Jefe Oficina de Cooperación y Convenios ESTUDIOS PREVIOS. INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional. Dirección de Prevención

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1 ESTUDIOS PREVIOS Área Solicitante: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional Ordenador del Gasto: Responsable: Objeto: Rubro: Presupuesto: Ítem en el Plan de Contratación Dirección de Prevención Jefe Brindar el apoyo logístico para la realización de eventos y reuniones, elaboración de materiales y otras actividades derivadas de las alianzas estratégicas nacionales e internacionales que adelanta la en torno al Plan Institucional. C Cooperación y convenios - SNBF $ , amparado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 233 del 15 de febrero En el presupuesto se encuentra contemplado el IVA y demás impuestos de ley. Incluido en el plan de contratación 1. JUSTIFICACION El ICBF busca fortalecerse a través de la modalidad de cooperación técnica. La transferencia de técnicas, tecnologías, conocimientos y habilidades desde otros países u organizaciones multilaterales, es considerada un gran aporte para fortalecer la capacidad institucional y contribuir al desarrollo de iniciativas en favor de la familia, especialmente de la niñez. ICBF es pues un oferente de Asistencia Técnica, sin embargo, queremos convertirnos también en receptores de esta cooperación. Por esto, en el 2010 se ha estimulado con más fuerza el intercambio y se fomentan las alianzas de trabajos conjuntos. El desarrollo de las actividades mencionadas, requieren de la operación, coordinación y el suministro de bienes y/o servicios para la realización de eventos. Lo anterior advirtiendo que la, no cuenta con el personal necesario para la realización de dichas actividades ya que se requiere de personal especializado en el tema. Por lo anterior, se necesita la contratación de dicho servicio con un operador logístico, con

2 personal idóneo, capacitado y suficiente para encargarse de la realización de las actividades que tienen que ver con el objeto del contrato que se pretende celebrar. Esta contratación permitirá que dicho operador logístico realice la operación, coordinación y suministro de bienes y/o servicios para la realización de eventos de la. Finalmente, se requiere contar con apoyo logístico suficiente para consolidar las actividades derivadas de las alianzas estratégicas nacionales e internacionales que adelanta la Oficina de Cooperación y Convenios en torno Plan Institucional y actividades asociadas. 2. NECESIDAD Apoyo logístico para la realización de eventos con funcionarios y miembros de delegaciones nacionales o internacionales. Alquiler de instalaciones, equipos y ayudas audiovisuales: Disponer de las instalaciones adecuadas para la realización de eventos. El sitio debe contener mínimo: Equipos de cómputo, video beam, papelógrafos, micrófonos inalámbricos, tableros, papel, impresora, cinta de enmascarar, marcadores, otros elementos de papelería según solicitud. Salas de conferencias Aire acondicionado Iluminación Ayudas audiovisuales. Con personal para el manejo de los equipos. Realización de impresos de material promocional, informativo y pedagógico sobre las políticas, programas y actividades que adelanta el ICBF. Suministrar el servicio de alojamiento en Hoteles de categorías 3, 4 o 5 estrellas a solicitud del ICBF para agentes nacionales e internacionales que participan en eventos institucionales. Suministrar alimentación en el lugar donde se requiera (dentro y fuera de la ciudad) para agentes nacionales e internacionales que participan en eventos institucionales. Estas solicitudes puede ser: Desayunos Almuerzos Cenas Refrigerios Los alimentos pueden ser solicitados para ser suministrados a domicilio, en ocasiones con mesero y menaje. Transporte requerido para la atención de delegaciones o en la realización de eventos. Transporte requerido para la participación de ponentes o expertos en eventos institucionales. Traducción de textos oficiales y de documentos para la presentación de informes nacionales e internacionales en materia de infancia, adolescencia y familia. Traductores para traducción simultánea. Actividades de mercado y marketing. Producción, reproducción (audio, video o impresos) y distribución de los documentos producidos en desarrollo de las acciones de promoción, divulgación, y mercadeo.

