introduzca el número de buzón de voz en el que quiere dejar el mensaje. 4. Grabe el mensaje (debe durar al menos dos segundos). 5. Pulse cualquier tecla o cuelgue. Desde una extensión interna 1. Marque el número del centro de mensajes. 2. Cuando el sistema responda pulse: 3. Introduzca el número de buzón de voz en el que desea dejar el mensaje. 4. Grabe el mensaje (debe durar al menos dos segundos). 5. Pulse cualquier tecla o cuelgue. Cómo transferir una llamada externa a un buzón de voz Siga las instrucciones que se detallan a continuación para transferir una llamada externa a un buzón de voz: 1. Si dispone de un aparato digital pulse la tecla Transferir/Conferencia. Si tiene un aparato estándar pulse el gancho conmutador. 2. Marque el número del centro de mensajes. 3. Cuando el sistema responda, si tiene buzón de voz, pulse: o, si no tiene buzón de voz, pulse 4. Introduzca el número de buzón de voz en el que se desea dejar un mensaje. 5. A continuación, cuelgue. Si no cuelga inmediatamente, la persona que llama no podrá escuchar el saludo completo del buzón de voz seleccionado. 13

14 Cómo comprobar los mensajes de más de un buzón de voz Siga las instrucciones que se detallan a continuación para comprobar los mensajes de más de un buzón de voz con una sola llamada al sistema: 1. Compruebe los mensajes en el primer buzón de voz como lo hace habitualmente. 2. Una vez que haya terminado con el primer buzón, pulse Este paso le llevará a la operadora automática. 3. Pulse cuando escuche el saludo de la compañía. El sistema le solicitará el nuevo número de buzón de voz. 4. Introduzca el número de buzón de voz. Repita los pasos del 2 al 4 para cada buzón de voz que desee comprobar. 14

15 Notificación de mensajes La notificación de mensajes le permite salir de la oficina y recibir notificación del sistema cuando tenga un mensaje. El sistema lo llamará a un número de teléfono o le enviará un mensaje a su localizador. Si su teléfono no tiene luz de mensaje, también podrá utilizar la notificación para indicar que tiene mensajes. Cuando selecciona Cambiar notificación del menú principal, puede: Especificar cuándo debe efectuarse la notificación: dentro o fuera del horario comercial, siempre, o nunca. Indicar que desea recibir notificación sólo de los mensajes urgentes. Si el administrador le ha autorizado para especificar su tipo y número de buzón de voz, usted puede: Introducir un tipo de notificación: número de extensión interna, número externo, localizador para dejar mensajes, localizador de tonos o localizador digital. Introducir el número de extensión o teléfono en el que desea recibir la notificación. Si no se le ha autorizado para especificar el tipo y número de su buzón de voz, el administrador deberá introducir el tipo y número de notificación por usted. Si su número de notificación es un número de teléfono: El sistema llama a ese número hasta tres veces en intervalos de 15 minutos. Si usted no llama y comprueba su buzón de voz a la tercera vez, el sistema no lo volverá a llamar, aunque recibiera mensajes nuevos. No obstante, su indicador de mensaje en espera estará encendido hasta que el mensaje sea escuchado. Si su número de notificación es un localizador: El sistema sigue el mismo procedimiento que con el número de teléfono o la extensión, aunque realizará una nueva llamada al localizador cada vez que reciba un nuevo mensaje. 15

16 Listas de distribución Puede tener hasta cinco listas personales de distribución, enumeradas entre 05 y 09, cada una de ellas con un grupo de números de buzones de voz. Las listas de distribución enumeradas del 01 al 04 están reservadas para que el administrador configure las listas globales que usted (o cualquier otra persona) podrá utilizar pero no cambiar. La lista de distribución 00 le permite enviar un mensaje a todos los buzones de voz del sistema. Seleccione Listas de distribución del menú principal y siga las instrucciones para: Agregar números de buzones de voz a la lista de distribución. Revisar una lista de distribución. Borrar números de buzones de voz de una lista de distribución. Grabar un nombre para una lista de distribución. A continuación se enumera una serie de reglas generales que hay que seguir: Cada vez que haga referencia a una lista de distribución, marque dos dígitos, (por ejemplo: 05 ó 06). Cuando agregue un número de buzón de voz a una lista de distribución, el sistema confirma cada número y, a continuación, le permite seguir agregando números hasta que finalice. Sólo puede borrar un número de buzón de voz de una vez. 16

