Microsoft. Febrero de 2006

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1 Microsoft Febrero de 2006

2 Tabla de contenido Información general de Microsoft Office InfoPath Incorpore eficacia a sus formularios comerciales...1 Amplíe el alcance de sus formularios comerciales...2 Implemente herramientas eficaces de diseño y administración de formularios...3 Incorpore eficacia a sus formularios comerciales...5 Cree rápidamente formularios versátiles...5 Convierta documentos de Word y libros de Excel en formularios...5 Cree formularios utilizando elementos predefinidos...7 Cree rápidamente nuevos formularios...7 Cree registros PDF o XPS de los datos de formularios...7 Recopile la información adecuada la primera vez...8 Amplíe el alcance de los formularios comerciales...10 Amplíe los procesos comerciales más allá del servidor de seguridad...11 Implemente formularios como mensajes de correo electrónico de Outlook...12 Ayude a proteger sus formularios con Information Rights Management...13 Rellene formularios en conexión o sin conexión...14 Utilice Office SharePoint Server para automatizar procesos controlados por formularios...14 Implemente herramientas eficaces de diseño y administración de formularios...16 Nuevas herramientas para la implementación e integración rápidas...16 Reduzca el tiempo de desarrollo para sus soluciones de formularios...16 Incruste Microsoft Visual Studio Tools para Aplicaciones...18 Aloje InfoPath dentro de sus aplicaciones internas...18 Integración con Microsoft Visual Studio Resumen...20 Recursos...21 Requisitos del sistema i

3 Información general de Microsoft Office InfoPath 2007 Bienvenidos al programa de recopilación de información Microsoft Office InfoPath 2007, un miembro del lanzamiento 2007 de los productos Microsoft Office system. Con Office InfoPath 2007 puede crear e implementar soluciones de formularios electrónicos para recopilar información de manera eficaz y confiable. También puede utilizar las funciones Office InfoPath Forms Services de Microsoft Office SharePoint Server 2007 para ampliar sus procesos comerciales más allá del servidor de seguridad corporativo, entregando formularios como mensajes de correo electrónico de Microsoft Office Outlook 2007, formularios de explorador Web o formularios para dispositivos móviles. Incorpore eficacia a sus formularios comerciales Con Office InfoPath 2007 es fácil crear e implementar soluciones de formularios electrónicos que simplifiquen la tarea de recopilar información. Además, Office InfoPath ayuda a garantizar que la información que recopila es coherente y precisa. Nuevo: convierta documentos de Microsoft Office Word y hojas de cálculo de Microsoft Office Excel en formularios de InfoPath y aporte estructura a sus procesos de recopilación de datos. Nuevo: cree formularios utilizando elementos predefinidos. Office InfoPath 2007 ayuda a los diseñadores de formularios de su organización a crear formularios de forma rápida y coherente gracias a una interfaz sencilla de tipo arrastrar y colocar, y a elementos de plantilla ya creados que pueden incluir funciones sofisticadas de conectividad de datos. Nuevo: cree registros PDF o XPS de los datos de formularios. Office InfoPath 2007 le ofrece la posibilidad de crear una versión Formato de documento portable (PDF) o Especificación XML en papel (XPS) de su formulario de InfoPath completado para la administración de archivos y registros. 1

4 Amplíe el alcance de sus formularios comerciales Los formularios de correo electrónico de InfoPath e InfoPath Forms Services permiten llegar a personas y lugares que otros servicios de formularios no pueden alcanzar, por lo que puede llevar los límites de sus procesos comerciales más allá del servidor de seguridad corporativo. Nuevo: los usuarios pueden proporcionar información a través de formularios de InfoPath en exploradores Web y dispositivos móviles. Office InfoPath 2007 e InfoPath Forms Services simplifican la extensión de soluciones InfoPath más allá del servidor de seguridad al permitir completar los formularios utilizando varios exploradores Web y dispositivos móviles diferentes. Entre los exploradores compatibles se incluyen Microsoft Internet Explorer, Mozilla, Firefox y Safari. Nuevo: recopile información a través de mensajes de correo electrónico de Office Outlook Con Office InfoPath 2007, los usuarios pueden rellenar formularios sin abandonar el ya conocido entorno de Outlook. 2