3 3. OPORTUNIDAD La es la dependencia encargada de coordinar la política de cooperación y la promoción de los convenios que permitan su realización. El objetivo de la OCC es el fortalecimiento de la capacidad institucional, optimizando los servicios y mejorando la coordinación interinstitucional, para promover, garantizar y restablecer de manera integral los derechos de los Niños, Niñas, Adolescentes y familias beneficiarias, a través de la gestión de la Cooperación Técnica y Financiera para el desarrollo y el aumento de cobertura de los programas y proyectos del ICBF, especialmente los que se han considerado prioritarios para la Dirección General, diagnosticados técnicamente, en los que se destaca la Política de Primera Infancia. El ICBF busca fortalecerse a través de la modalidad de cooperación técnica, gracias a la gestión de cooperación se logró la Presidencia del Consejo Directivo del INN, como resultado de esta participación se espera un gran número de alianzas con instituciones homólogas para la transferencia de técnicas, tecnologías, conocimientos y habilidades desde otros países. 4. CONVENIENCIA Aprender de la experiencia de otros Países, es una excelente oportunidad para identificar y contribuir al desarrollo de iniciativas a favor de la familia, y en especial de la niñez. La permanente innovación nos interpela hoy más que nunca como un punto de inflexión institucional en circunstancias donde la diversidad y profundidad de los problemas que aquejan a nuestras, niñas, niños y adolescentes, deben llevarnos a la búsqueda de soluciones prácticas y efectivas. Es importante compartir métodos y capacidades de los Países para la atención de la niñez, la prevención de las farmacodependencias, la justicia juvenil, además de una larga lista de temas y enfoques diferentes que logren anticipar los nuevos escenarios de la niñez y adolescencia de las Américas. 5. COMO? El alcance del objeto Para el cumplimiento del objeto, el contratista deberá brindar el apoyo logístico mediante el alquiler de instalaciones y la prestación de otros servicios logísticos según las especificaciones técnicas definidas en esta invitación y prestar apoyo logístico para la realización de eventos en las instalaciones del ICBF, o donde lo disponga el supervisor y cumpliendo con los requerimientos que en virtud del contrato le haga la, y el cumplimiento de demás actividades que se encaminen al cabal desarrollo y ejecución de sus obligaciones contractuales. Especificaciones Técnicas:

4 CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO Prestación de servicios para la organización, administración y ejecución de acciones logísticas para la realización de los diferentes eventos programados por la consistente en: Especificaciones Generales: Las actividades a desarrollar según la clase de evento, demanda algunas o todas las siguientes tareas, la inclusión de las mismas en cada evento dependerá de las características del mismo. Para iniciar la organización de cada evento es indispensable haber recibido la orden de servicio. Estrategias de difusión y convocatoria Base de datos de asistentes: El Contratista conformará una base de datos con la lista de probables asistentes o entidades a invitar. La base de datos debe mantenerse actualizada, en formato Excel y contener como mínimo nombre de la institución y/o entidad, su representante, dirección, teléfono y correo electrónico Invitaciones o convocatoria: El Contratista elaborará según modelo, medio, e instrucciones que le entregue el coordinador del evento, las invitaciones o convocatoria para participar en el evento y las remitirá a los destinatarios por correo tradicional, entrega personal o correo electrónico. Volanteo y afiches: Elaboración y entrega de los volantes al público definidos por la Oficina de Cooperación y Convenios del ICBF. Así mismo deberá ubicar los afiches en los lugares que le sean indicados. Virales de información: Se entiende por tales la divulgación masiva a través de correos electrónicos, a las bases de datos que suministre la. Registro de asistentes El Contratista efectuará la instalación y atención de puesto de registro, para lo cual dispondrá de personal suficiente que además, brinde información y entregue el material a los asistentes, y los equipos que requiera, para que esta labor sea ágil y no llegue a causar demoras en el inicio del evento. El registro de asistentes incluye el personal de atención al público y la dotación básica del puesto de recepción y todos los requerimientos técnicos tales como equipos de cómputo, en caso de que se trate de registro digital. El contratista deberá entregar las respectivas bases de datos que surjan con ocasión de los registros, en formato Excel que incluya nombre del participante, institución y/o entidad, cargo, dirección, teléfono y correo electrónico. Mobiliario y equipos Sistema Amplificación de Sonido: Incluye transporte, equipo o sistema de técnicas de montaje, manejo e instalación. La prueba final de sonido deberá realizarse con mínimo tres (3) horas de antelación a la realización del evento. El Sistema debe ser original que permita la generación de un sonido profesional acorde con el salón y el número de asistentes. Micrófonos El Sistema debe ser original que permita la generación de un sonido profesional, según cada

