FECHA: Semana 3 ACTIVIDAD: APLICACIÓN CONCEPTUAL TEXTO GUÍA:

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1 GUÍA PARA ACTIVIDAD DE CLASE SEMANA TRES TEMA: DISTINCIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN TITULO: DISTINCIÓN ENTRE ADMINISTRACIÓN Y SU ESCENARIO DE ACCIÓN: LA ORGANIZACIÓN. FECHA: Semana 3 ACTIVIDAD: APLICACIÓN CONCEPTUAL TEXTO GUÍA: DÁVILA, CARLOS. (2005). CAPÍTULO 1: ORGANIZACIÓN Y TEORÍAS ORGANIZACIONALES. EN: TEORÍAS ORGANIZACIONALES Y ADMINISTRACIÓN. PP BOGOTÁ: MCGRAW HILL PROPÓSITO DE APRENDIZAJE Cualquier reflexión acerca de una profesión inicia con la pregunta sobre el significado de los conceptos fundamentales que le son concernientes. En este sentido, el objetivo de resignificar la identidad del Administrador de Negocios de la Universidad EAFIT, propuesto en el curso de Seminario de Síntesis en Administración, debe abordarse inicialmente con una reflexión acerca de la noción de Administración, sobre la cual se arraiga el proceso de formación de los estudiantes, y del objeto de aplicación de la Administración, que en palabras de Dávila (2001), es la organización. Lo anterior requiere que el estudiante profesional en administración se interrogue sobre las cuestiones fundamentales como son la naturaleza de las organizaciones, su estructura y los modelos y teorías a partir de los cuales se sustentan las intervenciones que se realizan en ellas. La comprensión de la naturaleza social de la vida organizacional, es también un propósito de la reflexión propuesta para la semana tres. La tendencia de comprender las organizaciones desde una perspectiva eminentemente económica - racional, ligada en exclusiva a las condiciones materiales existentes en el medio, que fue señalada por Fernando Cruz (1982), resulta limitada e insuficiente para conocer las dinámicas, complejidades y consecuencias de la acción del administrador, en un contexto donde la importancia y consecuencias de la acción administrativa se imbrican de una manera cada vez más visible en la vida social, cultural, política y, claramente, económica del ser humano. Con el desarrollo de esta actividad se alienta al estudiante a escudriñar las dimensiones del fenómeno organizacional y su relación con la administración como profesión, a identificar las diversas consideraciones metodológicas sobre las teorías en las que se soporta su profesión y a interrogarse sobre la necesidad de una visión integral y multidisciplinar del pensamiento administrativo y organizacional.

2 PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE LA ACTIVIDAD Parte 1. Reflexión en grupos de dos o tres estudiantes Para realizar la actividad, se requiere que previamente se hayan leído el documento de Dávila (2005). A continuación, sigan atentamente las siguientes indicaciones: Sobre la aplicación de conceptos en Caso académico Automás y experiencias de práctica Lean atentamente el Caso académico al final de esta guía y resuelvan las siguientes preguntas: 1. Describan creativamente la organización Automás, utilizando los conceptos según Dávila, para describir qué son las organizaciones (ver cuadro página 4). Es decir por ejemplo, Automás es dinámica por - aquí describen qué ven ustedes de dinámico en la organización contemplada en el caso; y así sucesivamente con todos los atributos. Posteriormente realicen una descripción similar de la organización en la que realizaron sus prácticas y establezcan una diferenciación entre ambas organizaciones. 2. Describan creativamente Automás y las organizaciones en las que realizaron sus prácticas, según los datos expuestos en el caso y utilizando los conceptos según Dávila, para describir qué tienen las organizaciones (ver cuadro página 7). 3. Definan en un párrafo, la organización Automás en términos de Ente, Creado, Orientado, Mediante, detallando (mostrando clara y detalladamente) los objetivos de la compañía y los recursos materiales que utiliza. 4. Según los datos expuestos en el caso, de manera creativa, identifiquen elementos constitutivos del contexto de Automás (variables macro y actores específicos). Para ayudarlos en su identificación, encuentren las respuestas a cuestiones tales como: Qué acontecimientos del contexto (factores económicos, políticos, sociales, culturales, tecnológicos, entre otros) pueden afectar el comportamiento estratégico y cotidiano de Automás? Con quienes otras organizaciones establecen relaciones comerciales? 