5 Implemente herramientas eficaces de diseño y administración de formularios Office InfoPath 2007 e InfoPath Forms Services proporcionan un enfoque práctico para el diseño y la administración de formularios que las organizaciones pueden utilizar para realizar los procesos comerciales con la máxima eficacia. Nuevo: diseñe un único formulario para varios entornos cliente, incluyendo el cliente InfoPath, el Web y dispositivos móviles, utilizando un comprobador de diseño en tiempo real que ayuda a garantizar la compatibilidad. Nuevo: automatice los procesos comerciales integrando formularios de InfoPath con funciones de flujo de trabajo de Office SharePoint Server Nuevo: agregue administración de derechos de información a los formularios de InfoPath para ayudar a proteger el contenido de sus plantillas de formularios frente a su uso o distribución no deseados. Nuevo: examine las dependencias de sus formularios de manera organizada utilizando el Inspector de lógica de Office InfoPath Mejora: extienda las soluciones de Office InfoPath 2007 mediante la integración con el sistema de desarrollo Microsoft Visual Studio

6 Office InfoPath 2007 en acción Susana Oliveira, directora de la división de Servicios financieros de Fabrikam, Inc., está utilizando InfoPath para reemplazar los formularios en papel y basados en Microsoft Word que los clientes habían estado utilizando para solicitar préstamos y preparar contratos de alquiler. InfoPath hace mucho más cómodo para los clientes de Susana rellenar los formularios de solicitud, ya que ahora pueden rellenarlos directamente en el Web. InfoPath también simplifica la introducción de la información de las solicitudes en el sistema de procesamiento de solicitudes de préstamos que se ejecuta en el centro de datos de la división. Previamente, alguien tenía que digitalizar la solicitud física del préstamo en el sistema y ese proceso estaba sujeto a errores. InfoPath simplifica el proceso y elimina muchos de los errores que solían producirse. Una de las ventajas de Office InfoPath 2007 es que Susana tiene que hacer muy poco esfuerzo para crear un nuevo formulario de solicitud de préstamo. Simplemente importa el documento existente de Word en InfoPath e InfoPath lo convierte en una plantilla de formulario. A la hora de convertir el documento de Word, Susana tiene opciones para convertir las celdas de tabla vacías en campos de formulario de texto o incluso para convertir las filas de una tabla en tablas extensibles en el formulario de InfoPath. Estas opciones de conversión le ayudan a asegurarse de que las plantillas de formulario que crea en InfoPath son formularios completos y robustos que son representaciones precisas de sus documentos. 4

7 Incorpore eficacia a sus formularios comerciales Históricamente, las soluciones de formularios electrónicos han sido a menudo incómodas de implementar, difíciles de aprender y difíciles de utilizar. Los formularios basados en papel también eran incómodos de administrar y de rellenar, mientras que los formularios Web eran difíciles de diseñar y raramente contenían toda la funcionalidad que una organización necesitaba. El intento de utilizar correo electrónico o el Web para distribuir y recopilar formularios solía implicar más trabajo para todas las personas implicadas. Microsoft Office InfoPath 2007 cambia todo esto. Puede utilizar InfoPath para crear e implementar soluciones de formularios electrónicos que reducen la cantidad de reintroducción de datos necesaria y mejoran la calidad de los datos recopilados. InfoPath proporciona una manera flexible y eficiente de recopilar la información que necesita. Cree rápidamente formularios versátiles A diferencia de las alternativas exclusivas de formularios que obligan a los usuarios a utilizar un formato de documento estático con los datos atrapados en su interior, InfoPath ayuda a generar rápidamente soluciones de formularios eficaces que hacen que los datos estén disponibles para una amplia gama de aplicaciones y procesos comerciales. Convierta documentos de Word y libros de Excel en formularios Office InfoPath 2007 permite convertir fácilmente documentos de Word y libros de Excel en formularios, y aportar estructura a sus procesos de recopilación de información. Con el Asistente para importación puede importar el formulario y, a continuación, el Verificador de diseño de InfoPath examina la conversión, identificando cada campo y cada tabla del formulario. Si el asistente descubre un elemento ambiguo o no compatible en el formulario, lo señala y le pregunta si desea insertar un control de InfoPath apropiado en su lugar. 5

