Alcaldía Municipal de Floridablanca PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA DE TITULOS VALORES

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA DE TITULOS VALORES

2 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES MEDIDAS Y PUNTOS DE CONTROL INDICADORES RIESGOS REGISTROS LISTA DE DISTRIBUCION HISTORIAL DE REVISIONES ANEXOS... 7 Página 2 de 7

3 1 OBJETIVO Control y seguimiento en la seguridad de los títulos valores del municipio en la alcaldía de Floridablanca 2 ALCANCE Desde la adquisición del título valor hasta la disponibilidad del mismo 3 REFERENCIAS. LEY No : Promulgada el 17.JUNIO.2000; Publicada el 19.JUNIO.2000, sobre títulos valores 4 DEFINICIONES. TITULO VALOR: Títulos valores, término utilizado en finanzas municipales designa algo dado por un prestatario a la persona que presta para asegurar un préstamo, es decir, algo que el prestador puede vender y así recuperar el dinero adeudado si el prestatario no devuelve lo prestado 5 RESPONSABILIDADES. Secretaría de Hacienda. Página 3 de 7

4 6 ACTIVIDADES. No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Recepción de títulos valores 2. Verificación y validación de cheques 3. Salvaguarda de títulos valores La entidad bancaria entrega al tesorero la chequera producto de una apertura de cuenta corriente o de una necesidad de una nueva chequera El tesorero debe verificar y validar el número inicial y su numeración que sea consecutiva, la cantidad de cheques, y el número de cuenta bancaria El tesorero salvaguardara los cheques, CDT y demás títulos valores en la caja fuerte, tomando las medidas de seguridad establecidas por la administración 4. Custodia El tesorero y control interno debe realizar auditoria de inspección y verificación sobre la existencias de cheques en bancos existentes en la caja fuerte y que correspondan a los relacionados restantes referentes a los girados. Banco Tesorería Tesorería Tesorero y control interno DOCUMENTOS / REGISTROS Chequera Chequeras Títulos valores Reporte de auditoria Las auditorias se realizaran trimestralmente o cuando se requiera por el tesorero o control interno Página 4 de 7

5 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 5. Identificación de hallazgo Si existe o se evidencia perdida, hurto de algún título valor el tesorero deberá reportar inmediatamente a la entidad bancaria ordenando el no pago del título valor e informar al jefe inmediato y al alcalde posteriormente colocar la denuncia respectiva antes los entes de control e investigación 6. Archivar Se archiva el reporte de auditoría y si hay un hallazgo se archivas las respectivas denuncias, aplicando las normas de archivística tablas de retención documental Tesorero Funcionario encargado archivo de DOCUMENTOS / REGISTROS Todos los documentos de soporte de la cuenta 7 MEDIDAS Y PUNTOS DE CONTROL No ACTIVIDAD METODO DE CONTROL 1. Custodia El tesorero y control interno debe realizar auditoria de inspección y verificación sobre la existencias de cheques en bancos existentes en la caja fuerte y que correspondan a los FRECUENCIA Trimestralmente o cuando se requiera por el tesorero o control interno RESPONSABLE Tesorero y control interno DOCUMENTOS / REGISTROS Reporte de auditoria Página 5 de 7

6 METODO DE No ACTIVIDAD CONTROL relacionados restantes referentes a los girados. FRECUENCIA RESPONSABLE DOCUMENTOS / REGISTROS Las auditorias se realizaran trimestralmente o cuando se requiera por el tesorero o control interno 8 INDICADORES No aplica. 9 RIESGOS No realizar las auditoria a los títulos valores 10 REGISTROS. Reporte de auditorías sobre los títulos valores 11 LISTA DE DISTRIBUCION. Secretaría General 12 HISTORIAL DE REVISIONES ULTIMA VERSION DE LA REVISION NATURALEZA DEL CAMBIO 1 Noviembre 29 de 2012 Página 6 de 7

7 13 ANEXOS FLUJOGRAMA BANCO TESORERIA CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO INICIO Recepción de títulos valores Verificación y validación de cheques Salvaguarda de títulos valores Custodia Custodia Identificación de hallazgo Archivo FIN Página 7 de 7