5. De acuerdo con los datos expuestos en el caso, de manera creativa diseñen la visión y la misión de Automás. Identifiquen y describan al menos tres valores corporativos que sería necesario fomentar su aplicación cotidiana en Automás. Describan acciones específicas donde se pudieran aplicar esos valores. 6. En relación con los datos expuestos en el caso, de manera creativa, hagan el organigrama probable de Automás. Asígnenles a los cargos nombres creativos según lo puedan inferir de lo contado en el caso y traten de llegar hasta un cuarto nivel en la jerarquía en algunas de las funciones administrativas. 7. Partiendo de los datos expuestos en el caso, de manera creativa, hagan el probable Mapa de Procesos de Automás (procesos estratégicos, procesos misionales, procesos de apoyo, procesos de monitoreo y control) 8. Tomando como referencia los datos expuestos en el caso, a cuáles procesos les darían prioridad como Gerentes Generales de Automás, para ser eficientes? y a cuáles para ser eficaces? 9. Expliquen cuáles fueron los criterios que tomaron en cuenta para su decisión, en la pregunta 8

3 Discutan sus respuestas y prepárense para compartirlas con el grupo en el conversatorio del final de la clase. Parte 2. Conversatorio al final de la sesión de clase 1. Qué puede decir de la diferencia entre el sustantivo Organización y el verbo Organizar? 2. Qué puede decir de la diferencia entre ejercitarse en el manejo de técnicas para organizar eficientemente una entidad o una parte de ella- y desarrollar habilidades para entender la naturaleza y el funcionamiento de esa misma entidad o de sus partes? 3. Qué cree usted que es tener una visión integral del pensamiento organizacional y por qué es ventajoso para usted tenerla? 4. Cuál cree usted que es entonces la gran diferencia entre organización y administración

4 CASO ACADÉMICO AUTOMÁS María Pia Arango F. AutoMás es un taller automotriz autorizado para vehículos marca Renault. Está debidamente registrado ante la Cámara de Comercio de Medellín, tiene al día su licencia de funcionamiento y paga oportunamente todos sus impuestos. Físicamente las instalaciones de la compañía se encuentran en el barrio Colombia. Su objeto social es prestar un servicio integral para los automóviles: serviteca y reparación, servicio de latonería y pintura, venta de repuestos originales y de autos usados. El propósito es contar con una buena administración que optimice los recursos para darle al cliente un respaldo integral e incondicional. Se quiere consolidar la imagen de la compañía, e instituir una cultura comercial de alto desempeño por medio de la participación de sus clientes tanto internos como externos. Sus factores principales son el recurso humano, el manejo ágil de los recursos técnicos y administrativos y tener servicios de información digital para llegar al éxito. Para el taller, la compra de sus insumos es uno de los factores críticos de éxito. En 2013, el Icontec le otorgó al taller el aseguramiento de la calidad con la norma ISO 9001/2008 en tres aspectos: mantenimiento y reparación de vehículos automotores, venta de repuestos y accesorios y comercialización de vehículos usados, lo cual les asegura a los clientes: calidad, garantía y respaldo. La certificación la obtuvieron en un tiempo récord, gracias a la colaboración de todo el personal y al dinámico trabajo del Director General, Samuel Torres, quien estuvo a cargo: "No tuvimos que hacer mayor inversión en equipos o en procesos porque contamos con un sistema muy completo de calidad que había que ordenar y acondicionar a las exigencias del Icontec". El horario es de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00 y de 2:00 a 6:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. La operación de la compañía puede verse desde cuatro grandes áreas, según sean los servicios que ofrece: Serviteca. Taller, Almacén de Repuestos, Comercialización de Usados. En la Serviteca se prestan todos los servicios de mantenimiento; el Taller, los servicios de reparación general, mecánica y eléctrica e incluso la sección de enderezado y pintura que tiene muy buena reputación en el medio. Igualmente en el taller se presta el servicio de garantía a los autos