8 Figura 1. El Asistente para importación ayuda a los usuarios a convertir documentos de Word y libros de Excel en formularios. Figura 2. El Verificador de diseño ayuda a los diseñadores de formularios a insertar un control de InfoPath apropiado si se encuentran ambigüedades durante la conversión. 6

9 Cree formularios utilizando elementos predefinidos Los programadores y administradores pueden ofrecer ahora una ventaja a sus diseñadores de formularios mediante la creación e implementación de elementos de una plantilla. Con conectividad de datos predefinida y una estructura XML, los elementos de una plantilla pueden utilizarse para ampliar considerablemente la eficacia de un formulario mediante cualquier diseñador de formularios, sin la ayuda de un programador o un administrador. Los usuarios también pueden rellenar rápida y fácilmente formularios de InfoPath, ya que aprovechan todas las herramientas y características de Microsoft Office System con las que los usuarios ya están familiarizados, como correctores ortográficos y el formato de fuente. Eso reduce el tiempo de aprendizaje asociado a su solución de formularios electrónicos. Cree rápidamente nuevos formularios Si necesita crear un nuevo formulario, InfoPath proporciona las herramientas para crearlo de manera rápida y segura. El entorno de desarrollo de formularios WYSIWYG (lo que ve es lo que obtiene) y la colocación de tipo arrastrar y colocar de los controles de formulario hacen que el diseño sea un proceso sencillo. También puede utilizar elementos de plantilla ya creados que residen en una biblioteca de formularios; basta con arrastrar los elementos ya creados al nuevo formulario. Los elementos de plantilla ya creados son especialmente útiles para mantener la coherencia de los formularios en organizaciones grandes. Cree registros PDF o XPS de los datos de formularios También puede mantener de forma rápida y sencilla un registro de los formularios rellenos si crea una versión de archivo de los formularios en un formato de archivo PDF o XPS. 7

10 Office InfoPath 2007 en acción Susana convierte el documento de Word original en cuestión de minutos. El Verificador de diseño de InfoPath valida el formulario e identifica todos los campos y todas las tablas de la solicitud. Incluso marca los elementos de la solicitud original que parecen ser ambiguos y pide a Susana que seleccione los controles de InfoPath que desea utilizar. Para insertar un nuevo control, Susana simplemente tiene que hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ubicación deseada del nuevo formulario. Susana también puede utilizar InfoPath y servicios Web para conectar su plantilla de formulario con sistemas comerciales externos, donde puede leer o escribir datos. Por ejemplo, si desea actualizar su sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM) con la información de solicitud enviada por sus clientes, puede agregar una conexión a su plantilla de formulario y actualizar el sistema CRM enviando simplemente el formulario. Recopile la información adecuada la primera vez Office InfoPath 2007 le proporciona un entorno de creación de formularios que le ayuda a garantizar que captura la información adecuada la primera vez. Los controles de formulario, desde botones de opción a campos y listas desplegables, ofrecen funciones de validación que proporcionan comentarios rápidos a los usuarios cuando agregan información a la que no se ha dado formato correctamente. Las sugerencias en pantalla explican a los usuarios qué información se requiere en cualquier parte determinada del formulario. También se pueden utilizar reglas y formato condicional para guiar al usuario mientras rellena un formulario, incluyendo la posibilidad de mostrar u ocultar secciones opcionales del formulario dependiendo de la información introducida. 8

11 Figura 3. La validación de campos ayuda a eliminar los errores de entrada. 9

12 Amplíe el alcance de los formularios comerciales Para automatizar eficazmente sus procesos comerciales, debe hacer que los pasos sean fáciles de seguir para sus clientes. El hecho de pedir a los clientes que envíen formularios en papel o que descarguen software para rellenar formularios electrónicos puede dificultar la participación de sus clientes. Con InfoPath Forms Services, ahora puede permitir que los usuarios rellenen formularios mediante un explorador Web. En el caso de los usuarios de Microsoft Office System, puede implementar formularios de InfoPath como mensajes de correo electrónico de Office Outlook 2007 para invitar a las personas a rellenar sus formularios en el conocido entorno de Outlook. Figura 4. Los usuarios pueden tener acceso a formularios de InfoPath para Web utilizando los exploradores Microsoft Internet Explorer, Safari, Netscape y Firefox. 10