17 Cómo utilizar correctamente los saludos de los buzones de voz Existen dos tipos de saludos para el buzón de voz: permanente y temporal. Puede grabar un mensaje permanente cuando acceda por primera vez a su buzón de voz Si no hay un saludo temporal, aquellas personas que accedan a su buzón de voz escucharán el saludo permanente. Un saludo permanente no puede ser demasiado específico ya que está diseñado para abarcar una serie de situaciones. Para las situaciones más específicas, cree un saludo temporal que estará activo durante los días que determine. A continuación mostramos dos ejemplos de saludos temporales: " Hola! Ha llamado al número de Julia López. Estoy de vacaciones desde el viernes 18 de junio hasta el viernes 25 de junio. Estaré de vuelta en la oficina el lunes 28 de junio. Por favor deje su mensaje y me pondré en contacto con usted con la mayor brevedad posible. Si necesita que le atendamos inmediatamente, marque [0] y pida que le pasen con Cristina Cardoso." "Habla Juan Pérez. Hoy martes 13 de mayo tengo una reunión que durará todo el día, por lo que no podré atender su llamada. Por favor deje su mensaje y me pondré en contacto con usted mañana." Puede cambiar su saludo temporal cuando lo desee para informarle a las personas que llaman acerca de sus cambios de agenda. Crear mensajes temporales todos los días es una buena idea, ya que así demuestra a las personas que llaman que utiliza habitualmente el buzón de voz. También puede dejar el nombre de la persona que lo sustituye en caso de que usted no esté disponible para atender llamadas. Cómo crear o cambiar un saludo permanente Nota: El saludo permanente inicial se crea cuando accede por primera vez al buzón de voz y configura su contraseña, graba su nombre y el saludo permanente. 1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón. 2. Pulse para acceder a las opciones del usuario. 3. Pulse para acceder al saludo. 4. Siga las instrucciones de voz. 17

18 Cómo crear un saludo temporal 1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón. 2. Pulse para acceder a las opciones del usuario. 3. Pulse para acceder al saludo temporal. 4. Siga las instrucciones de voz. Cómo cancelar un saludo temporal 1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón. 2. Pulse para acceder a las opciones del usuario. 3. Pulse para acceder al saludo temporal. 4. Siga las instrucciones de voz y configure la cantidad de días en 0; esto desactiva el saludo temporal. 18

19 Consejos útiles Acceso por tonos las 24 horas El sistema de buzón de voz funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Todo lo que necesita es un teléfono por tonos para comprobar los mensajes en cualquier momento, en cualquier lugar. Cómo escuchar sus mensajes Las opciones de Pausa, Rebobinar y Adelantar del menú de reproducción se utilizan sólo cuando está escuchando los mensajes. Utilice estas teclas para reproducir nuevamente la información que no haya escuchado, para detener un mensaje a fin de que pueda tomar nota de algún dato, o pasar rápidamente al siguiente mensaje. Mientras escucha los mensajes, el sistema reproduce los mensajes nuevos antes que los mensajes guardados. Después de escuchar todos los mensajes, el sistema vuelve al menú principal. Cómo enviar mensajes Al enviar un mensaje, puede crear una lista de destinos de hasta 49 buzones de voz. Si necesita enviar un mensaje a más buzones de voz, deberá enviar el mensaje nuevamente en una segunda lista de distribución. Límite de almacenamiento de mensajes El sistema borra un mensaje guardado cuando la antigüedad del mismo supera el número de días fijados por el administrador (por lo general 15 días). Los mensajes borrados no pueden ser recuperados. Cómo reenviar y transferir Las opciones Responder y Grabar y enviar del menú de reproducción sólo se pueden utilizar con otros buzones de voz dentro de su compañía. No podrá responder o reenviar un mensaje a un número externo. 19

20 Mensajes certificados Cuando envía un mensaje certificado, el sistema crea una confirmación que contiene los nombres de las direcciones de los mensajes. Esta confirmación se guarda como un mensaje en su buzón de voz. Cada vez que escuche esta confirmación, podrá comprobar quién ha escuchado el mensaje y quién no. Cuando todos hayan escuchado el mensaje, podrá borrar la confirmación de su buzón de voz. Adelantar y marcar No tiene que escuchar todos los mensajes del menú antes de pulsar una tecla para seleccionar una opción; las instrucciones son sólo para su comodidad. Si sabe qué tecla utilizar, márquela y recorra el sistema tan rápido como lo desee. Duración y condiciones del mensaje No existe una duración límite del mensaje, pero después de cinco minutos el sistema interrumpe a la persona que llama y le pregunta si desea continuar. Si no obtiene una respuesta, el sistema detiene la grabación y cuelga. Lo mismo sucede si la persona que llama deja de hablar durante varios segundos o tiene una conexión defectuosa. Si la persona que llama está en un ambiente con muchos ruidos, como una fábrica, o llama desde un teléfono móvil de un coche, el sistema puede cancelar el mensaje. La persona que llama deberá intentarlo nuevamente desde un lugar más silencioso. La duración mínima del mensaje es de dos segundos. 20

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