5 evento. Incluye transporte, montaje y desmontaje del mismo. Pantallas De lona o de retroproyección. Sillas Silletería blanca, plástica sin brazos, incluido transporte, montaje y desmontaje de éstas. Las sillas deben estar limpias y en buen estado. Mesa principal Mesa principal organizada con sus respectivos manteles y faldón limpios y en excelente estado, 7 sillas negras en las mismas condiciones antes mencionadas y agua en botella sin etiquetas comerciales para los invitados de la mesa. Incluido transporte, montaje y desmontaje de éstas. Televisor Plasma, LCD o equivalente de 42 pulgadas, en condiciones optimas para su funcionamiento. Incluido transporte, montaje y desmontaje. Equipos de comunicación para el personal logístico Radios punto a punto. Radios con repetidora Instalación de stands, con la respectiva dotación de mobiliario. Elementos básicos 1 mesa de acero, 4 sillas en material acrílico duro, en color negro y con patas de aluminio, puntos de red, 3 pendones de 2*1.50m, panelería y porta-pendones. Incluye el transporte, montaje y desmontaje de los mismos. Cabinas de baños Incluye transporte, montaje, atención, mantenimiento y desmontaje, teniendo en cuenta que se deben garantizar cabinas para hombres y para mujeres y los operarios con los suministros e implementos necesarios para la prestación del servicio. Servicio de Aseo Incluye personal, uniformes, suministros e implementos necesarios para realizar el aseo antes, durante y después del evento.

6 Personal logístico Se concertará con el contratista el número de personal logístico para la atención de los eventos. Alimentación El Contratista debe suministrar refrigerios, almuerzo y/o comidas, a las personas que se determinen según información remitida por la. El Contratista deberá enviar al coordinador del evento mínimo cuatro (4) opciones de menú de almuerzo y/o refrigerios, con ocho (8) días de antelación a la fecha prevista, con el fin de que el coordinador decida la opción que considere más apropiada y le informe al contratista en un término máximo de cuatro (4) días hábiles cuales encuentran convenientes para el desarrollo del evento. Todos los productos deben ser de muy buena calidad presentando apariencia, sabor, color y textura acorde a las características específicas de la preparación ofrecida. Los refrigerios y almuerzos deben tener una presentación higiénica y debidamente empacados de manera individual. El Contratista deberá asumir el costo total del transporte requerido para la entrega de los refrigerios y almuerzos en el horario y lugar indicado. Transporte Suministrar servicio de trasporte para la atención de delegaciones o en la realización de eventos. Este transporte debe ajustarse al número de personas a movilizar, así como cumplir con todas las normas de seguridad para la movilización. Debe ser un transporte, cómodo y en condiciones óptimas que garanticen una buena atención. Alojamiento Suministrar el servicio de alojamiento en Hoteles de categorías 3, 4 o 5 estrellas a solicitud del ICBF para agentes nacionales e internacionales que participan en eventos institucionales. Otros servicios a cargo del Contratista Transporte requerido para la participación de ponentes o expertos en eventos institucionales. Traducción de textos oficiales y de documentos para la presentación de informes nacionales e internacionales en materia de infancia, adolescencia y familia. Servicio de traductores a solicitud de la oficina de Cooperación y Convenios. Actividades de mercado y marketing. Producción, reproducción (audio, video o impresos) y distribución de los documentos producidos en desarrollo de las acciones de promoción, divulgación, y mercadeo. Servicio de traductores oficiales para traducción simultánea.