13 Amplíe los procesos comerciales más allá del servidor de seguridad Con Office InfoPath 2007 y las funciones InfoPath Forms Services de Office SharePoint Server 2007, puede administrar e implementar sus formularios comerciales más allá del servidor de seguridad corporativo. InfoPath Forms Services puede presentar las plantillas de formularios de InfoPath como formularios basados en un explorador que no requieren una instalación local de InfoPath. De hecho, los formularios de explorador proporcionados por InfoPath Forms Services no requieren ninguna descarga de software. Sus usuarios externos obtienen las ventajas que ha incorporado a sus formularios de InfoPath (incluyendo validación de datos, cálculos, y secciones extensibles y opcionales) sin necesidad de esperar actualizaciones de la aplicación ni descargas prolongadas. Para asegurar el alcance más amplio posible, sus usuarios externos pueden rellenar los formularios de InfoPath para Web mediante los exploradores Internet Explorer, Safari, Netscape y Firefox. 11

14 Implemente formularios como mensajes de correo electrónico de Outlook Office Outlook 2007 puede alojar formularios de InfoPath, lo que permite a las organizaciones enviar formularios y recopilar información de manera más eficaz que nunca. Si se implementan los formularios de InfoPath como mensajes de correo electrónico de Office Outlook 2007, todos los empleados de su organización pueden rellenar los formularios utilizando el ya conocido entorno de Outlook, lo que les ayuda a trabajar de manera más eficaz. Figura 5. Puede enviar y recibir formularios de InfoPath mediante Office Outlook

15 Figura 6. Desde Office Outlook 2007 puede combinar o exportar formularios a InfoPath; también puede exportar a Excel los formularios recibidos para su análisis. Ayude a proteger sus formularios con Information Rights Management También puede controlar la distribución y el uso de sus formularios electrónicos. Con la aplicación de propiedades de Information Rights Management (IRM, Administración de derechos de información) a las plantillas de formularios, los diseñadores de formularios pueden ayudar a evitar que los formularios se utilicen o distribuyan de forma inapropiada. 13

16 Rellene formularios en conexión o sin conexión Office InfoPath 2007 mejora su capacidad para trabajar con formularios en conexión o sin conexión, lo que permite rellenar fácilmente los formularios en cualquier lugar y enjcualquier momento. Con Office InfoPath 2007, los datos de formularios como listas desplegables se pueden almacenar en memoria caché en el equipo de un usuario (en lugar de en un servidor), por lo que los usuarios pueden trabajar con formularios con conexión o sin conexión. La gente se puede llevar un formulario en un equipo portátil o en un dispositivo móvil y rellenarlo en el momento más adecuado, por ejemplo en el avión después de un viaje de negocios. Utilice Office SharePoint Server para automatizar procesos controlados por formularios Cuando se combinan con Office SharePoint Server 2007, los formularios de InfoPath se pueden implementar como parte de un proceso comercial automatizado, incluyendo eljenrutamiento, la notificación y el almacenamiento, basándose en la información contenida en el formulario. 14

17 Office InfoPath 2007 en acción Susana decide que la mejor manera de distribuir su formulario a sus colegas es utilizar mensajes de correo electrónico de Office Outlook Con este método, sus colaboradores pueden rellenar los formularios mientras trabajan directamente con sus clientes. Susana también implementa una versión del formulario en Office SharePoint Server 2007 utilizando InfoPath Forms Services para ayudar a garantizar que los clientes pueden tener acceso al formulario y rellenarlo utilizando un explorador Web. Cuando un cliente abre la solicitud en un explorador, puede rellenar y enviar el formulario para su procesamiento, enrutamiento, aprobación o elaboración de informes. Los controles de InfoPath que Susana agregó al formulario (incluyendo los selectores de fecha, las secciones extensibles, los indicadores de campos necesarios y la validación de nivel de campo) están intactos en la versión Web del formulario. Office SharePoint Server 2007 e InfoPath Forms Services permiten que Susana recopile información de los clientes e integre esa información en los sistemas comerciales existentes de Fabrikam de manera eficaz sin necesidad de volver a introducir la información ni de realizar ninguna intervención manual. Al mismo tiempo, la posibilidad de integrar formularios de InfoPath en otros servicios que consumen información (independientemente de la interfaz a través de la cual se presente el formulario) ayuda a garantizar que tanto si los datos se capturan a través del Web como si se capturan en el formulario de InfoPath en Office SharePoint Server 2007, terminarán finalmente en el mismo lugar. Incluso aunque los formularios actualicen varios orígenes de datos, Susana puede crear conectividad para actualizar muchos sistemas simultáneamente. 15