nuevos Renault. En La Bodega y en el Almacén de Repuestos, se venden todos los repuestos Renault. La Comercialización de los Usados se realiza en el punto de venta del Parque Comercial El Tesoro. Cada una de las áreas maneja su propia cuenta bancaria de Bancolombia. A continuación, una descripción general de los tipos de servicios que se prestan en AutoMás. Los servicios de serviteca incluyen: revisión de frenos y de líquido de frenos, balanceo y rotación de llantas, servicio de aire y reparación de llantas; cambio de aceite y filtros de aire y gasolina, alineación de luces, entre otros. Cada servicio tiene su lugar dentro de las instalaciones. Propiamente en el taller, se trabajan los arreglos de problemas mecánicos y eléctricos, con repuestos originales de las marcas Renault, y se prestan los servicios de latonería y pintura. También se presta el servicio de garantía para los autos nuevos vendidos en concesionarios con los cuales tienen alianzas estratégicas. Se cuenta con la tecnología exigente para el momento; todos los mecánicos cumplen con los cursos dictados por SOFASA, y su capacitación y excelente atención, hacen que el taller sea uno de los mejores de la ciudad. Cuentan con el respaldo de las compañías aseguradoras más importantes, tales como Liberty Seguros y Colseguros y son taller autorizado de Suramericana de Seguros. Con todas ellas se mantiene una comunicación constante y un intercambio de documentos e informes acerca del estado de daño de los autos, estado y costos de la reparación y por supuesto, de condiciones de pagos, entre otros. Para la garantía, el taller ofrece los servicios de revisión a los 5.000, , , y kilómetros a los vehículos nuevos; en estas revisiones se les hace un chequeo general al motor, los frenos y se cambia el aceite, para algunas garantías es gratuito, y para otras se cobran los materiales pero no la mano de obra. Hay particulares que llevan su vehículo al taller mediante la póliza del seguro. También están aquellos que llevan su vehículo a reparar y pagan el servicio ellos mismos, por esta razón en el taller se reciben automóviles de todas las marcas, pero preferiblemente Renault. La venta de repuestos se hace de dos maneras. La primera es una venta directa, es decir, un cliente llega al Almacén de Repuestos a solicitar un repuesto en especial; la segunda manera es la indirecta, que se da cuando un vehículo que

5 está en el taller, requiere cierto tipo de repuesto para su reparación. Inicialmente se mira en las estanterías donde guardan los repuestos solicitados con más frecuencia, sino, se busca en la Bodega. Si no se encuentra, se hace un pedido especial a las ensambladoras o vendedoras de autopartes. El Jefe de Compras negocia directamente con SOFASA. Estos repuestos son guardados en una bodega especial. En la bodega se tramitan las devoluciones y las garantías de repuestos, con SOFASA. Igualmente se hace el manejo de los inventarios y se saca un informe diario de las existencias. Este informe se envía al departamento de Compras, donde se tienen tablas para cada repuesto donde se especifica el nivel mínimo de inventarios que se puede soportar antes de hacer el pedido a la fábrica (reposición de inventarios). El dinero de cada venta se consigna en la cuenta de repuestos de Bancolombia. La compañía cuenta con un punto de venta de autos usados, ubicado en el Parque Comercial El Tesoro, donde se atiende al público todos los días, incluyendo fines de semana y festivos, de 12:00 del día a 9:00 p.m. Allí trabajan 2 asesores de ventas que están muy preparados: tienen gran conocimiento del mercado y de las marcas. Se cuenta con grandes facilidades de pago y se les presta a los clientes asesoría en gestiones ante el Tránsito de Medellín y se les ofrece el servicio de expedición del Seguro Obligatorio, SOAT. En el punto de venta se atienden los compradores que quieren o bien cambiar su carro por otro de mejores especificaciones o de un año más reciente, o simplemente comprar un carro usado. Se cuenta con un servicio de pantallas táctiles para consulta inmediata de modelos, accesorios, precios. Cuando se hace la venta en firme, entonces se inicia el proceso de pago, que incluye verificación de credenciales del cliente, proceso de financiación y firma de contratos. Por otro lado van los trámites de matrícula