7 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Obligaciones Generales. 1. Cumplir con el objeto del contrato con independencia y plena autonomía técnica, administrativa y financiera y bajo su propia responsabilidad, por lo tanto no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre el contratista y el ICBF. En consecuencia, el contratista será el responsable de todo el personal que emplee para el desarrollo del objeto contratado y serán de su cargo el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. 2. Atender los requerimientos, instrucciones o recomendaciones que durante el desarrollo de la orden le imparta el ICBF, a través del supervisor de la misma, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones. 3. Presentar al ICBF los recibos de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, en pensiones y ARP de los trabajadores a su cargo, al igual que el pago de los aportes parafiscales (Caja de Compensación, SENA y ICBF) cuando haya lugar a ello para cada uno de los respectivos desembolsos. Obligaciones especificas: 1. Disposición de sedes o áreas adecuadas de reunión según número de personas que defina la. 2. Suministrar los servicios y las ayudas audiovisuales, sistema de sonido, sistema de iluminación ambiental y sistema de voz y datos, proyección y en caso de requerirse sistema de aire acondicionado y cabinas de traducción simultánea, en las fechas y horarios que defina la. 3. Disponer de personal altamente calificado en atención al cliente, vestuario unificado, suministro de información y orientación durante el evento. 4. Suministrar y disponer del servicio de alimentación (refrigerios, almuerzo y/o comidas), según requerimiento de la Oficina de Cooperación y convenios, y en el lugar donde se solicite, dentro de la ciudad de y en todo el territorio nacional. 5. Suministrar refrigerios, almuerzos o cenas, en los horarios y lugares que se definan (dentro de la ciudad de y en todo el territorio nacional) según la naturaleza del evento. 6. Suministrar el servicio de alojamiento si se requiere, en acomodación sencilla, doble o triple, en el lugar donde se desarrolla el evento, o donde se estime conveniente por la. 7. Suministrar el servicio de transporte, (dentro de la ciudad de y en municipios cercanos de Boyacá y Cundinamarca) según la naturaleza del evento, y por requerimiento de la. 8. Disponer en forma permanente de estaciones de café, agua aromática y agua pura,

8 cuando se requiera en los eventos por la. 9. Disponer de meseros y servicio de menaje, según requerimiento de la Oficina de Cooperación y Convenios. 10. Disponer de sedes alternas fuera de la ciudad de Bogotá y dentro del territorio nacional, con servicio de alquiler de salón, ayudas audiovisuales, transporte, alojamiento y alimentación. 11. Disponer de traductores oficiales en varios idiomas, para la traducción de textos, y para ofrecer traducción simultánea si se requiere a solicitud de la Oficina de Cooperación y Convenios. 12. Diseño, desarrollo y comercialización de medios impresos y piezas publicitarias, si se requiere para la realización del evento. 13. Remitir la factura correspondiente de acuerdo con los precios ofrecidos en la propuesta. 14. Informar oportunamente al ICBF sobre cualquier eventualidad que pueda sobrevenir y que afecte el desarrollo de la orden. 15. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, de acuerdo con las especificaciones descritas en su propuesta. 16. Las demás que se requieran de acuerdo a la naturaleza de la orden. Plazo de ejecución: El plazo de ejecución del contrato será hasta el 15 de diciembre de 2011 o hasta agotar los recursos, lo primero que ocurra, contado a partir de la legalización del contrato, previa expedición del registro presupuestal y aprobación de la garantía única. Valor y forma de pago: El valor del contrato será el propuesto en la oferta económica más baja que resulte seleccionada, en todo caso no podrá sobrepasar la suma de CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ), incluido IVA. El valor de la propuesta debe incluir todos los gastos que se generarán por la suscripción y legalización del contrato (IVA, ICA, rete-fuente, póliza y todos aquellos que determine la ley). Durante la ejecución del contrato, El ICBF cancelará al CONTRATISTA el valor de cada servicio prestado a medida que se vaya causando, una vez se encuentre aprobado el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja) y previa certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato donde conste la correcta ejecución del objeto contratado. El proponente deberá aportar certificación expedida por la Entidad Financiera donde conste que tiene cuenta corriente o de ahorros, a través de la cual el ICBF efectuará el pago del contrato que llegare a suscribirse, en caso de resultar adjudicatario. Lugar de ejecución:

9 Modalidad de Selección: El proceso de selección del contratista se adelantará por Invitación Pública por tratarse de una contratación cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía, de acuerdo a las disposiciones del Decreto 2474 del 2008 y del Decreto 3576 de CONDICIONES DEL OFERENTE Las condiciones que debe tener el proveedor son: Persona natural o jurídica legalmente establecida en Colombia que su actividad comercial sea la de operador logístico para la organización de eventos. El proponente deberá tener una experiencia específica igual o superior a una (1) vez el presupuesto oficial de la presente invitación pública, en contratos cuyo objeto sea similar al que se busca contratar con la misma. Para su acreditación deberá presentar máximo dos (2) órdenes de servicio, facturas o certificaciones de contratos ejecutados con Entidades del Sector Privado y/o Público, cuyo objeto sea prestar el apoyo logístico para la realización de eventos, adjuntando copia de los mismos y/o certificación del supervisor o interventor; que al sumarse el valor represente una cifra igual o superior al valor del presupuesto oficial, expresados en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). Los objetos contractuales deberán encontrarse ejecutados dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha final prevista para entrega de propuestas dentro de la presente invitación a ofertar. 7. ESTUDIO DE MERCADO La del ICBF para estimar el costo del servicio solicitó cotizaciones, resultado de lo cual se estableció el siguiente comparativo de precios: Con el fin de realizar el análisis de mercado, se solicitó cotización a: AMC ASESORIAS & EVENTOS, en la ciudad de Bogotá, identificado con NIT No MAGIN COMUNICACIONES SAS, en la ciudad de Bogotá, identificado con NIT No MANDALA BC, en la ciudad de Bogotá, identificado con NIT No SPHERA IMPACTA S.A., en la ciudad de Bogotá, identificado NIT No Las cotizaciones recibidas hacen parte integral de los presentes estudios y de su análisis se deduce:

10 CANT ITEM DIAS SPHERA IMPACTA MAGIN COMUNICACIONES MANDALA -BC AMC ASESORIAS & EVENTOS SALON 1 Salon para 50pax incluye ayudas audiovisules (sonido - microfono-pantallavideobeam-portátil) y apoyo logístico ALIMENTOS Y BEBIDAS 10 Refrigerio (2 solidos - 1 líquido) incluye costo de domicilo Mesero Menaje a domicilio 1 CORTESÍA Desayuno a domicilio Almuerzos en sitio (entrada - plato fuerte - postre) Cena en sitio TRANSPORTE Transporte costo día para 10 personas HOSPEDAJE Habitación Sencilla Incluye Desayuno TOTAL FACTORES DE SELECCIÓN. Será seleccionado el proponente que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad referidas en la constitución y en la ley, que cumpla con los requisitos jurídicos y técnicos de habilitación y cuya oferta económica sea la de menor valor. 9. ESTUDIO DE RIESGOS RIESGO TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN Y CONTROL

11 INCUMPLIMIENTO PARTE CONTRATISTA INCUMPLIMIENTO OBLIGACIONES LABORALES CONTRATISTA POR DEL DE DEL MENOR Póliza de cumplimiento equivalente al 10% del valor del contrato Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales del personal que se emplee para el desarrollo del contrato por el 5% del valor. 10. GARANTÍAS CONTRACTUALES En atención a lo establecido en Decreto 4828 de 2008 modificado por el Decreto 2493 de 2009 el contratista deberá constituir garantía a favor del ICBF que ampare CUMPLIMIENTO, equivalente al 10% del valor del contrato con vigencia por el término del mismo y seis (6) meses más, y una póliza que garantice el pago de SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES del personal que emplee en el desarrollo del contrato, equivalente al 5% del valor del contrato, la cual deberá permanecer vigente por el término del mismo y por tres (3) años más. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FIRMA MAURICIO HERNANDO CANAL ROJAS MARIA PATRICIA SERRA REY JANETH ALEMAN SANCHEZ Subdirector de Articulación Nacional del SNBF encargado de las funciones de Director de Prevención Jefe Oficina de Cooperación y Convenios Profesional Especializada Oficina de Cooperación y Convenios Ordenador del Gasto Aprobó Revisó