18 Implemente herramientas eficaces de diseño y administración de formularios La incorporación de una verdadera integración bidireccional en las soluciones de formularios electrónicos ha resultado ser muy difícil en el pasado. Muchas soluciones de formularios existentes exigen que las personas escriban o vuelvan a escribir sus nombres varias veces, o les obligan a buscar información almacenada en un sistema externo porque el formulario es incapaz de hacerlo por sí solo. Las herramientas de formularios cerradas con funciones de integración débiles impiden que la información almacenada en sistemas de servidor se utilice en procesos comerciales reales. InfoPath le ayuda a superar estos desafíos al permitirle generar e implementar soluciones de formularios en toda la empresa utilizando una plataforma estándar común. Esto da como resultado una profunda integración de la información con todo lo demás, desde aplicaciones de línea de negocio (LOB) a otras aplicaciones de Microsoft Office System. Nuevas herramientas para la implementación e integración rápidas La integración entre Microsoft Office InfoPath 2007 y el entorno de desarrollo Microsoft Visual Studio permite desarrollar soluciones avanzadas de formularios utilizando un entorno Visual Studio estrechamente integrado. Reduzca el tiempo de desarrollo para sus soluciones de formularios Con el Verificador de diseño de Office InfoPath 2007, las organizaciones pueden mantener una funcionalidad y una apariencia coherentes en los formularios basados en explorador y en clientes de InfoPath. Con el Verificador de diseño, los programadores pueden crear una única plantilla de formulario para los exploradores y los entornos cliente de InfoPath. El Verificador de diseño puede rechazar los controles de formulario de InfoPath que no sean compatibles en el entorno del explorador, por ejemplo, de manera que los diseñadores de formularios puedan crear rápidamente formularios con la máxima compatibilidad. 16

19 Figura 7. El Verificador de diseño de Office InfoPath 2007 puede ayudar a los diseñadores de formularios a crear formularios con la máxima compatibilidad. Una organización también puede crear una o más bibliotecas de elementos de plantilla. Estos tipos de bibliotecas ayudan a las organizaciones a configurar previamente las conexiones de datos, el diseño de los formularios, la estructura XML y otros componentes, de manera que cualquier diseñador pueda agregarlos a un formulario sin necesidad de solicitar ayuda a los programadores o administradores. Utilizando el Inspector de lógica de Office InfoPath 2007, un programador puede examinar estrechamente las relaciones y dependencias que existen dentro de un formulario. Esto fomenta un enfoque más sistemático para el desarrollo de formularios. 17

20 Incruste Microsoft Visual Studio Tools para Aplicaciones Microsoft Visual Studio Tools para Aplicaciones (VSTA) es una tecnología de personalización de aplicaciones basada en Microsoft.NET Framework muy mejorada que los programadores están incrustando en sus aplicaciones empaquetadas. Al incrustar VSTA en sus aplicaciones, los programadores pueden crear oportunidades para la interacción de los clientes y crear experiencias personalizadas con un costo y un riesgo reducidos. El lanzamiento de 2007 de InfoPath está diseñado para lograr una perfecta integración con VSTA, lo que ayuda a garantizar que InfoPath puede interactuar con otras aplicaciones habilitadas para VSTA. Los programadores de InfoPath pueden vincular sus formularios a otras aplicaciones y personalizar otras aplicaciones para que funcionen directamente con InfoPath. Aloje InfoPath dentro de sus aplicaciones internas Office InfoPath 2007 ofrece la posibilidad de incrustar el entorno de InfoPath, sin la interfaz de usuario, en sus aplicaciones personalizadas. Los programadores de su organización pueden aprovechar el rico entorno de InfoPath alojando InfoPath directamente dentro de sus herramientas. 18