en el Tránsito y de la garantía y de los soportes técnicos que el taller le ofrece por su compra. Si la persona está interesada es en vender su auto para cambiarlo por otro usado, se le toma en parte de pago, por lo general a un precio menor de comercial; el cliente puede financiar el resto del dinero o pagar en efectivo. En cada caso se sigue el proceso adecuado. Si el cliente sólo desea vender su auto, pues lo lleva a las instalaciones del taller y allí le hacen una completa revisión mecánica y luego se hace la evaluación para saber si se lo compran y por cuánto. La compañía recibe en usados solo Renault y luego los alista para ser vendidos. Para recibir un carro usado, primero se le hace al vehículo un peritaje o revisión mecánica en la cual se verifica el estado del motor, ejes, chasis, etc. El vehículo también debe estar eximido de cualquier tipo de sanción de tránsito o de impuestos, al igual que no debe tener ningún problema de tipo judicial; para ello los vendedores acuden al F2 y averiguan por la matrícula o zeta del vehículo en la cual están todos los antecedentes judiciales del automóvil. Luego de haber pasado con éxito estos requisitos el carro es aceptado por el taller para la venta y se le hace una puesta a punto al vehículo que se realiza en el mismo taller. Paralelamente se van llenando todos los papeles que respaldan la procedencia del auto y sus datos principales (los de la matrícula, dueño, precio, entre otros). Todos los dineros de las ventas se consignan en la cuenta de ventas de Bancolombia. La puesta a punto del vehículo usado es un factor muy importante. A estos vehículos se les hace una afinación de motor, sincronización, alineación y balanceo. Siempre que llega un vehículo que será vendido posteriormente, se le hace un diagnóstico en el área de recepción y luego pasa de sección en sección de acuerdo a lo que necesite (mecánica, latonería, pintura, frenos y balanceo, etc.). Antes de exhibir los vehículos estos tienen que pasar por una fase de limpieza general, además de lavarlos por afuera también se le hace una limpieza interna, se lava la cojinería, se desodoriza y se brilla el tablero del vehículo. Luego de estar totalmente limpios, se exhiben en el punto de venta. Antes de vender un auto usado hay que hacer las vueltas del Tránsito para el cambio del propietario que aparece en la matricula; también es necesario revisar el SOAT, los impuestos del vehículo y verificar que el automóvil tenga el RUNT y el certificado mecánico. Adicionalmente el vendedor puede ofrecer al comprador una póliza de seguros de Suramericana de Seguros. Pero no todo es color de rosa, en el taller de reparación se encontraron varios problemas con las notificaciones a los clientes acerca de cuándo está listo para la entrega el auto reparado y esto le ha ocasionado varios reclamos y quejas. Además, se requiere bajar los costos en el taller, y las horas por persona requeridas para reparar un automóvil. Tienen que hacer mucho más rentable el taller ahora que la sala de ventas de los usados está a la baja. En el aspecto interno debe tratar de centralizar la administración e integrar mucho mejor sus áreas de negocio, tal vez con inversión en tecnología informática, aprovechando que en el área de informática, trabajan 2 ingenieros de sistemas que están al tanto de los sistemas de información.

6 Además de los procesos propios de la misión, se realizan las actividades que requiere toda operación de una organización: selección, capacitación y despido de personal, tesorería, caja, presupuestos, contabilidad, pago de nómina, compras generales de artículos de cafetería y de aseo y compra de repuestos varios como bombillos, clavos, tornillos, vasos, pocillos, etc. Los demás artículos se consiguen en diferentes ferreterías de la ciudad y en alguno de los almacenes de cadena. La mayoría de estas compras menores las realiza el mensajero con base en la lista que le da la secretaria general. Las demás, las realiza el departamento de Compras, por ejemplo, la papelería se consigue en Marión S.A. Los uniformes se consiguen con la firma Teresa Gutierrez y Cia., tres veces en el año. La Dirección General se encarga de la publicidad en Caracol Radio y en Teleantioquia. Igualmente, se encargan del pago de impuestos y de tener a punto la licencia de funcionamiento.