21 Integración con Microsoft Visual Studio 2005 El entorno de diseño de Office InfoPath 2007 se puede alojar totalmente dentro de Microsoft Visual Studio 2005, lo que permite a los programadores crear formularios y aplicaciones en el mismo entorno de desarrollo integrado. InfoPath también admite lógica comercial de formularios escrita en código administrado. Puede aprovechar la funcionalidad proporcionada por las clases de Microsoft.NET Framework en un formulario; por ejemplo, mientras sigue utilizando las características integradas específicas de los formularios de InfoPath como validación de datos y formato condicional. Esto permite extender rápida y fácilmente las funciones de sus formularios a partir del código administrado que sus programadores ya están creando en el entorno de desarrollo de Visual Studio Office InfoPath 2007 también dispone de compatibilidad adicional para los complementos del modelo de objetos componentes (COM). Los diseñadores de formularios pueden agregar funcionalidad personalizada que se puede utilizar de forma coherente en distintos formularios. 19

22 Resumen Office InfoPath 2007 le ayuda a usted y a su organización a recopilar información de manera más eficaz y eficiente que nunca. Le proporciona las herramientas que necesita para crear e implementar soluciones de formularios comerciales eficaces. Office InfoPath 2007 también permite a los programadores de formularios con cualquier nivel de conocimientos incluir eficacia y confiabilidad en sus procesos de recopilación de datos. Junto con InfoPath Forms Services, puede ampliar sus procesos comerciales a prácticamente cualquier usuario y cualquier lugar, mejorando la colaboración y la toma de decisiones para afectar positivamente a su negocio. Office InfoPath 2007 se basa en las eficaces funciones de recopilación de información de InfoPath Combina el conocido entorno de Microsoft Office System con un conjunto rico de herramientas para ayudar a crear soluciones de formularios que validan datos, se integran en los sistemas comerciales y guían a los usuarios para que puedan rellenar los formularios fácilmente. Mediante InfoPath Forms Services puede extender sus procesos comerciales más allá del servidor de seguridad corporativo, proporcionando formularios electrónicos a los usuarios de Microsoft Office System, exploradores Web y dispositivos móviles. InfoPath, basado en estándares de la industria como Esquema XML, XSLT y otros, proporciona una manera sencilla de estandarizar los procesos de recopilación de datos en toda su organización. Por último, la estrecha integración entre Office InfoPath 2007 y los demás miembros del lanzamiento 2007 de Microsoft Office System (incluyendo Office Outlook 2007, Office Word 2007 y Office Excel 2007, así como Office SharePoint Server 2007) ofrece nuevas maneras de capturar y consumir información. Cuando funcionan juntas, estas herramientas ayudan a romper las barreras que impiden el flujo de información, ayudándole a obtener la información que necesita, en la forma en que la necesita, cuando y donde la necesita. 20

23 Recursos Para obtener más información acerca de Office InfoPath 2007, consulte los recursos siguientes: Aspectos destacables de Office InfoPath Nueva interfaz de Office InfoPath Por qué actualizarse a Office InfoPath Demostración de Office InfoPath P+F de Office InfoPath Información general de Office InfoPath ventajas principales de Office InfoPath 2007 (razones para actualizarse) 21

24 Requisitos del sistema Para ver los requisitos completos del sistema, visite Este documento ha sido preparado antes de que el producto entre en la fase de fabricación. En consecuencia, no podemos garantizar que toda la información aquí incluida se ajuste exactamente a lo que encontrará en el producto final. La información contenida en el presente documento representa el punto de vista actual de Microsoft Corporation acerca de los temas tratados en la fecha de publicación. Dado que Microsoft debe responder a las cambiantes condiciones del mercado, este documento no debe interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la exactitud de la información presentada después de la fecha de publicación. La información representa al producto en el momento en que se imprimió el presente documento y debe utilizarse únicamente con fines de planificación. Esta información está sujeta a modificaciones sin aviso previo. El propósito de este documento es únicamente informativo. MICROSOFT NO ASUME NINGUNA GARANTÍA, EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, EN ESTE DOCUMENTO Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Microsoft, Excel, InfoPath, el logotipo de Office, Outlook, SharePoint, Visual Studio, Windows y Windows Server son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. El resto de marcas comerciales son propiedad de sus respectivos propietarios. 22

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